Sistemas de Gestión Documental y Sistemas de Acceso Archivístico: ¿fricción o relación?

Julián Moyano Collado

Gestión Documental / Conocimiento / Contenidos

http://www.documentalqueridowatson.es

Presentación

El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad. Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación. Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.

Presentación

Analizar las circunstancias en las que se desarrolla el proceso descriptivo de unidades documentales en los Archivos y en los Sistemas de Gestión Documental para relacionar y establecer sinergias entre ambos procesos.

Descripción Archivos Descripción Sistema Gestión

Documental

Objetivos

Conocer la descripción desde dos puntos de vista: - La descripción en los Archivos: Entendida como el proceso y el resultado necesario para usar la documentación que se encuentra disponible en estos centros y servicios. - La descripción en los Sistemas de Gestión Documental: Como tarea fundamental para que los documentos de uso administrativos, “vivos”, estén accesibles en infraestructuras electrónicas y tengan un correcto tratamiento. Y así poder relacionar las dos formas de ofrecer las descripciones de las unidades documentales y mostrar un ciclo natural entre la fase administrativa de la documentación (SGD) y la fase archivística.

Contenido y estructura

1 La descripción de unidades documentales 2 La descripción Archivística: los instrumentos de descripción Archivísticos y los Sistemas de Acceso 2.1 Los instrumentos de descripción Archivísticos 2.2 Los Sistemas de Acceso Archivísticos 2.3 Ejemplo de descripción archivística: Archive Hub 3 Las descripciones en los Sistemas de Gestión Documental 3.1 La descripción del documento de gestión administrativa en un entorno electrónico, los metadatos 3.2 Ejemplo de descripción en la gestión documental: OpenKM 4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico

1 La descripción de unidades documentales

¿Qué es describir? “Acción consistente en representar estructuradamente los materiales archivísticos”

Manual de descripción multinivel

Describir implica recopilar, analizar, organizar y registrar la información relacionada con los documentos y su contexto, para identificarlos, gestionarlos y localizarlos.

2 La descripción Archivística: los instrumentos de descripción Archivísticos y los Sistemas de Acceso.

La descripción archivística y otros recursos, según ISAD (G) y otras normas internacionales, se obtienen al realizar un trabajo previo que permita representar intelectualmente y con precisión una agrupación, entidad o función del Archivo.

Instrumentos de descripción Inst. de Control (Trabajo) /

Inst. de Información (Publicitar)

Sistemas de Acceso Archivístico o Sistemas de Información Archivística.

WEB

2.1 Los instrumentos de descripción Archivísticos

Los instrumentos de descripción reflejan las unidades documentales y ofrecen dos utilidades o servicios: - Servir como instrumento de trabajo y control para el personal del Archivo. Ejemplo: Registro, Relaciones de Entrega… - Publicitar el contenido de las agrupaciones documentales y satisfacer las necesidades de información sobre el Archivo de cualquier usuario. Ejemplo: Guías, Censos…. Esta información se va a ofrecer y presentar para su consulta por parte del personal de los Archivos, usuarios y público en general mediante Sistemas de Acceso o Información Archivísticos, respaldados por tecnología web.

2.2 Los Sistemas de Acceso Archivísticos.

Las descripciones de las unidades documentales se van a poder consultar mediante el Sistema de Acceso Archivístico, siendo el elemento más importante de un servicio de Archivo en la web. Algunas características:

Proporcionan a los usuarios información sobre las entidades descritas Permiten navegar, buscar y recuperar la información deseada. Aglutinan todas las posibilidades de uso y consulta de las descripciones. Son el nexo de unión entre la web, las entidades archivísticas descritas y los usuarios. Presentan los elementos de la norma ISAD (G), normalmente, pero también otros estándares.

2.2 Los Sistemas de Acceso Archivísticos

3 Las descripciones en los Sistemas de Gestión Documental

Un Sistema de Gestión Documental es un programa o conjunto de programas informáticos utilizados para integrar, capturar, ofrecer, disponer, publicar, tratar, asegurar y almacenar documentos e información relacionada con los mismos.

