PENSAMIENTO SISTEMICO

EL PROBLEMA DENTRO DEL SISTEMA Y SUS METODOS DE SOLUCION

Presentado por: Roller Stiven Vidal

Jeimy Johanna Itaz P.

Ingeniería Industrial IV

Nocturna

FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN

INGENIERIA INDUSTRIAL

POPAYAN

2016

PENSAMIENTO SISTEMICO

EL PROBLEMA DENTRO DEL SISTEMA Y SUS METODOS DE SOLUCION

Presentado por: Roller Stiven Vidal

Jeimy Johanna Itaz P.

Ingeniería Industrial IV

Nocturna

Presentado a: Wadys Montilla Ortega

Ingeniero de Sistemas

Especialista en Computación para la docencia.

FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN

INGENIERIA INDUSTRIAL

POPAYAN

2016

INTRODUCION

El propósito por el cual se lleva a cabo el siguiente proyecto es la aplicación directa de los temas vistos en Pensamiento Sistémico, desarrollados durante el cuarto semestre del programa Ingeniería Industrial.

Dentro del curso se profundiza en aspectos como son los sistemas dentro de las organizaciones, el funcionamiento, sus componentes externos, se analizan los subsistemas y el comportamiento de estos.

Los resultados de las relaciones entre componentes internos y externos en términos de retroalimentación, se abarca la temática del factor problema, causalidades e implementación de indicadores.

Tales temas mencionados se llevarán a la aplicación dentro del siguiente proyecto que encierra una de las problemáticas más evidenciadas en el último año y que afecta directamente al sistema de Gestión Académica da la fundación Formar, una IFT (institución de formación para el trabajo) que busca aprovechar de la mejor manera sus recursos, brindando un servicio de calidad.

1. DEFINICION DEL PROBLEMA

Sistema

El sistema dentro de cual vamos a trabajar y aplicar los conceptos adquiridos en el programa, es el proceso de GESTION ACADEMICA, proceso que se encuentra implicado directamente con la misión de la institución y que a su misma vez hace parte del gran sistema Institución de formación para el trabajo Formar.

Subsistema

Del sistema tomado en referencia “Gestión Académica”, dentro de él interactúan 3 subsistemas, posteriormente se estará diagramando para mayor comprensión.

Gestión de Mercadeo: quien debe Contribuir al crecimiento del portafolio de servicios de la institución Formar y generar continuamente ingreso de estudiantes en los diferentes programas ofertados.

Secretaria Académica:

El objetivo del área es contribuir al cumplimiento del proceso de Registro y Control Académico de la institución Formar.

Entiéndase por “registro y control” como tramitar documentación pertinente, velar por el cumplimiento de estatutos y reglamentos académicos y supervisar permanentemente la calidad de las actividades del proceso de Registro y Control Académico.

Educación continuada: se encarga de apoyar el proceso de mercadeo en cuestión de captación clientes para programas de refuerzo.

GEST

ION

ACAD

EMIC

A SECRETARIAASISTENTES

EDUCACION CONTINUADAMERCADEO

Encargado del sistema en referencia

El encargado y líder del Sistema Gestión Académica es un director, quien ejecuta y controla el presupuesto y plan curricular una vez aprobado por la dirección. Cada uno de los subsistemas tiene un líder a saber.

Dentro de secretaria académica se cuenta con dos “Asistentes administrativos” como apoyo para el área.

Objetivo del sistema en referencia

Direccionar y Coordinar Los procedimientos Académicos por competencias de manera que responda al compromiso institucional con la calidad, las disposiciones legales y las necesidades del sector productivo. Además, deberá Contribuir al desarrollo de los módulos académicos de los Programas académicos de la institución Formar.

Identificación del problema

En nuestro sistema de referencia Gestión Académica y aun siendo más precisos dentro del área de Secretaria Académica se evidencio la carencia que tiene el procedimiento disciplinario al no encontrar una medida para solucionar de raíz el caso de un estudiante que ha cometido la misma falta más de 10 veces en el semestre; falta disciplinaria que de acuerdo al grado del hecho no amerita sanción ni expulsión de la fundación.

