Post on 15-Jun-2015
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Gestión Eficaz del Tiempo
Introducción
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Incapacidad para realizar labores en el tiempo estimado:
Falta de competencia Falta de ética profesional Falta de organización eficaz (factor más
común)
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Definición de TiempoAproximación a la definición a través de sus
características
Recurso escaso Absolutamente inelástico Irremplazable Equitativo y justo Inexorable Indispensable
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Objetivos para salir de la Desorganización Muy concretos y específicos Pocos, pero muy importantes Compatibilizables entre ellos Alcanzables, pero con dificultad Cuantificables A plazos Escritos y que se puedan consultar Evolutivos según las situaciones La propia evolución y desarrollo personal
deben hacer variar la importancia de las cosas
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"La trampa de la actividad consiste en que estamos tan ocupados en lo que
hacemos, que olvidamos para qué, lo estamos haciendo.
Establecer la prioridad de cada actividad es la mejor, y casi única, garantía posible de lograr la eficacia que se requiere en
cada trabajo.”
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Problemas de tiempo en la vida cotidiana El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y reanudado.
Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta.
El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en "S". Es fácil ser un poco mediocre en algunos temas y un perfeccionista en otros.
Nunca se puede hacer solamente una cosa. Una persona con un reloj sabe qué hora es. Una
persona con dos relojes nunca estará segura. Cuanto más lejos está el futuro, más bonito nos parece.
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Si se quiere identificar a un experto, hay que escoger al que predice que el trabajo durará más tiempo y costará más.
No hay mejor momento que el presente para que retrase lo que no se quiere hacer.
Cualquier cosa que vale la pena hacer, ayer también valía la pena hacerla.
Los trabajos sencillos siempre se dejan para después porque ya habrá tiempo de hacerlos.
Cuando vemos que no llegamos a tiempo a nuestro objetivo empezamos con las suposiciones. Aunque la suposición es la madre de todas las pifias.
Un proyecto de trabajo se expande hasta llenar todo el espacio disponible. Y no importa lo grande que sea el espacio. Si hay dos proyectos que deban hacerse a la vez, los dos requerirán la misma porción de espacio de trabajo.
El tiempo libre del que se puede disponer de una manera imprevista siempre se malgasta inevitablemente.
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¿Qué es la eficacia?
La práctica, que ha de ser continuada
El esfuerzo, que ha de ser constante
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Determinación de Objetivos y Prioridades
Objetivos de Acción
Realistas
Motivadores
Flexibles
Realizables, posibles
Planificados
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Objetivos de mejora Traducidos.
Características del entorno que los rodea.
Oportunidad
Hay que plantarles cara .
Sin normas.
por etapas.
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Objetivos Vitales
Nivel de satisfacción
Grado de decisión
Esencialidad vital
Valoración personal
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Planificación de Actividades
Antes de cada período de planificación, hemos de plantear dos cuestiones:
¿Cuánto tiempo disponible tenemos?
¿Cómo deberíamos usarlo?
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Evolución de la Rentabilidad y las Prioridades
CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS PRIORIDAD
Tareas de alta rentabilidad
Promete grandes beneficios. Son a menudo autoiniciadas. Hay un gran intervalo de tiempo entre iniciación y resultados.
Diseño de una campaña de adjudicación. Elaboración de un sistema contable para ahorrar dinero.
Normalmente 1 Ocasionalmente 2
Tareas de rentabilidadnegativa
La falta de adecuación o negligencia podrían ser perjudiciales. Plazo límite inminente o arbitrario.
Informe de ventas para el día siguiente. Reunión de urgencia para corregir un error en el informe del cliente.
Normalmente 1 ó 2 Ocasionalmente 3
Tareas de rentabilidadmedia
Son de escasa rentabilidad, ya sea negativa o positiva.
Reunión rutinaria con clientes. Preparación de la declaración de la renta para el contable.
Normalmente 2 ó 3 Ocasionalmente 1
Tareas de rentabilidadbaja
Normalmente incluyen aspectos básicos del trabajo. Entrañan libertad en cuanto al momento de despacharlas.
Trabajo rutinario. Nueva redacción de una carta o memorándum poco importantes.
3 ó nula
Prioridades: 1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración. 2- Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias
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Propuestas para la Planificación de la Jornada Laboral
Registrar sobre soporte de papel
Repasar a diario la lista
La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un máximo de 10 tareas de la agenda, de la lista maestra, de las que surgieron en la jornada anterior.
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Realizar la evaluación de las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: alta, negativa, media o baja
Se debe determinan la zona horaria donde se produce mayor rendimiento
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Gráficas de Rendimiento
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Cómo preparar la lista diaria de cosas que hacer?
De forma realista y teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo
Dejar margen suficiente para los “imprevistos”, siempre se presentarán…
Revisar cada día la lista, mantenerla al alcance, y consultarla periodicamente
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Se añadirá, lo no programado en la lista, pero realizado.
Competencia ¿Quién es la persona competente para realizar cada actividad? ¿Puedo delegarlo?
Las actividades que tengan relación entre sí, han de agruparse en la medida de lo posible.
Es mejor centrarse más en el rendimiento que en la urgencia.
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Planificación y Programación del tiempo
Considerar los períodos en su conjunto (días, semana, mes, trimestre…)
En la planificación, se ha de tener en cuenta en las tareas, el plazo para su cumplimiento.
