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SNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO la guarda de la fe pública PROSPERIDAD

1 PARA TODOS

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CIRCULAR No.

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PARA: REGISTRADORES DE OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS PRINCIPALES, SECCIONALES, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS.

DE: DIRECCIÓN FINANCIERA

ASUNTO: CIRCULARES Y USOS DE DATAFONOS

De acuerdo a la instrucción de uso de datafonos, es importante que tengan presente cada una de las circulares informativas, recuerden que el dispositivo del Datafono debe ser utilizado para las transacciones de documentos de las actividades que le corresponden a la Superintendencia de Notariado y Registro exclusivamente en Derechos de Registro y Certificado de Tradición y Libertad.

De igual manera deben tener claro que no se pueden realizar transacciones diferentes a las indicadas, teniendo en cuenta que estarán restringidos cualquier tipo de transacción que no sea de la competencia de la SNR.

Teniendo en cuenta que esta modalidad de recaudo se está realizando con el fin de cubrir las necesidades tanto en los procesos de la Entidad como para el uso de los usuarios, es importante que tengan en cuenta las circulares que se han emitido y publicado en la página web dando instrucciones de Datafonos, las cuales se relacionan a continuación y se anexan 40 folios.

• Circular No. 253 del 7 de mayo de 2012 - Asunto: Implementación Datafonos. • Circular No. 293 del 22 de mayo de 2012 - Asunto: Implementación Datafonos. • Circular No. 294 del 22 de mayo de 2012 - Asunto: Implementación Datafonos.

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

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1 PARA TODOS

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• Circular No. 665 del 23 de Agosto de 2012 - Asunto: Implementación Datafonos. • Circular No. 666 del 23 de Agosto de 2012 - Asunto: Datafonos. • Circular No. 722 del 04 de Septiembre de 2012 - Asunto: Datafonos. • Circular No. 747 del 12 de Septiembre de 2012 - Asunto: Procedimientos de

seguridad a tener en cuenta con el uso de Datafonos. • Circular No. 756 del 13 de Septiembre de 2012 - Asunto: Asignación de

funcionario vacante para el uso de Datafono. • Circular No. 1077 del 21 de Diciembre de 2012 - Asunto: Autorización Uso

Datafonos. • Circular No. 027 del 16 de Enero de 2013 - Asunto: Planilla de Datafonos.

La Dirección Financiera estará recibiendo la información de la persona encargada del uso del SIC (Sistema tema de Información a Comercios) para el respectivo seguimiento del movimiento diario.

Por otra parte es importante que tengan en cuenta que el correo en donde se están recibiendo la relación de los recaudos diarios por cada oficina mediante datafonos es siguiente: datafonosasupernotariado.dov.co , a este correo se solicita enviar el listado de los funcionarios que requieren ser capacitados nuevamente en esta herramienta y en la generación de la información financiera.

Agradezco de antemano su atención y colaboración con el correcto uso del dispositivo.

Cordialmente,

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150 9001

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

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51 años.—

República de Colombia Ministerio de Justicia y de' DTecho Superintendencia de Notariado y Registro Prospeldad

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DIRECCION FINANCIERA

CIRCULAR NO. '

PARA:


FECHA: MAYO 'DE 2012

REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

ASUNTO: IMPLEMENTACIÓN DATÁFONOS

En atención al convenio celebrado entre la Superintendencia de Notariado y Registro y Bancolombia, y en consonancia con la mejora continua dispuesta por esta Entidad en relación con la prestación del servicio Registral, se informa a todos los registradores del país que está a su disposición el sistema de recaudo a través de datafonos.

Para la consecución de esta actividad se informa que el aliado estratégico que se encargará de la implantación e implementación será REDEBAN

Agradecemos su valiosa y gentil colaboración enfacilitar que es e ideal llegue a todas las Oficinas de Registro del pais.

Para los efectos es necesarios que se suministre a la cuenta de correo oscarlunaasupernotariadagov.co. la siguiente información:

1. Nombre completo del Funcionario que se encargara de el manejo y administración del equipo a asignar (para efectos de capacitación)

2. Número y clase de documento de identificación del funcionario

3. Número de linea telefónica a asignar. a través de la cual funcionara el dataron()

Es importante aclarar que cada registrador será responsable de la información suministrada ante INCOCREDITO. necesaria para la afiliación y creación del código único

Para mayor información favor co n e I íguiente teléfono en la ciudad de Bogotá, 328- 2121 Ext. 177 y 166.

Garanlizanal guatra ce la fe púb'ica Colombia

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SUM N INIDINictz DI NO1ARIADO L RtGISTRO

51 años.- Garanualdo la parda de la fe piblIca ee Colombia

ERA e& Finan rero.

SIMAITIFFNUNCIA DE NOTARIADO S. REGISTRO N

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

Liberad Orden


CIRCULAR NO. 2 3 PARA: SEÑORES NOTARIOS DE COLOMBIA


FECHA: MAYO 22 DE 2012


Dando alcance la Circular No, 252 de fecha mayo 7 de 2012, en atención al convenio celebrado entre la Superintendencia de Notariado y Registro y Bancolombia, y en consonancia con la mejora continua dispuesta por esta Entidad en relación con la prestación del servicio Registral, se informa a todos los registradores del pais que está a su disposición el sistema de recaudo a través de datafonos.

Para agilizar los trámites de implementación de éste proyecto adicional a la información requerida inicialmente en la Circular No. 252. atentamente solicito muy respetuosamente se diligencie la siguiente información y se envíe al correo oscar.lunalsupemotariado.qov.co: OEPAJTAMENtO CI1JOA: O bl() I >PM

MUNICIPIO NII.VENU rl ()UBRE CL NOTARIO 1 I 1 ULAR

NUMERO DE CIDIAA. LEL NOTARIO

M,MERO DE LA CLENIA UNIC. NOTARIAL

TIPO oj CUENTA l'AHORRO, CORRIN1F)

BNCULOMIT cE LuLAH

Para mayor información favor comunicarse al siguiente teléfono en la ciudad de Bogotá, 328-2121 Ext. 177 y 166.

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sir,E!T ASt: y di Derecr:2 Superintendencia de Notariado y Registro


CIRCULAR NO. E .,

PARA: REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

DE DIRECCION FINANCIERA

FECHA: MAYO 22 DE 20 1 2

ASUNTO: IMPLEMENTACIÓN DATAFONOS

Dando alcance la Circular No 253 de fecha mayo 7 de 2012, en atención al convenio celebrado entre la Superintendencia de Notariado y Registro y Bancolombia y en consonancia con la mejora continua dispuesta por esta Entidad en relación con la prestacion del servicio Registral se informa a todos os registradores del pais que esta a su disposicion el sistema de recaudo a traves de datafonos

Para agilizar los tramites de implementacion de este proyecto adicional a la tnformacmn requerida inicialmente en la Circular No 253 atentamente solicito muy respetuosamente se diligencie la siguiente informacion y se envie al correo oscar lunalsupernotariado.00v co .

