Proyecto de Implementacin del Sistema Integrado Administrativo de Trmite Documentario basado en una Tecnologa WEB SITD de la Municipalidad de Cajas

EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLESPTRSYSTEM INGENIEROS E.I.R.L.RUC: 20568811314Cel.: 947947477 RPM: #947947477Claro RPC: 989605390Telf.: 064-636006

1. TITULO DEL PROYECTO:PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRTIVO DE TRMITE DOCUMENTARIO BASADO EN UNA TECNOLOGA WEB - SITD EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CAJAS

AUTOR:

ING. PAVEL MAXIMO TORRES ROJAS

2. INTRODUCCINLas instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones, porque subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el nmero de trmites a realizar para obtener un servicio del Estado, sino en el tiempo que tarda la realizacin de cada trmite. En segundo lugar, existe an una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos, alejamiento que se origina en la insuficiente informacin accesible a los potenciales agentes econmicos y a la sociedad en general. El exceso de regulaciones y de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relacin eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la corrupcin y la informalidad.

El Distrito de Cajas comprende con una poblacin total de 00000, donde el distrito respalda en sus gestiones administrativas.La Municipalidad Distrital de Cajas est ubicada en el Direccion, tiene actualmente 00 Gerencias que se encargar de brindar las distintos servicios a la ciudadana.

Dentro de estas gerencias de se encuentra la GERENCIA DE AGREGAR, que tiene como sub unidad a la GERENCIA DE CAMBIAR Y ARCHIVO GENERAL, quien se encarga gestionar los documentos que ingresan y salen de la municipalidad.

Uno de los principales factores que impiden la superacin del problema de la burocracia es la falta de empleo de tecnologas informticas y de telecomunicaciones, en muchas instituciones gubernamentales an persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, As como no existe la integridad documentaria y la interoperabilidad, tales como el trmite documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados de manera muy urgente en la Municipalidad Distrital de Cajas.

3. PROBLEMATICA

La Municipalidad Distrital de Cajas tiene limitaciones para la gestin documentaria y atencin al ciudadano, no se cuenta con sistemas informticos software y hardware, as como el personal con las competencias adecuadas.

Por su parte los administrativos de la Municipalidad y ciudadanos del Distrito de Cajas, perciben trabas y/o limitaciones al efectuar diversos trmites administrativos, lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requieren de la municipalidad para el desarrollo de sus actividades. Carecen de acceso a consultas de la informacin documentaria por parte de las solicitudes de los ciudadanos va web que facilite el clima de negocios.

Dado de la Municipalidad Distrital de Cajas, atiende directamente y provee de servicios pblicos en el mbito de sus competencias a la poblacin de su Distrito, en lo que corresponde a la gestin documentaria generada por trmites diversos de los administrados y contribuyentes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informticos que permitan una adecuada recepcin, atencin, control y archivo de la documentacin, la cual se registra de forma manual; el equipamiento y recurso humano escaso y/o demuestra bajo rendimiento, entre otros por lo que se requiere modernizar la gestin documentaria para una rpida y oportuna atencin a los usuarios que permita generar oportunidades de inversin y desarrollo para la poblacin del Distrito.

3.1. Efectos del problema:

3.1.1. Aumento del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos y/o documentos traspapelados.3.1.2. Disminucin de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles a los errores.3.1.3. Disminucin en la productividad al contar con procesos lgicos para la atencin de la documentacin.3.1.4. Incremento de costos en el uso de papel, aumentando drsticamente los gastos por este concepto.3.1.5. La Ubicacin de un documento en trmite tarda mucho tiempo al tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues que no dispone de acceso instantneo a la informacin especfica.3.1.6. La Documentacin emitida no tiene un formato estndar (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).

3.2. Causas del problema:

3.2.1. La falta de empleo de tecnologas informticas y de telecomunicaciones.3.2.2. La Falta de Equipos tecnolgicos (computador, impresora, etc.) apropiados para el desempeo de sus funciones.3.2.3. Empleo de procesos deficientes de gestin al no tener una estandarizacin de los procesos y un ptimo flujo de la documentacin.3.2.4. No Contar con un sistema informtico que permita mantener un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad, integridad e interoperabilidad.

3.3. Definicin del problema:

Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de trmite documentario y no contar con un sistema informtico integral que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la municipalidad, as como de la que se genera al interior de la misma.

4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVOS GENERALES

4.1.1. Priorizar la atencin de los usuarios y administrados, simplificando los procesos administrativos, con la incorporacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin que permitir mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan los procesos de modernizacin del Estado.

4.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

4.2.1. Disminuir del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.

4.2.2. Ubicar de manera rpida y oportuna los documentos en trmites o cerrado, lgica y fsicamente.

4.2.3. Aumentar la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la atencin de la documentacin.

4.2.4. Aumentar la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.

4.2.5. Disminuir del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.

4.2.6. Ahorrar considerablemente el tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.

4.2.7. Estandarizar la documentacin emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).

5. PROPUESTA5.1. Implementar una solucin integral que permita mantener un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad, integridad e interoperabilidad de tal forma que la documentacin ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atencin de manera eficaz y eficiente; as como tambin la posterior administracin del documento en el Archivo Central de la Entidad.

5.2. Establecer polticas de seguridad por roles para: visualizacin de expedientes, imprimir documentos, copia documentos, enviar por correo electrnico, imprimir pantalla, entre otros, es decir el sistema debe permitir las siguientes funcionalidades: Dar acceso a la documentacin del expediente a todo personal de la Municipalidad Distrital de Cajas. Brindar acceso a la documentacin a un grupo de personas que no participan en el expediente (personas Externas). Brindar acceso a la documentacin slo a las personas que participan en el expediente. Restringir el acceso a algunos documentos. Esto implica que slo algunas personas puedan revisar esta informacin. Estas personas pueden participar o no del expediente. Generar documentacin digital en formato de texto, manteniendo la uniformidad documentaria (oficios, memorndums, cartas, etc.) Mantener la documentacin digital generada por cada usuario en archivos magnticos en formato PDF. El acceso ser de lectura. Capacidad de auditora de eventos (crear, iniciar, aprobar. Etc.) Acondicionamiento para el uso de firma digital (Certificados Digitales).

5.3. Capacidad de establecer integridad documentaria en lnea con los supervisados para intercambio de informacin, que permita la notificacin electrnica de documentos con valor legal y en tiempo real.

5.4. Capacidad de poder interrelacionar va Servicios Web a aquellos sistemas de la Municipalidad Distrital de Cajas que lo permitan.

6. ALCANCES Y LIMITACIONES6.1. SISTEMA INFORMTICO DE GESTIN ADMINISTRATIVA DOCUMENTARIA:

Desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Gestin Administrativa Integrada de Documentaria de la Municipalidad Distrital de Cajas, que deber comprender:

6.1.1. Manejo de seguridad a travs de niveles de roles y funciones.6.1.2. Gestin y administracin de toda la documentacin que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera la Municipalidad Distrital de Cajas.6.1.3. Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la documentacin en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios.6.1.4. Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil, flexible y amigable, el sistema deber gestionar, clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su organizacin.6.1.5. Seguimiento documentario externo va web por los administrados.6.1.6. Manuales y guas de usuarios y administradores del sistema.6.1.7. Definicin de las propuestas normativas respecto del proceso de gestin documentaria y las directivas para su implementacin, pruebas, puesta en marcha, operacin, mantenimiento, control y mejora continua del Sistema Informtico de Gestin Documentaria.

6.2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MNIMOS DEL SISTEMA:

La solucin debe considerar el proceso integral de Gestin Documentaria, esto es, los procesos de recepcin, registro, derivacin, seguimiento de informacin, generacin de documentacin interna y de respuesta a comunicaciones externas.

