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VRL-PE-04 Versión 00 Agosto 2014 Página 2 de 18

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN

________________________________________________________________________________________ Tanto las impresiones como las copias de este documento son un DOCUMENTO NO CONTROLADO,

sólo se considerarán como documentos controlados aquellos que se encuentren en el sistema computacional de la empresa.

1.0 OBJETIVO

Establecer las normas, estándares, procesos y métodos necesarios por los cuales deben guiarse las actividades de capacitación y su planificación dentro de IMOPAC Ltda.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento es válido para todos los departamentos, áreas, y contratos de IMOPAC Ltda. 3.0 REFERENCIAS

• Legales Ley 19.518 D.F.L. Núm. 1 Código del Trabajo Convenio Colectivo de Trabajo

• Normativos

ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad ISO 14001 Sistema de Gestión Medio Ambiental OHSAS 18001 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad VRL-MN-01 Evaluación de Desempeño IMOPAC Ltda.

4.0 DEFINICIONES

• Departamento de Personas y Relaciones Laborales (DPRRLL):Departamento responsable de la provisión de personal necesario para el eficiente y adecuado cumplimiento de las funciones de cada departamento dentro de la empresa, administrando lo relativo a reclutamiento y selección, personal, capacitación, evaluación de desempeño y bienestar, así como también velando por el cumplimiento de las obligaciones legales que a este apliquen.

• Capacitación: Se consideran como capacitación tanto seminarios, cursos, talleres, o programas que

tengan objetivos de entrenamiento, formación o educación continua. Además, toda actividad orientada a aumentar el conocimiento, competencias y experticia del trabajador para el desempeño en sus funciones y cargo determinado, abarcando desde el desarrollo del conocimiento teórico-práctico, aptitudes administrativas, hasta mejoras en las competencias corporativas y específicas.

• Competencias: Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes deseables para la ejecución de

las responsabilidades de un cargo. Se expresan a través de conductas y poseen niveles de profundidad.

• Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC): Proceso que orienta la estructuración y

desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes de los trabajadores de IMOPAC Ltda., a partir del análisis de las brechas de competencias que se observen en ellos, y que afecten el cabal cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito de responsabilidad, con el fin de contribuir en el logro de los objetivos de la empresa.





• Perfeccionamiento: Proceso cualitativo y cuantitativo de mejora de los conocimientos en una determinada especialidad.

• SENCE (Servicio Nacional de Capacitación y Empleo): Organismo estatal encargado de fiscalizar

y controlar el uso de la franquicia tributaria otorgada por el estado para capacitación. Además se encarga de fomentar el empleo y la capacitación en el país.

• OTEC (Organismo Técnico de Capacitación): Personas Jurídicas, cualquiera sea su naturaleza,

incluyendo a Universidades, Institutos Profesionales y Centros de Formación Técnica, facultadas por SENCE (que cumplan la NCH 2728) para actuar en el Sistema Nacional de Capacitación impartiendo cursos autorizados.

• OTIC (Organismo Técnico Intermediario para Capacitación): Instituciones que administran

parte o todos los recursos que sus empresas afiliadas pueden destinar a capacitación gracias a la franquicia tributaria Sence. Además, sirven de nexo entre la empresa y el OTEC.

• Documento: Información y su medio de soporte, básicamente se refiere a la política, manual,

procedimientos, instructivos, formatos, registros y cualquier otro documento externo al sistema pero que es necesario disponerlo.

• Medio de Soporte: Papel, disco magnético, digital, fotografía, muestras patrón o una combinación

de éstos. • Formatos: Documento que sirve para registrar los resultados obtenidos de cada actividad o tareas

cuando los requerimientos normativos o legales lo exijan. • Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos y que pueden ser llenados en forma

manual y que proporciona evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades o tareas realizadas y se pueden almacenar por cualquier medio (físico y/o digital)

• Visto Bueno (V°B°): Acción de aprobar digital o manualmente documento y/o contenido de uno o

varios registros digitales y/o físicos. • Registro Comunicación Físico o Digital (RCF o RCD): Documento, que puede ser llenado de

forma manual o digital, que contiene información relevante respecto de alguna de las fases del proceso, proporcionando evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades asociadas, pudiendo almacenar por cualquier medio (físico y/o digital)

• Comité Bipartito de Capacitación (CBC): Comité compuesto por 3 representantes de la empresa,

donde uno debe tener calidad de personal superior, es decir, alguien que ejerza funciones de dirección o administración, y 3 representantes de los trabajadores.