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Para mayor informacion favor cornuncarse en la ciudad de Bogota 328-2121 Ext 177 y 166

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Prosp idad para , odos

PARA:


CIRCULAR NO. S

REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS DE LAS SIGUIENTES ORIPS: CIUDAD BOLIVAR-ANTIOQUIA. CAUCASIA,BOLIVAR, FREDONIA, JERICO, LA CEJA, TÁMESIS, AMALFI, CAÑASGORDAS, ITUANGO, SANTAFÉ DE ANTIOQUIA, SANTO DOMINGO, SEGOVIA, SOPETRÁN, TURBO, YOLOMBÓ, CARTAGENA, CARMEN DE BOLÍVAR, MAGANGUE, SIMITÍ, CHIQUINQUIRA, DUITAMA, GARAGOA, GUATEQUE. MIRAFLORES, RAMIRIQUI, SANTA ROSA DE VITERBO, SOATA, SOCHA, AGUADAS, LA DORADA, PENSILVANIA, RIOSUCIO, SALAMINA, FLORENCIA, OROCUE, PAZ DE ARIPORO, CALOTO, GUAPI, VALLEDUPAR, CHIMICHAGUA, MONTERIA, CERETÉ, CHINÚ, ZIPAQUIRÁ, UBATÉ, FACATATIVÁ, CÁQUEZA, FUSAGASIGÁ, ITSMINA, NUQUÍ, MAICAO, SAN JUAN DEL CESAR, SAN JOSE DEL GUAVIATE, NEIVA, GARZÓN, LA PLATA, SANTA MARTA, EL BANCO, SITIONUEVO, SAN MARTÍN. BARBACOAS, IPIALES, LA CRUZ, LA UNIÓN, SAMANIEGO, TUMACO, CÚCUTA. CACHIRA, CONVENCIÓN, PAMPLONA, MOCOA, PUERTO ASÍS, CALARCÁ, FILANDIA, AMA, SANTUARIO, BUCARAMANGA, BARICHARA, CONCEPCIÓN, MÁLAGA. COROZAL, SAN MARCOS, SINCE, ARMERO, HONDA, MELGAR, CARTAGO, PUERTO CARREÑO, MITÚ.

DE. DIRECCIÓN FINANCIERA

FECHA: AGOSTO 23 DE 2012


Dando alcance a las Circulares 253 y 294 de mayo 07 y mayo 22 de 2012 respectivamente, en atención al convenio celebrado entre la Superintendencia de Notariado y Registro y Bancolombia y en consonancia con la mejora continua dispuesta por esta Entidad en relación con la prestación del servicio Registra!, atentamente se reitera la solicitud de envío de los datos que se enuncian a continuación, así mismo solicito se de trámite de forma urgente al envio de los mismos ya que hasta el día 31 de agosto de los corrientes se recibirán ya sea por correo electrónico a la dirección oscar.lunaRsupernotariado ov.co o por correo físico:

NUMERO DE NUMERO DE CÉDULA DEL TELEFÓNICO REGISTRADOR CELULAR

DEPARTAMENTO O

CIUDAD O MUNICIPIO

NOMBRE DEL REGISTRADOR

CORREO ELECTRÓNICO

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Republica de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

Prosperidad paE d'os

Hoja no. 02 Circular No.

Nombre completo del Funcionario o funcionarios que se encargaran del manejo y administración del equipo a asignar (para efectos de capacitación)

Número y clase de documento de identificación del funcionario

Número de linea telefónica a asignar, a través de la cual funcionara el datafono

Cabe mencionar que, para la consecución de esta actividad se informa que el aliado estratégico que se encarga de la implantación e implementación es la firma REDEBAN y cada Registrador será responsable de la información suministrada ante INCOCREDITO. necesaria para la afiliación y creación del código único.

Para mayor información favor comunicarse al siguiente teléfono en la ciudad de Bogotá, 328-2121 Ext. 177 y 166.

Agradecemos su valiosa y gentil colaboración en enviar la información en la fecha establecida y así lograr que el sistema de recaudo por Tedio de Datáfono llegue a todas las Oficinas de Registro del país.

51 años- Garantizando la guarda de La fe pitica en Colombia

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Repúblca de Colombia 19inislerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro


CIRCULAR NO.

Prosputdad paralídos

PARA: REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBLICOS Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS OFICINAS DE REGISTRO E INSTRUMENTOS PUBLICOS


FECHA: AGOSTO 23 DE 2012

ASUNTO: DATÁFONOS

En atención a la iniciativa de la Superintendencia de Notariado y Registro y en consonancia con la mejora continua dispuesta por esta Entidad en relación con la prestación del servicio Registral, atentamente remito adjunto directorio de las firmas Incocrédito y de Redeban.

Cabe mencionar, que la firma Incocrédito trata todos los temas de riesgos y fraudes en las operaciones con tarjetas de crédito y debito efectuadas en los establecimientos comerciales, por tanto, cuando se tenga alguna duda en la seguridad de la información, exista un posible fraude o posible incumplimiento de una o de varias de las obligaciones derivadas de la transaccionalidad, favor comunicarse con el contacto de acuerdo a la regional en la cual se encuentre.

Asimismo, cuando la ORIP necesite información sobre funcionamiento, mantenimiento, instalación o cualquier inconveniente de carácter técnico, duda o sugerencia sobre datáfonos por favor comunicarla al contacto de la firma Redeban, de acuerdo a la regional en la cual se encuentre la ORIP.

Aunque es importante que las ORIP's tengan contacto con nuestros aliados estratégicos (Redeban e Incocrédito) en cuanto a la resolución de posibles problemas, es importante que los mismos se den a conocer cualquier inquietud mediante correo electrónico a la dirección electrónica oscarlunaasupernotariado.qov.co o comunicarse al teléfono 328-2121 Ext. 177 y 166 en la ciudad de Bogotá.

N SUDO NUNDENC1A S DE NOTARIADO

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51 años- Garartizandoblarda delife pt;ti raen Colombia

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Prosperidad para todos

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Norte: 3323204) Angela Maria Bernal/kan 3322500 Fernando Bernal 5600470 Sun Carlos Montes/Maria ! ocia

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Itinzotá Cra 20 No. 33 - 15

Barrancabernieja Centro Comercial 1 kin:n.11~13-24

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018000122363. 018000912912,

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Serpi° Durán Luengas

Linea Nacional

018000122363, 018000912912,

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Maria lbed Hernández 'era Girardot

Calle 10 A No. 3 - 45 O#'. 402 Edificio Seapto

Linea Nacional

018000122363. 018000912912,

018000912363

Maria lbedllernandcz Vera [llagué

Carrera 5 No, 10 - 38 Oficina 701

Ild. Condominio de Cortmemación Familiar

Linea Nacional 018000122363. 018000912912,

018000912363

Carmen Claudia Patricia Sandoval

Basto:: Neiva

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Línea Nacional

018000122363,

018000912912.

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Luis Enrique Bustain cite Saav-edra

Villavicencio CII 39C No.29C-15 CCO LLanocentro Local 2025

Linea Nacional 0 18000122363,

018000912912,

018000912363

Armando Acota Godoy

Avda Estación 5N-15 (2)6608525 4olin Henry Pérez Arteagat Zaida

Teresa aoina Vivas

I'elifunns Atención Con larlo al (

Centro Comercial Pasaje Real Of. 42 piso 2


rmenia venida Bolivar No. 8N-63

Edificio Conen,tral Oficina 202

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Isabel Cristina Al: %Jeto lleno

Manizales 'ni 23 No, 49-87 Local 18

Edificio Plaza 51

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Ciara Buil

fasto alta 19 No. 29 - 27

Edificio Sindantanoy Oficina 07

Linea Nacional

018000122363,

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Ciustavo Javier !y r no Seg.( in

l'ereira Calle 15 No. 13 - 110 Centro ComercialComercialPereira Maza, local 226 A

Linea Nacional

018000122363 018000912912

018000912363

Sandra Arbol4xia Aceledo

Nledellín 'ra 66 13 No. 34 A - 76 Of. 417 Uniccntro (4)3556005 Julián O. iritv Wilson Rendón

Monte: la Calle 6213 No. 6 - 31 Locales 205 y 200

'entro Ccial Plaza de la Castellana

Linea Nacional

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018000912912. 018000912363

1.ina Margarita Cabrale

tia rra nq u i ha c ' ra 55 No. 74-106 Barrio Viejo Prado (5) 369 1 I Arlenc Villarcal/ Marfa Vietoria

Costilla

Bucaramanga ra 29 45.94 Ole. 1104/1105

Centro 1"Impresarial Atlas

Línea Nacional 018000122363, 018000912912

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Sergio Duriin 1 ligo

a ,eno Cra 3 A No. 6 A - 17 Or. 701 I'dilicinJatibun - Rocagrande

Línea Nacional

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018000912363

Maria Candelaria Martille

ricura entro de Negocios Venturo Fillin 01'. 3.1 17

Linea Nacional 018000122363

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San Atidrés Islas entro Comercial New Point Plata local 116 Linea Nacional

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República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecha Superintendencia de Notariado y Registro

Prosperidad paralodos

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Santa ?liarla Calle 23 No. 4-27 Local 241

Edificio CentroEjecutivo

Línea Nacional

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María Angélica del (iordO

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Sincelejo Cra, 19 No. 22 - 45 Of, 301

Linea Nacional 018000122363.