6.2.1. Mdulo de Gestin de Seguridad.RGS - 1. El sistema permitir la creacin, modificacin y cambio de estado del usuario y roles para tener diferentes niveles de acceso al sistema.RGS - 2. El sistema debe permitir administrar las autorizaciones para la ejecucin de las acciones del sistema dependiendo del rol de cada usuario.RGS - 3 El sistema debe permitir realizar el cambio de Contrasea de acuerdo como lo requiera el usuario directo.6.2.2. Mdulo de Gestin de Mantenimiento.RGM - 1. El sistema debe permitir registrar a los usuarios, asignando a cada unidad y/o sub unidad orgnica al cual pertenece, para luego asignarles usuarios y permitir su acceso al sistema.RGM - 2 El sistema permitir la creacin y asignacin de agrupaciones a los Empleados para facilitar su organizacin.RGM - 3 El sistema permitir realizar la reubicacin temporal o definitiva a otra unidad Orgnica al cual sea designe por la unidad orgnica competente.

6.2.3. Mdulo de Gestin de Documentos Administrativos.RGDA 1 El sistema deber permitir generar documentos de acuerdo al tipo que se le solicite (Oficio, Memorando, Informe, etc.), manteniendo una uniformidad y asignndole una numeracin distinta de acuerdo al momento y tiempo.RGDA 2 El sistema deber permitir el cambio de estado actual del documento.RGDA 3 El sistema permitir generar y visualizar el documento en un formato de texto (extensin .DOC). RGDA 4 El sistema permitir consolidar la documentacin general en el servidor (archivo magntico) en un formato PDF.

6.2.4. Mdulo de Registro de documento externo.RGRD 1 El sistema permitir registrar los datos relevantes del documento.RGRD 2 El sistema permitir registrar el documento en digital (formato PDF).RGRD 3 El sistema permitir derivar el documento en digital al usuario final en tiempo real (formato PDF).

6.2.5. Mdulo de Gestin de Consultas y Reportes.RGCR 1 El sistema permitir el acceso al sistema a usuarios externos, previa restricciones (solo consultas de su documentacin presentada).RGCR 2 El sistema permitir visualizar en forma digital el estado actual de los distintos documentos externos (por usuario).RGCR 3 El sistema permitir realizar la impresin de los documentos si fuese necesario.

7. MARCO TEORICO

7.1. ANTECEDENTES:

La Municipalidad Distrital de Cajas de acuerdo a su Plan de Desarrollo Concertado y la Visin del Distrito en la actualidad, se ha constituido en un centro comercial de servicios tursticos de gran importacin nacional e internacional logrando un posicionamiento estratgico. El Plan Operativo Institucional para el ejercicio 2015, contempla en su misin institucional promover el desarrollo integral de la poblacin, generando entornos favorables en la economa local, fortaleciendo las inversiones en distrito, mejores condiciones de seguridad y prestando servicios pblicos eficientes, asimismo se considera como poltica de gestin: Fortalecer la Institucionalidad Municipal, en la adecuada prestacin de servicios pblicos locales, contribuyendo a estimular la inversin privada en el Distrito.

De acuerdo a las funciones establecidas es la Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades, la Municipalidad Distrital de Cajas debe formular y ejecutar proyectos de inversin orientados a promover el desarrollo armnico y sostenido del mbito de su competencia, para tal efecto cuenta en su estructura Orgnica, con la Secretaria General, rgano responsable de la conduccin del proceso de gestin documentaria y la Gerencia General de Planeamiento, Presupuesto y Racionalizacin responsable de orientar el proceso de planificacin y programacin de inversiones referidos a los procesos de modernizacin y fortalecimiento institucional.

La Ley marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658 en sus literales d) y f) del artculo 5, menciona que el proceso de modernizacin de la gestin del Estado se sustenta fundamentalmente en mayor eficiencia en la utilizacin de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la duplicidad o superposicin de competencias, funciones y atribuciones entre Sectores y Entidades o entre Funcionarios y Servidores; as como en la institucionalizacin de la evaluacin de la Gestin por Resultados, a travs del uso de modernos recursos tecnolgicos, la planificacin estratgica, la rendicin pblica y peridica de cuentas y transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado.

En marzo del 2007, a travs de la promulgacin del Decreto Supremo 027-2007-PCM, se Define y Establece Las Polticas Nacionales de Obligatorio Cumplimiento, la cual define doce polticas nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades pblicas. Entre ellas, la Poltica N 10, relativa a la simplificacin administrativa que busca organizar un Estado moderno y eficiente, orientado al servicio del ciudadano, simplificacin que paralelamente funcione como una estrategia de acercamiento del Estado a su poblacin. Tal poltica dispone que se brinden trmites y servicios administrativos valiosos y oportunos a la ciudadana, dando relevancia a la optimizacin de procesos.

La simplificacin administrativa abarca todos los aspectos vinculados con el desarrollo de procedimientos y servicios administrativos prestados en exclusividad por las entidades pblicas; como, la atencin a la ciudadana, el sistema de gestin documental, el soporte informtico de tramitacin, el proceso interno de tramitacin de las solicitudes y adopcin de decisiones o prestacin de los servicios, notificaciones, entre otros.

Es a partir de las normas antes citadas y de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley N 29158, considera la simplificacin administrativa como un Subsistema Administrativo del Estado, por lo que la Presidencia del Concejo de Ministros (PCM) elabora la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa, aprobada mediante Secreto Supremo, N 025-2010-PCM, en la cual se precisa en el Objetivo 1: Generalizar la gestin por procesos en los procedimientos y los servicios administrativos por medio de mecanismos definidos por el ente rector, y la estrategia 3.1 Establecer accesos multicanal para los procedimientos y servicios administrativos en funcin de su naturaleza, con nfasis en los canales no presenciales; y en el Objetivo 2: Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin en las distintas entidades pblicas y promover la demanda de los servicios en lnea por la ciudadana.

La PCM, luego de aprobar la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa, aprueba tambin el Plan Nacional de Simplificacin Administrativa aprobado por Resolucin Ministerial, N 228-2010-PAM, en el cual se precisan las acciones necesarias, metas, indicadores, plazos y entidades pblicas responsables de su ejecucin con la finalidad de facilitar la implementacin de la poltica por parte de las entidades pblicas. Los objetos del Plan son generalizar la gestin por procesos en los procedimientos y los servicios administrativos; universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin en las distintas entidades pblicas; as como promover la demanda de los servicios en lnea por la ciudadana.

En el citado Plan, de manera especfica se seala en el Objetivo Estratgico 2: Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin en las distintas entidades pblicas y promover la demanda de los servicios en lnea por la ciudadana; en la estrategia 2.1: Ampliar la cobertura de accesos a herramientas tecnolgicas en las instituciones del Estado para la simplificacin de los procedimientos y servicios administrativos, se propones como una de sus acciones principales la Accin 2.1.4: Implementacin de la firma digital y el expediente electrnico.

El fortalecimiento de capacidades institucionales para mejorar la Gestin Documentaria involucra acciones que en diversos aspectos redundan en el beneficio del ciudadano, inversionista y comunidad en general, a partir de una atencin rpida y oportuna al administrado en la Municipalidad Distrital de Cajas.

La participacin conjunta de la Municipalidad Distrital de Cajas, contribuir a mejorar y fortalecer la gestin documentaria en la Municipalidad Distrital de Cajas; simplificacin de trmites; integridad, interoperabilidad, rapidez y oportunidad de atencin al ciudadano; seguridad en la gestin de documentos, fcil acceso a documentos entre otros.

8. MARCO CONCEPTUAL:

8.1. Definiciones:

8.1.2. Trmite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre un documento o expediente en las diferentes instancias encargadas de su canalizacin, atencin, estudio o solucin.

8.1.3. Mesa de Partes: Son las reas que conforman la organizacin de la Municipalidad Distrital de Cajas y que se encargan de recepcionar documentos.

8.1.4. Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados y ordenados cronolgicamente. Son generados interna o externamente, y tratan sobre un asunto especfico.

