Tarea taller no 4 gestion documental

Integrantes : Bibiana Acevedo Martinez Milen Johana Ramirez

Grupo: No. 10

TALLER 4GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentado por:MILEN YOHANA RAMIREZ A.

BIBIANA ACEVEDO MARTINEZ

[email protected]

GESTIÓN DOCUMENTALIII SEMESTRE

GRUPO 10

BOGOTA. D. C.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA

2014

TALLER 4GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentado por:MILEN YOHANA RAMIREZ A.

BIBIANA ACEVEDO MARTINEZ

GESTIÓN DOCUMENTALIII SEMESTRE

GRUPO 10

Presentado a:LUZ MARINA ARIAS GONZALES

BOGOTA. D. C.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA

2014

CONTENIDO Introducción

Solución del taller

Conclusiones

Web grafía

INTRODUCCION

La intención al elaborar el presente trabajo tiene un fin y es el de lograr que el espectador conozca las diferentes formas que se tienen para realizar una gestión documental en una empresa pública y privada, y que a su vez pueda comprender de una manera mas entendible todo lo relacionado con Gestión Documental, la cual hace parte del área de administración de documentos.

Esta información será de gran utilidad para aprender a llevar una administración archivística mas ordenada y conforme a la ley, para esto, a continuación veremos dos diferentes maneras de llevar un archivo en una entidad pública y una privada.

PREGUNTA No. 1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos

Tandem S.A. es una empresa outsourcing Provee servicios y soluciones

tecnológicas de alto nivel que responden a los requerimientos de sus clientes. Está

comprometida en proveer servicios eficientes, soporte permanente y

mejoramiento continuo de sus procesos, a través de un grupo de profesionales con

alto espíritu de responsabilidad y dinamismo

Tandem S.A. es una empresa outsourcing Provee servicios y soluciones

tecnológicas de alto nivel que responden a los requerimientos de sus clientes. Está

comprometida en proveer servicios eficientes, soporte permanente y

mejoramiento continuo de sus procesos, a través de un grupo de profesionales con

alto espíritu de responsabilidad y dinamismo

PROCESOS DE DIRECCIÓN

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Gestión de calidad y m

ejora continúa

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Comercial

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PROCESOS DE REALIZACIÓN

PROCESOS DE APOYO

Procesos de dirección: Están enfocados con el concepto “Planificar” establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización y cumplir con la etapa de “Verificar” realiza el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados; y con el concepto “Actuar” tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Procesos de realización: Están

enfocados con el concepto “Hacer” implementar los

procesos necesarios para prestación del

servicio.

Procesos de apoyo: Están

enfocados con el concepto de

facilitar e

l “Hacer” d

e los

procesos necesarios para la

prestación de servicio. LÍNEAS DE NEGOCIO

•Centro de Procesamiento Documental.•Servicios Archivísticos y de custodia•Soluciones Tecnológicas•División de Mayorista de Tecnología Especializada•Hardware Especializado y Servicio Técnico

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN TANDEM S. A. RECEPCION Y TRÁMITE

Es el recibo de los documentos y demás elementos que ingresan a la ENTIDAD . Cada uno de ellos se revisa, se analiza, se registra en el formato establecido y se clasifica teniendo en cuenta el destinatario, contenido y tipo de documento. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Elaborar la planilla de Envíos a través de empresa de correo, dependiendo de la clase de envío, ya sea ordinario o certificado, tener en cuenta que se elaborarán separadamente. De la misma manera si corresponde nivel urbano, nacional e internacional.

ORGANIZACIÓN Organiza la documentación según las agrupaciones documentales por asunto tema o serie documental, según criterios establecidos, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental Transferencia Realiza la transferencia de documentos de los archivos de gestión al archivo central, con el fin de garantizar el cumplimiento del plan de transferencia mediante acta de recibo a satisfacción de los documentos transferidos por cada una de las dependencias cumplan con los plazos previstos en el cronograma de transferencias y las especificaciones técnicas requeridas de clasificación, ordenación retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo; separación de la documentación afectada biológicamente, foliación y retiro del material abrasivo. CONSERVACION Aplicar el sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos, el cual esta compuesto por los programas de: limpieza de áreas y documentos, monitoreo de las condiciones biológicas, mantenimiento a las instalaciones, planes de atención y prevención de desastres, programas de conservación para soportes electrónicos y programas de control de plagas.