En el momento que Secretaria Académica considera pertinente y otorga un llamado de atención por incumplimiento de alguna regla o falta leve, por el simple hecho de ser menor y de no ameritar sanción ni expulsión, deja el espacio abierto en la comunidad para que los casos se vuelvan reincidentes, aumentado los llamados de atención y burlando el sistema disciplinario.

GESTION ACADEMICA(Director(a) Academico)

SECRETARIA ACADEMICASecretario(a)

Asistentes admon

GESTION DE MERCADEO

Coordinador(a)

EDUCACION CONTINUADA

Lider

Secretaria académica en lo que lleva corrido del año, ha archivado cantidad de actas por llamados de atención hacia estudiantes que se convierten en infractores repetitivos, afectando el área por la pérdida de tiempo, escasa seriedad que esto representa y por el bajo respaldo brindado hacia la parte afectada.

Dentro del proceso que se sigue para sancionar una falta disciplinaria, el área de secretaria académica se ciñe estrictamente al régimen disciplinario comprendido dentro del capítulo IX del Reglamento Estudiantil;

“REGIMEN DISCIPLINARIO

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DISCIPLINARIO. Una vez se haya tenido conocimiento de la probable ocurrencia de una falta disciplinaria se deberá acudir al siguiente procedimiento:

a. La secretaria Académica mediante oficio escrito, abrirá un expediente especial para iniciar el proceso.

b. Recibirá en primer lugar, una declaración oral de la persona denunciante o quien conozca del hecho, para establecer las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que ocurrió, así como la individualización y plena identificación del alumno(s) señalado(s) como causante(s) de la(s) falta(s). De esta diligencia se levantará un acta a manera de resumen.

c. Si se encuentra mérito para iniciar la investigación disciplinaria, se notificará por escrito al(os) alumno(s) señalado(s) como causante(s) de la(s) falta(s) y luego citará a una reunión del Consejo de Dirección dando a conocer la situación y solicitando autorización, para el inicio de la misma.

d. Pedirá una exposición escrita firmada por todos aquellos que intervienen.

e. Realizará las inspecciones y practicará las pruebas testimoniales o del medio legalmente permitido que considere necesarias.

f. Citará a versión libre al alumno(s) señalado(s) como causante(s) de la(s) falta(s) para oírlo en diligencia de descargos en la cual se le pondrán en conocimiento las pruebas que obren en su contra y a favor. De esta diligencia se levantará el acta respectiva.

g. En firme la decisión se comunicará al alumno(s) señalado(s) como causante(s) de la(s) falta(s).

h. Las sanciones que puede instaurar Secretaria Académica son: a. Amonestación verbal sin copia a la hoja de vida. b. Amonestación verbal con copia a la hoja de vida.c. Amonestación escrita con copia a la hoja de vida.d. Suspensión hasta por 3 días.e. Suspensión hasta por 10 días. f. Cancelación de una o más competencias. g. Cancelación del ciclo (semestre) con oportunidad de re-ingreso. EXPULSION

TEMPORAL. h. Cancelación del ciclo (semestre) sin oportunidad de reingreso. EXPULSIÓN

DEFINITIVA.70.La cualificación y clasificación de las faltas contra el presente reglamento será

dada con base en la realizada por el Código Disciplinario único que rige para los empleados oficiales.

PARÁGRAFO: la violación de la reserva del sumario o de la historia clínica será considerada una falta gravísima y determinará la expulsión del alumno temporal o definitivamente.

71. Las disposiciones, situaciones y conductas no definidas en el presente reglamento serán determinadas por lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil y demás normas concordantes.”

Como ustedes pueden validar en ningún parágrafo del procedimiento anterior, se menciona que las faltas leves o incumplimientos de reglas de acuerdo a lo periódicas que se conviertan, pueden ser para el estudiante causal de sanción o expulsión alguna.

2. CAUSAS O FACTORES QUE ORIGINAN EL PROBLEMA

Causas

Las causas por las cual se genera el problema para el área de secretaria del proceso Gestión Académica, se enmarcan a continuación:

1). En el momento que se implementó el reglamento estudiantil (02 de febrero de 2004) por error del personal no se percataron de que estaba incompleto (Medida para faltas disciplinarias leves o incumplimiento de reglas, que no ameritan sanción ni expulsión, pero se vuelven reincidentes en el mismo estudiante).

