-AUDITORÍA ODONTOLÓGICA–

-TRATAMIENTO TERMINADO EN ODONTOLOGIA

Proceso MISIONALAcciones intramurales

MAYO de 2014

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

CLAUDIA LEONOR BASTIDAS R.

OBJETIVO GENERAL • Evaluar el cumplimiento de los tratamientos

terminados de odontología en pacientes de la ESE SAN CRISTÓBAL (Fondo Financiero y Capitación) y realizar las recomendaciones para la mejora tanto individual como del proceso

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1. Revisar aspectos relacionados con generalidades del Proceso frente a las metas del POA Misional y del plan de desarrollo institucional relacionadas.

• 2. Verificar el proceso de Facturación de actividades de Odontología.

• 3. Evaluar las evidencias resultantes de los soportes de las actividades realizadas con base en el proceso de facturación vs atención odontológica de FFDS y de Cápita

• 4. Generar recomendaciones institucionales, por proceso e individuales, que soporten la construcción de Planes de Mejora, cuando hubiere lugar.

ALCANCE

Verificación del cumplimiento del proceso de tratamientos terminados en odontología, frente al Objetivo institucional de incidir de forma positiva en los determinantes del proceso salud enfermedad para mejorar la calidad de vida y la salud de la población de la localidad IV, actuando de manera intersectorial. PERIODO AUDITADO : Enero a Diciembre de 2013Cronograma Plan de auditoría durante los meses de diciembre de 2013 A Febrero de 2014.

Centros: CAMI Altamira, UPA Bello Horizonte, UPA La Victoria, UPA Alpes, y UPA Primero de Mayo.

Auditados : 13 odontólogos, 1 Especialista (Endodoncista), 9 auxiliares de Higiene Oral y 10 Auxiliares de Consultorio Odontológico que ofrecen servicios en Salud Oral.

METODOLOGÍA Construcción y presentación del plan de auditoría y aprobación por parte del Asesor de la Oficina de Control Interno, Construcción del papel de trabajo Aplicación del papel de trabajo, por cada centro de atención que nos permitía medir el grado de cumplimiento del procedimiento de tratamiento terminado en odontología.Verificación de la información documentada y suministrada por los responsables del proceso.Revisión de aspectos relacionados con generalidades del Proceso frente a las metas del POA Misional y del plan de desarrollo institucional relacionadas.Observación de los procesos: se observaron los siguientes criterios de análisis: Previa a la Atención, Facturación, Agendación, Durante la Atención, Controles y NegociaciónEntrevistas: dirigidas a la referente de Facturación, al auxiliar de estadística y los responsables de centro, con el fin de conocer su visión desde el campo diario de actuación, fundamentada en los criterios de calidad.Seguimiento al plan de mejoramiento de la auditoría anterior.Consolidación de la información documentada, de la observación directa y de la entrevista a los responsables del proceso en cada centro.Se incluye en el presente informe el consolidado de los estándares de 2010 y 2013

RESULTADOS

ESTÁNDAR 2010 2013

REGULAR 0-60 0-69.0

BUENO 61-80 70-89

EXCELENTE 80-100 90-100

Cuadro 1: CONSOLIDADO DE ESTÁNDARES ESE SAN CRISTÓBAL 2010-2013

RESULTADOS DE LA ADHERENCIA A LA GUÍA DE MANEJO DE LA

GESTANTEPOR CENTROS 2013

NUMERAL MECI

NUMERAL DE LA NTCGP

1000:2009

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION

HALLAZGOS

OBSERVACION

PROCESO RESPONSABLE CONFO

RME

NO CONFO

RME

Subs. Control estratégico: planes y programas

Numeral 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio

Revisado el registro de seguimiento a POAS 2013 publicado en la intranet, del POA de Acciones Intramurales, se observa: Los resultados en el 2013 de la meta 1 del Plan Táctico Institucional "Incrementar un punto anual de la línea base la atención de primera vez en salud oral de los niños, niñas y jóvenes menores de 19 años", definido en el POA son: primer trimestre 1908/2358=0,8, segundo trimestre 2087/1909=1,09, tercer trimestre 2500/1943=1,28, cuarto trimestre: 2227/1795=1,24, año 2013-

8722/8005=1,08

Para el año 2013, se cumplió la meta al 100% como estaba establecida en el Plan táctico del POA, se incremento en 1.08 puntos con respecto al año 2012 para un cumplimiento del 100%.