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Una Margarita Caltralesi

Valledupar Calle 12 No, 8- 42 Of. 311 Centro de Negocios Orbe Plaza

Linea Nacional 018000 I 22303. 018000912912,

018000912363

Orlando José Ceballo3 Mejía

Calle 9 No. 22 - 34 Centro Comercial Santa Barbara local-7B

Linea Nacional 018000122363.

018000912912, 018000912363

Armando Acota Godo>

INCOCRÉDITO

Regional Dirección - Teléfo Contacto

Barranquilla Carrera 54 No.68- l 96 local 10) Prado Office Center,

3680178-3697984 Fredd y TotTe5

Cartagena Nautilus

Cra 2 9-45 Ofe,301 Edificio 6655884-6655501 Freddv Torres

Bucaramanga Calle 43 29-13 Ofe.203 Edificio terupo II

6343347-6347866 Aleides Martínez

Cali

Edi (leí() Maivi Calle 21 Norte16AN-)1 O fe.202 6600667-6613488 Alvaro José Vargas

Medellin C'ra 43A 7-50A O i .1:.1210 Jorre empresarial Dant) Carlton

Cra 7 19-2801k, 505 Edificio Torre Bolívar

3110932 - 3122817

3255918-3254308

John Jairo !muda()

Víctor Daniel Chávez

Pereira

Bogotá Av.28 39-07 3355500 Ext. 8203 Norma Arenas

150 6.001 51 años— Garantizando la guarda de la fe pica en Colombla

SLIPMNTINDINVA DE NOTARIADO

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Pros par terdós


CIRCULAR NO. 7 2 PARA: REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PUBL1COS Y COORDINADORES

ADMINISTRATIVOS OFICINAS DE REGISTRO E INSTRUMENTOS PUBLICOS


FECHA: SEPTIEMBRE 04 DE 2012

ASUNTO: DATÁFONOS

En atención a la iniciativa de la Superintendencia de Notariado y Registro y en consonancia con la mejora continua dispuesta por esta Entidad en relación con la prestación del servicio Registra', atentamente remito Procedimiento para solicitud a través del datáfono; es importante seguir ésto pasos para solicitar ia papeleria a través del datafono:

1. Seleccione la opción 'ver" en el datáfono con la flecha hac a arriba. 2. Digite la clave del administrador 3. Seleccione la opción °papelería. 4. Escoja opción "solicitud paper. 5. Confirme con la "tecla verde' y espere que el datatono imprima el comprobante,

En el sistema interno de redeban aparecerá ingresada la solicitud de la ORIP y con una revisión del historial de transacciones, le será asignada la cantidad de rollos de papel correspondiente y enviada a l a OR1P en un periodo no mayor a 3 dias hábiles. Es muy importante que cuando reciba el pedido cierre la solicitud en el datafono, de lo contraro noi podrá realizar nuevas solicitudes porque aparecerá un pedido pendiente.

Para confirmar la recepción del pedido siga estos pasos:

1. En opción "papeleria" seleccione "Confirmación de papel". 2. Ingrese número del ticket. 3. Ingrese número de rollos de papel recibidos. 4. Espere respuesta del datáfono. 5. Entregue comprobante impreso por el datáfono a la persona que entregó el pedido.

Cualquier inquietud congusto la atenderé en el correo electrónico [email protected] favor comunicarse al teléfono 328-2121 Ext. 17 «166 en la ciudad de Bo o

gotá.

Garantizancbilguarda de la fe pública ea

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Colombia

150 9001

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia


CIRCULAR No. 7 4 7

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ASUNTO: PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD A TENER EN CUENTA CON EL USO DE DATAFONOS

Teniendo en cuenta la implementación de datafonos en las diferentes oficinas de

Registro de Instrumentos Públicos, a continuación se relacionan datos importantes a

tener en cuenta en los procedimientos y conceptos básicos de tarjetas y documentos de identidad para mayor seguridad en las operaciones.

1. RECUPERACION DE TARJETAS Y PAGO DE BONIFICACIONES:

A través de Incocredito se pueden recuperar las tarjetas olvidadas yio retenidas en el

comercio con el fin de desmotivar el uso de estas por parte de los delincuentes para

cometer fraudes. Sobre estas tarjetas Incocredito pagara una bonificación a los funcionarios por la colaboración prestada para la captura de estafadores.

51 años Garay la guarda de la epidicar ca Colombia

Superintendencia de Notariado y Registro 17:a;le 26 No. 43-49 Int 791- Pex (1:328-21- 21

Gota OC. - Ccbtrba 11,p- ,qwwir 5°J pernotanado cO



2. FLAGRANCIA:

Con una alerta de fraude reportada o con una situación irregular detectada, Incocredito y los organismos de seguridad competentes se encargaran de la captura de las personas que intentan cometer ilícitos con tarjetas y documentos de identidad adulteradas, falsas o robadas. Este respaldo se obtiene a manera de evitar inconsistencias o fraudes que causen daño a la Entidad.

3. INVESTIGACION DE FRAUDES:

A partir de la ocurrencia de un fraude, se aplican técnicas de investigación encaminadas a establecer los diferentes factores que facilitaron su ocurrencia y la conexidad existente entre los hechos presentados, con el fin de obtener información que le permita a la entidad la toma de decisiones.

1.0

4. ELEMENTOS INDISPENSABLES PARA UNA TRANSACCION PRESENCIAL:

• Es indispensable la presencia del titular o tarjetahabiente. • Siempre que vaya a realizar alguna operación de venta verifique la información

de la tarjeta debito/crédito con el documento de identidad, nacional o extranjero del cliente.

• Es importante tener en cuenta que la autorización no es garantía que la transacción sea legitima

• La autorización únicamente garantiza la capacidad crediticia de la tarjeta usada para la compra.

5. PASOS PARA TRANSACCIONES ELECTRONICAS Y PRESENCIALES SEGURAS CON TARJETA:

1. Solicite y verifique el documento de identidad y la tarjeta antes de la transacción. 2. Revise las características de seguridad tanto de la cédula, pasaporte o cédula de

extranjería, como de la tarjeta. 3. Confronte los datos del documento de identificación contra los de la tarjeta. 4. La tarjeta debe estar firmada, si no es así solicite al cliente que lo haga

9001

iÇQ— 51 añosime Gwafititandri 91112 5a la fe plicen Colombia

Superintendencia de Notariado y Registro N 13-19 Ya . 201 - (1)32a-21- 21

Bogotá C. - r1 1110wrivi 111.~19..59Y:yo

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Coloraba


5. Durante la transacción no olvide validar en el comprobante diligenciado los últimos cuatro dígitos de la tarjeta.

6. Fecha de vencimiento. 7. Tipo de la tarjeta (CR= Crédito, DB= Débito. AH= Ahorros, CC= Cuenta

Corriente). 8. Franquicia o marca (Visa, MasterCard, Diners Club, Amex) que coincidan con los

que se observan en el plástico. 9. En algunos casos aparece el nombre completo del titular. 10.Verificar que la firma del comprobante coincida con la firma del panel de la

tarjeta.