Actualmente tándem S. A. presta sus servicios como outsourcing a diferentes empresas tanto públicas como privadas para todo lo que tiene que ver con Gestión Documental implementación y mejoras tecnológicas, entre estas empresas encontramos las siguientes:

TELEFONÍA MOVIL CLARO S. A.COLJUEGOS

SUPER SALUDBANCO DE OCCIDENTE

SEGUROS BOLIVARFONADE S. A. (CUSTODIA).

Y a cada una de ellas les presta servicios en Gestión Documental y asesoría Tecnológica.

2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO, SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.

PLANEACIÓN : Tándem realiza la planeación de los documentos mediante la normalización de formatos registros establecidos En el sistemas de gestión de calidad y conforme a las GTC 185 DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

GESTIÓN Y TRÁMITE: Cuenta con ventanilla única (según Acuerdo 060 Art. 3). Mediante la cual recepciona los documentos. Ejemplo:

Recepción de documentos

Retiro de cesantías

Vicepresidencia, unidad productora

archivo

Gestión y trámite

Unidad administradora

Dirección Financiera

administración

Aportes Fondo de cesantíasRetiro de cesantías

Pago mensual

Transferencia

ARCHIVO CENTRAL

ASÍ FUNCIONA EN CLARO S.A ARCHIVO TOTAL: Este término se refiere al proceso integral de los documentos en su ciclo vital que son las etapas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de sus fases.PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA: Los documentos deben agruparse en estricto orden conforme a las instrucciones o entidades que lo produjeron.ORDEN ORIGINAL: La documentación debe agruparse en el Archivo en el orden según su función administrativa.

FOLIO: Es la numeración que se le da a cada documento para individualizar los documentos, cada numeración individual recibe el nombre de folio. (La numeración en los documentos de CLARO S.A vienen impresos desde su creación.

LEGAJO: Es agrupar la documentación que tiene la misma relación entre sí, en CLARO S.A todos los documentos que llegan al archivo deben ser legajados en estricto orden para su posterior consulta.

FONDO: CLARO S.A. la clasifico como fondo documental ya que reúne o agrupa los documentos generados por una entidad pública o privada ejerciendo sus funciones como archivistas profesionales.

SUBFONDO: Son todos los documentos que esta entidad genera a través de sus puntos de atención.

SERIE: En CLARO S.A. las series y subseries están manejadas por la parte administrativa que maneja libros contables y es allí donde se aplican.

TIPO DOCUMENTAL: según lo analizado y lo visto en esta entidad se manejan variedad de documentación como por ejemplo: CONTRATOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS, KIT FINANCIADO, REPOSICIONES, REINSTALACIONES, CAMBIOS DE SERVICIOS, RECLAMACIONES, CESIONES DE CONTRATO.

LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL NO SON APLICADAS EN EL ACHIVO CENTRAL CLARO S.A. 3. De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos).

FORMATO PARA NEGACIÓN DE LÍNEASCAMBIOS DE SERVICIOCONTRATO HECHO POR LOS CENTROS DE ATENCIÓN AL CLIENTE PERSONA NATURAL O JURÍDICAREINSTALACIONES

FORMATO PARA NEGACION DE LINEA

FORMATO CAMBIO DE SERVICIO

FORMATO CONTRATO 1

FORMATO CONTRATO 2

A ESTOS FORMATOS AUN NO SE LES HACE VALORACIÓN , YA QUE ESTA ENTIDAD NO MANEJA TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE CAMBIOS DE SERVICIO:

PRIMERA REVISIÓN: 1.Verificar y comprobar documento inicial2.CONTROL DE CALIDAD: Se verifica los archivos en excel.3.DEVOLUCIÓN: Todo documento que presente algún tipo de inconsistencias,Como, cédula ilegible, huella ilegible, número interno mal escrito etc.4.ASIGNACIÓN DE RANGO en orden consecutivo por paquete de cien documentos y se procede a guardar en cajas x 300 ubicar en estantería inmóvil. 5.PLANILLAS EXCEL: se cargaran al sistema para su posterior consulta.

