UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA AGENCIA “JUNIOR VIAJES S.A.” DEL CANTÓN MANTA PERIODO JULIO – DICIEMBRE 2012. AUTORA: MARTHA AMPARO FARÍAS SABANDO DIRECTORA: MSC. ALEXANDRA GUTIÉRREZ QUITO - 2013
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PARA LA AGENCIA “JUNIOR VIAJES S.A.” DEL CANTÓN MANTA PERIODO JULIO – DICIEMBRE 2012.
AUTORA: MARTHA AMPARO FARÍAS SABANDO
DIRECTORA: MSC. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
QUITO - 2013
i
Del contenido del presente trabajo de investigación se responsabiliza su
autora.
Martha Farías Sabando
CI 1309774717
ii
HOJA DE JURADO
Calificador # 1 Calificador # 2
Mag. Alexandra Gutiérrez
DIRECTORA DE TESIS
iii
A Dios, por permitirme alcanzar esta meta, porque me dio sabiduría,
perseverancia, fortaleza en los momentos difíciles, porque siempre me
mostró el camino correcto para poder llegar con esmero hasta el final.
A toda mi familia, mi esposo por su apoyo en todo momento, quien me ha
acompañado siempre, con su amor me ha ayudo a superar los obstáculos y
seguir adelante con optimismo hasta llegar a la meta; a mis hijos por su
amor y comprensión; a mi madre por su gran sacrificio y entrega en el inicio
de mi carrera, quien me dejo encaminada para que algún día llegara a
culminar este gran sueño de ser una profesional.
“Para alcanzar un sueño, un guerrero necesita voluntad firme y una inmensa capacidad de
entrega: aunque tenga un objetivo, no siempre el camino para lograrlo es aquel que se
imagina” Paulo Coelho
Martha Farías
iv
Agradezco a Dios por su infinita bondad y misericordia, por darme fortaleza
y sabiduría para culminar esta etapa de mi vida y llegar a la meta con entera
satisfacción.
A mi esposo por su apoyo incondicional, por ser mi compañero fiel, quien
siempre estuvo alentándome en todo momento para no desmayar y seguir
con optimismo en logro de mí meta.
A mis hijos por su amor y comprensión, porque sacrifique parte del tiempo
que les pertenecía a ellos en el desarrollo del presente trabajo.
A mi madre por su apoyo moral animándome siempre a alcanzar mí sueño
de ser profesional.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por abrirme sus puertas y a sus
docentes quienes con paciencia transmitieron sus conocimientos para mi
formación académica, brindándome las herramientas necesarias para ser
una excelente profesional.
A mi Directora de Tesis, porque gracias a su ayuda, y enseñanza he logrado
culminar éste trabajo.
Martha Farías
v
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 3
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 4
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................... 5
1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................................... 5
1.3.1. Problema General........................................................................................................ 5
1.3.2. Problemas Especìficos ............................................................................................... 5
1.4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................................ 6
1.5. ÁRBOL DEL PROBLEMA ....................................................................................................... 6
1.5. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 7
1.5.1. Objetivo General .......................................................................................................... 7
1.5.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 7
1.6. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 7
1.7. LIMITACIONES ...................................................................................................................... 8
1.7.1. Tiempo .......................................................................................................................... 9
1.7.2. Dificultades ................................................................................................................... 9
1.8. IDEA A DEFENDER................................................................................................................ 9
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO, REFERENCIAL, CONCEPTUAL Y LEGAL .................. 10
2.1. LA EMPRESA ........................................................................................................................... 11
2.1.1. Clasificación ................................................................................................................... 11
2.1.2. Información Contable ................................................................................................... 12
2.1.3. La Contabilidad como herramienta para controlar e Informar .............................. 12
2.2. DEFINICIONES DE LA CONTABILIDAD ....................................................................................... 13
2.2.1. Conceptos ...................................................................................................................... 13
2.2.2. Normas técnicas contables de Valoración, Preparación e Información Financiera
.................................................................................................................................................... 15
2.3. PROCESO CONTABLE ............................................................................................................. 17
2.3.1. Reconocimiento de la Operación ............................................................................... 21
2.3.2. Jornalización o registro inicial .................................................................................... 22
2.3.3. Mayorización .................................................................................................................. 24
2.3.4. Comprobación ............................................................................................................... 26
2.3.5. Estados Financieros Básicos ...................................................................................... 30
2.3.6. Reglas de presentación de los Estados Financieros ............................................. 33
vi
2.3.7. Clases de Estados Financieros .................................................................................. 34
2.3.8. Cierre o Clausura del Ciclo Contable ....................................................................... 36
2.4. ECUACIÓN CONTABLE ....................................................................................................... 36
2.5. PLAN GENERAL DE CUENTAS ........................................................................................... 37
2.5.1. Estructura ...................................................................................................................... 38
2.5.2. Código de las Cuentas ................................................................................................ 40
2.6. PRINCIPALES CUENTAS QUE INTERVIENEN EN UNA EMPRESA COMERCIAL .................... 41
2.6.1. Activos ............................................................................................................................ 42
2.6.2. Pasivos ........................................................................................................................... 52
2.6.3. Patrimonio ...................................................................................................................... 53
2.6.4. Ingresos .......................................................................................................................... 54
2.6.5. Gastos ............................................................................................................................ 55
2.7. CONTROL INTERNO .................................................................................................................. 57
2.7.1. El control administrativo ............................................................................................... 58
2.7.2. El control contable ....................................................................................................... 58
2.7.3. Objetivos del control interno ........................................................................................ 59
2.7.4. Características del Control Interno fiable. ................................................................. 59
2.7.5. Beneficios de contar con un sistema de control interno ....................................... 61
2.7.6. Implementación del Sistema de Control Interno ..................................................... 62
2.7.7. Medios para obtener un buen control interno ........................................................... 63
2.7.8 Control Interno en las pequeñas empresas .............................................................. 71
2.7.9 Política de Crédito de las Organizaciones - Un instrumento para mejorar ....... 73
2.8. MARCO LEGAL ......................................................................................................................... 75
2.8.1. Documentación Mercantil Autorizada por el Servicio de Rentas Internas ........... 75
2.8.2. Impresión de documentos ........................................................................................... 77
2.8.3. Impuesto al Valor Agregado (IVA)............................................................................. 79
2.8.4. Impuesto a la Renta .................................................................................................... 83
2.8.5. Retenciones en la Fuente ............................................................................................ 83
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 85
3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................... 86
3.2. DISEÑO METODOLÓGICO .................................................................................................. 86
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA ................................................................................................... 87
3.4. RECOLECCIÓN DE DATOS.................................................................................................. 88
3.4.1. Análisis de las Entrevistas ........................................................................................ 97
3.4.2. Situación Diagnostica de la Agencia Junior Viajes S.A. ...................................... 98
3.4.3. Croquis de la agencia Junior Viajes S.A. ............................................................... 99
vii
3.4.4. Constitución de la Compañía ................................................................................. 100
3.4.5. Funciones que cumple la Agencia Junior Viajes S.A. ........................................ 103
3.4.6. Normas que rigen a Junior Viajes en la prestación de servicios turísticos ..... 107
GRAFICO N.2: ILUSTRACIONES ............................................................................................ 113
3.5. FOTOS DE LA AGENCIA JUNIOR VIAJES S.A. .................................................... 113
3.6. ANÁLISIS FODA ............................................................................................................... 115
CAPÍTULO IV: PROPUESTA: ................................................................................................ 116
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ............................ 116
4.1. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA ............................................................................... 117
4.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ....................................................................................... 118
4.3. ELABORACIÓN DEL MANUAL ............................................................................................ 118
4.3.1. Proceso de Recopilación y Revisión de Documentos Fuente .......................... 119
4.3.2. Descripción del Plan General de Cuentas para Junior Viajes S.A. ................. 121
4.3.3. Registro en el Libro Diario ...................................................................................... 136
4.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL ............................................................................................ 141
4.5. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN JUNIOR VIAJES S.A.
142
4.6. FLUJO O DIAGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES CONTABLES ......................................... 145
4.7. ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS DE CRÉDITO PARA JUNIOR VIAJES S.A..................... 150
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 154
5.1. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 155
5.2. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 156
5.3. GLOSARIO DE TÉRMINOS........................................................................................ 158
BIBLIOGRAFÍA Y ANEXOS ................................................................................................. 160
BIBLIOGRAFÍA: .......................................................................................................................... 161
ANEXO A: PLAN GENERAL DE CUENTAS DE LA AGENCIA JUNIOR VIAJES S.A. ..... 162
ANEXO B: DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN JUNIOR VIAJES S.A. .............................. 167
ANEXO C: ENTREVISTAS ..................................................................................................... 171
ENTREVISTA # 1 ........................................................................................................................ 171
ENTREVISTA # 2 ....................................................................................................................... 174
ANEXO D: GUÍA DE OBSERVACIÓN ................................................................................... 176
ANEXOS E: CUESTIONARIOS UTILIZADOS PARA ANALIZAR EL MOVIMIENTO DE LAS
PRINCIPALES CUENTAS ......................................................................................................... 177
viii
ÍNDICE DE CUADROS
NOMBRE DEL CUADRO PG.
Árbol del Problema…………………………………………………………………6
Clasificación de la Empresa……………………………………………………..11
Proceso Contable…………………………………………………………………17
Flujo del Proceso Contable……………………………………………………...18
T Contable…………………………………………………………………………23
Concepto de Estados Financieros………………………………………………29
Clasificación de los Estados Financieros………………………………………33
Plan General de Cuentas……………………………………...………………...36
Clasificación de los Activos Fijos……………………………………………….50
Control Interno…………………………………………………………………….56
Población y Muestra………………………………………………………………86
Guía de Observación……………………………………………………………..92
Control Interno de Bancos……………………………………………………….93
Control Interno de Cuentas por cobrar…………………………………………94
Control Interno de Cuentas por pagar……………………………………….....95
Libro Diario del registro de las Ventas………………………………………...135
Libro Diario del registro de Depósitos y Pagos con Cheques………………136
Libro Diario del registro de los Egresos……………………………………….137
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
NOMBRE DEL GRÁFICO PG.
Croquis de la Dirección de Junior Viajes S. A…………………………………98
Imágenes de Junior Viajes S. A………………………………………………..111
Análisis Foda……………………………………………………………………..113
Organigrama Funcional…………………………………………………………139
Flujo o Diagramación de las Actividades Contables…………………………143
Flujo de las Ventas………………………………………………………………145
Flujo de los Ingresos…………………………………………………………….146
Flujo de los Egresos…………………………………………………………….147
x
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A: Plan General de Cuentas de Junior Viajes S.A.
ANEXO B: Documentación utilizada en Junior Viajes S.A.
ANEXO C: Entrevistas aplicada al personal de la Agencia.
ANEXO D: Guía de Observación
ANEXO E: Cuestionarios utilizados para analizar el Control Interno de las
Principales cuentas de Junior Viajes S.A.
xi
PROPUESTA: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA AGENCIA JUNIOR
VIAJES S.A. DE LA CIUDAD DE MANTA
RESUMEN
El objetivo principal de toda organización es lograr el desarrollo óptimo de
sus operaciones, para de esta manera posicionarse en el ambiente en el
que se desempeñe como una empresa sólida y confiable. Una de las
bases primordiales para el cumplimiento de tal fin es contar con una guía
que oriente al personal de la organización a cumplir con éxito y eficiencia
las actividades contables. De ahí la importancia de este manual de
procedimientos contables, el cual tiene como finalidad servir de guía para
que Junior Viajes S.A. lleve un control de sus actividades contables y así
poder contar con información veraz y confiable de la situación económico
financiera de la Empresa, muy útil para la toma de decisiones. Además
aplicar políticas internas en la Empresa, que permitan desarrollar un buen
control interno que permita salvaguardar los activos de la Empresa y
obtener eficiencia y eficacia en sus operaciones.
Martha Farías
1
INTRODUCCIÓN
El área contable en una empresa sea cual sea su actividad, finalidad,
tamaño, etc.; ha llegado a tener un lugar indispensable e irremplazable en la
misma, puesto que mediante la contabilidad podemos tener un mejor control
financiero sobre la entidad.
La contabilidad es una herramienta importante dentro de cualquier negocio,
en la cual el objetivo primordial es el de proporcionar información financiera
no solo a sus directivos sino también a sus empleados y demás trabajadores
que pertenezcan al mismo, también brindará información a sus usuarios
externos como son: proveedores, financieros, etc. La información que
entrega sirve a los Ejecutivos para orientar en la toma de decisiones con
respecto al futuro de la organización.
El resultado de este trabajo es un beneficio para JUNIOR VIAJES S. A, ya
que con la asesoría en viajes y venta de servicios se genera ingresos y con
ello se fortalece la economía de la empresa, la misma que espera que ese
no sea el último sino el primero de muchos clientes frecuentes.
El proceso contable es el conjunto de actividades que permiten incorporar a
la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones
económicas de una organización.
La contabilidad es una ciencia contable, es la base sobre la cual se
fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones
financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de
las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más
pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos
económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en
el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una
empresa determinada.
2
Las funciones primordiales que posee la contabilidad son: Históricas, es el
registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la
vida de la empresa; Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en
cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la
situación de la empresa; Financiera, analiza la obtención de los recursos,
para hacer frente a los compromisos de la empresa; Fiscal, es saber cómo le
afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes;
Legal, conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y
otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje
de manera legal el contenido de la actividad.
Por esta razón se hace necesario normalizar el proceso del sistema contable
en la Agencia de Viajes JUNIOR VIAJES S.A. mediante la elaboración de un
manual que les servirá de una u otra manera agilizar su control y registro
contable, para que de este modo puedan estar al día con los resultados de
sus ingresos y egresos que son indispensables para continuar con su
actividad.
3
4
1.1. Planteamiento del Problema
Del diagnóstico realizado, se determinó que la Empresa Junior Viajes. S.A.
no cuenta con conocimientos técnicos en contabilidad y administración, de
tal manera que el principal problema es la ausencia de un modelo
administrativo financiero lo que no permite un mejor desarrollo económico y
financiero del negocio.
El problema antes mencionado, conlleva a que el Gerente no pueda conocer
la situación Económico – Financiero del negocio y no pueda medir
resultados e impide la oportuna toma de decisiones.
La ausencia de manuales, políticas y procedimientos contables ha
provocado que los pocos controles existentes no cumplan con su objetivo de
proporcionar seguridad a la empresa en el desarrollo de sus actividades, se
necesita de un punto de vista claro y preciso en cuanto a los lineamientos
legales, técnicos y contables a los que debe regirse una empresa de esta
índole por lo que se hace necesario el implementar medidas que aseguren el
correcto proceso financiero y contable.
Se puede considerar que la deficiencia o carencia de un efectivo sistema
que controle la parte contable – financiera en una empresa que tiene riesgos
de tener problemas que afecten directamente al mantenimiento y crecimiento
de las mismas, y en esta falta de control el principal factor que incide en la
pérdida o estancamiento del crecimiento empresarial, es por esto que
mediante este documento se propondrá la implementación de medidas de
mejoramiento y prevención que permitan a una empresa lograr sus objetivos
sin afectar su integridad.
Un sistema de control contable es importante desde el punto de vista de la
integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, esto
garantiza que la información financiera sea confiable para la toma de
decisiones.
5
Se determinó que no existe un control interno sobre el efectivo que tienen los
negocios, es decir se maneja el dinero de las ventas con el dinero de los
accionistas, además no se toma en cuenta los gastos de servicios básicos,
arriendos, por lo que esto da como resultado que no se tenga una utilidad
real del negocio.
1.2. Formulación del Problema
¿Hace falta un manual de procedimientos contables en la Agencia Junior
Viajes S.A. que le permita acceder a la real situación financiera de la
Empresa?
1.3. Sistematización del problema
1.3.1. Problema General
¿Hace falta un manual de procedimientos contables en la Agencia Junior
Viajes S.A. que le permita acceder a la real situación financiera de la
Empresa?
1.3.2. Problemas Especìficos
¿En base a que procedimientos contables, normas y aspectos legales se
desarrollan las actividades en el área de contabilidad?
¿Existe un organigrama funcional que determine las responsabilidades de
los empleados?
¿Se aplica un estricto control interno en el desarrollo de las actividades
contables?
6
1.4. Delimitación del problema
Campo: Económico.
Área: Contable.
Aspecto: Financiero.
Tiempo: Período económico del 1 de julio al 31 de diciembre del 2012
Espacio: Agencia Junior Viajes S.A.
CUADRO N.1
1.5. Árbol del Problema
EFECTOS
CAUSAS
FALTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA AGENCIA JUNIOR VIAJES S.A.
FALTA DE SISTEMA
CONTABLE ADECUADO
DESCONOCIMIENTO DE CONTROL
CONTABLE Y TRIBUTARIO.
IGNORAR LAS NORMAS
CONTABLES EUCATORIANA
LENTITUD EN EL INGRESOS
DE INFORMACIÓN FINANCIERA.
MULTAS REGLAMENTARIAS
FALTA DE ORGANIZACIÓN EN LAS CUENTAS
7
1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo General
Elaborar un manual de procedimientos contables para la Agencia “Junior
Viajes S.A.” de la ciudad de Manta
1.5.2. Objetivos Específicos
Establecer la situación problemática contable de la Agencia Junior Viajes
S.A.
Investigar conceptos, procedimientos, normas, aspectos legales y
tributarios que corresponden a la fundamentación del problema planteado
Aplicar técnicas de investigación para determinar la situación real
diagnostica de Junior Viajes S.A.
Elaborar el Manual de procedimientos contables.
1.6. Justificación
La implementación del Manual de procedimientos contables para la Agencia
“Junior Viajes S.A.”, generará beneficio no solo al negocio como tal sino
indirectamente a los empleados y clientes en general, logrando alcanzar
mejor calidad del servicio.
Considerando que el proceso contable se refiere a todas las operaciones y
transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado,
regularmente en un año calendario o ejercicio económico desde la apertura
de libros hasta la preparación y elaboración de los estados financieros, esto
ayudara a que la Agencia Junior Viajes S.A. pueda contar con información
real y confiable útil para la correcta toma de decisiones de la gerencia.
8
La utilización adecuada de un proceso contable provee de información
adecuada, oportuna y real en un momento determinado para la toma de
decisiones que beneficien la actividad económica, teniendo en cuenta que el
ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables,
desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros
hasta la preparación de Estados Financieros.
En un mundo comercial globalizado como lo es actualmente se debe estar
preparado para enfrentar retos con respecto a cambios de uso de normas y
políticas contables, que permitan estandarizar la información a nivel
contable-financiero; en la actualidad se presenta el reto de la aplicación de la
Normas Internacionales de Información Contable (NIIF´S), que desecha
prácticas contables vigentes como son las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad. Es un cambio que requiere de constante capacitación para la
aplicación correcta de las nuevas Normas Contables.
La utilización de la codificación de cuentas facilitará la identificación de
movimientos económicos del negocio, permitiendo resumir la información por
cada periodo de tiempo determinado de acuerdo a las necesidades de los
usuarios, permitiendo obtener varios niveles de información respondiendo a
los intereses de los movimientos económicos dentro del negocio.
Identificar mediante el uso de símbolos como letras y números elementos de
un conjunto o subconjunto que se relacionan entre si. Conllevando un
adecuado proceso contable mediante la identificación de las transacciones.
1.7. Limitaciones
La presente investigación se realiza en la ciudad de Manta en la Agencia
Junior Viajes ubicada en la Av. 6 entre calles 13 y 14
9
1.7.1. Tiempo
El poco tiempo disponible para desarrollar el presente trabajo que es de 8
meses comprendido desde el 07 de enero al 07 de septiembre del 2013
1.7.2. Dificultades
Entre las dificultades que se pueden presentar para el desarrollo de la
investigación es el poco tiempo disponible, y el acceso a la fuente de
información contable ya que la persona encargada de la parte contable vive
en la ciudad de Guayaquil.
1.8. Idea a defender
Con la aplicación del manual de procedimientos contables la Empresa
Junior Viajes S.A. podrá llevar un registro correcto y adecuado de sus
cuentas para de esta manera conocer la situación real de la Empresa y
demás aspectos que se reflejen en los balances con la finalidad de
encaminar a la empresa a un correcto funcionamiento en su economía.
Este trabajo tiene la finalidad de ayudar a esta empresa a mejorar su
sistema contable y poder obtener muy buenos resultados luego de realizar
todos sus registros y brindar a la ciudadanía el servicio del turismo que es
conocer nuestro país y de ser posible muchos más.
Es muy importante que Júnior Viajes S.A. aplique este manual de
procedimientos contables el cual es muy útil y eficaz, ya que se ajusta a las
necesidades de la empresa, porque es manejable y de fácil interpretación,
exacto en el reflejo de la realidad, coherente, fiable, y proporciona
información económica real de la Empresa muy útil para la toma de
decisiones
10
11
2.1. La Empresa
“Es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes
bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia
al empresario, a los Estados y a la Sociedad en general, permitiendo así
mantenerse en el mercado superando las amenazas y aprovechando las
oportunidades del entorno empresarial local, nacional e internacional
logrando altos niveles de productividad y competitividad.” 1
2.1.1. Clasificación
La clasificación de las Empresas se realiza bajo los siguientes criterios:
Según su naturaleza Según el sector o la
procedencia del capital
Según la integración del
capital o número de socios
Industriales: transforman
materias primas en nuevos
productos.
Comerciales: compra y
venta de productos,
intermediarios entre
productores y compradores.
Servicios: generación y
venta de productos
intangibles.
Agropecuarias: explotan
productos agrícolas y
pecuarios.
Mineras Explotan productos del
subsuelo.
Públicas: el capital
pertenece al sector
público.
Privadas: el capital
pertenece al sector
privado.
Mixtas: el capital es
público y privado.
Unipersonales: el
capital es el aporte de
una sola persona.
Sociedades: aporte de
personas jurídicas o
naturales Sociedad de
personas. Sociedad de
capital.
Sociedades mixtas
Sociedades sin ànimo
de lucro
1
1 Fuente: Pedro Zapata Sánchez, CONTABILIDAD GENERAL, 6ta edición, Mc Graw Hill
Elaborado: Martha Farias
12
Una agencia de viajes es una empresa mercantil de servicio que acerca el
producto turístico al consumidor. En términos del proceso de
comercialización del turismo, las agencias de viajes son tiendas minoristas,
que suelen trabajar estrechamente vinculadas con las empresas
transportistas, líneas aéreas, de las cuales reciben una determinada
comisión por concepto de boletos vendos, de los hoteles, y, en general, de
todos los operadores. Éstas empresas, que suelen a tener mucho material
informativo sobre destinos y paquetes turísticos, trabajan igualmente en
estrecha cooperación con los operadores de tours, figura que correspondería
con la de una mayorista; pero existen empresas que a más de ser agencias
de viajes son también operadoras de turismo. Servicios en general para
satisfacer las diversas necesidades de la sociedad.
2.1.2. Información Contable
“La información contable es útil para cualquiera que deba emitir juicios y
tomar decisiones que generen consecuencias económicas; la contabilidad
ayuda a la toma de decisiones, mostrando dónde y cómo se ha gastado el
dinero o se han contraído obligaciones; evaluando el desempeño e
indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro.
Además, ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la
atención tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las ineficiencias
actuales, como hacía las oportunidades futuras”.
2.1.3. La Contabilidad como herramienta para controlar e Informar
En la actualidad, la contabilidad se constituye en una herramienta
indispensable para la toma de decisiones. Es por ello que la información que
genera debe propender a:
Coordinar las actividades económicas y administrativas.
Captar, medir, planear y controlar las operaciones diarias.
Estudiar las fases del negocio y los proyectos específicos.
13
Características de la información contable. La información financiera que
genera la contabilidad debe ser oportuna y adecuada, es decir:
Estar a disposición en el momento que se necesite.
Ser confiable, presentar resultados razonables.
Presentarse en un lenguaje de fácil comprensión, incluso para los no
contables.
Es por este motivo que las Empresas que desean triunfar y mantenerse en el
exigente mercado, deben implantar un SISTEMA CONTABLE que
proporcione la información suficiente para la toma de decisiones. La forma,
metodología y demás condiciones del sistema contable deben regirse por las
normas internacionales de contabilidad o por las normas nacionales.
2.2. Definiciones de la Contabilidad
2.2.1. Conceptos
"Es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona
datos sobre su patrimonio y su evolución, destinados a facilitar las
decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan con él
en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo”2
La contabilidad también puede definirse como el sistema de información que
permite identificar, clasificar, registrar, resumir, interpretar y analizar los
hechos económicos en términos monetarios y de resultados para tomar
buenas decisiones en la empresa
"Es un sistema de información destinado a proporcionar información a
terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas o
inversionistas, a fin de facilitar sus decisiones"3
La Contabilidad es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro,
clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan
2 Enrique Fowler Newton, Contabilidad Financiera, enfoque moderno, Edit. Limusa 1997
3 David Noel Ramirez Padilla, Contabilidad adiminstrativa 5ta edición, Mc Graw-Hill Interamericana
S.A.
14
en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y
financiera al término de un ejercicio económico o período contable.
La contabilidad es un campo especializado de las ciencias administrativas
que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados;
destinados a cumplir con los objetivos de análisis, registro y control de las
transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en
funcionamiento, con la finalidad de informar e interpretar la situación
económica, financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada
periodo o ejercicio contable durante toda la existencia permanente de la
entidad
La ciencia de contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo
metodológico que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias
particularmente la economía de la empresa y ocupa de manera sistemática y
generalizada los métodos contables. Al referirse a la contabilidad como
técnica tiene una estrecha relación con la recolección y elaboración de la
información de manera conveniente, sintetizada y clasificada. La contabilidad
al ser considerada como arte es porque en sus inicios sus registros eran
llevados manualmente y por su pulcritud, exactitud y presentación adecuada
de la información.
PROPIEDAD, DERECHOS DE LOS PROPIETARIOS Y OBLIGACIONES
Todo lo que posee la empresa que está representado en bienes y derechos
tangibles o intangibles. La propiedad de una empresa es el conjunto de
bienes materiales, valores y productos inmateriales que se mantienen para
el normal desarrollo de las actividades que requiere una empresa. En
contabilidad, esta propiedad se denomina ACTIVO. El derecho, interés o
dominio que tienen los accionistas sobre los citados bienes empresariales
constituye el PATRIMONIO (o capital contable). También podemos agregar
que según derecho que poseen los propietarios en los activos de la
empresa; es entonces la diferencia entre lo que tiene y lo que debe, muestra
lo que es de los dueños y está libre de deudas.
15
Para el normal funcionamiento de la empresa, se requiere de recursos
diferentes de los que constituyen el patrimonio. Estos recursos se pueden
obtener de dos formas:
Solicitando préstamos en bienes o dinero que se pagarán a futuro.
Realizando inversiones o la integración de socios capitalistas
Estas personas o entidades que prestan dinero o bienes, aquellas a nombre
de quienes se actúa como agentes de retención, se denominan Acreedores.
Ellos tienen un derecho sobre los bienes o activos del negocio, mientras la
empresa no cumpla con la promesa de pago convenida. Este derecho de los
acreedores sobre el activo se denomina Pasivo y está conformado por todas
las deudas u obligaciones que posee la Empresa con terceros.
2.2.2. Normas técnicas contables de Valoración, Preparación e
Información Financiera
La Organización Mundial de Comercio (OMC) y el Comité Internacional de
Contabilidad han definido la base teórica que regulara la práctica contable
mundial. La citada base reconoce la vigencia jerárquica de:
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
Los conceptos, las prácticas y las definiciones generalmente
aceptados
Las políticas contables específicas de cada entidad.