11.Verificar que el número escrito en el comprobante coincida con el documento de identidad.

12,EI tarjetahabiente debe escribir el numero de la cedula o identificación en el espacio correspondiente,

6. CARACTERISTICAS DE LAS TARJETAS CON CHIP:

En todas las tarjetas el chip aparece en el mismo sitio en el lado superior izquierdo. No se desprende. No es un autoadhesivo, está integrado a la tarjeta.

Las tarjetas debito y crédito con chip conservan las características de una tarjeta convencional con banda magnética. En Colombia gradualmente estas tarjetas están reemplazando las tarjetas con banda magnética.

Si la tarjeta tiene chip la transacción siempre se debe realizar introduciendo el chip en el lector correspondiente y dejarla allí hasta que termine la transacción, No se debe pasar por el lector de banda magnética.

El proceso e autorización para el comercio es similar al de una transacción por banda. Una vez finalizada la transacción y el dependiente del comercio puede proceder a retirar la tarjeta del dispositivo de la lectura.

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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 25to.1349 m . al - pax 21

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7. PASOS BASICOS PARA TRANSACCIONES CON CHIP:

1. Identifique si la tarjeta entregada por el comprador tiene chip mirando el frente del plástico en la parte superior izquierda de la misma. Si no deslice la banda magnética.

2. Las tarjetas con chip siempre deben ser insertadas por la ranura del datafono. No retire la tarjeta hasta terminar la transacción y siga las instrucciones de la terminal.

3. Registre en el datafono los datos que le solicita: Monto. 4. Solicite que el cliente verifique el monto y digite la clave personal si es solicitada. 5. El datafono le informara el resultado de la transacción como sucede normalmente. 6. Retire la tarjeta y verifique los datos contra el comprobante como se hace en una

operación normal con banda magnética.

8, CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD TARJETAS MASTERCARD

8.1 FRENTE O ADVERSO:

PREIMPRESION DEL BIN: El BIN corresponde a los primeros seis dígitos. Los primeros cuatro dígitos del numero de la cuenta deben ser iguales a los cuatro dígitos impresos directamente debajo del numero de la cuenta.

Se debe visualizar el CHIP en el lado izquierdo de la tarjeta.

La FECHA DE VENCIMIENTO debe estar en la parte inferior exactamente al lado del recuadro de MasterCard (mes/año).

EL NOMBRE DEL TITULAR O TARJETAHABIENTE debe estar en la parte inferior izquierda en alto relieve.

NUMERO DE LA TARJETA: Frente de la tarjeta, comienza con el numero 5. Son 16 números distribuidos en grupos de 4.

LA MARCA MasterCard, se encuentra en la parte inferior derecha en el frente de la tarjeta.

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HOLOGRAMA: En frente exactamente arriba del logo de la marca MasterCard o en el reverso de la tarjeta basado en el tipo y diseño a menos que se utilice cinta tipo HoloMag en la banda magnética.

LUZ ULTRAVIOLETA: Al colocar la tarjeta por el frente en una luz ultravioleta, se observan las letras MC distanciadas una a cada extremo de la tarjeta,

8.2 REVERSO:

BANDA MAGNETICA: Información magnetizada correspondiente a datos de la tarjeta.

PANEL DE FIRMA: Diseño actualizado del panel de firma resistente a alteraciones. Repeticiones de MasterCard en los colores institucionales a un ángulo de 45 grados.

No es una cinta pegada sobre la tarjeta. No se desprende al rapar con una uña. En el momento de borrar la firma original o raspar el panel aparecerá la palabra VOID, perdiendo la tarjeta su validez comercial.

CODIGO DE SEGURIDAD: Últimos tres números. Puede estar impreso en un cuadro de fondo blanco, ubicado inmediatamente a la derecha del panel de firma.

CINTA TIPO HOLOMAG: En la banda magnética a menos que se use el holograma MasterCard.

9. CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD TARJETAS VISA:


PREIMPRESION DEL BIN: El BIN corresponde a los primeros seis dígitos. Los primeros cuatro dígitos del numero de la cuenta deben ser iguales a las cuatro dígitos impresos directamente debajo del numero de la cuenta.

Se debe visualizar el CHIP en el lado izquierdo de la tarjeta.

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Prosperidad para tódos

La FECHA DE VENCIMIENTO debe estar en la parte inferior exactamente arriba del nombre del titular de la tarjeta, y al lado de la marca VISA (mes/año).

EL NOMBRE DEL TITULAR O TARJETAHABIENTE debe estar en la parte inferior izquierda en alto relieve.

NUMERO DE LA TARJETA: Frente de la tarjeta, comienza con el numero 4. Son 16 números distribuidos en grupos de 4.

LA MARCA VISA, se encuentra en la parte inferior derecha en el frente de la tarjeta.

HOLOGRAMA (Opcional): En frente de la tarjeta. Paloma en vuelo. Algunas veces si es tarjeta con chip el holograma puede pasar al reverso de la tarjeta.

LUZ ULTRAVIOLETA: Al colocar la tarjeta por el frente en una luz ultravioleta, se observa la letra "V" de la marca centrada en el logotipo o marca.

9.2 REVERSO:


PANEL DE FIRMA: Diseño actualizado del panel de firma resistente a alteraciones.

No es una cinta pegada sobre la tarjeta. No se desprende al rapar con una uña. En e momento de borrar la firma original o raspar el panel aparecerá la palabra VOID perdiendo la tarjeta su validez comercial.

CODIGO DE SEGURIDAD: Últimos tres números. Puede estar impreso en un cuadro de fondo blanco, ubicado inmediatamente a la derecha del panel de firma.

MINI HOLOGRAMA (Opcional): Puede aparecer en el reverso (nunca del tamaño estándar) de la tarjeta.

LUZ ULTRAVIOLETA: En el panel de la firma aparece la palabra VISA a manera de logotipo.

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10 .CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD TARJETAS AMERICAN EXPRESS:


CENTURION: Es símbolo de la marca.

MARCA: AMERICAN EXPRESS.

NOMBRE DEL BANCO EMISOR: En las tarjetas Bancolombia siempre va el nombre del banco.

NUMERO DE LA TARJETA: Realzado (15 dígitos, en bloques de 4, 6 y 5 dígitos).

FECHAS DE EXPEDICION y vencimiento (primero es el mes y luego el año) separadas por la palabra THRU.

NOMBRE DEL TARJETAHABIENTE realzado.

FECHA: Desde cuando es miembro el tarjetahabiente.

AMEX y AMERICAN EXPRESS microtexto en la parte inferior en el borde de la tarjeta.

NUMERO DE VERIFICACION: Compuesto por cuatro dígitos exigido para realizar transacciones con tarjetas de emisión extranjera.

LUZ ULTRAVIOLETA: Aparece un texto AMEX.

10.2 REVERSO:


PANEL DE FIRMA: Siempre debe estar firmada por el tarjetahabiente.

NUMERO DE VERIFICACION: Compuesto por tres dígitos exigido para realizar transacciones con tarjetas de emisión nacional (Bancolombia).

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NUMERO DE LA TARJETA: De 15 dígitos grabado en bajo relieve que corresponde con el número realzado en el frente de la tarjeta y exigido por el centro de Autorización.

