Visita al Ministerio de Agricultura - SGD ORFEO

Universidad del Quindío

Sistemas de Gestión Documental

Concepto

Según nuestra experiencia sabemos que la gestión documental es un conjunto de normas y procesos encaminadas a administrar las comunicaciones de una entidad y/o empresa, con las cuales se busca velar por la conservación de los documentos y agilizar los trámites como enfoque principal en base al decreto 2609 de 2012. Ahora bien un sistema de gestión documental (SGD) es un sistema tecnológico o sistemático de gestión de documentos el cual busca rastrear, almacenar y gestionar las comunicaciones, de igual forma clasificar de forma específica cada uno de estos y de esta forma poder realizar un seguimiento más preciso al ciclo vital del documento.

Generalidades

• ORGANIZACIÓN: debe garantizar el ordenamiento y la clasificación de los documentos electrónicos, así mismo su rápida consulta.

• CONSERVACION Y ELIMINACION: establecer plazos de conservación y eliminación en base a las TRD y TVD

• GARANTIZAR AUTENTICIDAD: El sistema debe garantizar la autenticidad de la información y tener las herramientas necesarias para evidenciar la legitimidad de las comunicaciones suministrada a los usuarios.

• MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACION: es importante que el sistema permita clasificar los documentos según las Series, Subseries y tipos documentales de la entidad y/o empresa

Visita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y atendido por la funcionaria Lady Marcela Muñoz

Sistema que se maneja en la entidad

• La entidad seleccionada es el Ministerio de Agricultura el cual maneja el sistema de gestión documental ORFEO.

CARACTERÍSTICAS

consultadas a la Oficina de tecnologías de la información y las comunicaciones del Ministerio de Agricultura.

Es un aplicativo de interfaz web

CARACTERÍSTICAS


Cumple con todos los lineamientos exigidos por la ley y las normas archivísticas vigentes

CARACTERÍSTICAS


Tiene un módulo adicional de digitalización adaptado a los nuevos sistemas operativos con la colaboración de Ximil S.A y CoreGroup

Gestión de Documentos

Gestión sobre documentos en reasignación, tipificación, devolución, Revisión y expediente

Implementación

La implementación del sistema se realizó en Junio de 2008 pasando antes por una etapa de capacitación a funcionarios en los primeros meses de año en mención, aunque al principio no se aplicó en un 100% en este momento se ha realizado un avance hasta lograr un manejo de más del 80% del sistema, faltando la aplicación y el manejo de algunos módulos, entre los que se encuentra ENVIOS dado que este proceso lo realiza una empresa externa (4-72 Red postal de Colombia)

TRAMITES DENTRO DEL SISTEMA

Dentro del sistema de información de esta entidad se realiza:

Proceso consulta y verificación de información, consulta externa y registro de peticiones mediante el link: http://orfeo.minagricultura.gov.co/consultaWeb/index_web.php donde con el número de radicación asignado a la comunicación previamente pueden verificar el estado de su tramite

http://orfeo.minagricultura.gov.co/consultaWeb/index_web.php

http://orfeo.minagricultura.gov.co/consultaWeb/index_web.php



Consulta de radicados en el módulo “CONSULTAS”



Consulta de radicados en el módulo “CONSULTAS”

En este módulo se pueden realizar búsquedas de comunicaciones con diferentes parámetros, ya sea identificación del peticionario, número de expediente, una opción adicional de “Buscar por” donde podemos poner alguna palabra que contenga el asunto del documento o algún dato del remitente de la comunicación, igualmente se puede realizar un filtro básico ya sea por tipos de radicados los cuales son identificados por el ultimo digito del número de radicación (Entradas “2”, Salidas “1”, Memorandos “3”)



Radicación de comunicaciones mediante el link: https://orfeo.minagricultura.gov.co/pqr/ y personalmente, de igual forma se tiene habilitado el siguiente correo: gestió[email protected] donde el usuario puede enviar su petición para que sea radicada.

https://orfeo.minagricultura.gov.co/pqr/



Una vez registrados los datos del remitente en el sistema, el funcionario en base al contenido del documento determina a donde direccionar el documento, el sistema de información da la opción de seleccionar a donde se direccionara la comunicación.


Una vez realizada la radicación ya el funcionario encargado de dar respuesta a la solicitud realiza el resto de trámites que son:

Proyección documental Radicación de respuesta Tipificación de documento Clasificación documental Distribución interna para el posterior envío Archivo de la comunicación electrónica en los

correspondientes expedientes

Como podemos ver prácticamente en este Sistema de Gestión documental se cubre todo el proceso de Gestión documental lo que lo hace uno de los más completos.

Sobre el SGD del Ministerio de Agricultura

Criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos

Necesidades de la entidad: La protuberancia de la entidad y/o empresa Los recursos (Económicos, tecnológicos, físicos y

humanos) La funcionalidad

Como garantiza el Ministerio la integridad de

la informaciónEN CASO DE DESASTRES NATURALES

En la actualidad el Centro de Cómputos ofrece servicios a todas las áreas del MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, tanto al área interna como externa. Es importante señalar que parte de un Plan de Recuperación de Desastres es identificar aquellas áreas o sistemas que tienen prioridad y que por su naturaleza pueden afectar el funcionamiento administrativo y operacional de la institución si no se cuenta con el servicio que las mismas ofrecen. Este plan identifica como prioridad los sistemas de información relevantes y de prioridad funcional para el MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL.



Actualmente el MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, cuenta con sus sistemas sobre plataforma X86, basados en servidores balde y almacenamiento centralizado EVA. Cuenta con instalaciones en un sitio alterno suministrado por un proveedor de servicios para la aplicación del plan de continuidad del negocio (DRP), donde se encuentran alojados los siguientes equipos:

(1) Enclousure DELL M1000e (8) Servidores Dell M620

(2) Procesadores Intel Core E5-2630 RAM Instalada 128 GB Conectividad SAN – HBA Qlogic (2) Disco duro SAS 300GB



Definido por el ministerio y en cabeza de la oficina de tecnologías se definen los siguientes servicios para el plan DRP:

• Active Directory• Correo electrónico• Orfeo• Plataforma SHP2010• Plataforma SHP2013• Nomina• File Server

Todos los anteriores con un RPO[1] y un RTO[2] de 24 horas.


la información

EN CASO DE VIRUS INFORMATICO

EL ESA: Es el equipo que cumple con la función de anti spam lo que hace es filtrar los correos entonces de acuerdo a una base de datos de cisco y la configuración que se haga manualmente se pueden permitir o denegar la llegada de correos al ministerio.

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