QuinzePM preparación PMP(r) Introducción
46
Gerencia de Proyectos Guía de Fundamentos del PMBOK ®
-
Upload
gilberto-giraldo -
Category
Education
-
view
174 -
download
0
Transcript of QuinzePM preparación PMP(r) Introducción
Gerencia de ProyectosGuía de Fundamentos del PMBOK®
MARCO DE REFERENCIA 1
Es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos que nació y evolucionó de las mejores prácticas reconocidos por profesionales dedicados a la Gerencia de Proyectos y proporciona pautas para la dirección de proyectos tomados en forma individual.
El PMBOK® GuideProject Management Body of Knowledge
El PMBOK® Guide
Buenas prácticas significa que se está de acuerdo en General, mas no significa que el conocimiento descrito debe aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.
Es la organización y/o equipo de dirección del proyecto que establecen lo apropiado para un proyecto.
Project Management Body of Knowledge
EL Gerente de Proyectos (PM) debe tener un compromiso con la conducta ética y profesional.
Project Management Body of Knowledge
El PMBOK® Guide
Qué es un Proyecto?
El final se alcanza cuando:
Se logran los Objetivos
No se pueden cumplir los Objetivos
No existe la Necesidad del Proyecto
Es un esfuerzo TEMPORAL, para llevar a cabo un PRODUCTO, SERVICIO o un RESULTADO ÚNICO.
Desarrollar un nuevo empaque
hermético
Desarrollar un proceso de Atención al
Cliente
Implementar un cambio en la
estructura, el personal o el estilo de
una organización
Realizar una Tesis de Grado
Implementar un nuevo proceso
Desarrollar o adquirir un nuevo
sistema de información: CRM, ERP,
etc.
× Producir Botellas para Jugos
Qué es un Proyecto?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Ejecución
Planificación
Gestión de Proyectos
Cierre
Inicio
Control y Monitoreo
Qué es la Gerencia de Proyectos?
Dirigir Proyectos Implica:
Identificar Requisitos
Identificar necesidades, inquietudes y expectativas de los Interesados (stakeholders) en la planificación y la ejecución del proyecto
Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados
Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo
Equilibrar las restricciones
Qué es la Gerencia de Proyectos?
Las Restricciones de los Proyectos
Costo
Equilibrio y análisis
Alcance
Tiempo
Recursos
Calidad
Riesgo
Proyectos, Programas y Portafolios
Programa 1 Programa 2
Portafolio
Proyectos Proyectos
Gestión del PortafolioLa gestión del portafolio se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen a fin de :
Establecer prioridades para la asignación de recursos.
La gestión sea consistente con las estrategias de la organización y esté alineada con ellas.
Gestión de Programas
Programa es un grupo de proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y operaciones, relacionados y administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control.
Oficina de Gestión de Proyectos
La PMO
La principal función es bridar apoyo a los Gerentes de Proyecto en diferentes aspectos:
Identificar y Desarrollar un Metodología
Instruir Orientar y Capacitar
Vigilar el Cumplimiento de Políticas y Normas
Coordinar la Comunicación entre Proyectos
Gestión de Recursos Compartidos
Tipos de estructuras de PMOs
La PMO
De Apoyo(Grado de
Control Reducido)
Directiva(Grado de
Control Elevado)
De Control(Grado de
Control moderado)
Los proyectos son autorizados como resultado de una o mas de las siguientes consideraciones estratégicas:
Por qué nacen los Proyectos?
Demanda del Mercado
Oportunidad Estratégica / Necesidad del negocio
Necesidad Social
Consideraciones Ambientales
Solicitud de un Cliente
Avances Tecnológicos
Requisitos Legales
Cierre de cada fase. Desarrollo de nuevo producto
o mejora. Mejora de operaciones o
proceso de desarrollo del producto.
Se trasfieren entregables y conocimientos entre si”.
Gestión de OperacionesLas operaciones son una función de la organización que se efectúa de manera permanente.
Las operaciones y los proyectos se entrecruzan durante el ciclo de vida del producto:
Proyectos y Planificación Estratégica
Consideraciones Estratégicas
• Demanda del mercado
• Necesidad comercial• Solicitud de un Cliente• Adelantos
Tecnológicos• Requisitos legales
PROYECTOSPLAN ESTRATÉGICO
DE LA ORGANIZACIÓN
PORTAFOLIO
• Informes de estado• Solicitudes de
cambio
Los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización, en el contexto de un plan estratégico.
Rol del Director de Proyectos
El director del proyecto es la persona nombrada por la organización ejecutante para lograr los objetivos del Proyecto.
