REALIZAR AJUSTES Y CONCILIACIONES DE CARTERA … · Rubro o ítem o concepto específico de ingreso...

REALIZAR AJUSTES Y CONCILIACIONES DE CARTERA VENCIDA

CÓDIGO: AP-01.2.4.8

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FECHA: 06/06/12

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ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................4

ALCANCE ....................................................................................................................4

NORMATIVA ................................................................................................................4

GLOSARIO ...................................................................................................................5

CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................7

RESPONSABILIDADES ...............................................................................................9

PROCEDIMIENTO ..................................................................................................... 11

FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 14

FORMULARIOS ......................................................................................................... 17



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OBJETO

Describir el procedimiento para el registro contable de ajustes y conciliaciones, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida.

ALCANCE

El procedimiento inicia desde el envío de los ajustes contables requeridos por el Área de Contribuciones hasta el archivo del formulario Conciliación de Cartera vencida.

NORMATIVA

Legislación Vigente:

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

Ley Orgánica de Servicio Público.

Ley de Transformación Económica.

Ley de Transparencia y Libre Acceso a la Información Pública.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Acuerdo No. 256 del 23 de noviembre del 2011, que contiene las directrices para la clausura del presupuesto 2011, el cierre contable 2011 y la apertura 2012.

Normativa de Origen Externo:

Normas Técnicas de Presupuesto (Actualizadas al 11/10/2011).

Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental (Actualizadas al 15/10/2010).

Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos

Catálogo General de Cuentas (Actualizado al 30/03/2011).

Regulaciones de las Cuentas por Pagar y por Cobrar IVA, con el RUC del SRI.

Instructivo Desconcentración Clases de Registro.



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Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos.

Herramienta informática eSIGEF y eSIPREN, sus instructivos, directrices y consultas realizadas y absueltas en materia contable y presupuestaria por parte del Ministerio de Finanzas.

Normativa de Origen Interno:

Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto del Presupuesto de la Superintendencia de Compañías y su instructivo de aplicación.

Reglamento de Creación, Asignación, Administración, Uso, Control, Reposición y Liquidación de los Fondos de Caja Chica, de Fondos Rotativos y de Otros Fondos de la Superintendencia de Compañías.

Reglamento para Determinación y Recaudación de Contribuciones Societarias.

Reglamento para la Determinación, Liquidación y Recaudación de las Contribuciones que Deben Pagar las Personas y Entes que Intervienen en el Mercado de Valores; y, los Derechos que por su Inscripción en el Registro de Mercado de Valores Deben Pagar los Emisores.

Y mas normativa interna vigente; así como las instrucciones impartidas por la autoridad competente.

GLOSARIO

Contabilidad Gubernamental.- La característica principal de la Contabilidad aplicada en el ámbito “gubernamental” está dada por la integración de las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas.

Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de



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las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia.

Contrasiento.- Reversión del asiente contable.

Partida Presupuestaria.- Rubro o ítem o concepto específico de ingreso o gasto, cuyo detalle consta en el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos.

CUR.- Certificado Único de Registro.

DEV (Devengado).- Registro de los hechos económicos en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero.

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CARACTERIZACIÓN

TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 06/06/12 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Mary Vozmediano N. SUBPROCESO: Contabilidad APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PROCEDIMIENTO: Realizar Ajustes Y Conciliaciones De Cartera Vencida

CONTROLES

INDICADORES:

- Cantidad de Ajustes

- Eficacia de Ajustes

ENTRADAS

- Reporte de Ajustes por

Recaudaciones

REALIZAR AJUSTES Y

CONCILIACIONES

SALIDAS

- Reporte de Conciliación de

Cartera Vencida

PROVEEDORES

Contribuciones

CLIENTES

Contribuciones

Contabilidad

TECNOLOGICOS:

- Sistema eSIGEF

- Microsoft Excel

HUMANOS:

- Director Nacional Financiero

- Director de Planificación y Presupuesto

- Control Previo

- Contador General

- Analista Financiero

- Analista Contable

RECURSOS

NORMATIVA:

- Legislación Vigente

- Normativa de Origen Externo

- Normativa de Origen Interno



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RESPONSABILIDADES

DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO

Revisar y aprobar los procedimientos y asientos tipos que permitan el control y el registro de las operaciones contables y financieras.

