UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL CARRERA DE ...

Microsoft Word - TESISULTIMASERVICIO Y RECURSOS HUMANOS
DE INGENIERA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS DE
SERVICIO Y RECURSOS HUMANOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA
ALIMENTOS Y BEBIDAS ANFAB.
DIRECTOR: DR. FABIÁN HIDALGO
DECLARATORIA DE AUTORÍA
Yo, Mónica Janneth Carrillo Santacruz, declaro que el presente trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido presentada para ningún grado o
calificación profesional; fruto de consultas bibliográficas que se incluyen en este
documento.
iii
AGRADECIMIENTO
Mi sincero y franco agradecimiento a la Universidad Tecnológica Equinoccial,
por el conocimiento, saber y experiencia que me han impartido sus profesores,
ayudándome a mi formación profesional y académica.
De igual manera a mi Director de Tesis, quien con entereza, sencillez y gran
profesionalismo ha sabido dirigir mi trabajo hasta su pináculo.
Mónica Janneth Carrillo Santacruz f. ___________________________
iv
DEDICATORIA
Este trabajo investigativo lo dedico a Ti mi DIOS que me diste la oportunidad de
vivir y de regalarme una familia maravillosa.
Con mucho cariño principalmente a mis padres que me dieron la vida y han estado
conmigo en todo momento.
A mis hermanos por animarme a seguir adelante con mis estudios y mi tesis.
A mi esposo Eduardo por apoyarme y comprenderme en los momentos difíciles, a
mis hijos Daniel, Mateo y Melissa por darme todo su amor, cariño e impulso final
que necesitaba para culminar una etapa de mi vida profesional.
Mónica Janneth Carrillo Santacruz f. ___________________________
v
vi
1.1 CONCEPTOS DE MANUALES 1
1.2 EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA EL DESARROLLO DE MANUALES 2
1.3 LA DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS EN LOS MANUALES 3
2.1 LA ANFAB 5
CAPITULO III: EL MANUAL DE PROCESOS 9
3.1 IMPORTANCIA DEL MANUAL 9
3.4 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 10
3.4.1 PERSPECTIVA FINANCIERA 10
vii
3.4.4 PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO 13
3.5 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MANUAL 14
3.6 CONCEPTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN 15
3.7 POLÍTICAS EMPRESARIALES 18
3.7.3 FORMULACIÓN DE POLÍTICAS FINANCIERAS 20
3.7.4 FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS 21
CAPITULO V: MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DE LA
ASOCIACIÓN NACIONAL DE FABRICANTES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 23
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DE LA ASOCIACIÓN
NACIONAL DE FABRICANTES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 23
ESQUEMA GENERAL 24
1.- JUSTIFICACIÓN 24
2.- IMPORTANCIA 24
3.- ALCANCE 24
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y CONTABLES 66
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS 110
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 152
ix
INTRODUCCIÓN
La presente práctica está encaminada a brindar a la administración de la
empresa A.N.F.A.B. (Asociación Nacional de Fabricantes de Alimentos y
Bebidas) un manual de procedimientos acorde con su realidad y previendo un
crecimiento a corto plazo, debido a su orientación de soporte a un amplio sector
económico nacional, como es el agroindustrial.
Este manual dará la pauta de los lineamientos a seguir, es decir se
implementarán procedimientos internos con el fin de lograr un mejor desempeño
de empleados y funcionarios de la organización y así como la optimización de
recursos; lo que se verá reflejado en la confiabilidad de los socios, pues contarán
con información completa y actualizada. Además mejorará el control de los
recursos, incentivando el manejo transparente de los mismos; y, se contará con
procedimientos más eficientes y eficaces en el manejo administrativo financiero
de la empresa.
Este, al igual que todo Manual, es de cumplimiento obligatorio por todos
quienes hacen la organización, por lo que en el proceso de su elaboración se
cumplieron requisitos básicos como:
- Claridad en su contenido, con una redacción simple que sea fácil
de entender por cualquier persona que lo lea;
- Concreto, estableciendo cada detalle de los procedimientos de la
organización, para evitar toda clase de dudas o confusiones; y,
- Completo haciendo mención de cada aspecto dentro de la
organización y su procedimiento.
x
Éste Manual será redactado con la idea de permitir añadir más políticas de
procedimiento, dando la posibilidad al Gerente o a la persona encargada (con
respectiva autorización) de actualizar los procedimientos en casos que así lo
amerite, pues entendemos que una empresa no es un ente estático, sino que está en
constante desarrollo para poder estar acorde con la realidad empresarial global.
JUSTIFICACIÓN
“Un manual es un modelo o guía de referencia para la creación e implementación
de procedimientos internos con el fin de lograr mejor desempeño de los
funcionarios y un manejo eficiente y transparente de recursos, permitiendo su
optimización, lo que se resume en pautas que aseguren el desarrollo
organizacional”1.
La habilidad de una organización de manejar sus finanzas de una manera eficiente
y responsable es un factor esencial para el éxito a largo plazo. Toda empresa
requiere de planificación y un buen manejo financiero. Un buen manejo
administrativo – financiero dará confiabilidad a sus socios de la optimización de
recursos, pues en el momento que lo requieran podrán contar con información
completa y actualizada, se les podrá demostrar un eficiente control de gastos, y un
manejo transparente y óptimo de los recursos por ellos aportados. A medida que
una organización va creciendo, deben mejorar sus sistemas administrativos, de tal
forma que un manual sirve como medio de control y es un factor adicional a su
imagen como organización sólida y consolidada.
Un Manual es muy importante, porque permite conocer el funcionamiento interno
en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución. Un Manual es el auxilian en la inducción 1 NAVARRO SALAS Pablo Darío, Diseño e implementación de un manual de procedimiento productivo-administrativo y contable para la empresa Pág. 11
xi
del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en
forma detallada las actividades de cada puesto.
Además, un Manual determina en forma más sencilla las responsabilidades por
fallas o errores, facilita las labores de auditoría y evaluación del control interno,
aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo, ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades,
construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
La Asociación Nacional de Fabricantes de Alimentos y Bebidas ANFAB requiere
de un Manual de políticas y procedimientos que le ayude a conocer en forma
detallada, el orden de cada departamento y su respectivo rol dentro de la
Asociación, es decir, que el implementar un Manual de Procedimiento sirva para
implantar orden, y que procure detallar cada operación, ordenándola
cronológicamente, explicando paso a paso la acción a conseguir.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Asociación Nacional de Fabricantes de Alimentos y Bebidas (ANFAB) es la
entidad encargada de comercializar los alimentos y bebidas producidos en
Ecuador hacia los mercados latinoamericanos y específicamente a Nueva York,
cumpliendo con normas y estándares internacionales, representando a los
fabricantes domiciliados en nuestro país.
Los promotores de la Asociación se han preocupado que todos los sectores de la
actividad alimenticia sean debidamente representados por la ANFAB, inclusive el
nuevo reglamento de Registro Sanitario y Control toma al sector alimenticio en su
xii
totalidad y por lo tanto, la Asociación debe organizarse para poder trabajar en
beneficio de las diferentes actividades que conforman la Industria de Alimentos.
A pesar de ser una entidad privada, que cuenta con 25 personas entre su
organización nacional, la ANFAB no cuenta con un Manual de Procedimientos
administrativo, financiero y de Recursos Humanos que favorezca a su
organización y permita a sus Recursos Humanos tener una guía para su diario
accionar, de tal manera que se eviten interpretaciones erróneas de sus funciones y
el alcance de sus atribuciones, impidiendo re-procesos, pérdidas de tiempo,
desinformación y malestar entre los integrantes de toda la Asociación.
Es así que la presente investigación, entregará un Manual de Procesos para las tres
áreas identificadas de la Asociación, esto es el área administrativa, financiera y de
Recursos Humanos.
De seguir sin un manual, la Asociación Nacional de Fabricantes de Alimentos y
Bebidas (ANFAB) continuará presentando ante sus asociados, una imagen de
desorganización, falta de crecimiento, incumplimiento e inoperancia, lo que
podría provocar la desafiliación de importantes asociados, dejando sin piso y sin
recursos a este importante gremio ecuatoriano que hasta el momento, ha
impulsado positivamente el desarrollo de éstas industrias.