11 .CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD TARJETAS AMERICAN EXPRESS — MARCA COMPARTIDA:


NOMBRE DEL BANCO EMISOR: En las tarjetas Bancolombia siempre va el nombre del banco, en las internacionales algunas veces, ya que esto no es obligatorio.

NOMBRE DE LA TARJETA: (Programa en el que la tarjeta acumula millas).

NOMBRE DE LOS SOCIOS: Participantes en la marca compartida (Continental Airlines, Copa Airlines y Aero República).

FILIGRANA EN COLOR: Con las líneas curvas que se ven en los logos de Copa Airlines y Aero República (como la cuarta parte de un cuarto de mundo).

NUMERO DE LA TARJETA: Realzado (15 dígitos, en bloques de 4, 6 y 5 dígitos).

FECHAS DE EXPEIJICION y vencimiento (primero es el mes y luego el año) separadas por la palabra THRU.

NOMBRE DEL TARJETAHABIENTE: Realzado en la parte inferior.

NUMERO DE VERIFICACION: Compuesto por cuatro dígitos exigido para realizar transacciones con tarjetas de emisión extranjera.

LOGO BLUE BOX AMERICAN EXPRESS: Cuadro azul sin la palabra Cards.

FECHA: Desde cuando es miembro el tarjetahabiente,

LUZ ULTRAVIOLETA: Visto a la luz ultravioleta la palabra AMEX.

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11.2 REVERSO:

BANDA MAGNETICA: Holograma en la banda.

NUMERO DE VERIFICACION: Compuesto por tres dígitos exigido para realizar transacciones con tarjetas de emisión nacional (Bancolombia).

PANEL DE FIRMA: Siempre debe estar firmado por el tarjetahabiente.

NUMERO DE LA TARJETA: De 15 dígitos grabado en bajo relieve que corresponde con el número realzado en el frente de la tarjeta y exigido por el centro de Autorización.

12.CUPOS NUMERICOS DE LAS CEDULAS DE CIUDADANIA

NUIP: Número Único de Identificación Personal.

De acuerdo con la resolución 3571 del 30 de Septiembre de 2003, Articulo segundo establece que a partir de esta fecha será el Número Único de Identificación Personal, el número que indique a los colombianos y cuyas características son:

• Está compuesto por 10 dígitos, • Inicio a partir del 30 de septiembre del 2003 con el numero 1,000,000.000. • Será asignado por la Registraduria al inscribir el nacimiento o al iniciar tramite

para expedición de la cedula de ciudadanía. • La asignación del NUIP se hará indiscriminada mente para hombres y mujeres de

acuerdo al cupo asignado en el lugar.

Es decir de la siguiente manera:

HOMBRES: 1-20.000,000 (este último cupo, nunca fue asignado por la Registraduria, pues fue dejado como numero margen entre hombres y mujeres). 70.000.001 — 100.000.000

MUJERES:

20.000.001-70.000.000 (este último cupo, nunca fue asignado por la Registraduría, pues fue dejado como numero margen entre mujeres y hombres).

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13.CARACTERÍSTICAS DE UNA CEDULA AUTENTICA


ONDULACIONES: En el fondo y Fondo de tramas finas con diseño antifotografico,

NOMBRE Y APELLIDOS: En mayúscula.

FIRMA DIGITALIZADA, del ciudadano impreso en el plástico.

HOLOGRAMA DE SEGURIDAD: Impreso con el escudo de la Registraduria. Al ser expuesto a la luz ultravioleta reacciona apareciendo el escudo de la República de Colombia.

MICROTEXTO DE SEGURIDAD: Dice: "REPUBLICA DE COLOMBIA, CEDULA DE CIUDADANIA".

FOTOGRAFIA: Impresa del ciudadano a color.

13.2 REVERSO:

FIRMA: Firma del registrador nacional digitalizada.

CODIGO ALFANUMERICO: Se repite el número de la cédula en el código alfanumérico.

En la parte inferior izquierda aparece una inicial y un guion el cual puede significar lo siguiente: A: Actualización, R: Rectificación, D: Duplicado, P: Primera vez.

Escudo impreso de la Registraduría en tonos irisados que reaccionan a la luz ultravioleta,

Microtexto de seguridad que dice: "REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL". Reacciona a la luz ultravioleta. En la parte inferior izquierda de la cedula.

Huella, y debajo de ella debe decir la leyenda: INDICE DERECHO.

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14.CEDULA DE EXTRANJERIA ÚLTIMO FORMATO:


ESCUDO atenuado de la República de Colombia.

DATOS, del ciudadano.

ECUDO, del DAS.

MICROTEXTO en color azul, donde se lee "DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD"

HOLOGRAMAS DE SEGURIDAD, con el escudo del Departamento Administrativo de Seguridad (D.A.S).

HUELLA con la digitalizada del indice derecho.

ESCUDO del Departamento Administrativo de Seguridad (D.A.S).

CODIGO DE BARRAS, en la parte superior de manera centrada bidimensional.

DATOS del ciudadano extranjero.

FIRMA autorizada del D.A.S.

1 5.MODALIDADES DE FRAUDE CON TARJETAS

15.1 TARJETA HURTADA O EXTRAVIADA

Es aquel que se efectúa con tarjetas de crédito recientemente robadas o extraviadas que no tienen ningún tipo de bloqueo.

El portador de este tipo de tarjeta en ocasiones se identifica con el documento de identidad del verdadero tarjetahabiente, cuando le ha sido posible hurtado o presenta una cedula falsa.

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Es importante verificar las características físicas de quien porta el documento de identidad con respecto a la fotografía que aparece en el mismo. Sospeche del cliente que se presenta con afán.

16.UTILIZACION INDEBIDA (Autoría del Tarjetahabiente)

Si es el mismo tarjetahabiente quien utiliza y luego niega la transacción se denomina Autoría del Tarjetahabiente.

Si la presta a un tercero con la intención de cometer fraude se trata de la utilización indebida; generalmente se presenta con cédula autentica.

Verifique las características físicas de quien porta el documento de identidad con respecto de la fotografía que aparece en el mismo. Compare bien las firmas.

16.1 TARJETA ALTERADA EN EL REALCE

Aquel que se comete con un plástico autentico, emitido por una entidad financiera y al cual se le modifica alguna de sus partes correspondiente a la información allí contenida bien sea en su alto o bajo relieve, o en la banda magnética.

Cualquier señal de manipulación de del plástico como variación en la forma de los dígitos, perdida de brillo del holograma, opacidad con indicios primarios de una tarjeta adulterada. Se puede presentar acompañado de una cedula falsa o autentica.

16.2 TARJETA ALTERADA EN LA BANDA MAGNETICA

Aquellos que se realizan a través de datafonos o de cajeros automáticos utilizando plásticos en cuya banda magnética han grabado información de una tarjeta activa,

Ejemplo: Todos los datos coinciden tanto en la tarjeta, en la cédula y en el comprobante. La falsificación es muy buena pero se nota que el holograma de la paloma en el caso de VISA es algo plano y no cambia como en el original al girarlo.

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Verifique que la información de la tarjeta, registrada en los números que aparecen impresos en el comprobante arrojado por el datafono después de una serie de asteriscos coincida con los últimos cuatro dígitos de la tarjeta.

17. PARA TENER EN CUENTA: NORMATIVIDAD LEY 1273 DE ENERO DE 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado denominado de la protección de la información y las comunicaciones.

Artículo 269A: Acceso abusivo a un sistema informático. El que, sin autorización o por fuera de lo acordado, acceda en todo o en parte a un sistema informático protegido o no con una medida de seguridad, o se mantenga dentro del mismo en contra de la voluntad de quien tenga el legítimo derecho a excluirlo.

