POLÍTICA OPERATIVA DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL Y SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS

1. Objetivo general y específicos

1.1. Objetivo general:

Optimizar la gestión de la Veeduría Distrital, promoviendo el mejoramiento continuo basado en una estructura organizacional y un modelo de procesos que faciliten la operación alineada con la planeación institucional para el logro de los objetivos de la entidad.

1.2. Objetivos específicos:

Identificar las necesidades de diseño o rediseño institucional a partir de los cambios en los diferentes entornos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, ambientales y legales con el acompañamiento del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Mejorar el desempeño institucional, promoviendo la cultura de autocontrol en los servidores de la Entidad.

Optimizar el modelo de procesos que facilite la operación alineada con el direccionamiento estratégico y planeación de la entidad, fortaleciendo la adecuada prestación de servicios que brinda la Veeduría Distrital.

Asegurar que la Veeduría Distrital opere de manera eficaz y eficiente, para atender las necesidades y expectativas de sus grupos de interés.

Verificar las necesidades de personal, con relación a los perfiles y número de empleos, a fin de determinar si la Veeduría cuenta con el equipo suficiente para el cumplimiento de los objetivos y la misión.

2. Antecedentes y justificación

Mediante el Decreto Ley 1421 de 1993 se creó la Veeduría Distrital y se establecieron sus funciones, especialmente en lo contenido en los artículos 5, 118 y 119. Las funciones establecidas en esta norma y en el Acuerdo 24 de 1993, que fija la estructura orgánica inicial y las funciones por dependencias, le confieren una especial naturaleza mixta entre órgano de control e instancia asesora, que la diferencia sustancialmente de los demás órganos de control distritales, en la medida en que su perspectiva de acción es fundamentalmente preventiva.

La Ley 872 de 2003 creó el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual se enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adopta en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten a su interior y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente (Ley 872, 2003, art 1).

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En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especificó los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios (Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009).

Con la promulgación de la Ley 1753, en artículo 133 se integró en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de Calidad de lo que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo que trata la Ley 489 de 1998.

El Gobierno Nacional expidió el Decreto 415 de 2016, relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones (Decreto 415, 2016, arts. 2.2.35.1, 2.2.35.2 y 2.2.35.3)

El Decreto 1499 de 2017 en el artículo 2.2.22.2.1., fijó como una de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional “Política de Fortalecimiento Organizacional y de Simplificación de Procesos” en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

La Veeduría Distrital mediante la Resolución 300 de 2017, adoptó el Mapa de Procesos actualizado y aprobado por el Comité Directivo, el cual se encuentra en la herramienta informática de la entidad.

Fuente: Página WEB de la Veeduría Distrital

De conformidad con la naturaleza jurídica de la Veeduría Distrital como organismo de control y vigilancia y con el concepto emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP mediante comunicado escrito dirigido a la entidad con fecha del 4 de mayo de 2018 y número de radicado 20172200038252, la Política de Racionalización

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de Trámites no es aplicable a la Veeduría Distrital, debido a que la entidad, no cuenta con funciones administrativas distintas a las inherentes a su propia gestión y con procedimientos de cara al ciudadano (Resolución 30 de 2019, VD, art 8, par. 2).

La Veeduría Distrital mediante la Resolución 30 de 2019 adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión que abarca las siete (7) dimensiones y dieciséis (16) Políticas de Gestión y Desempeño, dentro de las cuales se encuentra la “Política de Fortalecimiento Organizacional y de Simplificación de Procesos” (Resolución 30 de 2019, VD, art 8).

La Política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos busca identificar la dinámica organizacional para establecer escenarios de mejora basados en la estandarización y la optimización de las actividades que se desarrollan para la generación de productos o la prestación de los servicios de acuerdo a la capacidad institucional de las entidades públicas (Guía de ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital, Tomo II, Operación de las Dimensiones Operativas del MIPG, Versión 1, 2019).

3. Base Legal

Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Decreto Distrital 591 de 2018

Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones Define la estructura de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión para el Distrito Capital.

Decreto 1499 de 2017

Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, decreto único reglamentario de 2015.

Decreto 415 de 2016

Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Numero 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Decreto 1083 de 2015

Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. Establece el marco general para el desarrollo del MIPG cuya implementación aporta directamente al Fortalecimiento Organizacional. El Título 35 desarrolla los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de TIC.

Acuerdo Distrital 207 de 2006

Por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta y se ajusta la nomenclatura y la clasificación de los empleos de la Veeduría Distrital.