8.2. Descripcin general del flujo de trmite documentario:

8.2.1. Plataforma de recepcin y orientacin al ciudadano:La recepcin de los documentos se inicia por la Oficina de Trmite Documentario (Mesa de Partes), la Plataforma de Atencin al Usuario. Estos en cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de Gestin Administrativa de Documentario.

8.2.2. Clasificacin y distribucin:De acuerdo a la naturaleza del trmite estos se clasifican y distribuyen a las reas de la Municipalidad responsables de la atencin del trmite segn corresponda a lo dispuesto en los Manuales de Procedimiento y el TUPA.

8.2.3. Atencin del trmite:Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o expedientes realizada por las diferentes reas de la municipalidad, segn sus competencias funcionales y la definicin de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos.

8.2.4. Notificacin de resultados:Luego que las reas tcnicas emiten su opinin respecto del trmite solicitado, el funcionario competente emite una resolucin, autorizacin o respuesta, segn corresponda a la naturaleza del trmite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o entidad que solicit el trmite.

8.2.5. Archivo Central:Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de seguridad se almacenan los documentos fsicos y/o digitales que corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la municipalidad pueden solicitar informacin especfica va correo electrnico o requerir el prstamo de la documentacin completa o parcial; los usuarios externos a la municipalidad slo podrn solicitar visualizar el contenido digital del expediente.

8.3. Mdulo de registro de documentos:El registro de los expedientes ingresados por Mesa de Partes ser nico, identificado el lugar donde se ingres.Si en mesa de pares al momento de recibir el expediente existen documentos faltantes, despus del plazo establecido por ley, deber archivar automticamente y enviar alerta para generar oficio de devolucin.Manejo de expediente. Cada documento ingresado debe formar parte de un expediente administrativo, y no que considerado cada documento por separado con hojas de trmite, como actualmente sucede. Al expediente, deben anexarse los documentos vinculados que se generen en el sistema del trmite, como oficios, memos, informes, archivos de diferentes formatos, etc.Definir responsables de proceso y de la atencin de las solicitudes o de las acciones a realizar.En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el rea a la cual se ha derivado dicho documento identifica que pertenece u otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga el expediente completo. En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el rea identifica que pertenece a otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga el expediente completo.Tipos de estado del documento ser: En Proyecto, derivado, archivado, anulado. Los documentos internos obtendrn el mismo estado propuesto. Del sistema se generar la numeracin de los documentos.

En el sistema se registrar los resultados de los trmites. Formulario electrnico para que valide los requerimientos del TUPA por asunto. Lista desplegable de asuntos. Asignacin del analista responsable de la atencin, conforme a lo establecido en el flujo del proceso. Se clasificaran los asuntos del sistema en TUPA y NO TUPA. El sistema y el proceso estar certificado de tal manera que la documentacin electrnica ingresada o generada tenga validez legal (Certificacin Digital).

8.4. Mdulo de Gestin de Documentos Administrativos:

Generacin automtica de la documentacin y su numeracin por tipo de documento ya sea interna, externa o personal para uso interno y externo. Con respecto a la documentacin registrada, permitir el almacenamiento digital en accesorios magnticos (formato PDF).

8.5. Mdulo de Despacho:Debe considerar el flujo completo de despacho, como actualmente se realiza, es decir: Recepcin del documento. Despacho Recepcin de cargo.

8.6. Mdulo de Consultas y Reportes:Debera tener por lo menos las siguientes funciones: Emisin de reportes que permitan verificar el estado de los procesos, permitiendo diferentes criterios de bsqueda: por remitente, tipo de documento y fecha, por participantes del flujo de trabajo. Por actividades (archivadas, suspendidas, en trmite), entre otros. Estos reportes requieren tener la opcin de impresin y representacin lgica. Exportar reportes del nuevo sistema de trmite documentario a Excel, PDF, web. Consulta de los documentos asociados al expediente por diversos criterios de bsqueda: temas, motivos, asuntos, fechas, textos que forman parte de los documentos digitalizados adjuntos al expediente. Capacidad para que en cualquier etapa del proceso se pueda consultar la informacin y documentos adjunto relacionados al expediente, bajo cualquier formato.

8.7. Administrador de Archivo Documentario:Con las opciones de: Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un documento o documento emitido. Usar capacidades para priorizar instancias, un mismo procedimiento se pueda realizar en simultneo varias veces. Utilizar funciones de realizar auditoras de procesos (porcentaje de avance, participantes, tareas realizadas, tiempos transcurridos, entre otros)

8.8. Acceso al Sistema:Restricciones de utilizacin del sistema y de acceso a los datos e informacin a las personas autorizadas, mediante mecanismos que permitan la identificacin, autenticacin, la gestin de derechos de accesos u la gestin de privilegios.

8.9. Mantenimiento de Tablas y Parmetros:Para registrar en el sistema los parmetros y tablas: Lista de acciones especificadas para la derivacin de escritos internos o externos. Tipo de documentos externos e internos. Estados de trmite de los documentos. reas internas de la entidad. Personal adscrito a cada una de las reas orgnicas, segn estructura orgnica.

8.10. Proceso de Recepcin Documental:

El sistema debe permitir l proceso a cargo de la unidad general de recepcin documental o mesa de partes. Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la entidad y la salida de documentos emitidos por la entidad dirigidos a otros rganos o administrados. Generacin de cargo automtico para los administrados, indicando el nmero correlativo del documento ingresado (autogenerado), respetando el orden de ingreso o salida. El cargo debe permitir registrar datos del documento ingresado, indicando como mnimo su nmero, naturaleza, remitente destinatario. Generar Hoja de Ruta del documento ingresado, debiendo permitir registrar las derivaciones subsiguientes que fueran necesarias. Registro de documentos externos provenientes de administrados u organismos, registrando diversos datos como: identificacin del documento recibido (N, fecha, asunto, remitente nombre y cargo, original, copia, entre otros). Distribucin de documentos o escritos recibidos a destinatarios (unidades orgnicas), en forma individual o masiva.

8.11. Proceso de Derivacin de Documentos:

El sistema debe permitir la derivacin de los documentos segn corresponda a las necesidades propias del asunto o procedimiento administrativo a que se refiera el escrito, lo cual significa que el documento puede navegar por diversas instancias administrativas de la entidad. Debe permitir establecer flujos predeterminados para documentos especficos o procedimientos administrativos que lo requieran.

8.12. Proceso de Seguimiento:

Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados a la entidad, y conocer su estado, con la finalidad de incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno y/o externo. Facilitar la consulta de documentos segn el perfil de acceso por usuarios. Ubicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos, todas las fechas. Etc.

8.13. Control de documentos que ingresan y salen de la Entidad:El control de documentos sea de ingreso o salida es anual. El periodo se inicia el 01 de enero y termina el 31 de diciembre del ao respectivo. Debe tener en cuenta este criterio para efectos de generar el cdigo autogenerado que se le asignar al documento o expediente.

8.14. Tiempo estimado que tiene para atender un documento:El sistema debe permitir establecer tiempo para: Obtener respuesta por parte del rea destinataria a un documento generado internamente y remitido a dicha rea. Atender determinado documento que ingrese.

8.15. Procesos de Instalacin:

El proceso de instalacin del sistema deber ser de fcil instalacin, para lo cual se deber establecer un nicos procedimiento o programa del sistema

9. MARCO METODOLGICO

9.1. DIAGNOSTICO

9.1.1. TIPOS DE INVESTIGACIN

La investigacin realizada es de tipo exploratorio y descriptivo; ya que con la informacin obtenida, se determin con mayor amplitud la deficiencia en los procesos de gestin de trmite documentario de la Municipalidad Distrital de Cajas, y por tal razn se dotar de una gua de procedimientos de control interno y de un sistema informtico integrado que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la Municipalidad, as como de la que se genera al interior de la misma.