El mundo, sus Estados, sus empresas, y sus organizaciones no lucrativas,
están en proceso de globalizar o ya han globalizado sus economías, con el
ánimo de que las personas competitivas y los recursos materiales sean más
productivos.
La contabilidad, como técnica de registro de hechos económicos, debe
adaptarse a las nuevas necesidades y circunstancias. Para ello, ha creado
mecanismos que estandaricen la normativa contable de observancia
obligatoria en el mundo. Organismos multilaterales como la OMC, y el CEE,
16
entre otros, han propiciado el fortalecimiento de Comités y Federaciones
mundiales de contadores, quienes vienen generando y actualizando
normas, reglamentos e interpretaciones técnicas sobre registros valoración,
presentación y emisión de informes que conllevan a:
1. Potenciar el uso de los recursos, haciendo más eficiente la gestión
empresarial.
2. Transparentar las operaciones que realizan los entes contables.
3. Comprender de la mejor manera los hechos económicos por medio de la
aplicación de la nueva normativa.
La Federación Internacional de Contadores (IFAC) y los Comités de
Interpretación como el CINIFF y el SIC, han emitido, actualizado y avalado
hasta la fecha las siguientes interpretaciones.
8 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
29 Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
9 Interpretaciones de la NIIE
12 Interpretaciones de la NIC
Con estos antecedentes, el Gobierno Nacional, mediante decreto ejecutivo
expedido en 2006, puso en vigencia la normativa internacional, que será
obligatoria observancia desde los estados financieros que se emitan en el
año 2008 y siguientes.
La NIIF para las PYMES
El IASB también desarrolla y publica una norma separada que pretende que
se aplique a los estados financieros con propósito de información general y
otros tipos de información financiera de entidades que en muchos países
son conocidas por diferentes nombres como pequeñas y medianas
empresas (PYMES), entidades privadas y entidades sin obligación publica
de rendir cuentas. Esa norma es la Norma Internacional de Información
Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES)
17
A menudo, las PYMES producen estados financieros para el uso exclusivo
de los propietarios-gerentes, o para las autoridades fiscales u otros
organismos gubernamentales. Los estados financieros producidos
únicamente para los citados propósitos no son necesariamente estados
financieros con propósito de información general.
2.3. Proceso Contable
MALDONADO, Hernán, define “El proceso contable se refiere a todas las
operaciones y transacciones que registra la contabilidad en un periodo
determinado, regularmente en un año calendario o ejercicio económico
desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados
financieros.”
BRAVO, Mercedes, (2007) manifiesta “Denominado también Ciclo Contable
constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable
desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente)
hasta la presentación de los Estados Financieros.”
Todo ente contable recurrentemente efectúa operaciones o actos de
comercio como comprar bienes y servicios, vender las mercaderías o los
servicios que genera, cobrar las cuentas pendientes, pagar las deudas,
depositar y retirar dinero de los bancos, encargar y custodiar bienes,
devolver o aceptar devoluciones de bienes, importar materiales, mercaderías
o activos fijos, exportar su producción, en fin un sinnúmero de transacciones
que modifican dinámicamente la economía y finanzas de la empresa, todos
estos actos son el objeto de la contabilidad, es decir la materia prima del
PROCESO CONTABLE. El registro de las transacciones en forma
cronológica en los libros de contabilidad y el proceso de ajustes a las
cuentas, el cierre de las cuentas de resultados y la preparación de los
estados financieros, todas estas operaciones fundamentan las decisiones
que toman los ejecutivos con base en la información contenida en los
productos del proceso contable, que son los estados financieros (EEFF), es
18
decir que el proceso contable es dinámico y está plenamente vinculado
conforme se muestra en el siguiente grafico
CUADRO N. 3
PROCESO CONTABLE
ENTRADAS PROCESO PRODUCTOS
Gerente fundamentado en la información de EEFF, toma decisiones4
4 Fuente: Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Sexta edición, pág. 34
Elaborado: Martha Farías
De todo proceso se esperan productos de calidad, para el caso de la
contabilidad, serán los estados financieros totalmente oportunos y
plenamente confiables. Para ello será indispensable:
1. Disponer de insumos de calidad, esto es que las transacciones
ejecutadas estén debidamente sustentadas y soportadas mediante los
documentos pertinentes y suficientes, y con las normas legales.
2. Contar con un proceso contable ágil y seguro, ayudado por un paquete
informático versátil, que cuente con un ambiente laboral agradable,
provisto de materiales e insumos a tiempo y principalmente operado por
profesionales contables competentes, que estén dispuestos a
constituirse en asesores financieros de la gerencia.
Actos de Comercio Compra, vende, deposita, etc
PROCESO
CONTABLE
Estados Financieros
(EEFF)
19
FLUJO DEL CICLO O PROCESO CONTABLE
En el flujograma que se presenta a continuación se detallan los pasos que
siguen las transacciones que ejecutan las empresas, estos en la actualidad
están sistematizados, con lo cual se ahorra tiempo para que el contador
invierta en otras actividades que antes estaban restringidas o muy
descuidadas como: intervenir personalmente en el conteo o inventario de
mercaderías y de activos fijos, realizar arqueos más frecuentes, efectuar
conciliaciones bancarias y de cuentas, etc.., es decir validar la información;
pero, además, ha permitido que el contador se convierta en analista
financieros, en el guía indicado para mejorar el sistema contable y además
se dedique a dar información, cada vez más completa y amplia, a la gerencia
y a los directivos de la empresa, al Servicio de Rentas Internas, en fin, a
otros organismos relacionados. De tal manera que hoy más que nunca, la
contabilidad y la presencia del contador en una empresa, es trascendente
20
CUADRO N. 4
FLUJO DEL PROCESO CONTABLE
Reconocimiento de la Operación
Documento fuente Prueba evidente Requiere análisis Se archiva cronológicamente
Jornalización
Libro Diario Registro inicial Requiere criterio y orden Se presenta como asiento
Mayorización
Libro Mayor Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas Se requiere criterio y orden Brinda idea del estado de cada cuenta
Comprobación
Estructura de Informes
5
Balance
· Resumen significativo · Despeja dudas · Valida el cumplimiento de normas · Concepto de general aceptación
Estados Contables
· Financieros · Económicos
5 Fuente: Zapata, CONTABILIDAD GENERAL, Mc Graw Hill, Sexta edición, pág. 35
Elaborado: Martha Farías
21
2.3.1. Reconocimiento de la Operación
Implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas,
recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar
la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas afectadas.
Los documentos fuentes constituyen la evidencia escrita que da origen a los
registros contable y respaldan todas las transacciones que realiza la
empresa.
La clasificación de los documentos fuentes se realiza bajo los siguientes
criterios:
Por su origen:
Documentos internos son aquellos que deben ser expedidos por la
empresa, y por tanto, entregados como soporte de la transacción; por
ejemplo, nota de venta.
Documentos externos son aquellos que llegan a la empresa como
soporte de la ejecución de una transacción con otras empresas; por
ejemplo, facturas de compra.
Por su importancia:
Documentos principales son aquellos considerados indispensables y,
en consecuencia, se generan como soporte fundamental de la
transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de venta, las notas de
crédito, etc.
Documentos secundarios son aquellos que completan el expediente
de una transacción; por ejemplo, las notas de pedido, las facturas
proforma, las actas de entrega y recepción, las notas de ingreso o
afines memorandos, etc.
Por su formato:
No regulados son aquellos que se expiden bajo un formato
preestablecido por la propia empresa.
22
Regulados son los que se expiden bajo un formato preestablecido por
las regulaciones de organismos de control gubernamental.
2.3.2. Jornalización o registro inicial
La Jornalización o registro inicial es el acto de registrar las transacciones por
primera vez en libros adecuados, mediante la forma de asiento contable y
conforme vayan ocurriendo.
Asiento contable. Es la formula técnica de anotación de las transacciones,
bajo el principio de Partida doble.
Es obligación del contador almacenar debidamente la documentación,
guardarla durante el tiempo exigido por la ley y presentarla a auditores y
otros organismos de control, legalmente facultados para ello. No debe
exhibirla libremente ni divulgar su contenido.
El Código del Comercio, la Ley de Compañías, el Código Tributario, la Ley
de Régimen Tributario Interno, entre otros, referencian la obligación de llevar
contabilidad, citan los libros básicos e incluso recomiendan el tipo de
información que debe contener.
A continuación, algunos aspectos importantes referenciados por la base
legal citada:
Todo comerciante o industrial, cuyo capital propio sea mayor de
$24.000,00, o en su defecto, si sus ingresos brutos por ventas
anuales superen los $40.000,00, están obligados a llevar contabilidad
conforme a los principios contables. Las sociedades deben llevar
contabilidad sin necesidad de cumplir con estas bases.
La contabilidad del comerciante al por mayor debe llevarse cuatro
libros encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor,
Inventarios y Caja. Estos libros se llevaran en idioma castellano.
Todo comerciante, al empezar su giro, y a fin de cada año, hará el
Libro de Inventarios una descripción estimativa de todos sus bienes,
23
tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y
pasivos. Estos inventarios serán firmados por todos los interesados
en el establecimiento de comercio que se hallen presentes a su
formación.
Los comerciantes al por mayor pueden llevar las operaciones de su
giro en un solo libro, encuadernado, forrado y foliado, en el que se
asentaran diariamente, y en resumen, las compras y ventas que
hicieren al contado; y detalladamente, las que hicieren a crédito; y los
pagos y cobros que hicieren sobre estas.
Se prohíbe a los comerciantes:
a) Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
b) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos, o a continuación de ellos.
c) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaduras.
d) Borrar los asientos o parte de ellos.
e) Arrancar hojas, alterar la encuadernación y foliación, y mutilar alguna
parte de los libros.
La referencia anterior permite clasificar los libros contables en su orden de
importancia, así:
1. Libros principales: Diario, Mayor, Inventarios y Caja
2. Libros especiales: Facturas
3. Libros auxiliares: deja a consideración de las necesidades de información
y control que desee el ente contable.
Por otra parte, la referencia legal también define las formalidades que deben
reunir los citados libros; así señala que:
a) Debe expresarse en dólares de Norteamerica (USD$), incluso si la
operación se realizara en monedas diferentes.
b) Deben llevarse debidamente encuadernados, forrados y foliados
c) Debe escribirse en idioma castellano.
d) A fin de año, se deben legalizar y ordenar.
24
En definitiva, no se limita el número de libros de contabilidad ni el formato
técnico; tan solo se hace referencia de algunas de las formalidades
generales mínimas.
Cuando el proceso de registro contable se realice por medio de la
computadora, no se deberá perder de vista el aspecto legal citado, y aunque
la forma de edición fuera diferente, al final se deben obtener evidentemente
libros que se deben ajustar a las formalidades y usos prescritos en las leyes,
reglamentos y normas técnicas de la contabilidad.
2.3.3. Mayorización
Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores
que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal
manera que si un valor está en el Debe, pasara al Debe de la cuenta
correspondiente.
Libro mayor: es el segundo registro principal que se mantiene en cada
cuenta, según sea el caso, con el propósito de conocer sus movimientos y
saldo en forma particular.
Para fines didácticos se utiliza la denominación “T” contable (diseño
informal)
CUADRO N.5
T CONTABLE
Titulo o nombre de la Cuenta
DEBE HABER
SALDO
TIPOS DE LIBRO MAYOR
Se reconocen la existencia de dos tipos:
Libro mayor principal. Para las cuentas de control general; ejemplo: Caja
general
25
Libro mayor auxiliar. Para las subcuentas y auxiliares; ejemplo: Caja N.
1, Caja N. 2, etc.
PROCEDIMIENTOS PARA MAYORIZAR:
1. Tome cuenta por cuenta, las que constan en el Libro diario.
2. A cada cuenta, asígnele una tarjeta (o archivo magnético) y escriba el
nombre completo de la cuenta (o auxiliar). Ponga el número del
código que le corresponda (según el Plan general o Catalogo de
cuentas vigente).
3. Pase los valores de la cuenta que consta en el diario; si están en el
Debe, al DEBE; si están en el Haber, al HABER de la respectiva
cuenta.
4. Obtenga los saldos así: asigne a los valores del Debe el signo (+), si
están en el Haber el signo (-), obtenga la diferencia matemática; si el
resultado es positivo, se trata de un saldo DEUDOR; por el contrario,
si el valor es negativo, se trata de un saldo ACREEDOR
TIPOS DE SALDOS
Saldo deudor (o débito): se obtiene cuando los valores debitados en una
cuenta son mayores que los valores acreditados. Generalmente, este tipo
de saldo es propio de las cuentas de Activo, Costos y Gastos.
Saldo acreedor (o crédito): se obtiene cuando los valores acreditados en
una cuenta son mayores que los valores debitados. Generalmente, este
tipo de saldo es propio de las cuentas del Pasivo, Patrimonio y Rentas.
Saldo nulo (o en cero): se obtiene cuando los valores debitados y
acreditados en una cuenta son exactamente iguales. Este tipo de saldo
es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio,
pero momentáneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al
final del ejercicio, mediante los asientos de cierre.
Saldo en rojo o contrario a su naturaleza, cuando los valores debitados
en una cuenta de naturaleza crédito son mayores; o viceversa, cuando
26
los valores acreditados en una cuenta de naturaleza debito son mayores,
estas requieren de análisis para ser ajustados.
2.3.4. Comprobación
Se aconseja que mensualmente se verifique el cumplimiento del concepto de
partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para
esto será necesario elaborar un Balance de comprobación, el mismo que se
prepara con los saldos de diferentes cuentas que constan en el Libro mayor
principal.
Relatividad del Balance de Comprobación. “Conseguir en este balance que
los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance
significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y
conocimiento del contador se debe evidenciar; ya que es el momento de
analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos puesto que
muchos de ellos, por diversas causas, están desactualizados o incompletos
o simplemente mal determinados”6
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CONTABLES
Como se dijo anteriormente en el proceso contable (manual e incluso
electrónico) se filtran errores, omisiones, desactualizaciones y otras
situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos,
la técnica contable ha desarrollado la metodología denominada ajustes, que
se resume y ejemplifica a continuación.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración
oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no
presentan valores que puedan ser comprobados y, por ende, no denotan la
verdadera situación y estado actual del negocio o empresa.
6 Mc Graw Hill Interamericana, Zapata, CONTABILIDAD GENERAL, sexta edición, pag. 44
27
Causas y efectos de saldos incorrectos
Omisión: por falta de registro de operaciones efectuadas, que el sistema
contable no las ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten
saldos incompletos.
Errores: por selección equivocada de cuentas y aplicación de valores
incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocaran que ciertas cuentas
presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas
subvaloraran sus saldos, pero también podrán presentar
sobrevaloraciones por valores aplicados incorrectamente.
Desactualizaciones: por uso sistemático de bienes o servicios, por
realización de rentas que fueron precobradas o que no pudieron ser
liquidadas en el periodo; por gastos que se pagaron por anticipado o que
aún no se han pagado. Además, por previsión objetiva de situaciones
futuras, como es el caso de posibles incobrables. En cualquier caso, los
saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de
comprobación.
Uso indebido: por abusos o exceso de confianza de parte de los
custodios de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes)
entre los saldos contables y la presencia física de recursos.
MOMENTO Y FORMA APROPIADA PARA REGISTRAR LOS AJUSTES
Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o
desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en
bloque, es decir, a fin de mes o a fin del año, como prerrequisito
indispensable para elaborar los estados financieros.
Se registran en forma de asiento, el cual cumplirá todos los requisitos
técnicos requeridos en esta fórmula, exigiendo documentación fuente o, al
menos, hojas de cálculo o referencias técnicas y documentales relativas al
asiento.
28
El libro apropiado para la anotación es el Diario general. De este se traslada
a las cuentas respectivas (mayorizaciòn) para luego pasar en resumen a un
nuevo Balance de comprobación denominado “Balance ajustado”.
El sustento legal y técnico para justificar los asientos que de ajuste dado en
leyes tributarias, societarias y sus reglamentos, así como en normas y
conceptos que regulan el cálculo, presentación y exposición de los ajustes.
ESTUDIO DE LOS PRINCIPALES AJUSTES
A fin de sistematizar este estudio, se propone el siguiente agrupamiento
natural:
1. Omisiones
2. Errores
3. Usos indebidos
4. Perdidas fortuitas
5. Prepagados y precobrados
6. Gastos y rentas pendientes de pago y cobro, respectivamente.
7. Desgaste de propiedad, planta y equipo
8. Provisiones para posibles incobrables
9. Amortización de cargos diferidos
Ajustes por omisión. Este caso se resuelve fácilmente, en el momento en
que se reconozca la operación. Por supuesto que esta situación se deberá
corregir mediante mejoras en el flujo de la documentación.
Ajustes por errores. En este caso el contador deberá realizar la corrección
en la fecha en que tenga conocimiento del error.
Ajuste por usos indebidos. El personal responsable del manejo directo de
dinero, mercaderías y otros bienes puede caer en abusos de confianza al
disponer de los recursos de la empresa para fines personales. Este tipo de
usos indebidos se puede detectar a partir de estudios específicos, como
constataciones físicas, arqueos, confirmaciones entre otros. En caso de
faltantes, se deben correr asientos de ajuste para evidenciar estos hechos.
29
Ajuste por perdidas fortuitas. Cuando la empresa se ve despojada de
recursos monetarios o bienes de su propiedad, que no estaban protegidos
por seguros, surge la necesidad de reportar estas pérdidas no deseadas por
medio de ajustes.
Ajustes por prepagados y precobrados. En ocasiones, la venta de
servicios requiere de pagos anticipados por varios meses e incluso años;
este es el caso de arriendos, seguros, etc., que con el tiempo deben ir
devengando o actualizando. En otros casos es conveniente para las
empresas proveerse de suministros para uso posterior, en cantidades
significativas. En cualquiera de las opciones, se reconoce la existencia e los
prepagados.
Ajustes por gastos y rentas pendientes. Regularmente, a los clientes
habituales se les suelen vender los bienes y servicios a crédito; sucede lo
mismo cuando en calidad de clientes regulares adquirimos bienes y servicios
que serán satisfechos (pagados) a futuro. Como ejemplo tenemos los
siguientes servicios o bienes que se han recibido y consumido, pero que se
encuentran pendientes de pago:
Servicios básicos (agua, luz, teléfono)
Servicio de movilización y transporte
Remuneraciones a empleados
Servicio de la deuda (intereses)
Servicio de publicidad y propaganda
Para estos casos, resulta indispensable registrarlos, incluso si
desconocemos el valor exacto del servicio utilizado. En este evento, se
debe calcular mediante estimaciones de consumo y cuando se recibe la
factura definitiva, proceder al ajuste correspondiente.
Ajuste por desgaste de propiedad, planta y equipo (activos fijos). La
depreciación es el desgaste que sufren los activos fijos, por uso
obsolescencia o destrucción (robo, incendio, etc.)
30
Este desgaste se debe reportar periódicamente, a fin de:
Depurar resultados
Actualizar el valor del activo fijo
Ajuste por provisión para posibles incobrables. Se debe registrar las
posibilidad cierta de que parte las cuentas pendientes de cobro podrán
hacerse efectivas, por cualquiera de los siguientes acontecimientos:
Quiebra, liquidación e insolvencia declarada del deudor
Muerte del deudor, sin dejar activos suficientes para que se pueda
cubrir la deuda.
Perdida del rastro del deudor
Paso del tiempo desde su vencimiento (al menos 5 años)
Para prevenir estos hechos, la empresa debe a través de estudios serios,
técnicos y objetivos, calcular estimativamente los posibles valores que no se
podrían cobrar.
2.3.5. Estados Financieros Básicos
El ciclo contable se realiza actualmente de manera expedita y segura con la
ayuda de la computadora la cual por medio de programas específicos,
procesa la información automáticamente; es decir, el contador solo tiene que
definir las partidas afectadas y digitar los valores que correspondan a las
cuentas, y el programa automatizado de contabilidad se encargara de
mayorizar, emitir el balance de comprobación e incluso emitir los estados
financieros. Esta ayuda, que simplifica tareas reduce significativamente el
tiempo de proceso, debe ser aprovechada por el contador quien, en
compensación, pondrá toda su atención en los ajustes contables, es decir,
en depurar y analizar los saldos de las cuentas, a tal punto que estas
puedan:
Reflejar razonablemente la situación económico y financiera de la
empresa.
Ser verificables y comprobables bajo cualquier óptica y prueba.
31
Cuando se tenga absoluta seguridad sobre la idoneidad de los saldos
contables, se puede empezar a preparar los informes contables, mejor
conocidos como estados financieros.
CUADRO N.6:
CONCEPTO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
7
Tanto la administración de la empresa como el público en general están
interesados en conocer las fortalezas y debilidades financieras de la
empresa en conjunto, o sobre una sección del negocio en particular; para
esto, se deberán analizar y estudiar los estados financieros mediante los
métodos de análisis que miden, comparan y ponderan hechos.
Los principales estados financieros tienen como objeto informar sobre la
situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los
resultados de sus operaciones y el flujo del efectivo.
Los estados financieros deben servir para:
1. Tomar decisiones de inversión y crédito.
2. Formularse un juicio sobre los resultados financieros de la
administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de
fondos y capacidad de desarrollo empresarial.
3. Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa,
asi como su capacidad para generar fondos.
7 NIC 1, Presentación de los Estados Financieros
Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad que se útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que le han sido confiados.
32
4. Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar
la capacidad financiera de crecimiento.
LIMITACIÓN DE LOS BALANCES
“Los estados financieros no son exactos ni las cifras que se muestran son
definitivas. Esto sucede porque las operaciones se registran bajo juicios
personales y principios de contabilidad que permiten optar por diferentes
alternativas para el tratamiento y cuantificación monetaria de las
operaciones.
De aquí se desprende que los estados financieros no representan valores
absolutos; por tanto, la información que ofrecen no es una medida exacta de
su situación ni de su productividad, pero si proporcionan ideas claras sobre
la situación, si las cifras son razonables. La utilidad o pérdida definitiva no
se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidación de la empresa”.8
CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Con el fin de que los estados financieros cumplan a cabalidad con el
propósito principal para el que se han creado, deben reunir las siguientes
características de calidad:
Comprensibilidad. Cualidad esencial, que facilitara comprender los
aspectos más importantes sin mayor dificultad, aun a usuarios que no
tengan cultura contable.
Relevancia. La información que proporcionan debe permitir a los
usuarios detectar los datos más importantes, a partir de los cuales se
tomaran decisiones.
Confiabilidad. Las cifras que correspondan a los conceptos expuestos
deben ser suficientemente confiables y razonables.
Comparabilidad. Las cifras estarán expresadas en moneda de un mismo
poder adquisitivo, bajo métodos de consistencia.
8 Mc Graw Hill Interamericana, CONTABILIDAD GENERAL, pág. 60
33
Integridad. La información en los estados financieros debe ser completa
dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión
puede causar que la información sea falsa o equivocada.
USUARIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Las personas a quienes les interesan los estados financieros, así como la
información fundamental que ellos presentan son:
Accionistas y propietarios. Los dueños de la empresa están interesados
en los resultados que esta obtenga; básicamente, suelen estar
interesados en la utilidad neta, en función de la rentabilidad de su
inversión.
Administradores. Son quienes tienen bajo su responsabilidad la custodia
de los recursos empresariales y los resultados que se obtienen de la
inversión.
Acreedores. Con el objeto de evaluar el poder de generación de
utilidades, como garantía o seguridad para sus créditos, sobre todo si
estos son a largo plazo.
Inversionistas potenciales. Su interés en los estados financieros esta
relacionado con la probable rentabilidad futura de su inversión, evaluada
de acuerdo con resultados obtenidos antes de su inversión.
2.3.6. Reglas de presentación de los Estados Financieros9
En la presentación de cualquier estado financiero, se deben proporcionar
algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales,
y son:
1. Nombre de la empresa o razón social, sea persona natural o jurídica.
2. Número de la identificación
3. Título del estado financiero
4. Fecha del periodo al cual pertenece la información
5. Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación
6. Cortes de subtotales y totales claramente indicados.
9 Según disposición de la NIC-1 y adoptados según prescribe la NIIF-1
34
7. Moneda en que se expresa el estado
Deberá cuidarse que la terminología empleada sea comprensible, tomando
en cuenta quienes serán los lectores de los estados financieros.
Estados Financieros con propósito de información general
Las NIIF están diseñadas para ser aplicadas en los estados financieros con
propósito de información general, así como en otra información financiera,
de todas las entidades con ánimo de lucro. Los estados financieros con
propósito de información general se dirigen a la satisfacción de las
necesidades comunes de información de un amplio espectro de usuarios,
por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en general. El
objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre la
situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de una entidad,
que se útil para esos usuarios al tomar decisiones económicas.
CUADRO N.7
2.3.7. Clases de Estados Financieros
10 Clasificación de los estados según lo dispone la NIC-1 y adoptados según prescribe la NIIF-1
Miden situacion economica de la empresa
Estado de Perdidas y Ganancias
Estado de ganancias retenidas o superavit.
Miden situacion financiera de la empresa
Balance general o Estado de situacion financiera
Estado de flujo de efectivo.
Estado de evolucion del patrimonio.
35
2.3.7.1. Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias
El Estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una
empresa y su resultado final, ya sea ganancia o pérdida. Muestra también
un resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o
disminución en el patrimonio de la empresa durante un periodo determinado.
El Estado de Resultados es dinámico, ya que expresa en forma acumulativa
las cifras de rentas, costos y gastos resultantes en un periodo determinado.
PARTES Y FORMAS DE PRESENTACIÓN DEL ESTADO DE PERDIDAS Y
GANANCIAS
Encabezamiento. Contendrá nombre de la razón social, el número de
identificación, el nombre del estado y periodo al que corresponde y
denominación de la moneda en que se presenta.
Texto. Parte sustancial que presenta todas las cuentas de renta,
costos y gastos debidamente clasificadas y ordenadas a fin de ir
estableciendo los tipos de utilidad o perdida.
Firmas de legalización. En la parte inferior se insertan la firma y
rubrica del gerente o representante legal, del contador y de cualquier
otro que la norma exija.
2.3.7.2. Balance General o de Situación Financiera
Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las
cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, y determina la posición financiera de
la empresa en un momento determinado.
PARTES Y FORMAS DE PRESENTACIÓN DEL ESTADO DE SITUACIÓN
FINANCIERA
Encabezamiento. Contendrá nombre o razón social, número de
identificación, periodo al que corresponde la información, nombre del
36
estado, cierre del Balance y denominación de la moneda en que se
presenta.
Texto del estado. Es la parte esencial que presenta las cuentas de
Activo, Pasivo y Patrimonio, distribuidas de tal manera que permitan
un análisis financiero preciso y objetivo.
Firmas de legalización. Es la parte inferior del Estado se deberán
insertar la firma y rubrica del contador, del gerente u otro que exija la
norma.
2.3.8. Cierre o Clausura del Ciclo Contable
El propósito de clausurar el ejercicio económico y cerrar las cuentas de
resultados es medir el grado de gestión, la posición financiera y evaluar los
logros alcanzados.
Es necesario efectuar dos actividades secuenciales importantes:
1. Presentación y entrega de los estados financieros. Es decir, poner en
conocimiento de los directivos, ejecutivos y otros usuarios los resultados
que constan en los estados contables.
2. Cierre de cuentas de resultados, de aquellas cuya naturaleza transitoria
obliga al contador a dejar en saldo cero (0).
2.4. Ecuación Contable
La ecuación contable es la fórmula fundamental en la cual se basa la
contabilidad para desarrollar técnicamente su sistema. También es una
ecuación matemática que representa o da a conocer el valor del activo,
pasivo y patrimonio.