Resolución 092 de Por medio de la cual se modifica el Manual de Funciones,

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2019 de la Veeduría Distrital:

Requisitos y Competencias Laborales de los Empleados que conforman la Planta de Personal de la Veeduría Distrital.

Resolución 30 de 2019 de la Veeduría Distrital:

Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Veeduría Distrital, se crea, se establece el reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y se dictan otras disposiciones.

Resolución 300 de 2017 de la Veeduría Distrital.

Por medio del cual se adopta y se actualiza el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Veeduría Distrital, se ordena su divulgación y aplicación.

Resolución 313 de 2016 de la Veeduría Distrital

Por medio de la cual se adopta la Misión, Visión y los objetivos estratégicos institucionales de la Veeduría Distrital para el periodo 2016-2020

4. Glosario

Actividad: Son los trabajos concretos que desarrollan uno o varios empleados en el marco de los procesos (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Cadena de Valor: Describe una relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos y resultados, en la que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total (Glosario, Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Versión 3, 2018, p. 3).

Calidad: Entendida como el impulso hacia la mejora permanente de la gestión, para satisfacer cabalmente las necesidades y expectativas de la ciudadanía con justicia, equidad, objetividad y eficiencia en el uso de los recursos públicos (Glosario, Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Versión 3, 2018, p. 3).

Direccionamiento Estratégico: Ejercicio emprendido por el equipo directivo de una entidad, en el que, a partir del propósito fundamental de la misma, las necesidades de sus grupos de valor, las prioridades de los planes de desarrollo (nacionales y territoriales) y su marco normativo, define los grandes desafíos y metas institucionales a lograr en el corto, mediano y largo plazo, así como las rutas de trabajo a emprender para hacer viable la consecución de dichos desafíos (Glosario, Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Versión 3,2018, p. 4).

Eficacia: La eficacia como principio supone que la organización y la función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe ser ligado a la planificación y a la evaluación o rendición de cuentas (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Eficiencia: Obtención de los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros (Guía de diseño

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y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Estructura: Distribución interna de las diferentes dependencias de la entidad con de las funciones y competencias requeridas para cumplir con su propósito fundamental, de una manera sistémica, esto es que a la vez que se permita entender el rol que cada una de las áreas desempeña, se identifiquen las interrelaciones y conexiones que se producen entre ellas (Glosario, Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Versión 3,2018, p. 5).

Indicador: Variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con la gestión o evaluar los resultados de una entidad (Glosario, Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Versión 3, 2018, p. 6).

Manual de funciones: Instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen funciones y competencias laborales para los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Mapa de procesos: Es un diagrama que describe los macroprocesos y principales procesos de una entidad (http://www.veeduriadistrital.gov.co/transparencia/informacion-interes/glosario/mapa-procesos).

Planta de personal: Es el conjunto de empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una institución, identificados y ordenados jerárquicamente, - DOCUMENTO OFICIAL - 6 8 acorde con el sistema de nomenclatura y clasificación vigente y aplicable a la respectiva institución (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Proceso: Serie de actividades o acciones organizadas e interrelacionadas, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Procedimiento: Son las diversas etapas o acciones específicas que se llevan a cabo para el desarrollo de un proceso (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

Presupuesto: Equilibrio y relación entre los ingresos y gastos en una vigencia. Está dirigido al cumplimiento de metas en un periodo de tiempo y bajo ciertas condiciones. Se relaciona con el control financiero, desempeñando un rol preventivo y correctivo, ya que minimiza el riesgo en las operaciones en una organización (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública 2018).

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Resultado: Producto, efecto o impacto (intencional o no, positivo y/o negativo) de la gestión de una entidad pública, a partir de los bienes que genera y los servicios que presta a sus grupos de valor (Glosario, Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Versión 3, pág.10).

5. Principios

Aprendizaje e innovación: Mejorar de manera permanente, incorporando la innovación, aprovechando la creatividad de sus grupos internos y, en lo posible, de todos los grupos de interés de la organización (Documento Conceptual y Orientaciones Generales de MIPG, 2017, DAFP, pág. 16).

Celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos (Ley 1712, 2014, art. 3).

Continuidad: Con el fin de asegurar la real ejecución de los planes, programas y proyectos que se incluyan en los planes de desarrollo nacionales y de las entidades territoriales, las respectivas autoridades de planeación propenderán porque aquéllos tengan cabal culminación (Ley 152 de 1994, art. 3, lit. f).