2). El encargado no tenía la suficiente experiencia en la elaboración de reglamentos y se hizo solo por el hecho de satisfacer un requisito.

3). No se buscó un profesional acorde a la necesidad por falta de presupuesto.

4). Exceso de confianza en el factor de que la institución se reserva el derecho de admisión.

5). La Fundación Formar obtiene su certificación en calidad hace un año, permitiéndole ampliar sus programas y por ende aumentar el número de estudiantes, cambiando el alcance que tiene su documentación vigente.

6). La revisión y actualización de reglamentos ha sido esporádica y lo han realizado diferentes personas, siendo complejo para ellos detectar la necesidad de cada área.

7). No se ha contratado ni se ha asignado la función a una persona idónea que le demande obligatoriamente la revisión de los reglamentos.

8). No se ha brindado capacitación al personal respecto a la actualización de documentos.

9). El tiempo de dedicación al reglamento se ha hecho en promedio cada tres años de acuerdo al registro que se lleva.

Eventos

Si no hay una sanción definitiva en el estudiante que comete una falta disciplinaria o incumplimiento a las reglas constantemente, lo más posible es que se desencadenen los siguientes eventos:

1). Inconformidad dentro de los estudiantes, docentes o administrativos.

2). Renuncias y deserciones frecuentes dentro de las poblaciones mencionadas.

3). Afectaría el buen nombre de la institución y la certificación actual.

4). Retrasaría el proceso de formación.

5). Gastos de tiempo, papelería y demás que demanda un proceso disciplinario.

6). Percepción de poca credibilidad en el área por el cliente.

7). Desacuerdos entre las personas afectadas y los encargados de solucionar.

8). Afectaría la publicidad y el ingreso a nuevos clientes.

9). Demora en el proceso de prácticas por sus anexos disciplinarios.

10). Poca credibilidad por parte de las entidades de convenio para practicas con el proceso de formación.

2.1. ANALISIS ESTRUCTURAL Y DIAGRAMAS

FACTOR1 2 3 4 5 6 7 8 TOTAL

1 0 1 1 0 1 0 0 0 32 0 0 1 0 0 0 0 0 13 1 0 1 0 1 1 0 0 44 0 0 0 0 1 0 0 0 15 0 1 0 0 0 0 0 0 16 1 0 0 0 0 0 0 0 17 0 0 1 1 0 0 0 0 28 0 1 0 1 0 0 1 1 49 1 1 1 0 0 0 1 1 5

10 0 0 1 1 0 0 0 0 2TOTAL 3 4 6 3 3 1 2 2  

2.1.1. Matriz de factores

2.1.2. Diagrama de motricidad dependencia

2.2. ANALISIS DEL DIAGRAMA

Al realizar la clasificación de los factores dentro del diagrama de motricidad y dependencia, no evidenciamos en la zona critica numeral por el cual haya que tomar medidas; la mayoría de las causalidades se mantienen en la zona de “problemas menores”, exactamente 6 de 9 causalidades, a las que aun siendo de baja motricidad y dependencia hay que darle solución efectiva.

No obstante, se identifica un factor ubicado sobre la división entre la zona de “poder” y “problemas menores” que por pertenecer casi a una zona critica se debe tomar una acción inmediatamente, el numeral corresponde al factor nueve, hace mención a la periodicidad de actualización del reglamento estudiantil, que por el momento se ha llevado cada tres años y lo ideal es hacerlo mínimo una vez al año, después de cada revisión por la dirección como lo exigen las normas.

Sobre la línea de división de “problemas menores” y “resultados” encontramos el factor N° 2 y ubicado en la zona de resultados tenemos en numeral 3 que hacen mención a la falta de experiencia en la elaboración de documentos y las competencias dentro del personal colaborador.

3. IDENTIFICACION DEL SISTEMA

El planteamiento de nuestro sistema se realizó con firme propósito de disminuir el porcentaje de infractores menores en la institución Formar generando la solución más óptima tanto para Secretaria Académica quien se encuentra directamente afectada como también para los demás procesos, comunidad estudiantil, docente, administrativos, clientes, convenios y en general.