ACTIVO = PASIVOS + CAPITAL
37
2.5. Plan General de Cuentas
Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan o
catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas
mediante códigos de identificación; especialmente en la actualidad que se
utiliza en el sistema computarizado para poder ingresar los datos.
Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas
ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio concreto, que
proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas. Es una
lista de cuenta, acompañada de una descripción del uso y operación general
de cada cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a una clasificación o
manual de cuentas.
El plan de cuentas se proyecta con la finalidad de mostrar la mayor
información posible de lo que la empresa posee, adeuda y cuál es su capital
y solvencia si relacionamos los recursos y los compromisos.
CUADRO N.8
CONCEPTO BÁSICO DEL PLAN GENERAL DE CUENTAS
11
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la
gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para
la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora
11
Paulino Aguayo Caballero, Contabilidad 1, Asunción, Paraguay, 1996
“Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de
manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al
sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines”
38
atendiendo los conceptos generalmente aceptados y las normas de
contabilidad y de información.
2.5.1. Estructura
Se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información
presentes y futuras de la empresa, y se elaborara luego de un estudio previo
que permita conocer sus metas, particularidades, políticas, etc. Debe ser
específico y particularizado. Además debe reunir las siguientes
características:
Sistemático con el ordenamiento y presentación.
Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.
Homogènico en los agrupamientos practicados
Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas.
La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos
convencionales, los cuales, al ser jerarquizados presentan los siguientes
niveles:12
Primer nivel
El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y
potencial de la empresa así:
SITUACIÓN FINANCIERA
- Activo
- Pasivo
- Patrimonio
SITUACIÓN ECONÓMICA
- Cuentas de resultados deudoras (o débito) (Gastos)
- Cuentas de resultados acreedoras ( o créditos) (Ingresos)
SITUACIÓN POTENCIAL
- Cuentas de orden
-
39
Segundo nivel
El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo
algún criterio de uso generalizado, así:
EL ACTIVO SE CLASIFICA BAJO EL CRITERIO DE LIQUIDEZ:
- Activo corriente
- Activo fijo o propiedad, planta y equipo
- Diferidos y Otros activos.
EL PASIVO SE CLASIFICA BAJO EL CRITERIO DE EXIGIBILIDAD:
- Pasivo corriente (corto plazo)
- Pasivo fijo (largo plazo)
- Diferidos y Otros pasivos
EL PATRIMONIO SE CLASIFICA BAJO EL CRITERIO DE
INMOVILIDAD:
- Capital
- Reservas
- Superávit de capital
- Resultados
LAS CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS O GASTOS SE
CLASIFICAN ASÍ:
- Gastos Operacionales
- Gastos no operacionales
- Gastos extraordinarios
LAS CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O INGRESOS SE
CLASIFICAN ASÍ:
- Ingresos Operacionales
- Ingresos no operacionales
- Ingresos extraordinarios
LAS CUENTAS DE ORDEN SE CLASIFICAN EN:
- Deudoras
- Acreedoras
40
2.5.2. Código de las Cuentas
Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números,
letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la
denominación de una cuenta.
Con la codificación de las cuentas se obtienen las siguientes ventajas:
Facilita el archivo y la rápida ubicación de los registros que
representan las cuentas
Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como
consecuencia de nuevas operaciones.
Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir
las clases de cuentas. (Ejemplo: se asigna el digito 1 al Activo; una
cuenta que lleve el numero 1101 indicara que forma parte del Activo)
Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático
de datos.
2.5.2.1. Sistema de Codificación de las Cuentas
Alfabético: Cuando se asigna a cada cuenta del plan un código
formado por una o varias letras.
Numérico: Se basa en la asignación de números como códigos para
identificar las cuentas.
Nemotécnico: Se basa en la asignación de códigos que consisten
básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas.
Mixto: Cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la
abreviatura.
41
2.5.2.2. Características de un Código Contable:
Debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permitan cumplir con los
requisitos de información que puede solicitar el usuario, es necesario que
reúna las siguientes características:
a) Debe ser Flexible
El código contable debe estar diseñado de tal forma que permita,
posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que los requieran
bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente
importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables
a los negocios.
b) Debe ser Funcional
Consiste en la capacidad para funcionar a través de cualquier medio.
Además debe estar clasificado con las normas contables que establece la
profesión, para tener información correcta de los reportes requeridos.
c) Debe ser Amplio
Un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los
grupos y subgrupos de las partidas que conforman los estados financieros, a
fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido, es
decir aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías. Se ordenan
dentro de 5 grupos; de la siguiente manera:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
2.6. Principales Cuentas que intervienen en una Empresa Comercial
La contabilidad, entendida como el proceso técnico de registro, resumen,
análisis e interpretación de todos los acontecimientos que modifican la
42
situación económico-financiera de una entidad, es sin duda la mejor
herramienta administrativa creada para gestionar empresa y organizaciones
sin fines de lucro, puesto que le ayuda a la dirección (gerencia, directorios,
juntas directivas) a avocar conocimientos de hechos importantes, como
estados de cuentas, monto de utilidades, gastos, costos, perdidas, etc., y a
mantener el control adecuado de los recursos activos y de las fuentes de
financiamiento. Con base en ello, la dirección puede tomar decisiones
cotidianas o importantes que sean necesarias para cumplir con el
compromiso adquirido de quienes confiaron en su liderazgo, buena fe y
capacidad para la conducción estratégica del Ente.
Las principales cuentas que intervienen en una Empresa Comercial se
ordenan por el grado de liquidez, es decir en la forma de cómo se cree se va
a convertir más rápido en dinero, por el lado del activo, y de la forma como
se estima va a cubrirse las obligaciones por el lado del pasivo, dicha
clasificación a más de ser necesaria para la presentación del balances al
SRI, sirve para la evaluación financiera.
2.6.1. Activos
Se refiere a los valores, bienes y derechos que tiene la empresa;
relacionados con su objeto social y son:
a) Caja
b) Bancos
c) Cuentas por Cobrar
d) Documentos por Cobrar
e) Mercaderías
f) Activos Fijos
g) Pagos por adelantado
43
LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS ACTIVOS: LA CLAVE PARA EL
ÉXITO
Los recursos con que cuenta la Empresa conocidos como activos, muchos
de ellos tangibles como el efectivo, muebles, vehículos, equipos,
mercaderías y otros bienes, valores y derechos adquiridos, son susceptibles
de ser valorados y registrados contablemente bajo normas técnicas; los
activos intangibles como el talento humano competente y comprometido, el
prestigio, la experiencia, el posicionamiento, la confianza, entre otros la
contabilidad no los puede reflejar en el balance por cuanto no es posible
medirlos en unidades monetarias, pero que a la hora de explotarlos en
conjunto generan rentas importantes que se evidencian en el Estado de
Resultados.
El manejo eficiente de los activos tangible e intangibles, que es
responsabilidad absoluta de la gerencia, permitirá a las empresas, y
obviamente a sus propietarios, alcanzar los resultados económicos
deseados; parte del manejo eficiente descansa en el control interno contable
que debe establecerse en las empresas a partir de una organización sólida,
pero a la vez flexible, con personal preparado y comprometido, con procesos
y procedimientos agiles dentro del marco de políticas y objetivos claros y
que opere en un ambiente de valores y principios éticos que sean la guía
hacia el éxito presente y futuro.
2.6.1.1. Corriente
Se refiere a los grupos de cuentas que se estiman van a ser convertidas en
dinero dentro de un año a partir de la fecha del Balance o Estado de
Situación Inicial, y, lo conforman: disponible, inversiones, exigible y
realizable.
DISPONIBLE
Dentro de este grupo, están las cuentas de Caja, Caja Chica y Bancos, es
decir los valores que se disponen al momento.
44
CAJA
La cuenta caja pertenece al Activo Corriente y es dinero representado por
las monedas, los billetes y los cheques a la vista, en moneda nacional y
extranjera, que posee la empresa en un momento determinado y que es de
responsabilidad inmediata.
Principales fuentes de Ingreso y Egreso del Efectivo
Los conceptos más comunes por los cuales se debita (aumenta) o ingresa la
cuenta Caja, son:
Venta de mercaderías o servicios al contado.
Cobro e efectivizacion de cuentas pendientes.
Ventas de activos al contado,
Recepción de rentas (donaciones, arriendos, etc.) al contado.
Otras que denoten ingreso de fondos.
El concepto más común por el cual se acredita o egresa esta cuenta es el
depósito bancario.
Control Interno sobre el efectivo
Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se
pueden resumir en dos:
1. Salvaguardar el efectivo.
2. Lograr una contabilidad más precisa.
Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar políticas empresariales que
determinen por escrito los procedimientos de recaudo, custodia y
desembolsos del efectivo, así:
Separar funciones financieras y especialmente las que se refieren al
recaudo del efectivo y al registro contable.
Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado, a
más tardar, el siguiente día, en forma exacta a las cuentas bancarias
de la empresa.
45
Exigir que todo el desembolso se haga por medio de cheque girado a
nombre del beneficiario, y para el libramiento, consten con las firmas
de dos funcionarios autorizados.
CAJA CHICA
La Caja chica o Fondo de caja menor es una cuenta de Activo corriente
destinada a satisfacer gastos relativamente pequeños que justifiquen la
emisión de cheques. Debe ser un monto fijo acorde con las políticas de la
empresa.
Objeto de su creación.
Para toda empresa resulta vital implantar normas de control que eviten el
riesgo de desfalcos o sobrepagos. Para tal efecto, es conveniente disponer
que todo egreso se haga mediante cheques y que los ingresos sean
depositados de inmediato. Como complemento a esta norma, se debe crear
el mecanismo que posibilite satisfacer ciertos pagos de menor cuantía, por
ejemplo: copias, pasajes, etc. Este mecanismo se denomina Fondo de caja
chica.
Para garantizar el buen uso de este fondo, se pueden realizar
comprobaciones físicas de los bienes comprados o indagar sobre los
servicios adquiridos y, complementariamente, ejecutar el arqueo.
BANCOS
Es una cuenta del Activo corriente que registra el valor de los depósitos
constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera en
bancos del país o del exterior. Además, controla el movimiento de valores
monetarios que se depositan y se retiran de instituciones bancarias
relacionadas.
46
Ventajas de las consignaciones bancarias.
La entrega del efectivo a los banco constituye una sana y eficaz costumbre,
puesto que estos disponen de sofisticados medios de seguridad y, sobre
todo, garantizan la integridad del depósito.
Al tomar la decisión de abrir una cuenta bancaria, se deben considerar las
siguientes ventajas:
Sirve como medio de control interno.
Evita la posible sustracción de dinero.
Mantiene saldos en ahorros o cuentas corrientes que generan una renta
financiera.
Tiene acceso a servicios bancarios, como pago de servicios básicos,
impuestos, aportes al IESS, uso de tarjetas de crédito, cajeros
automáticos, etc.
Brinda la posibilidad de adquirir préstamos bancarios
Referencia y da confianza con terceros.
Formas de Control de la Cuenta Bancos
El control mínimo estará dado por las siguientes normas:
Seleccionar las instituciones bancarias, el número de cuentas y la forma
de consignación (ahorros o cuenta corriente)
Seleccionar el funcionario que se debe encargar de manejar las
chequeras y mantener los registros auxiliares.
Asignar las responsabilidades de firmas autorizadas, para librar cheques.
Determinar las medidas de seguridad para ejecutar los depósitos.
Fijar plazos y personas que deben realizar las conciliaciones bancarias.
Efectuar conciliaciones internas, entre auxiliares y el respectivo Mayor
general.
47
EXIGIBLES
Dentro de este grupo, están las cuentas: Clientes, Cuentas por Cobrar,
Préstamos a Empleados, Documentos por Cobrar; que le adeudan a la
empresa.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES
En estas cuentas se anotaran los movimientos de los créditos y los abonos
realizados por los clientes en la venta de mercaderías o la prestación de
servicios.
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
En esta cuenta se anotara el movimiento de créditos concedidos y los
abonos realizados por cualquier concepto que no sea la venta de mercadería
a crédito, anticipo de sueldos, dividendos o anticipo de impuestos.
ANTICIPO DE SUELDOS Y DIVIDENDOS
Se encargara de registrar el movimiento por anticipos concedidos a
trabajadores, empleados y accionista, y las retenciones realizadas en el
momento de pagar el rol y los dividendos, según sea el caso.
Técnicas de Verificación del Saldo de los Exigibles.
Con el fin de ejercer un efectivo control contable, en cualquier momento el
contador podrá proceder a verificar si los registros contables coinciden con
los saldos reales que los clientes y deudores tienen con la empresa.
Una de las formas es solicitar por escrito la confirmación del saldo a cada
uno de los deudores (circularizacion); esto permitirá:
Conocer si efectivamente los registros contables son confiables.
Determinar si cobranzas está depositando los valores recaudados.
Identificar a los clientes que no están cumpliendo con sus obligaciones.
48
Métodos para el cálculo de posible incobrables
Pese al cuidado que ponen las empresas al calificar la solvencia económica
de sus clientes previa la concesión de un crédito, siempre se darán casos de
personas y firmas que no quieren o no pueden honrar sus acreencias; ante
esta realidad se debe provisionar financieramente ciertos montos para cubrir
los futuros castigos que se deban hacer a las cuentas de difícil cobro.
Este cálculo se hace por métodos estadísticos o matemáticos de
aproximación; los más usuales, en orden de uso, son:
Método de antigüedad de saldos o análisis de riesgo
Método estadístico
Método legal
Método de antigüedad de saldos: a mayor tiempo de vencimiento, mayor
será el porcentaje asignado como posibles incobrables.
Un comité de análisis de riesgos efectúa un estudio individual y objetivo de
cada uno de los deudores, y a partir de la información contable analizara,
entre otros datos, lo siguiente:
o Tipo de prenda que garantiza la deuda
o Tipo de cliente, en cuanto a cumplimiento y solvencia
o Avances logrados en reclamos por la vía legal, etc.
Método estadístico: Se calcula a partir de la serie histórica de los años
anteriores, fundamentándose en tendencias como la media, desviaciones
típicas, mínimos cuadrados, etc., que arrojaran un resultado aproximado de
los posibles incobrables.
Método legal: la Ley de régimen tributario interno faculta a las empresas a
constituir una RESERVA PARA CRÉDITOS INCOBRABLES. Esta provisión
permitirá cubrir la eventualidad de incobrabilidad de créditos pendientes de
cobro y que se originen del giro normal del negocio.
El porcentaje autorizado para fines tributarios anual es 1% de aquellos
créditos concedidos en el ejercicio y que se encuentran pendientes de cobro.
49
La acumulación de esta reserva no podrá exceder el 10% del saldo de
cartera.
REALIZABLE
Dentro de este grupo, está básicamente la cuenta de inventario de
mercaderías o productos que dispone la empresa y suministros de oficina, si
hubiere (-) Provisión para mercaderías dañadas u obsoletas.
MERCADERÍA (ARTÍCULOS PARA LA VENTA)
Se consideran mercaderías aquellos artículos de comercio adquiridos que se
disponen para la venta, y que no sufren ningún proceso de transformación o
adición
Sistemas de registro y control de inventarios
Los sistemas de control interno del inventario para la venta (mercaderías)
reconocidos por la Ley de régimen tributario interno, y avalados por las
normas contables, son:
Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.
2.6.1.2. Activos Fijos
“Son los activos que posee la entidad para su uso en la producción o
suministro de bienes servicios o para propósitos administrativos”13
Dentro de este grupo, están las cuentas que conforman los bienes tangibles
en propiedad, planta y equipo; que tienen una vida útil estimada por más de
un año.
Un elemento de propiedades, planta y equipo, se reconocerá cuando se
aprobable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros, ejerza
control, y el costo del elemento puede medirse con fiabilidad.
13 NIIF completas y NIIF para las PYMES; NIC 16 p7
50
Condiciones para calificarlos como activos fijos
Para que un activo fijo tangible (bien) o intangible (derecho) sea calificado
como activo fijo debe reunir cinco condiciones, la falta de alguna obligara a
buscar otro grupo donde se presenten, al menos temporalmente, estas
condiciones son:
1. Propiedad. Dominio soberano de uso y disfrute. La forma de
evidenciar la propiedad es la factura o escritura pública de compra y u
otra forma de obtener la propiedad.
2. Vida útil mayor a un año. En condiciones normales se espera que
un activo fijo brinde beneficios al menos por un año, mientras más
larga sea la vida útil previsible, más se ajusta a este requerimiento
3. Precio más o menos representativo. Esta condición estará en
estrecha relación con la capacidad económica de la empresa.
4. En uso productivo. Es decir, el bien o el derecho debe estar
generando beneficios económicos reales, ya sea a las operaciones
propias de giro del negocio o a las operaciones complementarias; por
tanto, si un bien está en proceso de construcción o instalación o está
sometido a un proceso de reparación significativa, no puede ser por el
momento activo fijo.
5. No estar disponible a la venta. Si por alguna razón, poco usual, un
activo va a ser vendito, este se debe reclasificar en el grupo de
“bienes para la venta
51
CUADRO N.9
CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
14 Fuente: Contabilidad General, Pedro Zapata, sexta edición, pág. # 194
2.6.1.3. Activo Diferido
Dentro de este grupo, están las cuentas que han ocasionado gastos o pagos
anticipados; y, que por su naturaleza no pueden ser considerados como
consumidos íntegramente en un solo período o ejercicio económico, es decir
se irá difiriendo para el tiempo estimado por la Ley (-) Amortización
Acumulada.
2.6.1.4. Otros Activos
Dentro de este grupo, están básicamente las Cuentas y Documentos por
cobrar e Inversiones a largo plazo (más de un año).
CLASIFICACION DE PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO
TANGIBLES: Se pueden medir, ver y tocar
Depreciables: pierden su valor por uso,
obsolesciencia,avances tecnologicos: VEHICULO
No depreciables: no se desvalorizan: TERRENOS,
PARA VIVIENDAS O COMERCIO
Agotables: pierden su valor por la extraccion del material del que forman parte: MINAS INTANGIBLES: Se pueden
valorar, con el tiempo y tecnologia pierden valor
52
2.6.2. Pasivos
Se refiere a las obligaciones contraídas por la empresa con terceras
personas; valores que deben ser pagados a corto y largo plazo,
dependiendo de la naturaleza de la deuda.
a) Obligaciones patronales por pagar
b) IESS por pagar
c) Impuesto a la renta por pagar
d) Cuentas por pagar
e) Documentos por pagar
f) Hipotecas por pagar
g) Cobros por adelantado
2.6.2.1. Pasivo Corriente o a Corto Plazo
Constituyen deudas que se deben cancelar dentro del año corriente; las
partidas se presentaran en estricto orden de exigibilidad, preeminencia o
prioridad con el que se deben atender. Se debe incluir además, la parte
corriente de los pasivos a largo plazo. Se consideran corrientes cuando se
estima que su vencimiento se encuentra en los siguientes doce meses.
En este subgrupo se identifican:
Deudas con los funcionarios, empleados y obreros – obligaciones
laborales.
Deudas con fisco y otras instituciones públicas – impuestos por pagar
Deudas con instituciones del sistema financiero, y por la emisión de
obligaciones – obligaciones financieras.
Deudas con los proveedores de bienes – cuentas por pagar a
proveedores.
Porción corriente del pasivo a largo plazo – otros pasivos a largo plazo o
fijo.
53
2.6.2.2. Pasivo no corriente
Son obligaciones que no se renuevan dentro de un periodo relativamente
corto y, por tanto, su exigibilidad se refiere a otros periodos económicos
posteriores al inmediato, estas obligaciones son con vencimiento superior al
año. Se refiere básicamente a la cuenta Hipoteca por Pagar, o el IESS.
Debiendo registrar dentro del grupo Corriente la parte proporcional o porción
corriente o corto plazo que se deba cubrir en un año y el saldo constará en el
No Corriente o largo plazo a más de un año, según el caso.
2.6.2.3. Pasivo Diferido y contingente
Se denomina así a la acumulación de ingresos antes de que sean
devengados (realizados). Se deben incluir en este grupo todos los valores
monetarios que la empresa reciba a cambio de la entrega futura de ciertos
bienes o servicios, así como los posibles riesgos que se pudieran convertir
en pasivos reales.
Las principales cuentas de este grupo son:
Arriendos pre cobrados – arriendos recibidos por anticipado
Comisiones pre cobradas – comisiones recibidas por anticipado
Utilidad por realizar en ventas a plazos
Anticipos de clientes por ventas futuras
Pasivos contingentes
Las provisiones son: apropiaciones destinadas a enjugar las pérdidas de
valor de los activos de la sociedad.
2.6.3. Patrimonio
Es un título que denota el interés de los socios o accionistas en la empresa;
representa los aportes iniciales de capital más la acumulación de Reservas,
Superávit de capital y Utilidades no distribuidas. El análisis de este título
debe partir del origen del aporte de capital y la forma de organización de las
empresas. Básicamente se refiere a los valores que son propiedades de la
empresa o el derecho que tiene el propietario sobre el activo de la empresa.
54
El patrimonio está integrado por las siguientes cuentas:
APORTES DE CAPITAL
UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
UTILIDAD DEL EJERCICIO
PÉRDIDA DEL EJERCICIO
2.6.4. Ingresos
Son todos los ingresos monetarios, los que van a estar en función de la
actividad de la empresa y su estructura (en un ejercicio económico).
CLASIFICACIÓN DE LOS INGRESOS
2.6.4.1. Ingresos Operacionales
Son todos aquellos beneficios realizados por las continuas actividades
empresariales que son propias del giro normal del negocio, las mismas que
generan ingresos de dinero o la reducción de una deuda. Se caracterizan
porque:
a) Son propias del giro
b) Son recurrentes
c) Aportan cantidades significativas al resultado económico.
Sus principales cuentas son: Ventas y Ganancia Bruta en Venta
2.6.4.2. Ingresos no Operacionales y Rentas Extraordinarias
Los Ingresos no Operacionales son aquellos que provienen de actividades
diferentes del giro normal del negocio, pero que aparecen con cierta
periodicidad como efecto de ciertas actividades que complementan y ayudan
regularmente al resultado operacional.
Las Rentas Extraordinarias son aquellas que se originan en actividades
inusuales y que aparecen muy ocasionalmente.
Entre las principales cuentas tenemos:
Intereses ganados (no operacional)
55
Comisiones ganadas (no operacional)
Arriendos ganados (no operacional)
Utilidad en venta de activos fijos (extraordinarias)
Donaciones recibidas (extraordinarias)
2.6.5. Gastos
Son desembolsos presentes, pasados o futuros realizados al adquirir bienes
y servicios que, al ser usados, consumidos o utilizados, proporcionan
beneficios o satisfacciones e impulsan directamente a la generación de una
renta. Ciertos gastos son indispensables para el funcionamiento de la
empresa, otros resultan necesarios como: sueldos, servicios básicos,
suministros y materiales.
Clasificación de los Gastos
2.6.5.1. Operacionales
Son los egresos en los que incurre la empresa para cumplir con su actividad
principal y a su vez se clasifican así:
a) Según el objeto:
Sueldos y salarios
Beneficios sociales
Honorarios
Viáticos y movilización
Comisiones
Publicidad y comunicaciones
Transporte
Impuestos
Depreciaciones
Amortizaciones
b) Según la función:
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
56
Sueldos de administración
Beneficios sociales
Honorarios
Viáticos y movilización
Depreciaciones (de activos usados por administración)
Impuestos
Amortizaciones
GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN
Sueldos del personal de ventas
Beneficios sociales
Comisiones a vendedores
Transporte y movilización
Gastos cuentas incobrables
Honorarios
Gastos depreciación (activos usados por el área de ventas)
Gasto amortizaciones
GASTOS DE COBRANZAS
Sueldos del personal
Honorarios judiciales
Timbres, impuestos, escritos
Movilización y transporte
Comisiones cobradores
2.6.5.2. Gastos no operacionales
Son todos aquellos consumos, usos o utilizaciones de bienes y servicios,
que siendo necesarios no serían indispensables para la gestión empresarial;
por ejemplo, gastos de publicidad de productos posicionados o gastos de
cuentas incobrables, cuando la política de ventas es “al contado” y solo se
suelen conceder créditos esporádicamente.
57
2.6.5.3. Gastos Extraordinarios
Son los que se consideran como perdidas por ser eventuales y esporádicos,
son aquellos desembolsos o deterioro de activos que bien pudieran evitarse,
por ejemplo, multas por retrasos o infracciones tributarias, o donaciones y
ayudas a empresas o personas que no lo requieren, o robos o sustracciones
de dineros u otros recursos de la empresa
2.7. Control Interno
Se define el control interno como “un proceso, efectuado por la junta
directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para
proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en
las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Fiabilidad de la información financiera y operativa
Salvaguardar recursos de la entidad
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
Prevenir errores e irregularidades” 15
En 1949 el Comité de Procedimientos AICPA definía el control interno de la
siguiente forma:
CUADRO N.10
CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO
15
Marco integrado de control interno, Enciclopedia de Auditoria
El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medida
s adoptadas dentro de la Empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuació
n y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección. (Normas Profesionale
s del AICPA, pág 243).
58
Pronto se pudo observar que ésta definición era más amplia y abarcaba algo
más que sólo las funciones de los departamentos financieros y de
contabilidad. En 1958 se dividió el alcance del control interno en dos áreas
principales, los controles de contabilidad y los administrativos. Las
definiciones que se dieron en ese año se han vuelto a redactar y se han
clarificado dando como resultado las siguientes definiciones:
2.7.1. El control administrativo
Incluye, aunque no queda limitado a éste, el plan de organización y los
procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que
llevan a la autorización de las transacciones por parte de la dirección. Toda
autorización representa una función de dirección directamente asociada con
la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización y constituye
el punto de partida para el establecimiento del control contable de las
transacciones.
2.7.2. El control contable
Consiste en el plan de organización y los procedimientos y los registros
referentes a la salvaguarda de los activos y la fiabilidad de los registros
financieros y, en consecuencia, está diseñado para proporcionar una
razonable seguridad de que:
a. Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o
específica de la dirección
b. Las transacciones se registran, según sea necesario: para permitir la
preparación de los Estados financieros de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados; y para mantener el control sobre
los activos.
c. El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de
la dirección.
59
d. El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo
razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que
existan diferencias. (Normas Profesionales de AICPA, pág. 248).
2.7.3. Objetivos del control interno
1. Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la
empresa.
2. Obtener información exacta
3. Creación de normas y procedimientos internos.
4. Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y
externos.
2.7.4. Características del Control Interno fiable.
Un plan de organización que facilite la división adecuada de las
responsabilidades y funciones.
Un sistema de procedimientos de autorización y de registro que sea
suficiente para proporcionar un control contable razonable sobre el
activo, pasivo y sobre ingresos y gastos.
Unas prácticas coherentes que se han de seguir en la realización de las
responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la
organización.
Un personal de una calidad proporcional a las responsabilidades que les
corresponde.
Dentro de este orden de ideas, (Catácora, 1996:238), expresa que el control
interno:
"Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable,
el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las
operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante
del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa
un aspecto negativo dentro del sistema contable".
60
En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que una empresa
que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no
serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a
una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias
que perjudican los resultados de sus actividades.
Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se
puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de
como las empresas han visto la necesidad de implementar controles
administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos
controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas
y en sus defectos prever las mismas.
Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la
mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones
inesperadas.
Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se
encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión
administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los
cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo
de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido
entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la
eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir
los objetivos a cumplir.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre
una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando
como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar
paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es
decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la
organización.
61
Entrando más de lleno en el tema central, el control interno es todo un
sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y además, lo
establece la dirección o gerencia para que los negocios puedan realizar sus
procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de
proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la
exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de
marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y
actividades en los diferentes departamentos de la organización fluyan con
mayor facilidad.
