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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

VIGENCIA 2020-2023

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PLAN INTEGRADO DE CONSERVACION 2020

Gestión de la Información

GESTIÓN DOCUMENTAL

PLAN INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

VERSIÓN 2

PERIODO DE EJECUCIÓN 2020


VIGENCIA 2020-2023

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Aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño Marzo-2020 Elaborado: Grupo de Gestión Documental Código PL-151-01 Versión 002 Daruma Documento vigente 2020-2023

PLAN INTEGRADO DE CONSERVACIÓN -SIC


VIGENCIA 2020-2023

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVOS .................................................................................................................................................... 5

1.1 GENERAL .......................................................................................................................................................... 5 1.2 OBJETIVO ESPECIFICO ...................................................................................................................................... 5

2 ALCANCE ....................................................................................................................................................... 5

3 DEFINICIONES ............................................................................................................................................... 6

4 METODOLOGIA ............................................................................................................................................. 8

5 RECURSOS .................................................................................................................................................. 10

6 CONDICIONES GENERALES PARA EL ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.................. 10

7 DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL– SIC ............................................... 11

8 PROGRAMA DE CAPACITACION Y SENCIBILIZACION ................................................................................... 12

8.1 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS PARA EL PROGRAMA DE CAPACITACION Y SENCIBILIZACION. ............................ 13

9 PROGRAMA DE INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO ............................ 14

9.1 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS PARA EL PROGRAMA DE INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE

ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FISICAS ....................................................................................................... 15

10 SANEAMIENTO AMBIENTAL: DESINFECCIÓN, DESRATIZACION Y DESINSECTACION .................................... 16

10.1 SANEAMIENTO AMBIENTAL: DESINFECCIÓN, DESRATIZACION Y DESINSECTACION................................. 17 10.2 ACTIVIIDADES DE CONTROL ...................................................................................................................... 18 10.3 RECURSOS ................................................................................................................................................. 19

11 MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES ........................................................................ 20

11.1 ACTIVIDADES ESPECIFICAS EN EL PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL ............................................ 21 11.2 RECURSOS ................................................................................................................................................. 22

12 PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y RE-ALMACENAMIENTO ................................................................... 23

12.1 ALMACENAMIENTO .................................................................................................................................. 24 12.1.1 UNIDADES DE CONSERVACION ....................................................................................................... 24

12.2 RECURSOS ................................................................................................................................................. 29

13 PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS ATENCIÓN DE DESASTRES .................................................... 30

13.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR ................................................................................................................. 31

14 PLAN DE CONSERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO .................................................................................... 32

14.1 OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 32

15 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................................................................. 34

16 ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO. ....................................................................... 36

16.1 SEGUIMIENTO Y CONTROL. .............................................................................................................................. 39 16.2 CONSERVACIÓN DE SOPORTES DOCUMENTALES DIFERENTES AL PAPEL ....................................................................... 39


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INTRODUCCION En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Título XI Conservación de Documentos, artículo 46 “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”; y del Acuerdo No 006 de 2014, “La implementación del Sistema Integrado de Conservación, tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.”, la Red de Salud del Oriente La entidad realizara actividades propuestas en cada uno de los programas de sistema integrado de conservación, teniendo en cuenta el diagnóstico y demás herramientas de autoevaluación realizadas en los archivos de gestión y central de la entidad. El SIC diseñado está conformado por los seis (6) programas enumerados en el acuerdo 006 de 2015 del Archivo General de la Nación de Conservación Preventiva relacionados a continuación:

Sensibilización y Toma de Conciencia

Inspección y Mantenimiento de Instalaciones

Monitoreo y Control de Condiciones ambientales

Limpieza de Áreas y Documentos

Conservación en la Producción y Manejo Documental

Prevención y Atención de Desastres


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1 OBJETIVOS

1.1 GENERAL

Garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

Apoyar la modernización de la Entidad, mediante la adecuada conservación de los archivos, independientemente de los tipos de información que produzcan.

Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento Institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos, mediante el adecuado desarrollo de los procesos.

Inspeccionar y mantener los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, a fin de reducir el riesgo de deterioro físico, químico o biológico que pueda generarse a las áreas de depósito, el mobiliario y la documentación, por acción de deficientes condiciones locativas, de infraestructura y mantenimiento en general (polvo, material particulado y suciedad).