9.1.2. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

La Metodologa para el modelamiento se deber utilizar obligatoriamente diagramas UML (Unified Modeling Language); asimismo, la solucin informtica deber usar la metodologa de trabajo, basada en la Norma Tcnica peruana ISO 12207:2006 y 9001-2004. De igual manera se tomara en cuenta los aspectos generales de la Metodologa UWE, para el desarrollo e implementacin de sistemas informticos, tomando en consideracin que dicha metodologa facilita la planificacin, el control y seguimiento de los proyectos, mejora del ratio coste / beneficio, optimiza la gestin de recursos, facilita la comunicacin entre los participantes y facilita la evaluacin de los proyectos.

9.1.3. METODO E INSTRUMENTO DE LA INVESTIGACIN

El mtodo que se utiliz para la recoleccin de la informacin fue el mtodo inductivo-deductivo y fundamentado en la tcnica de la encuesta y el instrumento, dos cuestionarios diseados con preguntas cerradas, abiertas y de opcin mltiple, uno dirigido a los empleados del departamento de la Gerencia de Recepcin Documentario y Archivo General y el otro dirigido a los contribuyentes del municipio de la Municipalidad Dstrital de Cajas.

9.2. METODOLOGA

9.2.1. UML (Unified Modeling Language)La propuesta de Ingeniera Web basada en UML es una metodologa detallada para el proceso de autora de aplicaciones con una definicin exhaustiva del proceso de diseo que debe ser utilizado. Este proceso, iterativo e incremental, incluye flujos de trabajo y puntos de control, y sus fases coinciden con las propuestas en el Proceso Unificado de Modelado. UWE est especializada en la especificacin de aplicaciones adaptativas, y por tanto hace especial hincapi en caractersticas de personalizacin, como es la definicin de un modelo de usuario o una etapa de definicin de caractersticas adaptativas de la navegacin en funcin de las preferencias, conocimiento o tareas de usuario.Otras caractersticas relevantes del proceso y mtodo de autora de UWE son el uso del paradigma orientado a objetos, su orientacin al usuario, la definicin de una meta-modelo (modelo de referencia) que da soporte al mtodo y el grado de formalismo que alcanza debido al soporte que proporciona para la definicin de restricciones sobre los modelos.0. METODOLOGA UWE-UMLUWE UML (UML-Based Web Engineering) es una herramienta para modelar aplicaciones web, utilizada en la ingeniera web, prestando especial atencin en sistematizacin y personalizacin (sistemas adaptativos). UWE es una propuesta basada en el proceso unificado y UML pero adaptados a la web. En requisitos separa las fases de captura, definicin y validacin. Hace adems una clasificacin y un tratamiento especial dependiendo del carcter de cada requisito.Es un Mtodo de Ingeniera de Software para el desarrollo de Web basado en UML, es decir es una herramienta basada en UML pero para aplicaciones Web, esto conlleva a que cualquier diagrama UML puede ser usado, debido a que es una extensin de UML. Esta metodologa nace con la finalidad de controlar el caos que han provocado en el pasado procesos de desarrollo y as proporcionar un proceso sistemtico orientado una aplicacin final de calidad. UWE es una metodologa muy detallada para el desarrollo de aplicaciones que tiene una definicin exacta del proceso de diseo que debe ser utilizado. Este proceso presenta flujos de trabajo y puntos de control, y sus fases son las mismas a las propuestas en el Proceso Unificado de Modelado. UWE est dirigido especficamente a aplicaciones adaptativas, basndose en caractersticas de personalizacin como: la definicin de un modelo de usuario en funcin de las preferencias, conocimiento o tareas de usuario. Adems UWE usa el paradigma orientado a objetos, su orientacin al usuario, la definicin de una meta-modelo (modelo de referencia) que da soporte al mtodo y el grado de formalismo que alcanza debido al soporte que proporciona para la definicin de restricciones sobre los modelos.La metodologa UWE consiste en una notacin y en una metodologa. La notacin se basa en UML (OMG, 2003): para aplicaciones Web en general y para aplicaciones adaptativas en particular. La metodologa consta de seis modelos:0. Modelo de casos de uso para capturar los requisitos del sistema.0. Modelo conceptual para el contenido (modelo del dominio).0. Modelo de usuario: modelo de navegacin que incluye modelos estticos y dinmicos.0. Modelo de estructura de presentacin, modelo de flujo de presentacin.0. Modelo abstracto de interfaz de usuario y modelo de ciclo de vida del objeto.0. Modelo de adaptacin.

0. Modelo Lgico-Conceptual.UWE apunta a construir un modelo conceptual de una aplicacin Web, procura no hacer caso en la medida de lo posible de cuestiones relacionadas con la navegacin, y de los aspectos de interaccin de la aplicacin Web. La construccin de este modelo lgico-conceptual se debe llevar a cabo de acuerdo con los casos de uso que se definen en la especificacin de requerimientos. El modelo conceptual incluye los objetos implicados en las actividades tpicas que los usuarios realizarn en la aplicacin Web.0. Modelo de NavegacinConsta de la construccin de dos modelos de navegacin, el modelo del espacio de navegacin y el modelo de la estructura de navegacin. El primero especifica que objetos sern visitados por el navegador a travs de la aplicacin. El segundo define como se relacionaran.0. Modelo de presentacinDescribe dnde y cmo los objetos de navegacin y accesos primitivos sern presentados al usuario, es decir, una representacin esquemtica de los objetos visibles al usuario.0. Interaccin TemporalPresenta los objetos que participan en la interaccin y la secuencia de los mensajes enviados entre ellos.0. Escenarios WebPermiten detallar la parte dinmica del modelo de navegacin, especificando los eventos que disparan las situaciones, definen condiciones y explcitamente incluyen las acciones que son realizadas. Junto con el modelo de interaccin temporal, los escenarios Web proveen la representacin funcional dinmica del modelo de navegacin.0. FASES de la UWE.UWE cubre todo el ciclo de vida de este tipo de aplicaciones centrando adems su atencin en aplicaciones personalizadas o adaptativas.Las fases o etapas a utilizar son:1. Captura, anlisis y especificacin de requisitos:En simple palabras y bsicamente, durante esta fase, se adquieren, renen y especifican las caractersticas funcionales y no funcionales que deber cumplir la aplicacin web.Trata de diferente forma las necesidades de informacin, las necesidades de navegacin, las necesidades de adaptacin y las de interfaz de usuario, as como algunos requisitos adicionales. Centra el trabajo en el estudio de los casos de uso, la generacin de los glosarios y el prototipado de la interfaz de usuario.1. Diseo del sistema:Se basa en la especificacin de requisitos producido por el anlisis de los requerimientos (fase de anlisis), el diseo define cmo estos requisitos se cumplirn, la estructura que debe darse a la aplicacin web.1. Codificacin del software:Durante esta etapa se realizan las tareas que comnmente se conocen como programacin; que consiste, esencialmente, en llevar a cdigo fuente, en el lenguaje de programacin elegido, todo lo diseado en la fase anterior.1. Pruebas:Las pruebas se utilizan para asegurar el correcto funcionamiento de secciones de cdigo.1. La Instalacin o Fase de Implementacin:es el proceso por el cual los programas desarrollados son transferidos apropiadamente al computador destino, inicializados, y, eventualmente, configurados; todo ello con el propsito de ser ya utilizados por el usuario final.Esto incluye la implementacin de la arquitectura, de la estructura del hiperespacio, del modelo de usuario, de la interfaz de usuario, de los mecanismos adaptativos y las tareas referentes a la integracin de todas estas implementaciones.1. El Mantenimiento:es el proceso de control, mejora y optimizacin del software ya desarrollado e instalado, que tambin incluye depuracin de errores y defectos que puedan haberse filtrado de la fase de pruebas de control

9.3. IMPLEMENTACIN DEL PROCESO El desarrollador deber definir o seleccionar un modelo de ciclo de vida apropiado al alcance, magnitud y complejidad del proyecto. Se debern seleccionar las actividades y tareas del proceso de desarrollo y establecer una correspondencia entre dichas tareas y el modelo de ciclo de vida.Para el modelamiento se deber utilizar obligatoriamente diagramas UWE - UML; asimismo, la solucin informtica deber usar la metodologa de trabajo, basada en la Norma Tcnica peruana 12207:2006. De igual manera se tomara en cuenta los aspectos generales de la Metodologa UWE, para el desarrollo e implementacin de sistemas informticos, tomando en consideracin que dicha metodologa facilita la planificacin, el control y seguimiento de los proyectos, mejora del ratio coste / beneficio, optimiza la gestin de recursos, facilita la comunicacin entre los participantes y facilita la evaluacin de los proyectos.