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o
instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de
organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única
finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la (Federación
de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994:310), la define
como:
"El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover
la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a
las prácticas ordenadas para cada empresa".
2.7.5. Beneficios de contar con un sistema de control interno
Seguridad razonable de:
Reducir los riesgos de corrupción
Lograr los objetivos y metas establecidos
Promover el desarrollo organizacional
Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
Asegurar el cumplimiento del marco normativo
Contar con información confiable y oportuna
Fomentar la práctica de valores
62
2.7.6. Implementación del Sistema de Control Interno
En la implementación del sistema de control interno se deben cumplir las
siguientes fases:
PLANIFICACIÓN
Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección responsable de
conducir el proceso, comprende además las acciones orientadas a la
formulación de un diagnóstico de la situación en la que se encuentra el
sistema de control interno de la Empresa con respecto a los normas de
control interno establecidas, que servirá de base para la elaboración de un
plan de trabajo que asegure su implementación y garantice la eficacia de su
funcionamiento.
EJECUCIÓN
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se
da en dos niveles secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos.
En el primer nivel se establecen las políticas y normativas de control
necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales bajo el marco
de normas de control interno y componentes que estas establecen; mientras
que el segundo, sobre la base de los procesos críticos de la entidad, previa
identificación de los objetivos y los riesgos que amenazan su cumplimiento,
se procede a evaluar los controles existentes a efectos de que estos
aseguren la obtención de la respuesta a los riesgos que la administración ha
adoptado.
EVALUACIÓN
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado
proceso de implementación de un sistema de control interno y de su eficaz
funcionamiento, a través de su mejora continua.
63
2.7.7. Medios para obtener un buen control interno
El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como
el tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante,
ciertas características son esenciales para un buen control interno en las
grandes empresas. Incluye cinco componentes:
1) Ambiente de control
2) Proceso de evaluación del riesgo
3) Sistema de información aplicable a los informes financieros y a la
comunicación
4) Actividades de control, y
5) Monitoreo de los controles
2.7.7.1. Ambiente de Control
Crea el tono de la organización al influir en la conciencia de control. Puede
verse como el fundamento del resto de los componentes. Entre sus factores
figuran los siguientes:
Integridad y valores éticos,
Compromiso con la competencia,
Consejo de administración o comité de auditoria
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
Estructura organizacional,
Asignación de la autoridad y responsabilidades,
Políticas y prácticas de recursos humanos.
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e
imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de crear,
administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales
y éticas que desalienten la realización de actos deshonestos, inmorales o
ilegales. No serán eficaces si no se comunican a través de los medios
apropiados: políticas, códigos de conducta y ejemplo.
64
COMPROMISO CON LA COMPETENCIA
Los empleados deberán dominar las técnicas y los conocimientos necesarios
para cumplir con sus obligaciones. Si carecen de ellos, quizá no las realicen
en forma satisfactoria. Esto es especialmente importante cuando participan
en la aplicación de los controles. En teoría, los ejecutivos deberían contratar
personal con la escolaridad y la experiencia adecuadas, dándoles después
una supervisión y capacitación apropiadas.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O COMITÉ DE AUDITORIA
El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del
consejo de administración o el comité de auditoría. He aquí los factores de
los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia,
experiencia con los auditores internos y externos. En las auditorías
realizadas a las empresas registradas en las Securities and Exchange
Commission, la Sabarnes-Oxley Act del 2002 exige que el comité de
auditoría se encargue de nombrar, compensar y supervisar la labor del
despacho contable (entre otras cosas resolver los desacuerdos que pueda
haber con la gerencia)
FILOSOFÍA Y ESTILO OPERATIVO DE LOS EJECUTIVOS
Las filosofías de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes
ante la aceptación de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son
extremadamente agresivos en los informes financieros y conceden gran
importancia a cumplir con las proyecciones o a superarlas. Quizás estén
dispuestos a emprender actividades de alto riesgo dada la perspectiva de un
alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores y
evitan el riesgo. Estas filosofías y estilos operativos tan diferentes afectan a
la contabilidad global de los estados financieros. La filosofía de los
directivos y su estilo también se reflejan en la forma de administrar la
organización. En una organización informal los controles se implementan a
veces a través del contacto personal entre empleados y ellos. Una
65
organización más formal establecerá políticas escritas, informes de
desempeño e informes de excepción para controlar sus actividades.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es otro factor del ambiente de control. Una estructura bien diseñada ofrece
la base para planear, dirigir y controlar las operaciones. Divide la autoridad,
las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo
cuestiones como la toma centralizada y descentralizada de decisiones y la
división apropiada de actividades entre los departamentos. Cuando las
decisiones están centralizadas y dominadas por un individuo, sus
capacidades y su carácter moral son extremadamente importantes para los
auditores. Cuando se realiza un estilo descentralizado, los procedimientos
para vigilar este proceso entre muchos gerentes cobran la misma
importancia.
La estructura organizacional debería dividir las responsabilidades de 1)
autorizar las transacciones, 2) llevar registro de ellas y 3) custodiar los
activos. Además, en la medida de lo posible, la ejecución de la transacción
debería separarse del resto de responsabilidades. La eficacia de la
estructura suele obtenerse contando con jefes que sean evaluados
atendiendo al desempeño del departamento.
ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y DE RESPONSABILIDADES
El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así
como las normas y reglas que la rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de
control los directivos preparan descripciones de puestos y definen
claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organización.
También se establecen políticas que describen las prácticas correctas de
negocios, los conocimientos y la experiencia del personal clave, así como el
uso de los recursos.
66
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS
En último término, las características del personal influyen en la eficacia del
control interno. Así pues, las políticas y prácticas de contratación, la
orientación, la capacitación, la evaluación, el asesoramiento, la promoción y
compensación de los empleados influyen en la idoneidad del ambiente de
control. Un ejemplo: los criterios para contratar candidatos más calificados
con hincapié en la escolaridad, la experiencia y evidencia de integridad y de
conducta ética ilustran el deseo de contratar personas competentes y dignas
de confianza. Otras debilidades del ambiente de control a menudo se
mitigan con buenas políticas de recursos humanos.
2.7.7.2. Proceso de evaluación del riesgo
“La evaluación del riesgo sirve para describir el proceso con que los
ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la
organización y el resultado de ello. La evaluación del riesgo se parece al
riesgo de la auditoria, sin embargo tiene mayor alcance pues se tienen en
cuenta las amenazas contra los objetivos en áreas como operaciones,
informes financieros, cumplimiento de leyes y regulaciones. Consiste en
identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar
luego las medidas para enfrentarlos.
A los auditores les preocupan principalmente los riesgos relacionados con
los objetivos de obtener informes financieros confiables: los peligros al
preparar los estados financieros conforme a los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Los siguientes factores podrían indicar un mayor
riesgo para el cliente en este aspecto:
o Cambios en el ambiente regulatorio u operativo de la organización
o Cambios de personal
o Sistemas de información nuevos o modernizados
o Crecimiento rápido de la organización
o Cambios de la tecnología que afectan los procesos de producción o
los sistemas de información
67
o Nuevos modelos de negocios, productos o actividades
o Reestructuración corporativas
o Expansión o adquisición de empresas extranjeras
o Adopción de nuevos principios contables o cambios en los principios
de contabilidad”16
2.7.7.3. El sistema de información contable
Se necesita información en todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a
alcanzar los objetivos de la organización. A los auditores les interesa
principalmente el sistema de información contable y la manera en que las
responsabilidades del control interno sobre los informes financieros se
comunican en ella.
El sistema de información contable se compone de los métodos y de los
registros establecidos para incluir, procesar, resumir y presentar las
transacciones y mantener la responsabilidad del activo, del pasivo y del
patrimonio. Así pues, un sistema contable debería:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas.
Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para
poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros.
Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su
valor monetario en los estados financieros.
Determinar el periodo en que ocurrieron las transacciones para
registrarlas en el periodo contable correspondiente.
Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones en los
estados financieros.
Una buena comunicación consiste en explicar a los empleados sus
funciones y obligaciones individuales relacionadas con los informes
financieros. Los canales de comunicación abierta son indispensable para
que el sistema de información funcione bien. El personal encargado de
procesarla debería saber cómo sus actividades están ligadas al trabajo de
16
Principios de Auditoria, Decimocuarta edición, Mc Graw-Hill Interamericana S.A.
68
otros y la importancia de comunicar las excepciones y otros asuntos
inusuales al nivel apropiado de la gerencia.
2.7.7.4. Actividades de control
Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se
cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que
acometen los riesgos de la organización. En ella se llevan a cabo muchas
actividades de control, pero sol los siguientes tipos se relacionan
generalmente con la auditoria a los estados financieros:
1. Evaluaciones del desempeño
2. Controles de procesamiento de la información
3. Controles físicos
4. División de obligaciones
EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO
Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los
presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en
relacionar los conjuntos de datos entre si; en hacer evaluaciones globales de
desempeño. Estas últimas ofrecen a los ejecutivos una indicación global de
si el personal en varios niveles está cumpliendo bien los objetivos de la
organización. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeño
inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de
planes o introducen las medidas correctivas apropiadas.
CONTROLES DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Se efectúan diversas actividades de control para comprobar la veracidad,
integridad y autorización de las transacciones. Las dos categorías generales
del procesamiento de información incluyen actividades generales de
control, que se aplican a todos los procedimientos del procesamiento y las
actividades de control de aplicaciones, que se usan solo en una actividad
particular. Entre los ejemplos de las actividades del primer tipo se
69
encuentran las que ayudan a garantizar la confiabilidad de este tipo de
actividades.
Para entender su naturaleza consideremos los controles de la nómina que
ayudan a cerciorarse de que 1) solo se procesen las operaciones
autorizadas y 2) se procesen en forma íntegra y correcta.
Un aspecto importante de los controles del procesamiento de la información
se refiere a la autorización legitima de todos los tipos de transacciones. La
autorización puede ser general o especifica. La autorización general
ocurre cuando la alta dirección establece criterios para aceptar cierta clase
de transacciones. Por ejemplo determinar las listas de precios y políticas de
crédito para nuevos clientes. La autorización específica ocurre cuando las
transacciones se autorizan de modo individual. Por ejemplo, la alta dirección
podría estudiar individualmente y autorizar operaciones de ventas mayores a
determinada cantidad.
CONTROLES FÍSICOS
A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a los
registros y otros activos. Una de las actividades con que protegen los
registros consiste en mantener control sobre los documentos pre-
enumerados que se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores,
además de restringir el acceso a los programas de computación y a los
archivos de datos.
Solo las personas autorizadas deberán tener acceso a los activos valiosos
de la compañía. El acceso físico directo puede controlarse mediante cajas
de seguridad, cerraduras, cercas y guardias. Hay que evitar el acceso
indirecto no autorizado a los activos que generalmente se logra falsificando
los registros financieros. Para ello, los registros financieros se guardan bajo
estrictas medidas de seguridad. Se compararan periódicamente los
registros contables y los activos físicos a la mano. La investigación de la
causa de posibles discrepancias revelara una debilidad de los
procedimientos con que se protegen los activos o el mantenimiento de la
70
contabilidad y los registros conexos. Sin esas comparaciones pueden pasar
inadvertidos el desperdicio, la pérdida o robo de activos relacionados.
DIVISIÓN DE OBLIGACIONES
Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningún
departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una
transacción de principio a fin. Ninguna persona debe realizar más de una de
las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos.
Además en la medida de lo posible, los que efectúan la transacción han de
estar separados de esas funciones. La finalidad es que ningún individuo
tenga obligaciones incompatibles que les permitan cometer y ocultar errores
o fraudes en el cumplimiento normal de sus tareas.
2.7.7.5. Monitoreo de los controles
Este último componente del control interno, es un proceso que consiste en
evaluar su calidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si
funciona como se preveía o si se requieren modificaciones. Para monitorear
pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales.
Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de
supervisión y administración como la vigilancia continua de las quejas de los
clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las
evaluaciones individuales se efectúan en forma no sistemática; por ejemplo,
mediante auditorias periódicas por parte de los auditores internos.
LA FUNCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
Esta función es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los
auditores internos investigan y evalúan el control interno, así como la
eficiencia con que varias unidades de las organización están desempeñando
sus funciones; después comunican los resultados y los hallazgos a la alta
dirección.
71
2.7.8 Control Interno en las pequeñas empresas
Hasta ahora hemos hablado del control interno en relación con las grandes
corporaciones, en ellas se logra un excelente control dividiendo las
obligaciones para que ningún empleado maneja una transacción totalmente,
de principio a fin.
En las empresas pequeñas que tienen uno o dos empleados de oficina, hay
pocas oportunidades de dividir las obligaciones y las responsabilidades. En
consecuencia, el control interno tiende a ser débil o está completamente
ausente, a menos que el dueño o director reconozca su importancia y
participe en las actividades.
Ante la ausencia de controles internos sólidos, los auditores independientes
se ven obligados a recurrir mucho más a procedimientos sustantivos en los
saldos de las cuentas y en las transacciones que los requeridos en las
grandes empresas. Aunque conviene admitir que el control interno rara vez
será fuerte, esta limitación no justifica prescindir de las formas disponibles de
control. Los auditores harán una valiosa aportación a los clientes pequeños
si recomiendan instalar los controles más convenientes dadas las
circunstancias. Las siguientes prácticas casi siempre pueden utilizarse
hasta en el negocio pequeño:
1. Registrar inmediatamente todos los ingresos en efectivo.
a. En los cobros directos usar cajas registradoras fácilmente visibles
para el cliente. Diariamente se anotan las lecturas del registro.
b. Preparar una lista de las remesas por correo inmediatamente al abrir
correspondencia y conservarla para compararla después con las
fichas de depósito y con los asientos en el diario de ingresos de
efectivo.
2. Diariamente depositar intactos los ingresos en efectivo.
3. Efectuar los pagos con cheques numerados en forma serial, exceptuando
los desembolsos pequeños hechos con la caja chica.
4. Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y conservar en archivos
las copias de las conciliaciones.
72
5. Usar facturas de ventas, órdenes de compra e informes de recepción con
números seriales.
6. Emitir cheques a los proveedores solo al pagar las facturas aprobadas
que hayan sido cortejadas con los pedidos de compra y con los informes
de recepción.
7. Equilibrar a intervalos regulares el mayor auxiliar con las cuentas de
control; preparar y enviar mensualmente los estados de los clientes.
8. Preparar mensualmente los estados financieros con suficiente detalle
para revelar las variaciones importantes en cualquier categoría de
ingresos o de gastos.
El cumplimiento de estas prácticas básicas de control disminuye de modo
significativo el riesgo de que pase inadvertido un error material o un gran
desfalco. Si el tamaño del negocio lo permite, se logra un control
satisfactorio dividiendo las responsabilidades en el manejo del efectivo y en
la conservación de registros. Si es necesario que un empleado se a la vez
contador y cajero, el dueño deberá participar en ciertas funciones clave para
evitar el encubrimiento de fraude o errores.
Si el dueño del negocio dedica algunos minutos diarios aunque no tenga
formación contable, podrá ejercer un considerable control interno, poniendo
en práctica las siguientes indicaciones:
Leer todos los totales diarios de los registros de efectivo
Conciliar mensualmente la cuenta bancaria
Firmar todos los cheques y cancelar documentos de soporte
Aprobar asientos generales del diario
Analizar críticamente los estados mensuales comparativos de ingresos y
gastos.
73
2.7.9 Política de Crédito de las Organizaciones - Un instrumento para
mejorar
Una política es el curso general de acción para situaciones concurrentes,
encaminada a alcanzar los objetivos establecidos. Es una regla que norma la
actuación y que, acatándola, permite lograr los fines propuestos. Las
políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se
repiten una y otra vez dentro de una organización.
“Toda organización que vende servicios o productos en el mercado, ya sea
doméstico o internacional, debería contar con una política de crédito. Si bien
los controles internos en un proceso como ventas y cuentas por cobrar,
normalmente existen, ya sea de forma formal o no, la elaboración de una
sólida política de crédito puede ayudar a las organizaciones a entender
mejor como trabajan, como recaudan, y que problemas podrían existir que
les impida disponer mejor de un cash flow.
Esta política de crédito de toda organización deber ser un documento de
carácter orientativo para asegurar que todas las actividades en su conjunto
constituyan el ciclo de cobranzas, que comprende desde la recepción de la
orden del cliente hasta el depósito bancario de la cobranza, son llevadas a
cabo de la manera más eficiente de modo tal de reducir el plazo del ciclo de
cobranza lo más bajo posible y por consiguiente apoyar los objetivos de cash
flow de la compañía”17
El crédito es fundamental para la existencia y desarrollo de las empresas.
Desde el punto de vista mercadotécnico permite aumentar volúmenes de
venta, que a su vez disminuye los costos unitarios y permite a determinados
sectores de la población integrarse al mercado consumidor.
En las compañías pequeñas el dueño del negocio es quien desempeña
todas las funciones administrativas, incluso la aprobación del crédito; sin
17
Tomado de: http://www.iaia.org.ar/revistas/elauditorinterno/20/Articulo1.htm 25/07/13
74
embargo podrá delegar esta responsabilidad en el contador o en algún
asistente de plena confianza.
CONDICIONES QUE INFLUYEN PARA ADOPTAR UNA POLÍTICA DE
CRÉDITO RESTRICTIVA
La situación financiera de la empresa este tan sobreentendida que le
imposibilite asumir un riesgo promedio de crédito normal, y que tenga
que vender solo a clientes más fuertes y solidos del mercado
El inventario este a un nivel bajo por escases de materias primas en
el mercado.
Al vender un producto con un pequeño margen de utilidad y esta
dependa de un buen volumen de ventas y una rotación rápida y
constante del inventario, la política debe ser vender solo a clientes
seguros que acostumbran a pagar a corto plazo.
Cuando las condiciones económicas de la Compañía en general sean
desfavorables y exista la posibilidad de pérdidas por cuentas malas.
La política de crédito de una empresa es el resultado de la evaluación de
numerosos factores, y no se modifica de pronto a causa de un solo
cambio temporal de su situación. Una inteligente política de crédito está
enmarcada por el propósito de conseguir lo que a la larga sea más
conveniente para la empresa, y no lo que pueda ser de beneficio
inmediato o temporal.
La política de crédito da la pauta para determinar si debe concederse
crédito a un cliente y el monto de este. Deben desarrollarse fuentes
adecuadas de información y métodos de análisis de crédito, cada uno de
estos aspectos es importante para la administración exitosa de las
cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de la política
de crédito no produce resultados óptimos.
75
2.8. Marco Legal
2.8.1. Documentación Mercantil Autorizada por el Servicio de Rentas
Internas
En cuanto a los documentos regulados por las entidades estatales de
control como el SRI, la Superintendencia de Compañías, entre otras, se
efectúa una síntesis del Reglamento de comprobantes de ventas y retención
vigente en el país desde el año 1998, que incluye los últimos cambios.
Están obligadas a emitir comprobantes de venta todas las sociedades y las
personas naturales, incluso, las sucesiones indivisas que efectúen
transferencias de bienes de manera recurrente o que presten servicios de
forma regular.
TIPOS DE COMPROBANTES DE VENTA
Se entiende por comprobante de venta todo documento que acredite la
transferencia de bienes o la prestación de servicios. Se reconocen los
siguientes:
2.8.1.1. Facturas
Las facturas son comprobantes de venta que sustentan la transferencia de
un bien o la prestación de un servicio. Son utilizadas cuando la transacción
se realiza con personas jurídicas o con personas naturales que necesiten
sustentar crédito tributario del IVA, y en operaciones de exportación.
2.8.1.2. Notas o boletas de venta
Las notas o boletas de venta son comprobantes de venta utilizados en
transacciones con consumidores o usuarios finales. No sustentan crédito
tributario de IVA. Son emitidas por el proveedor del bien o por quien presta
un servicio, en transacciones con consumidores finales.
La nota de venta no requiere la información del adquiriente ni el desglose de
los impuestos. Debe contener los datos del vendedor y de la transacción en
76
forma general, así como los de la autorización. Tiquetes emitidos por
máquinas registradoras.
2.8.1.3. Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
Los tiquetes emitidos por máquinas registradoras se entregan únicamente en
transacciones con consumidores o usuarios finales, puesto que no permiten
la identificación del comprador. Son emitidas por el proveedor del bien o por
quien presta un servicio, en forma automática a través de las máquinas
registradoras calificadas y autorizadas por el SRI.
Los tiquetes son impresos a través de máquinas registradoras cuyas marcas
y modelos hayan sido calificadas previamente por el SRI. El uso de
máquinas registradoras debe ser declarado por el contribuyente previo su
utilización. Los tiquetes emitidos por máquinas registradoras no permiten la
identificación del adquiriente. Deben contener los datos del vendedor y de la
transacción en forma general, así como los de la autorización y su
caducidad.
Los tiquetes deberán contener la información del vendedor, de la
transacción, así como la marca, modelo de fabricación y número de serie, y
el número secuencial autogenerado de la máquina registradora.
2.8.1.4. Liquidación de compras de bienes y prestación de servicios
Las liquidaciones de compras de bienes o prestación de servicios sustentan
la adquisición puesto que son emitidas por el adquirente. Se utilizan cuando
el comprador adquiera bienes o servicios a extranjeros no residentes y a
personas naturales imposibilitadas de emitir un comprobante de venta. Solo
pueden ser emitidas por las sociedades y personas naturales obligadas a
llevar contabilidad para sustentar crédito tributario de IVA. La liquidación de
compras y prestación de servicios debe contener información del adquirente,
del vendedor y de la transacción; así como los datos de la autorización y de
su caducidad.
77
2.8.1.5. Notas de crédito
Las notas de crédito son documentos que se emiten para anular
operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Las notas de crédito deben contener información del emisor, de la
transacción, del comprobante de venta al que hace referencia e
identificación de quien la recibe; así como los datos de la autorización y de
su caducidad.
2.8.1.6. Notas de débito
Las notas de débito son documentos que se emiten para cobrar intereses de
mora y recuperar costos y gastos realizados por el vendedor luego de la
emisión del comprobante de venta.
La emite el mismo contribuyente que emitió la factura u otro comprobante de
venta original. Las notas de débito deben contener información del emisor,
de los costos, gatos o intereses, del comprobante de venta al que hace
referencia e identificación de quien la recibe; así como los datos de la
autorización y de su caducidad
2.8.2. Impresión de documentos
Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de
solicitar al SRI la autorización para el contribuyente, o a través de sistemas
computarizados (auto impresores), previa la autorización expresa del SRI.
a) Imprentas Autorizadas
b) Auto impresores
c) Consulta de imprentas autorizadas
d) Sistema de facturación
REQUISITOS PARA LA IMPRESIÓN DE COMPROBANTES:
Nombres y apellidos del vendedor o su denominación social o comercial
Denominación del documento; factura, comprobante de vente, otros,
según sea el caso
78
Número de la autorización del SRI, para emitir los comprobantes
Número del Registro Único de Contribuyentes (RUC) de las casa matriz,
incluso en los emitidos por sucursales o agencias
Número del documento que tiene 13 dígitos (6 para la serie y 7 para el
numero secuencial)
Dirección de la casa matriz, sucursal o agencia
Nombres y apellidos o razón social del comprados (a partir del $40,00)
Número del RUC o cedula de identidad del cliente
Lugar y fecha de la emisión del comprobante
Descripción de los bienes o servicios objeto de la transacción
Precios unitarios y totales
Descuentos y bonificaciones
Impuesto al valor agregado, separando los que correspondan a la tarifa
0% y 12%
De manera complementaria, el establecimiento grafico debe hacer constar al
pie de los comprobantes de venta los siguientes datos:
Numero de autorización otorgado por el Servicio de Rentas Internas
(SRI) al establecimiento grafico
Número del Registro Único de Contribuyentes del establecimiento grafico
Nombres, apellidos o denominación social
Fecha de impresión y vigencia del documento que se imprime.
Los contribuyentes y los establecimientos gráficos que incumplan las normas
serán sancionados con multas, cierre temporal del negocio y clausura
definitiva.
OBLIGACIÓN DE EMITIR COMPROBANTES DE VENTA Y CUANTÍA
Están Obligados a emitir comprobantes de venta todos los sujetos pasivos
del IVA, impuesto a la renta, impuesto a los consumos especiales, sean
sociedades o personas naturales, incluidas las sucesiones indivisas
obligadas o no a llevar contabilidad, cualquiera sea el monto de la operación.
79
Se exceptúan de esta obligación las ventas iguales o inferiores a $4,00,
realizadas por personas naturales.
2.8.3. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
“El impuesto al Valor Agregado (IVA) es el valor que se grava al valor de la
transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza
corporal en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos
de autor, de propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de servicios
prestados. Existen básicamente dos tarifas para este impuesto que son el
12% y tarifa 0%.
Se entiende también como transferencia a la venta de bienes muebles de
naturaleza corporal, que hayan sido recibidos en consignación y el
arrendamiento de estos con opción a compraventa, incluido el arrendamiento
mercantil, bajo todas las modalidades; así como al uso o consumo personal
de todos los bienes muebles.
Este impuesto se declara de forma mensual si los bienes que se transfieren
o los servicios que se presten están gravados con tarifa 12%; y de manera
semestral cuando exclusivamente se transfieren bienes o se presten
servicios gravados con tarifa cero o no gravados, así como aquellos que
estén sujetos a la retención total del IVA causado, a menos que sea agente
de retención de IVA (cuya declaración será mensual)”18
Art. 140. Pasajes de transporte aéreo de personas.- Cuando un viaje se
inicia en el Ecuador, se debe cobrar el IVA, incluso en los casos de pasaje
vendidos y emitidos en el exterior.
Los boletos o tickets aéreos y los documentos que por pago de sobrecarga
emitan las compañías aéreas o las agencias de viajes, constituyen
comprobantes de ventas suficientes, siempre que cumplan con lo dispuesto
el Reglamento de Comprobantes de Ventas y de Retención, de lo contrario,
18
Tomado de: http://www.sri.gob.ec/web/10138/102 14/08/13
80
las compañías aéreas o agencias de viajes deberán emitir las
correspondientes facturas.
El transporte aéreo internacional de carga desde y hacia las Islas Galápagos
está gravado con tarifa cera del IVA.
Art. 141. Paquetes Turísticos.- En el caso de los contratos o paquetes de
turismo receptivo, pagados dentro o fuera del país, no causaran el Impuesto
al Valor Agregado, puesto que en su valor total estará comprendido el
impuesto que debe cancelar el operador a los prestadores de los
correspondientes servicios.
En caso de contratos o paquetes turísticos al exterior, no se causa el
Impuesto al Valor Agregado por los servicios prestados en el exterior, pero si
se causara el Impuesto al Valor Agregado por los valores correspondientes a
la intermediación de los mayoristas y de los agentes de turismo. Las
agencias de viajes podrán desglosar los valores de los servicios por ellos
prestados y el IVA generado por ese concepto puesto que el servicio es
prestado al consumidor final que no tiene derecho a crédito tributario, por lo
que en el comprobante de venta constara el valor total del paquete incluidos
los costos de intermediación y el correspondiente impuesto al valor agregado
calculado sobre estos últimos.19
2.8.3.1. Sujetos pasivos del IVA:
En calidad de contribuyentes, quienes realicen importaciones gravadas con
una tarifa, ya sea por cuenta propia o ajena.
En calidad de agentes de percepción:
Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúen
transferencias de bienes gravados con una tarifa.
Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten
servicios gravados con una tarifa.
