Docente: Ing. Eleana Regina Vsquez Cutipa

CAPITULO IX

LA ORGANIZACIN Y GESTION DE

ALMACEN

DEFINICION

Proceso de la funcin logstica que trata la

recepcin , almacenamiento y movimiento dentro

de un mismo almacn hasta el punto de consumo

de cualquier material materias primas,

semielaborados, terminados, as como el

tratamiento e informacin de los datos

generados.

AREAS DE ALMACENAMIENTO.

Son aquellos lugares donde se guardan los

diferentes tipos de mercanca. Son manejados a

travs de una poltica de inventario. Esta funcin

controla fsicamente y mantiene todos los

artculos inventariados.

Principios de Almacenaje.

1. El almacn NO es un ente aislado, independiente

del resto de las funciones de la empresa.

2. Las cantidades almacenadas se calcularn para

que los costos que originen sean mnimos;

siempre que se mantengan los niveles de servicios

deseados

3. La disposicin del almacn deber ser tal Que exija

los menores esfuerzos para su funcionamiento; para

ello deber minimizarse:

El Espacio empleado, utilizando al mximo el

volumen de almacenamiento disponible.

El Trfico interior, que depende de las distancias a

recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los

movimientos.

Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de

los medios disponibles y a la utilizacin de cargas

completas.

Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas

condiciones ambientales y de seguridad incrementan

notablemente la productividad del personal.

Por ltimo, un almacn debe ser lo ms flexible posible en

cuanto a su estructura e implantacin, de forma que pueda

adaptarse a las necesidades de evolucin en el tiempo.

SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN

Se entiende por tal el sistema que determina los

criterios para seleccionar el material que ha de salir

del almacn para atender una peticin concreta. La

importancia de este sistema radica en que incide

directamente sobre el perodo de permanencia de

los productos en el almacn.

SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN

FIFO( first in first out), la primera mercanca que entra en

almacn , es la primera que es sacada de almacn. Esta

modalidad es aplicada para evitar obsolescencias.

LIFO(last in first out), la ultima mercanca que entra en

almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta

modalidad es utilizada frecuentemente en productos frescos.

FEFO (first expired first out), el de la fecha mas prxima

de caducidad es el primero en salir

FUNCIONES DE LOS ALMACENES

Mantener las materias primas a cubierto de incendios,

robos y deterioros.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las

materias almacenadas.

Mantener informado constantemente al departamento

de compras, sobre las existencias reales de materia

prima.

Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias

primas(entradas y salidas).

Vigilar que no se agoten los materiales (mximos y

mnimos).

Minimizar costos logrando as dar mayor eficiencia a la

empresa.

Darle movimiento a los productos estacionados dentro del

almacn, tanto de entrada como de salida.

Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas

de los movimientos fsicos y administrativos

ZONAS DE UN ALMACN

Estas reas son vitales para el buen funcionamiento del almacn, sin

embargo varan en funcin de la estructura de la empresa.

Muelles y zonas de maniobras. Espacios destinados a las

maniobras que deben realizar los vehculos para entrar, salir y

posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga.

Zona de recepcin y control. Dentro de secuencia de

actividad y una vez descargada las mercancas del vehculo que las

ha transportado, es preciso proceder a la comprobacin de su

estado, de las cantidades recibidas y a la clasificacin de los

productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento.

Zona de stock reserva: Esta zona es la destinada a ubicar los

productos durante un determinado perodo de tiempo. En ella

deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los

adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que

puedan formar las estanteras de soporte.

Zona de picking y preparacin: Esta zona est destinada a la

recuperacin de los productos de sus lugares de almacenamiento

y a su preparacin para ser trasladados o transportados

adecuadamente

Zona de salida y verificacin: Antes de proceder a la

carga del vehculo, es preciso consolidar la totalidad de las

mercancas a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un

proceso de verificacin final de su contenido.

Zonas de oficinas y servicios: Organizacin de las

operaciones administrativas a realizar en el almacn.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAMIENTO

Existen cuatro (4) razones importantes bsicas por las que

una empresa realiza actividades de almacenamiento:

1. Reduccin de los costos de produccin transporte.

2. Coordinacin de la demanda y el suministro.

3. Apoyo al proceso de produccin.

4. Apoyar el proceso de comercializacin.

LA GESTION LOGISTICA DE LOS MATERIALES

Y LOS ALMACENES

La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin

logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento

dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de

cualquier material materias primas, semielaborados,

terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos

generados.

La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea

logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo

son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo

por ende la gestin de una de las actividades ms importantes

para el funcionamiento de una organizacin.

OBJETIVO DE LA GESTION DE ALMACENES

El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en

garantizar el suministro continuo y oportuno de los

materiales y medios de produccin requeridos para

asegurar los servicios de forma ininterrumpida y

rtmica.

La Gestin de Almacenes se sita

en el Mapa de Procesos Logsticos

entre la Gestin de Existencias y

el Proceso de Gestin de Pedidos

y Distribucin. De esta manera el

mbito de responsabilidad (en

cuya ampliacin recae la evolucin

conceptual del almacenamiento)

del rea de almacenes nace en la

recepcin de la unidad fsica en las

propias instalaciones y se extiende

hasta el mantenimiento del mismo

en las mejores condiciones para su

posterior tratamiento.

