Servicio de “Gestión documental”
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Servicio de “Gestión documental” 6 6.1 Modelo de atención : Operativo 6.1.2 Sub-servicio : Correspondencia, mensajería N ivel 2,3 de resolución C élula de operación H a b ilita d o re s tecn o ló g ico s A T E N D E R E L S E R V I C I O N ivel 1 de resolución A p ro b a c ió n req uerim ien to C anal de A tención C anal Telefónico A utogestión C liente R equerim iento R adicación de com unicaciones enviadas A C onsultas C C entro de A tención Local Em pleados de Ecopetrol A N uevos P untos de S ervicios B Em pleados autorizados de Ecopetrol B C C A C C C B A N uevos P untos de S ervicios B C onsultas C R adicación de com unicaciones enviadas A
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6. Servicio de “Gestión documental”. 6.1 Modelo de atención : Operativo. 6.1.2 Sub-servicio : Correspondencia, mensajería. 6. Servicio de “Gestión documental”. 6.1 Modelo de atención : Operativo. 6.1.2 Sub-servicio : Correspondencia, mensajería. 6. Servicio de “Gestión documental”. - PowerPoint PPT Presentation
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Servicio de “Gestión documental”6
6.1 Modelo de atención: Operativo6.1.2 Sub-servicio: Correspondencia, mensajería
Nivel 2, 3 de resoluciónCélula de operación
Hab
ilita
dore
s te
cnol
ógic
osATENDER
EL
SERVICIO
Nivel 1 de resolución
Apro
baci
ón re
quer
imie
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Canal de Atención
Canal Telefónico
Autogestión
ClienteRequerimiento
Radicación de comunicaciones
enviadas
A
Consultas
C
Centro de Atención Local
Empleados de Ecopetrol
A
Nuevos Puntos de Servicios
B
Empleados autorizados de
Ecopetrol
B C
C
A
C
C
CB
A Nuevos Puntos de Servicios
B
Consultas
C
Radicación de comunicaciones
enviadas
A
Apr
obac
ión
requ
erim
ient
o Registrar el requerimiento
Aprobado por TEC - SC
Líder de ServicioCliente
Aprobar el requerimiento
C
No aprobado por TEC - SC
Iniciar la ejecución del
servicio
Enviar justificación de no prestación del servicio
Realizar ajustes
Cerrar requerimiento
Administrador del contrato
Autorizar el requerimiento
Gestor Técnico / Administrativo
Prestador del servicio
Servicio de “Gestión documental”6
6.1 Modelo de atención: Operativo6.1.2 Sub-servicio: Correspondencia, mensajería
Requerimientos
Habi
litad
ores
tecn
ológ
icos
Habilitadores Tecnológicos –Nivel 2, 3 de resolución
Habilitadores Tecnológicos –Nivel 1 de resolución
Habilitadores Tecnológicos Recepción y solicitud de
requerimientos
Radicación de comunicaciones
recibidas
A
Radicación de comunicaciones
enviadas
B
Consultas
D
Nuevos Puntos de Servicios
C
Cartero Cartero Cartero
Service Manager
Service Manager
Service Manager
Service Manager
Service Manager
Cartero Cartero
Cartero Cartero Cartero
Servicio de “Gestión documental”6
6.1 Modelo de atención: Operativo6.1.2 Sub-servicio: Correspondencia, mensajería
Nivel 2, 3 de resolución – Célula de operación
Grupo de Interés
Requerimiento
Hab
ilita
dore
s te
cnol
ógic
osATENDER
EL
SERVICIO
Nivel 1 de resolución
Apr
obac
ión
requ
erim
ient
o
Canal de Atención
Canal TelefónicoCiudadanía
general y organismos
estatales
A
Radicación de comunicaciones
recibidas
A
Consultas
B
Centro de Atención Local
B
B
BA
Radicación de comunicaciones
recibidas
A
Radicación de comunicaciones
recibidas
A
Consultas
B
Servicio de “Gestión documental”6
6.1 Modelo de atención: Operativo6.1.2 Sub-servicio: Correspondencia, mensajería
6.2 Definición de ANS: Descripción de los servicios definidos
Servicio Subservicio Descripción Entregable Tiempos de Entrega
Gestión documental Servicios de correspondencia
El sub-servicio de Correspondencia es el encargado de recibir, enviar y distribuir todas las comunicaciones oficiales de Ecopetrol tanto interna, como externamente.
Está compuesto por correspondencia interna, correspondencia externa y mensajería especializada.
Correspondencia externa:Comunicaciones externas entregadas a destinatario
Servicio de correo certificado:Tiempo de Entrega: Entre 4 y 6 días a nivel nacional y a nivel Internacional de acuerdo con la Matriz de operación especificada en el Anexo siguiente:DD-TEC-ET-ANS-GDocumental-Correspondencia-Anexo1-V1.0 20110526.xls
Certim@il™ Es la forma más rápida de enviar un correo certificado con validez jurídica pues el correo se demora únicamente 2 minutos en llegar a su destino.
Mensajería especializada:Comunicaciones externas entregadas a destinatario
•Mensajería Express, 24 a 72 horas hábiles•Carga, 24 a 72 horas hábiles.•Masivos, 24 a 72 horas hábiles.•Entregas en la mañana del siguiente día de imposición, 16 a 18 horas.•Entregas el mismo día de imposición, 6 a 8 horas•Mensajeros Motorizados, de 30 minutos a 6 Horas.•Alistamiento, de 1 Hora a 72 Horas.•Mensajería Internacional, máximo hasta 96 Horas dependiendo de la matriz de destinos.
6.2.2 Sub-servicio: Correspondencia, mensajería
Servicio de “Gestión documental”6
Notas:1) Para un mayor detalle, revisar el respectivo ANS.2) Las horas descritas son hábiles (8 horas hábiles corresponden a un día hábil).