Coordinación: En virtud del principio de coordinación y colaboración, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales (Ley 489, 1998, art. 6).

Eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales (Ley 1712, 2014, art. 3).

Excelencia y calidad: Lograr que a lo largo del tiempo, los atributos de los servicios o productos públicos, brindados a los grupos de valor, sean los mejores para satisfacer sus necesidades (Documento Conceptual y Orientaciones Generales de MIPG, 2017, DAFP, pág. 16).

Integridad, Transparencia y Confianza: Como principal criterio de actuación de los servidores públicos y deber hacia los ciudadanos (Documento Conceptual y Orientaciones Generales de MIPG, 2017, DAFP, pág. 16).

Orientación a resultados: Tomar como eje de toda la gestión pública, las necesidades de los grupos de valor asociadas al propósito fundamental de la organización, así como los resultados necesarios para su satisfacción (Documento Conceptual y Orientaciones Generales de MIPG de 2017, DAFP, pág. 16).

Toma de decisiones basada en evidencia: Capturar, analizar y usar información para la toma de decisiones que afectan la consecución de los resultados de la entidad (Documento Conceptual y Orientaciones Generales de MIPG, 2017, DAFP, pág. 16).

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Trabajar por procesos: La adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados (Guía de ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital, Tomo II, Operación de las Dimensiones Operativas del MIPG, Versión 1, p. 82).

6. Áreas o ejes temáticos de la política interna de operación con sus responsables

6.1 Roles y responsabilidades

Despacho del Veedor Distrital: La organización es la función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado (Decreto 1083, 2015, art. 2.2.21.3.5).

Con la identificación de las necesidades de ajuste institucional a partir de los cambios en los diferentes entornos sociales, políticos, económicos y tecnológicos, el representante legal de la entidad puede solicitar al Departamento Administrativo de la Función Pública el acompañamiento técnico para el desarrollo del diseño o rediseño y conformar un equipo técnico por representantes de todos los procesos de la entidad (Guía de ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital, Tomo II, Operación de las Dimensiones Operativas del MIPG, Versión 1, p. 84).

Los procesos de diseño o rediseño para el fortalecimiento organizacional parten de una motivación expresa del nivel directivo y es en esta instancia en la que se plantea el desarrollo de este tipo de iniciativas. Cabe aclarar que un rediseño institucional no significa un cambio en la estructura organizacional, sino que profundiza en la mejora de la gestión (Guía de ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital, Tomo II, Operación de las Dimensiones Operativas del MIPG, Versión 1, p. 83).

Despacho del Viceveedor: Dentro de las funciones del despacho del Viceveedor (Acuerdo 24, 1993, art. 5), que se relacionan directamente con la Política esta:

b) Coordinar, bajo la dirección del Veedor, el cumplimiento de las normas legales y orgánicas de la Veeduría y el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la entidad;h) Planear, coordinar, controlar y evaluar a través de las dependencias la organización administrativa, financiera, de recursos humanos y físicos y la correcta prestación de los servicios administrativos de la Veeduría.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño: En la Veeduría Distrital es la instancia encargada de orientar, articular y ejecutar las acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión bajo su marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, dentro del cual se encuentra la Política de Fortalecimiento Organizacional y de Simplificación de Procesos (Resolución 30 de 2019, VD, art 8, 17 , 18, 19 y 20).

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Oficina Asesora de Planeación: Área encargada en implementar el componente “simplificación de procesos” mediante la estandarización de los procesos y el acompañamiento técnico para el mejoramiento.

Centros de Gestión: Todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol deben (Decreto 1083, 2015, art. 2.2.21.3.5, literal. a):

Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión.

Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.

Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción.

Todos los Niveles y Áreas (Centros de Gestión) de la entidad, participan en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertan en el elemento regulador por excelencia del mismo, garantizando el logro de productos y/o servicios con las características planeadas (Decreto 1083, 2015, art. 2.2.21.3.6, num. a).

Es importante resaltar que cada líder de proceso, también es responsable de la simplificación, fortalecimiento y optimización de los procesos e instrumentos que tiene a su cargo, por tanto, es un actor importante para el desarrollo de la política.

Gestión TIC: Genera las herramientas tecnologías internas para aplicar en la implementación de la Política.