Asignación de rango

Esta información fue suministrada por la señora: Luz Marina Castillo,

Gerente de Proyectos Tándem S.A.Teléfono: 311199 ext. 132

Dirección: av. 65 # 81- 81 barrio entre ríos, ciudad de Bogotá D. C.

Y El señor:

Julio Cesar PinedaCoordinador Archivo Central Claro S. A.

7135896Transv 49sur # 73-61 barrio Nuevo Delicias, ciudad

de Bogotá D. C.

Archivo de entidad pública Entidad : Banco Agrario de Colombia

Dirección : Carrera 8 No. 15-42 Piso 9

Entrevistado : Friedman Sánchez Páez- Profesional TRD

Teléfono: 594 8500

¿Cómo se encuentra organizada la documentación?

El banco tiene organizada la información en dos fases de archivo. Actualmente está evaluando la implementación física del Archivo Histórico separado del Archivo Central. A través de un outsoursing, contratista, Iron Mountain, aplica todos los procesos del PGD en las dependencias, los archivos de gestión centralizados y el archivo central.

Archivo de entidad pública-Preguntas1 ¿Cuántos archivos hay?Rta: Hay 3 tipos de Archivo: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico2 ¿Qué hacen en el archivo de Gestión?Rta: Cada usuario, dueño de su proceso, clasifica la documentación recibida en tramite, luego la ordena conforme a los principios de procedencia y orden original. Luego la almacena en una unidad de conservación (carpeta) y marca la carpeta3 ¿Qué tratamiento técnico recibe la documentación?Clasificación, Ordenación y Descripción. (Marcación de la carpeta e Inventario) 4 ¿Cuándo trasfieren la documentación?Rta: Cuando ha cumplido su periodo de retención en el archivo de gestión, conforme a lo establecido en las TRD. 5 ¿Cómo se trasfiere la documentación?Rta: La trasferencia de la documentación se realiza mediante correo de solicitud de trasferencia de información se adjunta FUID. 6 ¿Quiénes firman el FUID?El FUID lo firma quien lo elaboró, quien reviso y quien recibe.

Archivo de entidad pública-Preguntas

7 ¿Se puede trasferir documentación sin usar el FUID?Rta: No. Porque el FUID prueba que la documentación cambio la responsabilidad de la custodia.8 ¿Qué pasa si se pierde un FUID firmado por el responsable del recibo de la trasferencia?Rta: El responsable debe solicitar la copia que dejo con el responsable de la elaboración.9 ¿Por qué digitalizan documentación?Rta: Porque se requiere para consultar el estado de un tramite. 10 ¿Qué hacen para solicitar un expediente en calidad de préstamo al archivo central?Rta: Mediante correo electrónico solicitan el expediente a la empresa contratista. El técnico de archivo, busca su ubicación en base de datos. Diligencia planilla de control de prestamos. Trae al puesto de trabajo del funcionario la planilla junto con el expediente. Luego solicita la firma del préstamo, en la planilla, al funcionario autorizado. Una vez se vence el plazo del préstamo. 15 días solicita su devolución.

Pregunta No. 2 Identifique en el archivo visitado los siguientes

conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

Conceptos en Archivo PúblicoARCHIVO TOTAL: Proceso técnico completo de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Cada una de las fases de archivo (Gestión, Central e Histórico

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA : Reunir los documentos provenientes de una misma dependencia sin mezclarlos con fondos de otra(s) dependencias.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Agrupar la documentación en el orden cronológico que se recibió

FOLIO: Cada una de las hojas que conforman un expediente . Un folio esta compuesto por dos paginas . Un folio debe ir numerado según su ubicación cronológica en el expediente.

LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. FONDO: Conjunto de Documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de funciones o actividades .

SUBFONDO: Es un conjunto de documentos dentro de un fondo , producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.

Conceptos en Archivo PúblicoSERIE: Es un conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneos , emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas

SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas

TIPO DOCUMENTAL: es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades

TABLAS DE VALORACIÓN: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

TABLAS DE RETENCIÓN: Es un instrumento de ( registro , herramienta) que reúne toda la producción documental , organizada por procesos que establece el tiempo en que los documentos se conservan en cada fase de archivo .