OBJETIVOS
Objetivo general
Elaborar un Manual de Políticas y Procedimientos para la Asociación Nacional de
Fabricantes de Alimentos y Bebidas con el propósito de presentar una visión
xiii
conjunta de la Asociación Nacional de Fabricantes de Alimentos y Bebidas
(ANFAB) para una adecuada organización.
Objetivos específicos
- Describir la Asociación Nacional de Fabricantes de Alimentos y Bebidas
(ANFAB).
- Definir las dificultades que se presentan ante la ausencia de un Manual de
Políticas y Procedimientos en la ANFAB.
- Identificar los procesos del área de Administración, Finanzas y Recursos
Humanos.
- Analizar las políticas del área de Administración, Finanzas y Recursos
Humanos.
Humanos.
1
PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procesos y Procedimientos es más importante de lo que aparenta
ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye
una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto
funcionamiento de la empresa.
Los Manuales de Procedimientos, son comparables con la Constitución Política de
nuestra Patria, ya que al igual que en ésta, el Manual de Procedimientos reúne la
normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las
condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la
gestión de la organización.
Es por ello que en el presente capítulo se realiza un análisis breve de la teoría
referente a los Manuales para sustentar la propuesta final, fruto del presente
estudio.
1.1 Conceptos de Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una organización.
2
Manuales
La recopilación de información puede realizarse a través de investigación
documental, la realización de entrevistas con los empleados, jefes de área y/o
supervisores o la observación directa. Ello con la finalidad de obtener evidencia
que permita documentar un procedimiento acorde con la realidad.
1. Investigación documental.- Se requiere localizar y obtener información de:
a) Datos generales del(as) área(s) involucrada(s) en el proceso,
sean estos: nombres de responsables, horarios, relaciones con
otras áreas, sistemas informáticos involucrados, documentos,
entre otros.
c) Normatividad vigente y anterior, como leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos, circulares, entre otros.
d) Información de procedimientos generales, específicos o, en su
caso, detectar cuáles se van a desarrollar.
e) Formatos y anexos de uso durante el procedimiento.
2. Entrevistas.- En la realización de entrevistas o aplicación de encuestas, se
consideran a todas aquellas personas involucradas con y dentro de las unidades
administrativas responsables de la elaboración del manual, ya que dichas personas
poseen la información sobre la organización, funciones y actividades que
desempeñan, por lo tanto, se recomienda que el Enlace organice reuniones de
trabajo con el personal implicado en el procedimiento, con el fin de identificar las
actividades, evitar duplicidad de funciones y vacíos funcionales.
3. Observación directa.- La presencia en el lugar donde se realizan las funciones y
actividades, es sumamente importante por la cercanía y certeza con que se
adquiere la información respecto a los trámites administrativos y la ejecución de
los procedimientos, de tal manera que permite verificar que se lleven a cabo por la
3
persona indicada. Este apartado sirve como retroalimentación para la
actualización del manual en términos de la mejora continua.
Recabada la información, se procede a su análisis para determinar el contenido
que integrará el manual de procedimientos.
1.3 La diagramación de procesos en los Manuales
La diagramación es un herramienta que nos permite representar en forma gráfica
los procesos de una empresa y observar las actividades en conjunto, sus relaciones
y cualquier incompatibilidad, cuello de botella o fuente de posibles ineficiencias.
El análisis de procesos es el cambio más importante ocurrido en la evolución de la
ciencia administrativa. La época moderna se caracteriza por la creciente
preocupación por obtener soluciones completas, que tomen en cuenta todos los
ángulos de una situación. El proceso permite observar la realidad tal cual es:
integral, continua y orgánica.
Es indispensable estandarizar la elaboración de diagramas, para que todos puedan
leer lo mismo e igualar las interpretaciones. Los diagramas más útiles contiene
palabras y frases entendibles por cualquier persona.
El primer paso en la diagramación, es determinar los límites del proceso que se
analizará. Luego se deben de establecer los productos que salen del proceso y los
insumos que entran. Resulta muy importante no tratar de detallar demasiado
conservando el mismo nivel de detalle en todo el diagrama; mezclar actividades
detalladas con actividades resumidas, normalmente conduce a confusiones.
Un vez que se tiene un diagrama con un nivel de detalle uniforme, cada uno de los
cuadros de actividad puede ser considerado un proceso; los diagramas de dichos
cuadros constituyen el siguiente nivel de detalle. De esta forma se puede ir
penetrando en el detalle hasta donde resulte conveniente.
4
Es obligatorio verificar los diagramas respecto de la realidad, con el propósito de
corregir cualquier mala interpretación u omisión que pudieran contener.
Es indispensable que todos los diagramas tengan claramente especificados: la
fecha de elaboración o actualización, un número de versión y el nombre o
nombres de quienes lo elaboraron.
Es muy difícil hacer un diagrama perfecto desde la primera vez, frecuentemente es
necesario realizar algunas modificaciones conforme se logra un mayor
conocimiento de las situaciones. Es muy sano estar preparado para modificar el
diagrama, basta lograr que represente de la mejor manera al proceso que estemos
estudiando, es una labor de ensayo.
“Un proceso productivo incluye acciones que ocurren en forma planificada, y
producen un cambio o transformación de materiales, objetos y/o sistemas, al final
de los cuales obtenemos un producto”2.
Una forma de describir y analizar el proceso de producción es mediante el uso de
diagramas de flujo de proceso, cuya simbología a utilizar es la siguiente:
Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.
Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la
ejecuta se registra al interior del rectángulo.
2 KOCH, Josefina. El proceso productivo. Madrid: Editorial Alianza. P.111
5
ALIEMENTOS Y BEBIDAS (ANFAB)
2.1 La ANFAB
A.N.F.A.B. son las siglas de la Asociación Nacional de Fabricantes de
Alimentos y Bebidas, cuyos objetivos de acuerdo a sus estatutos son:
1. Conformar un gremio amplio y fuerte que, a través de programas de
capacitación, de mejoramiento continuo de la calidad, de búsqueda de
oportunidades, de acceso a la tecnología, apoye una mayor productividad y
competitividad;
2. Promover y facilitar el cumplimiento de normas sanitarias y la adopción
de Buenas Prácticas de Manufactura que permitan garantizar seguridad
alimentaria ;
5. Asegurar los mecanismos y herramientas, que permitan el reconocimiento
del consumidor por la calidad de los productos vendidos en el mercado
nacional e internacional; y ,
6. Fomentar las demás actividades que estimulen los intereses comunes de
sus socios, ejerciendo la protección y defensa de sus derechos.
El enunciado de los estatutos demuestra claramente la voluntad de los
promotores de disponer de un instrumento que permitirá al sector tener las
herramientas técnicas necesarias para enfrentar el duro reto de la modernización
del aparato productivo necesario para el mantenimiento de la industria nacional.
También los objetivos de los promotores se orientan a que la comunidad
ecuatoriana tome conciencia de la importancia económica del sector agroindustrial
en general y aquel de la industria de alimentos en particular, para que se
establezcan reglas claras que permitan un desarrollo armónico de este sector.
6
2.2 Asociados
Según los estatutos podrán ser socios de la Asociación todas las personas
naturales o jurídicas dedicadas a la producción de alimentos procesados, aditivos
alimentarios, bebidas, productos naturales procesados, manufacturados e insumos
para su preparación.
Los promotores se han preocupado que todos los sectores de la actividad
alimentos sean debidamente representados por la Asociación. Efectivamente el
nuevo reglamento de Registro Sanitario y Control toma el sector alimenticio en su
totalidad y por lo tanto, la Asociación debe organizarse para poder trabajar en
beneficio de las diferentes actividades que conforman la Industria de Alimentos.
ANFAB ha incorporado profesionales técnicos en el área de Inocuidad de
Alimentos y presta servicios de soporte en la obtención del Registro Sanitario sea
por Informe Técnico o por vía del BPM (Buenas Prácticas de Manufactura).
Además entrega información de empresas y productos del ramo a nivel mundial al
socio que así lo requiera.
Actualmente, la Asociación tiene socios como LICORESA, PARMALAT,
CONFITECA, GRUPO MODERNA, CONTROL DE CALIDAD, CARNES
LISTAS FRITZ, NESTLE, entre otros.
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Asociación está conformada por doce personas en total, incluidos sus
administradores y ejecutivos.
La organización la comanda el Gerente General y tiene un organigrama estructural
donde la Asamblea General es el máximo organismo de decisión.