• Formulario Solicitud de Capacitación (FSC): Documento que puede ser llenado de forma manual

o digital, que contiene datos relacionados a la solicitud de toda actividad orientada a aumentar el conocimiento, competencias y experticia del trabajador para el desempeño en sus funciones y cargo determinado.

• Programa Anual de Capacitación (PAC): Documento que puede ser llenada de forma manual o

digital, que contiene la información relativa a las actividades de formación y desarrollo que se contemplen para el año calendario.





• Planilla de Seguimiento y Control Plan Anual de Capacitación (PSCPAC): Documento que puede ser llenada de forma manual o digital, que contiene la información relativa al nivel de cumplimiento del PAC, y sus modificaciones.

• Encuesta de Satisfacción de Capacitación (ESC): Documento que medirá el contenido impartido

en la actividad, el material utilizado, el lugar físico, y el desempeño del relator.

5.0 RESPONSABILIDADES

• Gerente General (GG) Aprobar el presente procedimiento. Aprobar los presupuestos asociados a los programas de capacitación. Aprobar solicitudes de capacitación extraordinarias que no están contemplado en el PAC.

• Jefe Corporativo de Personas y Relaciones Laborales (JCPRRLL) Velar por la adecuada aplicación del presente procedimiento. Fiscalizar el cumplimiento del procedimiento por parte de la unidad de capacitación. Aprobar los resultados arrojados por el sistema de Diagnóstico de necesidades de capacitación.

• Encargado Sistema de Gestión Integrado Coordinar y monitorear la actualización del procedimiento.

• Jefe Corporativo de Departamento Participar en la actualización del procedimiento por medio de la entrega de información que

permita la mejora continua del proceso. Procurar por la adecuada canalización de las necesidades de capacitación para los trabajadores

bajo su responsabilidad. • Administrador de Contratos Aplicar el presente procedimiento de acuerdo a lo estipulado. Canalizar las necesidades de capacitación que surjan del contrato. Procurar por la adecuada coordinación de las actividades contempladas en el PAC.

• Encargado Selección, Remuneración y Capacitación (ESRC) Procurar por la aplicación de los sistemas de DNC establecidos por IMOPAC Ltda. Procurar por el adecuado desarrollo de las actividades de capacitación contempladas en el PAC y

aquellas adicionales que surjan durante el año calendario. • Coordinador Aplicar el procedimiento. Ejecutar la coordinación y el seguimiento a las actividades de capacitación de los contratos,

unidad o departamento que corresponda. Mantener la relación con el DPRRLL respecto de las actividades programadas.

• Administrativo de Capacitación (Adm. de Capacitación) Aplicar el procedimiento. Organizar, coordinar y hacer seguimiento de las actividades de capacitación de acuerdo a la

planificación.





Mantener la relación con la OTIC (si la hubiera) Supervisar a las OTEC.

• Trabajador Participar de las actividades de capacitación y desarrollo que aporten a la adquisición de nuevos

aprendizajes. Entregar información relativa a la evaluación de las actividades de capacitación en las cuales

participa, respondiendo las encuestas respectivas.

• Comité Bipartito de Capacitación Acordar el o los programas de capacitación ocupacional de la empresa. Evaluar las actividades contempladas en el PAC, así como su globalidad. Asesorar a la Dirección de la empresa en temas de capacitación.

• Administrativo de Terreno (Adm. de Terreno) Aplicar el procedimiento respecto de la divulgación de las actividades de capacitación. Apoyar en coordinación de las actividades de formación.

6.0 DESARROLLO

Es clave para IMOPAC Ltda. que cada trabajador que esté desempeñando un rol al interior de la organización sea competente en cuanto a sus capacidades, conocimientos, aptitudes y su actitud para ejercerlo. Por tanto, con el propósito de desarrollar, actualizar e incrementar las competencias de los trabajadores, será política de la empresa el brindar oportunidades de capacitación y desarrollo, en el caso que sea necesario, para el mejor desempeño del rol a cumplir. La gestión de capacitación, considera el conjunto de procesos y actos que están relacionados con el diagnóstico, planificación, desarrollo y evaluación de actividades de formación en el ámbito de la promoción, adquisición de conocimientos, habilidades y competencias de los trabajadores de IMOPAC Ltda., así como también, de los aprendizajes derivados de la modernización de equipos, nuevas tecnologías y/o los cambios internos de la empresa.