VALOR PRIMARIO: Son aquellos que poseen los documentos para el Organismo de origen y que persisten incluso después haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter: Administrativo, jurídico, Legal , fiscal, contable.

Conceptos en Archivo PúblicoVALOR SECUNDARIO : Se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter:Valores evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, Política interna, economía, estadísticas, etc.).

Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.

Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)

RetenciónPlazo o términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida por las diversas unidades administrativas.Los tiempos de retención en el Archivo Central se deben asignar en años, para cada serie documental identificada, en caso de establecer subseries, se asignará los tiempos de retención en forma independiente para cada una de esta

Pregunta 3

De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)

Ejemplos valores primarios y secundarios- Archivos Públicos y

privadosEj. 1 Valores primariosArchivos de Gestión y CentralNotas contables, Facturas.Valores secundariosEj. 2 Archivo HistóricoHistorias LaboralesEscrituras de ConstituciónActas de constitución

Ejemplos valores primarios y secundarios- Archivos Públicos y

privados

Ej. 3 Valores primariosArchivos de Gestión y Central

Estados financieros

Ej. 4 Valores secundariosArchivo HistóricoHistoria de predios

Pregunta 4Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie,

subserie y tipo documental.

Respuesta No.4 Serie / Subserie / Tipo Documental

Ejemplo 1. Serie / CONTRATOSSubserie / Contratos de ConsultoríaTipos documentales/ Solicitud de contratación

Ejemplo 2.Serie / HISTORIA DE PREDIOSSubserie / Historia de Predios BetaniaTipos documentales/ Escrituras

Ejemplo 3.Serie / INVENTARIOSSubserie / Inventarios documentalesTipos documentales/ Inventario documental

Pregunta 5

Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados

Respuesta 5Los documentos se eliminan desde las oficinas, porque:

•Se vence el plazo establecido en el mismo documento•Existe una ley que así lo preceptúa.•Se produce un documento que modifica o anula al primero•Desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento•En el caso de los documentos informativos, porque el destinatario se entera de su contenido•Se determino así convencionalmente

Pregunta 6•Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

Solo se folia cuando el tramite del expediente ha terminado y puede enviarse el expediente al archivo central. La foliación se puede hacer en lápiz de mina negra o esfero. Consiste en numerar en la parte superior derecha del contenido del documento, de manera consecutiva ascendente. Si se equivoca el número del folio se debe trazar una línea al numero y abajo colocar el numero correcto.

Pregunta 7•Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.La organización comprende 3 subprocesos: 1. Clasificar Es separar la documentación, respetando el principio de procedencia.

2. Ordenación:Ordenar la documentación, al interior de la unidad de conservación, respetando el principio de orden original

3. Descripción:

Consiste en describir la información relevante del expediente, a través de la etiqueta de la carpeta donde se conserva, una lista de chequeo y el FUID.Cuando se habla de un expediente electrónico se usan normas estandarizadas para la indexación. Metadatos.

Pregunta 8•Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. Carpetas, son:

Unidad administrativa: DependenciaOficina Productora: Dependencia Subordinada.Código oficina productora: Código Dependencia SubordinadaNombre de la Serie: Ej: ContratosCódigo de la Serie: 12000Nombre de la subserie: Ej: Contratos de ConsultoríaCódigo de la Subserie: 12002Nombre del Expediente: Contrato de consultoría para la administración de la gestión documental regional magdalena medioFechas extremas: Fecha(s) inicial y Final DD/MM/AÑOFolios: # Ej: 189Código de Caja: Ej. DF002345

Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. Cajas, son:•Unidad Productora: Código Dependencia Subordinada•Código: # Consecutivo Ej. BA 0005 •Procesos adicionales: Según la disposición final dispuesta en el FUID

Pregunta 9Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)

•a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.•b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos•c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

Mapa conceptual Entidad Pública

Pregunta 10Cada integrante del equipo debe tomar un

documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Pregunta 10Respuesta Archivo Público•Un documento de la serie Historia Laboral (H.L.) es la novedad de retiro. Nace cuando el trabajador se retira de la compañía. Se debe almacenar en la H.L. Siendo el ultimo documento, se ordena al final del expediente. Una vez se ha ordenado la totalidad del expediente en la lista de chequeo. Luego la carpeta se prepara para la trasferencia, mediante foliado. Ese ultimo documento se folia.

