Dirección de Proyectos¿Cómo liderar y gestionar

proyectos exitosos?

Santiago, 08 de Mayo 2008 Ignacio Orrego C., MBA

Temas de la Agenda

El Reto

Preguntas Claves

Metas y Objetivos

Ciclo de Vida del Proyecto

Plan del Proyecto

Roles

Liderazgo

Técnicas y Herramientas emergentes

Caso Dakar

Fuente: Cadence Management Corporation

En el entorno de negocios actual, la dirección deproyectos es un factor crítico de éxito. Existen másproyectos a completar con recursos limitados. Los retosde hoy y las presiones demandan que las compañíasse desempeñen sin errores, reduzcan costos, acelerensu tiempo de entrega al mercado, administren riesgos,integren personas y tecnologías y se adhieran aestándares globales y a la competitividad del mercado.

Ejecutivos: “Se trata de lograr proyectos a tiempo!”

El Reto

Las personas no están trabajando en el proyecto y su administrador no lo saben

Inadecuada definición del alcance

El proyecto inicia…lentamente

Las personas no saben cómo planificar un proyecto

Los Ocho Grandes Problemas

Incapacidad para conseguir a los miembros del equipo

La responsabilidad al nivel de las tareas no es clara

Los cambios al CTD no son controlados

Los Gerentes de Proyecto son pasivos

Los Ocho Grandes Problemas

¿QUÉ se hará?

¿QUIÉN hará el trabajo?

¿QUIÉN será el responsable?

¿QUIÉN tomará las decisiones?

Cuatro Preguntas Claves de la Dirección de Proyectos

COSTO

TIEMPO

DESEMPEÑO

Tres Restricciones Claves de un Proyecto

+ Laborales + No Laborales

Internos (Horas) Materiales, Equipos

Externos (contratados) Software, Viajes,

Gastos Financieros

+ Fecha final

+ Duraciones de las Tareas

+ Calendario

+ Alcance (entregas, exclusiones)

+ Calidad (métricas)

Operaciones en marcha.

– procedimientos, flujo del proceso

– organigramas

– reuniones de personal

– informes de control

Proyectos.

– Planes, métodos

– equipo multifuncional

– reunión sobre el estado

– informes sobre el estado

Entorno Empresarial

Autorización.

– verbal (por correo electrónico)

– actas de reunión

– plan de negocios

– solicitud de asignación de capital

Asignación de Prioridades.

Entorno Empresarial

Meta:

Visión,

misión,

programas,

esperanzas...

Declaración de la dirección general del negocio, no

manejable tal como se plantea.

Objetivo:

Iniciativa o proyecto específico manejable que da

soporte a una meta.

Definir Metas y Objetivos

“Lograr que un hombre vaya a la Luna y

regrese a salvo a la Tierra antes del fin de ésta

década y a un costo no superior de 2.000

millones de dólares.”

John F. Kennedy (25/05/61)

Programa Espacial

Ciclo de Vida del Proyecto (PEIPI)

I. Introducción

¿Por qué?

- Antecedentes, historia.

- Resumen de las justificaciones.

- Metas corporativas que soportan

al proyecto.

II. Objetivo

-CTD en 25 palabras o menos.

III. Alcance

- Entregas.

- Medidas.

- Exclusiones.

IV. Estructura de Desglose del

Trabajo (EDT)

V. Roles

- Descripción del trabajo temporal.

- Expectativas, autoridad.

- Director del proyecto.

- Equipo.

- Gerentes Funcionales.

- Patrocinador/Promotor.

-Proveedores, clientes.

VI. Responsabilidades

- Quién hace qué.

- Matriz de Responsabilidades.

Plan del Proyecto (Productos)

VII. Cronograma

- Gráfica.

-Calendario, duración, red..

VIII. Presupuesto

- Manode Obra.

- No Laboral.

- Portarea.

IX. Asuntos, Riesgos y Suposiciones

clave

- Pendiente de realizar de fases

anteriores.

- Encontrados en esta fase.

- Planes de contingencia.

X. Control de cambios

- Documentación y procedimiento a

a utilizar.

- En vigencia al firmar el plan.

- Utilizado para todos los cambios

subsecuentes que impacten al CTD.

XI. Administración

- Reuniones permanentes (día y hora).

- Listas de distribución.

- Codificación y tratamiento de la

gravedad de los problemas.

- Glosario.

Plan del Proyecto (Productos)

Directrices de Dimensionamientodel Proyecto

Roles Administrativos

Roles Administrativos

Liderazgo en ProyectosPrincipios que Guían la D.P.

Alan Mulally

Trabajo en conjunto

Visión atractiva

Todos están incluidos

Aclarar las metas del desempeño

Un plan

Los datos nos hacen libres

No se puede manejar un secreto

Lamentarse está bien… a veces

Proponga un plan, encuentre el camino

Escuchar y ayudarse entre sí

Flexibilidad emocional

Divertirse: disfrute la jornada y a los demás

Fuente: Liderazgo en Proyectos (James P. Lewis)

Estructura de Desglose del Trabajo(EDT)

Matriz de Responsabilidades

Cronograma

¿SE PUEDE APLICAR

TODO ESTO

EN EL PROYECTO

RALLY 2009

CHILE – ARGENTINA?

Objetivo – ProyectoDAKAR Chile – Argentina 2009

Realizar el rally Dakar Chile

Argentina en Chile entre la V y III

Región, entre el 9 y 14 de enero

del 2009 a un costo no superior a

10 millones de dólares.

EDT – ProyectoDAKAR Chile – Argentina 2009

Rally 2009 Chile - Argentina

Sitios Marketing Sponsorship Operaciones Evento

Permisos

Infraestructura

Temporal

Energía

Catering

Seguridad

Aseo / Higiene

Promociones

Publicaciones

TV

Radio

Prensa

Logo Evento

Merchandise

Existentes

Nuevos Sponsor

Sponsor de

Servicios

Señalización

Ventas Corporativas

Entradas

Newsletter

Formatos

Especiales

Manual de Reglas

Plan de

Operaciones

Servicios Aéreos

Ofertas

Contratos

Voluntarios

Acomodaciones

Fletes

Programa

Gestión de Riesgos

Documentación del

Evento

Seguros

EDT – ProyectoDAKAR Chile – Argentina 2009

Matriz de Responsabilidades – ProyectoDAKAR Chile – Argentina 2009

Dirección de Proyectos¿Cómo liderar y gestionar

proyectos exitosos?

MUCHAS GRACIAS…..