19
Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. Declaración y pago del IVA
81
En calidad de agentes de retención:
Las entidades y organismos del sector público y las empresas públicas; y
las sociedades, sucesiones indivisas y personas naturales consideradas
como contribuyentes especiales por el Servicio de Rentas Internas; por el
IVA que deben pagar por sus adquisiciones a sus proveedores de bienes
y servicios cuya transferencia o prestación se encuentra gravada.
Las empresas emisoras de tarjetas de crédito por los pagos que efectúen
por concepto del IVA a sus establecimientos afiliados, y las empresas de
seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios
gravados con IVA, en las mismas condiciones en que se realizan las
retenciones en la fuente a proveedores.
Los exportadores, sean personas naturales o sociedades, por la totalidad
del IVA pagado en las adquisiciones locales o importaciones de bienes
que se exporten, así como aquellos bienes, materias primas, insumos,
servicios y activos fijos empleados en la fabricación y comercialización de
bienes que se exporten.
Los Operadores de Turismo que facturen paquetes de turismo receptivo
dentro o fuera del país, por la totalidad del IVA pagado en las
adquisiciones locales de los bienes que pasen a formar parte de su activo
fijo; o de los bienes o insumos y de los servicios necesarios para la
producción y comercialización de los servicios que integren el paquete de
turismo receptivo facturado.
Las personas naturales, sucesiones indivisas o sociedades, que importen
servicios gravados, por la totalidad del IVA generado en tales servicios.
Petrocomercial y las comercializadoras de combustibles sobre el IVA
presuntivo en la comercialización de combustibles20
20
Artículo 63, de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
82
2.8.3.2. Crédito Tributario
El crédito tributario se define como la diferencia entre el IVA cobrado en
ventas menos el IVA pagado en compras. En aquellos casos en los que la
declaración arroje saldo a favor (el IVA en compras es mayor al IVA en
ventas), dicho saldo será considerado crédito tributario, que se hará efectivo
en la declaración del mes siguiente.
Como regla de aplicación general y obligatoria, se tendrá derecho a crédito
tributario por el IVA pagado en la utilización de bienes y servicios gravados
con este impuesto, siempre que tales bienes y servicios se destinen a la
producción y comercialización de otros bienes y servicios gravados.
Cuando por cualquier circunstancia evidente se presuma que el crédito
tributario resultante no podrá ser compensado con el IVA causado dentro de
los seis meses inmediatos siguientes, el sujeto pasivo podrá solicitar al
Director Regional o Provincial del Servicio de Rentas Internas la devolución
o la compensación del crédito tributario originado por retenciones que le
hayan sido practicadas. La devolución o compensación de los saldos del IVA
a favor del contribuyente no constituyen pagos indebidos, por tanto no
causan intereses.21
2.8.3.3. Reintegro del IVA
El IVA pagado en las transferencias e importaciones de bienes por
universidades, escuelas politécnicas, Junta de Beneficencia de Guayaquil y
SOLCA, será reintegrado a través del Presupuesto General del Estado. El
reintegro no podrá ser imputado a los recursos que por norma constitucional
o por disposiciones legales corresponden a las entidades del régimen
seccional autónomo.
21
Artículo 66, 69, 71, 72 y 73 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
83
El reintegro del IVA no es aplicable a la actividad petrolera en lo referente a
la extracción, transporte y comercialización de petróleo crudo, ni a ninguna
otra actividad relacionada con recursos no renovables.
2.8.4. Impuesto a la Renta
El Impuesto a la Renta se aplica sobre aquellas rentas que obtengan las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades sean
nacionales o extranjeras. El ejercicio impositivo comprende del 1o. de enero
al 31 de diciembre.
Para calcular el impuesto que debe pagar un contribuyente, sobre la
totalidad de los ingresos gravados se restará las devoluciones, descuentos,
costos, gastos y deducciones, imputables a tales ingresos. A este resultado
lo llamamos base imponible.
La base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia
está constituida por el ingreso gravado menos el valor de los aportes
personales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad social (IESS), excepto
cuando éstos sean pagados por el empleador.
La declaración del Impuesto a la Renta es obligatoria para todas las
personas naturales, sucesiones indivisas y sociedades, aún cuando la
totalidad de sus rentas estén constituidas por ingresos exentos, a excepción
de:
Los contribuyentes domiciliados en el exterior, que no tengan
representante en el país y que exclusivamente tengan ingresos sujetos a
retención en la fuente.
Las personas naturales cuyos ingresos brutos durante el ejercicio fiscal
no excedieren de la fracción básica no gravada.
2.8.5. Retenciones en la Fuente
Toda persona jurídica o persona natural obligada a llevar contabilidad que
pague o acredite en cuenta cualquier tipo de ingreso que constituya renta
84
gravada para quien los reciba, actuará como agente de retención del
Impuesto a la Renta. Los agentes de retención están obligados a entregar el
respectivo comprobante de retención, dentro del término no mayor de cinco
días de recibido el comprobante de venta, a las personas a quienes deben
efectuar la retención.
Igualmente están obligados a proporcionar al SRI cualquier tipo de
información vinculada con las transacciones por ellos efectuadas.
85
3.1. Tipo de Investigación
El tipo de investigación utilizado en el desarrollo del presente trabajo es la
Investigación científica aplicada, la cual consiste en investigar leyes y principios
generales, conocimientos científicos para aplicarlos en la resolución de
problemas de la vida real donde es necesario encausar y controlar hechos que
afecten las actividades diarias del ser humano. Poniendo en práctica lo
investigado las personas podrán lograr sus propósitos en los campos social,
económico, técnico, tecnológico y científico en forma profesional y ética.
Para resolver la situación problemática de Junior Viajes S.A. se investigó las
Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades (NIIF para las PYMES), con la finalidad de aplicarlas en la
contabilidad de esta Empresa que es considerada una Pequeña Entidad porque
no tiene obligación publica de rendir cuentas, pero si debe regirse bajo estas
normas, ya que sus transacciones diarias deben contabilizarse y presentarse de
una forma ordenada siguiendo un proceso contable, que al final del ejercicio
permita determinar la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo
de la entidad, útil para la toma de decisiones.
3.2. Diseño Metodológico
Entre las técnicas que se utilizaron para la recolección de información en el
desarrollo del trabajo, están:
• La entrevista, que tendrá como fin obtener información completa, puesto
que la entrevistadora, al tener una relación directa con el entrevistado pueden,
además de recibir respuestas, percibir actitudes. (Ver Anexo C)
87
• La guía de observación, consiste en un formato para registrar la
información que se recopilará al acudir al área de trabajo u oficina en donde se
desarrollan las actividades, observar atentamente todo lo que sucede alrededor;
para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es
posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas. (Ver
Anexo D)
• Análisis de movimientos y registros contables existentes, radica
fundamentalmente en estudiar y analizar cada una de las principales cuentas
que se utilizan en el proceso contable, con el propósito de obtener un
diagnóstico que refleje la realidad operativa actual. (Ver Anexo E)
CUADRO N.11
3.3. Población y Muestra
La población a investigar es total. La Agencia de Viajes Junior S.A. esta
administrada por su Gerente Propietario, la Contadora, Asistente de Venta
quien a la vez desempeña el cargo de auxiliar de contabilidad, y el mensajero
encargado de realizar los depósitos y tramites fuera de la Agencia. Por lo que
se utilizara toda la población de la empresa ya que no hay necesidad de
escoger una muestra.
N. NOMBRE CARGO
1 Moisés Menéndez Gerente
2 Katty Espinoza Contadora
3 Lady García Auxiliar Contable
4 Leonardo Quiroz Mensajero
88
3.4. Recolección de datos
Se realizara la entrevista al personal de la agencia con la finalidad de recopilar
información para luego presentar las observaciones y el informe real de la
Empresa. Este método implica la recopilación y presentación sistemática de
datos para dar una idea clara de la situación real de Junior Viajes S.A. Esta
técnica se desarrollara cumpliendo los siguientes objetivos específicos:
1. Visitas periódicas a la agencia con la finalidad de conversar con su gerente
y observar la situación que se vivencia, utilizando los instrumentos de
entrevista y guía de observación, respectivamente. Este será el punto de
partida del diseño del Manual de Procedimientos contables para lo cual será
necesario revisar los procesos que se realizan en cada una de las
transacciones frecuentes en la Agencia con la finalidad de coordinar así el
ágil y oportuno desempeño de sus actividades e incorporar con pertinencia
el sistema contable adecuado.
2. Investigar si la Agencia está cumpliendo con las normas vigentes en el
desarrollo de su administración financiera, poniendo en práctica los
siguientes procesos:
Procesos Estratégicos: Destinados a definir y controlar las metas de la
organización, sus políticas y estrategias. Permiten llevar adelante la
organización. Están en relación muy directa con la misión/visión de la
organización. Involucran personal de primer nivel de la organización.
Procesos Operativos: Permiten generar el producto/servicio que se
entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del
cliente final. Generalmente atraviesan muchas funciones. Son procesos
que valoran los clientes.
Procesos de Soporte o apoyo: Apoyan los procesos operativos.
Normalmente están dentro de una función y sus clientes son internos.
89
3. Definir las políticas y procedimientos para permitir un mejor control contable
dentro de la empresa por medio de los datos obtenidos en la guía de
observación y la entrevista con las personas inmersas en la actividad de la
empresa.
4. Una vez recopilada y analizada la información, se procederá a elaborar el
manual de procedimientos contables para cada una de las transacciones
realizadas dentro de la Agencia de Junior viajes S.A., estableciendo en ellos
los responsables e involucrados, tiempos y recursos necesarios para su
ejecución, además los procesos se realizaran procurando la optimización de
recursos.
90
FORMATO DE LOS INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
INSTRUMENTO: ENTREVISTA 1
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA:
Identificar las actividades que realiza la administración general de la Agencia de
viajes Junior S.A.
DIRIGIDO A: Moisés Menéndez FUNCIÓN: Administrador
FECHA DE APLICACIÓN:
1. ¿Cuáles son los tipos de procesos que desarrolla en el área de contabilidad?
Procedimientos Proceso
Estratégico
Proceso
Operativo
Proceso de
Apoyo
Planeación de Ingresos y Egresos
Plan estratégico
Reporte de Ingresos
Reporte de Egresos y sus soportes
respectivos
Capacitación y Desarrollo en el área
contable
Evaluación del Desempeño
Promociones, Paquetes ajustables al
presupuesto
Otros (especifique)
91
2. ¿Tiene la información oportuna del movimiento contable?
3. ¿Qué actividades se realizan en el área contable?
4. ¿Qué leyes o normativas regulan dichas actividades?
5. ¿Cuál es el objetivo de estas actividades?
6. ¿Quiénes intervienen en dichas actividades?
7. ¿Cuál es el procedimiento que siguen en cada actividad?
8. ¿Los registros contables que utiliza le permiten tener una visión clara de la situación económica real de la Agencia?
9. ¿Cuenta con políticas estrictas a seguir en el área de crédito y cobranzas?
10. ¿Le gustaría implementar un sistema contable?
11. ¿La Agencia maneja algún sistema contable computarizado?
92
INSTRUMENTO: ENTREVISTA 2
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA:
Conocer el tipo de procedimiento que se aplica en el área contable
DIRIGIDO A: Katty Espinoza FUNCIÓN: Contadora
FECHA DE APLICACIÓN:
1. ¿Qué procedimiento sigue para registrar el movimiento contable de la
Agencia?
2. ¿Cómo determina los saldos de proveedores y acreedores?
3. ¿Se realizan los pagos a proveedores de manera oportuna?
4. ¿Lleva un registro específico para el control de clientes?
5. ¿Cumple con las obligaciones tributarias?
6. ¿Los movimientos económicos son registrados a través de un sistema
contable?
7. ¿Lleva un registro para cuentas y documentos por cobrar?
8. ¿Cree Ud. que la Agencia necesita un sistema contable informático?
93
CUADRO N.12
GUÍA DE OBSERVACIÓN
OBJETIVO DEL INSTRUMENTO: Diagnosticar la situación en que se
desarrollan las actividades en el área contable de la Agencia de Viajes Junior
S.A.
DIRIGIDO A: Administrador FECHA DE APLICACIÓN:
ACCIONES A EVALUAR
REGISTRO DE
CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
SI NO
En el área contable se desarrollan actividades en base a un
documento o medio que establezca formalmente sus funciones.
Acceden libre y fácilmente a este documento.
Implementan procedimientos establecidos para desarrollar sus
actividades diarias.
Planeación de Recursos Financieros
Otros (especifique)__________________
Existe interrelación entre procedimientos y su responsable.
Planeación de Recursos Financieros
Otros (especifique)__________________
La contadora domina los procedimientos de manera aceptable.
94
CUADRO N.13
CUESTIONARIOS UTILIZADOS PARA ANALIZAR EL MOVIMIENTO DE LAS
PRINCIPALES CUENTAS
JUNIOR VIAJES S.A.
CONTROL INTERNO DE LA CUENTA BANCO
17 de Febrero del 2013
OBJETIVO: Verificar que el control interno de los activos financieros sea el adecuado
DIRIGIDO A: Contadora
N. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 ¿Se realizan continuamente conciliaciones bancarias?
2 ¿Lleva el control de los cheques entregados?
3 ¿Se realizan diariamente los depósitos de los ingresos intactos?
4 ¿Cuándo se encuentra un error en el registro del efectivo se lo ajusta en ese momento?
5 ¿Los documentos de respaldo cumplen con todas las normas legales?
6 ¿Se encuentran al día los registros de ingreso y desembolsos que realiza la Agencia?
7 ¿Los ingresos de efectivo se depositan únicamente en la Cuenta de la compañía?
8 ¿Los cheques girados son exclusivamente para transacciones sobre el giro del negocio?
9 ¿El Gerente utiliza la cuenta de la Agencia para sus gastos personales?
95
CUADRO N. 14
JUNIOR VIAJES S.A.
CONTROL INTERNO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
17 de Febrero del 2013
OBJETIVO: Analizar la situación real de las cuentas y documentos por cobrar
DIRIGIDO A: Contadora
N. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES 1
¿Se lleva libros auxiliares de cuentas y documentos por cobrar?
2 ¿Se registran oportunamente en el mayor auxiliar las cancelaciones realizadas por los clientes?
3 ¿Existen políticas de cobro?
4 ¿Se mantiene un archivo adecuado de las facturas y documentos pendientes de cobro?
5 ¿Se exige el cumplimiento de los plazos de crédito a clientes?
6 ¿Existe un porcentaje específico para la determinación de cuentas incobrables?
7 ¿Se presenta mensualmente relaciones de cuentas por cobrar y antigüedad de saldos?
8 ¿Las cuentas por cobrar a empleados se encuentran separadas de las cuentas por cobrar a clientes?
9 ¿La Agencia lleva un control de la cartera vencida de clientes?
96
CUADRO N. 15
JUNIOR VIAJES S.A.
CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR
17 de Febrero del 2013
OBJETIVO: Analizar el proceso de pago de facturas a proveedores
DIRIGIDO A: Contadora y Administrador
N PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 ¿El encargado de las cuentas por pagar es independiente de la persona que firma los cheques?
2 ¿Se requiere pedidos formales para las compras a crédito?
3 ¿Se prepara mensualmente relaciones de cuentas por pagar con el mayor?
4 ¿Se concilian regularmente los estados de los proveedores con las cuentas por pagar o facturas pendientes?
5 ¿Existen políticas de endeudamiento?
6 ¿Existe un responsable del análisis de disponibilidades para cubrir las obligaciones?
7 ¿Se registran oportunamente en el auxiliar las cancelaciones realizadas a los proveedores?
8 ¿Todas las obligaciones corresponden al giro del negocio?
3.4.1. Análisis de las Entrevistas
De acuerdo a las entrevistas realizadas, nos podemos dar cuenta que la
Agencia Junior Viajes S.A. no desarrolla sus actividades económicas en base a
un procedimiento contable formal. Los registros contables que utiliza no le
permiten al Gerente tener una visión clara de la situación económica de la
Agencia.
No dispone de un sistema contable computarizado que agilite el trabajo en el
área contable.
En ciertas ventas que realiza Junior Viajes S.A. no es posible llevar un registro
diario ya que existe un lapso de tiempo largo en el que pueda hacerse efectivo
el cobro de la comisión.
En lo que se refiere al control del efectivo, se pudo constatar que los cheques
girados no son exclusivamente para uso en transacciones sobre el giro del
negocio, sino también para gastos personales del Gerente.
No se lleva un control en el área de cuentas por cobrar, debido a que la
Agencia no aplica políticas de crédito pertinentes y estrictas, situación que trae
como consecuencia un alto índice de cuentas incobrables.
En el área de cuentas por pagar no se lleva un registro ordenado de los pagos
hechos a proveedores, por lo que en algunas ocasiones se han hechos pagos
repetidos de determinadas facturas ya que no se concilian los estados de los
proveedores con las cuentas por pagar o facturas pendientes.
No se ha establecido por escrito políticas en cuanto a la evaluación de
desempeño del personal.
No lleva un control adecuado de los clientes, es decir un auxiliar que detalle
toda la información de la venta, registro de la fecha de efectivizacion del tour,
registro del anticipo de dinero recibido.
98
3.4.2. Situación Diagnostica de la Agencia Junior Viajes S.A.
Un diagnóstico es una fotografía general de la Empresa; es el proceso
mediante el cual se realiza una evaluación general de la Empresa.
La Agencia Junior Viajes está ubicada en la Av. 6 entre calles 13 y 14 de la
ciudad de Manta, en el edificio Pasaje Centro oficina # 10.
La estructura organizacional de esta agencia está integrada por la Gestión de
Procesos, compatibles con la demanda y la satisfacción de sus clientes. Estos
procesos son: Habilitante Asesor de Servicios y Habilitantes o de Apoyo para
los viajes que realizan sus usuarios.
Junior Viajes S.A es un habilitante de apoyo para los usuarios que solicitan
este servicio de viajes y asesorías de tours, que se encuentra bajo la Dirección
Administrativa de su Gerente Propietario. Actualmente quien también
desempeñan el cargo de Administrador.
El área de contabilidad actualmente se encuentra a cargo de la Sra. Katty
Espinoza quien vive en la ciudad de Guayaquil, situación que dificulta un poco
el acceso a los registros y movimientos contables, debido a esto su Gerente se
vio en la necesidad imperiosa de contratar un auxiliar contable la Srta. Lady
García quien tiene aproximadamente un mes en la Empresa y se encarga de
llevar el registro de las transacciones diarias de la Agencia.
99
GRAFICO N.1
3.4.3. Croquis de la agencia Junior Viajes S.A.
UBICADA EN LA AV. 6 ENTRE CALLE 13 Y 14, ATRÁS DE LA IGLESIA
“LA MERCED” EN LA CIUDAD DE MANTA
22
22
Fuente: Google Mapas Elaborado: Martha Farias
100
3.4.4. Constitución de la Compañía
La Compañía de Sociedad Anónima denomina JÚNIOR VIAJES S.A. se
constituye en la ciudad de Manta, Provincia de Manabí, República del Ecuador,
el 28 de mayo del 2007 ante el abogado Raúl Eduardo González Melgar,
Notario Público Tercero del Cantón, y ante la comparecencia del señor MOISÉS
ILDEFONSO MENÉNDEZ BARREZUETA casado, y la señorita LORENA
DIOSELINA MENÉNDEZ BARREZUETA soltera ambos por sus propios
derechos.
DEL DOMICILIO
El domicilio principal de la Compañía es la ciudad de Manta y por resolución de
la Junta General de Accionistas, podrá establecer sucursales, agencias,
oficinas, representaciones y establecimientos en cualquier lugar del Ecuador
conforme a la Ley
DEL OBJETO SOCIAL DE LA COMPAÑÍA
La. Compañía tiene como Objeto Social Principal: " La. venta de pasajes
terrestres, marítimos y aéreos de las diferentes empresas de transporte que
operan en el país sean nacionales o extranjeras. La tramitación de documentos
que requieran los usuarios de los servicios mencionados para sus viajes al
exterior del país. Organizar y promover el turismo respectivo hacia nuestro país
o dentro de él; cumpliendo actividades dentro del área turística como
intermediaria de viajes. Representar o agenciar a compañías de transportes
nacionales o extranjeras dedicadas al turismo. Se dedicará al desarrollo del
turismo nacional e internacional mediante la instalación y administración de
agencias de viajes, líneas aéreas, hoteles, restaurantes, cafeterías, centros
comerciales, Tours vacacionales; así como a la administración, venta y
promoción de tickets de pasajes aéreos, marítimos y de transporte terrestre,
101
además paquetes turísticos a nivel Nacional o del extranjero que puedan ser
aprovechados por todo tipo de turistas que deseen conocer nuestro país por
medio de un guía personal y con experiencia en la materia. La Compañía podrá
representar a otras Agencias de turismo, aerolíneas o empresas relacionadas,
cuando las Leyes de Turismo así lo permitan."
Para el cumplimiento de su objeto social, la compañía podrá adquirir toda clase
de bienes muebles e inmuebles que permitan el desarrollo de su actividad.
Podrá comprar, vender, alquilar subarrendar naves aéreas, marítimas y de
transporte terrestre.
DEL PLAZO DE DURACIÓN DE LA COMPAÑÍA
El plazo de duración de la compañía será de CINCUENTA AÑOS contados a
partir de la fecha de inscripción de la escritura de Constitución en el Registro
Mercantil, pero en todo caso, la Junta General de Accionistas podrá ampliar o
disminuir este plazo.
DEL CAPITAL SUSCRITO.
El Capital Social de la Compañía es de $800 (OCHOCIENTOS DÓLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA) divididos en ochocientos acciones
nominativas ordinarias de un dólar cada una. Estas acciones podrán ser
representadas por títulos de una ó más acciones firmadas por el Presidente
Ejecutivo conjuntamente con el Gerente General de la Compañía.
DEL GOBIERNO, ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE LA
COMPAÑÍA
La Compañía será gobernada por la Junta General de Accionistas y
administrada por el Presidente Ejecutivo y el Gerente General, quienes tendrán
las atribuciones que les compete según la Ley. La representación de la
Compañía, tanto judicial como extrajudicial corresponde al Gerente General,
102
quien tendrá los más altos poderes a fin de que actúe a nombre de la
Compañía en todos los asuntos relacionados con su giro o tráfico
DEL PRESIDENTE EJECUTIVO
El Presidente Ejecutivo será nombrado por la Junta General de la Compañía
para el periodo de dos años, pudiendo ser reelegido indefinidamente, podrá ser
accionista o no de la Compañía, sus deberes y otras atribuciones son:
a.- Presidir las sesiones de la Junta General de Accionistas y firmar las Actas
respectivas.
b.- Suscribir conjuntamente con el Gerente General los títulos de acciones.
c.- Reemplazar al Gerente General en caso de ausencia o impedimento
temporal y hasta que se designe su reemplazo.
d.- Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General.
DEL GERENTE GENERAL
El Gerente General será nombrado por la Junta General, por el período de dos
años, pudiendo ser reelegido indefinidamente, podrá ser accionista o no de la
Compañía. Sus deberes y atribuciones son:
a. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la Compañía.
b. Dirigir la marcha administrativa de la empresa nombrando, removiendo y
señalando la remuneración del personal subalterno, pudiendo inclusive
designar gerentes departamentales y Contador.
Abrir cuentas bancarias, retirar fondos mediante cheques, libranzas, órdenes de
pago o cualquier otra forma. Presentar a la Junta General dentro de los noventa
días de concluido el ejercicio económico respectivo, el balance anual, la cuenta
de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de beneficios.
103
SUSCRIPCIÓN Y PAGO DEL CAPITAL SOCIAL
El Capital Social de la Compañía está suscrito y pagado de la siguiente forma,
el veinticinco por ciento a la suscripción de la presente y el saldo restante a un
plazo no mayor de doce meses plazo. El Capital Social pagado, está
depositado en la Cuenta de Integración de Capital, abierta en el Banco de
Guayaquil.
3.4.5. Funciones que cumple la Agencia Junior Viajes S.A.
Para mantenerse en el mercado y satisfacer a sus fieles clientes Junior Viajes
S.A. cumple las siguientes funciones:
Asesoría
Informar al viajero sobre las características de los destinos, servicios,
proveedores y viajes existentes. Ayudarle en la selección de lo más adecuado.
Contar con una adecuada comunicación con el viajero, de manera que trate de
captar de la mejor forma posible las necesidades y expectativas que el cliente
ha puesto en el viaje; para ello la agencia debe contar con profesionales
expertos en destinos y viajes con la adecuada preparación cultural y técnica y,
a su vez, con profesionales con cualidades como el don de gentes y con
capacidad para captar las necesidades de los clientes. Un buen asesoramiento
puede fidelizar a un cliente y como todos bien lo sabemos ese el objetivo de la
mayoría de empresas.
Mediadora
Consiste en gestionar e intermediar la reserva, distribución y venta de
productos turísticos. Aunque no sea imprescindible es importante, ya que
permite acercar el producto al cliente. Normalmente esta función mediadora es
ejercida por las agencias minoristas.
104
Esto quiere decir que: El proveedor del producto turístico se compromete a
suministrar a la agencia la información necesaria sobre sus servicios y a aportar
los documentos o billetes que formalizan la venta. La agencia se compromete a
conocer y promover los servicios de sus proveedores vendiéndolos al precio
fijado por los mismos. La agencia también se compromete a guardar o
depositar el dinero recibido y liquidarlo con el proveedor. El proveedor tiene el
compromiso de abonar la comisión acordada con la agencia por la venta.
En lo que se refiere a paquetes turísticos se le ofrece al cliente una gama de
paquetes provistos por los diferentes mayoristas y con diferentes servicios.
Cuando el cliente selecciona el paquete, la Agencia de Viajes debe llamar al
mayorista para que le facilite el paquete y empiece a realizar sus
procedimientos.
El mayorista le confirma el paquete al minorista y éste procede al cobro. El
minorista le va a cobrar al huésped la tarifa que le envió el mayorista más un
10%, lo cual equivale a su ganancia.
Todas las agencias de viajes piden una garantía al cliente, ya que, los
mayoristas cobran por cancelación, como por ejemplo; Dream and Travel cobra
un porcentaje por la cancelación de cualquier paquete al igual que otros
mayoristas cobran cierto porcentaje de acuerdo a la política de la Empresa.
Productora
Consiste en diseñar, organizar, comercializar y operar viajes y productos
turísticos generados por la combinación de distintos servicios y que se ofertan a
un precio global establecido, que es lo que se suele conocer por viajes
combinados o paquetes.
105
Para esto es necesario que exista: La investigación permanente de los
mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como
las ofertas de la competencia. La creatividad o imaginación para diseñar nuevos
productos que permitan a la agencia diferenciarse frente a la competencia. La
calidad del servicio, que en este caso se suele basar en la adecuada elección
de los proveedores y en el trato dado a los clientes.
Además, para potenciar su función productora, la agencia no puede limitarse a
organizar viajes, debe ampliar constantemente sus actividades, para ello puede
pasar a organizar congresos, ferias, cruceros, prácticas deportivas, etc.
Técnica
Planificación del programa que se pretende poner en marcha (la gente está
motivada de ir a un sitio, pues hay que investigar ese sitio donde quieren ir,
recurso, transporte, etc.)
Diseño del viaje (al saber dónde vamos realizamos las contrataciones)
Distribución (se organizan las plazas, según las que vengan son las que
vendo, no vender más de las que vienen ni viceversa).
Control de las operaciones llevar un control según vaya saliendo el viaje
para ver si va bien o no.
Financiera
Conocer y analizar la estructura económica-financiera de la empresa.
Establecer un método adecuado de ingreso y gastos y de cobros y pagos.