Pregunta 11Indague y explique como se lleva a cabo la valoración

documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.

Archivo privado y/o público:

•El primer criterio para la valoración primaria consiste en identificar las funciones de las dependencias, entender de qué están encargadas. Cuando las dependencias forman parte de procesos, generalmente están encargadas de una parte del proceso. Toda dependencia puede ejecutar una o más de las siguientes actividades: Planear, dirigir, coordinar, controlar, evaluar, etc.; resumiendo de administrar.

•El segundo criterio para la valoración primaria de los documentos de una compañía consiste en entender la tramitación de los documentos para establecer la vigencia de los mismos. Un documento es vigente mientras testimonia, informa y obliga.

•La vigencia tiene un plazo, en tiempo, que vence, cuando el documento ya no testimonia, informa u obliga.

•Los documentos vigentes se pueden agrupar en tres categorías:

▫ Documentos Informativos: En ellos se transmite información.▫ Documentos Testimoniales: En ellos se testifica un hecho.▫ Documentos Dispositivos: En ellos la autoridad niega u otorga algo.

Respuesta Archivo Público:

•Gracias al Archivo General de la Nación hoy en día tenemos 4 grupos para seleccionar documentos de un fondo acumulado.

Documentos dispositivos: Son o fueron actos administrativos documentados que implican una orden, dedición, regulación o la normalización de un proceso o actividad•Documentos sobre actividades: Refieren actividades realizadas en cumplimiento de una función administrativa.•Documentos generados en labores misionales: Tarea singular o específica encomendada a una compañía y a la gestión por ella desarrollada•Documentos históricos: Requieren actos históricos, patrimoniales, científicos o tecnológicos principalmente. Ameritan criterios especiales de valoración secundaria.

CASILIMAS ROJAS, Clara Inés; RAMIREZ MORENO, Juan Carlos. Fondos Acumulados. Manual de Organización. Bogotá, Archivo General de la Nación, 2004

Ejemplos documentos con valores primarios:

1.Declaraciones tributarias2.Boletines3.Reportes tributarios4.Evaluaciones de Higiene Industrial

Ejemplos documentos con valores secundarios:1.Estudios técnicos2.Historias de predios3.Resoluciones4.Escrituras

Pregunta 12• Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15

de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:• - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012)

para el país?• -¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión

Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.• - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta

según el contenido del mencionado Decreto?• - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005

de marzo 15 de 2013

• Respuesta Entidad Pública• ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de

2012) para el país?• Artículo 2°. Tipos de información. Las normas del

presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad ó que hayan sido delegados por ésta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:

• Respuesta Entidad Pública

a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

c. Sistemas de Información Corporativos.

d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e. Sistemas de Administración de Documentos.

f. Sistemas de Mensajería Electrónica.

g. Portales, Intranet y Extranet.

h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

k. Uso de tecnologías en la nube.

Respuesta Entidad Pública¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

Trasforma el PGD tradicional por un PGD basado en un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Respuesta Entidad Pública¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

El marco normativo que regula el intercambio electrónico de información, fue el detonante de los SGDEA pero los actos mercantiles fueron el fuego y la mecha. Luego, los actos mercantiles, más que la ley, son el andamiaje en el que se apoya el SGDEA. Con la idea del derecho a documentos electrónicos de carácter probatorio para facultarle al ciudadano las transacciones comerciales y realizar tramites con las entidades del estado, el ciudadano paga sus obligaciones tributaria en línea, todo lo anterior le dio fuerza al principio de equivalencia funcional y su aplicación transformó la administración de la gestión documental tradicional en más del 80% de los procesos del Programa de Gestión Documental - PGD y en efecto en la formación y conservación de los expedientes.

Respuesta Entidad Pública•¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.

PGD tradicional vs SGDEAPGD TRADICIONAL PGD-SGDEA

Planeación PHVA del PGD

Producción

Control de duplicados Obsolescencias Circulación documentalCreación de FormatosSelección de soportes documentales

Para un eficaz y seguro uso de los recursos, sedeben establecer normas de seguridad que seanrespetadas durante todos los posterioresprocesos del PGD. Esté primer proceso,producción, obliga al profesional en gestiondocumental a planificar y ejecutar políticas parainmetarializar y/o desmaterializar series.Seleccionando soportes documentaleselectrónicos.

