Post on 08-Jul-2015
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UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MÉXICOUNIDAD ACADEMICA PROFESIONAL NEZAHUALCOYOTL
LICENCIATURA EN EDUCACIÓN PARA LA SALUD
Integrantes Equipo 5:
De Ángel Polanco M.
Galván López Merari
González Ruelas Valeria
Rodríguez Rosas Pamela
Rodríguez García Vianey Monserrat
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
• Unificar y estandarizar los criterios básicos para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
Objetivo
• Describe desde los aspectos de forma y redacción de los documentos hasta el contenido de los mismos.
Alcance
DEFINICIONES
• Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Calidad
• Información y su medio de soporteDocumento
• Representación gráfica de las actividades del procedimiento que debe seguirse para la ejecución de un proceso
Diagrama de flujo
• Documento que establece unos requisitos, que pueden estar relacionados con actividades
Especificación
• Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Gestión documental
• Documento diseñado para consignar datos sobre una actividad, procedimiento o proceso
Formato
• Documento breve que describe el CÓMO se deben realizar las diferentes actividades.Instructivo
• Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.
Manual de calidad
• Metodología mediante la cual se desarrolla el Modelo Gerencial, se identifican entre otros aspectos: los beneficiarios
Modelo operativo por procesos
• Intención global y orientación relativa a la calidad definidas y expresadas formalmente por la Alta Dirección
Política de la calidad
• Aclaración que se hace en la parte inferior de la página para ampliar una idea expresada en el texto
Nota al pie
• Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse
Plan de calidad
• Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro de un determinado grupo de actividades. Indican QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO se deben realizar.
Procedimiento
• Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con el propósito de agregarles valor para obtener un producto o servicio.
• Estratégicos
• Misionales
• De apoyo
• De evaluación y control
Proceso
• Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Registro
• Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Revisión
• Se constituye en una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios que se proporcionan a la comunidad.
Sistema de gestión de la calidad
ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN
Manual de la calidad
Macroprocesos/
Procesos
Procedimientos
instructivos
Registros y formatos
Presentación de un documento
Para presentar los documentos, se tendrán en cuenta las siguientes especificaciones.
Encabezado
A: Logotipo de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCREB: Grupo general de documentación al que pertenece el documentoC: Código del documentoD: Versión del documentoE: Fecha de aprobación del documento, que indica la vigencia del
mismoLos textos mencionados se escriben en letra Arial 10.
Se colocará la frase: “ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR“
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL
GOBERNADORPág. 3 de 40
Copia controlada
Pie de pagina
Textos
Tipo de letra: Arial
• Tamaño de la fuente: 12 en documentos de Word y en los Formatos podrán variar del 12 al 6 según se ajuste
Tamaño de la fuente para el pie de página: 6
• Interlineado a espacio sencillo
TÍTULOS
Cuarto Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1.1.1. Gerencia de Recurso Humano
Tercer Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1.1. Gerencia del Complejo
Segundo Nivel
6.1. Responsabilidades Gerenciales
Primer Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6. RESPONSABILIDADES
Arial 12 en negrilla, mayúscula
Márgenes de los documentos
Control de Revisión y Aprobación
Elaborado por: Fecha:
Revisado por: Fecha:
Aprobado por: Fecha:
*Los textos mencionados anteriormente se escriben en letra Arial 10
Versión de los Documentos
• Comenzará en la versión 01 e irá incrementándose en uno a medida que sufra cambios de fondo
• Los cambios que se originen de una versión a otra deben ser de fondo, más no de forma y es responsabilidad del Coordinador de Calidad
• Si solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el sentido de la actividad descrita, no amerita la elaboración de una nueva versión,
Cuerpo del documento
Definiciones
Se deben nombrar en orden alfabetico
Alcance
Campo de aplicación del documento
Propósito
Se describe el objetivo por el cual el documento fue diseñado
Documentos de referencia
Bibliografía que se puede consultar para apoyar el entendimiento de la norma
Contenido/Desarrollo
Que, Como, Donde, Quien, Con Que y Cuando
Documentos y registros
Se relacionan los documentos de consulta, así como los registros
Responsabilidad y Autoridad
Se relacionan los documentos de consulta, así como los registros
X: Obligatorio O: Opcional N: No Aplica
Contenido típico Procedimiento Instructivos Formato
Propósito X O N
Alcance X N N
Definiciones O O N
Responsabilidad y autoridad X X O
Documentos y registros O O N
Contenido/ desarrollo X X X
Documentos de referencia O O N
Diagrama de flujo
Símbolo Descripción Observación
Inicio/FinIdentifica la dependencia que lleva a cabo la actividad inicial.