Establecer el conjunto de acciones y tareas de tipo preventivo, de reacción y de recuperación frente a eventos no deseados (siniestros) a fin de controlar los factores nocivos de deterioro.

2 ALCANCE El Sistema Integrado de Conservación – SIC será aplicado a la documentación en sus diferentes soportes y etapas de gestión. Además, será aplicado en el archivo central administrativo y el archivo central de historias clínicas.


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3 DEFINICIONES

Ambiente: cualquier área externa o interna delimitada físicamente que forma parte del establecimiento destinado a la fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento y expendio de alimentos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Biodeterioro: Se denomina biodeterioro al conjunto de deterioros causados por agentes biológicos, tales como, hongos, insectos, roedores.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Conservación Documental. Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación - restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.

Conservación Preventiva. Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación - restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.

Conservación – Restauración. Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.


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Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Desinfección: Reducción de los microorganismos presentes en el medio ambiente por medio de agentes químicos y/o físicos, a un nivel que no comprometa la inocuidad del alimento.

Desinfectante: Es una sustancia química que reduce el número de microorganismos nocivos hasta un nivel que no sea dañino para el alimento o para el ser humano

Desinsectación: La desinsectación es el conjunto de medidas dirigidas al control y eliminación de insectos y otros artrópodos que pueden ser vectores de transmisión de enfermedades para el hombre.

Desratización: es una técnica de saneamiento que tiene por objeto la eliminación de ratas y ratones de un determinado ambiente.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

Documento electrónico de archivo. Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y procesos archivísticos.

Documento digital. Información representada por medio de valores numéricos diferenciados, discretos o discontinuos, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Insecticida: productos químicos utilizados para controlar o matar las plagas de insectos.


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Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Limpieza: Remoción de la suciedad orgánica e inorgánica de objetos y superficies de forma manual o mecánica utilizando agua con detergentes.

Monitoreo de condiciones ambientales: es la medición y evaluación de los factores que influyen en el ambiente, como la humedad, la temperatura, calidad del aire, contaminación biológica y la iluminación.

Metadatos: Los metadatos son simplemente datos sobre datos, es decir, información estructurada que describe a otra información y que nos permite encontrarla, gestionarla, controlarla, entenderla y preservarla en el tiempo.

Plaga: Son todos aquellos animales que compiten con el hombre en la búsqueda de agua y alimentos, invadiendo los espacios en los que se desarrollan las actividades humanas. Su presencia resulta molesta y desagradable, pudiendo dañar estructuras o bienes, y constituyen uno de los más importantes vectores para la propagación de enfermedades, entre las que se destacan las enfermedades transmitidas por alimentos (ETA).

Preservación digital. Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Rodenticida: Es un plaguicida que se utiliza para matar o eliminar, controlar, prevenir, repeler o atenuar la presencia o acción de los roedores.

4 METODOLOGIA Para asegurar un adecuado desarrollo del Sistema Integrado de Conservación se tuvieron en cuenta las siguientes etapas: a) Diseño: Referido a los Programas, objetivos, indicadores, cronograma y responsabilidades de ejecución y verificación de las actividades, en concordancia con el Programa de Gestión Documental y demás sistemas organizacionales. b) Mantenimiento: Relacionado con los requisitos que permitan mantener la integridad, autenticidad y accesibilidad de los documentos en el Marco de Plan de Conservación y


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el Plan de Preservación Digital a Largo plazo y en concordancia con las etapas de la gestión de los documentos. c) Difusión: Abarca el establecimiento de las acciones para la sensibilización interna y externa en torno al Sistema Integrado de Conservación en pro del aseguramiento de la información. d) Administración: Hace referencia a los lineamientos que permitan administrar todas las operaciones técnicas relativas al Sistema Integrado de Conservación Plan de Conservación y el Plan de Preservación Digital a Largo plazo y en concordancia con el Programa de Gestión Documental.

El Sistema Integrado de Conservación estará conformado por dos componentes. En los dos componentes no se hará intervención o aplicación, sino los procedimientos, protocolos y formatos necesarios en cada programa y plan para la implementación del SIC. De esta manera, se garantizará que estas herramientas estén conforme a los lineamientos y normas establecidos por el Archivo General de la Nación. El Sistema Integrado de Conservación, se desarrollará a través de los siguientes componentes:

Plan de Conservación Documental, el cual aplica a los documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, este aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.