A continuación el organigrama estructural de la ANFAB:
7
MISION:
Somos una Corporación que comercializa alimentos y bebidas Ecuatorianos, al
mercado latinoamericano en el área de Nueva york , llegando actualmente a
Distribuidores y Supermercados del área antes mencionada, contamos con un
portafolio de productos que cumplen con normas y estándares internacionales
provenientes de un grupo de empresas Ecuatorianas que se agruparon para este
fin.
VISION:
Constituirse en la más importante Corporación de Distribución de productos
Ecuatorianos al mercado Americano, y Europeo, alcanzar un posicionamiento
internacional de las marcas del portafolio, y contribuir con importantes ingresos
tanto para los socios, como para el país.
8
2.5 DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
Como se ha mencionado anteriormente la ANFAB no cuenta con ningún tipo de
manual que pueda servir de guía para las actividades que se deben desempeñar
internamente en la organización, es necesario recalcar que la Asociación es
relativamente pequeña, pero sin embargo las funciones que esta desempeña son de
gran importancia, es por esto que no se puede subestimar la necesidad de crear un
manual que optimice las funciones que se deben realizar diariamente por parte los
ejecutivos que la conforman.
2.6 DETERMINACION DE HERRAMIENTAS
Por antes expuesto de ha determinado la realización de una encuestas
9
3.1 IMPORTANCIA DEL MANUAL
“Un manual es un modelo o guía de referencia para la creación e
implementación de procedimientos internos con el fin de lograr mejor desempeño
de los funcionarios y un manejo eficiente y transparente de recursos, permitiendo
su optimización, lo que se resume en pautas que aseguren el desarrollo
organizacional”3.
La habilidad de una organización de manejar sus finanzas de una manera
eficiente y responsable es un factor esencial para el éxito a largo plazo. Toda
empresa requiere de planificación y un buen manejo financiero. Un buen manejo
administrativo – financiero dará confiabilidad a sus socios de la optimización de
recursos, pues en el momento que lo requieran podrán contar con información
completa y actualizada, se les podrá demostrar un eficiente control de gastos, y un
manejo transparente y óptimo de los recursos por ellos aportados. A medida que
una organización va creciendo, deben mejorar sus sistemas administrativos, de tal
forma que un manual sirve como medio de control y es un factor adicional a su
imagen como organización sólida y consolidada.
Un Manual permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución. Un Manual es el auxilian en la inducción del puesto y al
adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las
actividades de cada puesto.
Un Manual determina en forma más sencilla las responsabilidades por
fallas o errores. Facilita las labores de auditoría y evaluación del control interno,
aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
3 NAVARRO SALAS Pablo Darío, Diseño e implementación de un manual de procedimiento productivo-administrativo y contable para la empresa Pág. 11
10
deben hacerlo, ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades,
construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
Los procedimientos de una organización requieren conocer detalladamente
el orden con el que cada departamento debe llevar a cabo su rol dentro de la
empresa, es decir, que el implementar un Manual de Procedimiento sirva para
implantar orden, ya que procura detallar cada operación ordenándola
cronológicamente, explicando paso a paso la acción a conseguir.
Un manual de procedimientos pretende “proteger los activos, asegurar
registros contables exactos y confiables, fomentar la eficiencia operacional, y
estimular el cumplimiento de las políticas de la compañía”4.
3.4 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Para determinar la situación actual de ANFAB se utilizarán las enseñanzas de
Kaplan (2000)5, en cuanto a las perspectivas con que miran los agentes internos y
externos de la Asociación, esto es los clientes y los empleados. Estas perspectivas
son:
3.4.1 Perspectiva Financiera
La evaluación de los procesos financieros de la Asociación, con vista a fortalecer
el control económico de la organización como base fundamental del control de
gestión, es necesaria como parte de una modernización administrativa general,
4 Horngren y Harrison, Principios del Manual de Procedimientos, Pág. 24 5 Kaplan Robert, (2000), Cuadro de Mando Integral, España, Ediciones Gestión, Pág. 166
11
además de permitir un análisis más provechoso de los factores claves para tener
éxito en la implementación e instrumentación de un manual que contribuye al
perfeccionamiento del sistema de control y a potenciar sus mayores ventajas para
el futuro.
3.4.2 Perspectiva del Cliente
Después de garantizar las condiciones que permitan un adecuado control del
servicio, tanto por los trabajadores como por la dirección y se lleven a cabo las
actividades necesarias para conocer las expectativas de satisfacción del cliente, se
está en condiciones de brindar al mismo un servicio de alta calidad.
Aún así, se debe trabajar para elevar, cada vez más, el nivel de satisfacción del
cliente, para lo cual se toman como base los resultados obtenidos del control, del
comportamiento del servicio y de las encuestas aplicadas, con el objetivo de
detectar los aspectos susceptibles de mejora.
Con el propósito de evaluar el nivel de satisfacción de los asociados de la ANAFB
así como conocer los aspectos más significativos (positivos y negativos) del
servicio que presta la Asociación, se diseñó una encuesta aplicable a los
representantes o principales ejecutivos de las veinte y ocho empresas que constan
como socios a la fecha actual.
Con una calificación de uno hasta cinco, se pudo obtener de las encuestas una
tabla que representa el sentimiento del cliente y que justificará la elaboración de
Manuales para una mejor organización integral.
A continuación la encuesta base y la tabla de resultados:
ENCUESTA BASE
Califique de 1 hasta 5 los servicios que la ANFAB presta a su compañía, bajo el
siguiente concepto:
a. Califique usted la calidad del servicio ( )
b. Qué trato ha recibido usted de los representantes de la ANFAB ( )
c. Qué trato ha recibido del personal de oficina de la ANFAB ( )
d. Qué trato ha recibido al solicitar el servicio de la Asociación ( )
e. Qué confianza le da la ANFAB en la solución de sus problemas ( )
f. Califique la preparación profesional de su ejecutivo responsable ( )
g. Califique usted la rapidez en la atención de sus requerimientos ( )
h. Califique usted el tipo de solución brindado a sus necesidades ( )
De la encuesta planteada se obtuvo el siguiente resultado:
Tabla 5.27 Respuestas a la encuesta base
No. PREGUNTA Puntaje
a. Calidad del servicio 4.0
b. Trato que ha recibido de los representantes de la ANFAB 4.4
c. Trato recibido del personal de oficina de la ANFAB 4.57
d. Trato recibido al solicitar el servicio de la Asociación 4.27
e. Confianza que tiene de la ANFAB en la solución de problema 4.03
f. Calificación de la preparación profesional del ejecutivo 4.47
g. Calificación de la rapidez en la atención de sus requerimientos 3.30
h. Califique usted el tipo de solución brindado a sus necesidades 3.39
TOTAL PROMEDIO 4.05
Elaborado por: Mónica Carrillo Fuente: propia
El resultado promedio determina un servicio catalogado como Bueno, pero con
puntajes bajos en rapidez de la atención y soluciones brindadas.
13
3.4.3 Perspectiva del proceso interno
Siendo la ANFAB, una Asociación relativamente pequeña y joven, tiene procesos
aún por perfeccionar, sean estos financieros, administrativos y de Recursos
Humanos, es por eso que la gerencia general, ha observado procesos calificados
como medio bajos, los que deberán ser superados con la implementación de un
Manual para cada sección principal, que contenga en forma escrita cada proceso y
la implementación de formularios.
3.4.4 Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
El factor humano es un elemento clave para la vitalidad de la empresa. La
presencia de líderes emprendedores y un personal altamente calificado y
motivado, constituyen los requisitos indispensables para alcanzar la
competitividad que se exige hoy y en el futuro.
Para el análisis de ésta perspectiva se aplicó una encuesta para determinar el nivel
de satisfacción de los ejecutivos y empleados. De hecho, los resultados que se
obtengan de dicha encuesta expondrán de manera contundente la necesidad de la
implementación de manuales de procesos que normen la contratación y
promuevan la capacitación del Recurso Humano.
Adicionalmente, en la misma encuesta, se realizó un diagnóstico para identificar
las necesidades de aprendizaje de la Corporación, a partir del cual se sustentará un
plan de formación y capacitación.