Primero los elementos más voluminosos, los que más rendimientos proporcionan. Principio “lista de espera”
Registro de ideas de forma inmediata Reservar tiempo para la reflexión y el trabajo
a solas.
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La planificación ha de estar en lugar visible y que se pueda consultar fácilmente
Anotaremos el tiempo que nos ha tomado cada tarea
Se establecerán “Períodos Verdes”
Planificar un tiempo sin ninguna interrupción.
Si hubiera tiempo sobrante, se puede emplear en tareas menores
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Programación del tiempo Se ha de tener listo el programa antes de empezar Se programa en función de los objetivos a alcanzar El programa gira en torno a un tema esencial Acompasar las actividades a los biorritmos El horario se programa siempre por escrito Agrupar las acciones relacionadas entre sí Mantener a la vista la programación Asignar largos períodos para las tareas importantes Asegurarse de asignar tiempo suficiente sin exceso Flexibilidad para añadir asuntos no previstos e
importantes Incluir tiempo de lectura de actualización profesional
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Aprender a decir NO
Algunas manías personales…
Estar informado de todo y de cada detalle Perfeccionismo, control de todo Aseguramiento para caso de problemas Sentir la obligación de participar en todos los trabajos Tener una idea demasiado alta de la función
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Persistir en la expresión de nuestras propias ideas y sentimientos
Tomar una decisión (analizada, meditada…) No justificarse, ni argumentar ni defenderse Afirmar siempre, regularmente, de manera
incansable, el mismo punto de vista, el mismo sentimiento, la misma decisión
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Causas de las Pérdidas de TiempoCausas de origen interno:
Objetivos y prioridades. Plan de trabajo cotidiano. Trabajos diversos. Fechas límite autoimpuestas. Tendencia a trabajar demasiado. Orden. Delimitación de responsabilidades. Delegación. Arreglo personal. Conflictos. Actitudes frente al cambio. Puntos de interés. Aquiescencia. Toma de decisiones. Comunicación.
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Causas de origen externo
Teléfono. Compañeros o colaboradores. Política de "puerta abierta”. Visitantes, clientes, proveedores. Personal insuficientemente formado o incompetente, sobre
todo, un secretariado deficiente. Jerarquía, patrón. Almuerzos de negocios. Reuniones. Trámites. Mantenimiento. Citas externas ajenas a trabajo. Vida doméstica.
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Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personasTelefónicas
Forma selectiva. Agrupación y franja horaria. Diplomáticos. Saber decir "no". Delegación. Planificación. Oportunidad. Brevedad.
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Programación en las llamadas salientes. Utilización de fichas para el control. Criterio único. Economía en las llamadas. Supresión de teléfonos móviles, si no fueran
necesarios. Períodos de incomunicación. Registro de llamadas. Organice un sistema de devolución de llamadas.
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Por causa de personas
Respeto de tiempos.
Conclusión diplomática.
Reunión breve con el personal.
Trato con el personal.
Adelanto de hora.
Pacto de no interrupción .
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Comunicación del nuevo horario.
Control de visitas.
Imagen.
Recibir de pié.
Criterio de orden.
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Las AutointerrupcionesNos hacemos las siguientes preguntas: Somos ordenados/as? La ahora del café? Dar largas a las tareas?. Saludos y charlas de cortesía? Lecturas improductivas? Llamadas particulares? El uso de internet?
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Cómo NO dar largas a las tareas? Intentar por todos los medio de ver lo
“positivo” de aquélla tarea que nos viene grande y no la dejemos aplazar.
Ante aquélla difícil tarea, trabajar en ella tiempo programado.
Apartar todas las distracciones tentadoras Trabajar de seguido, hasta que de forma
natural tengamos que detenerlo Dar una copia de la planificación al
compañero/a Empezar “YA”, sin dilación
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DELEGAR TAREAS O FUNCIONES
Delegar no es AbdicarDirigir es delegar y delegar es:
Acotar o asignar tareas Acompañar en el trabajo de otros Corregir y formar a los trabajadores Educar
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Establecer un Proceso de Delegación
Definir un proyecto o tarea La globalidad y responsabilidad de una tarea
completa, motiva al equipo de trabajo Conferir la autoridad necesaria y prestar los
recursos y apoyo necesarios Delegar el básico para obtener resultados Seguimiento
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En Quién Delegamos? Reconocimiento de las aptitudes conceptuales
de los que están a nuestro alrededor. Ser consciente de los puntos fuertes y débiles
de sus subordinados y de los suyos propios. Coordinar los conocimientos de todos. Delegar no sólo en quien sea subordinado,
sino en colegas. Recurrir a servicios externos, solo en el caso
que no haya en la empresa alguien adecuado. Concretar estableciendo plazos precisos
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Evitar perder tiempo en reuniones
Debemos plantearnos lo siguiente: Inversión de tiempo Planteamiento de objetivos Oír opiniones de los participantes Es necesario el grupo para tomar la decisión. Hace falta instruir o entrenar al grupo Buscar otros métodos más económicos de
tiempo
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Comunicación al equipo de trabajo Convocar solo a los representantes de cada
departamento Distribuir la información y pedir respuesta en
plazo. Resolución telefónica Informar de forma individual. Resumen de reuniones. Tener claro el objetivo de la reunión. Redactar un orden del día
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Después de la reuniónLevantar un acta:
Temas tratados.Decisiones adoptadas.Asignación de trabajos apersonas responsablesPlazo para presentar los resultados.