Ana Milena Romero BojacaLiliana Gámez ArévaloÁngela Patricia Fuentes MonguiGRUPO: 12

ACTIVIDAD: TEORÍA ARCHIVÍSTICA

PRESENTADO A:

MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR

CÓDIGO: C160204_5

GRUPO: 5

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTANCIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

TEORÍA ARCHIVÍSTICA2012

INTRODUCCIÓNLa archivística nació en el siglo XIX con el nombre de archivología, como una técnica empírica para el arreglo y conservación de los archivos. Su campo específico abarca el desarrollo de la teoría archivística, la legislación que norma esta práctica, la capacitación y la formación de asociaciones profesionales. Como ciencia de los archivos se ocupa de la creación, principios, organización, servicio, conservación de los mismos. Tiene una visión globalizadora, pues los documentos como un conjunto estructurado, procedente de una institución sea esta publica o privada.

OBJETIVOS

Conocer las diferencias entre un archivo de gestión y una biblioteca especializada.

Distinguir que es el documento para el código penal y de comercio

Saber que papel juega la archivística dentro de estas normas.

GESTORIA INTEGRAL DE LA INFORMACIÓNSGI Ltda.Ecopetrol S.A.

Carrera 16 No 43 – 30, Casa Vex (57) (1) 3 38 11 59 / 57 Bogotá-Colombia sgiconsultas@gmail.com

ARCHIVO SGI LTDA QUÉ CLASE DE ARCHIVO PERTENECE: archivo de gestión.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Actas de:

Actas de Cantidades Actas Parciales Actas de reajustes Acta de finalización Acta de liquidación de

mutuo acuerdo Informes hse Plan hse

Hojas de vida Nominas Informes administrativos Informes técnicos Evaluaciones de desempeño Contratos Otrosí Cartas designación Especificaciones técnicas

ARCHIVO SGI LTDA Condiciones generales de la contratación Condiciones especificas de la contratación Adicionales Mayores cantidades Reembolsables Pólizas Lista de chequeo de las pólizas Formato de aprobación hojas de vida Términos de referencia Acuerdo de precios

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: clasificación orgánica.

TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

FUID (Formato único de inventario)

Inventario documental Listas de chequeo de

cada contrato o convenio.

SERVICIOS QUE OFRECE: Servicio de consulta Préstamo de expedientes Digitalización Socialización de la información Distribución física y digital de los

documentos.

ARCHIVO SIG LTDA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA AGN

Es un archivo de gestión.

Tipología documental: actas de cantidades ,actas parciales, informes hse, plan hse, hojas de vida, nominas, informes administrativos, informes técnicos, actas de reajustes, etc.

Su clasificación es orgánica.

Los instrumentos de descripción documental son: fuid, inventario documental y listas de chequeo de cada contrato o convenio.

Es una biblioteca especializada.

Tipología documental: entrega de material bibliográfico, adquisiciones y registros de préstamo de material bibliográfico.

Su clasificación es orgánica y funcional.

Su instrumento de descripción documental es el inventario documental.

DIFERENCIAS

CODIGO PENAL

Que es el documento:

Art. 77: …"El término "documento" comprende toda representación de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento,

archivo o transmisión.""Los términos "firma" y "suscripción" comprenden la firma

digital, la creación de una firma digital o firmar digitalmente."

Los términos "instrumento privado" y "certificado" comprenden el documento digital firmado digitalmente".

CAPÍTULO TERCERODe la Falsedad en Documentos

Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento público.

Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público. Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. Art. 221. - Falsedad en documento privado. Art. 222. - Uso de documento público falso. Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento

privado. Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se

asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.

Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público.

CÓDIGO DE COMERCIOLIBRO PRIMERO DE LOS COMERCIANTES Y DE LOS ASUNTOS DE COMERCIO TÍTULO I. DE LOS COMERCIANTESCAPÍTULO II. DEBERES DE LOS COMERCIANTESARTÍCULO 19. OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES.

Es obligación de todo comerciante:2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;

TÍTULO III. DEL REGISTRO MERCANTILARTÍCULO 40. REGISTRÓ DE DOCUMENTOS NO AUTÉNTICOS NI RECONOCIDOS.

Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara.

TÍTULO VI. DE LA SOCIEDAD ANÓNIMACAPÍTULO IV. BALANCES Y DIVIDENDOSSECCIÓN I. BALANCES GENERALES DE FIN DE EJERCICIO Y ANEXOSARTÍCULO 446. PRESENTACIÓN DE BALANCE A LA ASAMBLEA-DOCUMENTOS ANEXOS.

La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio, acompañado de los siguientes documentos:

1) El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles;

2) Un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable;

3) El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad, que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran:

a) Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad;

b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones;

c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas;

d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros;

e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y

f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o extranjeras;

4) Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea, y

5) El informe escrito del revisor fiscal.

TÍTULO II. DE LA PROPIEDAD INDUSTRIALCAPÍTULO I. NUEVAS CREACIONESSECCIÓN I. PATENTES DE INVENCIÓNARTÍCULO 544. DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LA SOLICITUD DE PATENTE.

A la solicitud deberá acompañarse:1o. El poder o certificación de que se halla protocolizado en la Oficina de Propiedad Industrial, o una fotocopia del mismo poder, debidamente autenticada;

2o. La comprobación, en su caso, de la existencia o representación de la persona jurídica solicitante;

3o. La comprobación, en la misma forma prevista para los poderes, de que se ha dado cumplimiento al parágrafo primero del artículo anterior;

4o. El extracto de la solicitud el cual deberá contener, a lo menos, una reivindicación que caracterice la invención, y5o. Los planos, si fuere el caso.

EXPLIQUE DE FORMA BREVE EL ARCHIVISTA QUÉ PAPEL JUEGA DENTRO DE ESTA NORMA.

El archivista como especialista en documentos, puede identificar los elementos que los caracterizan como: su soporte, contenido, registro (tinta, materiales químicos, impulsos magnéticos…), génesis (cómo se ha hecho el documento), carácter seriado (licencias de obra, actas de reuniones, correspondencia, registro de nacimientos…), exclusividad (originales y únicos) si son públicos o privados, permitiendo su interpretación e identificando su autenticidad o por el contrario identificando alteraciones en los mismos, ayudándose de las ciencias auxiliares como la diplomática que estudia la forma y elaboración de los documentos dentro de sus actividades administrativas realizadas por personas naturales o jurídicas.

En síntesis podemos decir que el papel de la archivista es muy importante dentro de los procesos de producción, recepción, distribución, tramites, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos puesto que permite mantener la adecuada utilización, organización y manejo de estos teniendo presente la normatividad permitiendo que la información sea siempre clara, veraz y oportuna.

CONCLUSIÓN

La archivística comprende la aplicación de los procesos de clasificación, ordenación, descripción y conservación, sigue teniendo como referente al principio de procedencia en sus dos dimensiones: los fondos y el orden original; como la preservación del patrimonio documental manteniendo sus principios de acuerdo con la normas y leyes que se implementan tanto en archivos públicos como privados.

CIBERGRAFÍA

•CODIGO PENAL http://penaldosmdq.blogspot.com/2011/03/concepto-penal-de-documento.html http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2000/ley_0599_2000_pr002.html#77

CODIGO DE COMERCIOhttp://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo/codigo_comercio.html#19http://www.uesp.gov.co/uaesp_jo/images/documentos/normatividad/codigodecomercio.pdf