Artículo 269B: Obstaculización ilegítima de sistema informático o red de telecomunicación. El que, sin estar facultado para ello, impida u obstaculice el funcionamiento o el acceso normal a un sistema informático, a los datos informáticos allí contenidos, o a una red de telecomunicaciones.

Artículo 269C: Interceptación de datos informáticos. El que, sin orden judicial previa intercepte datos informáticos en su origen, destino o en el interior de un sistema informático, o las emisiones electromagnéticas provenientes de un sistema informático que los transporte. Ej: instalación de elementos para copiado de información.

Articulo 269D: Daño Informático. El que, sin estar facultada para ello, destruya, dañe, borre, deteriore, altere o suprima datos informáticos. o un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes lógicos.

Artículo 269E: Uso de software malicioso. El que, sin estar facultado para ello, produzca, trafique, adquiera, distribuya, venda, envíe, introduzca o extraiga del territorio nacional software malicioso u otros programas de computación de efectos dañinos.

Artículo 269F: Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envie, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes.

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Artículo 269G: Suplantación de sitios web para capturar datos personales. El que con objeto ilícito y sin estar facultado para ello, diseñe, desarrolle, trafique, venda, ejecute, programe o envíe páginas electrónicas, enlaces o ventanas emergentes. En la misma sanción incurrirá el que modifique el sistema de resolución de nombres de dominio, de tal manera que haga entrar al usuario a una IP diferente en la creencia de que acceda a su banco o a otro sitio personal o de confianza. Ejemplo: Suplantación

Artículo 269H: Circunstancias de agravación punitiva: Las penas imponibles de acuerdo con los artículos descritos en este título, se aumentarán de la mitad a las tres cuartas partes si la conducta se cometiere:

1.Sobre redes o sistemas informáticos o de comunicaciones estatales u oficiales o del

sector financiero, nacionales o extranjeros. 2. Por servidor público en ejercicio de sus funciones. 3. Aprovechando la confianza depositada por el poseedor de la información o por quien tuviere un vínculo contractual con este, 4, Revelando o dando a conocer el contenido de la información en perjuicio de otro. 5. Obteniendo provecho para si o para un tercero. 6. Con fines terroristas o generando riesgo para la seguridad o defensa nacional. 7. Utilizando como instrumento a un tercero de buena fe. 8. Si quien incurre en estas conductas es el responsable de la administración, manejo o control de dicha información, además se le impondrá hasta por tres años, la pena de inhabilitación para el ejercicio de profesión relacionada con sistemas de información procesada con equipos computacionales.

Artículo 2691: Hurto por medios informáticos y semejantes. El que, superando medidas de seguridad informáticas, realice la conducta señalada en el artículo 239 manipulando un sistema informático, una red de sistema electrónico, telemático u otro medio semejante, o suplantando a un usuario ante los sistemas de autenticación y de autorización establecidos.

Artículo 269J: Transferencia no consentida de activos. El que, con ánimo de lucro y valiéndose de alguna manipulación informática o artificio semejante, consiga la transferencia no consentida de cualquier activo en perjuicio de un tercero, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena más grave.

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NOTA: Tenga en cuenta el programa solo para valientes, el cual motiva a los funcionarios a denunciar situaciones sospechosas como elementos que permitan el copiado de la información de las tarjetas y su posible uso en fraudes, permitir realizar transacciones con tarjetas falsas y cambios no autorizados en los datafonos.

Estas situaciones se deben reportar a la línea especial de atención:

Teléfonos: 01 8000 112107 — ) 3355509 Celular: 350 4130838 A.A. 54009 Bogotá Correos: centroinformacionaincocred ito.com.co

delaciónaincocredito com.co confidenincocredito.com ,co

Agradezco de antemano su atención y colaboración en la aplicación de estos onceptos en los procesos.

Cordialmente,

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Cordialmente,

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ASUNTO: ASIGNACION DE FUNCIONARIO VACANTE PARA EL USO DE DATAFONO

Teniendo en cuenta que el proceso de Datafonos debe tener operación, control y seguimiento continuo, solicito a ustedes enviar una relación con el nombre, cedula y cargo actual del funcionario que será asignado como vacante en situaciones en las que el presente funcionario que maneja el sistema de Datafonos tenga que ausentarse de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, por razones de vacaciones, incapacidades, permisos u otro motivo.

Agradezco de antemano su atención y colaboración.

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Agradezco de antemano su atención y col oración.

Cordialmente

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Aprobó: Doctor, Enrique Jose Nates Guerra

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Anexo nueve (9) Folios del Procedimiento de Recaudo a través de tarjetas debito y crédito.

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1 PARA TODOS

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2 /



ASUNTO: AUTORIZACION USO DATAFONOS

Teniendo en cuenta que para la Entidad es importante el mejoramiento continuo en los procesos y la calidad en el servicio, se autoriza a todas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, para que a partir de la fecha entre en funcionamiento el recaudo por medio de Datafonos. Para la correcta ejecución del mismo es importante que tengan presente el procedimiento de Recaudo a través de tarjetas debito y crédito, aprobado por la Oficina de Planeación que se encuentra codificado GR-GAR-PR-07 del proceso Gestión Administrativa Registra!, publicado en la página WEB de la entidad en el siguiente link:

htt ://www.su ernotariado. ov.co/•ortalsnr/index ihe?ostion=com content&view=article&id=35 20&Itemid=329

Así mismo se recuerda que los datafonos deben transacciones de documentos de las actividades que le Notariado y Registro exclusivamente en Derechos de Libertad.

ser utilizados únicamente para las corresponden a la Superintendencia de Registro y Certificado de Tradición y

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 PBX (1)328-21- 21

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PROCEDIMIENTO DE RECAUDOS EN LAS OFICINAS DE REGISTRO A TRAVES DE TARJETA DEBITO Y

CREDITO DEL PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA REGISTRAL

Código: GR-GAR-PR-07 Versión: 01 Página: 1

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Recaudar con tarjeta debito o crédito, para facilitarle a los usuarios la realización de los pagos de derecho de registro o la expedición de Certificados de tradición.

ALCANCE:

Inicia: con el recaudo a través de tarjetas debito y crédito en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos

¿Qué hace?: Recibir y verificar la tarjeta con el documento de identificación de tal manera que no tenga alteraciones en el físico, verificar los 4 últimos dígitos de la tarjeta, su fecha de vencimiento, el nombre realzado de la tarjeta y firma plasmada del titular en el panel de firma. En el documento de identificación se debe verificar la fotografía del ciudadano este de frente de hombros hacia arriba, que el rango numérico del cedulado corresponda al sexo de la persona, información que reposa debajo del código de barras en lo referente al sexo, consecutivo del cedulado y fecha de elaboración del documento.

Luego de deslizar la tarjeta o chip confrontar los últimos dígitos de la tarjeta contra los que arroja el pagare que imprime el Datafono, confrontar la fecha de vencimiento de la tarjeta con la que arroja el pagare, que imprime el Datafono, confrontar la franquicia y/o marca (VISA, MASTER CARD, DINERS CLUB, AMERICAN EXPRESS), contra el pagare impreso y de la misma manera el nombre.

Termina: Con la verificación del Registro en SIIF por la oficina de registro

2. RESPONSABLES:

Responsable estratégico: Dirección Financiera

Responsable operativo 1: Funcionario encargado del control de los recaudos en las Oficinas de Registro del país designado por el registrador para encargarse del uso del Datafono, contando con el respaldo por oficina de otro funcionario capacitado para esta función uso con el fin de cubrir al




funcionario principal en eventualidades como vacaciones, incapacidades, permisos, entre otras situaciones que ameriten su ausencia.

Responsable operativo 2: Funcionarios encargados del recaudo y conciliación de las operaciones realizadas con Datafonos de la oficina de tesorería de Nivel Central.