DirectorFuncional:
Supervisíón gerencial del área técnica o
administrative.
Director de Proyecto
Director Operacional:
Responsablesde una faceta básica
del negocio
Características del director de proyectos:
Conocimiento sobre la dirección de proyectos
Desempeño: Se refiere a lo que se puede lograr si se aplica el conocimiento.
Personal: Comportamiento del director de proyectos ejecuta el proyecto o las actividades relacionadas. Personalidad y liderazgo
Rol del Director de Proyectos
Cuáles son las habilidades Interpersonales que debe tener un Director de Proyectos?
Liderazgo Trabajo en Equipo Motivación Comunicación Influencia Toma de decisiones Conocimientos de política y Cultura Negociación Generar Confianza Gestión de Conflictos Proporcionar Orientación
Rol del Director de Proyectos
Fundamentos para la Gestión de Proyectos
Gestión de Proyectos
Gestión de Programas
Gestión de portafolios
Examen de las capacidades de los procesos de la
dirección del proyecto
The Project Management Body of Knowledge
The Standard for Program Management
The Standard for Portfolio Management
Organizational Project Management Maturity
Model (OPM3 ®)
Preguntas y Respuestas
2INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS
Influencia de la Organización
Otros influenciadores:
Nivel de Madurez PMO
Organizaciones Externas:
Socios Estratégicos
Uniones Temporales
La cultura y estilo de la organización influyen en la forma en que se llevan a cabo sus proyectos.
Visión, Misión, Valores, Creencias y Expectativas compartidas;
Normas, Políticas, Métodos y Procedimientos,
Sistemas de Motivación e Incentivos
Tolerancia al Riesgo,
Percepción de Liderazgo, Jerarquía y Relaciones de Autoridad,
Código de Conducta, Ética Laboral y Horario de Trabajo,
Entornos Operativos
Las culturas y estilos son fenómenos de tipo grupal, conocidos como normal culturales, que se desarrollan con el tiempo.
Cultura y Estilo de la Organización
Las capacidades de comunicación dentro de la organización tienen gran influencia en la forma en que se llevan a cabo los proyectos.
Comunicaciones en la Organización
La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de los recursos e influir en el modo de dirigir proyectos. Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos.
Estructuras de la Organización
Estructura de la Organización
Funcional
Matricial
ProyectizadaMatricial Débil Matricial
Balanceada Matricial FuerteCaracterísticas de Proyectos
Autoridad del PM Poco o Ninguno
Limitado Bajo o Moderado Moderado a Alto Alto a casi Total
Disponibilidad de Recursos
Poco o Ninguno
Limitado Bajo o Moderado Moderado a Alto Alto a casi Total
Quién controla el presupuesto
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Mixto Gerente Proyecto Gerente Proyecto
Rol del PM Tiempo Parcial
Tiempo Parcial Permanente Permanente Permanente
Equipo Administrativo del Proyecto
Tiempo Parcial
Tiempo Parcial Tiempo Parcial Permanente Permanente
La ESTRUCTURA FUNCIONAL es agrupada por áreas de especialización dentro de las diferentes áreas funcionales (Ej. Contabilidad, mercadeo, manufactura, etc.)
Estructura Funcional
ChiefExecutive
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Project Coordination
En la ESTRUCTURA MATRICIAL, los miembros del equipo reportan a dos jefes: el Gerente de Proyecto y el Gerente Funcional.
Estructura Matricial
ORGANIZACIÓN MATRICIAL DÉBIL
El poder reposa en el Gerente Funcional.
ChiefExecutive
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Project Coordinatio
n
ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUILIBRADA
• El poder es compartido entre el Gerente de Proyecto y el Gerente Funcional
ChiefExecutive
Funtional Manager
Staff
Staff
Project Mgr
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Project Coordinatio
n
ORGANIZACIÓN MATRICIAL FUERTE
El poder reposa en el Gerente de Proyecto.
ChiefExecutive
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Project Manager
Mgr. Of Project Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Project Coordinatio
n
Estructura Matricial Fuerte y Orientada a Proyectos
ORGANIZACIÓN ORIENTADA A PROYECTOS
ChiefExecutive
ProjectManager
Staff
Staff
Staff
ProjectManager
Staff
Staff
Staff
ProjectManager
Staff
Staff
Staff
Project Coordinatio
n
El poder reposa en el Gerente de Proyecto.
Muchas estructuras organizacionales incluyen los niveles estratégico de mandos intermedios y operativo.
