Gestión Eficaz del Tiempo

Introducción

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Incapacidad para realizar labores en el tiempo estimado:

Falta de competencia Falta de ética profesional Falta de organización eficaz (factor más

común)

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Definición de TiempoAproximación a la definición a través de sus

características

Recurso escaso Absolutamente inelástico Irremplazable Equitativo y justo Inexorable Indispensable

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Objetivos para salir de la Desorganización Muy concretos y específicos Pocos, pero muy importantes Compatibilizables entre ellos Alcanzables, pero con dificultad Cuantificables A plazos Escritos y que se puedan consultar Evolutivos según las situaciones La propia evolución y desarrollo personal

deben hacer variar la importancia de las cosas

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"La trampa de la actividad consiste en que estamos tan ocupados en lo que

hacemos, que olvidamos para qué, lo estamos haciendo.

Establecer la prioridad de cada actividad es la mejor, y casi única, garantía posible de lograr la eficacia que se requiere en

cada trabajo.”

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Problemas de tiempo en la vida cotidiana El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al

número de veces que la hemos interrumpido y reanudado.

Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta.

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en "S". Es fácil ser un poco mediocre en algunos temas y un perfeccionista en otros.

Nunca se puede hacer solamente una cosa. Una persona con un reloj sabe qué hora es. Una

persona con dos relojes nunca estará segura. Cuanto más lejos está el futuro, más bonito nos parece. 

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Si se quiere identificar a un experto, hay que escoger al que predice que el trabajo durará más tiempo y costará más.

No hay mejor momento que el presente para que retrase lo que no se quiere hacer.

Cualquier cosa que vale la pena hacer, ayer también valía la pena hacerla.

Los trabajos sencillos siempre se dejan para después porque ya habrá tiempo de hacerlos.

Cuando vemos que no llegamos a tiempo a nuestro objetivo empezamos con las suposiciones. Aunque la suposición es la madre de todas las pifias.

Un proyecto de trabajo se expande hasta llenar todo el espacio disponible. Y no importa lo grande que sea el espacio. Si hay dos proyectos que deban hacerse a la vez, los dos requerirán la misma porción de espacio de trabajo.

El tiempo libre del que se puede disponer de una manera imprevista siempre se malgasta inevitablemente.

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¿Qué es la eficacia?

La práctica, que ha de ser continuada

El esfuerzo, que ha de ser constante

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Determinación de Objetivos y Prioridades

Objetivos de Acción

Realistas

Motivadores

Flexibles

Realizables, posibles

Planificados

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Objetivos de mejora Traducidos.

Características del entorno que los rodea.

Oportunidad

Hay que plantarles cara .

Sin normas.

por etapas.

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Objetivos Vitales

Nivel de satisfacción

Grado de decisión

Esencialidad vital

Valoración personal

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Planificación de Actividades

Antes de cada período de planificación, hemos de plantear dos cuestiones:

¿Cuánto tiempo disponible tenemos?

¿Cómo deberíamos usarlo?

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Evolución de la Rentabilidad y las Prioridades

CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS PRIORIDAD

Tareas de alta rentabilidad

Promete grandes beneficios. Son a menudo autoiniciadas. Hay un gran intervalo de tiempo entre iniciación y resultados.

Diseño de una campaña de adjudicación. Elaboración de un sistema contable para ahorrar dinero.

Normalmente 1 Ocasionalmente 2

Tareas de rentabilidadnegativa

La falta de adecuación o negligencia podrían ser perjudiciales. Plazo límite inminente o arbitrario.

Informe de ventas para el día siguiente. Reunión de urgencia para corregir un error en el informe del cliente.

Normalmente 1 ó 2 Ocasionalmente 3

Tareas de rentabilidadmedia

Son de escasa rentabilidad, ya sea negativa o positiva.

Reunión rutinaria con clientes. Preparación de la declaración de la renta para el contable.

Normalmente 2 ó 3 Ocasionalmente 1

Tareas de rentabilidadbaja

Normalmente incluyen aspectos básicos del trabajo. Entrañan libertad en cuanto al momento de despacharlas.

Trabajo rutinario. Nueva redacción de una carta o memorándum poco importantes.

3 ó nula

Prioridades: 1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración. 2- Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias

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Propuestas para la Planificación de la Jornada Laboral

Registrar sobre soporte de papel

Repasar a diario la lista

La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un máximo de 10 tareas de la agenda, de la lista maestra, de las que surgieron en la jornada anterior.

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Realizar la evaluación de las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: alta, negativa, media o baja

Se debe determinan la zona horaria donde se produce mayor rendimiento

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Gráficas de Rendimiento

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Cómo preparar la lista diaria de cosas que hacer?

De forma realista y teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo

Dejar margen suficiente para los “imprevistos”, siempre se presentarán…

Revisar cada día la lista, mantenerla al alcance, y consultarla periodicamente

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Se añadirá, lo no programado en la lista, pero realizado.

Competencia ¿Quién es la persona competente para realizar cada actividad? ¿Puedo delegarlo?

Las actividades que tengan relación entre sí, han de agruparse en la medida de lo posible.

Es mejor centrarse más en el rendimiento que en la urgencia.

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Planificación y Programación del tiempo

Considerar los períodos en su conjunto (días, semana, mes, trimestre…)

En la planificación, se ha de tener en cuenta en las tareas, el plazo para su cumplimiento.