6.1 Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

La DNC, es el primer paso dentro de la gestión de capacitación, pues recoge información de la demanda y provee los datos necesarios para elaborar el diseño curricular y el plan de formación.

Las principales fuentes de Diagnóstico de necesidades de formación son: Reporte de necesidades de acuerdo a la percepción de la jefatura directa o superior Procesos de cambio organizacional Incorporación de nuevas tecnologías Cambios en los procesos y/o métodos de trabajo (procedimientos) Evaluación de Desempeño, incluyendo actividades de intervención de brechas (correctivas) y

aquellas relacionadas con incentivos Informes de auditorías (detección de no conformidades) Informes de revisión por la Gerencia Investigación de accidentes Requisitos legales





Reporte de actos y condiciones inseguras Aportes del Comité Bipartito de Capacitación y Comité Paritario Resultados de Encuestas de Clima y Cultura Organizacional (si las hubiere) Retroalimentación, actualización y resultados de PAC anteriores El ESRC o quien este determine, procederá a realizar el diagnóstico transversal de base para la generación del PAC, dentro de los dos primeros meses del año, por medio del Formulario Detección de Necesidades de Capacitación (PE04-RG-01/ Anexo 1), no obstante durante el transcurso del mismo, se podrán integrar actividades para cubrir necesidades particulares, así como también, las derivadas del proceso de monitoreo y evaluación del programa, las que serán solicitadas por medio de Formulario Solicitud de Capacitación (PO04 -RG-02/ Anexo 2) De la sistematización de la información proveniente de los diferentes input, derivará un reporte, que debe ser enviado tanto al JCPRRLL, como al Comité Bipartito de Capacitación para la toma de conocimiento respectiva. Este reporte deberá contener lo siguiente, como mínimo: Nombre del documento Equipo responsable Fecha de elaboración, Método de recopilación de información (fuentes) Información recopilada Valoración de la misma respecto a prioridades u otro Fecha de inicio y termino del DNC Algún otro dato de relevancia respecto de esta fase (Véase Flujo Grama DNC – Anexo 3)

6.2 Confección Plan Anual de Capacitación (PAC)

Con la información anterior, se procede a la confección del PAC, programación que tiene necesariamente que ser flexible en su aplicación, pues debe adaptarse a las condiciones particulares de la empresa, así como también a la realidad económica, política y social que enfrente. El Adm. de Capacitación diseña el plan preliminar, el cual tiene por objetivo sistematizar la información y realizar la síntesis de las necesidades identificadas, consolidándolas por grupo. Este documento es presentado al JCPRRLL y al Comité Bipartito de Capacitación con el fin de revisar la primera versión de la consolidación de necesidades, solicitar cambios y/o incluir nuevas prioridades si fuera necesario, evaluar pertinencia de las lista de participantes u otro. Una vez depurado el Adm. de Capacitación procede a realizar los ajustes, definiendo contenido mínimo de posibles cursos que satisfagan las necesidades identificadas, proposición de calendarización, estimación de costos, teniendo en consideración logística y aspectos presupuestarios, si las actividades se realizarán de forma interna y/o externa y si habrá cobertura Sence (según tramos de renta) o serán costo 100% empresa. Terminado el documento, es presentado al JCPRRLL, quien deberá revisar y solicitar, por medio RCD y/o RCF, reunión de presentación formal del PAC, tanto con el Comité Bipartito de Capacitación, como con el GG y Jefes Corporativos respectivos. Si como resultado de esta reunión surgen solicitudes de modificación, las mismas se realizan y se presenta para último V°B° al GG. Una vez aprobado el PAC, el Adm. de Capacitación, es el encargado de gestionar, cuando corresponda, la realización de los cursos o entrenamientos que tengan un costo asociado, además de





actualizar el PAC durante el año, por medio de los aportes provenientes del Comité Bipartito de Capacitación y/o Comité Paritario, u otros. Conjuntamente, cada Jefe Corporativo debe designar un Coordinador de Capacitación, quien será responsable de sistematizar las actividades de capacitación que correspondan al departamento que representa. Además, debe mantener permanente contacto con el Adm. de Capacitación frente a temáticas relacionadas con esta área. De la misma forma, deberá cumplir como mínimo con: Formalizar listado de participantes para cada actividad Hacer entrega al Adm. de Capacitación de las cartas (compromiso de permiso de participación y

de asistencia) Evaluar contenido de los programas técnicos a ejecutar, solicitando cambios o modificaciones,