Desde el punto de vista de los desarrolladores (Ingenieros de Software), la Metodologa UWE, mejora la comprensin del problema web, optimiza el proceso y las fases a seguir, se genera facilidad en mantenimiento y se desarrollan algunos criterios sobre reusabilidad. Desde el punto de vista del cliente /usuario final, la UWE, garantiza en la medida de lo posible la calidad del producto y se genera mayor confianza en el proceso y los resultados por las facilidades de acceso a informacin y mayor transparencia de la gestin. Las fases y procesos principales de la Metodologa UWE, a tomar en cuenta son:

A. Anlisis de requisitos. Plasma los requisitos funcionales de la aplicacin Web mediante un modelo de casos de uso.B. Modelo de contenido: Define mediante un diagrama de clases, los conceptos de detalle involucrados en la aplicacin.C. Modelo navegacional: Representada la navegacin de los objetos dentro de la aplicacin y un conjunto de estructuras como son ndices, mens y consultas..D. Modelo de presentacin: Representa las interfaces de usuario por medio de vistas abstractas.E. Modelo de Proceso: Representa el aspecto que tiene las actividades que se conectan con cada clase de proceso.

9.4. PROCESO DE DESARROLLOEl proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas del desarrollador. El proceso contiene las actividades para el anlisis de los requerimientos, diseo, codificacin, integracin, pruebas e instalacin y aceptacin relacionadas con los productos software. Puede contener actividades a nivel de sistema si se estipula en el contrato. El desarrollador lleva a cabo o soporta las actividades de este proceso de acuerdo con el contrato. El desarrollador gestiona el proceso de desarrollo al nivel de proyecto siguiendo el proceso de gestin, que se emplea en este proceso; establece una infraestructura basado en el proceso que se sigue en el proceso de infraestructura adapta el proceso al proyecto siguiendo el proceso de adaptacin; y gestiona el proceso a nivel de organizacin siguiendo el proceso de mejora de proceso y el proceso de recursos humanos. Cuando el desarrollador es el proveedor del producto software desarrollado, el desarrollador lleva a cabo el proceso de suministro.Lista de etapas: El modelo UWE propone 6 etapas o sub modelos:a) Modelo de Casos de Usob) Modelo de contenido.c) Modelo de usuario.d) Modelo de Estructurae) Modelo Abstractof) Modelo de Adaptacin.g) Modelo de integracin de software.h) Instalacin de Software.9.2.1. Modelo de Casos de Uso:Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.1.1. Si no est estipulado en el contrato, el desarrollador deber definir o seleccionar un modelo de ciclo de vida apropiado al alcance, magnitud y complejidad del proyecto. Se debern seleccionar las actividades y tareas del proceso de desarrollo y establecer una correspondencia entre dichas tareas y el modelo de ciclo de vida.NOTA: Estas actividades y tareas pueden solaparse o interaccionar y pueden ser llevadas a cabo Iterativamente o recursivamente.9.2.1.2. El desarrollador deber:a) Diagramar el flujo del proceso de trmite documentario.b) Poner las salidas basndose en el proceso de gestin de la configuracin y llevar a cabo el control de los cambios de acuerdo con l.c) Documentar y solucionar los problemas y no conformidades encontradas en los productos software y tareas de acuerdo con el proceso de solucin de problemas.d) Llevar a cabo los procesos de apoyo tal como se especifique en el contrato.e) Establecer una lnea base para cada elemento de la configuracin con los elementos apropiados, como los determinados por el adquiriente y el proveedor.9.2.1.3. El desarrollador deber seleccionar aquellas normas, mtodos, herramientas y lenguajes de programacin (si no estn estipulados en el contrato) que estn documentados, sean pertinentes y estn establecidos por la organizacin para llevar a cabo las actividades del proceso de desarrollo y de los procesos de apoyo.9.2.1.4. El desarrollador deber preparar planes para realizar las actividades del proceso de desarrollo. Los planes deberan incluir normas especficas, mtodos, herramientas, acciones y responsabilidades asociadas con el desarrollo y calificacin de todos los requerimientos, incluyendo los de seguridad fsica y de acceso. Si fuese necesario, se pueden preparar planes separados. Se debern documentar y ejecutar estos planes.9.2.1.5. Para el desarrollo y mantenimiento del producto software se pueden emplear elementos no entregables. Sin embargo, se deber asegurar que la operacin y mantenimiento del producto software entregable, luego de entregado al adquiriente, es independiente de dichos elementos, de otra manera se debern considerar como entregables.9.2.2. Modelo de Presentacin: Esta actividad consta de las siguientes tareas, que el desarrollador deber llevar a cabo o proporcionar apoyo, segn requiera el contrato:9.2.2.1. Se deber analizar el uso especfico previsto del sistema a ser desarrollado para especificar los requerimientos del sistema. La especificacin de los requerimientos del sistema deber describir funciones y capacidades del sistema; requerimientos de negocio, organizativos y de usuario; requerimientos de seguridad fsica y de acceso; requerimientos de ingeniera de factores humanos (ergonoma), interfaces y requerimientos de operacin y mantenimiento; limitaciones de diseo y requerimientos de calificacin. Se deber documentar la especificacin de los requerimientos del sistema.9.2.2.2. Se debern evaluar los requerimientos del sistema teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.a) Trazabilidad hacia las necesidades de la adquisicin.b) Consistencia con las necesidades de la adquisicin.c) Capacidad para ser probados.d) Viabilidad del diseo de la arquitectura del sistema.e) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.9.2.3. Modelo de usuario: Esta actividad consta de las siguientes tareas, que el desarrollador deber llevar a cabo o proporcionar apoyo, segn requiere el contrato.9.2.3.1. Se deber establecer la arquitectura del sistema a alto nivel. La arquitectura deber identificar los elementos hardware, software y operaciones manuales. Se deber asegurar que todos los requerimientos del sistema se distribuyen entre estos elementos. Se debern identificar posteriormente, los elementos de configuracin hardware, elementos de configuracin software y las operaciones manuales partiendo de estos elementos. Se deber documentar la arquitectura del sistema y los requerimientos asignados a cada elemento.9.2.3.2. Se deber evaluar la arquitectura del sistema y los requerimientos para los elementos teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.a) Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema.b) Representacin del esquema de los objetos visibles del usuario.c) Consistencia con los requerimientos del sistema.d) Viabilidad de los elementos software para cumplir con sus requerimientos asignados.e) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.

