-AUDITORÍA –“SERVICIO DE ODONTOLOGICO ”

Proceso MISIONALAcciones intramurales

ABRIL de 2015

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R.

OBJETIVOS • OBJETIVO GENERAL: Verificar el cumplimiento de las

actividades, procedimientos e intervenciones para el desarrollo de las acciones de Odontología de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente (Fondo Financiero y Capitación) y realizar las recomendaciones para la mejora tanto individual como del proceso de conformidad con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000 2009 documentado, el MECI:2014 en la E.S.E San Cristóbal, Plan de Desarrollo Institucional y requisitos legales aplicables.

OBJETIVOS

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Hacer seguimiento institucional, en concordancia con los requerimientos y lineamientos establecidos de conformidad al sistema implementado con los numerales de la norma NTCGP 1000:2009 y el MECI:2014.2. Verificar la Atención de los pacientes que reciban servicios de Odontología en los centros de atención de la ESE Hospital San Cristóbal.3. Verificar el proceso de Facturación de servicios de Odontología

4.Identificar los aspectos principales, en los cuales hay mayor o menor cumplimiento en las actividades, procedimiento e intervenciones para la atención odontológica. 5.Evaluar la implementación del enfoque por procesos documentado en el mapa de procesos y caracterizaciones y la aplicación de los procedimientos, guías, instructivos y formatos correspondientes.6. Generar recomendaciones institucionales, con base en los hallazgos para que soporten la construcción de Planes y acciones de Mejora, cuando hubiere lugar.7. Evaluar las metas del Plan de Desarrollo Institucional, relacionadas con Odontología

OBJETIVOS

ALCANCE

Auditoria Especial al servicio de ODONTOLOGÍA en (4) UPAS, y el CAMI de la ESE Hospital San Cristóbal. Se realiza en el mes de Marzo de 2015.La auditoría se realizó a los procesos Intramurales de odontología (Higiene Oral). Se evaluará el período comprendido entre el 01 de Enero de 2014 al 31 de Diciembre de 2014 . El tiempo estimado será de 1 mes, con la participación de un 1 auditor.

METODOLOGÍA Entrevistas a servidores públicos participantes en el proceso de Odontología. Solicitud de evidencia para verificar la conformidad del sistema de gestión de calidad. Construcción y presentación del plan de auditoría y aprobación por parte del Asesor de la Oficina de Control Interno Construcción y aplicación del papel de trabajo, por cada centro de atención para medir el grado de cumplimiento del procedimiento de Odontología Verificación de la información documentada y suministrada por los responsables del proceso. Revisión de aspectos relacionados con generalidades del Proceso frente a las metas del POA Misional 2014 y del plan de desarrollo institucional relacionadas. Consolidación de la información documentada, de la observación directa y de la entrevista a los responsables del proceso en cada centro.

RESULTADOS El proceso de auditoría realizada evidencia la publicación en intranet del Subproceso de Odontología que contiene las actividades especificas de salud oral, en un documento denominado GUÍA DE ATENCIÓN ODONTOLOGÍCA Código AU2GU02 Versión 2 DE 16/07/2007 y el documento Diagnóstico, Tratamiento y Rehabilitación Odontología con Código: A02MA01 versión 4 de 2009 fue declarado Obsoleto

En los servicios de odontología de los centros de atención se utiliza el registro diario de actividades odontológicas AI-FO-1 versión 1 05/06/2013 en físico, los cuales son archivados en la oficina de Estadísticas.Se cuenta con este mismo formato en Excel el cual se espera que sea autorizado por la oficina de Planeación para disminuir el uso de papel y los espacios en archivo.Los formatos normalizados son registros : Registro Diarios, remisión, interconsulta, carnet, consentimiento informado, registros de temperatura y humedad , constancias de pacientes sanos y tratamiento terminado.

RESULTADOS

La disponibilidad del personal profesional y auxiliares de Consultorio odontológico y de Higiene Oral en la atención de la Auditoria. Lo mismo que para brindar una atención con calidad y calidez a los pacientes de la ESE San Cristóbal .

Los insumos de Odontología no son entregados a tiempo ni a completitud, La auxiliar de consultorio debe venir al Almacén a revisar el pedido y de acuerdo a las existencias se les va entregando.En el Cami Altamira se cuenta con computadores y sillas nuevas. Hay un computador para dar debaja y no ha sido recogido, las caretas nuevas se les cae el acetato

RESULTADOS

En el mes de febrero no se realizaron los mantenimientos programados según cronograma por falta de contrato

Los controles de Humedad y temperatura se encuentran entre los parámetros normales y se reportan en las dos jornadas mañana y tarde

En la Upa Bello Horizonte hay un escape de aire en la unidad 1 y en la unidad 2 sale agua por la escupidera, la lámpara de fotocurado esta dañada, la luz y el protector , lo anterior ha sido reportado en On line desde el viernes 20 de Marzo