El sistema planteado corresponde a implementar un nuevo procedimiento que a partir de la fecha sancione las personas que cometan más de 3 veces una falta leve, la cual en primera instancia no es causal para sanción o expulsión, articulando unos parámetros para la revisión, actualización y evaluación de los reglamentos en la institución, mínimo una vez por año, donde se defina la frecuencia, el alcance, el encargado, la descripción, la obtención de resultados y los formatos a utilizar buscando tener evidencias.

Posterior a esto se añadirá al procedimiento disciplinario los ajustes necesarios.

4. OBJETIVOS Y SUS INDICADORES

4.1. OBJETIVO GENERAL

Disminuir considerablemente el número de estudiante infractores menores, mediante la implementación de un nuevo procedimiento en el sistema de sanciones disciplinarias de la institución.

% de sanciones disciplinarias, con frecuencia trimestral.

%SD = (# DE SANCIONES DISCIPLINARIAS TRIMESTRE ACTUAL / # DE SANCIONES DISCIPLINARIAS DEL TRIMESTRE INMEDIATAMENTE ANTERIOR) * 100

4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Implementar plan de revisión, actualización y evaluación de reglamentos y documentos internos.

Cumplimiento al cronograma de revisión reglamentos y documentos internos semestral.

CCMI= (# DE ACTIVIDADES PLANEADAS SEM / # ACTIVIDADES EJECUTADAS SEM) * 100

Capacitar al responsable de asumir el procedimiento.

Cumplimiento al plan de capacitación semestral.

CPC = (# DE ACTIVIDADES PLANEADAS SEM / # ACTIVIDADES EJECUTADAS SEM) * 100

Sensibilizar a la comunidad estudiantil de la importancia de cumplir con los reglamentos para aplicarlos en el campo laboral.

Cumplimiento al cronograma de actividades de recreación y formación lúdica. (Estudiantes – Colaboradores).

CCARL = (# DE ACTIVIDADES PLANEADAS / # ACTIVIDADES EJECUTADAS) * 100

Clima Organizacional

Encuesta de satisfacción (Anexo 01); Medición (# CAMPOS SATISFECHOS / # CAMPOS INSATISFECHOS) * 100

5. ENTES EXTERNOS, SUBSISTEMAS Y SUS RELACIONES

Ubicándonos dentro del sistema en referencia que para el presente proyecto es el área de Gestión Académica. Junto con el sistema interactúan unos entes externos:

Como Dirección Organizacional: el cual su objetivo Dirigir, organizar y formular políticas, adoptar planes, programas y proyectos de la institución para proveer los recursos económicos y generar un buen desarrollo, en cumplimiento de la misión, visión, objetivos, valores y política de calidad.

Gestión de Calidad: Direccionar las actividades para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

Gestión de Bienestar: Contribuir al desarrollo del bienestar estudiantil de la institución Formar.

Gestión de Talento Humano: Contribuir al cumplimiento del proceso de selección del personal administrativo y docente de la institución.

Gestión de Mercadeo: Contribuir al crecimiento del portafolio de servicios de la institución y generas continuamente ingreso de estudiantes en los diferentes programas ofertados.

Gestión Financiera: Apoyo logístico para garantizar el eficaz desempeño contable y generar información financiera que permita administrar los recursos de la institución.

Los subsistemas del proceso Gestión académica y la interrelación se diagraman en el siguiente cuadro:

6. APLICACIONES DE CONCEPTOS AL SISTEMA

Sistema: Conjunto de elementos organizados articulados para cumplir un fin, en este caso partimos desde el sistema Gestión Académica, en donde se ubica la problemática.

Subsistema: Es un sistema dentro de otro que tiene elementos articulados y organizados para cumplir un fin y objetivo común y que tiene las mismas características de un sistema, en nuestro proyecto hablamos de los subsistemas Secretaria Académica, Gestión de Mercadeo y Coordinación de Educación Continuada.

