UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MÉXICOUNIDAD ACADEMICA PROFESIONAL NEZAHUALCOYOTL

LICENCIATURA EN EDUCACIÓN PARA LA SALUD

Integrantes Equipo 5:

De Ángel Polanco M.

Galván López Merari

González Ruelas Valeria

Rodríguez Rosas Pamela

Rodríguez García Vianey Monserrat

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

• Unificar y estandarizar los criterios básicos para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Objetivo

• Describe desde los aspectos de forma y redacción de los documentos hasta el contenido de los mismos.

Alcance

DEFINICIONES

• Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Calidad

• Información y su medio de soporteDocumento

• Representación gráfica de las actividades del procedimiento que debe seguirse para la ejecución de un proceso

Diagrama de flujo

• Documento que establece unos requisitos, que pueden estar relacionados con actividades

Especificación

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión documental

• Documento diseñado para consignar datos sobre una actividad, procedimiento o proceso

Formato

• Documento breve que describe el CÓMO se deben realizar las diferentes actividades.Instructivo

• Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.

Manual de calidad

• Metodología mediante la cual se desarrolla el Modelo Gerencial, se identifican entre otros aspectos: los beneficiarios

Modelo operativo por procesos

• Intención global y orientación relativa a la calidad definidas y expresadas formalmente por la Alta Dirección

Política de la calidad

• Aclaración que se hace en la parte inferior de la página para ampliar una idea expresada en el texto

Nota al pie

• Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse

Plan de calidad

• Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro de un determinado grupo de actividades. Indican QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO se deben realizar.

Procedimiento

• Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con el propósito de agregarles valor para obtener un producto o servicio.

• Estratégicos

• Misionales

• De apoyo

• De evaluación y control

Proceso

• Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Registro

• Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Revisión

• Se constituye en una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios que se proporcionan a la comunidad.

Sistema de gestión de la calidad

ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN

Manual de la calidad

Macroprocesos/

Procesos

Procedimientos

instructivos

Registros y formatos

Presentación de un documento

Para presentar los documentos, se tendrán en cuenta las siguientes especificaciones.

Encabezado

A: Logotipo de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCREB: Grupo general de documentación al que pertenece el documentoC: Código del documentoD: Versión del documentoE: Fecha de aprobación del documento, que indica la vigencia del

mismoLos textos mencionados se escriben en letra Arial 10.

Se colocará la frase: “ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR“

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL

GOBERNADORPág. 3 de 40

Copia controlada

Pie de pagina

Textos

Tipo de letra: Arial

• Tamaño de la fuente: 12 en documentos de Word y en los Formatos podrán variar del 12 al 6 según se ajuste

Tamaño de la fuente para el pie de página: 6

• Interlineado a espacio sencillo

TÍTULOS

Cuarto Nivel

Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1.1.1. Gerencia de Recurso Humano

Tercer Nivel

Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1.1. Gerencia del Complejo

Segundo Nivel

6.1. Responsabilidades Gerenciales

Primer Nivel

Arial 12 en negrilla, mayúscula 6. RESPONSABILIDADES

Arial 12 en negrilla, mayúscula

Márgenes de los documentos

Control de Revisión y Aprobación

Elaborado por: Fecha:

Revisado por: Fecha:

Aprobado por: Fecha:

*Los textos mencionados anteriormente se escriben en letra Arial 10

Versión de los Documentos

• Comenzará en la versión 01 e irá incrementándose en uno a medida que sufra cambios de fondo

• Los cambios que se originen de una versión a otra deben ser de fondo, más no de forma y es responsabilidad del Coordinador de Calidad

• Si solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el sentido de la actividad descrita, no amerita la elaboración de una nueva versión,

Cuerpo del documento

Definiciones

Se deben nombrar en orden alfabetico

Alcance

Campo de aplicación del documento

Propósito

Se describe el objetivo por el cual el documento fue diseñado

Documentos de referencia

Bibliografía que se puede consultar para apoyar el entendimiento de la norma

Contenido/Desarrollo

Que, Como, Donde, Quien, Con Que y Cuando

Documentos y registros

Se relacionan los documentos de consulta, así como los registros

Responsabilidad y Autoridad

Se relacionan los documentos de consulta, así como los registros

X: Obligatorio O: Opcional N: No Aplica

Contenido típico Procedimiento Instructivos Formato

Propósito X O N

Alcance X N N

Definiciones O O N

Responsabilidad y autoridad X X O

Documentos y registros O O N

Contenido/ desarrollo X X X

Documentos de referencia O O N

Diagrama de flujo

Símbolo Descripción Observación

Inicio/FinIdentifica la dependencia que lleva a cabo la actividad inicial.