Contable
Registrar todos los hechos contables que se hacen, es útil y obligatoria, le
interesa a los proveedores, la opinión pública, posibles nuevos inversores, a los
empleado
106
Social
Una implantación de sistema aprendizaje y actualización que estimule al
trabajador y se le integre en un plan de formación. Conseguir una estructura
satisfactoria del trabajo (valorar el trabajo). Conseguir el bienestar del personal
(vacaciones, festivos)
Aplicación rigurosa de carácter laboral entre los representantes de la empresa y
los trabajadores.
Comercial
Se pretende conectar la empresa con el exterior, contactando por un lado con
los proveedores que son los Mayoristas de Turismo y por otro con los
consumidores. Mejorar las condiciones de venta y compra de la empresa.
Administrativa
Abarca la planificación, organización mando y control de todas las actividades
que se realizan en las agencias de viajes. En las grandes empresas existen
departamentos que llevan a cabo estas funciones, sin embargo en las
empresas pequeñas como Junior Viajes S.A. las funciones administrativas las
ejecuta el gerente.
HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS:
Para lograr sus objetivos y brindar un excelente servicio, Junior Viajes
S.A. cuenta con las siguientes herramientas
Conexiones con sistemas computarizados de reservas (Sabre) o sistemas
globales de reservas, Ej. Amadeus.
Conexiones vía Internet, tanto para estar en contacto con sus clientes, como
para sus relaciones con los proveedores de servicios turísticos.
107
Una fuente de información que consiste en la recopilación de mapas,
manuales técnicos, guías y bibliotecas especializadas de folletos.
Su propio banco de datos, lo que le permite facilitar información exclusiva y
personalizada. También puede permitirle guardar información sobre los
clientes para poder llevar a cabo determinadas campañas de marketing.
Con el Internet y la evolución del mismo las agencias de viajes tienen un
competidor muy grande, puesto que si uno como empresa no busca los modos
de llegar a la gente sea física o tecnológicamente el Internet lo hará por ellos.
Porque si nos ponemos a analizar y a ser realistas en lo que se refiere a cómo
es el mundo actual, nos daríamos cuenta de que en estos últimos años todas
las transacciones sea cual sea su finalidad, la comercialización de cualquier
producto y muchas más ofertas las encontramos simplemente ingresando en el
Internet.
Es así que nos vemos obligados a crear unas buenas estrategias de mercado
para poder mantenernos en él y luchar contra la competencia que muchas de
las ocasiones son fuertes y ya han tenido su lugar fijo como para seguir en la
carrera.
El Ecuador posee una gran variedad y diversidad de ofertas turísticas que
entregar a sus visitantes y habitantes, que con el pasar de los años se está
posicionando y se está logrando ser reconocidos en este mercado.
3.4.6. Normas que rigen a Junior Viajes en la prestación de servicios
turísticos
La Agencia Junior Viajes en la prestación de sus servicios, deberá observar las
siguientes reglas:
1. Extender a los usuarios un comprobante que especifique los servicios
contratados.
108
2. Suministrar en forma completa la información sobre los servicios solicitados
por los usuarios, indicando al viajero con precisión la hora estimada de llegada
y de salida del destino y la duración de la estadía.
3. Informar al usuario la facultad del organizador del viaje de efectuar
modificaciones al plan o servicio turístico contratado en eventos de fuerza
mayor o caso fortuito, sin que se requiera aceptación del usuario.
4. Llevar un archivo con todos los soportes, eventualidades y circunstancias en
las que se desarrolló el plan o servicio turístico.
5. Cuando la Agencia de Viajes requiera la intermediación de otros prestadores
de servicios turísticos, deberán celebrar convenios escritos o contar con ofertas
o cotizaciones escritas en los que conste o compruebe tal calidad y los servicios
que dicha intermediación comprende, los derechos y obligaciones de las partes,
las condiciones de su operación y su responsabilidad frente al viajero.
6. Informar y asesorar a los usuarios sobre las condiciones de sus reservas y
en general, sobre sus obligaciones para la utilización de los servicios turísticos
contratados.
7. Informar y asesorar a los usuarios en el momento de solicitar las reservas,
sobre las medidas de salud preventivas conocidas, que deban observar para el
desplazamiento.
8. Orientar al usuario en los eventos de extravío de documentos e informar que
el cuidado de los efectos personales le corresponde exclusivamente al viajero,
siempre y cuando su custodia no esté a cargo de los operadores turísticos o de
las empresas de transporte.
109
9. Contratar o intermediar la prestación de servicios turísticos dentro del pais
sólo con empresas que cumplan sus obligaciones frente al Registro Nacional de
Turismo.
10. Advertir al usuario sobre las restricciones a las que puede verse sometido el
plan o servicio turístico o uno de sus componentes, como es el caso de las
cargas máximas o personas permitidas en los atractivos o sitios turísticos, e
informarle si es del caso, que el acceso a tales sitios puede verse impedido o
limitado por regulaciones que afecten el cupo máximo de turistas.
11. Informar a los usuarios sobre los servicios de asistencia al viajero.
12. Velar por el cabal cumplimiento de los servicios contratados.
SOBRE LA INFORMACIÓN A LOS USUARIOS
Toda publicidad o información escrita sobre los planes o servicios turísticos
ofrecidos por la Agencia de Viajes, deberá contener como mínimo lo siguiente:
clase de alojamiento; categoría del establecimiento si se encontrare
categorizado; tarifas; duración del plan turístico; medios de transporte; servicios
complementarios; nombre y dirección del prestador y el correspondiente
número de inscripción en el Registro Nacional de Turismo. Así mismo, deberá
especificar claramente los servicios que no incluye.
El material publicitario utilizado en la promoción de los servicios de las agencias
de viajes deberá ser claro, evitando el uso de términos que por su ambigüedad,
pudieran inducir en los usuarios expectativas sobre el servicio, superiores a las
que realmente presta.
110
DEL SERVICIO AÉREO
La agencia de viajes no asume responsabilidad alguna frente al usuario o
viajero por el servicio de transporte aéreo, salvo que se trate de vuelos fletados
y de acuerdo con lo especificado en el contrato de transporte. La prestación de
tal servicio se rige por las normas legales aplicables al servicio de transporte
aéreo. Los eventos tales como retrasos o modificaciones imprevistas en los
horarios de los vuelos dispuestos por las aerolíneas, los derechos del usuario y
los procedimientos para hacer efectivas las devoluciones de dinero a que estos
hechos den lugar, se regirán por las disposiciones legales pertinentes.
Cuando en razón a la tarifa o por cualquier otro motivo existan restricciones
para efectuar modificaciones a la reserva aérea, endosos o reembolsos; tales
limitaciones deberán ser informadas al usuario.
DE LOS PAQUETES TURÍSTICOS
Los servicios, planes o paquetes turísticos deberán consignar una cláusula de
responsabilidad que contemple como mínimo, los siguientes aspectos:
1. Responsabilidad del organizador del plan o paquete turístico ante los
usuarios por la prestación y calidad de los servicios descritos de conformidad
con los términos y condiciones establecidos en el programa, indicando
claramente la responsabilidad en el caso del transporte, de acuerdo con lo
previsto en el artículo 3° del presente decreto.
2. Los términos y las condiciones en que se efectuará el reintegro de los
servicios turísticos no utilizados y que puedan ser objeto de devolución, cuando
el viaje o la participación del usuario en el mismo se cancele con anterioridad a
su inicio o cuando una vez iniciado el viaje deba interrumpirse, por razones
tales como, caso fortuito o fuerza mayor, enfermedad del viajero, negación de
visados o permisos de ingreso, decisión del país de destino de impedir el
111
ingreso del viajero, retiro del viajero por conductas que atenten contra la
realización del viaje, problemas legales y otras causas no atribuibles a las
agencias de viajes. Para este efecto, se tendrán en cuenta las deducciones o
penalidades previamente establecidas que los proveedores efectúen, cuando
los servicios no son utilizados. El derecho al pasaje aéreo de regreso estará
sujeto a las regulaciones de la tarifa aérea adquirida.
3. Salvo manifestación expresa en contrario en las condiciones del plan
turístico, el organizador, sus operadores y agentes no asumen responsabilidad
por eventos tales como accidentes, huelgas, asonadas, terremotos, fenómenos
climáticos o naturales, condiciones de seguridad, factores políticos, negación de
permisos de ingreso, asuntos de salubridad y cualquier otro caso de fuerza
mayor que pudiere ocurrir durante el viaje y solo se comprometerán prestar los
servicios y a hacer las devoluciones de que trata este decreto, según el caso.
4. Circunstancias en las cuales la agencia de viajes se reserva el derecho de
hacer cambios en el itinerario, fechas de viaje, hoteles de similar o superior
categoría, transporte y los demás que sean necesarios para garantizar el éxito
del viaje.
5. La obligación a cargo de la agencia de viajes de informar al viajero sobre la
documentación requerida para facilitar su desplazamiento en los destinos
nacionales e internacionales, siendo obligación del usuario el cumplimiento de
los requisitos informados.
6. Cuantía del anticipo y plazo para el pago de esta suma por parte del usuario,
con el objeto de asegurar su participación en el viaje. Este valor será abonado
al costo total del plan turístico. Las reservaciones y boletas para la participación
en cruceros, eventos deportivos y culturales, congresos, ferias, exposiciones y
similares se sujetarán a las condiciones que señalen las empresas
112
organizadoras de tales eventos, las cuales deben ser claramente informadas al
usuario.
SOBRE LOS CRUCEROS
La información que suministre el agente de viajes en la promoción y venta de
cruceros, será la establecida y proporcionada por cada compañía naviera, para
lo cual deberá indicarle al usuario adicionalmente, la página web en la cual
puede consultar los términos y condiciones de realización del crucero.
113
GRAFICO N.2: ILUSTRACIONES
3.5. FOTOS DE LA AGENCIA JUNIOR VIAJES S.A.
Parte externa o fachada de Junior Viajes S.A.
114
Oficina de Junior Viajes, counter de reservas
Puerta de Entrada a Junior Viajes S.A.
23
23
Fuente: Junior Viajes S.A. Elaborado: Martha Farías
115
3.6. Análisis Foda
JUNIOR VIAJES S.A.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Calidad y Excelencia en el servicio
Tecnología e instalaciones adecuadas
Acceso a las instalaciones
Administrador Competente en el área turística
Sistema de Información eficaz sobre viajes y turismo nacional e internacional
Buenos comentarios de sus fieles clientes.
Importante aceptación de clientes potenciales
Aceptación de nuestros servicio en el mercado nacional
Atractivos turísticos
Personal capacitado
Amplia gama de mayoristas y aerolíneas
Calidad de productos turísticos
Crecimiento económico de la Empresa
DEBILIDADES AMENAZAS
Sistema de archivo sencillo
Falta de organización en el registro del movimiento económico
Información contable y financiera inexacta
Falta de un sistema de evaluación y control interno contable
Falta de un proceso contable sistematizado
Contadora ausente en los movimientos diarios de la Empresa.
Posibilidad de fraude por no llevar un control adecuado del movimiento contable
Empleados deshonestos
Competencia en el área turística
Clientes irresponsables en el cumplimiento de sus obligaciones con la Agencia.
Índices de morosidad debido a la ausencia de políticas de crédito
116
Ó
117
4.1. Antecedentes de la Propuesta
La idea de elaborar un Manual de Procedimientos Contables nace ante la
necesidad de llevar un orden y control adecuado en la contabilidad de la
Agencia Junior Viajes S.A. con la finalidad de conocer la situación económica
real de la Empresa organizando de una mejor manera los ingresos y egresos
que esta genera.
Toda Empresa Comercial por muy pequeña que sea debe contar con un
proceso contable que permita transformar los datos contables en informes
correctos y concretos que reflejen la situación financiera de la Empresa
Junior Viajes S.A. es una Agencia que brinda un excelente servicio en el área
de viajes y turismo, logrando así posicionarse en el mercado turístico de Manta,
tal como lo indica su Gerente que la mejor publicidad que puede tener la
Agencia Junior Viajes S.A. es el buen comentario de sus fieles clientes. Por otra
parte su gran debilidad es la falta de un proceso contable que le permita llevar
un registro ordenado de sus cuentas.
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del
sistema de calidad y del mejoramiento de la eficiencia y la eficacia poniendo de
manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el
cambio de actitud de los trabajadores de la Empresa, en materia no solo, de
hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización
integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la
administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la
búsqueda de alternativas que mejores la satisfacción del cliente.
Los movimientos económicos de la Empresa son registrados de una manera
sencilla sin seguir un procedimiento cronológico, es por esto que su Gerente en
la entrevista nos manifestó que además del manual de procesos, necesita le
118
implementación de un sistema contable computarizado, lo cual agilitaría el
proceso de registros contables y optimizaría el tiempo en el área contable, ya
que la Agencia no cuenta con mucho personal y la misma persona encargada
de la contabilidad a la vez realiza el trabajo de asistente de ventas en lo que se
refiere a paquetes turísticos.
4.2. Objetivos de la Propuesta
Elaborar un Manual de Procedimientos Contables para la Agencia Junior
Viajes S.A. útil y de fácil manejo para que el personal de contabilidad
pueda registrar correctamente los ingresos y egresos que genera
diariamente.
Normalizar los procedimientos contables que se llevan a cabo en Junior
Viajes S.A.
Llevar un control interno mensual de las principales cuentas de la
Agencia Junior Viajes S.A. con la finalidad de evitar posibles fraudes.
4.3. Elaboración del manual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA AGENCIA JUNIOR
VIAJES S.A. DE LA CIUDAD DE MANTA
OBJETIVO
Lograr que la Agencia Junior Viajes S.A. lleve un registro ordenado y eficaz de
sus cuentas, reflejando así su situación económico financiera real muy útil en la
toma de decisiones.
ALCANCE
Está dirigido al personal de JUNIOR VIAJES S. A. al departamento de
contabilidad quien será el que desarrolle estos procesos y a su Administrador
119
que es quien necesita saber en qué situación se encuentra la empresa y cuáles
son sus resultados económicos.
RESPONSABILIDAD
La aplicación y cumplimiento de lo establecido en el presente Manual de
procedimientos es responsabilidad de la Gerencia General quien dará el visto
bueno para ser o no utilizada por el departamento de contabilidad en la Agencia
de Viajes.
BASE LEGAL
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA
Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC
Normas Internacionales de Información Financiera NIIF para PYMES
Código Tributario
Ley de Régimen Tributario
4.3.1. Proceso de Recopilación y Revisión de Documentos Fuente
Los documentos fuentes utilizados en la Agencia de Viajes son diseños pre-
impresos de acuerdo a los requerimientos de la agencia, los mismos que
tienen la función de servir de fuente de información para el control y registro de
las transacciones, siempre y cuando estén firmados servirán como
comprobante para garantizar una operación.
Estos documentos son:
Comprobantes de Venta (FACTURA)
Comprobantes de Ingresos
Comprobantes de Egresos
Registro de Tickets Boletos Aéreos (Considerada como Factura de
compra)
120
Comprobantes de Retención en la Fuente, de IVA y de Impuesto a la
Renta
Notas de Crédito
Hoja de Control Clientes y proveedores.
Cuadro de Ventas (pago de comisiones)
Requisitos que deben tener estos documentos:
Numeración
Datos necesarios para facilitar el control (fecha, valor, detalle)
Deben ser elaborados con precisión, sin errores
Además del original, emitir las copias que sean necesarias
Firmas de responsabilidad.
LA FACTURA.- Es el documento con el que se respalda la venta de un
servicio. En ella se hace constar el detalle del servicio vendido (alquiler de
vehículo, crucero, tours, etc.), el valor, impuestos, condiciones de pago y demás
datos relativos a la operación. Se emitirán por duplicado, original para el cliente
y la copia para su respectivo registro contable en la Agencia.
COMPROBANTES DE INGRESO.- En este documento se contabiliza el
comprobante de depósito del banco, por diferentes conceptos, por lo general
se extienden por duplicado.
COMPROBANTE DE EGRESO.- Documento que se utiliza para hacer constar
los pagos realizados con cheque por cualquier concepto.
REGISTRO DE TICKETS.- Aquí se registran los boletos emitidos a favor de los
pasajeros, en el que debe constar el código de la aerolínea, número de boleto,
ruta, nombre del pasajero, valor del boleto y recibí conforme.
COMPROBANTES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DE IVA E IMPUESTO A
LA RENTA.- Son emitidos con la finalidad de cumplir con las normas de
tributación fiscal del país, este documento debe cumplir con todos los requisitos
121
legales exigidos por el Servicio de Rentas Internas en su reglamento de
facturación.
NOTAS DE CRÉDITO.- Es una notificación que se envía al cliente a favor de
su cuenta; se registran en Diario de Ventas a favor de los clientes y en el Diario
de Compras a favor, las emitidas a favor de la Agencia.
HOJA DE CONTROL CLIENTES Y PROVEEDORES.- Aquí se registran los
anticipos recibidos de los pasajeros y pagos a proveedores por servicios
prestados o reservación de los mismos. El objetivo de este documento es
ayudar al correcto registro de las transacciones contables efectuadas, mediante
la conciliación de este documento con los auxiliares del sistema contable.
CUADRO DE VENTAS.- Es un documento de control interno, donde se
registran las ventas realizadas por la vendedora, con la finalidad de determinar
la respectiva comisión que le corresponde a la misma por venta de boletos o
paquetes turísticos
4.3.2. Descripción del Plan General de Cuentas para Junior Viajes S.A.
CUENTAS DEL BALANCE GENERAL
ACTIVOS
Agrupa el conjunto de cuentas que representan bienes y derechos tangibles e
intangibles que posee la Agencia.
Las cuentas que pertenecen a este grupo son de naturaleza deudora, con
excepciones de las provisiones, las depreciaciones y las amortizaciones
acumuladas, que serán deducidas de forma separada de los correspondientes
grupos de cuentas.
122
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO
Representa las cuentas de liquidez inmediata total o parcial de la Agencia y que
pueden ser utilizados para fines generales o específicos, como caja mayor, caja
chica, depósitos en Bancos y otras entidades financieras, inversiones
temporales.
CAJA GENERAL
Registra la existencia de dinero en efectivo, cheques y cheques de viajero
(travel cheks) con que cuenta la Agencia para su disponibilidad en forma
inmediata. La recepción de estos valores es por Ventas de contado realizadas
directamente en la Agencia. Esta caja debe tener un fondo fijo para dar cambio,
valor que será determinado por la Gerencia.
Se debita por la entrada de dinero en efectivo, cheque y travel cheks recibidos.
Se acredita por depósitos al Banco.
Las diferencias encontradas en arqueos de caja se contabilizaran: en las
Cuentas por cobrar a Empleados responsable de la caja, cuando se trate de
faltantes; y, en la cuenta de ingresos varios cuando se trate de sobrantes.
CAJA CHICA
El fondo de caja chica sirve para cubrir gastos pequeños en la Empresa que no
requieran emisión de cheques, estos gastos son: pasajes, estampillas, copias,
formularios, útiles de oficina, útiles de aseo etc. Del manejo de este fondo se
encarga la auxiliar contable, que es quien realiza los pagos y exige los
comprobantes respectivos. El monto de este fondo es de $ 100,00 establecido
de acuerdo a las necesidades de la Empresa, su reembolso se hace
mensualmente. Su control interno será realizar arqueos por lo menos dos
veces al año.
123
Se debita por su reembolso mensual.
Se acredita por pagos efectuados en gastos varios que se liquidaran para ser
reembolsados.
BANCOS
Registra las cuentas corrientes bancarias que posee la Agencia en entidades
financieras, dichas cuenta deben ser autorizadas únicamente por el Gerente y
deben estar a nombre de la Agencia. Para un mejor control interno de las
mismas el número de cuentas bancarias que maneja la Agencia debe ser
limitado.
Los desembolsos deben hacerse mediante cheques enumerados y emitidos en
forma secuencial, a nombre del beneficiario correspondiente, a excepción del
cheque utilizado para la reposición del fondo de Caja Chica, que se gira a
nombre del responsable de caja chica.
Las conciliaciones bancarias se realizaran mensualmente con la finalidad de
mantener confiabilidad en la información, además es necesario confirmar
periódicamente con las entidades financieras los movimientos y saldos de las
cuentas.
Se debita por los depósitos realizados, y por las notas de crédito expedidas por
el banco por conceptos tales como:
Abonos originados por préstamos obtenidos.
Por transferencias bancarias de los clientes.
Por cualquier otra operación que aumente la disponibilidad del efectivo
en el Banco.
Se acredita por el pago de los cheque girados y el valor de las notas de debito
expedidas por el Banco por los siguientes conceptos:
Cargos originados por el no pago de cheques.
124
Cargos por gastos realizados a favor de la entidad bancaria, como
comisiones, chequeras, intereses entre otros.
Por cualquier otra actividad que disminuya la disponibilidad del efectivo en
el Banco.
CUENTAS POR COBRAR
Comprende las cuentas que registran derechos originados por ventas, servicios
prestados u otorgamiento de préstamos a empleados.
El valor que se muestra en el mayor debe ser únicamente la suma que debe
cobrarse a los deudores por operaciones propias de la Agencia, entre ellas
están las comisiones de aerolíneas, anticipos a proveedores, préstamos al
personal, impuestos anticipados entre otros.
En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de
naturaleza de crédito constituida para cubrir las contingencias de perdidas, la
cual debe ser justificada, cuantificable y verificable.
Los efectos por cobrar son instrumentos que suministran la evidencia de que se
ha llevado a cabo una transacción de crédito y se especifica la obligación que
existe entre las partes, y se fijan las condiciones de plazo en que se acordó la
operación.
Se debita por el valor de los servicios vendidos a crédito, por el valor de las
notas de débito que originen las empresas a cargo de sus clientes; y por
intereses sobre deudas en caso de prolongarse el plazo de pago.
Se acredita por el valor de los pagos efectuados por los clientes, por el envío al
descuento en una entidad financiera, por el saldo a favor que tenga la aerolínea
en la cuenta acreedores del sistema al momento de hacerse la entrega del bien
o servicio prestado; y por la liquidación de saldos de los clientes en su
cancelación.
125
PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
Registrará los montos provisionados por la agencia para cubrir eventuales
perdidas de crédito, como consecuencia del análisis efectuado a cada uno de
los clientes que conforman el grupo deudor, los mismos que se vuelven
morosos o incobrables.
Es una cuenta de valuación de activo, pero de naturaleza acreedora. El método
utilizado para estimar la provisión para incobrables es basarse en el saldo de
las cuentas por cobrar.
El porcentaje utilizado para fines tributarios anual el 1 % de aquellos créditos
concedidos en el ejercicio y que se encuentran pendientes de cobro de valores
menores a 360 días. La acumulación de esta reserva no podrá exceder del 10
% del saldo de cartera.24
Se debita por el valor determinado para los cálculos de acuerdo con los análisis
del porcentaje sobre las cuentas por cobrar abiertas.
Se acredita por el valor de las cuentas castigadas como incobrables; por el
valor de los ajustes efectuados a los cálculos de la provisión; y por la
recuperación de los saldos de las cuentas de periodos anteriores que fueron
catalogadas como incobrables.
PRESTAMOS A EMPLEADOS
Registra los valores a favor de la Agencia y a cargo de los empleados, por
concepto de concesión de crédito para solventar cualquier eventualidad
Se debita por el valor del crédito concedido; por diferencias encontradas en
arqueo de caja y por error en cobro o emisión del comprobante de venta.
Se acredita por el abono o cancelación del saldo pendiente.
24
Ley de Régimen Tributario Interno, Art. 10
126
IMPUESTOS POR COBRAR
Registra el saldo a cargo de entidades gubernamentales y a favor de la
agencia, por concepto de anticipo de impuestos y los originados en
liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser
solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.
Se debita por retenciones en la fuente practicada a las empresas por diferentes
conceptos establecidos por la ley.
Se acredita por la aplicación del impuesto gravable al año correspondiente y por
el valor de las sumas obtenidas como devolución
ANTICIPO A PROVEEDORES
Registra el valor de los anticipos efectuados por la empresa a personas
naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficios o contraprestación de
servicios futuros de acuerdo a las condiciones pactadas, incluye conceptos
como: anticipos a proveedores de servicios por reservaciones, contratistas de
seguros de viaje y concesionarios.
Se debita por los valores transferidos en la prestación o reservación de
servicios, según la estipulación del respectivo contrato.
Se acredita por el valor de las facturas que sustentan los gastos o costos que
presten los beneficiarios de los anticipos de acuerdo con los convenios
establecidos; por el valor de los pedidos totales o parciales recibidos de los
proveedores; y por la reclasificación a cuentas de pasivo, de los saldos a favor
de los beneficiarios a fecha de cierre.
PROPIEDAD, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA Y
COMPUTACIÓN.
Registra el costo de adquisición del equipo mobiliario y electrónico de propiedad
de la agencia, utilizado para el desarrollo de sus operaciones, así como la
127
adquisición de los equipos de computación comprados para el desarrollo de sus
actividades.
Se debita por el costo de adquisición de los muebles y enseres, así como del
equipo electrónico y por el valor del ajuste por revalorización.
Se acredita por el costo total en libros por venta, retiro o donación del mismo;
por el costo total en libros del equipo retirado, por robo, perdida, caso fortuito o
de fuerza mayor.
PASIVOS
Agrupa el conjunto de cuentas que representan las obligaciones contraídas por
la empresa en el desarrollo del giro ordinario de sus actividades, pagaderas en
dinero, bienes o servicios. Comprende las obligaciones financieras, los
proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos y gravámenes, las
obligaciones laborales, los diferidos, las provisiones, entre otros. Las cuentas
que pertenecen a este grupo tienen saldo de naturaleza acreedora.
PASIVO CORRIENTE
Llamado también a corto plazo, pasivo circulante o pasivo flotante y se utiliza
principalmente para agrupar las obligaciones de las empresas, cuyo
vencimiento es un plazo menor a un año
CUENTAS POR PAGAR
Registra el valor de las obligaciones que tiene la empresa con otras compañías
vinculadas o asociadas por concepto de adquisición de equipos utilizados para
el desarrollo del objeto social, prestación de servicios, venta de boletos aéreos
con las Aerolíneas, entre otros.
Se debita por el valor del pago del reporte del BSP, que se lo realiza en el
Banco; por el valor de las notas de débito que emitan la aerolíneas por
128
concepto de diferencias en el BSP; y por el valor de las notas de crédito que
remitan los proveedores.
Se acredita por la emisión de la entrega del documento valorado como boleto
aéreo al pasajero beneficiario del boleto; por el valor de las notas de crédito que
emitan las aerolíneas por concepto de boletos pagados por los pasajeros
directamente en la agencia; por el valor de las facturas o cuentas de cobro por
concepto de compras o servicios recibidos por las empresa; por el valor de las
obligaciones contraídas; y por el valor de los servicios recibidos por la agencia.
ANTICIPO DE CLIENTES
Registra la suma de dinero recibida por la agencia, de clientes como anticipos
originados en ventas de servicios turísticos, que han de ser aplicados en la
facturación o cuenta de cobro respectiva.
Se debita por la aplicación del anticipo en la facturación y el valor de las
devoluciones totales o parciales de los anticipos.
Se acredita por los depósitos recibidos de los clientes y valores recibidos
anticipadamente por concepto de venta.
NOMINA DE BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
Registra las obligaciones con el personal que labora en la agencia, entre las
principales subcuentas de esta cuenta están:
Participación de los empleados en las utilidades de la empresa.
Otros beneficios económicos pendientes de pago
Esta cuenta tiene saldo de naturaleza acreedora y representa el valor que se
adeuda a los empleados y que deberá ser pagado a corto plazo
129
IESS POR PAGAR
Registra el reconocimiento de las obligaciones que deben ser pagadas a corto
plazo y se debitan a la cancelación de estos valores
Se debita por el valor de los pagos totales o parciales efectuados y por el
traslado a cuentas por pagar al final del ejercicio.