Presentar información financiera a las autoridades de la Institución.

CONTADOR GENERAL

Controlar el cumplimiento de las normas, políticas y estándares de Contabilidad.

Revisar los documentos soporte relacionados con comprobantes de egreso, ingreso asientos de diario para luego autorizarlos en el sistema financiero integrado.

Realizar la liquidación presupuestaria anual en coordinación con la Dirección de Planificación y Presupuesto.

Presentar información financiera a las autoridades de la Institución.

ANALISTA DE FINANCIERO - CONTABILIDAD

Colaborar en la revisión de legalidad, veracidad, procedencia, conveniencia y oportunidad de los trámites de gasto y pago relacionada en la adquisición de bienes.

Registrar y contabilizar ingresos, egresos, notas de débito y crédito.

Revisar que la información recibida para los trámites de egreso sea correcta.

Elaborar y presentar mensualmente los anexos correspondientes a ingresos y egresos.

Mantener un archivo para la conservación de documentos, registros contables y transacciones financieras de la Institución.

Analizar, verificar y registrar contablemente los movimientos financieros y conciliar las cuentas de activos fijos.

Elaborar conciliaciones bancarias.



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Elaborar reportes diarios de los movimientos ingresados en las cuentas contables y estados de cuenta.

Realizar los comparativos de saldos y partidas pendientes de la conciliación general.

JEFE DE CAJA

Recibir, custodiar y tramitar depósitos de valores.

Controlar, aprobar y legalizar diariamente las transferencias de pagos a través del sistema.



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PROCEDIMIENTO

Los ajustes se pueden presentar por:

Contribución anticipada

Identificación de pago

Transferencia de pago

Baja de título

Cheque protestado

Emisión de notas de crédito

Descargo de notas de crédito a contribuciones de mercado de valores

Transferencia de nota de crédito

Reliquidación de intereses no cobrados

Descargo de notas de crédito a multas societarias

Descargo de notas de crédito a multas mercado de valores

Ajuste por reliquidación de intereses

Etc.

ANALISTA DE CONTRIBUCIONES 1. Identifica y genera los ajustes por recaudaciones en el sistema de Contribuciones.

JEFE DE CONTRIBUCIONES 2. Recibe información de ajustes y remite memorando en el que detalla los ajustes

por recaudaciones del mes al Director Financiero.


3. Recibe, sumilla y remite memorando al Contador General para su registro en el sistema eSIGEF.

CONTADOR GENERAL

4. Recibe, sumilla y remite memorando al Analista Financiero - Contabilidad para su registro en el sistema eSIGEF.



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ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD

5. Revisa y analiza los ajustes requeridos por el Área de Contribuciones.

6. Identifica las cuentas contables a afectar. VER ANEXO DEL INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS – CLASES DE REGISTRO

7. Ingresa en el sistema eSIGEF y realiza los ajustes contables. VER INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS – SECCIÓN RECAUDACIÓN.

CONTADOR GENERAL

8. Recibe documentación de soporte y aprueba los ajustes registrados en el sistema e-SIGEF

9. Imprime y firma el CUR Contable.

10. Remite al Analista Financiero – Contabilidad para su archivo.

ANALISTA FINANCIERO – CONTABLIDAD

11. Recibe, firma y archiva CURS Contables.

CONCILIACIONES (CUADRE DE CARTERA)

JEFE DE CONTRIBUCIONES

12. Remite al final de cada mes, mediante memorando dirigido al Director Financiero, el Informe de Cartera Vencida con sus respectivos anexos.


13. Recibe, sumilla y remite la documentación al Contador General.

CONTADOR GENERAL

14. Recibe, sumilla y remite la documentación al Analista Financiero – Contabilidad.

https://esigef.finanzas.gob.ec/esigef/ayuda/RUP-DS-088%20Anexo%20del%20Instructivo%20de%20Operaciones%20no%20Presupuestarias%20Clases%20de%20Registro.pdf



https://esigef.finanzas.gob.ec/esigef/Ayuda/RUP-DS-053%20INSTRUCTIVO%20PARA%20EL%20REGISTRO%20DE%20OPERACIONES%20NO%20PRESUPUESTARIAS.pdf





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15. Recibe y revisa la información de cartera vencida por emisiones, recaudaciones y ajustes del mes.