Documentos o registros

Representa la preparación de un documento Original

MultidicumentoSe utiliza cuando se manejan varios documentos o registros.

DecisiónSe emplean cuando existen mínimo dos posibilidades de decisión sobre un aspecto

Archivo

Definitivo

Indica que se deben registrar documentos, materiales, entro otros.

INICIO

Archivo/Almacenamiento

Indica que se deben conservar documentos

OperaciónRepresenta una operación

ConectorConector de paginas

ConectorSe utiliza para conectar diferentes actividades cuando se dificulta unir la secuencia de las mismas

Fecha de conexión

Indica el sentido de información

FinRepresenta el final del proceso

Dos caracteres más que identifican el proceso al que pertenece el documento.

Proceso Código

Planeación Institucional PI

Mejoramiento Continuo MC

Comunicación CN

Proyección Social PS

Servicios de Salud SS

Apoyo a la Gestión Municipal AG

Obras de Infraestructura y Servicios Básicos

OI

Productividad, Competitividad y Ambiente

PC

Talento Humano TH

Proceso Código

Gestión Financiera GF

Apoyo Jurídico AJ

Gestión Logística GL

Gestión Documental GD

Atención al Ciudadano AC

Control de Gestión CG

Control Disciplinario CD

Dos caracteres más que identifican el número de documento.

Área Código

Norma Fundamental 01

Manual de Procesos y Procedimiento

02

Manual de Calidad 03

Auditoria Interna 04

Control de Producto y/o Servicio No Conforme

05

Control de Documentos 06

Manual de Administración del Riesgo

07

Y un carácter más que identifican el tipo de documento.

Tipo Código

Manual de Calidad M

Norma N

Procedimiento P

Instructivo I

Formato F

Guía G

Apoyo

Gestión documental

Norma fundamental

Norma

Ejemplo

Son documentos asociados a un procedimiento o instructivo, se le agrega lo siguiente a la codificación:

Formato Consecutivo del

DocumentoRelacionado

Gestión documental, imagen e identidad corporativa.

• Establecer criterios que esta área facilite el uso adecuado en lo que se refiere a la comunicación visual.

Objetivo

• Para toda la documentación e implementos como camisetas, gorras, pendones, entre otros.

Alcance

Gestión documental, imagen e identidad corporativa.

Elaboración de oficios

Objetivo:Unifica los requisitos

para la elaboración de oficios.

Partes del oficio

Asunto

Síntesis del tema de la carta, máximo cuatro palabras.

Datos del destinatario

Tratamiento o título académico, nombre del destinatario, cargo

Empresa, dirección , nombre de la ciudad y país

Fecha

Nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío.

Día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto

Número (referencia)

Es consecutivo, se escribe en el margen superior, (No.)

Partes del oficio

Despedida

Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, seguido de una coma.

Páginas Subsiguientes

hojas en blanco o que tenga impreso el membrete.La última página debe contener, como mínimo, el

párrafo de cierre antes de la despedida.

Texto

Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos.

Salud o vocativo

Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.

Partes del oficio

Remitente

Nombre y cargo

En caso de dos o más firmantes, se pueden

distribuir uno debajo del otro o en pareja. Si el

número es impar, el último se centra.

Líneas Especiales

Anexos: Si se requieren, se detallan en el texto.

Copia: A dos renglones del firmante

Identificación del transcriptor, del que

proyecta y el que aprueba

Elaboró: Sonia C. ;Revisó: Pedro P. ;Aprobó: Juan J.

Clasificación

Circular externa, circular.

Dar a conocer informaciones de la entidad territorial

de carácter general.

Forma personalizada aunque su

contenido sea el mismo.

