Manual Organizacion de Archivos e Historia Local

a

Ministerio del Poder Popular para la Cultura

Archivo General de la Nación

1 Edición, 2008

Diseño gráfico:Jorge Odria Hugo y Mariño

Hecho el depósito de Ley

Depósito legal:If80020080274906.

Impreso en la República Bolivariana de Venezuela

El Estado venezolano ha establecido comoprioridad la salvaguarda y socialización delpatrimonio cultural de la Nación representadouna parte de este, por los documentos que sehan producido y se producen en las institucio-nes y en las comunidades organizadas, por ellola iniciativa de elaborar el presente manual parala Organización de los Archivos de losConsejos Comunales y de la Guía General deFuentes para el Estudio de la Historia Local seenmarca dentro del Proyecto Nacional SimónBolívar Primer Plan Socialista 2007-2013 y delPlan Estratégico 2007-2013 del Ministerio delPoder Popular para la Cultura.

Es indispensable, por tanto, la organizaciónarchivística nacional con el objeto de garantizarla transparencia y democratización en el uso dela información para hacer más eficiente elentramado administrativo de los entes públicosy de los Consejos Comunales órganos delPoder Popular.

Por otra parte, el fortalecimiento del PoderPopular, impulsa a los ciudadanos y ciudadanas areencontrarse con su propia historia, susmanifestaciones culturales y el rescate desus valores esenciales expresados en sulegado documental; el pueblo venezolanocada día eleva su nivel de conciencia comoprotagonista fundamental del proceso revolu-cionario, colectivista y participativo por lo quelos testimonios documentales de sus accionesdebemos protegerlos y cuidarlos con el mayoresmero y compromiso.

Presentación

Ante este reto, para los venezolanos y lasvenezolanas, el asunto de los documentos y losarchivos está siendo repensado, desde la pers-pectiva de la revolución bolivariana,desde la integración y la incorporaciónde los ciudadanos y las ciudadanas, entodo el territorio nacional, a la recupe-ración, tratamiento, conocimiento yestudio de los testimonios documen-tales. En tal cirscuntancia los archivosdeben convertirse en espacios deencuentro del pueblo que contienenlas aspiraciones y expectativas comogarante de la búsqueda de su identidadmanifestada en sus raíces históricas.

Es tarea de todos recopilar, clasifi-car, valorar y difundir los documentosde origen popular, inéditos, que permi-ten rescatar la memoria histórica de las luchas deliberación de los venezolanos y las venezolanas ysus organizaciones, que la oligarquía invisibilizó através de la indiferencia y el atropello. Debemosconservar y rescatar nuestros testimonios pararehacer nuestra historia contribuyendo a sacar ala superficie la memoria colectiva de carácterliberador, que explica la razón de nuestra revolu-ción, en marcha hacia la construcción delSocialismo del Siglo XXI.

Indice

Introducción

El Documento. Definiciones y Tipos 11

1.1 ¿Qué es un documento?.................................................................................................................................................. 11

1.2 ¿Cuáles son las características de los documentos?......................................................................... 12

1.3 ¿Qué es un expediente?................................................................................................................................................... 13

1.3.1 ¿Cuáles son las partes de un expediente?................................................................................. 14

1.4 ¿Qué es la foliación o numeración de documentos?....................................................................... 14

1.5 ¿Qué es tipología documental? Ejemplo........................................................................................................ 14

El Archivo.Concepto. Importancia y Finalidades. 20

2.1 ¿Qué es un Archivo?............................................................................................................................................................ 20

2.2 ¿Por qué son importantes los Archivos?....................................................................................................... 21

2.3 ¿Cuál es la finalidad de los Archivos?................................................................................................................ 22

Los Archivos. Fundamentos Legales 25

3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela................................................................. 27

3.2 Decreto con Rango,Valor y Fuerza de Ley Orgánica dela Administración Pública (Habilitante)............................................................................................................. 27

3.3 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SistemaNacional de Control Fiscal........................................................................................................................................... 29

3.4 Ley contra la Corrupción............................................................................................................................................... 30

3.5 Ley de Archivos Nacionales......................................................................................................................................... 3l

3.6 Ley de los Consejos Comunales............................................................................................................................ 31

3.7 Ley de Protección y Defensa del Patrimonio Cultural................................................................... 32

3.8 Decreto sobre Organización y Funcionamiento de la AdministraciónPública Nacional.......................................................................................................................................................................... 33

3.9 Decreto con Rango,Valor y Fuerza de Ley de Simplificaciónde Trámites Administrativos (Habilitante)................................................................................................. 33

1

2

3

4.1 ¿Qué es el ciclo vital de los documentos?.......................................................................................................... 35

El Ciclo Vital de los Documentos 35

5.1 ¿Qué son las operaciones archivísticas?......................................................................................................... 37

5.2 ¿Cuáles son las operaciones archivísticas?................................................................................................... 37

5.3 ¿Qué es la clasificación?..................................................................................................................................................... 37

5.3.1. ¿Cuáles son los principios de la clasificación?....................................................................... 37

5.3.2. ¿Qué es un cuadro de clasificación? Ejemplo.......................................................................... 38

5.4 ¿Qué es la ordenación?...................................................................................................................................................... 40

5.4.1. ¿Cuáles son los criterios de ordenación?.................................................................................... 40

5.5 ¿Qué es la descripción?..................................................................................................................................................... 40

5.5.1. Objetivos de la descripción. Ejemplo................................................................................................. 41

Operaciones Archivísticas 37

La Conservación de documentos 43

6.1 ¿Qué es la conservación?................................................................................................................................................ 43

6.2 ¿Qué hacer para conservar los documentos?............................................................................................ 44

Fuentes para el estudio de la Historia 47

7.1 Historia local. Fuentes para su estudio........................................................................................................... 48

7.2 ¿Dónde ubicamos las fuentes para el estudio de la historia local?................................. 50

7.3 ¿Cómo registramos las fuentes para el estudio de la historia local?............................. 56

Glosario de términos 60

4

5

6

7

9

Diagramas 588

8.1 Pasos para organizar el Archivo del Consejo Comunal.................................................................. 58

8.2 Pasos para elaborar la Guía General de Fuentes para el Estudiode la Historia Local..................................................................................................................................................................... 59

Fuentes consultadas 6210

El Manual para la Organización de los Archivosde los Consejos Comunales y de la GuíaGeneral de Fuentes para el Estudio de la

Historia Local, tiene por finalidad ofrecer conceptosy herramientas metodológicas para la recolección,organización y conservación de los documentosque se generan y se reciben en los ConsejosComunales. Ha sido concebido en función de garan-tizar a estas organizaciones comunitarias el fácilacceso a la información para la toma de decisiones,así como la preservación de la documentacióngenerada en el desarrollo de sus actividades, y queha de ser considerada como parte del patrimoniocultural de su comunidad y de la Nación. Igualmentepretende orientar en la ubicación y registro de las“fuentes” existentes en la localidad para la elabo-ración de una Guía General de Fuentes Históricasque apoye el estudio de la Historia Local.

Promover la creación de los archivos en losdistintos espacios de acción colectiva, así comoidentificar las fuentes históricas de la comunidad,favorece la posibilidad de la apropiación, por partedel pueblo, de una conciencia e imaginación trans-formadoras que le permitan asumir la defensa desus derechos civiles y ciudadanos. Favorece asímismo -a través de la reconstrucción histórica desu localidad- el reconocimiento y afirmación de laidentidad y la memoria como parte de la búsquedade una sociedad más justa y humana.

En él se abordan desde una perspectiva inte-gradora los conceptos, técnicas, y métodos queorientan la actual discusión de las disciplinas queestudian el manejo, uso y disfrute de los fondosdocumentales, con el propósito de contribuir a lacreación del Sistema Nacional de Archivos delpaís, a partir de la construcción en colectivo desaberes y prácticas.

Introducción

“Unámonos y seremos invencibles”

Simón Bolívar

“Porque dicho de manera sencilla, la

cultura viene a ser todo cuanto el hombre social

crea y hace trascendente tanto en el campo del

trabajo, de los sentimientos o del pensamiento

para bien y el progreso de la colectividad”César Rengifo

11Archivo General de la Nación

1.1 ¿Qué es un documento?

En su origen latino la palabra documento (docere) significa“enseñar”, por tanto el documento es aquel medio o soporteque aporta información sobre un hecho o actividad específica,sea ésta de tipo administrativo o legal, pero que también nosrelacione con el pasado, tanto reciente como lejano. En estesentido podemos señalar, que el documento es todo lo que nospuede hacer volver al pasado, es decir todo lo que haceperpetuar el recuerdo. Por tanto, aquellos documentos quehoy producimos como parte de la actividad de los ConsejosComunales, serán en el futuro documentos históricos, y enconsecuencia fuentes para el estudio y comprensión, de laparticipación protagónica asumida por el pueblo gracias a latransferencia y fortalecimiento del Poder Popular. El términodocumento se asocia también a la noción de “prueba”. Seconsidera entonces como un medio que nos permite justificary hacer patente la certeza de un hecho o fenómeno, la verdado falsedad de algo bien sea con razonamientos, instrumentoso testigos1.