Primero los elementos más voluminosos, los que más rendimientos proporcionan. Principio “lista de espera”

Registro de ideas de forma inmediata Reservar tiempo para la reflexión y el trabajo

a solas.

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La planificación ha de estar en lugar visible y que se pueda consultar fácilmente

Anotaremos el tiempo que nos ha tomado cada tarea

Se establecerán “Períodos Verdes”

Planificar un tiempo sin ninguna interrupción.

Si hubiera tiempo sobrante, se puede emplear en tareas menores

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Programación del tiempo Se ha de tener listo el programa antes de empezar Se programa en función de los objetivos a alcanzar El programa gira en torno a un tema esencial Acompasar las actividades a los biorritmos El horario se programa siempre por escrito Agrupar las acciones relacionadas entre sí Mantener a la vista la programación Asignar largos períodos para las tareas importantes Asegurarse de asignar tiempo suficiente sin exceso Flexibilidad para añadir asuntos no previstos e

importantes Incluir tiempo de lectura de actualización profesional

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Aprender a decir NO

Algunas manías personales…

Estar informado de todo y de cada detalle Perfeccionismo, control de todo Aseguramiento para caso de problemas Sentir la obligación de participar en todos los trabajos Tener una idea demasiado alta de la función

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Persistir en la expresión de nuestras propias ideas y sentimientos

Tomar una decisión (analizada, meditada…) No justificarse, ni argumentar ni defenderse Afirmar siempre, regularmente, de manera

incansable, el mismo punto de vista, el mismo sentimiento, la misma decisión

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Causas de las Pérdidas de TiempoCausas de origen interno:

Objetivos y prioridades. Plan de trabajo cotidiano. Trabajos diversos. Fechas límite autoimpuestas. Tendencia a trabajar demasiado. Orden. Delimitación de responsabilidades. Delegación. Arreglo personal. Conflictos. Actitudes frente al cambio. Puntos de interés. Aquiescencia. Toma de decisiones. Comunicación.

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Causas de origen externo

Teléfono. Compañeros o colaboradores. Política de "puerta abierta”. Visitantes, clientes, proveedores. Personal insuficientemente formado o incompetente, sobre

todo, un secretariado deficiente. Jerarquía, patrón. Almuerzos de negocios. Reuniones. Trámites. Mantenimiento. Citas externas ajenas a trabajo. Vida doméstica.

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Cómo afrontar interrupciones telefónicas o por personasTelefónicas

Forma selectiva. Agrupación y franja horaria. Diplomáticos. Saber decir "no". Delegación. Planificación. Oportunidad. Brevedad.

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Programación en las llamadas salientes. Utilización de fichas para el control. Criterio único. Economía en las llamadas. Supresión de teléfonos móviles, si no fueran

necesarios. Períodos de incomunicación. Registro de llamadas. Organice un sistema de devolución de llamadas.

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Por causa de personas

Respeto de tiempos.

Conclusión diplomática.

Reunión breve con el personal.

Trato con el personal.

Adelanto de hora.

Pacto de no interrupción .

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Comunicación del nuevo horario.

Control de visitas.

Imagen.

Recibir de pié.

Criterio de orden.

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Las AutointerrupcionesNos hacemos las siguientes preguntas: Somos ordenados/as? La ahora del café? Dar largas a las tareas?. Saludos y charlas de cortesía? Lecturas improductivas? Llamadas particulares? El uso de internet?

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Cómo NO dar largas a las tareas? Intentar por todos los medio de ver lo

“positivo” de aquélla tarea que nos viene grande y no la dejemos aplazar.

Ante aquélla difícil tarea, trabajar en ella tiempo programado.

Apartar todas las distracciones tentadoras Trabajar de seguido, hasta que de forma

natural tengamos que detenerlo Dar una copia de la planificación al

compañero/a Empezar “YA”, sin dilación

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DELEGAR TAREAS O FUNCIONES

Delegar no es AbdicarDirigir es delegar y delegar es:

Acotar o asignar tareas Acompañar en el trabajo de otros Corregir y formar a los trabajadores Educar

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Establecer un Proceso de Delegación

Definir un proyecto o tarea La globalidad y responsabilidad de una tarea

completa, motiva al equipo de trabajo Conferir la autoridad necesaria y prestar los

recursos y apoyo necesarios Delegar el básico para obtener resultados Seguimiento

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En Quién Delegamos? Reconocimiento de las aptitudes conceptuales

de los que están a nuestro alrededor. Ser consciente de los puntos fuertes y débiles

de sus subordinados y de los suyos propios. Coordinar los conocimientos de todos. Delegar no sólo en quien sea subordinado,

sino en colegas. Recurrir a servicios externos, solo en el caso

que no haya en la empresa alguien adecuado. Concretar estableciendo plazos precisos

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Evitar perder tiempo en reuniones

Debemos plantearnos lo siguiente: Inversión de tiempo Planteamiento de objetivos Oír opiniones de los participantes Es necesario el grupo para tomar la decisión. Hace falta instruir o entrenar al grupo Buscar otros métodos más económicos de

tiempo

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Comunicación al equipo de trabajo Convocar solo a los representantes de cada

departamento Distribuir la información y pedir respuesta en

plazo. Resolución telefónica Informar de forma individual. Resumen de reuniones. Tener claro el objetivo de la reunión. Redactar un orden del día

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Después de la reuniónLevantar un acta:

Temas tratados.Decisiones adoptadas.Asignación de trabajos apersonas responsablesPlazo para presentar los resultados.