Circular interna, general.

Dar a conocer internamente actividades.

Denominación del documento: CIRCULAR

Requisitos

Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Zonas

Zona 1: Espacio destinado para ubicación del

membrete.

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de

dirección, teléfono, fax (según plantilla)

Elaboración de Certificados y Constancias

Objeto

• Establecer los requisitos para la elaboración de certificados y constancias expedidas por las diferentes dependencias de la Gobernación.

Certificado

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.

Constancia

• Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

Cargo

• Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Clasificación:

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

Constancia para:

Tiempo de servicio laboral

Salarios u honorarios

Cumplimiento de comisionesComportamiento del trabajador

Cumplimiento de contrato

Relación de retenciones de impuestos• Requisitos.

Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cmPartes de los Certificados y Constancias

Se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera.

Fecha

• Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número

Cargo

• El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado,precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.Ejemplo:

LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS

Texto:

De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo seinicia el texto con la conjunción Que.

Datos que incluye

· Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y elnúmero del documento de identidad.

· Razón social de una empresa en mayúscula.

· Es importante que no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticalesni de puntuación.

· La presentación debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. En elúltimo párrafo.

Ejemplo:Esta constancia se expide a solicitud del interesado

· Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúsculasostenida, de cuatro a seis interlineas del último renglón del texto.

· Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo seanota el nombre e inicial del apellido, de la persona

responsable de transcribir el documento.

Elaboración de Actas

Objeto

• Establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas en las diferentes dependencias de la Gobernación.

DEFINICIONES

Acta:

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Convocatoria:

Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

Denominación del documento:

Nombre que identifica el acta.

Desarrollo:

Descripción de los asuntos tratados en una reunión o convenios acordados.

Encabezado:

Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio:

Distancia horizontal de escritura.

Hora:

Registro de tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Número:

Identificación consecutiva del documento, que dependerá del consecutivo que lleve cada dependencia de la Gobernación.

Orden del día:

Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Título:

Denominación específica del nombre de la reunión.

Requisitos Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

Redacción: Se redactan en tiempo pasado

Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio

El acta no se debe redactar con errores técnicos, ortográficos o gramaticales ni de puntuación.

Presentación: Las actas se pueden presentar en hojas sueltas.

Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna (sin membrete).

El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guion.

En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).

Páginas subsiguientes:De las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos:

Requisitos EspecíficosEl nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera se escriben centrados, en mayúscula sostenida a tres interlineas del membrete de la Gobernación de Sucre (puede utilizarse negrilla para resaltar).

Denominación del documento y número:

Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula

sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Fecha:

Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la denominación del documento

Hora:

Contra el margen izquierdo de 1, 5 a 2 interlineas de la fecha se coloca la palabra

HORA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:).

Lugar:

Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúsculas.

Asistentes:

Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúsculas.

Invitados:

A continuación de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlineas del último nombre se anota la palabra INVITADOS,

Orden del día:

De 1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números arábigos.

Desarrollo:

A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

Convocatoria:

A tres interlineas del último renglón del texto. Se anota la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar

Firmas responsables:

Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínima dos aparecen en la página donde finaliza el texto.

Anexos:

Cuando en una reunión se presenten documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo.

Elaboración de Resoluciones y Decretos

Objeto

• Esta norma establece y unifica los requisitospara la elaboración de actos administrativoscomo Resoluciones y Decretos.

Membrete

Inscripción del conjunto de datos que identifica a nuestra entidad y a diferencia del resto de documentos éste va con el Escudo.

Anexo

Documento o elemento que acompaña la Resolución o Decreto.

Transcriptor

Persona responsable de digitar el documento.

Proyectó

Persona responsable de la elaboración del documento.

Revisó

Persona responsable de revisar el documento

Tamaño de Papel

Siempre se utilizará papel tamaño oficio o legal

Tipo de Letra:

Arial – tamaño 12

Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm, Inferior entre 2 cm y 3 cm, Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm, y Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Esta norma aplica para la solicitud de los Certificados de

Disponibilidad Presupuestal ante la Oficina de Presupuesto del

Departamento.

Se deberá utilizar el siguiente formato

Formato Control Asistencia a Eventos

Esta norma aplica para el control de asistencia a

eventos: Seminarios, talleres, etc.