Documentos o registros
Representa la preparación de un documento Original
MultidicumentoSe utiliza cuando se manejan varios documentos o registros.
DecisiónSe emplean cuando existen mínimo dos posibilidades de decisión sobre un aspecto
Archivo
Definitivo
Indica que se deben registrar documentos, materiales, entro otros.
INICIO
Archivo/Almacenamiento
Indica que se deben conservar documentos
OperaciónRepresenta una operación
ConectorConector de paginas
ConectorSe utiliza para conectar diferentes actividades cuando se dificulta unir la secuencia de las mismas
Fecha de conexión
Indica el sentido de información
FinRepresenta el final del proceso
Dos caracteres más que identifican el proceso al que pertenece el documento.
Proceso Código
Planeación Institucional PI
Mejoramiento Continuo MC
Comunicación CN
Proyección Social PS
Servicios de Salud SS
Apoyo a la Gestión Municipal AG
Obras de Infraestructura y Servicios Básicos
OI
Productividad, Competitividad y Ambiente
PC
Talento Humano TH
Proceso Código
Gestión Financiera GF
Apoyo Jurídico AJ
Gestión Logística GL
Gestión Documental GD
Atención al Ciudadano AC
Control de Gestión CG
Control Disciplinario CD
Dos caracteres más que identifican el número de documento.
Área Código
Norma Fundamental 01
Manual de Procesos y Procedimiento
02
Manual de Calidad 03
Auditoria Interna 04
Control de Producto y/o Servicio No Conforme
05
Control de Documentos 06
Manual de Administración del Riesgo
07
Y un carácter más que identifican el tipo de documento.
Tipo Código
Manual de Calidad M
Norma N
Procedimiento P
Instructivo I
Formato F
Guía G
Apoyo
Gestión documental
Norma fundamental
Norma
Ejemplo
Son documentos asociados a un procedimiento o instructivo, se le agrega lo siguiente a la codificación:
Formato Consecutivo del
DocumentoRelacionado
Gestión documental, imagen e identidad corporativa.
• Establecer criterios que esta área facilite el uso adecuado en lo que se refiere a la comunicación visual.
Objetivo
• Para toda la documentación e implementos como camisetas, gorras, pendones, entre otros.
Alcance
Gestión documental, imagen e identidad corporativa.
Elaboración de oficios
Objetivo:Unifica los requisitos
para la elaboración de oficios.
Partes del oficio
Asunto
Síntesis del tema de la carta, máximo cuatro palabras.
Datos del destinatario
Tratamiento o título académico, nombre del destinatario, cargo
Empresa, dirección , nombre de la ciudad y país
Fecha
Nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío.
Día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto
Número (referencia)
Es consecutivo, se escribe en el margen superior, (No.)
Partes del oficio
Despedida
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, seguido de una coma.
Páginas Subsiguientes
hojas en blanco o que tenga impreso el membrete.La última página debe contener, como mínimo, el
párrafo de cierre antes de la despedida.
Texto
Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos.
Salud o vocativo
Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.
Partes del oficio
Remitente
Nombre y cargo
En caso de dos o más firmantes, se pueden
distribuir uno debajo del otro o en pareja. Si el
número es impar, el último se centra.
Líneas Especiales
Anexos: Si se requieren, se detallan en el texto.
Copia: A dos renglones del firmante
Identificación del transcriptor, del que
proyecta y el que aprueba
Elaboró: Sonia C. ;Revisó: Pedro P. ;Aprobó: Juan J.
Clasificación
Circular externa, circular.
Dar a conocer informaciones de la entidad territorial
de carácter general.
Forma personalizada aunque su
contenido sea el mismo.
Circular interna, general.