16. Genera del sistema eSIGEF el saldo de las cuentas de mayor e imprime.

17. Verifica que los valores reportados por el Área de Contribuciones (Sistema de Contribuciones) se encuentren conciliados con el saldo de cada cuenta contable.

18. Si no se encuentran conciliados los valores, revisa toda la documentación del mes (comprobantes únicos de registros y la información proporcionada por contribuciones) hasta encontrar la diferencia.

18.1. Realiza la corrección y/o ajuste correspondiente en el sistema eSIGEF.

19. Realiza el reporte Conciliación de Cartera Vencida y firma.

20. Remite reporte al Contador General para su firma.

CONTADOR GENERAL

21. Recibe, firma y remite reporte de conciliación de cartera vencida al Jefe de Contribuciones.

JEFE DE CONTRIBUCIONES

22. Recibe, firma y remite reporte de conciliación de cartera vencida al Analista Financiero - Contabilidad para la elaboración del acta.


23. Recibe, elabora el acta y remite al Contador General y Jefe de Contribuciones para la firma correspondiente.

24. Archiva reporte de Cartera Vencida y acta.

FIN DE PROCEDIMIENTO

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FLUJOGRAMA

Jefe

de

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Realizar ajustes y conciliaciones de cartera vencida

Contabilidad

Administración Financiera

Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

FECHA:

VERSIÓN:

ELABORADO POR: Mary Vozmediano

APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PÁGINA: 1 OF 2

01

04/07/12Habilitantes de Apoyo

PROCEDIMIENTO:

TIPO DE PROCESO:

Identificar y generar los ajustes por

recaudaciones en el sistema de

Contribuciones

Recibir información de ajustes y remite memorando en el que

detalla los ajustes por recaudaciones del mes al

Director Financiero

Recibir, sumillar y remitir memorando más documentación soporte a Contador

General

Recibir, sumillar y remitir memorando más documentación soporte al Analista

Financiero - Contabilidad

Revisar y analizar los ajustes

requeridos por el Área de

Contribuciones

Identificar las cuentas contables a

afectar

Realizar los ajustes contables en el sistema eSIGEF

Revisar y aprobar los ajustes contables

registrados en el sistema eSIGEF

Imprimir y firmar el CUR Contable

Remitir documentación al

Analista Financiero - Contabilidad

Recibe, firma y archiva CUR´s

Contables

1

Jefe

de

Co

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Co

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bili

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Realizar ajustes y conciliaciones de cartera vencida

Contabilidad

Administración Financiera

Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:

PROCESO:

SUBPROCESO:

FECHA:

VERSIÓN:

ELABORADO POR: Mary Vozmediano

APROBADO POR: Ing. Daniel Morales

PÁGINA: 1 OF 2

01

04/07/12Habilitantes de Apoyo

PROCEDIMIENTO:

TIPO DE PROCESO:

Remitir al final de cada mes al Director

Financiero el Informe de Cartera con sus respectivos

anexos

Recibir, sumillar y remitir la

documentación al Contador General

Recibir, sumillar y remitir la

documentación al Analista Financiero -

Contabilidad

Recibir y revisar la información de

cartera vencida por emisiones,

recaudaciones y ajustes del mes

Generar en el sistema eSIGEF el

saldo de las cuentas de mayor e imprimir

Verificar que los valores reportados por el Área

de Contribuciones estén conciliados con el saldo de cada cuenta contable

¿Los valores concilian?

Realizar la corrección y/o

ajuste correspondiente en el sistema eSIGEF

No

Realizar el reporte Conciliación de

Cartera Vencida y firmar

Si

Remitir el reporte Conciliación de

Cartera Vencida al Contador General

Recibir, firmar y remitir el reporte

Conciliación de Cartera Vencida al

Jefe de Contribuciones

Recibir, firmar y remitir el reporte de

Conciliación de Cartera Vencida al

Analista Financiero - Contabilidad

Recibir reporte de Conciliación de

Cartera Vencida y elaborar acta

Archivar reporte de Conciliación de

Cartera Vencida y acta con las firmas

respectivas

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FORMULARIOS

CUR Contable

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