si lo considera necesario Solicitar apoyo en la evaluación de contenido en temáticas que no sean de su experticia Apoyar la coordinación de la asistencia de los participantes Coordinar o realizar evaluación de resultado o impacto, cuando sea necesario Canalizar sugerencias, reclamos u otra observación desde el departamento que representa hacia

la unidad de capacitación. Solicitar modificaciones en cuanto a fechas, horarios, nómina u otro, según sea necesario Cuando la jefatura directa detecte una necesidad de capacitación posible de satisfacer con un curso ocasional ofertado en el mercado, debe solicitar la autorización al Jefe Corporativo respectivo, por medio de FSC, al DPRRLL dando a conocer claramente el objetivo que se pretende alcanzar con la actividad en el corto o mediano plazo. La misma no debe superar un periodo de instrucción de 2 meses, siendo reconocida y autorizada por el SENCE y su costo total sea, en lo posible, imputable a dicha franquicia. El JCPRRLL o quien él designe, con apoyo del Adm. de Capacitación, serán los responsables de evaluar el requerimiento, siendo el primero quien autorizará su incorporación al PAC o lo rechazará de acuerdo a prioridades, objetivos y/o al presupuesto disponible que se tenga en el mismo. Por su parte, los trabajadores también pueden solicitar capacitación en forma independiente y directa mediante el FSC, siempre que la misma guarde relación con temáticas concernientes al rol que desempeña y/o, a lo planteado dentro del PAC. No obstante lo anterior, estas solicitudes deben ser aprobadas por su jefe directo, quien debe, a su vez, solicitar aprobación final a la Jefatura Corporativa que corresponda. Sin esta autorización no se podrá dar curso a la misma. De contar con aprobación, el JCPRRLL o quien él designe, con apoyo del Adm. de Capacitación serán los encargados de dar V°B° final, siendo este último quien proceda a integrarlo al PAC, tramitándolo como las otras actividades contempladas. El FSC debe estar disponible en contratos, y en el DPRRLL. El PAC está contenido en el registro Plan de Capacitación Anual - Seguimiento y Control (PE04-RG-03 /Anexo 4) (Véase Flujo Grama Confección PAC – Anexo 5)





6.3 Ejecución de la Capacitación

Las actividades de capacitación serán organizadas y supervisadas por el Adm. de Capacitación, quien procurará por: El desarrollo logístico (disposición de salón, equipos, alimentación, entre otras) Reportar información correspondiente a la inscripción Registro de asistencia y evaluación, de forma directa o por medio de la OTIC si la hubiera. Que toda actividad cuente con el respaldo de la carta de compromiso firmada por la jefatura

directa y el participante, así como también el compromiso de asistencia de este último. Las actividades podrán ser desarrolladas en diferentes modalidades, de acuerdo a la siguiente clasificación: Presencial: Se lleva a cabo en sala u otro lugar físico que se determine, dentro en un horario

específico, apoyado con material didáctico para el desarrollo del curso, en donde el relator se encuentra presente ante el grupo al momento de impartir la formación

En línea: Modalidad en la que el personal se capacita a través del uso de la tecnología de la información, mediante software institucional o a través de internet. Para este caso el participante administra su tiempo para la formación, y el apoyo y las asesorías requeridas se dan por foros o correo electrónico

Mixta: Modalidad de capacitación que resulta de la combinación entre la modalidad presencial y en línea

Para asegurar la mejora continua respecto de la ejecución de los cursos de capacitación, se llevarán a cabo, como mínimo, las siguientes acciones: Monitorear logística, desarrollo y finalización de la actividad de capacitación, con el propósito

de llevar a cabo el proceso de enseñanza-aprendizaje de forma apropiada (supervisión de las condiciones de las instalaciones, alimentación u otro elemento a utilizar)

Dar aviso oportuno a todas las unidades, contratos y departamentos, a través de los diversos medios de comunicación interna, sobre los distintos cursos y/o eventos de capacitación que se impartirán

Supervisar la aplicación de encuestas de satisfacción, y la entrega correspondiente de constancias o diplomas de participación y/o aprobación

Examinar, aleatoriamente, que el material didáctico y equipo sean los adecuados para la actividad a impartir

Verificar la lista de asistencia de los participantes, misma que deberá estar acorde con el diagnóstico de necesidades de capacitación y con la programación de acciones El avance de la ejecución del PAC se dará a conocer mensualmente por medio de registro Plan de Capacitación Anual - Seguimiento y Control (PE04-RG-03) el que estará sujeto a modificaciones, como por ejemplo inclusiones de actividades cada vez que se requiera, así como también cambios de fechas programadas o no realización de eventos por condiciones externas, siendo reprogramada o eliminada del mismo, hasta atender las necesidades que deriven de nuevas disposiciones legales y reglamentarias aplicables o de los cambios del entorno laboral, atendiendo a su oportunidad, pertinencia y costo.