Podemos concluir entonces, que el documento es eltestimonio de la actividad humana, fijada en un soporteperdurable, sea que se presente de forma escrita, gráfica,visual, sonora, etc.

1. LE GOFF, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paidós. España, 1991. pp. 227-228.

Acta de definición de las áreas geográficas de losConsejos Comunales a conformarse en el CascoCentral I de la Parroquia La Pastora. Caracas,Distrito Capital, 2006.

El DocumentoDefiniciones y Tipos1

Carta de Simón Bolívar dirigida a José RafaelRevenga,17 de noviembre, S/F

12 Archivo General de la Nación

1.2 ¿Cuáles son las características de los documentos?

De acuerdo con los planteamientos señalados, podemosmencionar algunas de las principales características de losdocumentos:

Autenticidad: los documentos deben probar o demostrarque son los que afirman ser, es decir, que están acreditados ocertificados como ciertos y positivos por los caracteres, requisitoso circunstancias que así lo comprueban y que han sido creados oenviados por la persona, organización o institución de la cual seafirma que lo ha creado o enviado.

Fiabilidad: un documento fiable es aquel cuyo contenidorepresenta de manera precisa las operaciones, actividades ohechos de los que da testimonio.

Integridad: el contenido de los documentos debepermanecer completo e inalterado. En caso de requerirse algunamodificación, la misma ha de ser realizada sólo por personasautorizadas, dejando constancia de dicha modificación.

Disponibilidad: los documentos deben estar organizados demanera tal que puedan ser localizados, recuperados, presentados einterpretados de acuerdo a la actividad que los produjo, además degarantizarle el acceso a las personas interesadas en la informaciónque contienen. De allí que sea importante destacar, que en elcaso de aquella documentación producida por los colectivos(sean éstos, organizaciones o grupos), aquellos miembrosresponsables de guardar dicha documentación, actúan comocustodios, nunca como dueños exclusivos de la misma. Por lo

Constancia de Registro del Consejo ComunalCasco Central I, sector noroeste, Parroquia LaPastora. Caracas, Distrito Capital, 2007.


tanto deben responder por ella, no sólo durante el tiempo quedure su gestión, sino también y sobre todo al momento detransferirla o entregarla a los nuevos responsables, cuando elvocero o vocera cese en sus funciones.

1.3 ¿Qué es un expediente?

Como parte de nuestra actividad diaria en las instituciones,organizaciones o grupos en los cuales trabajamos se vagenerando o recibiendo una serie de documentos, que si no seorganizan correctamente, corren el peligro de perderse parasiempre, dejando sin constancia o prueba alguna, el fundamentoo justificación de las decisiones o actos realizados en relacióncon determinada materia o asunto. Lo que en muchos casospuede llevarnos a sufrir sanciones de tipo legal o administrativo.

Los expedientes sirven para la organización y la sistematizaciónde los documentos e información, relativos a un tema específico.Así mientras el archivo entendido como un todo, testimonia – talcomo comprobaremos más adelante- la esfera de las competenciasy actividades que desarrolla la institución u organización, elexpediente, que es parte integrante de dicha documentación, tienepor objeto un asunto particular2.

En conclusión podemos entender por expediente elconjunto ordenado de documentos que dan evidencia de hechosrelacionados entre sí.

2. Cf. LÓPEZ G, Pedro y GALLEGO D, Olga. El documento de archivo. Un estudio. Universidad de la Coruña. Serviciode publicaciones. España, 2007. p.155.

Expediente del Consejo Comunal Casco CentralI Sector Noroeste, Parroquía La Pastora,Caracas, Distrito Capital. 2006


1.3.1 ¿Cuáles son las partesde un expediente?

1. La identificación: nombre del contenido o asunto que tratan los documentos que contiene.

2. Los documentos: que se producen e insertan de manera secuencial.

3. La carpeta u otro medio de almacenamiento: donde se agrupan y guardan los documentos.

4. El resumen: sintetiza el contenido o asunto tratado.

5. La relación de contenidos: breve descripción de cada documento, con su fecha y número de orden.

1.4 ¿Qué es la foliación o numeración de documentos?

Es la acción de numerar secuencialmente las hojas de un libro,cuaderno o expediente. A cada folio corresponde una hoja, que senumera en la página del anverso de la hoja y no en el reverso. Enotras palabras, la página que numeraremos es la que está en la caraanterior de la hoja y no en la posterior.

1.5 ¿Qué es tipología documental? Ejemplo.

Se entiende por tipología documental los diversos documentosque conforman el archivo, indistintamente de la presentación osoporte donde se inscribe. En relación al expediente es importanteresaltar que el mismo, puede contener uno o varios tipos dedocumentos.

A continuación en la página siguiente se presenta un ejemplo detipología documental para los Consejos Comunales:

Archivo General de la Nación, Expedientes delMinisterio de Hacienda.


Tipología documental para los Consejos Comunales

Todo tipo de soporte orecurso que combinade manera simultáneainformación de audioy/o video en medioscomo el cine, latelevisión, ygrabaciones acústicasacompañadas deimágenes.

A.- Audiovisual:

B.1- Soporte físico

Papel fotográfico, papel bond

y diapositivas.

B.2- Soporte digitalMemoria portátil (Pen Drive),

Disco Duro, CD, DVD, MP4,

Celulares

B.- Fotográfico:

A.1- Magnetofónica

Cassettes, VHS, BetaMax,

MiniDV.

A.2- Digital

Memoria portátil (Pen Drive),

Disco Duro, CD, DVD,

Grabadora, MP3, MP4,

Celulares.

Soporte que contieneinformación enimágenes sin sonido.

C.1.- Boceto de mapas

C.2.- Croquis de mapas

C.3.- Mapas

C.4.- Planos

C.- Cartográfico:

Soporte que contiene

información relacionada

con mapas, croquis y

planos.


D.1.- Pinturas

D.2.- Afiches

D.3.- Dibujos

D.4.- Logotipos

D.5.- Serigrafías

D.6.- Litografías

D.7.- TarjetasPersonales

D.8.- Postales

D.9.- Arte Final

D.- Artes Visuales:

Soporte que

contiene información

relacionada con

obras pictóricas,

gráficas,

escultóricas, entre

otras.

E.- Hemerográfico:

Soporte que incluye

información

relacionada con

material periodístico,

publicaciones

periódicas o

seriadas y prensa

escrita.

E.1.- Colecciones de publicaciones

E.2.- Diarios

E.2.A. Artículos de

Prensa

E.2.B. Obituarios

E.2.C.Editoriales

E.2.D. Artículos de Opinión

E.3.- Fascículos

E.4.- Revistas

E.5.- Publicaciones

Periódicas

E.6.- Anuarios

F.- Propaganda:

Todo tipo de formato

que contenga

información

relacionada con

mensajes que

buscan influir en la

conducta y valores

de quienes los leen.

F.1.- Calcomanías

F.2.- Dípticos

F.3.- Trípticos

F.4.- Folletos

F.5.- Panfletos

F.6.- Volantes

F.7.- Tarjetas Electorales


G.- Bibliográfico:

Todo tipo de

soporte o material

publicado por un

autor o autores.

G.1.- Libros

G.2.- Relatos

G.3.- Poemarios

H.- Legales:

Material relativo a

las leyes,

normativas y

reglamentos.

H.1.- Constitución

H.2.- Leyes y decretos

H.3.- Resoluciones

H.4.- Actas

H.5.- Estatutos

H.6.- Denuncias

H.7.- Normas

H.8.- Acuerdos

H.9.- Juramentaciones

H.10.- Contratos

I.- Disertaciones:

Información

relacionada con

escritos o discursos

ofrecidos por una o

varias personas.

I.1.- PonenciasI.2.- ConferenciasI.3.- AlocucionesI.4.- Manifiestos

I.5.- DeclaracionesI.6.- AclaratoriasI.7.- Ruedas de prensa


J.- Técnico:

Material vinculado a

una disciplina,

ciencia o arte

específico.

J.1.- ManualesJ.2.- CuestionariosJ.3.- EsquemasJ.4.- GuíasJ.5.- ÍndicesJ.6.- Informes

J.7.- InstructivosJ.8.- OrganigramasJ.9.- ResúmenesJ.10.- EnsayosJ.11.- Proyectos

K.- Agenda:

Información que

permite llevar la

relación de temas

que han de tratarse

o tratado en una

reunión y/o evento.

K.1.- Agendas

K.2.- Programas

K.3.- Minutas

K.4.- Actas

L.- Comunicaciones:

Cualquier escrito

empleado para

comunicar e

informar sobre un

tema.