Será unificado para todas las dependencias de la Gobernación, con

las siguientes características:

Elaboración de las

presentaciones con

diapositivas

El tipo de letra es Arial eltamaño de letras tanto paratítulos como para elcontenido de las diapositivas nose encuentra

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Objetivo

tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la

función archivística.

Alcance

Esta norma aplica para toda la documentación de conformidad con sus

Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la

entidad.

Instructivo de Aplicación

organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención

Documental, de la siguiente manera:

Organización de los archivos de gestión:La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de RetenciónDocumental debidamente aprobada

Ordenamiento de expedientes (Series y subseries documentales):Cada Oficina debe tener en su mueble archivador, todas las carpetas con lasseries que aparecen en las Tablas de Retención, ordenadas en secuenciasalfabéticas, numéricas, cronológicas o mixtas.

Identificación de carpetas:

El nombre de la carpeta se escribirá en computador, se cortará la tira, se pegará en la parte superior de la carpeta y encima se le colocará cinta pegante transparente o papel contac. Así el espacio central de la carpeta quedará libre para pegar el rótulo cuando la carpeta se transfiera.

Foliación:

Todas las hojas que integran una carpeta o expediente deben foliarse una vezésta haya llegado a la máxima cantidad de folios establecida en la institución.

Instrucciones de foliación

Orden original: Los documentos que contiene la carpeta que va a foliarse deben estar ordenados en orden original

original estricto: Primer documento al abrir la carpeta es el más antiguo).

Orden original invertido (el primer documento al abrir lacarpeta es el más reciente).

Cada carpeta para foliar debe estardepurada; es decir, se eliminan losduplicados, las hojas en blanco y losdocumentos establecidos como NOESENCIALES.

La operación de foliar consiste encolocar un número consecutivo en laesquina superior derecha de la caraanterior de cada folio en el mismosentido del texto del documento (nose folia por detrás).

Se debe foliar sin enmendaduras otachones, en forma legible y cuidandode no hacerlo sobre el texto deldocumento. Esto es alteración.

Si hay planos en la carpeta tambiénse foliarán consecutivamente yconun solo folio cada uno.

Los expedientes complejos(procesos jurídicos odisciplinarios,historiaslaborales/clínicas, contratos et.c,) sefoliarán consecutivamenteindependiente de la cantidad decarpetas queéste tenga.

Los expedientes simples (decretos,resoluciones, actas, ordenanzas,etc),se foliarán independientementecada carpeta.

Si hay un empastado o argollado, paginado o no, se foliará como un solo folio y no se tendrá en cuenta su número de páginas.

Las fotografías sueltas se foliarán por detrás con lápiz y a cada fotografía le corresponderá un número. Si están pegadas en una hoja, sólo se folia la hoja.

Los errores en la foliación se tacharán con línea oblicua. Ej. 15

Si contiene CD, disquetes o cualquier otro medio magnético, estos no se folian directamente.

Rotulación de carpetas o legajos internos:

Consiste en pegar el rótulo de estado a todas las carpetas que se van a transferiral archivo central. El rótulo debe contener los datos básicos de ley y los demásque sean necesarios para permitir la ubicación de la carpeta.

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO QUE PUEDEN USARSE EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE SUCRE:

Cartulina legajadora• se manda a

timbrar con el rotulo estándar institucional.

Carpeta de cartón • Tamaño oficio,

colgante o vertical.

Gancho legajador• Se usara el

gancho platico en todas las etapas del ciclo vital de los documentos.

Carpeta AZ se usara en los archivos de gestión se le pegara en el lomo el rotulo institucional el cual contiene los datos básicos del contenido de la carpeta.

TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL (PRIMARIAS)

Definición trasferencia documental: es el paso de la documentación del archivo de gestión central

Que y cuando transferir: las oficinas deberán transferir al archivo expedientes que hayan cumplido el tiempo de retención

Preparación de expedientes para transferir: los expedientes deberán estar legajados y ordenados conforme al orden original.

Gancho legajado: aquí será utilizado el gancho legajado platico, esto será obligatorio para recibir la transferencia del archivo

Retiro de material metálico: al pasar el archivo central se le retiraran todos los clips y las grapas.