ENCUESTA RECURSOS HUMANOS
Califique de 1 hasta 5 según su estimación y satisfacción, bajo el siguiente
concepto:
14
b. Cómo califica los formularios y papeles internos que usa ( )
c. Cómo califica las políticas existentes para el manejo de su sección ( )
d. Cómo calificaría su ambiente de trabajo ( )
e. Tiene motivación en su puesto ( )
f. Cómo calificaría usted los procesos administrativos /financieros ( )
g. Cómo calificaría la contratación del Recurso Humano ( )
h. Cómo calificaría usted las herramientas para el trabajo ( )
De la encuesta planteada se obtuvo el siguiente resultado
Respuestas a la encuesta base No. 1
Tabla 5.28
b. Formularios y papeles internos 3.7
c. Las políticas de cada sección 2.1
d. El Ambiente de Trabajo 3.6
e. Motivación en el puesto de trabajo 3.7
f. Calificación de procesos admin/financ. 3.5
g. Contratación del RRHH 3.0
h. Las herramientas de trabajo 3.9
TOTAL PROMEDIO 3.43
3.5 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DEL MANUAL
“Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos
o más de ellas”6.
6 Gómez Ceja, Sistemas Administrativos, México, Mc Graw Hill, 2007, Pág.
15
El Manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
El Manual contendrá información y ejemplos de formularios o documentos
necesarios y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la Asociación.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitando las
labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia
en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
1. Presentación del Manual
4. Levantamiento de información y análisis de valores agregados
5. Análisis, aclaraciones y correcciones a los procedimientos.
6. Presentación de los Manuales
3.6 CONCEPTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
Ambiente de control.- Entorno creado por la gerencia que busca alcanzar los
objetivos y metas, adaptar las estrategias predefinidas, evitar improvisaciones e
irregularidades en el desenvolvimiento de su actividad7.
Administración.- Es muy importante para el buen funcionamiento de una
empresa. “La buena marcha de un negocio requiere de un sinnúmero de factores
ligados estrechamente entre sí, para que funcionen en armonía y cada uno en
7 Estrella Marco, Mejoramiento de los procesos, Pág. 78
16
proporción a su tarea específica, como los engranes grandes y pequeños de un
reloj.”8
Manual de políticas.- “Señala los lineamientos generales dentro de los cuales
deberán realizarse las actividades desde los organismos administrativos. Son un
medio de expresar las actitudes de las autoridades superiores respecto a las
funciones que realiza la entidad a su cargo. Las políticas son normas que tienen
una relativa amplitud o generalidad y que indican los límites dentro de los cuales
deben desarrollarse las actividades. La aplicación de las políticas requiere
iniciativa, discreción y juicio de quienes tengan que decidir que es lo que debe
hacerse en situaciones específicas”9.
Manual de procedimientos.- “Compilación de pasos cronológicamente
ordenados, en busca de eficiencia y efectividad en la ejecución de un proceso.
Esta compilación debe ser lo suficientemente detallada y explícita, de tal forma
que evite las interpretaciones por parte de quien las ejecute posteriormente. Es un
documento administrativo en el que se expone, en forma pormenorizada, los pasos
a seguir para ejecutar un determinado tipo de trabajo y la metodología a utilizarse
en cada caso”10.
Planificación.- “Fijación metódica de metas y objetivos con determinación de
los recursos humanos, materiales y financieros para alcanzarlos. Es uno de los
elementos básicos del proceso administrativo y el origen para futuras acciones”11
Política.- “En términos administrativos, se conoce como tal la línea de conducta
o estrategia preestablecida en una organización que regula, guía o limita sus
acciones con la finalidad de obtener un desarrollo armónico y uniforme de los
objetivos que se proponga alcanzar un negocio, empresa o entidad. La política
8 Mercado Salvador, Administración Aplicada, Teoría y Práctica, Pág. 68 9 Franklin Enrique Benjamín, Organización de Empresas, Análisis Diseño y Estructura, Pág. 101 10 Estrella Marco, Mejoramiento de los procesos, Pág. 87 11 Franklin Enrique Benjamín, Organización de Empresas, Análisis Diseño y Estructura, Pág. 118
17
interna debe alcanzar todos los niveles organizativos para su conocimiento y
aplicación.”12
Políticas Administrativas.- “Orientaciones y líneas de conducta que se canalizan
a través de la comunicación verbal o escrita, con el propósito de fijar los límites
de la dirección general en la cual debe desenvolverse toda acción administrativa.
Una política administrativa define y especifica el área en la cual deben tomarse
decisiones, pero por sí sola no constituye una decisión. Por lo tanto, no se debe
confundir con una norma o regla administrativa para hacer o no hacer una cosa,
sino que encamina la acción que debe seguirse para obtener determinados
resultados.”13.
Políticas de contabilidad.- “Guías generales para el diseño y el funcionamiento
de un sistema contable, que regulan el tipo de formularios, clasificaciones,
registros, documentos, tiempos y flujos de las operaciones financieras, así como
las líneas de comportamiento y de control que norman el proceso contable. Las
políticas de contabilidad, por lo tanto, abarcan los principios, métodos,
conversiones y procedimientos adoptados para el registro, la preparación y la
presentación de los estados financieros como producto final del sistema”.14
Procedimiento.- “Conjunto de tareas concatenadas entre sí que conforman un
orden cronológico y la forma adecuada para ejecutar un determinado trabajo u
operación.
Todo procedimiento debe fundamentarse en hechos reales y sobre una
situación objetiva en particular. Los buenos deseos o las subjetividades no
responden a la eficiencia de los procedimientos, por lo cual es necesario tomar
muy en cuenta los factores que intervienen en él, tales como la capacidad del
12 Dávalos Nelson, Enciclopedia Básica de Administración, Contabilidad y Auditoría, Tomo IV, Pág. 29. 13 Franklin Enrique Benjamín, Manuales administrativos, Pág. 58 14 Franklin Enrique Benjamín, Manuales administrativos, Pág. 72
18
personal ejecutor de las tareas encomendadas, la naturaleza del trabajo y el
objetivo deseado”15.
una estructura organizativa determinada y una función específica asignada de
conformidad con los objetivos de una entidad o empresa.”16
3.7 POLÍTICAS EMPRESARIALES
Se pueden plantear políticas particulares para cada departamento dentro de una
organización, dependiente de las funciones que desempeñan, es así que podríamos
tener políticas para el departamento de Administración, Financieras y de Recursos
Humanos.
A continuación la formulación básica de políticas para las secciones de una
empresa u organización.
3.7.1 Formulación de políticas de ventas
Quizás el aspecto más importante de la planificación de una empresa es el que
tiene que ver con aquellos bienes o servicios que la empresa fabrica. Su éxito y la
formulación (le la política que se deberá seguir en relación con el producto
determinarán, más que ningún otro factor, la supervivencia misma de la empresa,
pues el producto es el factor que determina (directa o indirectamente) la capacidad
de la organización para llevar a cabo nuevamente el proceso de transformación.
La formulación de la política en relación con el producto tiene que ver con el
establecimiento de guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y
que se ofrecerá al mercado. Otro problema será la fijación de la política de
precios, que comprende no sólo la determinación de los precios mismos, sino
15 Dávalos Nelson, Enciclopedia Básica de Administración, Contabilidad y Auditoría, Tomo IV, Pág. 32 16 Mormis Danial y Brandow Joel, Reingeniería, cómo aplicarla con éxito en los negocios,
19
también los programas de descuentos y otros. Surge también la fijación de la
política de distribución del producto: si se entregará a mayoristas, o se venderá
directamente al público consumidor, o una mezcla de ambos canales.
Finalmente, deberá fijarse la política de ventas y la promoción de ella. En este
aspecto debe considerarse la publicidad que se dará al producto, el empaquetado,
la fijación de programas especiales, como concursos, etc.
3.7.2 Formulación de políticas de producción
Al igual que en la formulación de las políticas de venta, en la fabricación del
producto o prestación de servicios también deben fijarse determinadas políticas
generales. Entre ellas tenemos la de comprar o producir. Es decir, determinar si se
debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza de ese producto. Por
ejemplo, una empresa que fabrique muebles puede optar por tener sus propios
maestros que trabajen en sus talleres, o bien, comprar la producción de diversos
maestros independientes. Puede también optar por una política de especializar a
los maestros en hacer determinadas piezas, en forma particular, llevando a cabo la
empresa el ensamblaje o montaje de los muebles.