L.1.- CartasL.2.- CircularesL.3.- Memorandos

L.4.- TelegramasL.5.- Esquelas/Notas L.6.- Oficios


M.- Personales:

Todo tipo de soporte

que contenga

información de

carácter personal de

algún particular.

M.1.- BiografíasM.2.- PasaportesM.3.- CurrículumM.4.- Diplomas

M.5.- ReconocimientosM.6.- MemoriasM.7.- CarnetsM.8.- Credenciales

N.- Administrativo:

Material que contiene

los documentos

relativos a la

planificación y control

de bienes.

N.-1.- Presupuestos

N.-2.- Licitaciones

N.-3.- Facturas

O.- Electrónico:

Relativos a los

soportes virtuales en

formato digital

alojados en servidores

de internet.

O.1.- Página Web

O.2.- Correo electrónico

O.3.- Blogs

O.4.- Foros

Ordenar

Conservar

Servir

Investigar


2.1 ¿Qué es un Archivo?

La palabra archivo puede tener distintos significados.Podemos entender por archivo un conjunto de documentosordenados para ciertos fines. También se concibe como lainstitución donde se organizan y conservan fondos documentales.En el presente Manual, nos referiremos a la definición dada por elConsejo Internacional de Archivos: “conjunto de documentosproducidos y recibidos por cualquier administración sea estapública, privada, persona jurídica o particular que son conservadoscon fines oficiales, jurídicos y culturales”3.

Tal como se establece en esta definición, la palabra archivo hacereferencia a cuatro ideas fundamentales: en primer lugar, a la nociónde una serie o conjunto ordenado de documentos. En segundolugar, a la idea de conservación, es decir, de preservar o cuidar lapermanencia de algo, en nuestro caso, los documentos que resultande la actividad de los Consejos Comunales. En tercer lugar, hacemención al servicio, en tanto democratiza el acceso a lainformación a los ciudadanos y ciudadanas. En cuarto lugar a lanoción de investigación, asociada a la reconstrucción de lamemoria histórica, al preservar para las actuales y futurasgeneraciones buena parte de los testimonios y huellas de nuestropasado, contribuyendo de esta manera a combatir la desmemoriay el olvido.

Archivo

El Archivo. Concepto.Importancia y Finalidades.

2

3. Cf. Cruz Mundet, J. Manual de Archivística. Edit. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 1996. pp. 92-93.


Según sea la función de la dependencia al cual está adscritoo el lugar de ubicación dentro de la institución, o el tipo dedocumento que resguarda, existen distintos tipos de archivos:archivos públicos y archivos privados, archivos nacionales,estadales, municipales, parroquiales y comunales, archivoseclesiásticos, archivos administrativos, archivos históricos, entreotros. Sin olvidar que todos se constituyen en fuentes para lainvestigación histórica.

2.2 ¿Por qué son importantes los Archivos?

Los archivos contribuyen a garantizar y a proteger losderechos y deberes de los ciudadanos y las ciudadanas, porcuanto éstos necesitan de los documentos originales yprobatorios para resolver causas civiles, tales como títulos depropiedad, actas de nacimiento, bautizo, matrimonio, divorcio,defunción, dictámenes o cualquier otro trámite administrativoque amerite probidad legal. Podemos afirmar que, ladocumentación y la información contenida en ellos,correctamente organizada y conservada, facilita la toma dedecisiones, favorece la agilización de trámites administrativos ylegales, y garantiza una gestión transparente.

Los archivos de los Consejos Comunales, resguardandocumentos que resultan de la acción de los miembros de uncolectivo, y por lo tanto son documentos de carácter públicoque no pueden permanecer confinados en el secreto, ya quepertenecen a todos los integrantes de dicho colectivo. Derechofundamental que se encuentra consagrado en nuestra CartaMagna, así como también en la propia Ley de los ConsejosComunales4.

4. Ver pp. 27,31 y 32

Acta Constitutiva del Consejo Comunal, CascoCentral I de la Comisión Promotora, de laComisión Electoral y del Ambito Territorial.


Igualmente tal como se mencionó, los archivos cumplen con la función de preservar lamemoria de los pueblos y de las instituciones, es decir, son los guardianes de nuestrahistoria, de los acontecimientos y hechos vividos desde el pasado hasta el presente. Susdocumentos son testimonios o vestigios que perpetúan los hechos, y gracias a ello nosaseguran la posibilidad de transmitir a las actuales y futuras generaciones el legado que nosdejaron nuestros antepasados, independientemente del tipo de formato en el que serecoge la información.

2.3 ¿Cuál es la finalidad de los Archivos?

Los fines que orientan la actividad de los archivos son diversos:

A continuación se presenta un cuadro resumen sobre la importancia de los archivos:

Importancia de los Archivos

• Resguardan los derechos y deberes de los ciudadanosy las ciudadanas.

• Facilitan la toma de decisiones y la transparenciade la gestión.

• Preservan la memoria de los pueblos y las instituciones.

• Contienen fuentes primarias de información.

• Permiten la transmisión de la herencia cultural.

• Apoyan la actividad de la Contraloría Social.

Oficiales: están expresados en la necesidad que tiene todo gobierno o dependenciagubernamental, de recurrir a documentos producidos o recibidos para verificar decisionesanteriores, obligaciones vigentes, realizar diversos estudios e investigaciones, así como pormuchas otras razones jurídicas, administrativas y políticas. Si los documentos están

Fines

Ofic ia les

Civi les

Culturales


desorganizados, se han perdido o destruido, es evidente quemuchas decisiones y actividades serán equivocadas, irregulares ymal proyectadas.

Civiles: toda Nación tiene determinadas obligaciones yresponsabilidades con sus ciudadanos y ciudadanas y éstos a suvez las tienen con el Estado. La documentación de esasrelaciones y obligaciones, conservadas gracias a los archivos, esde vital importancia tanto para el Estado como para las personase instituciones que conforman la Nación. Por ejemplo, esimportante asegurar que los ciudadanos y las ciudadanas puedanobtener su partida de nacimiento o cédula de identidad a fin degarantizar su derecho a la identidad.

Culturales: están relacionados con el uso de los docu-mentos en el campo de la investigación, no sólo desde el puntode vista histórico, sino también para apoyar estudios en todas lasáreas del conocimiento. A partir del momento en que el docu-mento deja de ser útil para la administración que lo creó, cobrauna nueva función, se transforma en testimonio cultural.

Finalidad de los Archivos

Apoyo a la

investigación y a la

preservación de la

memoria y la historia

Culturales

“Es el deber de todo

ciudadano vigilar

sobre la legítima

inversión de las

rentas públicas,

en beneficio de la

sociedad”

Simón Bolívar

Jefatura Civil de la Parroquía Catedral, Caracas,Distrito Capital.

Seguridad jurídica y

fortalecimiento

del Poder Popular

Oficiales:

Protección

de derechos

ciudadanos

Civiles:


En nuestro país existe un conjunto de leyes que regula yorienta la labor archivística, con la finalidad de garantizar yproteger el derecho de todo ciudadano y ciudadana de accedera la cultura y a la información, a partir del principio de lademocratización de la información, es decir proporcionar a laspersonas el derecho a estar informados y a conocer sus fuentes.De esta manera se reconoce la responsabilidad que tiene elEstado venezolano en materia de fomento y conservación delpatrimonio cultural, es decir, del conjunto de obras tantomateriales como no materiales producto de la actividadcreadora de los pueblos y comunidades y que se considerancomo un bien común. Pero que además nos dan sentido decohesión y pertenencia, afirmando nuestra identidad y soberaníacomo comunidad, como pueblo y como Nación. Responsabilidadque se recoge en el artículo 99 de la Constitución de laRepública Bolivariana de Venezuela cuando expresa:

“Los valores de la cultura constituyen un bien irrenunciabledel pueblo venezolano y un derecho fundamental que el Estadofomentará y garantizará, procurando las condiciones,instrumentos legales, medios y presupuestos necesarios. Sereconoce la autonomía de la administración cultural pública enlos términos que establezca la ley. El Estado garantizará laprotección y preservación, enriquecimiento, conservación yrestauración del patrimonio cultural, tangible e intangible, y lamemoria histórica de la Nación. Los bienes que constituyen elpatrimonio cultural de la Nación son inalienables,imprescriptibles e inembargables. La Ley establecerá las penas ysanciones para los daños causados a estos bienes”.

El Archivo. Fundamentos Legales

3

Constitución de la República Bolivariana deVenezuela, 1999.


Entre los principales instrumentos legales que rigen la materia archivística en el país, seencuentran:


A continuación se transcriben algunos artículos contenidos en la mencionada base legal:

3.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Artículo 28. “Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datosque sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con lasexcepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismosy su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación ola destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos.Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contenganinformación cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas.Queda a salvo el secreto de las fuentes de información periodística y de otras profesionesque determine la ley”.