El Equipo de Comunicaciones Estratégicas: Dentro de su propósito está contribuir en la formulación e implementación de estrategias de comunicación interna y externa para divulgar los resultados de la gestión institucional (Resolución 092, 2019, VD. p. 88).

Equipo de Control Interno o quien haga sus veces: El Decreto 1083 de 2015 en artículo 2.2.21.3.5, en el literal b) establece lo siguiente:

Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional.

Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.

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Equipo de Bienes y Servicios: Adelanta la gestión de los procedimientos y actividades orientadas a la adecuada prestación de los servicios administrativos y el mantenimiento correctivo y preventivo de bienes de la Entidad (Resolución 092. 2019, VD, p. 117).

6.2 Política de Fortalecimiento Organizacional y de Simplificación de Procesos

Fortalecimiento organizacional

El Despacho del Veedor en coordinación con el despacho del Viceveedor y la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con el análisis de su contexto (diagnóstico) para la elaboración del Plan Estratégico Institucional, identificarán los puntos críticos que requieran acciones para mejorar la adecuada prestación de los servicios en la Veeduría Distrital, en concordancia con los Grupos de Interés.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño a través de los Centros de Gestión, promoverán el trabajo en equipo para el desarrollo de las acciones que beneficien a la ciudadanía y los Grupos de Interés, que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles de la entidad.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño a través de los Centros de Gestión, promoverán una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño a través de los Centros de Gestión, fomentarán en los servidores un sentido de pertenencia, una cultura organizacional en torno a una gestión íntegra, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público, contribuyendo al mejoramiento continuo.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, garantizarán la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones, la misión y objetivos institucionales.

La Oficina Asesora de Planeación en coordinación con los Centros de Gestión, mediante el ciclo de mejoramiento continuo PHVA (planear-hacer-verificar-actuar), articulará los procesos para potenciar la calidad de los resultados de la gestión institucional, la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de las actividades, y la identificación de los diferentes riesgos asociados a la gestión.

La Oficina Asesora de Planeación promoverá la articulación de las políticas de MIPG para el fortalecimiento organizacional a través procesos y actividades necesarias para la ejecución de lo planeado por la entidad.

La Oficina Asesora de Planeación garantizará la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión SIG en el marco del Modelo Integrado de Gestión y Planeación.

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Mediante la realización de un diagnóstico organizacional y funcional de la entidad y sus Centros de Gestión, los integrantes del Comité Institucional de Gestión y plantearán las alternativas (Mejoramiento, fortalecimiento, reorientación, reestructuración) que faciliten la implementación de estrategias y la toma de decisiones necesarias para asegurar que los servicios entregados sean oportunos, eficientes, afectivos y de calidad.

El despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Talento Humano liderará la revisión de la pertinencia de cambios en la estructura o distribución interna de las dependencias de la entidad, si a ello hubiera lugar. Los ajustes o cambios deberán estar justificados a partir de la cadena de valor, soportados con la definición clara de los procesos y con las funciones correspondientes requeridas para cumplir con la misión y los objetivos de la entidad. Esta propuesta será presentada ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, para su aprobación.

Para revisión de la estructura de la entidad, el despacho de Viceveedor en coordinación con el Equipo de Talento Humano, con base en los procesos definidos, deberá proceder a realizar el estudio técnico de cargas de trabajo que permita determinar las necesidades de personal (En cantidad y calidad) de cada centro de gestión o dependencia de la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales.

Cuando se revise la estructura de la entidad, de acuerdo con la viabilidad, jurídica, técnica y presupuestal, los despachos del Veedor y del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Talento Humano, definirán la estructura con un enfoque basado en procesos que articula las actividades de proceso y procedimientos con las funciones de la dependencia (Centro de Gestión).

La Oficina Asesora de Planeación diseñará y realizará el seguimiento a todos los planes institucionales; también, los socializará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y generará las alertas para que se tomen las acciones pertinentes con relación a lo planeado.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el direccionamiento estratégico, garantizarán la asignación y uso recursos de manera efectiva con el fin de lograr objetivos institucionales y la misión de la entidad.

El despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Talento Humano propiciará las condiciones adecuadas de ambiente sano y seguridad laboral para mitigar riesgos de salud ocupacional.

El despacho del Veedor en coordinación con el Equipo de Relaciones Interinstitucionales, fomentará las oportunidades de cooperación, promoverá y mantendrá alianzas estratégicas con el fin de lograr los objetivos de la entidad.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad y los Centros de Gestión, utilizarán los medios tecnológicos disponibles como una herramienta para consulta y toma de decisiones de la entidad.