3.1 La descripción del documento de gestión administrativa en un entorno electrónico, los metadatos.

El proceso descriptivo de un documento administrativo es similar al realizado con el documento archivístico, teniendo en cuenta que su función y el nivel de abstracción exigido puede ser mucho más conciso.

El conjunto de datos e información producida en el proceso descriptivo se va a transformar en lo que se conoce genéricamente como metadatos. La asignación de metadatos permitirá la gestión y descripción del documento electrónico. Esa descripción va a ofrecer el contenido y el contexto del documento, convirtiéndose en su representación.

<metadatos>

3.2 Ejemplo de descripción en la gestión documental: OpenKM

3.2 Ejemplo de descripción en la gestión documental: OpenKM

4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.

Existen dos descripciones distintas atendiendo a la fase del documento o al Sistema que va a albergar la documentación: Sistema de Acceso Archivístico y Sistema de Gestión Documental. Las dos plataformas ofrecen servicios y utilidades diferentes atendiendo a las normas y elementos descriptivos empleados. Su finalidad es similar: ofrecer y gestionar la documentación de manera correcta.

4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.

Las relaciones entre los elementos descriptivos de los dos sistemas, siguiendo el ciclo de vida lógico de la documentación tienen en cuenta que:

-Los Sistema de Gestión Documental, utilizarán los elementos descriptivos planteados en la norma ISO 15489 y sus metadatos relacionados (u otros según ISO 23081).

- En la fase archivística las descripciones se recogen en un Sistema de Acceso Archivístico que utilizará metadatos basados en la norma ISAD (G).

4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.

Sistemas de Gestión Documental SGD Elementos descriptivos de la fase de

registro citados por norma ISO 154891.

Sistemas de Acceso Archivístico SAA Elementos descriptivos utilizados por

ISAD (G)2.

M1. Un identificador único. 3.1.1 Código de referencia Corresponde al código que acompaña al documento durante toda su existencia. Cuando llega a una fase de Archivo se deberá completar con el código de la unidad responsable y del país, para así evitar cualquier problema con otros elementos incluidos en este u otros Sistemas de Acceso, y disponer así de un código identificativo único. Las características del código estarán determinadas por las condiciones fijadas en la fase del Sistema de Gestión Documental.

M3. Un título o una descripción breve. M5. Nombre o título que denomine el documento.

3.1.2 Título Denomina a la unidad descrita y debe ser lo más concisa posible. Al disponer de dos elementos del SGD que se transforman en uno único, se puede determinar o elegir cuál de ellos va a ser el más apropiado.

M2. La fecha y hora en que el documento se incluye en el sistema. M7. La fecha de creación del documento. M8. La fecha y hora de comunicación y la recepción.

3.1.3 Fechas En este caso debe de ser el elemento M7 Fecha de creación del documento el que represente al elemento Fechas de ISAD (G), puesto que es el más importante de todos ellos.

1Códigos utilizados para identificar los elementos (M1, M2...) en el trabajo académico. 2Códigos utilizados para identificar los elementos (3.1.1, 3.1.2...) según los elementos de la versión española de la norma ISAD (G).

4 Conclusiones: Relación entre las descripciones de los Sistemas de Gestión Documental y los Sistemas de Acceso Archivístico.

El modelo propuesto (sólo se ofrece un ejemplo) intenta vincular la información descriptiva de la documentación según se encuentre en una fase administrativa, incluida en un Sistema de Gestión Documental, o en su fase de Archivo (Sistema de Acceso Archivístico).

La tabla aporta los vínculos y relaciones necesarias entre los elementos para intentar favorecer el uso y tratamiento de la documentación, así como la reutilización de la información descriptiva existente.

La parte técnica que corresponde a migrar la información entre Sistemas puede ser la más sencilla si se tomar como base XML (incluso rdf, en línea con web semántica) o cualquier otro lenguaje que permita mapear los distintos elementos descriptivos existentes en los metadatos, y así se conseguirá una correcta y limpia migración de la información descriptiva.

Sistemas de Gestión Documental y Sistemas de Acceso Archivístico: ¿fricción o relación?

Julián Moyano Collado

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