Se acredita por el valor de las liquidaciones de nómina y por el traslado
mensual con cargo a los resultados por las diversas obligaciones laborales.
IMPUESTOS POR PAGAR
Registra las obligaciones contraídas por la empresa, debido a la aplicación de
disposiciones de carácter legal, que constan en la Ley de Régimen Tributario
Interno. Las deudas con el Fisco se originan por:
Impuesto al Valor Agregado IVA
Impuesto a los consumos especiales
Impuesto a la Renta sobre utilidades empresariales obtenidas en un
ejercicio económico.
Impuestos retenidos en la Empresa (Fuente Renta, Fuente IVA).
Tiene saldo de naturaleza acreedora y constituye el valor pendiente de pago al
Fisco, se debe cancelar todo a corto plazo, de acuerdo con el calendario de
vencimiento de las obligaciones tributarias a través de las ventanillas de Bancos
autorizados, la fecha de pago generalmente está relacionada con el noveno
digito del RUC.
Se debita por el valor de cancelación de las obligaciones y por el crédito
otorgado por el Sujeto Activo (Servicio de Rentas Internas)
Se acredita por la creación o incremento de las obligaciones con el Fisco, es
decir retenciones, impuestos, tasas y contribuciones causadas por la empresa.
130
PASIVOS A LARGO PLAZO
Son las obligaciones que no se renuevan dentro de un periodo relativamente
corto y, por lo tanto, su exigibilidad se refiere a otros periodos económicos
posteriores al inmediato. Las obligaciones a largo plazo que se encuentran a
un año de vencimiento deben ser traspasadas al pasivo a corto plazo.
Las cuentas más usadas del pasivo no corriente son: Hipotecas por pagar y
Préstamos a largo plazo.
HIPOTECAS POR PAGAR.- En esta cuenta se anotan las obligaciones
contraídas por la empresa con el respaldo de bienes inmuebles. Su saldo
constituye el valor que se adeuda a las personas o empresas, cuyo pago se
garantiza con una prenda hipotecaria de bienes inmuebles.
PRESTAMOS A LARGO PLAZO.- La existencia de esta cuenta se da cuando
los acreedores (proveedores, instituciones bancarias y financieras), a cambio
de entregar dinero para un fin específico reciben la promesa de pago a un plazo
relativamente largo mayor a un año.
Estas dos cuentas se debitan por el valor de los pagos totales o parciales,
mediante giro directo o por medio de una institución financiera local; y por la
transferencia al pasivo corriente de la parte que se ha de estimar a corto plazo.
Se debitan por la suscripción de préstamos prendarios o la emisión de
obligaciones por las cuales generalmente se usa un activo fijo.
PATRIMONIO
Agrupa el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el
activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos de la
Empresa que han sido suministrados por los propietarios de los mismos, ya sea
directamente o como consecuencia de las actividades ordinarias del negocio.
Comprende además el superávit de capital, las ganancias apropiadas, los
131
fondos de destinación específica, revalorización de patrimonio, los dividendos y
participaciones decretadas en acciones o cuotas, los resultados de ejercicios
anteriores.
CAPITAL SOCIAL
Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o
disminuciones que los socios ponen a disposición de la empresa. En este caso
estará constituido por el capital autorizado, el suscrito y el pagado, cuyo registro
se hará por separado para cada uno por el monto correspondiente. El
autorizado estará representado por la suma fijada en la escritura pública de
constitución; el suscrito por el valor que se obligan a pagar los accionistas, no
menos del 50% del autorizado al constituirse la sociedad; y el pagado por el
ingreso real al patrimonio de la sociedad, equivalente por lo menos la tercera
parte del valor de cada acción de capital que se suscriba.
Se debita por el valor del capital por suscribir y se acredita por el valor del
capital autorizado.
RESERVAS
Comprende los valores que por mandato expreso de la Asamblea General de
Accionistas o Junta de Socios se han apropiado de las utilidades liquidas de
ejercicios anteriores obtenidas por la empresa, con el objeto de cumplir
disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos
RESERVA LEGAL
Se constituyen por una porción de las utilidades liquidas anuales obtenidas por
las sociedades de capital, que obligatoriamente se deben retener, con el fin de
proteger a los socios y accionistas, por contingencias futuras que pudieran
perjudicar sus intereses.
132
Las reservas legales tienen las siguientes características:
Se calculan sobre las utilidades netas, es decir, después de la participación
de trabajadores (15%) y del impuesto a la renta (25%).
Son de carácter obligatorio y se constituirán por un valor no menor del 10%
anual en las compañías anónimas y el 5% en las compañías limitadas; las
reservas se acumularan obligatoriamente hasta que el saldo represente por
lo menos un 50% del capital social.
Se debitan por el cambio de destino de la respectiva reserva, por mandato de la
Asamblea General o Junta de Socios de acuerdo con las normas legales; y por
el valor de la utilización de la reserva Legal destinada a enjugar perdidas.
Se acredita por las apropiaciones de las utilidades liquidas establecidas en
el proyecto de distribución de utilidades aprobado por la Asamblea General
de Accionistas o Junta de Socios, según corresponda; también por las
apropiaciones de utilidades liquidas en sucursales de sociedades
extranjeras; y por las apropiaciones de las utilidades de acuerdo con las
disposiciones fiscales.
RESERVA ESTATUTARIA
Las constituyen aquellos valores retenidos de las utilidades liquidas con
sujeccion a lo determinado por la escritura pública de constitución, en la cual se
fijara el objeto al cual se dedicarán estas reservas
Este tipo de reservas son privativas de la decisión de los socios o accionistas
en el momento de legalizar la escritura pública y su correspondiente estatuto
interno. El destino que se le ha de dar a estos fondos será precisado con
claridad.
133
RESERVA FACULTATIVA
Son valores retenidos de las utilidades liquidas a disposición de los socios o
accionistas, por decisión de la Junta General de Accionistas, con el fin de
cumplir un objetivo específico y por un tiempo limitado. Se deben dedicar
exclusivamente a un programa y, de no cumplirse con este, se procede a la
reversión de la decisión del registro. En cambio, de cumplirse con el
proyecto o programa, se declaran las reservas libres, y podrán absorber
perdidas, capitalizarse, etc.
RESERVA DE CAPITAL
Llamada también Superávit de capital, son rubros especiales que forman
parte del Patrimonio; valores que lo incrementan y que generalmente son
consecuencia de:
Revalorizaciones del Activo por defectos devaluatorios, inflacionarios,
o pactos acordados.
Revaluación de bienes que estuvieren depreciados totalmente, pero
físicamente aun pudieran ser útiles para usos empresariales.
Incremento del Activo Fijo.
RESULTADOS
El subgrupo Resultados está integrado por las cuentas que representan el
resumen de la situación económica del presente ejercicio y de periodos
anteriores que se ubican transitoriamente en el Patrimonio.
Las cuentas que corresponden a este grupo son: Utilidad o pérdida del
ejercicio corriente y utilidad o pérdida de años anteriores. La utilidad
presente o anterior, está a disposición de los accionistas y podrían tener el
siguiente destino:
134
Declaración de utilidades.- Decisión de los accionistas de repartir las
utilidades; se debe fijar la fecha, forma de ejecución y pago. La declaración
puede ser total o parcial; en tal sentido la parte no declarada quedara
registrada en la cuenta Utilidades acumuladas de ejercicios anteriores, en
espera de cualquier resolución futura.
Declaración de capitalización.- Decisión de los accionistas de
comprometerla para futuras capitalizaciones.
Declaración de reserva especial.- Decisión de los accionistas de
comprometer las utilidades para atender proyectos de expansión del
negocio, renovación de activos u otro objeto (incluso provisiones para
incobrables que superen el límite determinado por la ley), etc.
Utilidad o pérdida del ejercicio anterior.- Comprende el valor de los
resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por utilidades acumuladas que
estén a disposición de los accionistas y por pérdidas acumuladas.
Se debita por el valor de la apropiación o distribución de las utilidades
acumuladas
Se acredita por el valor de las utilidades del ejercicio que se encuentra a
disposición de los accionistas; y por la absorción de perdidas mediante la
aplicación de utilidades.
Utilidad o Perdida del ejercicio.- Comprende el valor de las utilidades o
perdidas obtenidas por la empresa al final de un ejercicio económico.
Registra el valor de los resultados positivos obtenidos por la empresa, como
consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo
135
CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS
INGRESOS
Ingresos o rentas operacionales son todos aquellos valores recibidos y
devengados efectivamente en un periodo determinado, los cuales son
producto del giro normal de las actividades de la empresa; por lo tanto, son
recurrentes y sus cifras serán significativas.
VENTA DE SERVICIOS
Es una transacción por medio de la cual la agencia presta servicios de
turismo Receptivo, Comisiones de Aerolíneas y otras actividades afines.
La cuenta Ventas tiene saldo acreedor, ya que representa rendimiento o
beneficio.
COSTO DE SERVICIOS PRESTADOS
En esta cuenta se anotan los valores de adquisición de los servicios
prestados en un periodo determinado. Comprende los costos por compra de
paquetes turísticos, entre otros.
GASTOS
Comprende aquellas utilizaciones necesarias de servicios y bienes que la
empresa debe efectuar para cumplir sus actividades, como son los sueldos,
arriendos, servicios de luz, teléfono e internet, útiles de oficina, depreciación,
entre otros.
Se registran de acuerdo a la forma como se originan así:
Por valuación de un activo.- El gasto se genera por el desgaste de un activo,
como es el caso de las depreciaciones y amortizaciones, o por la
disminución del activo, como es el caso de las provisiones para incobrables.
136
Por servicios prepagados.- En este caso el gasto se genera por la utilización
del servicio que se pagó con anticipación.
Por la erogación de efectivo o el incremento de un pasivo.- En el primer
caso, el gasto se reconoce al momento del pago, generalmente con cheque
y el incremento del pasivo, cuando se ha devengado el servicio y no se ha
cancelado.
Los gastos se clasifican según la función, de tal manera que informa la
cantidad de cada gasto según el departamento o función que lo origino y,
además agrupa los diferentes conceptos.
UTILIDAD OPERACIONAL
Resultado importante, que se obtiene al restar la utilidad bruta en venta de
servicios con el monto de los gastos operacionales; esta información es muy
importante, ya que medirá el resultado de la gestión administrativa.
UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO
Es el resultado neto que obtuvo la agencia por el desarrollo de actividades
operacionales o regulares como de aquellas eventuales y extraordinarias.
Si el resultado es positivo, es decir UTILIDAD, participaran de esta los
trabajadores.
Si el resultado es negativo, es decir PERDIDA, simplemente se
incrementara a la obtenida en periodos anteriores.
4.3.3. Registro en el Libro Diario
Una vez que se ha revisado los documentos fuentes se procederá a registrar
cada transacción en el libro diario de la siguiente forma:
137
4.3.3.1. Registro de las ventas
Objetivo: Registrar diariamente en forma detallada y cronológica cada venta
que se realiza en el desarrollo normal de las operaciones de Junior Viajes S.A.
Responsable: Auxiliar contable
Procedimiento:
Asiento 1: Venta de alquiler de Vehículo para Miami al Ab Jimmy Villavicencio
a credito
Asiento 2: Emisión de factura por comisiones de Aerolíneas en la venta de
boletos aéreos
Asiento 3: Venta de boleto emitido y entregado al pasajero Wang Chang
REGISTRO DE LAS VENTAS EN EL LIBRO DIARIO
FECHA CÓDIGO DETALLE DEBE HABER
Asiento 1
05/02/2013 1.1.2.01.11 Ab. Jimmy Villavicencio 680.00
1.1.2.01. CUENTA POR COBRAR CLIENTES
4.1.3.03 Alquiler de Vehículo 680.00
4.1.3 HDP REPRESENTACIONES
V/Registro emisión factura por venta de alquiler de vehículo a crédito
Asiento 2
18/02/2013 1.1.2.04.01 LAN Chile 1460.00
1.1.2.04. COMISIONES AEROLÍNEAS
4.1.4.02 Boletos Internacionales 1284.80
4.1.4. COMISIÓN EN VENTA DE BOLETOS
2.1.7.01 IVA en Venta 175.20
2.1.7 IMPUESTO POR PAGAR
V/Registro emisión factura por comisión en venta de boletos.
138
Asiento 3
21/02/2013 1.1.2.01.18 Wang Chang 570.00
1.1.2.01 CUENTA POR COBRAR CLIENTES
2.1.2.01.07 American Airlines 570.00
2.1.2.01. PROVEEDORES (Boletos)
V/Registro emisión boleto UIO-MIA-UIO
4.3.3.2. Registro de Depósitos y Pagos con Cheque
Objetivo: Registrar en forma ordenada los depósitos y pagos con cheque por
diferentes conceptos.
Responsable: Auxiliar contable
Procedimiento:
ASIENTO 1: Se depositó la venta del día anterior en el Banco de Guayaquil por
el valor de $2.000,00
ASIENTO 2: Se realizó reposición de caja chica por el valor de $85,50
FECHA CÓDIGO DETALLE DEBE HABER
Asiento 1
25/02/2013 1.1.1.01.01 Caja General 2.000.00
1.1.1.01 EFECTIVO
1.1.1.02.01 Cta. Cte. Bco Guayaquil 14019553
2.000.00
1.1.1.02. BANCOS
V/Registro según comp. Deposito #...Venta
139
Asiento 2
06/03/2013 1.1.1.01.02 Caja Chica 85.50
1.1.1.01 EFECTIVO
1.1.1.02.01 Cta. Cte. Bco Guayaquil 14019553
85.50
1.1.1.02. BANCOS
V/ Registro de reposición de caja chica
4.3.3.3. Registro de Egresos
Objetivo: Registrar cronológicamente los desembolsos de dinero en la forma
en la que se van presentando.
Responsable: Auxiliar contable
Procedimiento:
ASIENTO 1: Anticipo a proveedor de servicios por reservación de espacio en
Yate
ASIENTO 2: Pago de sueldos y beneficios sociales a los empleados.
ASIENTO 3: Pago de servicios básicos
FECHA CÓDIGO DETALLE DEBE HABER
Asiento 1
04/05/2013 1.1.6.01 Yate Puerto López 420.00
1.1.6 ANTICIPO PROVEEDORES
1.1.1.01.01 Cta. Cte. Bco Guayaquil 14019553
420.00
1.1.1. BANCO
V/ Registro reservación 2 pax del 18 al 24 de junio
140
Asiento 2
05/05/2013 2.1.5.01 Nómina por pagar 450.00
2.1.5 NOMINA Y BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
1.1.1.02.01 Cta. CTE. Bco Guayaqui 14019553
450.00
1.1.1.02 BANCOS
V/ Registro pago sueldo a Lady García
Asiento 3
06/05/2013 5.1.1.02 Asetec. S.A. 78.40
5.1.1 GASTOS ADMINISTRATIVOS
1.1.1.02.01 Cta. Cte. Bco Guayaquil 14019553
78.40
1.1.1.02 BANCO
V/ Registro pago servicio de Internet del mes de abril a Asetec S.A.
141
GRAFICO N.4.
4.4. Organigrama Funcional
25
25
Fuente: Junior Viajes S.A. Elaborado: Martha Farías
JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
CONTADORA ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
MENSAJERO
142
4.5. Determinación de Funciones del Personal que labora en Junior
Viajes S.A.
NOMBRE: Moisés Menéndez Barrezueta
CARGO: Gerente General
FINALIDAD DEL CARGO: Organizar, coordinar y dirigir el buen funcionamiento
de la Agencia de Viajes cumpliendo y haciendo cumplir las políticas y objetivos
institucionales establecidos.
FUNCIONES:
a) Dirigir la aplicación de planes, objetivos y estrategias empresariales.
b) Evaluar el desempeño del personal.
c) Dirigir y supervisar las acciones que estén destinadas mejorar la calidad
del servicio y la productividad del negocio.
d) Emitir boletos internacionales y brindar atención personalizada a sus fieles
clientes.
e) Implementar y aplicar medidas correctivas resultantes de la auditoria
realizadas.
f) Delegar atribuciones y responsabilidades al personal correspondiente en
caso su ausencia temporal, por actividades relacionadas con el negocio.
NOMBRE: Katty Espinoza
CARGO: Contadora
FINALIDAD DEL CARGO: Ejecutar actividades correspondientes al registro
del movimiento económico de la Agencia de Viajes, todo lo relacionado con la
parte contable, y presentar el informe financiero de la situación económica de la
Empresa.
143
FUNCIONES:
a) Clasificar y registrar el movimiento económico de la Empresa.
b) Preparar y presentar declaraciones tributarias de acuerdo como lo exige la
Ley de Régimen Tributario
c) Preparar el Rol de pagos y todo lo referente a las prestaciones sociales de
los empleados.
d) Preparar los estados financieros al final del ejercicio económico y de
conformidad con las normas internacionales de información financiera
NIIF
e) Asesorar al Gerente General en lo que se refiere a la capacidad de
endeudamiento de la Empresa.
f) Mantener la información contable de la Empresa actualizada en caso de
auditoría interna requerida por el Gerente.
NOMBRE: Lady García
CARGO: Auxiliar contable y Asistente Administrativa
FINALIDAD DEL CARGO: Ejecutar actividades de apoyo en el área contable y
en el área administrativa, que conlleven un grado de responsabilidad y
confiabilidad.
FUNCIONES:
a) Recibir, clasificar y distribuir la documentación necesaria para el registro
de las transacciones como son las facturas, comprobantes de ingreso y
egreso.
b) Llevar el control del Fondo de Caja Chica.
c) Proporcionar la información turística requerida por los clientes y ejecutar
las ventas de paquetes turísticos.
144
d) Llenar formularios de Visados y otros documentos requeridos por los
clientes.
e) Llevar el control de los cheques girados y realizar las conciliaciones
bancarias.
f) Ejecutar funciones de tesorería en cuanto a la recepción de dinero en
efectivo, y así mismo de los pagos que deben realizarse a proveedores.
g) Emisión de boletos nacionales.
NOMBRE: Leonardo Quiroz
CARGO: Mensajero y Asistente de Limpieza
FINALIDAD DEL CARGO: Ejecutar actividades de limpieza y mantenimiento de
la oficina y actividades fuera de la oficina relacionadas con la mensajería.
FUNCIONES:
a) Mantener la oficina limpia y ordenada.
b) Realizar los depósitos diarios y demás trámites bancarios.
c) Apoyar en las labores requeridas por la auxiliar contable en cuanto a
entrega de facturas a Empresas.
d) Reposición de suministros de oficinas.
e) Realizar pagos de servicios básicos, luz, internet, arriendo,
f) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia.
145
4.6. Flujo o Diagramación de las Actividades Contables
Consiste en representar en forma gráfica y secuencial los procedimientos más
significativos de un proceso. Documentos aplicados por la Agencia en el
proceso contable.
La diagramación es una herramienta utilizada para la evaluación del control
interno. Los flujogramas representa el reflejo de la situación real existente.
A continuación se detalla la simbología a utilizar:
GRAFICO N.5
DIAGRAMACIÓN UTILIZADA EN EL PROCESO CONTABLE
Inicio y fin del proceso
Operación manual
.
Documento principal
Decisión, control, diferentes alternativas
146
Conectores
Entrada y salida de datos
D Direcciones y secuencia en los procesos
Archivo
147
1
GRAFICO N. 6
FLUJO DIAGRAMACIÓN DE VENTAS
26
26
Fuente: Junior Viajes S.A. Elaborado: Martha Faria
INICIO
Asistente de Venta recibe pedido del cliente
Hoja de Control, registro de anticipo cliente
FACTURA REGISTRO ENTREGA DE DOCUMENTO VALORADO BOLETOS AÉREOS
1 Original Blanca
2 Copia Amarilla Contabilidad
3 Copia Verde
SRI
Cliente Comprobante
Ingreso Contabilidad
1
Auxiliar contable registra ingreso de Anticipo de clientes recibido, luego se
verifica si el tour está cancelado en su
totalidad. Así como también que los pagos a proveedores estén
registrados en su respectivo comprobante de Egreso para poder
emitir la factura de venta.
FIN
148
GRAFICO N.7
FLUJO DIAGRAMACIÓN DE INGRESOS
27
27
Fuente: Junior Viajes S.A. Elaborado: Martha Farias
INICIO
Auxiliar contable realiza el Comprobante de Ingreso, luego de la verificación del dinero
recibido por diferentes conceptos
Comprobante de Ingreso
ORIGINAL COPIA
CONTABILIDAD
FIN
149
GRAFICO N.8
FLUJO O DIAGRAMACIÓN DE EGRESOS
28
28
Fuente: Junior Viajes S.A. Elaborado: Martha Farías
INICIO
Comprobante de Egreso
Comprobante de Retención, IVA y Renta
CHEQUES
ORIGINAL Y COPIA
ORIGINAL COPIA
Auxiliar contable realiza pagos de acuerdo a diferentes conceptos
Efectúa el pago
CONTABILIDAD PROVEEDOR CONTABILIDAD
FIN
150
4.7. Establecimiento de políticas de crédito para Junior Viajes S.A.
Las organizaciones deben establecer sus políticas de crédito de conformidad
con sus características y requisitos específicos, como son el producto o
servicio, las condiciones de mercado, los tipos de clientes, todo esto influye
directamente en el tipo de política a adoptar.
Las políticas de crédito y cobranzas afectan a la empresa en conjunto y deben
ser formuladas e implantadas oficialmente por el más alto nivel gerencial quien
debe adoptar las medidas necesarias para difundirlas y ponerlas en práctica,
estas medidas exigen acciones tales como adjudicar tareas y
responsabilidades, delegar autoridad, establecer procedimientos, controles y
evaluaciones periódicas del progreso logrado.
El propósito de la política de crédito es apoyar el negocio, minimizar el riesgo
de créditos incobrables y mejorar la planificación del flujo de efectivo.
Junior Viajes S.A. con o sin conocimiento está otorgando a sus clientes la
posibilidad de abonar las ventas a plazo. Esto es, los días que transcurren
desde la emisión de la venta y por ende la emisión de la factura
correspondiente hasta el efectivo cobro de la misma. El plazo de este crédito en
algunos casos está llegando hasta los 120 días y más, convirtiéndose en
muchos casos en cuenta incobrable.
La política de crédito debe considerar esto y formular objetivos de reducción en
el tiempo de crédito, es por esta razón que la finalidad de este trabajo es
orientar a la Gerencia a fijar lineamientos a seguir en el área de créditos y
cobranzas.
151
Con la finalidad de que las políticas de crédito y cobranzas sean más efectivas
como guías generales para la toma de decisiones, deberán expresarse
lineamientos más específicos aplicables a la actividad cotidiana de Junior Viajes
S.A. así:
1) Debe realizarse una evaluación crediticia de todos los nuevos clientes
antes de efectuar cualquier venta a crédito,
2) Es necesario calificar a los clientes de acuerdo a la capacidad de pago y
comportamiento posible en el crédito.
3) Todos los clientes fijos deben contar con un límite de crédito, el cual
debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al año, este límite
de crédito no debe ser fijo, ya que se encuentra sujeto a cambio
considerando el historial de pago que demuestre el cliente para con la
compañía.
4) Así mismo debe establecerse un límite de crédito para los nuevos
clientes que hayan superado la evaluación crediticia mencionada en el
punto uno. Si este cliente no demuestra una condición solida o
aceptable, debe considerarse el pago anticipado de su compra.
5) El límite de crédito existente debe ser revisado por lo menos una vez al
año por el Gerente, esta revisión debe consistir en la verificación del
crédito, seguimiento del plazo y conducta de pago del cliente durante los
últimos 6 meses.
6) Es aconsejable ingresar el límite de crédito por cliente en el sistema
informático que utilice la Compañía, de tal manera que el sistema pueda
alertar cuando un cliente está superando su límite de crédito.
152
7) Ningún cliente debe superar el límite de crédito establecido, salvo
excepciones autorizadas por la Gerencia.
8) Si un cliente sobrepasa su límite de crédito no se le seguirá otorgando
crédito hasta que se reciba por lo menos un abono del crédito.
9) En términos de pago, el plazo otorgado para pagar el crédito no debe
superar los 30 días, dicho plazo será establecido estrictamente por la
Gerencia.
10) La agencia debe mantener un registro detallado de aquellos clientes que
han incumplido con el pago en la fecha prevista y que pasan a formar
parte de la lista de clientes morosos
11) La compañía debe contar con una rutina para contactar y tratar a los
clientes morosos. Dicha rutina debe estar documentada y debe incluir:
Contacto personal del cliente (# de teléfono, correo electrónico,
dirección domiciliaria y de su lugar de trabajo)
Cartas de cobranza y recordatorio enviadas de forma regular a los
clientes.
Cargos por intereses, si el caso lo amerita
Acciones legales.
12) Las facturas impagas deben mantenerse al mínimo posible, y la
morosidad mayor a 60 días debe eliminarse analizando los factores que
originan la demora en el pago de la deuda, entre ellos la conducta
crediticia y solvencia del cliente, lo cual se puede lograr mediante una
evaluación antes de otorgar el crédito.
153
13) Con el fin de evitar pérdida de tiempo en créditos, la facturación debe
realizarse diariamente y así evitar la pérdida del flujo de efectivo.
14) La Agencia debe especificar un listado de sus cuentas incobrables que
contenga el detalle de las facturas incobrables o con altas
probabilidades de incobrabilidad con la finalidad de minimizar y controlar
los riesgos financieros
15) Las cuentas vencidas deben ser controladas mensualmente por una
persona delegada por la Gerencia, esta persona debe generar un listado
o registro que muestre el total de las facturas vencidas a una fecha
determinada, este registro debe contener detalles de información como:
código del cliente, numero de factura, monto, fecha de vencimiento, y
ordenar dicho registro en intervalos de vencimiento de 0 a15 días, de
15 a 30 días, de 30 a 45 días, etc.
16) La persona encargada del control de las facturas vencidas debe reportar
e informar a la Gerencia las razones internas si las hubiera que
justifiquen el vencimiento de dichas facturas como son: error en la
cantidad, fecha o datos del cliente al emitir la factura, que pudieran ser
la causa de la demora en el pago por parte del cliente.
Debido a que Junior Viajes S.A. es una Empresa pequeña es responsabilidad
del Gerente asegurarse de que esta política se lleve a cabo en forma
adecuada y eficaz. Cabe destacar que la productividad de un negocio, y en
muchos casos su éxito o fracaso, puede verse determinado por la eficiencia
con la que se recupere sus cuentas por cobrar.
154
155
5.1. CONCLUSIONES
En la actualidad la Agencia de Viajes Junior S. A., no cuenta con un
manual que normalice el proceso del sistema contable, esto conlleva a
que todas las personas que intervienen en esta empresa, no tengan la
facilidad de saber cuáles son los resultados que va obteniendo la
Agencia.
Los documentos que se encuentra utilizando la agencia de viajes han
sido los básicos para llevar los registros contables, es decir que
contienen todo lo necesario para tenerlos como archivos y como
sustento en la elaboración de la contabilidad.
No se lleva una política de crédito pertinente y estricta, ya que en la
actualidad son muchos los clientes morosos y no se aplican controles en
las Cuentas por Cobrar, debido a que se da crédito informal es decir
verbalmente sin ningún registro contable con vencimiento de 7 días, tal
es el caso que se vence el plazo del pago y la Agencia no aplica ningún
método en el área de cobranza para recuperar dicha cartera y dicho
valor se constituye en perdida para la Empresa.
No se aplica control interno en el desarrollo de las actividades contables
de Junior Viajes S.A. debido a la descoordinación que hay en ciertas
actividades, lo que ha ocasionado duplicidades y errores en ciertos
pagos a proveedores.