3. DEFINICIONES:

• DATAFONO: Dispositivo compacto utilizado en un establecimiento, para cobrar a sus clientes (por red telefónica, o IP vía GSM, GPRS, Wi-Fi, etc.) mediante tarjeta de crédito o débito

• SIC- Sistema de Información a Comercios: Es una herramienta informática ágil y estructurada que le permite a un Establecimiento consolidar, administrar y conciliar las ventas realizadas con tarjeta debito o crédito a través de los datafonos de Redeban Multicolor instalados en los puntos de venta.

• Tarjetahabiente: Persona titular de la tarjeta debito o crédito.

• Voucher: Comprobante de compra, en donde se establece el valor total de la compra realizada, fecha y datos del usuario por medio de una tarjeta debito o crédito.

• SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II.

Histogramas: N.A

PHVA

Planear: Método de gestión financiera para implementar una nueva modalidad de pago con datafonos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos con el fin de mejorar las operaciones en un sistema seguro para que el recaudo ingrese de manera efectiva y así mismo brinde la posibilidad y facilidad a la Superintendencia de Notariado y Registro de agilizar y garantizar los procesos contables día a día.

Seguridad: Planean la recepción, la evaluación y correcta verificación de documentos, de tal manera que al culminar el proceso de recaudo por medio de Datafonos, esta transferencia tenga los suficientes soportes para que la

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operación sea exitosa, es necesario que se encuentre la presencia del titular, el físico de la tarjeta y documento de identificación, en el evento de faltar alguno de estos documentos no se realizara la transacción.

Hacer: Capacitar a los funcionarios del área operativa de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, de tal manera que tenga la facultad de prestar el servicio empleando los conocimiento apropiados para evitar posibles fraudes e incrementar la seguridad en cada transacción de recaudo de acuerdo a un instructivo de de seguridad realizado por la Dirección Financiera. De igual manera suplir las diferentes necesidades físicas y tecnológicas de cada oficina para que el proceso de instalación y funcionamiento sea correcto.

Seguridad: Seleccionar la Opción "ver" en el datafono con la flecha hacia arriba, digita la clave del administrador, selecciona la opción papelería, escoge la opción solicitud papel y confirma con la tecla verde y espera que el datafono imprima el comprobante.

Verificar: Comprobar que las Oficinas de Registro tienen instalado y en funcionamiento el datafono para que cada funcionario asignado inicie labores teniendo en cuenta las bases adquiridas en la capacitación para poder realizar el uso adecuado del mismo.

Seguridad: Se verifica que la tarjeta no tenga alteraciones en el físico, verificar los 4 últimos dígitos de la tarjeta, su fecha de vencimiento, el nombre realzado de la tarjeta y firma plasmada del titular en el panel de firma. En el documento de identificación se debe verificar la fotografía del ciudadano este de frente de hombros hacia arriba, que el rango numérico del cedulado corresponda al sexo de la persona, información que reposa debajo del código de barras en lo referente al sexo, consecutivo del cedulado y fecha de elaboración del documento.

Luego de deslizar la tarjeta o chip confrontar los últimos dígitos de la tarjeta contra los que arroja el pagare que imprime el Datafono, confrontar la fecha de vencimiento de la tarjeta con la que arroja el pagare, que imprime el Datafono, confrontar la franquicia y/o marca (VISA, MASTER CARD, DINERS CLUB, AMERICAN EXPRESS), contra el pagare impreso y de la misma manera el nombre.

Actuar: Con esta nueva herramienta de trabajo se iniciaran las conciliaciones diarias de los ingresos de recaudo en cada Oficina Registro y en el Nivel Central.

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4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIÓN CÓMO?

Descripción de actividades:

1 Definir el concepto de pago y el servicio al que debe ingresar: Se debe definir para que servicio se debe realizar el pago si es para Certificado de tradición o para pago de Derechos de Registro.

2. Recibir tarjeta y verificar datos: La tarjeta débito o crédito se recibe para verificar los datos de la tarjeta habiente y realizar la operación mediante datafonos.

Nota: Se deben presentar las tarjetas en correcto estado para la operación, vigentes y con los documentos de identidad necesarios.

3. SOLICITAR DOCUMENTOS AL USUARIO: El funcionario delegado por el Registrador recibirá el recibo de liquidación para proseguir paso a paso con el pago por medio electrónico por el monto correspondiente.

4. RECIBIR Y VERIFICAR EL MEDIO DE PAGO: Cuando el usuario informe que realizara el pago con tarjeta debito o crédito debe tener en cuenta las siguientes condiciones: Se recibe la tarjeta debito y/o crédito para verificar los datos del tarjetahabiente; las tarjetas se deben presentar en perfecto estado para la operación mediante datafono y se recomienda seguir las siguientes indicaciones:

a) Recibir y visar la autenticidad de los documentos: Se verifica la vigencia y autenticidad de la tarjeta y del documento de identidad del usuario en caso de tarjeta de crédito.

b) Verificar los datos del usuario en los documentos: Los datos del documento de identidad deben corresponder a los de la respectiva tarjeta debito o crédito.

Pago a través de tarjeta Debito y Crédito

bbertal y Orden



Código: GR-GAR-PR-07

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c) Registrar la tarjeta para operación mediante datafono: Se introducen los datos correspondientes a la tarjeta y/o usuario en el datafono para efectuar la operación.

d) Diligenciar e imprimir Boucher: Se introducen los datos para la generación e impresión del Boucher, que firmara el usuario como constancia de la operación.

e) Verificar firmar y devolver copia: Una vez verificada la información contenida en el Boucher, el usuario lo firma original y copia y devuelve al cajero el original del mismo, para su respectiva custodia y como documento soporte de la operación adelantada.

5. REGISTRAR LA INFORMACIÓN DEL INGRESO EN EL SISTEMA MISIONAL RESPECTIVO: El cajero debe realizar el registro del recaudo realizando el recibo de caja en los sistemas Folio o SIR (Sistema de Información de Registra!) o Manual en forma simultánea y entregar copia del recibo de caja al usuario.

6. REALIZAR CIERRE DE OPERACIONES EN EL DATAFONO: El cajero debe cerrar operaciones diarias de recaudo en el datafono e imprimir los reportes del SIC (Sistema de Información al Comercio) que le permita establecer los valores totales recaudados frente al misional respectivo en cada Oficina de Registro, esta información debe ser remitida en forma diaria a la tesorería de Nivel Central.

7. REGISTRAR INFORMACIÓN EN EL BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA: El funcionario encargado de realizar el boletín de tesorería en la Oficina de Registro Principal o Seccional realizara la verificación que el total de sus ingresos correspondan, además detallar el valor total que se recaudo a través de datafonos e incorporarlo en el boletín para que el boletín diario de tesorería refleje el total de la prestación del servicio registral.

8. REGISTRO EN EL INFORME CONSOLIDADO DE INGRESOS: El funcionario encargado de remitir el informe consolidado de ingresos del mes al Grupo de Tesorería de Nivel Central reportara el valor de los ingresos recaudos en el mes a través de datafonos.

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9. REGISTRÓ EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN II: Una vez conciliada la información por la Oficina de Registro, diariamente es remitida a la tesorería de Nivel Central para ser clasificada la información por Oficina de Registro con los reportes que genera el SIC (Sistema de Información al Comercio) y verificada con el movimiento diario generado por los Bancos asignados para recaudar estos recursos.

Posteriormente a la clasificación por Oficina de registro con los reportes de SIC (Sistema de Información al Comercio) se procede a realizar el registro en SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II), por parte del perfil pagador el cual realiza la carga manual del extracto bancario, indicando en este cargue el código de cada oficina y el valor recaudado por datafono, con esta transacción el sistema permite que el extracto bancario quede contabilizado y clasificado el ingreso al rubro presupuestal de Registro de Instrumentos Públicos.