Sin embargo, en el Plan de Desarrollo Institucional no se observa la Meta "Incrementar un punto anual de la línea base la atención de primera vez en salud oral de los niños, niñas y jóvenes menores de 19 años". Lo anterior evidencia desarticulación y falta de armonización en el enfoque entre el Plan de Desarrollo Institucional, el plan táctico y POA del proceso.

 

X  OAP- Direccionamiento Estratégico

Subs. Control estratégico: planes y programas

Numeral 7.7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio

La actividad 1 del POA Asistencial (Lograr terminar el 75% de los tratamientos iniciados a los usuarios del FFD), no se alcanzo en la vigencia 2013. El indicador de Continuidad tuvo un resultado para 2013 de, 54.82% y , para el contrato del FFD fue de 53%, en el primer trimestre de 2014 es de: 47.99%, lo anterior es justificado por la totalidad de los encuestados debido a: 1. pago de cuotas moderadores por usuarios de baja capacidad de pago y 2. Las variaciones constantes en las bases de datos de afiliados. Nótese que la actividad 1 del POA está formulada como una meta. Verificadas las actas de reuniones de Odontólogos del 8 de Febrero de 2013 se evidencia que se efectuó autoevaluación y toma de decisiones para corregir la situación observada

 

X

 

PROCESO ACCIONES INTRAMURALESSubgerencia de servicios Odontólogos,Referentes de los centros, Coordinador de Odontología

NUMERAL MECINUMERAL DE

LA NTCGP 1000:2009

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACIONOBSERVA

CIONPROCESO

RESPONSABLE CONFORME

NO CONFOR

ME

Subsistema: Control EstratégicoComponente: Direccionamiento estratégico

Numeral 7.7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio

La actividad 2 del POA, tiene como Indicador (Realizar seguimiento a los usuarios que ingresaron por primera vez a consulta odontológica con el fin de que finalicen el tratamiento iniciado), los resultados son: 1 semestre 70 % y segundo trimestre 100%. Con una efectividad del 65%. Indicador no define realmente acciones de medición frente a la meta propuesta

 

X

   

Subsistema: Control de gestiónComponente: Actividades de ControlElemento: Políticas de Operación

Numeral 7. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con elproducto y/o servicio

En el análisis de las estadísticas institucionales de continuidad de tratamiento terminado institucional el resultado reportado y publicado en Estatota 2013 tanto para pacientes de EPSS y de vinculados no coinciden con los resultados reportados en el seguimiento del POA publicado en la intranet. La anterior imprecisión puede dar lugar a datos no confiables que podrían ser utilizados en la toma de decisiones.Considerando que la fuente oficial de la información institucional es Estatota  

X

   

NUMERAL MECI

NUMERAL DE LA NTCGP

1000:2009

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACIONOBSERVA

CIONPROCESO

RESPONSABLE CONFORME

NO CONFOR

ME

Subs. Control estratégico. Componente Direccionamiento estratégico

Numeral 4. 4.1 Requisitos generales

El proceso de auditoría realizada a los odontólogos y Auxiliares de consultorio odontológico evidencia el desconocimiento de la ubicación del proceso de odontología en la Intranet de la Institución (Instructivo odontología Código: A02MA01).