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El Equipo de Gestión TIC, tendrá en cuenta y estará al tanto de los diferentes avances en todo lo referente a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- TIC-, para analizar si pueden ser aplicadas, maximizando el beneficio para la ciudadanía y los Grupos de Interés.

Gestión TIC, ejecutará actividades dirigidas a fortalecer la capacidad operativa de la plataforma tecnológica de la entidad.

El Despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Servicio al Ciudadano, facilitará al ciudadano el acceso a la oferta institucional y al ejercicio de sus derechos, a través de los canales de interacción.

El despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Servicio al Ciudadano, medirá y analizará la prestación del servicio en los diferentes canales de la entidad.

El Equipo de Comunicaciones Estratégicas, promoverá y fortalecerá el uso de herramientas digitales que le permitan mejorar la comunicación con la ciudadanía.

El Equipo de Comunicaciones Estratégicas, diseñará y divulgará campañas estratégicas para el posicionamiento institucional de la entidad.

Con base en el Plan Estratégico Institucional, el Equipo de Comunicaciones Estratégicas ajustará o actualizará el Manual de Imagen Institucional.

La Oficina Asesora de Planeación diseñará y realizará seguimiento a los indicadores de los procesos establecidos y socializará al CIGD los resultados para la toma de decisiones correspondiente.

La Oficina Asesora de Planeación, fortalecerá la herramienta informática destinada a facilitar la operación, consulta y control de documentos que soportan la operación del esquema Operativo de MIPG.

La Oficina Asesora de Planeación en la elaboración del Plan de Acción Integrado, tendrá en cuenta las acciones articuladas con los planes institucionales que favorezcan el fortalecimiento organizacional de la entidad.

La Oficina Asesora de Planeación promoverá acciones de mejora en la evaluación y seguimiento de los indicadores definidos por la entidad.

La Oficina Asesora de Planeación realizará planes de mejoramiento, acciones correctivas o de mejoras, con base en los informes de auditorías del Equipo de Control Interno o de Entes de Control.

Trabajar por procesos

La Oficina Asesora de Planeación en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, promoverá claramente la cadena de valor de la Entidad, estableciendo el

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mapa de procesos más adecuado para generar los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional.

La Oficina Asesora de Planeación mantendrá claramente definidos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de seguimiento, control y evaluación, que permitan a la Veeduría Distrital la adecuada gestión y prestación de los servicios.

Los Centros de Gestión en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación definirán la secuencia de cada una de las diferentes actividades del proceso, desagregándolo en procedimientos o tareas.

Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Veeduría Distrital, asegurarán la operación eficaz y eficiente de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de control y evaluación, así como la red de procesos asociados, de manera que la entidad tenga la capacidad de satisfacer las necesidades de los grupos de valor (Guía de diseño y rediseño institucional para entidades públicas del orden territorial, Función Pública, 2018).

La Oficina Asesora de Planeación adelantará periódicamente la revisión, análisis y actualización de la caracterización y de la documentación de los procesos y procedimientos que facilite la operación alineada con el direccionamiento estratégico y planeación de la Veeduría Distrital. Es decir, determinará si cada uno de los procesos se debe continuar llevando a cabo o no y cómo puede hacerse más eficiente en coordinación con los Centros de Gestión. En este sentido, la entidad dispondrá de los formatos, instructivos y otra documentación, que permita precisar y estandarizar los procesos y procedimientos de la Veeduría Distrital. El despacho del Veedor en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación para identificar los procesos (Estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación), tendrá en cuenta la misión, visión, funciones y objetivos de la entidad, con el fin de determinar si es necesaria la modificación de la estructura de la entidad.

Con base en la caracterización y análisis de los procesos, la Oficina Asesora de Planeación, contando con los elementos necesarios, brindará el soporte técnico para que los Centros de Gestión establezcan sus acciones de mejora, de forma que con su optimización se logre incrementar la eficiencia y eficacia para satisfacer las expectativas de la ciudadanía y de los Grupos de Interés.

La Oficina Asesora de Planeación elaborará (Ajustará) el manual de procesos y procedimientos de la entidad, con base en la revisión, identificación y análisis de los mismos.

La Oficina Asesora de Planeación en coordinación con los Centros de Gestión, identificará los riesgos de cada proceso, así como también, establecerá los controles pertinentes, realizando las mediciones y los seguimientos correspondientes.