Artículo 51. “Toda persona tiene el derecho de representar o dirigir peticiones antecualquier autoridad, funcionario público o funcionaria pública sobre los asuntos que seande la competencia de éstos o éstas, y de obtener oportuna y adecuada respuesta. Quienesviolen este derecho serán sancionados o sancionadas conforme a la ley, pudiendo serdestituidos o destituidas del cargo respectivo”.

Artículo 143. “Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados einformadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de lasactuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer lasresoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a losarchivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites aceptables dentro de unasociedad democrática en materias relativas a seguridad interior y exterior, a investigacióncriminal y a la intimidad de la vida privada, de conformidad con la ley que regule la materiade clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto. No se permitirácensura alguna a los funcionarios públicos o funcionarias públicas que informen sobreasuntos bajo su responsabilidad”.

3.2. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública (Habilitante).

Artículo138: “Los órganos y entes de la Administración Pública promoverán laparticipación ciudadana en la gestión pública.


Las personas podrán, directamente o a través de las comunidades organizadas, presentarpropuestas y formular opiniones sobre la gestión de los órganos y entes de la AdministraciónPública, así como participar en la elaboración de los instrumentos de contenido normativo.

Los órganos y entes públicos llevarán un registro de las comunidades organizadas cuyoobjeto se refiera al sector correspondiente”.

Artículo 141: “La Administración Pública deberá establecer sistemas que suministren a lapoblación la más amplia, oportuna y veraz información sobre sus actividades, con el fin deejercer el control social sobre la gestión pública. Cualquier persona puede solicitar de losórganos y entes de la Administración Pública la información que considere necesaria para elejercicio del control social sobre la actividad de éstos de conformidad y con las excepcionesestablecidas en la legislación vigente”.

Artículo 147: “El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración PúblicaNacional responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional deArchivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización delos procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguardadel patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorionacional”.

Artículo 148: “Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación ylos órganos de archivo de los órganos y entes del Estado.

Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con susfunciones, llevarán a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de accionesde asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo Generalde la Nación coordinar la elaboración y ejecución del Plan Nacional de DesarrolloArchivístico”.

Artículo 154: “Las características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad dela elaboración y adopción de tablas de retención documental en razón de las distintascronologías documentales y el tratamiento que recibirán los documentos de los registrospúblicos, notarías y archivos especiales de la Administración Pública, se determinaránmediante reglamento. Asimismo, se reglamentará lo concerniente a los documentosproducidos por los consejos comunales, comunidades organizadas o entidades privadasque presten servicios públicos”.


Artículo 156: “El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control yvigilancia sobre los documentos declarados de interés histórico cuyos propietarios,tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

Cuando el ministerio de adscripción considere que se trata de documentos históricossobre los que no exista constancia de que han sido ofrecidos en venta a la Nación y deque ha quedado copia en el Archivo General de la Nación, podrá ejecutar medidastendentes a impedir su salida del país, aún cuando fuere de propiedad particular.

Toda persona que descubra documentos históricos, una vez acreditado el derecho quea ellos tiene la República, recibirá el resarcimiento correspondiente de conformidad conel reglamento respectivo.

Serán nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo dispuesto en elpresente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica, y los que las efectúen oconserven en su poder sin causa legítima, serán sancionados de conformidad con la ley”.

Artículo 157: “Son de interés público los documentos y archivos del Estado. Sin perjuiciodel derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca al efecto por elreglamento respectivo, podrán declararse de interés público documentos privados y, en talcaso, formarán parte del patrimonio documental de la Nación. Las personas poseedoras otenedoras de documentos declarados de interés público, no podrán trasladarlos fuera delterritorio nacional sin previa autorización del Archivo General de la Nación, ni transferirsu propiedad, posesión o tenencia a título oneroso o gratuito, sin previa informaciónescrita al mismo. El Ejecutivo Nacional, por medio de reglamento respectivo, establecerálas medidas de estímulo al desarrollo de los archivos privados declarados de interéspúblico”.

El Estado venezolano tiene derecho de preferencia para la adquisición, de dichosdocumentos y su ejercicio se establecerá en un término de dos (2) años, el incumplimientode esta norma acarreara la nulidad de la venta o disposiciones de documentos.

3.3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República ydel Sistema Nacional de Control Fiscal.

Artículo 9: “Están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia yfiscalización de la Contraloría General de la República:


Ordinal 3. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público enlos Distritos y Distritos Metropolitanos.

Ordinal 12. Las personas naturales o jurídicas que sean contribuyentes o responsables,de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico Tributario, o que en cualquierforma contraten, negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos oentidades mencionadas en los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otrastransferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en laadministración, manejo o custodia de recursos públicos”.

3.4. Ley contra la Corrupción

Artículo 77. “El funcionario público o particular que expida una certificación falsa,destinada a dar fe ante la autoridad o ante particulares, de documentos, actas constancias,antigüedad u otras credenciales, que puedan ser utilizadas para justificar decisiones quecausen daños al patrimonio público, será penado con prisión de seis (6) meses a dos (2)años.

Con la misma pena se castigará a quien forjare tales certificaciones o altere algunaregularmente expedida, a quien hiciere uso de ello, o a quien diere u ofreciere dinero paraobtenerla”.

Artículo 78. “Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare, retuviere odestruyera, total o parcialmente, un libro o cualquier otro documento que curse antecualquier órgano o ente público, será penado con prisión de tres (3) a siete (7) años.

Podrá disminuirse hasta la mitad la pena prevista en este artículo si el daño o perjuiciocausado fuese leve y hasta la tercera parte (1/3) si fuere levísimo”.

Artículo 79. “La persona que alardeando de valimiento o de relaciones de importanciae influencia con cualquier funcionario público reciba o se haga prometer, para sí o paraotro, dinero o cualquier otra utilidad, bien como estímulo o recompensa de su mediación,bien so pretexto de remunerar el logro de favores, será penado con prisión de dos (2) asiete (7) años; y con prisión de seis (6) meses a dos (2) años, a quien dé o prometa eldinero o cualquier otra utilidad de las que se indican en este artículo, a menos que hayadenunciado el hecho ante la autoridad competente antes de la iniciación delcorrespondiente proceso judicial”.


3.5. Ley de Archivos Nacionales

Artículo 1.- “Se declara de utilidad pública la guarda, conservación y estudio de losdocumentos y archivos históricos de la República”.

Artículo 2.- “Los archivos y documentos a que se refiere el artículo anterior, pertenecena las entidades políticas, eclesiásticas, culturales o personas privadas a quienescorrespondan según la naturaleza de ellos o porque los hayan adquirido legítimamente”.

3.6. Ley de los Consejos Comunales

Artículo 3: “La organización, funcionamiento y acción de los Consejos Comunales se rigeconforme a los principios de corresponsabilidad, cooperación, solidaridad, transparencia,rendición de cuentas, honestidad, eficacia, eficiencia, responsabilidad social, control social,equidad, justicia e igualdad social y de género”.

Artículo 4. Definiciones. “A los efectos de esta Ley se entiende:

Ordinal Nº 7.- Áreas de Trabajo: Las áreas de trabajo se constituyen en relación con lasparticularidades y los problemas más relevantes de la comunidad. El número y contenidode las áreas de trabajo dependerá de la realidad de cada comunidad, pudiendo ser: deeconomía popular y desarrollo endógeno; desarrollo social integral; vivienda, hábitat einfraestructura; y cualquier otra que defina la comunidad”. Las áreas de trabajo agruparánvarios comités de trabajo.

Artículo 6. “Atribuciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. La Asamblea deCiudadanos y Ciudadanas es la máxima instancia de decisión del Consejo Comunal,integrada por los habitantes de la comunidad, mayores de quince (15) años, y tiene lassiguientes atribuciones:

Ordinal Nº 3.- Aprobar el Plan de Desarrollo de la Comunidad”.

Artículo 9: “La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas determina y elige el número devoceros o voceras de acuerdo a la cantidad de comités de trabajo que se conformen enla comunidad, tales como:

Ordinal Nº15.- Cualquier otro que considere la comunidad de acuerdo a sus necesidades”.


Artículo 17: “Para el cumplimiento de estas funciones realizará lo siguiente:

Ordinal Nº 3.- Recabar la información de la historia de la comunidad”.

Artículo 21: “El Consejo Comunal a través de su órgano ejecutivo tendrá las siguientesfunciones: Ordinal Nº 6.- Organizar el Sistema de Información Comunitaria”.

Artículo 23. “Funciones de la Unidad de Contraloría Social. Son funciones del órgano decontrol: Ordinal Nº 4.- Ejercer el control, fiscalización y vigilancia del proceso deconsulta, planificación, desarrollo, ejecución y seguimiento de los proyectos comunitarios”.