 

X

  OAP- Calidad

Subsistema: Control EstratégicoComponente: Direccionamiento estratégicoElemento: Planes y Programas

Numeral 6. 6.4. Ambiente de trabajo

No se evidencia una articulación efectiva de los diferentes actores que participan en el ciclo de atención de los usuarios: profesionales asistenciales, facturadores, informadores, referentes de atención del usurario, coordinadores.

       

NUMERAL MECINUMERAL DE

LA NTCGP 1000:2009

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACIONOBSERVACION

PROCESO RESPONSABLE CONFOR

ME

NO CONFORM

E

Subsistema: Control de GestiónComponente: actividad de ControlElemento: Controles

Numeral 88.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

Falta establecer mecanismos de autocontrol en el proceso analizado

       

Subsistema: Control de Evaluación Componente: AutoevaluaciónElemento: Autoevaluacion de la gestión

Numeral 88.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

Revisados los registros de facturación reportados en el área financiera se observa un total de 652 tratamientos terminados a pacientes vinculados, mientras que los reportados por estadística (ESTATOTA 2013) refieren 702 tratamientos terminados a pacientes vinculados. La imprecisión en los mismos datos suministrados por las dos fuentes sugiere un riesgo para la Entidad, pues no se estaría facturando todas las actividades realizadas.

       

Subsistema: Control de Evaluación Componente: AutoevaluaciónElemento: Autoevaluacion de la gestión

Numeral 88.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o ser-vicio

Al revisar el proceso y confrontarlo contra el Instructivo se evidencian que las dificultades de terminar los tratamientos se origina en la adecuación del proceso mismo, en los centros donde se definen actividades tales como que los facturadores se encargan de facturar las actividades de profesionales definidos con antelación ya sea una vez termine el tratamiento o al final del mes. En el mismo sentido también se debe a los cambios constantes en las bases de datos de los comprobadores de derechos, lo que hace dispendioso y demorado el procedimiento de facturación.

       

NUMERAL MECINUMERAL DE

LA NTCGP 1000:2009

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACIONOBSERVACION

PROCESO RESPONSABLE CONFOR

ME

NO CONFOR

ME

VARIABLES ESTUDIADAS

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBREOCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRETOTAL

17 67 56 47 38 19 55 21 10 24 24 21 399

0 5 8 6 0 12 8 2 1 2 5 49

7 18 18 19 13 6 20 9 3 10 7 2 132

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBREOCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

1 5 11 5 4 6 8 4 0 2 2 1 490 0 0 0 1 1 2 0 0 0 1 50 2 3 3 3 1 3 1 0 1 0 1 18

18 72 67 52 42 25 63 25 10 26 26 22 4480 5 8 6 1 13 10 2 1 0 2 6 547 20 21 22 16 7 23 10 3 11 7 3 150

652

Tratamiento odontológico terminado en endodoncia I NivelTratamiento odontológico terminado en cirugía oral I Nivel

INFORME DE TRATAMIENTOS TERMINADOS FFDS

Tratamiento odontológico terminado en operatoria I Nivel

Tratamiento odontológico terminado en endodoncia I Nivel

Tratamiento odontológico terminado en cirugía oral I Nivel

VINCULADOS

DESPLAZADOSTratamiento odontológico terminado en operatoria I Nivel

TOTAL AMBOS CONTRATOS Tratamiento odontológico terminado en operatoria I NivelTratamiento odontológico terminado en endodoncia I NivelTratamiento odontológico terminado en cirugía oral I Nivel

Fuente: Informe Elaborado por Carolina Hernández Técnico de Facturación,Oficina Financiera Ese San cristóbal