156
5.2. RECOMENDACIONES
Se sugiere que esta empresa acoja este manual ya que dará todas las
facilidades del caso para llevar en perfectas condiciones la contabilidad
que posee la agencia de viajes, teniendo como finalidad presentar un
resultado a la fecha y hora en que cualquier socio de la empresa lo
solicite.
Se recomienda implementar un sistema contable computarizado ya que
este agilitara el proceso contable y permitirá registrar las transacciones
con precisión.
Deben continuar con los documentos que posee la agencia, ya que estos
son indispensables en cualquier entidad para tener como respaldos de
todos los registros y transacciones contables que se realiza cuando
existen varios movimientos económicos y en los que se maneja fuertes
cantidades de dinero.
Aplicar las políticas de crédito establecida en el presente manual, ya que
la Agencia actualmente posee un alto índice de clientes morosos y no
hace nada por solucionar el problema. Además sugiero que la Agencia
establezca una provisión para incobrables, dicha provisión permitirá
cubrir le eventualidad de la incobrabilidad de créditos pendientes de
cobro.
Además cabe resaltar, que la empresa debe aplicar controles internos en
sus operaciones, lo cual conducirá a conocer la situación real de la
misma, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea
157
capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor
visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización
en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como
también brindar productividad, eficiencia y optimizar operaciones en el
área contable, cumpliendo con las exigencias ordenadas por la
gerencia.
Con la aplicación de este Manual de Procedimientos Contables la
Gerencia podrá optimizar recursos y obtener información a tiempo para
la correcta toma de decisiones.
158
5.3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
PYMES.- Pequeñas y Medianas Empresas
OBSOLESCENCIA.- Es la caída en desuso de máquinas y equipos de
tecnología motivada por insuficiente desempeño de sus funciones en
comparación con las nuevas máquinas y equipos introducidas en el
mercado.
DEPURAR.- La depuración está estrechamente relacionada con el concepto
de calidad. En un sentido amplio significa librar un programa de errores e
inconvenientes más o menos graves, que con frecuencia es un proceso
costoso.
INSOLVENCIA.- Es una situación jurídica en la que se encuentra una
persona o empresa cuando no puede hacer frente al pago de sus deudas.
Esta situación se produce cuando el activo circulante es inferior al pasivo
exigible. La insolvencia también se llama quiebra o bancarrota.
EXPEDITA.- Libre de estorbos u obstáculos, que obra con rapidez.
CIRCULARIZACION.- Procedimiento de Auditoria que tiene por objeto
verificar la corrección de información registrada en el ente auditado,
mediante la obtención de un testimonio por escrito, directamente de una
tercera parte. Este procedimiento se caracteriza por la independencia de la
fuente que proporciona la información.
REVALUACIÓN.- Es un aumento del precio de los bienes o productos. Este
término se utiliza para la revaluación de la moneda que significa un aumento
de la moneda local en relación con una moneda extranjera bajo un tipo de
cambio fijo.
159
REVALORIZACIÓN.- Es un aumento en el valor de un activo fijo para
reflejar su valor en el mercado actual. En las cuentas de una Empresa, los
valores de todos sus activos fijos, activos circulantes, etc. deben ser
reconocidos y documentado.
CASH FLOW.- En finanzas y en economía se entiende por flujo de caja o
flujo de fondos, son flujos de entrada y salida de caja o efectivo, en un
periodo dado. El flujo de caja es la acumulación neta de activos liquidos en
un periodo determinado, por lo tanto, constituye un indicador importante de
la liquidez de una empresa.
LINEAMIENTO.- Es una tendencia, una dirección o un rasgo característico
de algo. Es el programa o plan de acción que rige a cualquier institución, se
trata de un conjunto de medidas, normas y objetivos que deben ponerse en
práctica y respetarse dentro de la institución.
160
161
BIBLIOGRAFÍA:
Carreño, L. s.f. Administración de Empresas. Funciones del Proceso Administrativo. Ecuador. p. 67
Contraloría General del Estado. 2009. Normas de control interno. (En línea) Ec. Consultado, 8 de junio. Formato pdf. Disponible en http://www.contraloria.gov.ec/documentos/normatividad/ACUERDO%20039%20CG%202009%205%20Normas%20de%20Control%20Interno.pdf
Drucker, P. 2007. Agencias de Viajes Internacionales. Classic Drucker Collection Edition. Editorial Elsevier Ltd. Estados Unidos. p. 20-23.
Rodríguez, J. 2002. Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Tercera Edición. Editorial Thomson Learning. México. p. 245. Disponible en http://books.google.com.ec/books?id=vSER5iwb6LUC&pg=PT258&dq#v=onepage&q&f=false
Contreras Núñez, Carlos, Conceptos Básicos de Contabilidad General, Segunda Edición , 1985.
Meigs, Robert F. Contabilidad, Impreso en Colombia, 1997. Primera Edición.
Hernández Angel/Frank D´Oleo, Norma de Contabilidad financieras Internacionales. Impreso en el mes de marzo de 1998.
Boyton/Crlson/Forkner/Swanson, Contabilidad Práctica del Siglo XX, Segunda
Edición.
Mc Graw Hill, Pedro Zapata Sánchez, Contabilidad General, Sexta edición.
Enciclopedia de Auditoria, Grupo Editorial Océano, Edicion Española
NIIF para PYMES 2009, Disponible en:http://www.facilcontabilidad.com/descargar-niif-para-pymes/
162
ANEXO A: PLAN GENERAL DE CUENTAS DE LA AGENCIA JUNIOR
VIAJES S.A.
1. ACTIVOS 1.1. ACTIVOS CORRIENTES 1.1.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO 1.1.1.01. CAJA 1.1.1.01.01. CAJA GENERAL 1.1.1.01.02. CAJA CHICA 1.1.1.02. BANCO 1.1.1.02.01 BANCO GUAYAQUIL CTA. CTE. #14019553 1.1.1.02.02 BANCO PICHINCHA CTA. CTE. #339229370 1.1.2 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 1.1.2.01 CLIENTES 1.1.2.01.01 PESQUERA YELIZABA 1.1.2.01.02 PESQUERA ATUNES DEL PACIFICO 1.1.2.01.03 EUROFISH 1.1.2.01.04 ELVAYKA 1.1.2.01.05 IBEROPEZCA 1.1.2.01.06 PESDEL 1.1.2.01.07 MARBELIZE S.A. 1.1.2.01.08 PESQUERA BETTY PESBEQ S.A. 1.1.2.01.09 PRECONSTRUCCION S.A. 1.1.2.01.10 MARTINICA 1.1.2.01.11 VILLAVICENCIO Y ASOCIADOS S.A. 1.1.2.01.12 ISABA S.A. 1.1.2.01.13 SRA NANCY ARGANDOÑA 1.1.2.01.14 SRA. BETTY PALACIOS 1.1.2.01.15 SR. ALVAREZ 1.1.2.01.16 SR. RAUL BUENAVENTURA 1.1.2.01.17 DRA. AISA BUCAEVA 1.1.2.01.18 SR. WAN CHANG 1.1.2.01.19 SR. VERDUGA 1.1.2.01.20 SRTA. LIUVA 1.1.2.01.21 OTROS CLIENTES 1.1.2.02 EMPLEADOS 1.1.2.02.01 LADY GARCIA MOREIRA 1.1.2.02.02 LEONARDO QUIROZ 1.1.2.03 TARJETAS DE CRÉDITO 1.1.2.03.01 DINNERS 1.1.2.03.02 VISA BCO PICHINCHA 1.1.2.03.03 MASSTERCARD
163
1.1.2.03.04 AMERICAN EXPRESS 1.1.2.04 COMISIONES POR COBRAR AEROLÍNEAS 1.1.2.04.01 LAN CHILE 1.1.2.04.02 AEROGAL 1.1.2.04.03 AMERICAN AIRLINES 1.1.2.04.04 AVIANCA - TACA 1.1.2.04.05 COPA AIRLINES 1.1.2.04.06 CONTINENTAL AIRLINES 1.1.2.04.07 M & M 1.1.2.04.08 TAME 1.1.3 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES 1.1.3.01 CLIENTES 1.1.3.02 EMPLEADOS 1.1.4 IMPUESTOS POR COBRAR 1.1.4.01 CRÉDITO TRIBUTARIO IVA 1.1.4.02 IVA EN COMPRAS 1.1.4.03 IMPUESTO A LA RENTA 1.1.4.04 RETENCIÓN FUENTE RENTA EN VTAS O SERVICIOS 1.1.4.05 RETENCIÓN FUENTE IVA EN VTAS O SERVICIOS 1.1.5 PAGOS ANTICIPADOS 1.1.5.01 ARRIENDO PAGADO POR ANTICIPADO 1.1.6 ANTICIPO A PROVEEDORES 1.1.6.01 YATE PUERTO LÓPEZ 1.1.6.02 HDP MAYORISTA DE TURISMO 1.1.6.03 SEGURY VIAJES 1.1.6.04 KEMTOURS 1.1.6.05 SALMOR REPRESENTACIONES 1.1.6.06 MAXITRAVEL S.A. 1.1.6.07 ROYAL CARIBEAN CRUISE 1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES 1.2.1 PROPIEDAD, MUEBLES, EQUIPOS DE OF. Y DE COMPUTACIÓN 1.2.1.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.1.01.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.1.01.02 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES 1.2.1.02 EQUIPOS DE OFICINA 1.2.1.02.01 EQUIPOS DE OFICINA 1.2.1.02.02 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE EQUIPOS DE OFICINA 1.2.1.03 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 1.2.1.03.01 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 1.2.1.03.02 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 1.2.2 ACTIVOS DIFERIDOS 1.2.2.01.01 GASTOS DE CONSTITUCIÓN 1.1.2.01.01 GASTOS DE CONSTITUCIÓN DE LA COMPAÑÍA 1.1.2.01.02 AMORTIZACIÓN DE GASTOS DE CONSTITUCIÓN
164
2 PASIVOS 2.1 PASIVOS CORRIENTES 2.1.1 OBLIGACIONES BANCARIAS 2.1.2 CUENTAS POR PAGAR 2.1.2.01 PROVEEDORES 2.1.2.01.01 CASA DE INCENTIVOS S.A. 2.1.2.01.02 RECORDMUNDO S.A. 2.1.2.01.03 TRANSOCEANICA LAN S.A 2.1.2.01.04 M & M 2.1.2.01.05 SPEED TRAVEL S.A. 2.1.2.01.06 COPA AIRLINES S.A. 2.1.2.01.07 AMERICAN AIRLINES S.A. 2.1.2.01.08 DREAM AND TRAVEL S.A. 2.1.2.01.09 SUMMER VACATIONS S.A. 2.1.2.01.10 BLUE CARD S.A. 2.1.2.01.11 ROYAL DECAMERON 2.1.3 ANTICIPO DE CLIENTES 2.1.3.01 VARIOS 2.1.4 OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.4.01 DINNERS CLUB 2.1.4.02 PACIFICARD 2.1.5 NÓMINA Y BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR 2.1.5.01 NÓMINA POR PAGAR 2.1.5.02 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.5.03 DÉCIMO CUARTO SUELDO 2.1.5.04 VACACIONES 2.1.5.05 PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES 2.1.5.06 OTROS BENEFICIOS POR PAGAR 2.1.6 IESS POR PAGAR 2.1.6.01 APORTE PERSONAL 2.1.6.02 APORTE PATRONAL 2.1.6.03 FONDO DE RESERVA 2.1.6.04 PRÉSTAMO QUIROGRAFARIO 2.1.7 IMPUESTOS POR PAGAR 2.1.7.01 IVA EN VENTA 2.1.7.02 IMPUESTO A LA RENTA DE LA COMPAÑÍA 2.1.7.03 RETENCIONES EN LA FUENTE RENTA 2.1.7.04 RETENCIONES EN LA FUENTE IVA 2.2 PASIVOS A LARGO PLAZO 2.2.1 OBLIGACIONES BANCARIAS 2.2.1.01 BANCO DEL PICHINCHA 2.2.2 ANTICIPO CLIENTES 2.2.3 OTROS PASIVOS
165
3 PATRIMONIO 3.1 CAPITAL SOCIAL 3.2 RESERVAS 3.2.1 RESERVA LEGAL 3.2.2 RESERVA ESTATUTARIA 3.2.3 RESERVA FACULTATIVA 3.2.4 RESERVA DE CAPITAL 3.3 RESULTADOS 3.3.1 UTILIDADES DEL PRESENTE EJERCICIO 3.3.2 PERDIDA DEL PRESENTE EJERCICIO
4 INGRESOS 4.1.1 TOURS COMBINADOS 4.1.1.01 LAND ECUADOR 4.1.2 PAQUETES TURÍSTICOS 4.1.2.01 TOUR ARGENTINA 4.1.2.02 TOUR CHILE 4.1.2.03 TOUR PERÚ 4.1.2.04 TOUR PANAMÁ 4.1.2.05 TOUR MIAMI 4.1.2.06 TOUR REP. DOMINICANA 4.1.2.07 TOUR SAN ANDRÉS 4.1.2.08 TOUR MADRID 4.1.2.09 OTROS 4.1.3 HDP REPRESENTACIONES 4.1.3.01 PAQUETES TURÍSTICOS 4.1.3.02 CRUCEROS 4.1.3.03 ALQUILER DE VEHÍCULOS 4.1.4 COMISIONES EN VENTAS DE BOLETOS 4.1.4.01 BOLETOS NACIONALES 4.1.4.02 BOLETOS INTERNACIONALES 4.1.4.03 OTRAS COMISIONES 4.1.5 OTROS INGRESOS 4.1.5.01 FORMULARIOS PARA VISAS 4.1.5.01.01 VISA AMERICANA 4.1.5.01.02 VISA EUROPEA 4.1.5.01.03 VISA CANADIENSE
5 GASTOS 5.1 GASTOS OPERACIONALES 5.1.1 GASTOS ADMINISTRATIVOS 5.1.1.01 DEL PERSONAL 5.1.1.01.01 SUELDOS 5.1.1.01.02 COMISIONES 5.1.1.01.03 DÉCIMO TERCER SUELDO 5.1.1.01.04 DÉCIMO CUARTO SUELDO
166
5.1.1.01.05 APORTE PATRONAL 5.1.1.01.06 VACACIONES 5.1.1.01.07 FONDOS DE RESERVA 5.1.1.01.08 SERVICIOS OCASIONALES 5.1.1.01.09 TRANSPORTE 5.1.1.01.10 DEPRECIACIÓN DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 5.1.1.01.11 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES 5.1.1.01.12 DEPRECIACIÓN EQUIPOS DE OFICINA 5.1.1.01.13 AMORTIZACIÓN 5.1.1.02 GASTOS DE SERVICIOS 5.1.1.02.01 INTERNET 5.1.1.02.02 ENERGÍA ELÉCTRICA 5.1.1.02.03 TELEFONÍA CELULAR 5.1.1.02.04 TELEFONÍA CONVENCIONAL 5.1.1.03 MANTENIMIENTO 5.1.1.03.01 MANTENIMIENTO EQUIPO DE OFICINA 5.1.1.03.02 MANTENIMIENTO MUEBLES Y ENSERES 5.1.1.03.03 MANTENIMIENTO EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 5.1.1.04 GASTOS DE GESTIÓN 5.1.1.04.01 ANUNCIOS Y PUBLICACIONES 5.1.1.04.02 ARRIENDOS 5.1.1.04.03 ASESORÍA CONTABLE 5.1.1.04.04 CURSOS Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL 5.1.1.04.05 MATERIALES Y SUMINISTROS DE OFICINA 5.1.1.04.06 VARIOS 5.1.1.05 GASTOS DE VENTAS 5.1.1.05.01 PUBLICIDAD 5.1.1.05.02 AFICHES 5.1.1.05.03 COPIAS E IMPRESIONES 5.1.1.05.04 TARJETAS DE PRESENTACIÓN 5.1.1.05.05 FOLLETOS Y PROMOCIONES 5.1.1.05.06 DEVOLUCIONES EN VENTAS 5.1.1.05.07 DESCUENTOS EN VENTA 5.1.1.05.08 COMISIONES 5.2 GASTOS NO OPERACIONALES 5.2.1 GASTOS FINANCIEROS 5.2.1.01 INTERESES 5.2.1.02 SOBREGIROS 5.2.1.03 GASTOS Y COMISIONES BANCARIAS 5.2.1.04 ESTADO DE CUENTA 5.2.1.05 COSTO DE CHEQUERA 5.2.1.06 COMISIÓN TARJETAS DE CRÉDITO 5.3 RESERVAS 5.3.1 15% PARTICIPACIÓN UTILIDADES TRABAJADORES 5.3.2 IMPUESTO A LA RENTA 5.3.3 RESERVAS
167
ANEXO B: DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN JUNIOR VIAJES S.A.
168
BOLETO AÉREO
22 JUN 2013 22 JUN 2013
TRIP TO QUITO, ECUADOR
PREPARED FOR
MURILLO/CAROL RESERVATION CODE YLLOJH
AIRLINE RESERVATION CODE QH66B (EQ)
DEPARTURE: SATURDAY 22 JUN Please verify flight times prior to
departure
MEC
MANTA,
ECUADO
R
UIO
QUITO,
ECUADO
R
TAME
EQ 0134
Duration:
00hr(s) :50min(s)
Aircraft:
AIRBUS
INDUSTRIE
A319 JET
Distance (in
Miles):
0163
Stop(s):
0
Departing
At:
13:30
Terminal:
Not
Available
Arriving At:
14:20
Terminal:
Not Available
Passenger Name: Seats: Class: Status: Ticket Receipt(s): Meals:
» MURILLO/CAROL Check-In
Required
Economy Confirmed 2693275375115 Snack
169
170
171
ANEXO C: ENTREVISTAS
ENTREVISTA # 1
OBJETIVO: Identificar las actividades que realiza la administración general en
el área contable de la Agencia de viajes Junior S.A.
DIRIGIDO A: Moisés Menéndez FUNCIÓN: Administrador
FECHA DE APLICACIÓN:
Manta, 17 de Diciembre del 2012
1. ¿Cuáles son los tipos de procesos que desarrolla en el área de contabilidad?
En la entrevista pudimos detectar que utilizan lo siguiente
Procedimientos
Proceso Estratégico
Proceso Operativo
Proceso de
Apoyo
Planeación de Ingresos y Egresos x
Plan estratégico x
Reporte de Ingresos x
Reporte de Egresos y sus soportes respectivos
x
Capacitación y Desarrollo en el área x
Evaluación del Desempeño x
Promociones, Paquetes ajustables al presupuesto
x
Otros (especifique)
2. ¿Tiene la información oportuna del movimiento contable?
El movimiento contable de la Agencia no es muy complejo, estoy informado
de las actividades que se hacen diariamente porque están sustentadas con
sus respectivos comprobantes y archivados como corresponde. En cuanto
al área de crédito reconozco que no se lleva un control porque damos
172
crédito informal, lo cual nos ha creado muchos problemas al momento de
hacer efectiva la venta.
3. ¿Qué actividades se realizan en el área contable? Se registran todos los requerimientos de las ventas y compras que se
realizan de pasajes, tours y demás servicios que brinda la agencia; el
control del efectivo en Caja chica y caja general; pagos de beneficios
sociales;
4. ¿Qué leyes o normativas regulan dichas actividades?
Las normas contables vigentes en el País, la Ley de Régimen Tributario
Interno, Las NIIF para PYMES, etc
5. ¿Cuál es el objetivo de estas actividades?
Llevar la contabilidad de la mejor manera, con la finalidad de obtener los
estados financieros en el tiempo deseado.
6. ¿Quiénes intervienen en dichas actividades?
La Sra. Katy Espinoza contadora quien no tiene horario fijo, sino eventual
porque vive fuera de la ciudad y su auxiliar contable Lady García
7. ¿Quiénes son los responsables del proceso?
Administrador
Contadora y Auxiliar contable
8. ¿Cuál es el procedimiento que siguen en cada actividad?
El proceso contable lo realiza la contadora, quien se encarga de llevar el
control de las facturas de compra y venta en orden de acuerdo a su fecha de
173
emisión o recepción, archiva las facturas emitidas adjunto su respectivo
comprobante de depósito.
9. ¿Los registros contables que utiliza le permiten tener una visión clara de la situación económica real de la Agencia?
En realidad no, porque no se lleva un orden en las actividades contables y
en determinadas ocasiones hace falta dinero porque a los clientes que se
les da crédito no pagan a tiempo y también porque se han hechos pagos
duplicados a proveedores.
10. ¿Cuenta con políticas estrictas a seguir en el área de crédito y cobranzas?
No y reconozco que si hacen falta políticas estrictas de crédito, ya que
actualmente se da crédito informal y muchas veces me olvido de cobrar en
la fecha indicada, soy muy confiado y los clientes se aprovechan de eso,
incumplen en el pago, llegando a convertirse en cuentas incobrables y en
algunas ocasiones en pérdidas para la Agencia, actualmente estamos
afrontando una situación de estas por vía legal.
11. ¿Le gustaría implementar un sistema contable? Si es muy necesario para conocer la Situación económica real de la
Agencia, y para llevar un control en los registros, sobre todo el control de los
clientes y las cuentas por cobrar.
12. ¿La Agencia maneja algún sistema contable computarizado?
No, pero si me gustaría implementar uno ya que este agilitaría el proceso de
registro contable y hasta evitaría los posibles errores
174
ENTREVISTA # 2
OBJETIVO DE LA ENTREVISTA:
Conocer el tipo de procedimiento que se aplica en el área contable
DIRIGIDO A: Katty Espinoza FUNCIÓN: Contadora
FECHA DE APLICACIÓN:
1. ¿Qué procedimiento sigue para registrar el movimiento contable de la
Agencia?
Se realizan métodos coordinados en el que se llevan a cabo el registro de
todas las transacciones diarias que afectan a la agencia, esto conlleva a la
elaboración de facturas, ingresos, egresos, compras, etc.
2. ¿Cómo determina los saldos de proveedores y acreedores?
Cruzando las cuentas tanto del debe como el haber, esta información la
conseguimos de los documentos físicos, que respaldan dicha información.
3. ¿Se realizan los pagos a proveedores de manera oportuna?
Si, básicamente tenemos convenio con 3 de nuestros proveedores, ellos nos
dan hasta 1 semana de crédito, de ahí con el resto, por cada factura al día
siguiente se manda a cancelar.
4. ¿Lleva un registro específico para el control de clientes?
Sí, es necesario que se lleve un registro solo para clientes, ya que así se
sabe con exactitud los valores adeudados hacia nuestra empresa.
Esto es, por cada factura que se elabora, se abre un expediente o informe
sobre ese respectivo cliente.
175
5. ¿Cumple con las obligaciones tributarias?
Si, y como no hacerlo, si hoy en día esta riguroso el sistema con el SRI.
Además, que esto nos ayuda a ser ordenados y a cumplir con lo requerido.
6. ¿Los movimientos económicos son registrados a través de un sistema
contable?
Si, nosotros llevamos actualmente un sistema contable, que nos ayuda a
arrojar saldos, y a tener al día los estados financieros.
7. ¿Lleva un registro para cuentas y documentos por cobrar?
Si, en toda empresa se debe llevar un registro de estas cuentas.
Como lo dije anteriormente, es fundamental y necesario para controlar y
tener al día los ingresos para la empresa.
8. ¿Cree Ud. que la Agencia necesita un sistema contable informático?
Precisamente se cuenta ahora con un sistema, porque de esa forma hay
mayor agilidad al momento de ingresos en asientos. Aunque de igual forma,
hay que llevar aparte un control con Excel, porque de esta forma ratificamos
el resultado que nos da el sistema.
176
ANEXO D: GUÍA DE OBSERVACIÓN
OBJETIVO DEL INSTRUMENTO: Diagnosticar la situación en que se
desarrollan las actividades en el área contable de la Agencia de Viajes Junior
S.A.
DIRIGIDO A: Administrador FECHA DE APLICACIÓN:
ACCIONES A EVALUAR
REGISTRO DE
CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
SI NO
En el área contable se desarrollan actividades en base a un
documento o medio que establezca formalmente sus funciones.
X
Acceden libre y fácilmente a este documento. X
Implementan procedimientos establecidos para desarrollar sus
actividades diarias.
Planeación de Recursos Financieros
Otros (especifique)__________________
X
Existe interrelación entre procedimientos y su responsable.
Planeación de Recursos Financieros
Otros (especifique)__________________
X
La contadora domina los procedimientos de manera aceptable. X
177
ANEXOS E: CUESTIONARIOS UTILIZADOS PARA ANALIZAR EL
MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS
JUNIOR VIAJES S.A.
CONTROL INTERNO DE LA CUENTA BANCO
17 de Febrero del 2013
OBJETIVO: Verificar que el control interno de los activos financieros sea el adecuado
DIRIGIDO A: Contadora
N. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 ¿Se realizan continuamente conciliaciones bancarias?
X
2 ¿Lleva el control de los cheques entregados?
X
3 ¿Se realizan diariamente los depósitos de los ingresos intactos?
X
4 ¿Cuándo se encuentra un error en el registro del efectivo se lo ajusta en ese momento?
X
5 ¿Los documentos de respaldo cumplen con todas las normas legales?
X
6 ¿Se encuentran al día los registros de ingreso y desembolsos que realiza la Agencia?
X
7 ¿Los ingresos de efectivo se depositan únicamente en la Cuenta de la compañía?
X
8 ¿Los cheques girados son exclusivamente para transacciones sobre el giro del negocio?
X Se giran cheques para gastos personales del Gerente
9 ¿El Gerente utiliza la cuenta de la Agencia para sus gastos personales?
X
178
JUNIOR VIAJES S.A.
CONTROL INTERNO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
17 de Febrero del 2013
OBJETIVO: Analizar la situación real de las cuentas y documentos por cobrar
DIRIGIDO A: Contadora
N. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 ¿Se lleva libros auxiliares de cuentas y documentos por cobrar?
X Un registro de control de
clientes 2
¿Se registran oportunamente en el mayor auxiliar las cancelaciones realizadas por los clientes?
X
3 ¿Existen políticas de cobro? X
4 ¿Se mantiene un archivo adecuado de las facturas y documentos pendientes de cobro?
X
5 ¿Se exige el cumplimiento de los plazos de crédito a clientes?
X
6 ¿Existe un porcentaje específico para la determinación de cuentas incobrables?
X
No existe control de cuentas incobrables
7 ¿Se presenta mensualmente relaciones de cuentas por cobrar y antigüedad de saldos?
X
8 ¿Las cuentas por cobrar a empleados se encuentran separadas de las cuentas por cobrar a clientes?
X
9 ¿La Agencia lleva un control de la cartera vencida de clientes?
X
179
JUNIOR VIAJES S.A.
CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR
17 de Febrero del 2013
OBJETIVO: Analizar el proceso de pago de facturas a proveedores
DIRIGIDO A: Contadora y Administrador
N PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 ¿El encargado de las cuentas por pagar es independiente de la persona que firma los cheques?
X
2 ¿Se requiere pedidos formales para las compras a crédito?
X
Cuando se compra a nuevos proveedores
3 ¿Se prepara mensualmente relaciones de cuentas por pagar con el mayor?
X
4 ¿Se concilian regularmente los estados de los proveedores con las cuentas por pagar o facturas pendientes?
X
5 ¿Existen políticas de endeudamiento? X
6 ¿Existe un responsable del análisis de disponibilidades para cubrir las obligaciones?
X
7 ¿Se registran oportunamente en el auxiliar las cancelaciones realizadas a los proveedores?
X
8 ¿Todas las obligaciones corresponden al giro del negocio?
X
