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Gestin Documental.

Lagestin documentales el conjunto de tecnologas, normas y tcnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante tcnicas manuales o aplicando tecnologas que permiten alcanzar cotas ms altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.La misin principal de un sistema de gestin documental es elrastreo almacenamiento y organizacin de documentos electrnicos o imgenes de documentos en papel.

Los sistemas de gestin documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperacin e indexacin. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rpida y sencilla. En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestin documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos yrestringir el acceso a la documentacin solamente a las personas autorizadas.

Ventajas de lagestin documental

La principal ventaja que aportan los sistemas de gestin electrnicos frente a los mtodos manuales, es bsicamente elahorro de tiempo y recursos. Las labores implicadas en la gestin de un documento son a grosso modo las siguientes:clasificacin, registro, distribucin, generacin de copias, archivado y consulta.Es necesario tambin resear los costes que puede ocasionar para una empresa la prdida, manipulacin incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento. En este caso es muy difcil hacer una estimacin fiable, ya que depende mucho del tipo de documento perdido y de la empresa, pero los efectos nunca son inocuos.El archivo Lugar en el que se custodian documentos pblicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan). Funciones del archivo:La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca. Clases de archivos:Segn el grado o frecuencia de utilizacin:

Archivos activos o de gestin:Son los Archivos que son consultados frecuentemente dentro del proceso de gestin. Se conservan como satlites en las dependencias por el tiempo que esta as lo determine, para darle traslado al Central o Intermedio. Cumple su vida til definida segn su frecuencia de consulta, legislacin o importancia. Este archivo es depurado normalmente Clases de archivos:- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Clases de archivos:.

- Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental.Segn el lugar de emplazamiento:Generales o centralizados:

A este Archivo son transferidos los documentos de los Archivos de Gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (Semiactivos). La documentacin permanecer en el Archivo Central durante el tiempo estipulado en la Tabla de Retencin Documental.

Segn el lugar de emplazamiento:Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad.

Estos a su vez pueden ser: Departamentales o por secciones: En el propio departamento por ser utilizado constantemente por este. Personales: De cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

Es la tercera y ltima etapa del ciclo vital de los documentos. A este Archivo se transfieren aquellos documentos que por su valor para la investigacin, la ciencia y la cultura, deben conservarse permanentemente.

Condiciones ambientales y de seguridad.

Ubicar en un lugar donde no exista ninguno de los peligros para los documentos a causa de la ubicacin, el entorno, el fuego,el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, elterrorismo.Rentable y con poco coste energtico, valorado para toda su vida planificada (mnima de 20 aos) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones ms all de la duracin planificada.

Condiciones ambientales y de seguridad.

Donde los equipos funcionen siempre correctamente.Donde exista unaestrategiaglobal de proteccin contraincendios, preferentemente con unsistemade extincin automtico mediante rociadores deaguao ungashomologado por su efectividad, menor coste y mayorrespetoecolgico.

Condiciones ambientales y de seguridad.

Sistemas de climatizacin.Donde cada tipo de material se almacene en el entorno ms apropiado (requisitos especficos para los materiales fotogrficos, sobre todo respecto a su aclimatacin antes de una consulta)

Mobiliario de archivo

Mobiliario de archivo:Mobiliario de archivo metlico, Mobiliario de archivo modular, Mobiliario de archivo modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo Multiuso, Mobiliario de archivo plano.CarritosLmparas:Lmparas de pie, Lmparas de sobremesa.Mesas:Mesas de centro, Mesas paraimpresora, Mesas deoficina, Mesas para ordenador.PostesProtectores de sueloSillas:Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas dedireccin, Sillas de espera, Sillas standard, SIllas sincronizadas.TaburetesCarretillaCestas de almacenamientoCiclo de Vida del Documento.Creacin o Recibo.Distribucin.Archivo.Proteccin.Localizacin y uso.Transferencia.Disposicin

Sealizacin o identificacin de los expedientes.