Artículo 24. “Articulación de los órganos del Consejo Comunal. Los órganos Ejecutivo,de Control y Económico Financiero del Consejo Comunal, a los efectos de una adecuadaarticulación de su trabajo, realizarán reuniones de coordinación y seguimiento, al menosmensualmente, según los parámetros que establezca el Reglamento de la presente Ley”.

3.7. Ley de Protección y Defensa del Patrimonio Cultural

Artículo 2: “La defensa del Patrimonio Cultural de la República es obligación prioritariadel Estado y de la ciudadanía. Se declara de utilidad pública e interés social la preservación,defensa y salvaguarda de todas las obras, conjuntos y lugares creados por el hombre o deorigen natural, que se encuentren en el territorio de la República, y que por su contenidocultural constituyan elementos fundamentales de nuestra identidad nacional”.

Artículo 6. “El Patrimonio Cultural de la República a los efectos de esta Ley, estáconstituido por los bienes de interés cultural así declarados que se encuentren en elterritorio nacional o que ingresen a él quien quiera que sea su propietario conforme a loseñalado seguidamente:

Ordinal 8. El patrimonio documental y bibliográfico, archivos, bibliotecas, fototecas,mapotecas, fonotecas, videotecas, cinematecas y demás instituciones de igual naturaleza;tutelados actualmente por organismos específicos sin desconocer la titularidad de dichosorganismos sobre los mismos”


3.8. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Leyde Simplificación de Trámites Administrativos

Artículo 4: “La simplificación de los trámites administrativos tiene por finalidadracionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan las personas ante la AdministraciónPública; a los fines de mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad, para así lograr una mayorceleridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos, obtener ahorrospresupuestarios, cubrir insuficiencias de carácter fiscal y mejorar las relaciones de laAdministración Pública con las personas”.

Artículo 6: “Los órganos y entes de la Administración Pública en el ámbito de suscompetencias, deberán simplificar los trámites administrativos que se realicen ante losmismos. A tales fines, elaborarán sus respectivos planes de simplificación de trámitesadministrativos con fundamento en las bases y principios establecidos en este Decreto conRango, Valor y Fuerza de Ley y de conformidad con los siguientes lineamientos:

Ordinal 2: Simplificar y mejorar los trámites administrativos, lo cual supone, entre otrosaspectos: f. Propiciar la participación popular a través de las comunidades organizadas, enespecial los Consejos Comunales.

Artículo 37: “Los órganos y entes de la Administración Pública, tienen el deber de ofrecera las personas información completa, oportuna y veraz en relación con los trámites que serealicen ante los mismos.

A tales fines, deberán fijar en sitio visible al público los requisitos exigidos para cadatrámite, las oficinas que intervienen y su ubicación, la identificación del funcionario responsabledel trámite, su duración aproximada, los derechos de las personas en relación con el trámiteo servicio en cuestión y la forma en que se pueden dirigir sus quejas, reclamos y sugerencias.Esta información se publicará mediante guías simples de consulta pública, suministradas enforma gratuita y deberá dárseles la publicidad necesaria a través de cualquier medio decomunicación, entre otros, visual, oral, escrito, informático o telemático”.

Artículo 38: “Toda persona que haya presentado una petición, reclamación, consulta, quejao que haya efectuado una diligencia, actuación o gestión ante los órganos y entes de laAdministración Pública, tiene derecho a conocer el estado en que se encuentra sutramitación y a que se le informe el plazo, dentro del cual se atenderá y dará respuestaoportuna a la misma”.


Artículo 43: “En el diseño de los trámites administrativos, así como en la supervisión ycontrol de los planes de simplificación de los mismos, se tendrá en cuenta la opinión de lacomunidad organizada, a través de cualesquiera formas de participación popular y enespecial a través de los consejos comunales, la cual podrá materializarse, entre otras, através de propuestas y alternativas de solución a los trámites que generen problemas,trabas u obstáculos. Cada organo o ente determinará los mecanismos idóneos departicipación ciudadana de acuerdo con la naturaleza de los trámites que realice y dándoleespecial atención a los consejos comunales”.

3.9. Decreto sobre Organización y Funcionamiento de laAdministración Pública Nacional

Artículo 27. “Son competencias del Ministerio del Poder Popular para la Cultura:

Ordinal 7. Garantizar la preservación, enriquecimiento, conservación y restauración delpatrimonio cultural tangible e intangible y la memoria histórica de la Nación;

Ordinal 9. Promover la cultura como materia de interés público nacional, estadal ymunicipal, a través de mecanismos que faciliten la desconcentración regional y local de lasentidades culturales nacionales, la descentralización y transferencias de los serviciosculturales, regionales y locales a los grupos y comunidades de la sociedad civil”.


4.1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos?

El ciclo vital de los documentos se refiere a su período devida según su uso o función, desde el mismo momento en quese generan como producto de la gestión administrativa hasta sudestino final. Esto nos lleva apreciar las clases de archivos que secorresponden con el mencionado ciclo:

1.- Archivo Administrativo: conserva la documentación a lamano de la dependencia que la produjo. Comprende todosaquellos documentos que están en fase de tramitación, así comoaquellos documentos de uso frecuente.

2.-Archivo Intermedio/General: es aquel tipo de archivodonde se deposita la documentación que ha perdido frecuenciade uso, pero que todavía posee vigencia legal o administrativa, yse hace imprescindible su conservación. En este archivo, secustodiarán los documentos hasta que llegue el momento enque ya no son necesarios para la administración productora, y sudestino se decidirá en dos direcciones: la de su eliminación encaso de no ser valiosos para la historia o la remisión al archivohistórico, donde serán preservados para siempre.

3.- Archivo Histórico: es el archivo donde se conservan ydivulgan los documentos de valor imperecedero, que producentanto las instituciones y organizaciones como las personas. Ladocumentación seleccionada por su valor informativo, históricoy cultural, se resguarda en condiciones que garantizan suintegridad y transmisión a las generaciones futuras.

El Ciclo Vital de los Documentos

4

Fachada de la primera sede del Archivo Generalde la Nación. Avenida Urdaneta


Es necesario destacar que a los fines del proceso de selección de los documentos5

para determinar su vida útil, se deberá nombrar una junta evaluadora, de caráctermultidisciplinario integrada por voceros y voceras de los Consejos Comunales,acompañados por abogados, administradores, historiadores y archivólogos.

5. La selección es una de las operaciones archivísticas donde se escogen los documentos que por sus característicastienen un valor transitorio o permanente, o si, por el contrario no poseen ningún valor y deben ser eliminados. SOTO,Carmen Alida. Manual del Taller de Archivística General. p. 8. Mimeografiado. S/F.

ArchivosAdministrativos

Uso activodel documento

ArchivoHistórico

Preservacióny divulgación

del documento

Ciclo Vital de los Documentos

ArchivoIntermedio

Resguardodel documento


5.1. ¿Qué son las operaciones archivísticas?

Las operaciones archivísticas comprenden los pasos que hemosde seguir para la organización, conservación, y recuperación de losdocumentos.

5.2. ¿Cuáles son las operaciones archivísticas?

Existen distintas operaciones para la organización de losdocumentos: clasificación, ordenación, descripción, selección,expurgo y transferencia. Sin embargo y de acuerdo con los objetivosplanteados en el presente Manual nos detendremos en lasoperaciones de clasificación, ordenación y descripción.

5.3. ¿Qué es la clasificación?

Clasificar en términos generales, significa separar o dividir unconjunto de elementos estableciendo clases o grupos. De acuerdocon Cruz Mundet, esta operación consiste en “agruparjerárquicamente los documentos de un fondo, mediante agregadoso clases, desde los más amplios a los más específicos”6.

5.3.1. ¿Cuáles son los principios de laclasificación?

Existen tres principios fundamentales en la clasificacióndocumental:

6. Cf. Cruz Mundet; J. Manual de Archivísta. Edit. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 1996.p.239.

Operaciones Archivísticas5

5.3.2 ¿Qué es un cuadro de clasificación?

Es un instrumento indispensable en los archivos que refleja las actividades de losConsejos Comunales y permite ubicar de forma rápida y precisa el contenido del fondodocumental, es decir del conjunto de documentos que conforman el archivo. Se estructuraen forma jerárquica y lógica atendiendo a los principios de clasificación descritosanteriormente. Son dinámicos en tanto que se alimentan continua y constantemente del


a) Funcional: según este principio la clasificación se realiza de acuerdo con las actividadespropias de la institución u organismo. Para elaborar el Cuadro de Clasificación se toman comoejes cada una de las funciones que se realizan en el Consejo Comunal u organizacióncomunitaria.

b) Orgánico: es aquel que se establece de acuerdo con las divisiones administrativas queconforman la estructura orgánica de la entidad. Ejemplo: Consejo Comunal está integradopor 3 Órganos: Ejecutivo, Contralor y Financiero.

c) Por asunto o materia: principio de clasificación que se realiza a partir del análisisdel contenido de los documentos. Se agrupan en este caso, los documentos por el asuntotratado derivándose de ahí el Cuadro de Clasificación.