(Véase Flujo Grama Ejecución de la Capacitación – Anexo 6)





6.4 Evaluación de Resultados e Impacto

Con la finalidad de que el proceso de capacitación cumpla con los propósitos establecidos en el PAC, se realizará una evaluación que abarcará: el diagnóstico de necesidades; la ejecución y resultado obtenido, verificando con posterioridad el impacto en el desempeño del rol de los participantes. Lo anterior, permitirá que se cuente con retroalimentación, así como con indicadores de calidad, contribuyendo al mejoramiento continuo (calidad, eficiencia y eficacia) del proceso en su conjunto y por ende de la unidad. La evaluación de los resultados e impacto se llevará a cabo, cuando sea posible, a través de los siguientes métodos: DE REACCIÓN: Permite conocer la percepción de los participantes sobre los diferentes

elementos que integran las acciones de capacitación, con el fin de mejorar, transformar y orientar la toma de decisiones. Para esto se aplicará Encuesta de Satisfacción de Capacitación (PE04-RG-04 / Anexo 7)

DE IMPACTO O RESULTADOS: Determina si una acción de capacitación produjo los efectos

deseados en los participantes, ayuda a conocer si la misma afectó en el desempeño o en el resultado obtenido. Esto se podrá realizar por medio de observación, encuesta, aplicación de prueba de conocimiento, o lista de cotejo de objetivos planteados por el programa impartido, la cuál será preparada por quien corresponda.

Toda la información anterior, será procesada con el objeto de generar informes que permitan aportar a la mejora continua, así como a evaluar a las entidades con las que se ha trabajado de forma externa y a los instructores internos, de generar acciones de este tipo. (Véase Flujo Grama Evaluación de los Resultados e Impacto – Anexo 8)





7.0 CONTROL DE REGISTRO

Item Nombre Código Tipo * Lugar de resguardo Tiempo de resguardo Disposición

1

Formulario Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

PE04-RG-01 F/M

Carpeta Digital y/o Físico Responsable

del Resguardo 1 año Eliminación

2 Formulario Solicitud de

Capacitación

PE04-RG-02 F/M



3

Plan de Capacitación

Anual - Seguimiento y

Control

PE04-RG-03 F/M



4 Encuesta de

Satisfacción de Capacitación

PE04-RG-04 F/M



* F: Registro de tipo físico (papel); M: Registro de tipo magnético. 8.0 ANEXOS

Anexo 1: Formulario Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (PE04-RG-01) Anexo 2: Formulario Solicitud de Capacitación (PE04-RG-02) Anexo 3: Flujo Grama Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) Anexo 4: Plan de Capacitación Anual - Seguimiento y Control (PE04-RG-03) Anexo 5: Flujo Grama Confección PAC Anexo 6: Flujo Grama Ejecución de la Capacitación Anexo 7: Encuesta de Satisfacción de Capacitación (PE04-RG-04) Anexo 8: Flujo Grama Evaluación de Resultados e Impacto





Anexo 1

DEPARTAMENTO COORDINADOR TEMA TIPO DE ACTIVIDAD CANTIDAD DE PARTICIPANTES

FUENTE DE DETECCIÓN DE NECESIDAD

OBJETIVO ESTRATÉGICO

NIVEL DE COMPLEJIDAD DE LA ACTIVIDAD

IMPORTANCIA

PE04-RG-01 VERSIÓN 00 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION





Anexo 2





Anexo 3





Anexo 4

Nombre de Área y DepartamentoREPROGRAMADAREALIZADA

Internos Externos E F M A M J J A S O N D PROGRAMADA

TOTALES Tot. Actv. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Activ.Actividades Programadas 0 %Actividades Realizadas 0 %Actividades Pendientes 0 %

0 %

Porcent. %

Plan de Capacitación Anual - Seguimiento y Control (PE04-RG-03)

REV. Nº01 ESTADOS

Nombre del Curso HorasCursos Mes Estimado





Anexo 5





Anexo 6





Anexo 7





Anexo 8

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