9.2.4. Modelo de estructura.Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin software, si se ha identificado) esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.4.1. El desarrollador deber establecer y documentar los requerimientos software descritos a continuacin, incluyendo la especificacin de los objetos a travs de clases de proceso.a) Interfaces externas al elemento software.b) Requerimientos de calificacin.c) Especificaciones de seguridad fsica, incluyendo aquellas relacionadas con los mtodos de operacin y mantenimiento, influencias del entorno y dao a las personas.d) Especificaciones de seguridad de acceso, incluyendo aquellas que comprometen informacin confidencial.e) Definicin de datos y requerimientos de las bases de datos.f) Requerimientos de instalacin y aceptacin del producto software entregado, en el lugar o lugares de operacin y mantenimiento.g) Documentacin de usuario.h) Requerimientos de operacin y ejecucin por parte del usuario.i) Requerimientos de mantenimiento por parte del usuario.9.2.4.2. El desarrollador deber evaluar los requerimientos software teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de la evaluacin.a) Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema y el diseo del sistema.b) Consistencia externa con los requerimientos del sistema.c) Consistencia interna.d) Capacidad para ser probado.e) Viabilidad del diseo software.f) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.9.2.5. Modelo de presentacin - abstracto:Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin software, si se ha identificado), esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.5.1. El desarrollador deber transformar los requerimientos para el elemento software, en una arquitectura que describa su estructura a alto nivel e identifique los componentes software. Se deber asegurar que todos los requerimientos para el elemento software se asignan a sus componentes software y se refinan posteriormente para facilitar el diseo detallado. Se deber documentar la arquitectura del elemento software.9.2.5.2. El desarrollador deber desarrollar y documentar un diseo a alto nivel para las interfaces externas al elemento software y para las interfaces entre los componentes software del elemento software.9.2.5.3. El desarrollador deber desarrollar y documentar un diseo a alto nivel para la base de datos.9.2.5.4. Conviene que el desarrollador desarrolle y documente versiones preliminares de la documentacin de usuario.9.2.5.5. El desarrollador deber definir y documentar los requerimientos preliminares de pruebas y la planificacin para la integracin del software.9.2.5.6. El desarrollador deber evaluar la arquitectura del elemento abstracto y de los diseos de su interfaz y base de datos teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.a) Trazabilidad hacia los requerimientos del elemento software.b) Consistencia externa con los requerimientos del elemento software.c) Consistencia interna entre los componentes software.d) Adecuacin de los mtodos de diseo y normas usadas.e) Viabilidad del diseo detallado.f) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.9.2.6. Modelo de Proceso - adaptacin.Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin software, si se ha identificado), esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.6.1. El desarrollador deber desarrollar y documentar lo siguiente:a) Cada unidad software y base de datos.b) Procedimientos de prueba de caja negra, blanca y datos para probar cada unidad software y base de datos. 9.2.6.2. El desarrollador deber probar cada unidad software y base de datos asegurando que satisfacen sus requerimientos. Se debern documentar los resultados de las pruebas.9.2.6.3. El desarrollador deber actualizar la documentacin de usuario, si es necesario.9.2.6.4. El desarrollador deber actualizar los requerimientos de prueba y el plan para la integracin del software.9.2.7.5. El desarrollador deber evaluar el cdigo software y los resultados de las pruebas teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.a) Trazabilidad hacia los requerimientos y el diseo del elemento software.b) Consistencia externa con los requerimientos y el diseo del elemento software. c) Consistencia interna entre los requerimientos de las unidades.d) Cobertura de pruebas de las unidades.e) Adecuacin de los mtodos de codificacin y normas usadas.f) Viabilidad de la integracin del software y de las pruebas.g) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.9.2.7. Modelo de Integracin del software: Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin de software, si se ha identificado), esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.7.1. El desarrollador deber preparar un plan de integracin para integrar las unidades software y los componentes software en el elemento software. El plan deber incluir requerimientos de prueba, procedimientos, datos, responsabilidades y plazos. Se deber documentar el plan.9.2.7.2. El desarrollador deber integrar las unidades software y los componentes software y probarlos a medida que se agrupan de acuerdo con el plan de integracin. Se deber asegurar que cada agrupacin satisface los requerimientos del elemento software y que el elemento software est integrado al final de la actividad de integracin. Se deber documentar los resultados de la integracin y de las pruebas.9.2.7.3. El desarrollador deber actualizar la documentacin de usuario, si es necesario.9.2.7.4. El desarrollador deber preparar y documentar, para cada requerimiento de calificacin del elemento software, un conjunto de pruebas, casos de prueba (entradas, salidas, criterios de prueba) y procedimientos de prueba para llevar a cabo las pruebas de calificacin del software. El desarrollador deber asegurar que el elemento software integrado est listo para las pruebas de calificacin del software.9.2.7.5. El desarrollador deber evaluar el plan de integracin, el diseo, el cdigo, las pruebas, los resultados de las pruebas y la documentacin de usuario teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.a) Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema.b) Consistencia externa con los requerimientos del sistema.c) Consistencia interna.d) Cobertura de las pruebas de los requerimientos del elemento software.e) Adecuacin de las normas de prueba y de los mtodos usados.f) Conformidad con los resultados esperados.g) Viabilidad de las pruebas de calificacin del software.h) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.

9.2.8. Pruebas de calificacin del software:Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin software, si se ha identificado), esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.8.1. El desarrollador deber llevar a cabo pruebas de calificacin de acuerdo con los requerimientos de calificacin para el elemento software. Se deber asegurar que se prueba la conformidad de la implementacin de cada requerimiento software. Se debern documentar los resultados de las pruebas de calificacin.9.2.8.2. El desarrollador deber actualizar la documentacin de usuario, si es necesario.9.2.8.3. El desarrollador deber evaluar el diseo, el cdigo, las pruebas, los resultados de las pruebas y la documentacin de usuario teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.a) Cobertura de las pruebas de los requerimientos del elemento software.b) Conformidad con los resultados esperados.c) Viabilidad de la integracin del sistema y las pruebas, si se llevan a cabo.d) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.9.2.8.4. Se debern documentar los resultados de las auditoras. Si el hardware y el software estn bajo desarrollo o integracin, las auditoras pueden posponerse hasta las pruebas de calificacin del sistema. 9.2.8.5. Tras la finalizacin exitosa de las auditoras, si se llevan a cabo, el desarrollador deber:a) Actualizar y preparar el producto software entregable para la integracin del sistema, pruebas de calificacin del sistema, instalacin del software o apoyo a la aceptacin del software, como proceda.9.2.9. Instalacin del software: Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.9.1. El desarrollador deber preparar un plan para instalar el producto software en el entorno de destino, tal como se especifica en el contrato. Se debern determinar y estar disponibles los recursos y la informacin necesaria para instalar el producto software.El desarrollador deber ayudar al adquiriente con las actividades de puesta en marcha tal como se especifique en el contrato. En los casos en que el software instalado reemplace a un sistema existente, el desarrollador deber proporcionar apoyo a cualquier actividad realizada en paralelo que sea requerida por el contrato. Se deber documentar el plan de instalacin.9.2.9.2. El desarrollador deber instalar el producto software de acuerdo con el plan de instalacin. Se deber asegurar que el cdigo software y las bases de datos se inicializan, ejecutan y terminan tal como se especifica en el contrato. Se debern documentar las incidencias y resultados de la instalacin.9.2.10 Apoyo a la aceptacin del software: Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.2.10.1. El desarrollador deber proporcionar apoyo a las revisiones y pruebas de aceptacin llevadas a cabo por el adquiriente del producto software. Las revisiones y pruebas de aceptacin debern tener en cuenta los resultados de las revisiones conjuntas, auditoras, pruebas de calificacin del software y pruebas de calificacin del sistema (si se llevan a cabo). Se debern documentar los resultados de las pruebas y revisiones de aceptacin.9.2.10.2. El desarrollador deber completar y entregar el producto software tal como se especifica en el contrato.9.2.10.3. El desarrollador deber proporcionar formacin inicial y continua y dar apoyo al adquiriente tal como se especifica en el contrato.