En general, se elaboran cuadros de clasificación mixtos, utilizando los criterios deFuncional y Orgánico.

Principios de Clasificación

CLASIFICAR

Agrupar

jerárquicamente

Funcional

Orgánico

Por asuntoo materia


flujo de la producción documental, además de ser flexibles y por tanto, adaptables a cadarealidad o particularidad. Se ajustan de acuerdo a las actividades que vayan surgiendo. Paraefectos de clasificar los documentos de los Consejos Comunales y otras organizacionescomunitarias utilizamos los criterios de: Funcional (actividades, funciónes) y Orgánico(estructura de organización)

A manera de ejemplo presentamos un Cuadro de Clasificación mixto, en este casoFuncional y Orgánico:

A.1.- Censo Demográfico A.2.- ConvocatoriaA.3.- Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas

B.1.- Promoción del Consejo ComunalB.2.- Croquis B.3.- Historia Local B.4.- Censo Socioeconómico B.5.- Convocatoria

C.1.- Registro ElectoralC.2.- Material ElectoralC.3.- Escrutinio y totalización de votosC.4.- Juramentaciones C.5.- Actas

D.1.- Elección de voceros, voceras e integrantes del Consejo Comunal

G.1.- Comités de TrabajoG.1.1- Proyectos G.2.- Registro del Consejo ComunalG.3.- Solicitudes G.4.- Plan de Desarrollo Comunitario

H.1.- Seguimientos H.2.- Rendición de cuentas

I.1.- Banco Comunal I.2.- Administración de los recursos I.3.- Inversión y créditosI.4.- Presupuestos

J.1.- Fotografías impresas J.2.- Fotografías digitales

(CDs, DVDs, memoria Flash)J.3.- Videos (cintas, VHS, DVDs y CDs)J.4.- Sonidos (casettes, CDs)

A. Equipo Promotor Provisional

B. Comisión Promotora

C. Comisión Electoral

D. Asamblea Constituyente Comunitaria

E. Actas y reuniones

G. Órgano Ejecutivo

H. Unidad de Contraloría Social

I. Unidad de Gestión Financiera

J. Registros Fotográficos y Audiovisuales

F.1.- ConvocatoriasF.2.- AgendasF.3.- Actas

F. Asambleas de Ciudadanos y Ciudadanas


5.4. ¿Qué es la ordenación?

Esta operación archivística consiste en unir un conjunto de documentos,relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad de orden preestablecida. Esposterior a la clasificación. Se aplica a cada clase determinada.

5.4.1. ¿Cuáles son los criterios de ordenación?

Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida paraestablecer dicho orden. Los principales criterios de ordenación son:

� Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencialde acuerdo con la fecha del documento, organizado desde la fecha más antigua hasta lamás reciente.

� Alfabético: criterio de ordenación de los documentos en forma consecutiva yprogresiva, mediante la utilización de las letras del alfabeto.

� Numérico: consiste en ordenar los documentos en forma consecutiva y progresiva,mediante la utilización de números.

Ejemplos para utilizar estos criterios:

5.5. ¿Qué es la descripción?

Podemos definir a la descripción como aquella operación archivística cuyo propósito esfacilitar al usuario la búsqueda de información en el archivo, además de ejercer el control parala seguridad de los documentos. Previo a la descripción es indispensable que los docu-mentos estén clasificados y ordenados.

Ordenación

Medio expedito deorganización y

control

Principios de Ordenación

Cronológico: 1999-2000-2001

Alfabético: de la a la z

Numérico: del 1 Al 100


5.5.1. Objetivos de la descripción

Ejemplo de descripción

Presentamos algunos elementos básicos para describir los documentos:

-Título (tema del documento)

-Tipología documental

-Fecha

-Productor (responsable del documento)

-Materia (económico, político, social, cultural)

-Características físicas

DescripciónObjetivos

� Recuperación de la información de manera rápida y fácil

� Control de los documentos

� Apoyo a las actividades del archivo


Los documentos pueden sufrir daños, muchas vecesirreparables, si no los cuidamos correctamente. Estos dañospueden ser desde una pequeña rasgadura hasta la pérdida totaldel documento. De allí la importancia y necesidad de realizaractividades para su conservación, toda vez que como ya se haestudiado, no sólo constituyen un testimonio o prueba denuestra actividad dentro de la organización o grupo, sinotambién una fuente potencial para la investigación histórica, local,regional y nacional. Es importante recordar nuevamente el papelprotagónico y de compromiso que hoy tienen los ConsejosComunales en la construcción y consolidación del proyectorevolucionario para la institución de un nuevo orden socialenmarcado en los principios del Socialismo del Siglo XXI.

6.1 ¿Qué es la conservación?

La Conservación según Gael de Guichen “es el conjunto deacciones destinadas asegurar la salvaguarda (aumentar laesperanza de vida) de una colección u objeto”7. Puede ser dedos tipos:

-Preventiva: Es la relativa al conjunto de medidas que hacemospara evitar el deterioro de los documentos.

-Restaurativa: Se refiere a la intervención que debemos hacerpara recuperar o detener el daño sufrido por el documento.

La conservación restaurativa, a diferencia de la preventiva, esmucho más costosa e implica mayores esfuerzos en recursos

La Conservación de Documentos

6

Bóveda del Archivo General de la Nación.

7. De Guichen, Gaël. La conservación preventiva: un cambio profundo de mentalidad, en http://comisionpreservación.blogia.com/2005/010503


humanos y tiempo. Por ello es importante insistir en la preven-ción, pensada como una serie de hábitos sencillos de limpieza ymanipulación de los documentos. El objetivo es evitar o minimizarlos posibles riesgos que amenazan a los documentos, tales comoincendios, robos, manipulación indebida, y las condiciones ambien-tales (iluminación y contaminación) inadecuadas.

Su campo de acción abarca el control tanto de las condicionesambientales (intensidad y calidad lumínica, temperatura, humedad yla oxidación) como las de exposición, almacenaje, mantenimiento(limpieza, revisiones periódicas, control de plagas, insectos ybacterias) y manipulación de los documentos.

6.2 ¿Qué hacer para conservarlos documentos?

• Garantizar ventilación natural, para lograr la renovación del airedentro del área de resguardo, que evite la aparición de hongos,bacterias e insectos.

• Tapar todos los agujeros detectados y grietas existentes en lasparedes, pisos, ventanas, para impedir la penetración de insectos yroedores.

• No colocar los documentos en sitios húmedos, inestables, ycercanos a elementos propensos al fuego.

• Eliminar periódicamente el polvo de los documentos. La limpiezadebe realizarse en un lugar adecuado bien ventilado con salida alexterior, utilizando preferiblemente una aspiradora con filtros, o ensu defecto, un trapo seco, colocándonos guantes de protección enambos casos.

• Evitar en lo posible, el uso de cintas adhesivas, (teipe), clips, ygrapas metálicas. Así, como realizar dobleces y bordes.

• Guardar los documentos en cajas y carpetas adaptadas a suformato para evitar dañarlos.

Documentos Archivados


• En caso de ser necesario y de determinarse la existencia deinsectos y roedores deben realizarse fumigaciones en el áreadonde se encuentra ubicado el archivo. Es importante indicarque al realizarse la fumigación deben trasladarse los documentosde su ubicación original, para evitar su contaminación.

En síntesis podemos señalar que la importancia fundamentalde la conservación reside en que a través de ella se garantiza lapermanencia de los diversos testimonios y fuentes documentalesque forman parte de la memoria colectiva de pueblos y naciones.Tal como hemos visto, mediante el seguimiento de algunas normasbásicas podemos evitar que el patrimonio documental se deterioreo perezca. Por el contrario, con su aplicación lograremos que nosólo se recupere y preserve, sino también que se enriquezca y seadifundido convirtiéndose en un elemento de desarrollo económico,social y cultural.

.

La Conservación según Gael de Guichen “esel conjunto de acciones destinadas a asegurarla salvaguarda (aumentar la esperanza devida) de una colección u objeto”


Fuentes para el estudio de la historia

Las fuentes históricas son la base o la materia prima para elestudio de los hechos y fenómenos acaecidos en el tiempo, sea estelejano o reciente. No sólo los documentos escritos representan unafuente para el estudio de la historia, sino también puede serlo unobjeto cualquiera, una canción, los remedios con los que noscuramos, nuestras comidas, el álbum familiar, las imágenes queveneramos, la manera como enterramos a nuestros muertos, lashistorias de nuestros padres y abuelos, los cuentos del vecino, lasescuelas y dispensarios, sus maestros y médicos, lo que nosenseñaban, qué enfermedades se padecían, el día que nos llegó la luzeléctrica, y “pare de contar”.

Cualquier hecho o acontecimiento, cualquier recuerdo oimagen, por muy sencillo o cotidiano que pueda parecernos, puedeservir de información o inspiración para acercarnos a lacomprensión de la historia de nuestra localidad o comunidad. A esterespecto el historiador francés Jacques Le Goff, nos recuerda,citando a los fundadores de la revista de los Anales de la HistoriaEconómica y Social:

“La historia se hace con documentos escritos, por cierto.Cuando existen. Pero se la puede hacer, se la debe hacer sindocumentos escritos, si no existen…Incluso con las palabras. Signos.Paisajes y tejas. Con las formas del campo y de las hierbas…Ensuma, con todo eso, que perteneciendo al hombre, depende delhombre, sirve al hombre, expresa al hombre, demuestra lapresencia, la actividad, los gustos y los modos de ser del hombre8”.

8. Le Goff, Jacques. El orden de la memoria. Editorial Paidos. España, 1991.p231

7

“... es necesario siempre hacer el

esfuerzo por caracterizarnos y

comenzar siempre con una revi-

sión de la historia para ubicar-

nos en perspectiva: dónde esta-

mos, por qué ha ocurrido lo que

ha ocurrido, por qué ocurre lo

que ocurre”

Hugo Chávez

Hoja Militar del Libertador. Archivo General de laNación. Época de la Colonia. Sección HojasMilitares. Años 1775-1808. Tomo II. Folio 136


Para comprender mejor esta afirmación tomemos algunas reflexiones del tambiénhistoriador francés Marc Bloch, quien expresaba que el quehacer histórico debe tenercomo referencia los testimonios de todo lo realizado por la mano y el cerebro delhombre. De manera que, ni los documentos por sí mismos, ni las cifras y estadísticas, pormuy elaboradas que éstas sean, pueden superar las realidades humanas con sus conflictosy complejidades, que están presentes en toda evidencia testimonial.

Esto nos conduce a establecer que cuando indagamos sobre hechos y sucesosocurridos, debemos realizar entre muchas otras, las siguientes preguntas: ¿Qué ocurrió?¿Cómo sucedió? ¿Cuándo? ¿Dónde?, ¿Por qué? Si estamos estudiando personas o grupos,podemos preguntar: ¿Quiénes son?, ¿De dónde provienen?, ¿Cuándo llegaron?, ¿Cómo lohicieron?, ¿Por qué lo hicieron? ¿Qué opinión se tiene de ellos? ¿Cuáles son suscostumbres, tradiciones y ritos? ¿A qué tipo de actividad se dedican? ¿Religiosa, cultural oeconómica? Si de instituciones se trata, como la escuela y los centros de salud, ¿Quiénes?y ¿Cuántos estudiaban?, ¿Cuántos y por qué? no podían seguir en la escuela, ¿Cuáles eranlas enfermedades más frecuentes?, ¿Cuántos nacían?, ¿Cuántos morían? y ¿Por qué?.

Es importante destacar además que en la actividad de reconstrucción histórica,debemos tener una postura flexible, abierta y crítica a cualquier tipo de información yfuente, dejar que los hechos nos “hablen”, y evitar “contaminar” la búsqueda conposiciones personales.

7.1. Historia Local. Fuentes para su estudio

González y González9 historiador mexicano pionero en la investigación y estudio dela historia local, nos habla, para referirse a ella, de una historia anticuaria. Es decir unavisión popular de la historia, que intenta salvar del olvido la parte del pasado propio queestá fuera de uso. Es la que busca mantener el árbol ligado a sus raíces. La que nos cuentael pasado de nuestra vida diaria, del hombre común, de nuestra familia y de nuestroterruño. Su manifestación más espontánea es la historia pueblerina o microhistoria, ohistoria parroquial o historia matria, es decir aquella historia que asocia la patria chica conel amor a la madre, contraponiéndola a la historia patria, aquella de los grandes espacios,héroes y acontecimientos.

9. Cf. González y González, Luis. “Para una teoría de la microhistoria”, pp..9-15


En este sentido podemos afirmar que la historia local es laconstrucción de la nueva historia nacional, a partir de laincorporación de lo local, de la comunidad como componenteesencial y fundamental de esta nueva historia. Concepción de lahistoria que se vincula e integra a las de historia regional, cuyafinalidad se orienta al reconocimiento de una parte o de todoslos aspectos de vida de una región e historia nacional, cuyoobjeto se extiende al reconocimiento de los hechos y fenómenosque dan vida a la Nación.

Existen distintos tipos de fuentes. A los fines de nuestro Manualdestacaremos tres de ellas. Las fuentes orales, las fuentes escritas ylas fuentes materiales.

1. Fuentes orales: como su mismo nombre lo indica son aquellostestimonios que se trasmiten mediante la palabra hablada. Entrelas principales podemos señalar: cuentos, chistes, cantos,adivinanzas, poemas, refranes, mitos, leyendas y narraciones.

En la recolección de los testimonios orales de la localidad, serecomienda utilizar dinámicas como tertulias y entrevistas. Losadultos mayores por lo general constituyen una valiosa fuente deinformación sobre la localidad, así como todos aquellos pobladoresque tengan participación en actividades educativas, culturales,políticas y deportivas. Es recomendable incorporar a los niños,niñas y jóvenes en la búsqueda y recolección de las fuenteshistóricas.

2. Fuentes escritas: comprenden todas aquellas inscripcionesque el hombre ha plasmado en diversos materiales o soportescomo papel, piedra, madera, ladrillo, metales y telas.

3. Fuentes materiales: incluyen todos aquellos objetos, instru-mentos, edificaciones, monumentos, que el hombre ha producidoo construido. Entre otras destacan: las tumbas, viviendas, instru-mentos de trabajo, monumentos.

“¿Qué hacer? Hay muchas mane-

ras para responder esta pregunta y

las respuestas van surgiendo todos

los días de la experiencia del pro-

pio pueblo, de la cotidianidad”

Hugo Chávez

Panteón Nacional

� Recetas de comida

� Ritos y ceremonias

� Juegos tradicionales


7.2. ¿Dónde ubicamos las fuentes para el estudio de la HistoriaLocal?

De las anteriores definiciones podemos concluir con Bloch, que las fuentes para el estudiode la historia local son casi “infinitas”, pudiendo ubicarse en:

� Fotografías

� Cartas

� Colecciones hemerográficas: recortes de prensa, revistas.

� Imágenes religiosas: estatuillas, estampitas.

� Currículos y resoluciones sobre jubilaciones, etc.

� Documentos de propiedad.

� Actas de nacimiento, bautizo, confirmación, matrimonio, divorcio y defunción

� Videos

� Procedencia de los miembros de la familia:

- Año de llegada a la comunidad

- Edades

- Enfermedades predominantes

- Edad promedio de embarazo, defunción.

- Apellidos

- Trajes

- Armas

- Condecoraciones

� Características de la vivienda:

- Materiales de construcción utilizados

- Años de construcción

- Distribución de los espacios

- Servicios

1. La familia:

2. Manifestaciones de la cultura popular:

� Tradiciones festivas

� Poetas

� Músicos


� Número de escuelas y liceos

� Año de fundación

� Personal

� Miembros fundadores

� Castigos corporalesy premiaciones

� Comedores

� Archivos de la Escuela (Matrículas, promociones, material fotográfico, otros)

� Niveles y modalidades (Inicial, I Etapa, II Etapa y III Etapa de Básica, Media Diversificada y Profesional, Superior).

� Misiones educativas

3. Educación:

� Labor social

� Edificaciones

� Cultos

� Archivos

� Órdenes religiosas

� Conventos

� Santuarios

� Otros cultos

4. Iglesias

� Historias médicas

� Año de construcción

� Evolución física (Arquitectónica)

� Ubicación

� Personal activo

� Primer médico o director

� Casa del médico

5. Hospitales, Ambulatorios y Medicina Popular

� Causas más comunes de muerte

� Misión Barrio Adentro I, II y III

� Boticas, expendios de medicinas y farmacias

� Parteras

� Curanderos o curanderas

� Herbolarios


� ¿Cuáles se practican?

� Entrenadores y deportistasdestacados

� Edades de los deportistas

� Órdenes religiosas

� Instalaciones deportivas (calidady cantidad)

� Eventos

� Intercambios

6. Actividades deportivas

� Ferias

� Canódromos

� Centros hípicos

� Matinée

� Salas de cine

7. Lugares de recreación y esparcimiento

� Mangas de coleo

� Canchas de bolas criollas

� Galleras

� Club de ajedrez

� Actas de nacimiento, bautizo, matrimonio, divorcio y defunción.

8. Registros

� Libro de reportes policiales

� Denuncias

� Módulos policiales

9. Jefaturas

� Policías destacados

� Delitos frecuentes


� Mapas, croquis y planos

10. Fuentes cartográficas

� Localización

� Relieve

� Clima

� Hidrografía

11. Aspectos geográficos

� Suelo

� Fauna y flora

� Toponimia

� Panadería

� Carnicería

� Ferretería

� Bodegas

� Mercados

12. Unidades productivas

� Casas comerciales

� Cooperativas

� Artesanos

� Canteras

� Industrias

� ¿Qué se cultiva mayormente?

� Extensión de los cultivos

� Sistema de riego

� Uso de tecnología para el cultivo

� Períodos de cosecha

� Períodos de sequía

� Plagas que afectan al cultivo

� ¿Qué animales se crían?

� Cantidad de animales

13. Agricultura, Ganadería y Pesca

� Uso de tecnología para la cría del ganado

� Alimentación del ganado

� Vacunas

� Hatos

� Haciendas

� Conucos

� Granjas

� Fundos

� Sistema de pesca


� Etnia

� Actividades económicas

� Manifestaciones artísticas

� Artesanía

� Número de comunidades

� Tipos de vivienda

� Herramientas de trabajo

14. Comunidades Indígenas

� Enfermedades

� Lenguas, dialectos.

� Caciques

� Chamanes

� Cultos

� Armas

� Medicina ancestral

� Agua,luz, gas, aseo, teléfono, internet.

15. Servicios Públicos

� Canoas (en comunidades vinculadas a la red fluvial)� Infraestructura: caminos, carreteras, puentes, entre otros.� Años de construcción. ¿Cuándo se establecieron?� Estado de conservación� Automotores

16. Transporte

� Lápidas (apellidos, nombres, nacimiento y muerte). Tipos de lápidas.

� Imágenes religiosas (Judía, Cristiana, Islámica, entre otras).

� Año de creación.

� Prácticas anteriores para la sepultura de los muertos.

� Ceremonias y tradiciones (velorios, rezos post-mortem).

� Cementerios desaparecidos (ubicar áreas, identificación de lo que actualmente existe en ese espacio)

� ¿Cuándo se integraron a la ciudad? ¿Se encontraban en la periferia?

� Funerarias

� Cementerios indígenas (ubicación y características)

17. Cementerios


� Academias

� Uniformes

� Armamento

18.Instituciones Militares

� Entrenamiento

� Cuarteles

(Esto en caso de que en la comunidad exista algún establecimiento militar oen las adyacencias.)

� Protestas

� Huelgas

19. Fondo documental del pueblo

� Modismo

� Guía telefónica

20. Otros

� Graffiti

� Mural

� Luchas

� Partidos Políticos


7.3 ¿Cómo registramos las fuentes para el estudio de la HistoriaLocal?

Una vez que ubicamos las fuentes, el paso a seguir es su registro, es decir su asiento oinscripción en instrumentos diseñados para ello. Y que en materia archivística se conocencomo los instrumentos de descripción de fuentes. Los principales son:

Instrumentos de descripción

Guías

Inventarios

Catálogos

Índices

- Guías: describen en forma general las características de las fuentes para el estudio de lahistoria.

- Inventarios: describen de manera esquemática grupos de fuentes seleccionadas de unatotalidad.

- Catálogos: descripción de las fuentes individuales. Incorporando un mayor número deelementos que los caracterizan.

- Índices: se realizan como instrumentos de apoyo a las guías, inventarios o catálogos. Puedenser: onomásticos, cronológicos, por materias o numéricos.

Trataremos a continuación lo relativo a la “guía” por ser el instrumento que vamos aaplicar en nuestra primera labor de descripción archivística. Ya definida, precisaremos algunascaracterísticas de la misma:

� Proyecta el conjunto de los testimonios

� Destaca elementos importantes o esenciales

� Describe agrupaciones mayores de las fuentes

� Orienta más en extensión que en profundidad

� Incluye elementos de identificación de la localidad o institución donde se encuentra la fuente

Seguidamente se muestra un modelo de instrumento de registro, que contiene losdatos básicos para describir, ubicar y sistematizar las fuentes históricas de la localidad,a fin de facilitar la investigación de la historia local. Puede ser elaborado de formamanuscrita o electrónica, ambas de igual valor. Sin embargo, se recomienda unir los esfuerzospara la informatización de este tipo de instrumento, de manera de obtener una “base dedatos” que apoye la ubicación de las fuentes y que a futuro sirva de conector con otrosConsejos Comunales u organizaciones para conformar la Red de Archivos Comunitarios,integrada al Sistema Nacional de Archivo.


1.- Identificación

Nombre:_________________________________________________________________

2.- Ubicación

Dirección:________________________________________________________________

Teléfono: ________________________________________________________________

3.- Características

Tipo de fuente:

Oral __________ Escrita____________Material_____________Mixta______________

Categoría

Testimonio oral____________________Documento escrito________________________

Escultura_________________Pintura______________Arquitectura_________________

Objeto___________________Restos arqueológicos____________Otro______________

Especifique______________________________________________________________

Período que abarca (fechas extremas)

Desde _______________ Hasta________________

Observaciones

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Instrumento de Registro de Fuente


8 Diagramas

Cuadro deClasificación

CronológicoAlfabéticoNumérico

GuíasInventariosCatalogos

Indices


Glosario de términos

Acidez (ph): se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad) que tieneel papel. El impacto de la luz natural o artificial acelera la acidez. Cuando el fenómeno seproduce, es fácil detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto extremo de volversequebradizo.

Comunidad: “es el conglomerado social de familias, ciudadanos y ciudadanas quecomparten una historia e intereses comunes, se conocen y relacionan entre sí, usan losmismos servicios públicos y comparten necesidades y potencialidades similares:económicas, sociales, urbanísticas y de otra índole” (Ley de los Consejos Comunales,Artículo 4, Ordinal I).

Cultura: nace como resultado de la acumulación histórica de las vivencias de un pueblo,de su práctica y de una manera de inventar y recrear su encuentro con el mundo. Es eluniverso mental, sentimental y simbólico de la colectividad.

Folio: hoja de un libro o de un cuaderno, especialmente cuando se numera por hojas y nopor páginas.

Fondo documental: conjunto de documentos existentes en un archivo.

Fuente: material, sitio, hecho u ocasión que sirve de información o inspiración para unestudio.

Friabilidad: proceso químico que tiene como principal consecuencia el envejecimientoprematuro del papel, que se torna quebradizo.

Hongos del papel: son agresores de origen biológico que ocasionan graves daños a losdocumentos. Alteran principalmente las condiciones físicas, tanto de la estructura de laencuadernación como del papel. Se desarrollan en condiciones desfavorables para dichosmateriales (humedad y temperaturas elevadas).

Humedad: la humedad se refiere a la cantidad de agua que posee la atmósfera. Lahumedad alta favorece la creación de un microclima ideal para la proliferación de agentes

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biológicos. La humedad baja crea resecamiento y debilidad del papel que lo convierte enfriable y quebradizo. Un espacio estará controlado cuando la humedad relativa esté entre45 y 50 % y la temperatura se mantenga entre 16-21º C.

Identidad: conciencia que tiene una persona de su pertenencia, a uno o varios grupossociales o a un territorio, y significación emocional y valorativa que resulta de ello.

Jerárquicamente: que se coloca según un orden determinado.

Memoria: esfuerzo conciente de grupos humanos por reconstruir su pasado, valorándoloy tratándolo con especial respeto.

Método: conjunto de pasos y procedimientos a seguir para alcanzar una meta o unobjetivo.

Nación: el conjunto de los habitantes de un país regidos por el mismo gobierno.

Patrimonio cultural: “comprende las obras de sus artistas, arquitectos, músicos,escritores y sabios, así como las creaciones anónimas surgidas del alma popular y elconjunto de valores que dan sentido a la vida. Es decir, las obras materiales y no materialesque expresan la creatividad de ese pueblo: la lengua, los ritos, las creencias, los lugares ymonumentos históricos, la literatura, las obras de arte y los archivos y bibliotecas”(Declaración de México. Conferencia Mundial sobre Políticas Culturales. UNESCO. París,1982)

Probidad: honradez

Soporte: material en cuya superficie se registra información, como el papel, la cinta devideo, el disco compacto.

Temperatura: se refiere al índice de calor que impera en el medioambiente.

Testimonio: prueba, justificación y comprobación de la certeza o verdad de algo

Vestigio: rastro o señal, indicio

62 Archivo General de la Nación y Fundación Misión Cultura

Biblioteca Nacional y Fundación Misión Cultura. Manual de Historia Local. Aproximación

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Página web consultada: Comisión Recuperación y Preservación del Patrimonio Documental:

http://comisionpreservacion.blogia.com/2005/010503

63Archivo General de la Nación y la Fundación Misión Cultura

Esta Edición de este Manual:Organización de los Archivos de los Consejos Comunales

y de La Guía General de Fuentes para el Estudio de la Historia Local,se termino de imprimir en los talleres:

Ministerio del Poder Popular para la Cultura2008

Caracas - República Bolivariana de Venezuela

Manual Organizacion de Archivos e Historia Local

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