Otra política importante que debe fijarse en producción es el volumen del ritmo de
producción. En algunos casos podrá trabajar a plena capacidad y tres turnos. Otras
empresas como la de la construcción pueden optar por la política de producir bajo
la capacidad plena por los riesgos que trae el tener altos inventarios. En este caso,
el pronóstico de las ventas futuras será un factor determinante en la fijación de
esta política.
La política de Inventarios es otro ejemplo de formulación de políticas en el área
de producción. Debe tender a que la empresa no acumule grandes inventarios, es
decir, no tenga almacenada una gran cantidad del producto que fabrica y, por otra
parte, no tenga inventarios tan pequeños que no pueda disponer de productos
cuando los clientes los pidan. En el primer caso, se corren riesgos de
20
obsolescencia, pérdida de parte de los productos por el almacenaje mismo, etc. En
el segundo caso, se corre el riesgo de la pérdida de clientes.
3.7.3 Formulación de políticas financieras
Una de las políticas importantes en esta área es la referente a la obtención del
capital y depende en alto grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área
social) y de la disposición de hacer uso de capital exterior, ya sea que éstos
provengan de sectores nacionales o internacionales.
Otra política que es necesario diseñar en esta área es la relacionada con el uso del
excedente o utilidad. Generalmente gran parte de este excedente se destina a
nuevas inversiones y es una fuente importante de obtención de recursos
financieros.
Un aspecto importante es la política que sigue la empresa en cuanto a la cantidad
de dinero efectivo que mantiene en caja y las posibles inversiones temporales que
pueda hacer si sube de ciertos límites. Especialmente en el caso de nuestros países
en desarrollo, debido a la inflación, no conviene mantener mucho dinero en
efectivo, pues, por el efecto inflacionario, éste va perdiendo valor.
La empresa debe fijar su política sobre la adquisición o arriendo de bienes físicos.
Una empresa en expansión necesita más equipos y más edificios. Es posible
entonces arrendar esos equipos y esos edificios o bien adquiridos. Una política
general en este sentido determinará el tipo de acción que se llevará a cabo.
Finalmente, otra política importante en el campo financiero es el reparto del
excedente (descontando aquella parte que se destina a la reinversión y que
comentamos más arriba). Es posible que en el caso de las empresas del área
social, esta política no sea directamente fijada por la empresa, sino que provenga
de organismos superiores, como por ejemplo, una oficina de Planificación.
21
3.7.4 Formulación de políticas de Recursos Humanos
En el trato con las personas, la empresa debe desarrollar una buena planificación
con el fin de contar con participantes que no sólo sean idóneos para las funciones
y tarea que se les asignan, sino también entusiastas y colaboradores en el proceso
del logro de los objetivos.
Las políticas generales que se pueden plantear dentro de esta área comprenden,
entre otras:
1. Política de selección y entrenamiento del personal. Esta es una política
fundamental, ya que constituye la base para la formación de los cuadros
humanos a través de cuyas conductas se desenvuelve la empresa. La
política debe dar las pautas generales sobre las característica generales
sobre las organización pide a sus integrantes (edad, experiencia, nivel de
conocimientos, etc.).
2. Políticas de remuneraciones. Esta política fija los criterios de la
organización para compensar a sus participantes directos. No sólo se
refiere a los sueldos y salarios, sino que también toma en cuenta otros
aspectos como participación en los beneficios, primas, bonificaciones y
otros tipos de remuneraciones económicas. Se incluyen en ella las escalas
de sueldos, tomando en cuenta las funciones y responsabilidades de los
cargos.
3. Políticas sobre relaciones con sindicatos. El sindicato es una organización
que vive dentro de la empresa. Es importante fijar la actitud de la empresa:
frente a él en muchos casos su política consiste en adoptar una actitud de
cooperación que muchas veces ahorra disgustos y dinero. Otro aspecto
22
consiste en la manera de resolver las quejas. Algunas empresas establecen
mecanismos especiales, árbitros imparciales, etc., otras tratan de
solucionarlas directamente entre los directores y los subordinados,
utilizándose los otros mecanismos en forma excepcional.
4. Políticas sobre Moral Interna. Tratan de aumentar el grado de compromiso
de los trabajadores con la empresa y de entregar a éstos los beneficios
sociales que les correspondan y que pueden solucionar muchos posibles
conflictos. Así, existen políticas sobre vacaciones, licencias por
enfermedad, pensiones de retiro y otros aspectos de bienestar.
Las políticas que se han expuesto anteriormente son algunos ejemplos del tipo de
políticas que debe fomentar una empresa, tanto aquellas políticas generales
aplicables a toda la organización, como las particulares, referidas a las diferentes
áreas de la empresa. Ellas establecen guías generales en su área respectiva, y
permiten que los ejecutivos o administradores a diferentes niveles, puedan basar
sus decisiones, las que, en la medida que se ajusten a las políticas generales,
permiten esperar que la empresa pueda desarrollarse con un mínimo de conflictos,
estableciendo una buena coordinación y delegación de autoridad entre las
diferentes unidades administrativas.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DE LA
ALIMENTOS Y BEBIDAS
ADMINISTRATIVO DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL DE
FABRICANTES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
24
ESQUEMA GENERAL
1.- JUSTIFICACIÓN
Los procesos Administrativos de la Asociación no han sido planteados en forma
clara y menos escrita, por lo que el persona de ésta sección trabaja bajo
lineamientos verbales y por la experiencia adquirida durante los años de trabajo,
no significando que sean los procesos correctos, por lo que es necesario un
levantamiento de las actividades procesales y la implementación de un Manual
que guié al personal existente, así como al que a futuro se pueda contratar.
2.- IMPORTANCIA
A través de la implementación de un Manual, se podrá estructuran y cimentar de
mejor manera la Asociación, de tal manera que se pueda sentar precedentes
organizacionales que sirvan para mejorar los procesos a futuro y precisar los
procesos actuales como guía que fundamente un sistema con mínimos errores.
3.- ALCANCE
El presente Manual llegará y abarcará a todos y cada uno de los procesos del
departamento Administrativo de la Asociación, esto es:
- Gerencia Administrativa
25
c) Presentar un flujo gráfico de cada subproceso.
d) Presentar los formularios que sean necesarios para cada subproceso
26
ADMINISTRATIVOS
BEBIDAS
Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y
Nombre: Nombre: Nombre:
BEBIDAS
Código:
Cargo: Cargo: Cargo:
3.2 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS (A-2) ............................................................................ 33
3.2.1 ALCANCE ..................................................................................................... 33
3.2.2 POLÍTICAS .................................................................................................... 33
3.2.5 ANEXOS ........................................................................................................ 36
3.3.1 ALCANCE ..................................................................................................... 39
3.3.2 POLÍTICAS .................................................................................................... 39
3.3.5 ANEXOS ........................................................................................................ 41
3.4.1 ALCANCE ..................................................................................................... 42
3.4.2 POLITICAS .................................................................................................... 42
3.4.5 ANEXOS ........................................................................................................ 44
3.5.1 ALCANCE ..................................................................................................... 45
3.6 CORRESPONDENCIA (A-6) ............................................................................................................. 47
3.6.4 ANEXOS ........................................................................................................ 49
3.7.4 ANEXOS ........................................................................................................ 54
BEBIDAS
Código:
3.8.1 ALCANCE ..................................................................................................... 55
3.8.2 POLITICAS .................................................................................................... 55
3.8.5 ANEXOS ........................................................................................................ 57
3.10 LOGISTICA PARA VIAJES (A-10) ................................................................................................... 60
3.10.1 ALCANCE ..................................................................................................... 60
3.10.2 POLITICAS .................................................................................................... 60
3.11 USO DE VEHICULOS (A-11) ............................................................................................................ 62
3.11.1 ALCANCE ..................................................................................................... 62
3.11.2 POLITICAS .................................................................................................... 62
3.11.5 ANEXOS ........................................................................................................ 64
BEBIDAS
Código:
1 INTRODUCCIÓN
El presente manual busca normar y procedimentar el manejo de los recursos físicos de la
Asociación, para esto cada uno de los subprocesos presenta su objetivo principal y su
alcance.
b) Controlar el gasto de los recursos de la Asociación.
c) Optimizar el tiempo de los recursos humanos de la Asociación.
3 PROCEDIMIENTOS
El proceso contiene 11 Subprocesos que se encuentran detallados a continuación.
ASOCIACION NACIONAL DE FABRICANTES DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS
Código:
3.1 ARCHIVO (A-1)
Almacenar información, de tal forma que se pueda disponer de ella rápida y
eficientemente.
