UNIDAD IV: Organización

Equipo: Martha Cuéllar JáureguiCristal González González

Oscar Alejandro Pulido Palomar

TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN.• Organización Lineal o Militar.• Organización Funcional.• Organización Staff.• Organización por Comités.• Organización Matricial.

Organización Lineal o Militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Se le conoce como organización lineal o militar porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea.

Ventajas de la Organización Lineal.

a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

c) Es claro y sencillo.

d) Útil en pequeñas empresas.

e) La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas de la Organización Lineal.

a) Es rígida e inflexible.

b) La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.

c) No fomenta la especialización.

d) Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.

Formación Lineal o Militar.

Organización Funcional.

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea. Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos especializados.

Ventajas de la Organización Funcional.

a) Máxima especialización.

b) Mejor suspensión técnica.

c) Comunicación directa más rápida.

d) Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

Desventajas de la Organización Funcional.

a) Pérdida de la autoridad en el mando.

b) Subordinación múltiple.

c) Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización.

d) Tiende a la confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la subordinación múltiple.

Según Taylor:

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Formación según Taylor.

Organización Staff.

La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones.

Por lo general este tipo de organización no se da por sí sola, sino que existe combinado con los tipos de organización anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud.

Ventajas de la Organización Staff.

a) Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

b) Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas de la Organización Staff.

a]) Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización.

b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

c) Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

Organización Staff.

Organización por Comités.

El empleo de los comités es una de las técnicas que con más amplia y progresiva extensión se usa hoy en la organización, pese a todas las objeciones que suelen oponérseles.

El comité es un conjunto de personas que se reúnen para deliberar, decidir o ejecutar en común y en forma coordi nada, algún acto o función.

Los comités se clasifican en 3 clases principales:

1. Comités consultivos: su misión es discutir algún asunto, con el fin principal de aportar puntos de vista a quien habrá de decidir o de ejecutar, pero sin que el comité tenga facultades, ni para decidir, ni para ejecutar: su dictamen puede ser utili zado o no, por la persona a quien corresponden las facultades para decidir y ejecutar.

2. Comités decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de algún funcionario, al exigirse que. en determinado tipo de actividades, se requiera la mayoría de los votos de los integrantes del comité, para que un asunto se considere resuelto.

3. Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar de que se lleve a cabo alguna función.

En razón del tipo de función que realizan los comités se pueden dividir además, en lineales o staff. Pueden ser también formales o informales, permanentes o transitorios.

Los comités suelen emplearse para alguno de los siguientes fines, principalmente:

a) Contar con un grupo que ayude a la deliberación que conduce a llegar a una decisión.

b) Limitar la autoridad.

c) Representar los intereses de los diversos grupos de una institución.

d) Coordinar mejor planes y políticas.

e) Transmitir información.

f) Consolidar la autoridad.

g) Motivar a los funcionarios inferiores a la mayor partici pación en las tareas administrativas, etc.

Organización por Comités.

Organización Matricial.

Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo.

Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de sub-proyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos.

Ventajas de la Organización Matricial.

a) La estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo.b) Permite reunir varios expertos en un equipo, esto con lleva a que se de una jerarquía muy reducida y haya mayor flexibilidad y autonomía en la organización.c) Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización.d) Los miembros tienden a motivarse más.

Desventajas de la Organización Matricial.

a) No todo el mundo se adapta bien al sistema matricial.b) Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben presentar habilidades interpersonales, ser flexibles y estar dispuestos a cooperar.c) El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos.d) Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a 2 Jefes.

Organización Matricial.

Las Técnicas de Organización.

• Pasos para la organización.– Los Manuales.• De organización.• Otros Manuales.

• Diagramas de Flujo.• Cartas de Distribución del trabajo.• Organigramas o cartas de

organización.

Pasos para la Organización.Una vez que la empresa ha sido creada debe

dotarse de una estructura organizativa, es decir, debe establecerse una organización, dividiendo y distribuyendo el trabajo entre personas o departamentos que colaboren entre sí para conseguir los fines propuestos. Para que la organización sea eficaz deben estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar, así como las funciones y actividades que se deben desarrollar para alcanzar dichos fines.

Una buena organización debe ser flexible, y esto se consigue a través de la coordinación y la comunicación entre todos los elementos de la empresa.

Concepto de Organización.

• Antes de definir lo que entendemos por organización vamos a describir los pasos que conlleva el proceso organizativo:

Definición y clarificación de la actividad que se va a desarrollar.

Es necesario identificar la actividad y, que el esfuerzo colectivo se encuentre dirigido a la consecución del objeto común.

Diseñar la estructura de la organización.

Aquí se clarificará quién realizará cada tarea y quién es el responsable de conseguir los resultados.

División del trabajo.

Un grupo de personas que desarrollen una actividad común deben aunar(unir) esfuerzos. Se debe realizar una división del trabajo del esfuerzo total, de tal forma que cada componente del grupo desarrolle una actividad precisa y necesaria, y en la que mejor contribuya a lograr los objetivos.

Señalar quiénes son los directivos responsables de los diferentes grupos.

Se debe asegurar el respeto y aceptación de los que integran el grupo de los responsables directivos.

Establecer y clarificar unas relaciones lógicas.

Para que los individuos puedan trabajar conjuntamente en un grupo organizado hay que definir las relaciones que unen no sólo a los individuos sino también a los grupos que forman parte de la organización.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN

La organización varía en sus técnicas, según el nivel de aproximación a los problemas de la empresa podemos distinguir 3niveles:1)El nivel de la micro organización: es el de las pequeñas unidades elementales de toda empresa, cuya base se encuentra en el puesto de trabajo.

2)El nivel de la organización de las estructuras: este nivel se haya en la estructura organizativa general. Es mucho más abstracto y complicado porque los problemas psicosociales ocupan en él un amplio lugar. La estructura establece nuevos vínculos entre los puestos de trabajo, los reagrupa en talleres, en servicios, en departamentos y, como límite, culmina en el conjunto de la empresa.3)El nivel metodológico: corresponde a la integración externa, es decir, al conjunto de la empresa-entorno exterior.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

La estructura de cualquier organización bien realizada debe cumplir una serie de principios organizativos que sirvan de guía y son de aplicación universal.• Unidad de objetivo.• Alcance de control.• Principio de delegación.• Unidad de mando.• Principio jerárquico.• Principio de responsabilidad.

Manual de Organización.

El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización.

Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Aspectos Positivos del Manual de Organización.

• Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

• Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

Aspectos Negativos del Manual de Organización.

• La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento.

• En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, esto contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades en el seno de la organización.

Manual de Organización.

Diagrama de Flujo.

Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los símbolos se someten a una normalización; es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo.

El diagrama de flujo representa la forma más tradicional y duradera para especificar los detalles algorítmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos industriales.

Importancia de los Diagramas de Flujo.

Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo.

Simbología de Diagrama de Flujo.

Este se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

Este se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.

Este símbolo es utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o registrada por medio de un periférico.

Este es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones lógicas o de comparación entre datos.

Este es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama.

Este es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma pagina.

Cartas de Distribución del trabajo.

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Ventajas de la Distribución del Trabajo.

a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.

b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.

c) Normaliza y estandariza procedimientos.

d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.

e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulación de las Cartas de Distribución del Trabajo.

a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.

b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección (Ver Cuadro).

c) Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución y la entrevista.

d) Se complementa la información con la observación y la entrevista.

e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.

f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etcétera.

g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

Carta de Distribución del trabajo.

Cartas de Organización.

Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.