10.VERIFICACIÓN DEL REGISTRO EN SIIF POR LAS OFICINAS DE REGISTRO: El funcionario con el perfil contable de la Oficina de Registro Principal, realiza la verificación que los ingresos recaudados a través de datafonos sea consecuente con el registro que género el Nivel Central en SIIF de forma mensual cuando se clasifiquen los ingresos e impacte el Balance de Prueba, auxiliares, Ejecución Presupuestal de Ingresos.

Responsable: Funcionario responsable del uso del datafono. Conocimiento: Información básica de la modalidad de uso y aplicación práctica de verificación de seguridad para la realización de cada transacción. Recursos esenciales: Datafono e instructivo de seguridad. Valor agregado: Facilidad de recaudo y conciliación. Normatividad: Herramientas de control: Consolidado contables e informes de movimientos diarios. Frecuencia: Diaria en la jornada de atención Tecnolo la M.A.S): Dispositivo electrónico.




DEVOLUCIONES Descripción de actividades:

1. El Registrador y funcionarios encargados de la Oficinas de Registro realizaran el tramite respectivo para la verificación de los documentos soportes en la solicitud de la devolución de recursos y dar la viabilidad para el tramite respectivo y generación del acto administrativo, en estos casos cumplirán con lo establecido en el Decreto 2280 de 2008 y la Resolución No.4907 de 2009.

2. Para el pago de los recursos el usuario en el formato de solicitud de devolución suministra los datos de la cuenta bancaria para que el Nivel Central abone los recursos directamente a la cuenta del usuario e informe a la Oficina de Registro la respectiva la notificación del pago de la devolución.

Responsable: Registrador y funcionario de la Oficina de Registro. Conocimiento: Manejo y conocimiento de la normatividad de las devoluciones de dinero. Recursos esenciales: Perfil para ingresar al sistema. Valor agregado: Agilidad en los procesos e información real. Normatividad: Herramientas de control: Documentos soportes de la devolución y acto administrativo. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistema Operativo

CONDICIONES GENERALES

o El recaudo del registro de documentos con tarjetas debito o crédito, debe realizarse en forma simultánea al registro del respectivo ingreso en SIR (Sistema de Información Registra!) o Folio respectivamente, para la expedición del recibo de caja correspondiente.

e El recaudo por medio de tarjeta debito o crédito se realizara a través de datafonos y el pagare institucional, bajo este sistema el dinero recaudado es transferido directamente a una cuenta única nacional de la Superintendencia de Notariado y Registro.




• Las Oficinas de Registro Principales y Seccionales que recauden a través del sistema de Datafonos deberá revisar que los recibos de caja sean consecuentes con los reportes generados por el SIC (Sistema de Información al Comercio).

• El recaudo por datafonos se realizara por concepto de registro de documentos y en el evento en que la operación lleva un documento asociado se incluye en la liquidación y el pago de la operación es único.

• El recaudo a través de datafonos no se utilizara por concepto de expedición de certificados, consultas, copias.

• El recaudo a través de datafonos será conciliada diariamente con los reportes misionales.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

5.1 Documentos asociados

• Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. • Manual de calidad. • Política de calidad. • Plan para el logro de objetivos de calidad • Decreto de tarifas y códigos de los actos.

5.2 Requisitos aplicables:

• Norma: NTCGP: 1000:2009. • Legales y reglamentarios: ley 872 de 2003, Decreto reglamentario

4110 de 2004. • Decreto ley 1579 del 2012. • Artículo 407 del Código de Procedimiento Civil. • Decreto 2789 de 2004

6. NOTAS DE CAMBIO.

7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades)

Código Nombre




Elaboro: Yolanda Rodriguez Roldan Coordinación Grupo de Contabilidad

Reviso: Oscar Luna Director Financiero

Maria Monica Lopera

Aprobó: Juan Carlos Torres Coordinador Grupo MECI — Calidad

Martha Rocio Lozano Coordinador Grupo de Contratista SIIF Tesorería

Yurley Diaz Garcia Profesional Universitario Grupo MECI - Calidad

Fecha: Fecha: Fecha: 18 de Octubre de 2012 18 de Diciembre de 2012 18 de Diciembre de 2012

FECHA GR-GAR-PR-07


I PARA TODOS

Mirdusticio

CIRCULAR No. /2 7 16 ENE. 2013



ASUNTO: PLANILLA DE DATAFONOS

De acuerdo a Circular No 1077 de fecha 21 de diciembre de 2012 emitida por la Dirección Financiera autorizando el uso de Datafonos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, es importante dar cumplimiento a las disposiciones que al respecto se han publicado para dar buen manejo a esta nueva forma de recaudo. Las cuales se detallan de la siguiente manera:

ASUNTO PROCEDIMIENTO DE RECAUDOS EN LAS OFICINAS DE REGISTRO A TRAVES DE TARJETA DEBITO Y CREDITO DEL PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA REGISTRAL

Para el control de la información de crédito o debito como lo detalla el Integrado de Información Financiera aspectos:

los recaudos efectuados a través de Redeban con tarjetas procedimiento en su numeral 9- Registro en el Sistema SIIF Nación II es importante tener en cuenta los siguientes

•Esta modalidad de recaudo se realiza a través de una cuenta única nacional de Bancolombia, de la cual su control se encargara el Nivel Central, por lo tanto el ingreso se reflejara en SIIF en la Oficina de Registro respectiva que lo recaude y el cargue del extracto bancario y conciliación de la misma Nivel Central.

•En los sistemas misionales de recaudo SIR y FOLIO no cuenta con la opción de recaudo de Tarjeta Debito o Crédito, se seleccionara efectivo hasta tanto el Grupo de Informática desarrolle una mejora en los sistemas para que tenga esta opción.

Superintendencia de Notariado y Registro Cate 26 No. 13-49 Int. 201— PBX (1)328-21- 21

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PROSPERIDAD 1 PARA TODOS

•Para el control de la información del Recaudo a través de Datafonos se ha implementado una planilla la cual se adjunta, esta deberá remitirse en forma diaria al correo electrónico de datafonossu ernotariado. ov.co

•La planilla está conformada por dos informaciones la de Redeban la cual debe ser detallada por transacción y se toma de los reportes de SIC-Sistema de Información al

Comercio el cual debe ser generado diariamente por el cajero y ser parte integral para conformar el boletín diario.

La otra información corresponde a la Oficina de Registro la cual se genera de los sistemas SIR y FOLIO respectivamente, el cual solicita fecha, recibo de caja, el valor que se recaudo por Documentos o Registro.

En la planilla las filas azules son los campos que se deben digitar y las filas verdes corresponden a formulas para que genere en forma diaria el total del efectivo recaudado y poder determinar de este valor que corresponde al recaudo a través de Datafonos, por lo tanto el valor del tira caja de efectivo es un valor digitado para que las formulas realicen los totales respectivos.

Esta planilla debidamente conciliada hace parte integral del boletín diario de tesorería y la cual debe ser debidamente conciliada con la información de Redeban. El archivo debe manejarse a través de hojas mensuales las cuales reflejen el movimiento mensual. •Con esta planilla Nivel Central verifica diariamente su consistencia con la información reportada por Bancolombia, realiza cargue de extracto diario y clasifica el ingreso en SIIF Nación II en cada Oficina de Registro.

•En cuanto al cargue de la información de ingresos en SIIF, es necesario adicionar una columna en el cuadro de alistamiento SIIF como dato de control es cual es necesario para la conciliación de ingresos.

Agradezco de antemano su atención y colaboración.

Cordialmente,

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No 13-49 Int. 201-- PBX (1)328-21- 21

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