Depuración del expediente: se deberá extraer duplicados de documentos, tarjetas sociales, etc. Documentos que no impliquen valores de ningún tipo.

Foliación: después de depurados deberán ser foliados por el encargado, pero la encargada deberá totalizar los folios de cada expediente.

Inventario único documental: aquí el auxiliar de oficina relaciona los expedientes por entrega, consignando las fechas extremas y el numero de folios.

FLUJO GRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Asistente de oficinalVerifica que los documentos que se desean transferir hayan cumplido con su etapa de gestión

Solicita al encargado el núm. De cajas que se valla a necesitar para la transferencia

Ejecuta la preparación de los expedientes

Retirado de grapas, rotulación técnica, depuración y orden original

Transferencia deberá ir acompañada del inventario único

Verifica que los expedientes estén debidamente preparados

Y que todo lo del inventario este completo

Si es así se firma el inventario como si recibido y devuelve una copia al oficinista

CONTROLES DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:

• Todo documento deberán ser registrados en el control de préstamo.

Salida de documentos

• Este puede ser libro o planilla a criterio del oficinista desacuerdo a su función

Formato de control de préstamo

• El tiempo máximo en el que el documento será prestado serán 8 días

Tiempo de préstamo

Pautas de preservación y conservación de documentos en archivos de gestión.

• Se deberán de poner el menor núm. de elementos metálicos posibles a los documentos.

Elementos metálicos

• Se deben de perforar del lado donde haya margen.

Perforación de hojas

• Debe hacerse en forma diagonal para evitar que se rompa el documento

Grapado de documentos

• Se debe usar la uña saca grapas.

Desgrapado

• Los auxiliares no deberán usar saliva para facilitar el paso de las hojas.

Saliva para pasar

documentos

• Escribir con lapicero sobre el texto es alteración de documentos.

Alteración de

documentos públicos

• No se perfore las carpetasPerforación de carpeta

• Los documentos recibidos por fax de papel químico deberán fotocopiarse

Faxes de papel

químico

• No se les debe de echar ninguna sustancia ya que su deterioro será de inmediato

Conservación de soportes tecnológicos

Especificaciones de restauración.Esta prohibido por ley restaurar los documentos público.

•Cuando un documento se rompe este será unido donde no haya texto con cinta, y fotocopiarlo para manipular la copia original, el original se debe de meter en un sobre blanco rotulado y se debe colocar en el mismo lugar donde iba.

•Cuando se rasga no debe pegarse con una cinta ni nada pues sufrirá una mancha que lo hará ilegible.

•Al utilizar la cinta en documentos rasgados se debe de pegar donde no haya texto.

•Si los documentos no son de baja retención se puede usar cinta.

•Para quitar la suciedad se usa polvo de borrador de nata con un pincel de cerda y se frota contra el documentos para retirar lo sucio.

•La forma de asegurar los documentos es con el papel japonés y debe hacerlo un profesional.

•Los documentos que se mojan no se ponen al sol, se secan con toallas desechables.

Instrucciones de diligenciamiento del formato único de inventario

documental

• Se coloca el nombre de la entidad responsable de la documentación.

Entidad remitente

• Coloca en nombre de la entidad que produjo o produce los documentos.

Entidad productora

• Coloca el nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual depende la oficina.

Unidad administrativa

Oficinal productora

objeto

Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación

Consigna la finalidad del inventario

• Se enumera cada hoja, se registra el total de hojas del inventario.Hoja numero

• Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias.Registro de entrada

• Debe anotarse en forma consecutiva el numero correspondiente a cada uno de los asientos.Numero de orden

código

Nombre de las series, subseries o asuntos

Este identifica las oficinas productoras y cada una de las series

Debe anotarse en nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo

• Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita

Fechas extremas

• Se registraran las unidades de conservación

Unidad de conservación

• Se anotara el numero total de folios contenido en cada unidad de conservación.

Numero de folios

• Se anota los soportes diferentes al papel (anexos)soporte

• Se consigna si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo

Frecuencia de consulta

• Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan consignado en columnas anteriores

notas