CUMPLIMIENTO PROCESO DE FACTURACIÓN

CUMPLIMIENTO INDICADOR DE CONTINUIDAD FRENTE A LAS ESTADÍSTICAS INSTITUCIONALES

DETALLE ENERO FEBRERO MARZO

TOTAL PRIMER

TRIMESTRE ABRIL MAYO JUNIO

TOTAL PRIMER

SEMESTRE JULIO AGOSTOSEPTIEM

BRETOTAL 9 MESES OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL AÑO

TTOS TERM REALIZADOS 476 541 476 1.493 611 659 496 3.259 626 612 668 5.165 754 715 552 7.186

T. INICIADOS REALIZADOS 788 874 885 2.547 1.116 1.075 969 5.707 1.190 1.272 1.295 9.464 1.338 1.217 1.089 13.108

CONTINUIDAD TTO TERMINADO 60,41% 61,90% 53,79% 58,62% 54,75% 61,30% 51,19% 57,11% 52,61% 48,11% 51,58% 54,58% 56,35% 58,75% 50,69% 54,82%55,75% 74,33% 77,00% 50,77% 67,69% 55,26% 75,00%

77%- 3er 67% y en el 4TO trmestre 61%, 74% 6100%

T. TERMINADOS REALIZADOS VINC. 35 94 94 223 70 79 31 403 84 50 51 588 51 34 29 702

T. INICIADOS REALIZADOS VINC. 75 126 143 344 151 119 82 696 158 152 85 1091 85 73 76 1325CONTINUIDAD TTO TERMINADO VINC. 47% 75% 66% 65% 46% 66% 38% 58% 53% 33% 60% 54% 60% 47% 38% 53%

los datos del poa no corresponden con la medicion de indicadores

INDICADOR DE CONTINUIDAD 2013

ESE SAN CRISTOBALSERVICIO DE ODONTOLOGÍA

CONTINUIDAD TTO TERMINADO ODONTOLOGIA FFDTRIMESTRE POA ESTADISTICA

2DO 58,30% 55,75%3ER 50,24% 50,77%4TO 46% 55,26%

PROCESO

PROCESO

ANÁLISIS CON LAS BASES DE FACTURACIÓN

MES DOCUMENTO TRATAMIENTO FINALIZADO NO

FACTURADO

Centro de Atención

Octubre de 2013

1003516158 Tratamiento terminado en operatorio Bello Horizonte

52901441 Tratamiento terminado en endodoncia

La Victoria5788684 Tratamiento terminado en

operatoria.La Victoria

Diciembre de 2013

65717499 Tratamiento terminado en cirugía y endodoncia.

Primero de Mayo41400853 Tratamiento terminado en

cirugía y operatoria. Bello Horizonte

1023906314 Tratamiento terminado en operatoria.

Primero de Mayo1023937884 Tratamiento terminado en

operatoria.CAMI Altamira

Se realizó reunión con la Referente de mercadeo Dra. Luz Stella Muñoz Beltrán quien explico la existencia de los siguientes convenios y/o Contratos:Dos Contrato en el F.F.D.S N° 1471- 2013 para población pobre no asegurada y el contrato N° 1503-2013 para población víctima de la violencia en condición de desplazamiento. La forma de pago de ambos contratos en odontología es contra Tratamiento terminado, contra facturación. Dos Contrato con CAPRECOM N°CR-028-2014 Resolutivo, atención odontológica por Unidad de pago por capitación UPC = 9622.16 por mes y el CR11-060-2013 de PYP No incluye actividades de odontología y de pago anticipado.Un contrato con CAPITAL SALUD de 2011 con UPC $11.300 incluye resolutivo y P y P

CONTROLES Y NEGOCIACIÓN

RECOMENDACIONESAjustar el indicador 2 del POA asistencial Hacer coincidir los reportes del POA con los estadísticas Institucionales Dar cumplimiento a las metas 1 del POARealizar re inducción o entrenamiento en puesto de trabajo a los Odontólogos sobre el proceso Instructivo odontología Código: A02MA01Fortalecer estrategias de seguimiento, identificación y motivación de los pacientes para terminar los tratamientos Facturar oportunamente las actividades que realizan los profesionales de odontología para la no afectación de los recursos financieros de la instituciónReplantear indicadores de socialización telefónica: Numero de pacientes que después de la llamada terminaros el tratamiento/ Numero de pacientes llamados