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La Oficina Asesora de Planeación, verificará que los procesos estén asignados a los Centros de Gestión, áreas o dependencias, atendiendo a su afinidad y a los servicios prestados para lograr la eficiencia y eficacia de los mismos.

El Despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Talento Humano y los Centros de Gestión, verificarán dentro de la estructura organizacional que existan niveles jerárquicos mínimos de decisión, niveles de autoridad y responsabilidad, que faciliten el desarrollo de los procesos y la prestación de los servicios de la entidad.

En la revisión, análisis y ajustes de los procesos y procedimientos, los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y los Centros de Gestión, buscarán satisfacer las expectativas de la comunidad y de la entidad para lograr el cumplimiento de los objetivos y los fines de la Veeduría Distrital.

Los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño promoverán la implementación de todos los procesos y procedimientos establecidos al interior de los Centros de Gestión.

Gestión de recursos físicos y servicios internos

El despacho del Veedor, revisará, identificará, analizará y dispondrá los recursos requeridos para la generación de los productos o prestación de los servicios de la entidad, en las cantidades y cualidades necesarias, acorde con la viabilidad presupuestal.

El despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Presupuesto garantizará el cumplimiento de las políticas, directrices y disposiciones de austeridad del gasto en la entidad.

El Equipo de Bienes y Servicios, mantendrá identificados, referenciados y caracterizados los bienes materiales e intangibles de la entidad, realizará el mantenimiento adecuado y los dispondrá de forma apropiada para los servicios que la entidad los requiera. Los Centros de Gestión que hagan uso o gestionen bienes, prestarán su colaboración para caracterizar correctamente los bienes y determinar su correcto mantenimiento y disposición.

El Equipo de Bienes y Servicios, en articulación con el equipo de Contabilidad mantendrá actualizado el inventario de los bienes materiales e intangibles.

El Equipo de Bienes y Servicios realizará la administración, preservación, manejo, disposición y el control físico de los bienes materiales e intangibles de la entidad.

El despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Bienes y Servicios mantendrá en custodia los bienes materiales que requieran su conservación y seguridad.

El despacho del Viceveedor en coordinación con el Equipo de Bienes y Servicios garantizará la provisión adecuada de recursos físicos, los servicios internos y la logística

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que requiera la Veeduría Distrital para facilitar y cumplir la misión y los objetivos de la entidad.

7. Seguimiento de la operación de la política

Para el seguimiento de la política en la Veeduría Distrital, se aplican los siguientes instrumentos de medición:

Plan de Acción Integrado (PAI): A través de esta herramienta la Oficina Asesora de Planeación monitoreará las actividades establecidas y los avances de los productos y/o servicios relacionados con la Política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos en el Plan de Acción publicado a más tardar 31 de enero de cada vigencia en la página web de la entidad.

Plan de Adecuación Sostenibilidad y MIPG: La Oficina Asesora de Planeación a través de esta herramienta monitoreará los avances en la implementación de cada una de las dimensiones de MIPG.

Indicadores: La Veeduría Distrital tendrá a disposición la batería de indicadores de procesos, los cuales permiten realizar el seguimiento y tomar las acciones correctivas que se requieran en pro del cumplimiento de los objetivos y metas.

Formulario Único de Avance a la Gestión (FURAG): Se hará el reporte oficial de la Política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos, a través del FURAG en los tiempos y la metodología establecida por el DAFP. Cada líder de proceso con su equipo de trabajo y de manera articulada con la Oficina Asesora de de Planeación: Realizarán seguimiento periódicamente a cada uno de los planes formulados con el fin de evitar desviaciones en el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

Equipo de Control Interno: Evaluará el estado del diseño, implementación, funcionamiento y mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Entidad, realizará evaluación independiente y objetiva del estado de implementación del SIGD con su marco de referencia MIPG y propondrá recomendaciones para el mejoramiento de la gestión institucional.

La Oficina Asesora de Planeación y el Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizarán el seguimiento periódico a los planes, programas, matrices de riesgos proyectos y estrategias de la Entidad.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓDiego Fernando Ortiz

RozoProfesional Contratista OAP

Jorge Ovidio Sotelo

Alcira Yanneth Malagón Muñoz

Profesional Contratista OAP

Jairo Tirado MartínezJefe de la Oficina Asesora

de Planeación

POLÍTICA OPERATIVA DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL Y SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS

VillamilProfesional Contratista OAP