3.1.1 ALCANCE DEL SUBPROCESO
El presente procedimiento aplica para todas las personas de la Asociación que manejen
la información de la Asociación, esto es: secretarias departamentales.
3.1.2 POLÍTICAS
a. Correspondencia:
i. Interna
ii. Local
iii. Internacional
3.1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. La secretaria del departamento de origen procede a enviar la correspondencia al
departamento destino.
2. La secretaria del departamento destino recibe la correspondencia.
3. Es procesada la correspondencia por la persona del departamento a la que es
dirigida la misma.
4. La secretaria procede a archivar la correspondencia según lo indicado en las
políticas.
BEBIDAS
Código:
3.1.4 FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
BEBIDAS
Código:
3.2 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS (A-2)
Delimitar los parámetros necesarios para el personal delegado a efectuar las
adquisiciones de la Asociación.
3.2.1 ALCANCE
Todas las personas que tengan la autoridad de comprometer fondos de la empresa.
3.2.2 POLÍTICAS
Las solicitudes y respectivas aprobaciones de las compras procederán de acuerdo a
la siguiente clasificación:
Monto Esquema recomendado
Hasta $100 Orden de cheque con respectiva firma autorizada (Anexo
1).
De $101 a $1,000 Orden de cheque y requisición con sus respectivas firmas
autorizadas, acompañada de 2 cotizaciones (Anexo 2).
De $1,001 a $10,000 Orden de cheque, requisición y orden de compra con sus
respectivas firmas autorizadas, acompañadas de 3
cotizaciones (Anexo 3).
Mayor a $10,000 Estar dentro de la Planificación Anual de la Asociación y
aprobado por la Junta Directiva.
SUBPROCESO: ADQUISICIÓN A-2
BEBIDAS
Código:
1. El Departamento solicitante realiza la requisición de compra en cada área de la
organización, según las necesidades de la misma, con las respectivas firmas de
autorización de los responsables dentro de la división.
2. Entregar la requisición al Departamento de Compras.
3. Según el monto de la compra, el Departamento de Compras obtendrá las
cotizaciones necesarias.
4. Con las cotizaciones en mano se selecciona la mejor propuesta, basándose en
calidad y precio.
5. Se realiza la compra considerando el esquema de montos propuestos.
6. Se elabora la orden de compra, la cual se entrega al proveedor para su atención.
7. El Departamento de compras realiza la recepción del material solicitado, previa
verificación.
8. El Departamento de compras procede a entregar el material al Departamento
solicitante, recepta firma de aceptación.
9. Se entrega la factura al Departamento de Contabilidad para su ingreso al sistema
(en módulo de proveedores los datos de la factura y condiciones de pago; en el
módulo de contabilidad las retenciones de impuestos, crédito tributario y cuentas
de gastos o activos fijos).
10. Se remite factura al Departamento de Finanzas para la elaboración del cheque,
tomando en cuenta los plazos de crédito.
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.2.5 ANEXOS
ANEXO 1 – ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO HASTA $100)
Orden de Cheque
BEBIDAS
Código:
ANEXO 2 – ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO HASTA $1,000)
No. ______
_______________ ________________ _____________
BEBIDAS
Código:
ANEXO 3 – ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO HASTA $10,000)
Orden de compra No. Fecha:_________ Requisición No. ___________ Proveedor: ________________ No. Ítem Descripción Cantidad C / U Subtotal _______ __________ ________ _____ ________ _______ __________ ________ _____ ________ _______ __________ ________ _____ ________ _______ __________ ________ _____ ________ _______ __________ ________ _____ ________ Total US$: Observaciones: ______________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ Firma Firma Firma Solicitante Compras Autorizado ___________ ____________ ______________
BEBIDAS
Código:
3.3 SUMINISTROS DE OFICINA (A-3)
Entregar empleado herramientas básicas y necesarias para el óptimo desempeño de sus
funciones; así como, regular adquisiciones de estos materiales y el gasto de los
mismos.
3.3.2 POLÍTICAS
• Existirá una persona encargada del suministro de materiales para cada división
de la organización.
2. Realizar requisición de compras para efectuar la adquisición.
3. Efectuar la adquisición.
4. Registrar en Kardex manual o Excel (Formulario 1) la recepción de suministros.
5. La persona encargada de compras debe proceder a tramitar el proceso de
proveedor de suministro.
6. Contabilidad debe proceder a pagar la factura al proveedor, considerando los
términos de pago negociados.
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.3.5 ANEXOS
Ítem:
Fecha Transacción
BEBIDAS
Código:
3.4 USO DE TELEFONO Y FAX (A-4)
Mantener control sobre la utilización de líneas teléfono y fax
3.4.1 ALCANCE
3.4.2 POLITICAS
• Se recomienda que las llamadas internacionales y a celulares sean centralizadas
desde la recepción para control total.
1. Solicitar llamada internacional o a celular a la recepcionista.
2. Registrar llamadas de recepcionista en formulario respectivo.
3. La recepcionista realiza la llamada
USO DE FAX:
1. Solicitar a la recepcionista el envío del fax.
2. La recepcionista llevará un control de los faxes enviados, y,
3. Registra los faxes recibidos con igual tratamiento de correspondencia recibida.
SUBPROCESO: USO DEL TELÉFONO Y FAX A-4
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.4.5 ANEXOS
CUENTA CONTABLE
FECHA HORA TELÉFONO PARA EMPRESA
CUENTA CONTABLE
FECHA HORA FAX PAIS DESTINATARIO EMPRESA DE
# HOJAS
BEBIDAS
Código:
3.5 CORREO ELECTRONICO (A-5)
Mejorar la eficiencia en el flujo de información, minimizar costos.
3.5.1 ALCANCE
Establecer las personas que por la naturaleza de su trabajo necesitan contar con una
dirección de correo electrónico personalizada y centralizar en una dirección específica
la información para el resto del personal.
2. Ingresar al e-mail
4. Archivar electrónicamente todos los mensajes
5. Desconectarse de la red
6. Imprimir los mensajes que se consideran importantes, los otros desechar, para
evitar sobrecargar la computadora
SUBPROCESO: CORREO ELECTRÓNICO A-5
BEBIDAS
Código:
ASOCIACION NACIONAL DE FABRICANTES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
DIAGRAMA DE FLUJO Versión : 01 Fecha de aprobación : 2009 FEB . Página : 1 de 1
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
. SUBPROCESO : CORREO ELECTRÓNICO (A -5)
INICIO
BEBIDAS
Código:
3.6 CORRESPONDENCIA (A-6)
Controlar y hacer seguimiento de toda la correspondencia enviada y recibida.
3.6.1 ALCANCE
La persona encargada de mantener el registro de entrada y salida de la correspondencia
y la persona responsable de la distribución de la correspondencia enviada.
1. Elaboración de la correspondencia en papel membretado.
2. Numerar correspondencia elaborada de acuerdo a registro de numeración de
correspondencia, tanto cartas como memos. (Formato 1).
3. Entrega de la copia de correspondencia elaborada para archivo y original para su
distribución. Y firmada por la persona que recibe.
4. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe organizar el
despacho de la misma usando la Hoja de Ruta y enviarla con el responsable de su
distribución.
REGISTRO INGRESO DE CORRESPONDENCIA:
1. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe registrar los
documentos que llegan en el formulario correspondiente.
2. Esa persona debe distribuir la correspondencia a los interesados.
3. La persona que recibe la correspondencia debe clasificarla, y, de ser el caso,
entregar copia a la persona encargada del archivo.
4. La persona del archivo debe considerar Pr-A1
SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA A-6
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.6.4 ANEXOS
CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
Persona que envía
BEBIDAS
Código:
recibe
BEBIDAS
Código:
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Fecha: Funcionario responsable:
Hora de salida: Hora aproximada de regreso:
Gestiones varias Lugar Gestión
BEBIDAS
Código:
3.7 FOTOCOPIAS (A-7)
Mantener control en el gasto en copias de la oficina y distribuir en proyecto
correspondiente.
3.7.1 ALCANCE
Cada miembro de la organización que tiene acceso a copias, que debe identificar el
proyecto al que pertenece.
1. La persona interesada sacará las copias que necesita.
2. Registrar el número de copias y el proyecto al que afecta.
3. A fin de mes la persona responsable pasará un reporte por proyectos a
Contabilidad.