Retroalimentación: Es un sistema de recibe y entrega, en si exigirle más al sistema, de acuerdo al resultado que arroja un área luego de haber ejecutado un proceso. En el sistema se identificaron tres subsistemas los cuales se mencionan a continuación: Secretaria Académica, Gestión de Mercadeo y Coordinación de Educación Continuada.

Entropía: Hace referencia al desgaste de un sistema, en este caso la teoría se evidencia directamente en el subsistema Secretaria Académica, pues con la acumulación de faltas el proceso ha tendido al caos.

Neguentropia: Es el mantenimiento que se le hace a un sistema cuando buscando prolongar su vida útil.

Homeostasis: hace referencia al equilibrio del sistema.

Problema: Un estado de tensión entre fines perseguidos por el área de gestión académica en el proceso disciplinario de los estudiantes.

6.1 DIAGRAMA DEL SISTEMA

7. ESTRATEGIA PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA

Para generar una solución a la problemática evidenciada en los estudiantes de la institución Formar, se propone lo siguiente:

1). Sacar una lista de acuerdo a los hechos (actos indisciplina) más frecuentes, y clasificarlos, asignándoles finalmente un grado de tolerabilidad para colocar una sanción.

2). Implementar un procedimiento para realizar la actualización de reglamentos y documentos de forma anual.

3). Ajustar los reglamentos actuales de acuerdo a la sanción impuesta.

4). Asignar un encargado y capacitarlo constantemente.

5). Medir los resultados cada tres, seis y 12 meses.

6). Implementar un plan de concientización dentro del plan de bienestar para trabajar con todos los grupos.

8. CONCLUSIONES

En busca de aplicar los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de la asignatura PENSAMIENTO SISTEMICO, en la elaboración del proyecto se cumplió con el objetivo, de manera lógica y secuencial se identifica cada teoría dentro del proyecto.

Tener los conceptos claros nos permite organizar la información para buscar una solución.

Pensar de manera sistémica y buscar la metodología para solucionar cualquier ámbito de nuestra vida laboral, es complejo, pero finalmente no hay ninguna otra teoría más valida que conozcamos al momento

8. BIBLIOGRAFIA

León Aljure Juan Pablo; Pensamiento sistémico: la clave para la creación de futuros realmente deseados; diciembre de 2007; revista ELEGIR Volumen 9; encontrado en http://jmonzo.net/blogeps/psjpa1.pdf.

10. ANEXOS

Anexo 01

N° SATISFECHO NO SATISFECHO

Pregunta 1Pregunta 2Pregunta 3Pregunta 4

Pregunta 5

Pregunta 6

Pregunta 7Pregunta 8Pregunta 9Pregunta 10

Pregunta 11Pregunta 12

Pregunta 13Pregunta 14

Pregunta 15Pregunta 16Pregunta 17

Pregunta 18

ENCUENSTA CLIMA ORGANIZACIONAL COLABORADORES

PARAMETROS

ENCUESTADO ENCUESTADOR

Marque con una X de acuerdo a como perciba el cumplimiento.

¿Conoce usted los objetivos y responsabilidades de su cargo?El material que requiere para hacer el trabajo es suficiente? al ser solicitado es oportuna su entrega?Las reglas y normas de la Fundación son?¿El reto que le proporciona el trabajo diario es?Las condiciones físicas que hay en el puesto de trabajo (clima, ruido, mobiliario) son?

¿Existe un buen nivel de confianza entre sus compañeros? ¿Hay colaboración entre las áreas o procesos de la institución?¿Se siente tranquilo y a gusto con las personas que trabaja?¿Cree usted que los canales de comunicación al interior de la organización son adecuados?¿Usted puede comunicarse con su jefe cada vez que lo necesita ?¿Se siente a gusto con el trabajo que realiza y considera que sus funciones le permiten crecer a nivel personal y laboral ?

El trabajo esta distribuido de forma equitativa dentro de la institución?¿ Recomendaría usted a la institución como un buen lugar de trabajo? ¿Le gusta el tipo de trabajo que desempeña?¿Las relaciones entre su jefe y usted son cordiales?¿Entiende Usted la misión, visión, política y objetivos de la calidad de la institución de manera?¿Se siente comprometido con la misión, visión, políticas y objetivos de calidad de la institución? ¿Considera importante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad?