Actas de Comité de

ComprasActas de Comité de

Archivo

Actas de Comité de

de C. I.

Actas de Comité de

Control I. D.

T.R.D.

Transferencia

Paso 1CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos

en:

•DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Para los documentos de archivo continuar paso 2

•DOCUMENTOS DE APOYO

Para los documentos de apoyo ir al paso 11

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO DE APOYO

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,

instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden

ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series

documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la

dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

PASO 2

Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Separador de Series

10210101.05 Acuerdos

DEPENDENCIA

SERIE

Separador de Subseries

Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo

DEPENDENCIA

SERIE SUBSERIE

Paso 3

Clasificación Documental Series y Subseries

• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Carpeta No.__________SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios: 155

Bogotá, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5

PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Acta 1 Enero 20 de 2000

Acta 2 Marzo 15 de 2000

Acta 3 Mayo 15 de 2000

Acta 4 Abril 21 de 2000

Acta 5 Junio 25 de 2000

Acta 6 Agosto 8 de 2000

Actas del Comité de Compras

Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:

– Código de la Oficina– Código de la Serie– Código de la Subserie– Nombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

101.05.01ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO

CódigoSubserie

Asunto específico

Código de Serie

Paso 6: Ordenación• Ordene cada uno de las unidades

documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.

• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)

Informes de Gestión

Historias Laborales

98.495.78341.694.906

49.695.12349.698.323

51.111.41252.894.456

1998

19992000

2001

20022003

Paso 7: Depuración• Retirar de la Unidad Documental los

documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:

• Duplicados

• Constancias

Paso 8: FoliaciónFoliar cada una de las series y subseries

documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Informes de Gestión

Anual 2004

Historias Laboral43.528.597

1

23

4

5

1

2

34

56

Enero 20 de 2000

Enero 20 de 2000

Enero 24 de 2000

Marzo 12 de 2000

Octubre 2 de 2000

Enero 20 de 2001

Enero 20 de 2000

Febrero 20 de 2000

Marzo 20 de 2000

Abrril 20 de 2000

Mayo 20 de 2000

Junio 20 de 20006

Paso 9: Ubicación Física

• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental

Ubicación Física

45 INFORMES

45.25 Informes FinancierosEnero

FebreroMarzo45.05 Informes Contables

Boletín de EneroBoletín de Febrero

Separador de Serie

Separador de Subserie

Separador de Subserie

Unidades

Unidades

A1 G1

Conciliación Bancaria marzo

Paso 10: Identificación de Archivadores

• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes

• Ir a paso 15

A1G1

A1G2

A1G3

A

R

C

H

I

V

A

D

O

R

G

A

V

E

T

A

Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo

• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.

PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORES

Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en

el paso anterior

2.12.2RESOLUCIONES (Copias)

CódigoSubdivisión

Asunto Específico

Código Documento de

Apoyo

Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo

2.4 EVENTOS

2.5 FORMATOS2.6 INFORMES

2.6.102 Informe Archivo

2.8 LISTADOS

Documentos de Apoyo

Carpeta

Separador de Subdivisión

Carpetas

Carpetas

A1 G1

2.9 MANUAL DE FUNCIONES

.2.6.103 Informe Jurídica

2.2 DIRECTORIOS2.1 ACTAS

2.7 INVENTARIO

PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO

➢Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia

➢Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.

Paso 15: Inventario Documental

• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.