4. Además pasará el reporte de copias personales, para los descuentos de nómina
correspondientes.
5. Contabilidad coteja el reporte presentado con la factura del contrato del servicio de
copiadora y a elaborar los descuentos de nómina
6. En Contabilidad también deberá llevarse el control de vigencia del contrato de
servicio de copiadora
SUBPROCESO: FOTOCOPIAS A-7
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.7.4 ANEXOS
CONTROL DE COPIAS
Funcionario
TOTAL x PROYECTO
TOTAL COPIAS PERSONALES
Firma de Responsabilidad: Fecha de entrega a Contabilidad: Firma recepción Contabilidad:
SUBPROCESO: FOTOCOPIAS A-7
BEBIDAS
Código:
3.8 EQUIPOS (A-8)
3.8.1 ALCANCE
Todos los miembros de la organización deben usar correctamente los equipos con los
que cuentan para su trabajo, con el fin de mantenerlos en perfectas condiciones. Sin
embargo, es necesario que se delegue la función de controlar y mantener equipos en
una de las posiciones administrativas para que se encargue específicamente de esto.
3.8.2 POLITICAS
• La empresa designará a un funcionario para que se responsabilice por los equipos,
su buen funcionamiento y su mantenimiento. La persona encargada debe contratar
una empresa que realice mantenimientos programados (trimestrales o semestrales)
a los equipos de la empresa.
• Se requiere de la autorización de la jefatura o gerencia para el mantenimiento.
• En caso de necesidad de reparación de los equipos, el encargado debe realizar la
debida requisición, así como cumplir con Pr. A2, Adquisición de Bienes y
Servicios, en cuanto a montos y autorizaciones para luego canalizar el pago.
• Se recomienda controlar los servicios a través de una sola empresa tanto para
mantenimiento, como para la reparación de los equipos
1. La persona que solicita el equipo debe llenar el formulario y entregar al
administrador de equipos con la correspondiente autorización.
2. Se realiza la entrega previa constatación de su buen funcionamiento. Una vez
entregado el equipo, este pasa a ser responsabilidad de la persona que lo va a usar.
3. El momento de la devolución del equipo, el encargado debe constatar su buen
funcionamiento y firmar el formulario de recepción.
4. En caso de daños, el encargado debe reportar por escrito a Gerencia.
5. La Gerencia es la encargada de delinear las acciones a seguir.
SUBPROCESO: EQUIPOS A-8
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.8.5 ANEXOS
Entrega Recepción
Descripción equipo: ___
____________________ Recibí Entregado por: conforme: Entregado Recibido
por: por: ___________ _____________
BEBIDAS
Código:
3.9 GUARDIANIA (A-9)
3.9.1 ALCANCE
Personal de Recursos Humanos encargado y la empresa de seguridad contratada.
3.9.2 POLITICAS
• El personal de guardianía debe controlar el ingreso y salida de personas y
mantiene las instalaciones correspondientes.
• Considerar las siguientes recomendaciones:
o Tener un solo sitio de acceso, en donde debe encontrarse el guardia.
o Tarjetas de Identificación tanto para el personal, como para los
visitantes.
1. Solicitar autorización de ingreso a persona que va a ser visitada.
2. Solicitar documento de identificación.
3. Registrar el nombre de la persona y la hora de ingreso.
4. Permitir el acceso de la persona a la institución.
5. Devolver el documento de identificación.
6. Registrar hora de salida.
SUBPROCESO: GUARDIANÍA A-9
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.10 LOGISTICA PARA VIAJES (A-10)
Realizar todos los preparativos necesarios para que el empleado que así lo requiera,
pueda viajar sin problema.
3.10.1 ALCANCE
La persona designada para coordinar los viajes dentro de la empresa, el plazo de
notificación de viaje debe ser conocido por todos los empleados para evitar
contratiempos de última hora.
• La Asociación deberá contar con una agencia de viajes conocida.
• La Asociación deberá tener convenios con hoteles determinados en los sitios
usuales de viaje, y estos serán asignados según el cargo de la persona que viaja.
1. La persona que va a realizar el viaje debe solicitar con una semana de anticipación
los arreglos para el mismo: pasajes, reservaciones de hotel, vehículos, etc.
2. La persona a cargo debe proceder a los arreglos pertinentes, a fin de tener todo
coordinado y listo 24 horas antes del viaje.
3. La persona que va a realizar el viaje solicitará los fondos necesarios para el mismo
al departamento financiero con mínimo 48 horas de anticipación.
4. La división de Tesorería entregará los traveller checks y el efectivo requerido por
el solicitante el día anterior al viaje, ingresando previamente la información en el
programa contable en las cuentas que correspondan.
SUBPROCESO: LOGÍSTICA A-10
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.11 USO DE VEHICULOS (A-11)
Regularizar y controlar el uso de vehículos para fines organizacionales.
3.11.1 ALCANCE
3.11.2 POLITICAS
• Para el uso de un vehículo de la empresa existen formularios en los cuales se
registran los datos principales relacionados con la movilización.
• Existe una persona encargada de la administración y el control de uso de todos
los vehículos, quien es el responsable de coordinar el mantenimiento periódico
de los vehículos y generar órdenes de trabajo y pago para talleres contratados.
1. El funcionario que desee utilizar un vehículo de la empresa llenará el formulario
correspondiente para su uso.
2. Entregar formulario con la autorización respectiva al responsable de los vehículos.
3. Designación del vehículo.
4. Constatación del administrador del kilometraje, horas y firmas de autorización.
5. Luego del uso, entregar formulario + llaves del auto, indicando por escrito
cualquier novedad.
6. La Gerencia será la encargada de delinear acciones a seguir en caso de existir
novedades.
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.11.5 ANEXOS
SOLICITUD DE USO DE VEHÍCULO
Solicitado por:________________________ Fecha pedido:_____________
Autorizado por:_______________________ Fecha entrega:_____________
Vehículo: Placa__________________Kilometraje inicial:__________ Kilometraje final: __________
Firma solicitante: Firma autorizado:
BEBIDAS
Código:
ANEXO 2 – FORMATO 2 PARA USO DE VEHICULOS
No.__________
Fecha: ___________________
Presente.
Solicito cordialmente se realice el trabajo abajo solicitado, que será cancelado en su totalidad por ANFAB:
Vehículo: ________________ Placa: ____________ Descripción servicio: ____________________________________________________
______________________________________________________________________
________________________________________________________
Por favor NO realizar ningún trabajo adicional, sin previa autorización. Enviar factura a oficinas.
Solicitado por: Autorizado por:
FINANCIEROS Y CONTABLES
BEBIDAS
Código:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
BEBIDAS
Código:
3.1.1 ALCANCE ..................................................................................................... 71
3.1.2 POLITICAS .................................................................................................... 71
3.2 SEGUROS (F-2) .................................................................................................................................. 73
3.3 BANCOS (F-3) .................................................................................................................................... 76
3.4 CHEQUES (F-4) .................................................................................................................................. 78
3.5.1 ALCANCE ..................................................................................................... 81
3.5.2 POLITICAS .................................................................................................... 81
3.5.5 ANEXOS ........................................................................................................ 84
3.6.1 ALCANCE ..................................................................................................... 86
3.6.4 ANEXOS ........................................................................................................ 89
3.8 INVERSIONES (F-8) .......................................................................................................................... 97
3.9 CUENTAS POR PAGAR (F-9) ........................................................................................................... 99
3.9.1 ALCANCE ..................................................................................................... 99
BEBIDAS
Código:
3.9.4 ANEXOS ...................................................................................................... 103
3.10.1 ALCANCE ................................................................................................... 104
3.10.2 POLITICAS .................................................................................................. 104
3.10.3 ANEXOS ...................................................................................................... 108
BEBIDAS
Código:
Este manual está dirigido a establecer los lineamientos principales y procedimientos para
la realización de la gestión Financiera – Contable de la Asociación.
2 OBJETIVOS
Constituyen objetivos principales:
a) Emitir normas respecto de los procesos contables de la Asociación.
b) Procedimentar la contabilización de las diferentes actividades Contables de la
Asociación.
3 PROCEDIMIENTOS
El proceso contiene 10 Subprocesos que se encuentran detallados a continuación.
BEBIDAS
Código:
PROCESO: FINANCIERO Y CONTABLE.