Dar a conocer internamente actividades.
Denominación del documento: CIRCULAR
Requisitos
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Zonas
Zona 1: Espacio destinado para ubicación del
membrete.
Zona 2: Espacio destinado para la impresión de
dirección, teléfono, fax (según plantilla)
Elaboración de Certificados y Constancias
Objeto
• Establecer los requisitos para la elaboración de certificados y constancias expedidas por las diferentes dependencias de la Gobernación.
Certificado
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.
Constancia
• Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
Cargo
• Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
Clasificación:
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:
Constancia para:
Tiempo de servicio laboral
Salarios u honorarios
Cumplimiento de comisionesComportamiento del trabajador
Cumplimiento de contrato
Relación de retenciones de impuestos• Requisitos.
Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cmPartes de los Certificados y Constancias
Se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera.
Fecha
• Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número
Cargo
• El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado,precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.Ejemplo:
LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS
Texto:
De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo seinicia el texto con la conjunción Que.
Datos que incluye
· Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y elnúmero del documento de identidad.
· Razón social de una empresa en mayúscula.
· Es importante que no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticalesni de puntuación.
· La presentación debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. En elúltimo párrafo.
Ejemplo:Esta constancia se expide a solicitud del interesado
· Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúsculasostenida, de cuatro a seis interlineas del último renglón del texto.
· Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo seanota el nombre e inicial del apellido, de la persona
responsable de transcribir el documento.
Elaboración de Actas
Objeto
• Establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas en las diferentes dependencias de la Gobernación.
DEFINICIONES
Acta:
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
Convocatoria:
Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento:
Nombre que identifica el acta.
Desarrollo:
Descripción de los asuntos tratados en una reunión o convenios acordados.
Encabezado:
Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
Espacio:
Distancia horizontal de escritura.
Hora:
Registro de tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Número:
Identificación consecutiva del documento, que dependerá del consecutivo que lleve cada dependencia de la Gobernación.
Orden del día:
Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Título:
Denominación específica del nombre de la reunión.
Requisitos Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
Redacción: Se redactan en tiempo pasado
Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio
El acta no se debe redactar con errores técnicos, ortográficos o gramaticales ni de puntuación.
Presentación: Las actas se pueden presentar en hojas sueltas.
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna (sin membrete).
El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guion.
En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).
Páginas subsiguientes:De las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos:
Requisitos EspecíficosEl nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera se escriben centrados, en mayúscula sostenida a tres interlineas del membrete de la Gobernación de Sucre (puede utilizarse negrilla para resaltar).
Denominación del documento y número:
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula
sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Fecha:
Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la denominación del documento
Hora:
Contra el margen izquierdo de 1, 5 a 2 interlineas de la fecha se coloca la palabra
HORA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:).
Lugar:
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúsculas.
Asistentes:
Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúsculas.
Invitados:
A continuación de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlineas del último nombre se anota la palabra INVITADOS,
Orden del día:
De 1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números arábigos.
Desarrollo:
A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
Convocatoria:
A tres interlineas del último renglón del texto. Se anota la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar
Firmas responsables:
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínima dos aparecen en la página donde finaliza el texto.
Anexos:
Cuando en una reunión se presenten documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo.
Elaboración de Resoluciones y Decretos
Objeto
• Esta norma establece y unifica los requisitospara la elaboración de actos administrativoscomo Resoluciones y Decretos.
Membrete
Inscripción del conjunto de datos que identifica a nuestra entidad y a diferencia del resto de documentos éste va con el Escudo.
Anexo
Documento o elemento que acompaña la Resolución o Decreto.
Transcriptor
Persona responsable de digitar el documento.
Proyectó
Persona responsable de la elaboración del documento.
Revisó
Persona responsable de revisar el documento
Tamaño de Papel
Siempre se utilizará papel tamaño oficio o legal
Tipo de Letra:
Arial – tamaño 12
Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm, Inferior entre 2 cm y 3 cm, Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm, y Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Esta norma aplica para la solicitud de los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal ante la Oficina de Presupuesto del
Departamento.
Se deberá utilizar el siguiente formato
Formato Control Asistencia a Eventos
Esta norma aplica para el control de asistencia a
eventos: Seminarios, talleres, etc.