9.3. PROCESO DE OPERACINEl proceso de operacin contiene las actividades y tareas del operador. El proceso cubre la operacin del producto software y el apoyo a la operacin de los usuarios. Ya que la operacin del producto software est integrado a la operacin del sistema, las actividades y tareas de este Lista de actividades. Este proceso consta de las siguientes actividades:a) Implementacin del proceso.b) Pruebas de operacin.c) Operacin del sistema.d) Soporte al usuario.9.3.1. Implementacin del proceso:Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.3.1.1. El operador debera preparar un plan y establecer un conjunto de normas de operacin para llevar a cabo las actividades y tareas de este proceso. Se deber documentar y ejecutar el plan.9.3.1.2. El operador deber establecer procedimientos para recibir, registrar, solucionar y hacer un seguimiento de los problemas y proporcionar informacin sobre su situacin. En cuanto se encuentren problemas, se debern registrar e introducir en el proceso de solucin de problemas.9.3.1.3. El operador deber establecer procedimientos para probar el producto software en su entorno de operacin, para alimentar con informes de problemas y peticiones de modificaciones al proceso de mantenimiento y para liberar el producto software para el uso en operacin.9.3.2. Pruebas de operacin: Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.3.2.1. Para cada release del producto software, el operador deber llevar a cabo pruebas de operacin y tras satisfacerse los criterios especificados, liberar el software para uso en operacin.9.3.2.2. El operador deber asegurar que el cdigo software y las bases de datos se inicializan, ejecutan y terminan tal como se describe en el plan.9.3.3. Operacin del sistema: Esta actividad consta de la siguiente tarea:9.3.3.1. El sistema deber ser operado en el entorno previsto de acuerdo con la documentacin de usuario.9.3.4. Soporte al usuario: Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.3.4.1. El operador deber proporcionar asistencia y consultora a los usuarios cuando la pidan. Estas peticiones y las acciones subsecuentes se debern registrar y supervisar.9.3.4.2. El operador deber pasar las peticiones del usuario, cuando sea necesario, al proceso de mantenimiento para su solucin. Estas peticiones se debern tramitar y el originador de la peticin deber ser informado de las acciones que se planifiquen y se tomen. Se deber hacer un seguimiento de todas las decisiones hasta su conclusin.9.3.4.3. Si un problema reportado tiene una solucin temporal, antes de que se pueda liberar una solucin permanente, se deber dar la opcin a quien report el problema para que la use. Se debern aplicar al software en operacin, usando el proceso de mantenimiento (5.5), las correcciones permanentes, los releases que incluyan funciones o caractersticas omitidas anteriormente y las mejoras del sistema.

9.4. PROCESO DE MANTENIMIENTOEl proceso de mantenimiento contiene las actividades y tareas del responsable de mantenimiento. Este proceso se inicia cuando el producto software sufre modificaciones en el cdigo y la documentacin asociada, debido a un problema o a la necesidad de mejora o adaptacin. El objetivo es modificar el producto software existente preservando su integridad. Este proceso incluye la migracin y retirada del producto software. El proceso termina con la retirada del producto software.Las actividades proporcionadas por esta rea son especficas del proceso de mantenimiento; sin embargo, el proceso puede utilizar otros procesos de esta NTP. Si se usa el proceso de desarrollo, el trmino desarrollador se deber interpretar en l como el responsable de mantenimiento.El responsable de mantenimiento gestiona el proceso de mantenimiento a nivel de proyecto siguiendo el proceso de gestin, que se emplea en este proceso; establece una infraestructura basada en el proceso que se sigue en el proceso de infraestructura:Adapta el proceso para el proyecto siguiendo el proceso de adaptacin; y gestiona el proceso a nivel de organizacin siguiendo el proceso de mejora de proceso y el proceso de recursos humanos. Cuando el responsable de mantenimiento es el proveedor del servicio de mantenimiento, el responsable de mantenimiento lleva a cabo el proceso de suministro.Lista de actividades. Este proceso consta de las siguientes actividades:a) Implementacin del proceso.b) Anlisis de problemas y modificaciones.c) Implementacin de las modificaciones.d) Revisin/aceptacin del mantenimiento.e) Migracin.f) Retirada del software.9.4.1. Implementacin del proceso: Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.4.1.1. El responsable de mantenimiento deber preparar, documentar y ejecutar planes y procedimientos para llevar a cabo las actividades y tareas del proceso de mantenimiento.9.4.1.2. El responsable de mantenimiento deber establecer procedimientos para recibir, registrar y hacer seguimiento a los informes de problemas y a las peticiones de modificaciones de los usuarios y proporcionar informacin a los usuarios sobre su situacin. En el momento en que se encuentren problemas, se debern registrar e introducir en el proceso de solucin de problemas.9.4.1.3. El responsable de mantenimiento deber implementar el proceso de gestin de la configuracin (o establecer una interfaz con l a nivel organizacional) para gestionar las modificaciones al sistema existente.9.4.2. Anlisis de problemas y modificaciones: Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.4.2.1. El responsable de mantenimiento deber analizar el informe del problema o la peticin de modificacin de acuerdo con su impacto en la organizacin, el sistema existente y los sistemas con los que interacciona segn lo siguiente:a) Tipo; por ejemplo correctivo, mejora, preventivo o adaptativo a un nuevo entorno.b) Alcance; por ejemplo tamao de la modificacin, costo, tiempo para completar la modificacin.c) Aspectos crticos; por ejemplo, impacto en las caractersticas o seguridad fsica o de acceso.9.4.2.2. El responsable de mantenimiento deber reproducir o comprobar el problema.9.4.2.3. Basndose en el anlisis, el responsable de mantenimiento deber preparar alternativas para implementar la modificacin.9.4.2.4. El responsable de mantenimiento deber documentar el problema/peticin de modificacin, los resultados del anlisis y las alternativas de implementacin.9.4.2.5. El responsable de mantenimiento deber obtener la aprobacin para la implementacin de la alternativa seleccionada tal como se especifica en el contrato.9.4.3. Implementacin de las modificaciones: Esta actividad consta de las siguientes tareas.9.4.3.1. El responsable de mantenimiento deber llevar a cabo el anlisis y determinar qu documentacin, unidades software y versiones requieren ser modificadas por esta causa. Se deber documentar este anlisis.9.4.3.2. El responsable de mantenimiento deber ejecutar el proceso de desarrollo (5.3) para implementar las modificaciones. Los requerimientos del proceso de desarrollo se deben complementar con lo siguiente:a) Se debern definir y documentar criterios de prueba y evaluacin para probar y evaluar las partes modificadas y no modificadas del sistema (unidades software, componentes y elementos de configuracin).b) Se deber asegurar la implementacin completa y correcta de los requerimientos nuevos y modificados. Tambin se deber asegurar que los requerimientos originales no modificados no han sido afectados. Se debern documentar los resultados de las pruebas.9.4.4. Revisin/aceptacin del mantenimiento:Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.4.4.1. El responsable de mantenimiento deber llevar a cabo revisiones, con la organizacin que autoriza las modificaciones, para determinar la integridad del sistema modificado.9.4.4.2. El responsable de mantenimiento deber obtener aprobacin para la finalizacin satisfactoria de la modificacin, tal como se especifica en el contrato.9.4.5. Migracin:Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.4.5.1. Si se migra el sistema o producto software (incluyendo los datos) de un entorno de operacin viejo a uno nuevo, se deber asegurar que cualquier producto software o datos producidos o modificados durante la migracin estn de acuerdo con esta NTP.9.4.5.2. Se deber preparar, documentar y ejecutar un plan de migracin. Las actividades de planificacin debern incluir a los usuarios. El plan deber incluir los siguientes elementos:a) Anlisis de los requerimientos y definicin de la migracin.b) Desarrollo de las herramientas de la migracin.c) Conversin del producto software y de los datos.d) Ejecucin de la migracin.e) Verificacin de la migracin.f) Soporte para el antiguo entorno en el futuro.9.4.5.3. Se deber notificar a los usuarios las actividades y planes de la migracin.Las notificaciones debern incluir lo siguiente:a) Declaracin de por qu el antiguo entorno no va a seguir siendo soportado.b) Descripcin del nuevo entorno con su fecha de disponibilidad.c) Descripcin de otras opciones de soporte, si existen, una vez que ha cesado el soporte al antiguo entorno.9.4.5.4. Para hacer ms fluida la transicin al nuevo entorno, se puede llevar a cabo la operacin en paralelo del antiguo y del nuevo entorno. Durante este periodo se deber proporcionar la formacin necesaria tal como se especifica en el contrato.9.4.5.5. Cuando llegue el momento previsto de la migracin, se deber notificar a todos los afectados. Se deber archivar toda la documentacin, registros y cdigo del antiguo entorno.9.4.5.6. Se deber llevar a cabo una revisin post-operacin para evaluar el impacto del cambio al nuevo entorno. Los resultados de la revisin se debern enviar a las autoridades apropiadas para su conocimiento, gua y actuacin. 9.4.5.7. Los datos usados por o asociados al antiguo entorno debern ser accesibles de acuerdo con los requerimientos del contrato sobre proteccin de datos y auditoras aplicables.9.4.6. Retirada del software:Esta actividad consta de las siguientes tareas:9.4.6.1. Se deber preparar y documentar un plan de retirada para el cese del soporte activo por parte de las organizaciones de operacin y mantenimiento. Las actividades de planificacin debern incluir a los usuarios. El plan deber considerar los elementos enumerados a continuacin. El plan deber ser ejecutado.a) Cese total o parcial del soporte tras un cierto periodo de tiempo.b) Archivo del producto software y de su documentacin asociada.c) Responsabilidad para cualquier aspecto de soporte residual en el futuro.d) Transicin hacia el nuevo producto software, si es aplicable.e) Accesibilidad de las copias archivadas de los datos.9.4.6.2. Se deber notificar a los usuarios s los planes y actividades de la retirada.Las notificaciones debern incluir lo siguiente:a) Descripcin del sustitutivo o mejora, con su fecha de disponibilidad.b) Descripcin del por qu el producto software no va a seguir siendo soportado.c) Descripcin de otras opciones de soporte disponibles, una vez que el soporte ha cesado.9.4.6.3. Para facilitar la transicin al nuevo sistema, conviene que se lleve a cabo la operacin en paralelo del sistema a retirar y del nuevo producto software.Durante este perodo, se deber proporcionar formacin a los usuarios, tal como se especifica en el contrato.9.4.6.4. Cuando llegue la fecha prevista de retirada, se deber notificar a todos los afectados. Toda la documentacin de desarrollo asociada, registros y cdigo se debern archivar en el momento oportuno.9.4.6.5. Los datos usados o asociados al producto software retirado debern ser accesibles de acuerdo con los requerimientos del contrato sobre proteccin de datos y auditoras aplicables.