En la Upa Primero de Mayo el equipo de Rayos X tiene un bombillo en rojo y fue reportado desde el martes 24 de marzo.Faltan 5 puntas de cavitron , Hay dos lámparas de fotocurado remendadas que son prestadas por el proveedor, Todos los sillones están rotos

RESULTADOS

El proceso de Bioseguridad esta funcionando bien en todos los centros Se hacen varias cargas de instrumental al dia para dar cumplimiento a las necesidades del servicio. Se tienen instrumental para dar debaja y se debe remplazar para tener suficiente instrumental y disminuir el numero de cargas de esterilización

Revisado el registro de seguimiento a POAS 2014 publicado en la intranet, en el POA de Acciones Intramurales, se observa: En la actividad1. Lograr terminar el 75% de los tratamientos iniciados a usuarios del FFD : se evidencio que con corte a 2014 se logro el 74%, luego la meta se cumplió en un 98.66%.En la Actividad 2 Mantener que el 30% de los usuarios de las EPSS atendidos se les realice control de placa y fluorización, Indicador Acumulativo, 7.5% Trimestral se logro el 100%. Las Actividades relacionadas con Productividad y rendimiento tanto de Odontología General, Higiene Oral y Endodoncia se encuentran dentro de los estándares establecidos.

El servicio de urgencia es prestado en todos los centros de atención, según demanda , se abren espacios en la agenda como extras, con un tiempo de espera aproximado de una hora. Se sigue un protocolo desde la valoración, la facturación según triage y se abre el espacio entre pacientes para ser atendidos. el Cami Altamira mensualmente se atiende 45 pacientes en enero y 39 en febrero , En los demás centros la demanda es mas baja

RESULTADOS

En el proceso de Facturación se observan inconsistencias relacionadas con actividades en paciente que no asisten por la no depuración de las inasistencias en los Pre Rips en los centros de atención

Se cuestiono a todos los profesionales y auxiliares de consultorio Odontológico y de Higiene Oral sobre los Riesgos de Odontología, los cuales ubican en la intranet en acciones Intramurales, consulta externa pero no saben cuales son ni cuales corresponden específicamente a Odontología

RESULTADOS

Los Indicadores de odontología son reportados por los coordinadores de los centros con base en los datos reportados en los registros diarios de atención mas no son socializados a los odontólogos y estos no los conocen

En el PM 2014 de acciones Intramurales se evidencian las actividades de Odontología las cuales han sido cerradas con medicion de efectividad.

CONCLUSIONES

De acuerdo con los objetivos propuestos se puede concluir que: 1. En general las Actividades de odontología e Higiene Oral se realizan de acuerdo a los parámetros y lineamientos establecidos en la Resoluciones 412 de 2000, 4505 de 2012, 2003 de 2014 y 4003 de 2008 del Ministerio de Salud y Protección Social. 2. se evidencia en el buen clima organizacional en los Centro de Atención de la ESE San Cristóbal.3.No se evidencia estrategias que promuevan la participación del personal que realiza actividades de promoción y prevención en la identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo del riesgo operacional. 4. las actividades de Odontología han sido cerradas con medicion de efectividad en el PM 2014

CONCLUSIONES

5. El registro diario de actividades odontológicas AI-FO-1 versión 1 05/06/2013 en físico, y se cuenta con este mismo formato en Excel el cual se espera que sea autorizado por la oficina de Planeación para disminuir el uso de papel y los espacios en archivo.

6. El registro de seguimiento a POAS 2014 publicado en la intranet, en el POA de Acciones Intramurales, se observa: En la actividad1. Se logro el 74%, luego la meta se cumplió en un 98.66%.En la Actividad Se logro el 100%. Las Actividades relacionadas con Productividad y rendimiento tanto de Odontología General, Higiene Oral y Endodoncia se encuentran dentro de los estándares establecidos.

RECOMENDACIONES1. Formular el plan de mejoramiento para los hallazgos evidenciados, siguiendo el procedimiento de gestión para la mejora:- Se recomienda realizar las mejoras relacionadas con Infraestructura, insumos y mantenimientos - Realizar charlas dirigidas a los usuarios enfocado al cumplimiento de los deberes y los derechos concientizándolos de la importancia de asistir a las consultas programas o cancelarlas oportunamente. - Se recomienda definir y aplicar estrategias que promuevan la participación del personal de salud oral en la identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo del riesgo operacional.

-Fortalecer la directriz de revisar en Dinámica Gerencial los PRE RIPS con el fin de evidenciar las inasistencias y así realizar el tramite de anulación de las facturas de los usuarios que no asisten a las citas programadas.

-Solicitar a la oficina de sistemas la actualización de las bases de datos del cliente interno para que los estadísticos y el área de facturación de los centros realicen la identificación del profesional o auxiliar tratante en el momento de facturar.

Actualizar la Guía de Atención clínica de odontología 2007 y el instructivo de odontología 2009.

RECOMENDACIONES