Será unificado para todas las dependencias de la Gobernación, con
las siguientes características:
Elaboración de las
presentaciones con
diapositivas
El tipo de letra es Arial eltamaño de letras tanto paratítulos como para elcontenido de las diapositivas nose encuentra
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Objetivo
tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística.
Alcance
Esta norma aplica para toda la documentación de conformidad con sus
Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la
entidad.
Instructivo de Aplicación
organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención
Documental, de la siguiente manera:
Organización de los archivos de gestión:La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de RetenciónDocumental debidamente aprobada
Ordenamiento de expedientes (Series y subseries documentales):Cada Oficina debe tener en su mueble archivador, todas las carpetas con lasseries que aparecen en las Tablas de Retención, ordenadas en secuenciasalfabéticas, numéricas, cronológicas o mixtas.
Identificación de carpetas:
El nombre de la carpeta se escribirá en computador, se cortará la tira, se pegará en la parte superior de la carpeta y encima se le colocará cinta pegante transparente o papel contac. Así el espacio central de la carpeta quedará libre para pegar el rótulo cuando la carpeta se transfiera.
Foliación:
Todas las hojas que integran una carpeta o expediente deben foliarse una vezésta haya llegado a la máxima cantidad de folios establecida en la institución.
Instrucciones de foliación
Orden original: Los documentos que contiene la carpeta que va a foliarse deben estar ordenados en orden original
original estricto: Primer documento al abrir la carpeta es el más antiguo).
Orden original invertido (el primer documento al abrir lacarpeta es el más reciente).
Cada carpeta para foliar debe estardepurada; es decir, se eliminan losduplicados, las hojas en blanco y losdocumentos establecidos como NOESENCIALES.
La operación de foliar consiste encolocar un número consecutivo en laesquina superior derecha de la caraanterior de cada folio en el mismosentido del texto del documento (nose folia por detrás).
Se debe foliar sin enmendaduras otachones, en forma legible y cuidandode no hacerlo sobre el texto deldocumento. Esto es alteración.
Si hay planos en la carpeta tambiénse foliarán consecutivamente yconun solo folio cada uno.
Los expedientes complejos(procesos jurídicos odisciplinarios,historiaslaborales/clínicas, contratos et.c,) sefoliarán consecutivamenteindependiente de la cantidad decarpetas queéste tenga.
Los expedientes simples (decretos,resoluciones, actas, ordenanzas,etc),se foliarán independientementecada carpeta.
Si hay un empastado o argollado, paginado o no, se foliará como un solo folio y no se tendrá en cuenta su número de páginas.
Las fotografías sueltas se foliarán por detrás con lápiz y a cada fotografía le corresponderá un número. Si están pegadas en una hoja, sólo se folia la hoja.
Los errores en la foliación se tacharán con línea oblicua. Ej. 15
Si contiene CD, disquetes o cualquier otro medio magnético, estos no se folian directamente.
Rotulación de carpetas o legajos internos:
Consiste en pegar el rótulo de estado a todas las carpetas que se van a transferiral archivo central. El rótulo debe contener los datos básicos de ley y los demásque sean necesarios para permitir la ubicación de la carpeta.
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO QUE PUEDEN USARSE EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE SUCRE:
Cartulina legajadora• se manda a
timbrar con el rotulo estándar institucional.
Carpeta de cartón • Tamaño oficio,
colgante o vertical.
Gancho legajador• Se usara el
gancho platico en todas las etapas del ciclo vital de los documentos.
Carpeta AZ se usara en los archivos de gestión se le pegara en el lomo el rotulo institucional el cual contiene los datos básicos del contenido de la carpeta.
TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL (PRIMARIAS)
Definición trasferencia documental: es el paso de la documentación del archivo de gestión central
Que y cuando transferir: las oficinas deberán transferir al archivo expedientes que hayan cumplido el tiempo de retención
Preparación de expedientes para transferir: los expedientes deberán estar legajados y ordenados conforme al orden original.
Gancho legajado: aquí será utilizado el gancho legajado platico, esto será obligatorio para recibir la transferencia del archivo
Retiro de material metálico: al pasar el archivo central se le retiraran todos los clips y las grapas.