Organización Matricial Compuesta
ChiefExecutive
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Staff
Funtional Manager
Staff
Staff
Project Manager
Mgr. Of Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Project A Coordinatio
n
Project B Coordinatio
n
Estructuras Organizacionales
Factores Ambientales
Influyen en Proyectos
Tangibles e
Intangibles
Internos y Externos
Activos y Procesos de la Organización
Base Corporativa
del Conocimiento
Activos Procesos y Procedimient
os
Ejercicio:
La Alcaldía Mayor de la Capital, desea implementar la primera ruta de metro sobre una de sus principales vías. Usted ha sido designado como gerente del proyecto y lo primero que va a realizar es identificar a los interesados.
• Alcalde
• Consejo
• Habitantes aledaños
• Conductores (Públicos y Privados)
• Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios
• Servicio de Transporte Publico (dueños y conductores)
• Empresas Contratistas
• Personal de Obra
• Proveedores
• etc.
Interesados (Stakeholders)
A quienes identificó?
Discusión Grupal y Lluvia de Ideas
Los Interesados son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por su ejecución o terminación.
Interesados (Stakeholders)
Principales Interesados
Patrocinador
Provee Recursos y Apoyo al ProyectoPuede Ser Interno o Externo
Clientes y Usuarios
Personas y Organizaciones que aprobarán el producto, servicio o el resultado del proyecto.Pueden Ser Internos o Externos
Gerentes Funcionales
Son gestores dentro de la organización. Aportan recursos, servicios y experiencia en la materia
El ciclo de vida de un proyecto es un conjunto de fases, secuenciales o superpuestas, que se determinan por las necesidades de la organización, la naturaleza del proyecto y su área de aplicación.
Todos los proyectos tienen un inicio y un fin, sin embargo los entregables de los proyectos son diferentes. Es por esto que el ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independiente del trabajo especifico involucrado.
Ciclo de Vida del Proyecto
Inicio
• Escoger el mejor proyecto teniendo en cuenta la limitación de los recursos
• Reconocer los beneficios del proyecto
• Preparar los documentos para iniciar el proyecto
• Asignar el Gerente del Proyecto
Organización y
Preparación
• Definir los requerimientos del trabajo
• Definir la cantidad y la calidad del trabajo
• Definir los recursos necesarios
• Programar actividades
• Evaluar los riesgos
Ejecución del Trabajo
• Negociar los miembros del equipo
• Dirigir y administrar el trabajo
• Trabajar con los miembros del equipo para ayudarlos a mejorar su desempeño
• Verificar que todo el trabajo se haya realizado
• Realizar cierre del contrato
• Realizar cierre financiero
• Realizar cierre administrativos y
• Realizar la documentación
Cierre
Todos los proyectos pueden enmarcase dentro del siguiente ciclo de vida genérica:
Ciclo de Vida del Proyecto
La estructura genérica presenta la siguientes características:
Características del Ciclo de Vida del Proyecto
Tiempo del Proyecto
Cost
os y
Niv
el
de R
ecur
sos
Inicio Organización y Planeación
Ejecución del Trabajo
Cierre del Proyecto
Entregables de Gerencia de Proyectos
Project Charter
Plan de Gestión del Proyecto
Aceptación de Entregables
Entrega de Documentos del
Proyecto
La capacidad de influenciar cambios en el proyecto es mayor y tiene menos costo durante el inicio y la planeación del proyecto, sin embargo aumenta a medida que el proyecto llega a las etapas de ejecución y cierre.
Características del Ciclo de Vida del Proyecto
Alto
Bajo
Gra
do
Tiempo del Proyecto
Costo de los Cambios
La influencia de los interesados (stakeholders) lo mismo que los riesgos e incertidumbre son mayores durante la etapa inicial del proyecto pero disminuyen durante la vida de éste.
Alto
Bajo
Gra
do
Tiempo del Proyecto
Influencia de Interesados, Riesgos e Incertidumbres
Características del Ciclo de Vida del Proyecto
Relaciones entre el Ciclo de Vida del Producto y del Proyecto
El objetivo de un proyecto puede ser realizar el desarrollo de un producto, y este ciclo estará inmerso a la fase de Introducción de un Producto.
Introducción Crecimiento Madurez Declive
Tiempo del Proyecto
Las fases del proyecto son divisiones del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.
Características: Por lo general son secuenciales aunque
algunas pueden superponerse o ser interactivas
Son elementos del ciclo de vida del proyecto
Permiten la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su gestión y control
El cierre de una fase termina con una transferencia o entregable para la siguiente fase
El trabajo de cada fase tiene un enfoque único
Fases del Proyecto
Preguntas y Respuestas