Le obliga a proyectar la producción documentalanual fisica de su organización y su costeeconómico y ambiental vs el coste de proyectar lamisma producción sin papel, carpetas, ganchosplasticos legajadores y custodia, etc,. A construirflujos documentales, a partir de la caracterizaciónde los procesos, para simplificar y racionalizar


RecepciónIdentificación de tipos documentalesRegistrosRadicación. Oficina de Correspondencia

Obliga al profesional en gestión documental aimplementar aplicaciones que habiliten la firmaelectrónica, pues, sustituye la firma manuscrita,estableciendo normas de seguridad que seanrespetadas durante el proceso de recepción.

DistribuciónDistribución de documentos internos, enviados, recibidos

Distribución de documentos internos, enviados, recibidos

Tramite Recepción-Respuesta

Elimina el tramite del intermediario decorrespondencia, para las series inmaterializadaso desmaterializadas, siempre y cuando elciudadano/funcionario interactue directamente conel funcionario a través de aplicaciones en lineaque garantizan la completa equivalencia funcional,a través del sitio web de la entidad y el portalcoporativo (intranet).


Organización Aplicación de TRD y TVD, FUID.

OrdenaciónUbicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Clasificación Identicación y separación de series

Descripción

Análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permita su identificación, localización y recuperación. Foliación. FUID, Etiquetas en carpetas y cajas.

Aplicación de TRD y TVD, FUID.

La tipologia documental electrónica al formar parte de la agrupacion de contenidos de la serie, en laTRD, es clasificada cómo la fisica, respetando asiel principio de procedencia. La ordenación sigueobedeciendo al principio de orden original pero, serequiere adquirir el servicio de estampadocronologico que cumpla con la circular 10 de laSuperintendencia de Industria y Comercio. Laubicación ya no es solamente fisica dentro de lasrespectivas series. Las series estándescantralizadas y tienen registros con soportesindependientes.

La descripción cambia de forma, requieremetadatos internacionalmente estandarizados, anivel selectivo de documentos inmaterializados odesmaterializados de la serie. La foliación conlapiz o esfero de mina negra se sustituye por elindice digital.


ConsultaAcceso. Estrategia de Busqueda. Responsabilidad del Funcionario de Archivo. Bases de Datos.

Obliga al profesional a adaptar estándares para larecuperación de información electrónica. Unacorrecta indexación para la busqueda a través demetadatos. Dublin core.

ConservaciónPreservación papel antiguo. Emergencias, Backup. Bodegaje fisico

Conservamos documentos por considerarlosobjetivos probatorios. Ya no reciben tratamientotécnico documental, solamente, las tipologiasdocumentales con valores primarios ysecundarios sino que esos mismos valores setrasfieren a todas las formas de mensajes dedatos y registros con valor probatorio ¿Por qué?Porque los primeros como los segundos obligan aquienes los expiden y vinculan por igual a susdestinatarios. Por tanto, las TRD y TVD debenincluir toda la información electrónica, sin importarel soporte, entre sus series. Las transferencias através de formatos unicos de inventariodocumental impresos y firmados con firmamanuscrita se sustituyen por inventarios firmadospor todas las partes con firma electrónica odigital. No solo se transfieren papeles, también setransfiere todo lo que provenga de cualquierinstrumento electrónico y tenga relevanciajuridica. Los funcionarios de la entidad debenadmitir que la información electrónica estáregulada para ser almacenada, inalterada einterpretada y eso implica, entre otras cosas, quela clasificación y disposición final de correoselectrónicos, sin el peligro de que puedan seralterados, se debe controlar para evitar perdidasde información, pues, representan hechos queforman parte integral de los expedientes productode sus actuaciones administrativas.


Disposición Final

Selección en cualquier etapa del cliclo vital. Desmaterialización (Microfilmación y Digitalización)

El bodegaje fisico se sustituye por el bodegajeelectrónico con altos niveles de seguridad quegaranticen la accesibilidad y la evidenciaprobatoria. Aparece implicitamente la idea queCero papel es más que garantizar el desuso delpapel. Ahora se habla de Archivos Confiables oTAA. (Trusted Archive Authority) Siglas en Inglesque significan Confiables Autoridades de Archivo.