Depuración del expediente: se deberá extraer duplicados de documentos, tarjetas sociales, etc. Documentos que no impliquen valores de ningún tipo.
Foliación: después de depurados deberán ser foliados por el encargado, pero la encargada deberá totalizar los folios de cada expediente.
Inventario único documental: aquí el auxiliar de oficina relaciona los expedientes por entrega, consignando las fechas extremas y el numero de folios.
FLUJO GRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Asistente de oficinalVerifica que los documentos que se desean transferir hayan cumplido con su etapa de gestión
Solicita al encargado el núm. De cajas que se valla a necesitar para la transferencia
Ejecuta la preparación de los expedientes
Retirado de grapas, rotulación técnica, depuración y orden original
Transferencia deberá ir acompañada del inventario único
Verifica que los expedientes estén debidamente preparados
Y que todo lo del inventario este completo
Si es así se firma el inventario como si recibido y devuelve una copia al oficinista
CONTROLES DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:
• Todo documento deberán ser registrados en el control de préstamo.
Salida de documentos
• Este puede ser libro o planilla a criterio del oficinista desacuerdo a su función
Formato de control de préstamo
• El tiempo máximo en el que el documento será prestado serán 8 días
Tiempo de préstamo
Pautas de preservación y conservación de documentos en archivos de gestión.
• Se deberán de poner el menor núm. de elementos metálicos posibles a los documentos.
Elementos metálicos
• Se deben de perforar del lado donde haya margen.
Perforación de hojas
• Debe hacerse en forma diagonal para evitar que se rompa el documento
Grapado de documentos
• Se debe usar la uña saca grapas.
Desgrapado
• Los auxiliares no deberán usar saliva para facilitar el paso de las hojas.
Saliva para pasar
documentos
• Escribir con lapicero sobre el texto es alteración de documentos.
Alteración de
documentos públicos
• No se perfore las carpetasPerforación de carpeta
• Los documentos recibidos por fax de papel químico deberán fotocopiarse
Faxes de papel
químico
• No se les debe de echar ninguna sustancia ya que su deterioro será de inmediato
Conservación de soportes tecnológicos
Especificaciones de restauración.Esta prohibido por ley restaurar los documentos público.
•Cuando un documento se rompe este será unido donde no haya texto con cinta, y fotocopiarlo para manipular la copia original, el original se debe de meter en un sobre blanco rotulado y se debe colocar en el mismo lugar donde iba.
•Cuando se rasga no debe pegarse con una cinta ni nada pues sufrirá una mancha que lo hará ilegible.
•Al utilizar la cinta en documentos rasgados se debe de pegar donde no haya texto.
•Si los documentos no son de baja retención se puede usar cinta.
•Para quitar la suciedad se usa polvo de borrador de nata con un pincel de cerda y se frota contra el documentos para retirar lo sucio.
•La forma de asegurar los documentos es con el papel japonés y debe hacerlo un profesional.
•Los documentos que se mojan no se ponen al sol, se secan con toallas desechables.
Instrucciones de diligenciamiento del formato único de inventario
documental
• Se coloca el nombre de la entidad responsable de la documentación.
Entidad remitente
• Coloca en nombre de la entidad que produjo o produce los documentos.
Entidad productora
• Coloca el nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual depende la oficina.
Unidad administrativa
Oficinal productora
objeto
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación
Consigna la finalidad del inventario
• Se enumera cada hoja, se registra el total de hojas del inventario.Hoja numero
• Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias.Registro de entrada
• Debe anotarse en forma consecutiva el numero correspondiente a cada uno de los asientos.Numero de orden
código
Nombre de las series, subseries o asuntos
Este identifica las oficinas productoras y cada una de las series
Debe anotarse en nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo
• Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita
Fechas extremas
• Se registraran las unidades de conservación
Unidad de conservación
• Se anotara el numero total de folios contenido en cada unidad de conservación.
Numero de folios
• Se anota los soportes diferentes al papel (anexos)soporte
• Se consigna si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo
Frecuencia de consulta
• Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan consignado en columnas anteriores
notas