Página: 71 de 109
3.1 ACTIVOS FIJOS (F-1)
Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer los requisitos y
pasos necesarios para la compra de bienes que serán registrados como Activos Fijos.
3.1.1 ALCANCE
Es responsabilidad de todos los empleados que intervengan en el proceso de compras
cumplir y hacer cumplir este procedimiento.
3.1.2 POLITICAS
• De acuerdo a los establecido por la ley, el tiempo de vida útil de los bienes
será:
o Vehículos: 5 años
1. Para poder gestionar la compra de un Activo Fijo, se deberá cumplir con el
procedimiento establecido en el Procedimiento de compras (A2), y contar con
todas las firmas de aprobación necesarias.
2. Una vez efectuada la adquisición, se debe incluir este activo en el inventario de
Activos Fijos, en donde se incluya un código, la fecha de adquisición, la
descripción del activo y su valor de compra.
3. El activo debe ser identificado con un adhesivo en el cual conste su código.
4. En base al inventario de Activos Fijos se debe efectuar la depreciación anual de los
mismos, de acuerdo a lo establecido.
SUBPROCESO: Activos Fijos F-1
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.2.1 ALCANCE
3.2.2 POLITICAS
• Todos los muebles, equipos de oficina electrónicos, de campo, etc., deben estar
debidamente protegidos por pólizas de seguro contra robo, incendio,
inundaciones y desastres naturales. Para ello se debe controlar que sean
contratados los seguros que se requieran para cubrir adecuadamente los riesgos
implícitos en el desarrollo de las operaciones de la organización.
• Se llevará un registro de los seguros contratados por la entidad que permita
controlar sus vencimientos y cobertura, y facilitar la oportuna renovación de
los mismos.
• Las pólizas y documentos relacionados con los seguros contratados serán
adecuadamente archivados y custodiados para evitar perjuicios en la
renovación, reclamos y demás servicios que se procesen.
• Los vehículos, sus extras y herramientas deben estar cubiertos por una póliza
de seguro contra todo riesgo.
1. La persona encargada de la administración de los seguros debe verificar y llevar un
control de todos los bienes asegurables.
2. Una vez verificados los bienes se debe proceder a buscar la empresa que mejor
cotización presente en función de la cobertura y calidad necesarias.
SUBPROCESO: Seguros F-2
BEBIDAS
Código:
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3. Una vez contratada la compañía aseguradora, se debe llevar un registro de los
seguros contratados que permita controlar sus vencimientos y coberturas y facilitar
la oportuna renovación de los mismos.
4. La persona encargada de los seguros debe llevar un adecuado archivo de las
pólizas y documentos relacionados con los seguros contratados y debe ser el
custodio de los mismos para evitar perjuicios en las renovaciones, reclamos y
demás.
5. En adición a la contratación de seguros, se deben tomar las medidas de seguridad
básicas para el funcionamiento “ordinario” de una oficina.
SUBPROCESO: Seguros F-2
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.3 BANCOS (F-3)
Establecer el adecuado uso y control de los fondos de la Asociación.
3.3.1 ALCANCE
Es responsabilidad de la Administración Financiera el cumplir y hacer cumplir los
procedimientos y límites establecidos.
1. El encargado del manejo de los fondos debe realizar un estudio de todas las
opciones de bancos en las que pueda mantener La Asociación sus cuentas.
2. El encargado debe mantener un archivo para su control.
3. Para la emisión y pagos de cheques se debe asignar a las personas encargadas de
las firmas y establecer los montos máximos para las correspondientes firmas.
4. Una vez que es emitido el cheque, las personas encargadas de firmarlo deben
revisar los soportes del mismo y firmar tanto el cheque como su respectivo
comprobante de egreso.
5. Una vez firmado el cheque se lo entrega al beneficiario en el horario de pagos
establecido por la Asociación, y se archivan documentos soporte en la carpeta
respectiva.
6. Al finalizar cada mes el encargado del manejo de los fondos debe realizar una
conciliación bancaria y entregarla a contabilidad para su revisión y control.
SUBPROCESO: Bancos F-3
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
3.4.1 ALCANCE
• Los pagos deben estar previstos en el presupuesto general.
• Todos los pagos deben realizarse contra la presentación de la factura otorgada
por el proveedor, misma que debe estar debidamente revisada y autorizada por
el Departamento de Contabilidad.
• Todas las facturas deben ser originales, claramente detalladas, sin rasgos de
alteración o adulteración y deben contar con todos los requisitos que exige la
Ley de Facturación.
• Se debe asignar un día exclusivo para realizar los pagos.
• Los cheques únicamente deben ser tramitados mediante orden de cheque, en la
que debe constar las firmas de autorización correspondientes y las cuentas
contables a las que afecta.
• Todos los comprobantes, ya sea de ingreso o de egreso, deben contar con
firmas de responsabilidad y la revisión correspondiente.
• Una vez realizados los cheques, deben ser revisados y autorizados para pasar a
firma.
BEBIDAS
Código:
Página: 79 de 109
1. Las personas que por la naturaleza de su trabajo comprometen los fondos de la
empresa, deben entregar las facturas al encargado dentro del Área de Contabilidad
para su revisión.
2. La persona de Contabilidad ingresa las facturas al sistema: datos de la factura,
retenciones, cuentas a las que afecta.
3. Las facturas son aprobadas por el Supervisor del Departamento de Contabilidad.
4. Las facturas aprobadas pasan al Área Financiera para la respectiva emisión de
cheques.
5. Al emitir los cheques, éstos deben ser firmados por las personas autorizadas.
6. Se procede al pago en el horario fijado.
7. Se archivan los documentos firmados por el proveedor en “Recibí Conforme”.
SUBPROCESO: Cheques F-4
BEBIDAS
Código:
BEBIDAS
Código:
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3.5 CAJA CHICA (F-5)
Establecer un adecuado uso y control de fondos que sirven para cubrir gastos cuyo
monto y naturaleza de urgente no ameriten la emisión de un cheque.
3.5.1 ALCANCE
Este procedimiento debe ser acogido por todos los empleados que hacen uso del
fondo. Es responsabilidad de la Administración Financiera el cumplir y hacer cumplir
los procedimientos y límites establecidos.
3.5.2 POLITICAS
• Se puede escoger tener una sola caja chica o tener una por cada Departamento,
todo depende de la estructura de la Asociación y como se logra mayor agilidad
y eficiencia en su funcionamiento.
• Se debe determinar el monto de caja chica en base al movimiento mensual de
gastos previstos como urgentes y de montos bajos.
• Todos los vales provisionales deben ser liquidados en un tiempo máximo de 48
horas.
• No se exigirá recibo en casos de movilización local y otros casos muy
excepcionales siempre que vayan autorizados por el Gerente Departamental.
1. La persona que requiera de efectivo solicitará al responsable o custodio del fondo
un “Vale provisional” de Caja Chica indicando el motivo del gasto. Este
documento no sirve como soporte del reporte de Caja Chica.
SUBPROCESO: Caja Chica F-5
BEBIDAS
Código:
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2. El solicitante entrega el vale firmado al custodio de la caja y recibe los fondos
requeridos.
3. Al efectuar la compra, entregará al custodio la factura o nota de venta equivalente
al monto solicitado, caso contrario devolverá el excedente o reclamará el faltante.
Todos los vales provisionales deben ser liquidados en un tiempo máximo de 48
horas.
4. El responsable del fondo debe exigir que la factura cumpla con todos los requisitos
de ley. No se exigirá recibo en casos de movilización local y otros casos muy
excepcionales siempre que vayan autorizados por el Gerente Departamental.
5. Una vez que el fondo haya sido gastado en un 80%, su custodio solicitará el
reembolso respectivo, a fin de que el fondo no sufra de iliquidez. Para cumplir este
paso, el custodio requiere llenar un formulario de “Reposición de Caja Chica”.
6. Este reporte será entregado al Departamento de Contabilidad para su revisión
(soportes legales, retenciones)
7. Una vez aceptado por Contabilidad pasa a Finanzas para la elaboración del cheque
por el monto total de los recibos presentados, siempre y cuando no existan
discrepancias.
8. El cheque es entregado al custodio de Caja Chica.
9. El reporte de caja vuelve nuevamente a Contabilidad para su ingreso al sistema.
10. Un empleado de Contabilidad hará el respectivo arqueo de Caja Chica al inicio d

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