Teniendo en cuenta que no podemos destruir laevidencia de negocios electrónicos con seguridadjuridica. Si se elige la inmaterializacion de lasseries de principio a fin la compañia evitará costes por el servicio de digitalización certificada queviene por la via de la desmaterialización. Si seelige la desmaterialización debe tenerse encuenta la guia número 5 del MinTic.

Respuesta Entidad Pública¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Lo que la ley provee es el criterio de equivalencia funcional para darle la misma fuerza probatoria al documento electrónico que se le dio al papel, exigiendo cuatro requisitos que nos permiten interpretarlo y darle validez, convirtiéndolo en probatorio. Sin el cumplimiento de estos cuatro requisitos los documentos digitales no tienen carácter probatorio. En ese sentido, las compañías asesoradas por un equipo interdisciplinario conformado por el profesional en gestión documental, el ingeniero de sistemas, el profesional de calidad y el profesional en seguridad de la información, deben cumplirlos si consideran conveniente inmaterializar o desmaterializar archivos físicos y convertirlos en digitales.

Requisitos de validez:

•1. Escritura: Las normas piden que un documento conste por escrito. Escritura no es igual a papel o a impresión. Ese requisito de validez, escrito, se satisface mediante un mensaje de datos. Esté es cualquier tipo de información, generada, producida o recibida y archivada por medios electrónicos. Dicho mensaje debe ser recuperable porque servirá, inicialmente, mientras tiene vigencia. Sabemos que todo documento tiene una naturaleza jurídica que tiene un plazo de prueba. Es la vigencia. Pues bien, el equivalente de escrito, con el mismo poder de distinta forma, es el mensaje de datos. Cómo el documento escrito, el mensaje de datos, es inservible cuando pierde su vigencia. Mientras sirve tiene un periodo de conservación. La ley que ampara el documento y su vigencia, de igual modo ampara el mensaje de datos. En consecuencia, los periodos de retención que asignamos a las series conformadas por documentos de papel, cobijan exactamente igual a los mensajes de datos. No se altero la norma porque cambio el soporte, quiere decir, que el soporte no se encuentra desprovisto de norma. El equipo interdisciplinario debe preguntarse, entre otras cosas ¿cómo, desde el punto de vista técnico, (disponibilidad de hardware y software o del acceso al registro en un sistema compatible) garantizará la posterior consulta del mensaje de datos en 2, 3, 5, 20 o 100 años, de conformidad con lo que define la TRD? Si no lo logra el documento electrónico no se considera valido. Ojala los adelantos tecnológicos del mañana nos beneficien con la compatibilidad universal estandarizada para contrarrestar los efectos negativos de la obsolescencia.

• 2. Original: En medios tradicionales físicos original es el primer documento impreso. Se interpreta como el único. Original alude a la calidad de único. Pero, ¿en medios electrónicos, original, cuál documento es? Es el documento integro. Integridad significa que el documento se mantiene inalterado. No se puede modificar el mensaje enviado al destinatario por el remitente. Original ya no es el primero, como pasa en el documento impreso físico. La calidad de original, en el documento electrónico, viene con la integridad por que modificar información electrónica es muy sencillo y reproducirla miles de veces también. Cualquiera puede modificar un correo electrónico. No se puede creer en las fechas y horas de información electrónica. Por eso, en el ambiente digital, original es igual a integro. El equipo interdisciplinario debe preguntarse, ¿cómo, desde el punto de vista técnico-procedimental, garantizará que el documento electrónico, mientras circula, con el intercambio electrónico, prestamos, consultas, etc., mantiene su integridad, en 2, 3, 5, 20 o 100 años, de conformidad con lo que define la TRD? Debe conseguir cumplir ese requisito legal. Que en el archivo de gestión y cuando llegue al archivo central e histórico, llegue inalterado, para considerarlo valido.