OBJETIVOS BENEFICIOS

-Rapidez de entregas.

- Fiabilidad.

- Reduccin de Costos.

- Maximizacin del volumen

disponible.

- Minimizacin de las operaciones

de manipulacin y transporte

-Reduccin de tareas

administrativas.

- Agilidad del desarrollo del resto

de procesos logsticos.

- Optimizacin de la gestin del

nivel de inversin del circulante.

- Mejora de la calidad del producto.

- Optimizacin de costes.

- Reduccin de tiempos de

proceso.

- Nivel de satisfaccin del cliente.

PROCESOS DE LA GESTION DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales - Planificacin y Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

PLANIFICACION Y ORGANIZACION

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter

estratgico y tctico, dado que tiene que brindar soluciones

de recursos en comunin con las polticas y objetivos

generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras

de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la

misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben

realizar en el proceso de planificacin y organizacin se

encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa

Toda compaa necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda.

La complejidad de las decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias.

El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los

mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes

(Gestin Propia o Subcontratacin):

Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a

determinar si se autogestionar el almacn o si se

subcontratar.

Una vez ms la decisin depende de muchos factores

dependientes de la estrategia de la organizacin, de su

mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo

existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de

gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms

significativas se encuentran:

Ubicacin de almacenes

La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localizacin de los

almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a

un rea amplia, y

Una visin local del mercado: Que contemple aspectos

particulares de las zonas acotadas en la visin general.

Existen mtodos mltiples para determinar la localizacin de

almacenes, entre los que se encuentran los mtodos de: Von

Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de

Gravedad . Sin embargo los factores no son meramente

cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos

(que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los

que se destacan:

Tamao de los almacenes:

Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de

los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y

cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores

afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de

estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la

hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a

tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:

Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

Demanda de los mercados

Niveles de Servicio al cliente

Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar

Tiempos de produccin

Economas de escala

Lay out de existencias.

Requisitos de pasillos.

Oficinas necesarias

Diseo y Lay-out de los almacenes

Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn.

RECEPCION El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda

congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

ALMACN

El almacenamiento o almacn

es el subproceso operativo

concerniente a la guarda y

conservacin de los productos

con los mnimos riesgos para el

producto, personas y compaa

y optimizando el espacio fsico

del almacn. El almacn puede

dividirse en las siguientes

zonas:

MOVIMIENTO Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de

los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

Vida de las mercancas

Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas

Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos

de

entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como

por ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en

almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es

frecuentemente utilizada en productos frescos.

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en

almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad

ms utilizada para evitar las obsolescencias

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de

caducidad es el primero en salir.

INFORMACIN

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y

efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo

de informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin

logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su

optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de

Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente

descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y

movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.

Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out.

Datos relativos a los medios disponibles .

Datos tcnicos de las mercancas almacenadas.

Informes de actividad para Direccin .

Evolucin de indicadores .

Procedimientos e instrucciones de trabajo.

Perfiles y requisitos de los puestos .

Registros de la actividad diaria .

ORGANIZACIN DE LA GESTION DE

ALMACENES

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ALMACEN

TIPOS DE ALMACEN

Dentro de una red de distribucin, el papel de un almacn

puede variar. El tipo de almacn que una empresa utiliza es

un factor critico en el diseo de la red. Un almacn

centralizado alberga existencias para muchos mercados

regionales y enva productos directamente al cliente.

En tanto haya una sola ubicacin de existencias , los altos

costos de transporte y el mayor tiempo de entrega del

producto puede dar como resultado un peor servicio al

cliente. Los costos de existencias se reducen.

afectar la satisfaccin del cliente

PLANIFICACION DEL DISENO DEL ALMACEN

El almacn debe ser un

espacio planificado para

la eficacia y la eficiencia

en la gestin del mismo,

para ello, podemos

utilizar el modelo de

planificacin de almacn

de la siguiente figura.

Planificacin estratgica.

Tiene como finalidad transformar las previsiones de venta a

largo plazo, as como los stocks base previstos, en trminos

de unidades de manipulacin (movimientos de palets

y/o de unidades de venta y/o de unidades de consumo) y

espacios requeridos (volumen de almacenaje), con objeto

de efectuar un correcto dimensionamiento del almacn, as

como, una estimacin de los recursos necesarios (espacio,

equipos y personal), para una manipulacin eficiente de los

productos; permitindonos en su caso, un plan de

recursos que puede ir desde la simple compra de nuevas

estanteras, hasta el redimensionamiento o adquisicin de

nuevos almacenes.

Planificacin tctica.

Tiene por objeto disponer de los recursos necesarios a

medio/corto plazo. Su horizonte temporal va de 3 a 15 meses,

est constituido por el presupuesto anual.

Planificacin operacional.

Tiene por misin conseguir un proceso eficiente y eficaz de los

flujos de materiales y de personas, es decir, la operativa diaria.

Como punto final, debemos tener en cuenta que el almacn es una

herramienta fundamental y de importancia creciente en el

funcionamiento de las compaas para la satisfaccin de las

necesidades del cliente y para la rentabilidad de la misma, ya que

ambas estn basadas en parte en la gestin del inmovilizado (el

almacn como continente) y en la gestin de los stocks (el

almacn como contenido).