9.5. EL DESARROLLADOR DEBER:

a) Documentar las salidas de acuerdo con el proceso de documentacin.b) Poner las salidas basndose en el proceso de gestin de la configuracin y llevar a cabo el control de los cambios de acuerdo con l.c) Documentar y solucionar los problemas y no conformidades encontradas en los productos software y tareas de acuerdo con el proceso de solucin de problemas.d) Llevar a cabo los procesos de apoyo (captulo 6) tal como se especifique en el contrato.e) Establecer una lnea base para cada elemento de la configuracin con los elementos apropiados, como los determinados por el adquiriente y el proveedor.El desarrollador deber seleccionar, adaptar y usar aquellas normas, mtodos, herramientas y lenguajes de programacin (si no estn estipulados en el contrato) que estn documentados, sean pertinentes y estn establecidos por la organizacin para llevar a cabo las actividades del proceso de desarrollo y de los procesos de apoyo.El desarrollador deber preparar planes para realizar las actividades del proceso de desarrollo. Los planes deberan incluir normas especficas, mtodos, herramientas, acciones y responsabilidades asociadas con el desarrollo y calificacin de todos los requerimientos, incluyendo los de seguridad fsica y de acceso. Si fuese necesario, se pueden preparar planes separados. Se debern documentar y ejecutar estos planes.Para el desarrollo y mantenimiento del producto software se pueden emplear elementos no entregables. Sin embargo, se deber asegurar que la operacin y mantenimiento del producto software entregable, luego de entregado al adquiriente, es independiente de dichos elementos, de otra manera se debern considerar como entregables.9.6. PLATAFORMA TECNOLGICA:La solucin de desarrollo del Sistema deber ser implementada bajo una arquitectura de 3 capas:

Capa de Presentacin:Es la que ve el usuario (tambin de la denomina capa de usuario), presenta el sistema al usuario, le comunica la informacin y captura la informacin del usuario en un mnimo de proceso (realiza un filtrado previo para comprobar que no hay errores de formato). Esta etapa se comunica nicamente con la capa de negocio. Tambin es conocida como interfaz grfica y debe tener la caracterstica de ser amigable (entendible y fcil de usar) para el usuario,

Capa de Negocio:Es donde residen los programas que se ejecutan, se reciben las peticiones del usuario y que se envan las respuestas tras el proceso. Se denomina capa de negocio (e incluso de lgica del negocio) porque es aqu donde se establecen todas las reglas que deben cumplirse. Esta etapa se comunica con la capa de presentacin, para recibir las solicitudes y presentar los resultados, y con la capa de datos, para solicitar al gestor de base de datos almacenar o recuperar datos de l. Tambin se consideran aqu los programas de aplicacin.

Capa de Datos:Es donde residen los datos y es la encargada de acceder a los mismos. Est conformada por uno o ms gestores de bases de datos que realizan todo el almacenamiento de datos, reciben solicitudes de almacenamiento o recuperacin de informacin desde la capa de negocios.

Las ventajas de usar esta arquitectura son las siguientes:

El desarrollo se puede llevar a cabo en varios niveles. Desarrollos paralelos (en cada capa). Aplicaciones ms robustas debido al encapsulamiento. En caso que sobrevenga algn cambio, solo se ataca al nivel requerido sin tener que revisar ente cdigo mezclado. Mantenimiento y soporte ms sencillo (es ms sencillo cambiar un componente que modificar un aplicacin monoltica). Mayor flexibilidad (se pueden aadir nuevos mdulos para dotar al sistema de nueva funcionalidad). Alta escalabilidad. La principal ventaja de un aplicacin distribuida bien diseada es su buen escalamiento, es decir, que puede manejar muchas peticiones con el mismo rendimiento simplemente aadiendo ms hardware. El crecimiento es casi lineal y no es necesario aadir ms cdigo para conseguir esta escalabilidad.CLIENTESSERVIDOR DE NEGOCIACIONSERVIDOR DE BASE DE DATOSCapa de PresentacinCapa de NegocioCapa de Datos

Modalidad: WEB Lenguaje de programacin: Java 2 Enterprise Edition (J2EE). IDE para aplicaciones Web: Netbeans. Software de Servidor de Aplicaciones Web: JBOSS, Tomcat Apache. Navegador: Internet Explorer, Mozilla Chrome. Gestor de base de datos: SQL Server 2012. Sistema Operativo de Servidores: Windows Server / Linux. Sistema Operativo de Clientes: Windows XP, 7 o superior. Protocolo de transporte / red utilizado: Se conecta con el protocolo TCP/IP. Reportes del sistema: Soportados en formato EXCEL, PDF, HTML, TXT.

10. SISTEMA DE HIPTESIS:

10.1. Disminuir del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se reduciran tareas que se repitan, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.10.2. Aumentar la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la atencin de la documentacin.10.3. Disminucin del uso de papel, tinta, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.

11. SISTEMA DE VARIABLES:

11.1. Variables Independientes:

11.1.1.1. Disminucin del tiempo promedio en el trmite.11.1.1.2. Aumento en la productividad.11.1.1.3. Disminucin del uso de papel.

11.2. Variables Dependientes:

11.2.1.1. Eliminacin de Tareas Repetitivas.11.2.1.2. Automatizacin de Procesos Lgicos.11.2.1.3. Estandarizacin de la documentacin emitida.

Jr. Inti Nro. 250 El Tambo - Huancayo - E-mail: ptrsystem-consultores@hotmail.com Claro RPC: 989605390 - Telefnica: 947947477 RPM: #947947477 - Tlef: 064-636006