• 3. Firma: Desde hace siglos, el reconocimiento del autor, el contenido y su autenticidad y el no repudio, vienen con la firma. Firma es seguridad e integridad. La firma prueba la fuente, el autor. En el medio electrónico para cumplir con ese requisito legal, la firma electrónica, equivalencia de la firma manuscrita, debe asegurar las mismas condiciones. Así lo definió el gobierno colombiano cuando expidió el Decreto 2364 de 2012 por medio del cual se reglamenta el Art. 7 de la Ley 527 de 1999 sobre la Firma Electrónica. La firma electrónica es un mecanismo técnico que identifica una persona ante un sistema de información de manera inequívoca. El equivalente de la firma manuscrita, se ha convertido en un conjunto de datos electrónicos, únicos y exclusivos, mediante los cuales la persona no puede negar que firmo.

Las compañías publicas y privadas impulsan la eficacia en sus operaciones y negocios, cuando hay concienciación de la necesidad de usar en las actuaciones administrativas que requieren firma, las firmas electrónicas; ya la ley las respalda, les abrió el camino a los empresarios para realizar transacciones comerciales con más velocidad; eliminando la barrera de la identidad del firmante y la integridad del mensaje, asunto que hasta hace 15 años, solo funciona con el documento impreso con firma manuscrita. Con su uso, las empresas ahorran tiempo, transporte y recursos. En consecuencia, el equipo interdisciplinario debe preguntarse, para cumplir con ese requisito de carácter probatorio, ¿qué, sistemas o aplicaciones de firma electrónica respaldadas por la ley, existen en Colombia y pueden, con la debida planificación, costear e implementar gradualmente, en los tramites y procesos que requieren firma, en la organización

• ¿Cuál es la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica? Nuestro país cuenta con esas dos formas de identificación personal en el contexto digital, con lo que están cambiando las transacciones personales y empresariales pero, no han tenido todavía gran impacto en los ciudadanos y el sector empresarial en general por el apego cultural al papel, la autenticación en las notarias y porque ignoran como funcionan esas otras alternativas de identificación electrónica, entre otras variables. La firma digital da por supuestas las condiciones de autenticidad e integridad, no se tienen que probar, mientras que la firma electrónica necesita probarse.

4. Posterior consulta: Si la organización considera conveniente implementar un SGDEA, el profesional en gestión documental se enfrenta entonces, al reto de cumplir con la custodia del documento electrónico garantizando el carácter probatorio de la información en medios electrónicos, a través de cuatro requisitos de evidencia digital:

Origen: Debe garantizar el origen del documento que se está archivando por medios electrónicos. Se refiere, desde el punto de vista técnico, a la disponibilidad del hardware y software donde nació el documento o del acceso al registro en un sistema compatible.

Integridad: Conseguir que el documento llegue inalterado, para considerarlo valido, a las distintas fases de archivo.

Fechas extremas: Establecer los plazos de prueba, la vigencia o prescripción., conforme a la naturaleza jurídica que tiene la serie que le corresponde.

Posterior consulta: Guardar, con altos niveles de seguridad, el documento electrónico, garantizando el carácter probatorio cuando llegue la consulta. Custodiar, sin errores humanos.

Acuerdos Resumen

3 Añade cambios sobre la integración, funciones y definición del Comité Evaluadorde las entidades públicas.

4

Añade cambios en el alcance: "Las tablas de retención documental se debenelaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de2012." Articulo 2.

Se deben publicar las TRD en la pagina web de la entidad.

Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica oconvalidación, el Secretario General o quien haga sus veces, solicitará lainscripción de las tablas de retención documental o las tablas de valoracióndocumental en el “Registro Único de Series Documentales”

Añade cambios en la actualización de las TRD: Articulo 14 inciso e) "Cuando setransformen tipos documentales físicos en electrónicos".

5 Añade cambios en el alcance: En la clasificación, la ordenación y la descripcióndocumental. (Profundidad en los metadatos minimos)

ConClusiones

La importancia de conocer lo que significa la Gestión Documental es muy importante y valiosa para toda empresa ya sea pública o privada, que debe tener en cuenta un

correcto manejo y conocimiento acerca de la gestión documental ya que es vital para cada una aplicando y siguiendo los lineamientos que así dispone la ley.

Y si se siguen correctamente las leyes, decretos y demás, entonces este será mucho más fácil de aplicar ya que solo debemos seguir paso a paso lo que se ordena.

Webgrafía

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Tarea taller no 4 gestion documental

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