Estos Planes serán presentados al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación. Posterior a este se aprobará mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la Entidad, como último se iniciará la capacitación para la implementación de los mismos


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5 RECURSOS

Para la ejecución de las diferentes actividades que hacen parte integral del SIC, se requiere contar con recursos por vigencia, de acuerdo con las necesidades identificadas durante el desarrollo de la gestión.

6 CONDICIONES GENERALES PARA EL ALMACENAMIENTO Y

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

El Sistema Integrado de Conservación (SIC) debe tener en cuenta los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación, en cuanto a las condiciones locativas de las áreas destinadas para el almacenamiento de documentos y el funcionamiento de los archivos institucionales, así como de los procesos de conservación preventiva consignados en la Ley 594 de 2000 y demás normas consignadas en el presente documento.


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7 DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL– SIC

Este sistema funciona como un conjunto de actividades y procesos de preservación y conservación preventiva, diseñado de manera estratégica con el objetivo de garantizar la integridad física y funcional de los soportes, desde el momento de su producción, recepción, periodo de vigencia, hasta su disposición final, lo cual asegura la perdurabilidad de la información. El Sistema Integrado de Conservación – SIC, está conformado por seis (6) programas:

1. Capacitación y sensibilización. 2. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. 3. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación. 4. Monitoreo y Control de condiciones ambientales. 5. Almacenamiento y re-almacenamiento. 6. Prevención y atención de desastres.


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8 PROGRAMA DE CAPACITACION Y SENCIBILIZACION

NOMBRE DEL PROGRAMA

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE ACCIONES CANTIDAD

PROGRAMADA PRODUCTO

ENTREGABLE

PROGRAMA DE CAPACITACION Y SENCIBILIZACION

Crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservación y organización de los archivos y concertar mecanismos para preservación del material documental

Responsable de Gestión Documental/ Grupo de Talento Humano

Responsables de procesos administrativos y auxiliares de archivo de la Entidad.

CORTO PLAZO MEDIANO

PLAZO LARGO PLAZO

Las capacitaciones se articularan con el plan de capacitación de la entidad, se fijaran 3 capacitaciones en el año y se evaluara su resultado

Registro fotográfico, listas de asistencia, acta de capacitación

Realizar jornadas de capacitación al personal que administra los archivos en aspectos de conservación, manipulación y sistemas de almacenamiento




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8.1 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS PARA EL PROGRAMA DE CAPACITACION Y SENCIBILIZACION.

Incluir dentro del Plan de Capacitación de la Red de Salud del Oriente las capacitaciones en las que se abarquen todos los temas establecidos por el Programa de Gestión Documental, y especialmente las relacionadas con al Plan de Conservación Documental.

trabajar con el área de comunicaciones para elaboración de material educativo folletos, plegables, videos entre otros materiales con el fin de concientizar.

Preparar material de capacitación en temas de la organización y conservación de documentos.

Capacitar y concientizar a los funcionarios de las áreas administrativas y los auxiliares de archivo realizando diferentes metodologías, (talleres, videos, charlas practicas ect). con el fin de incentivar el aprendizaje organizacional en temas como:

Medidas preventivas y cuidado de la salud durante el trabajo en archivos (Bioseguridad).

Manipulación adecuada de la documentación y las unidades de conservación.

Eliminación de material contaminante como ganchos legajadores, clips entre otros.

Organización de los documentos en los archivos.

Limpieza de áreas, mobiliarios y documentos.

Manejo de extintores y sistemas de alarma.


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9 PROGRAMA DE INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO

NOMBRE DEL PROGRAMA


PROGRAMADA PRODUCTO

ENTREGABLE

PROGRAMA DE INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FISICAS

Prevenir la ocurrencia de un deterioro sobre los documentos por causa de problemas en la infraestructura, tales como redes hidráulicas y eléctricas descompuestas fisuras y grietas estructurales.

Responsable de Gestión Documental/ Mantenimiento físico

Aplicable a la infraestructura de los archivos de gestión y archivo central.

CORTO PLAZO MEDIANO

PLAZO LARGO PLAZO

La inspección de las instalaciones con el fin de identificar las necesidades de mantenimiento, se realizara anualmente articulado con el cronograma de mantenimiento de la entidad.

Actas de seguimiento, informe de inspección e identificación de necesidades en los archivos de gestión y central

Identificar las necesidades de mantenimiento, reparación o renovación para controlar cualquier situación de riesgo locativo

Definir las necesidades de mantenimiento, reparación o renovación, en los archivos de gestión y central.

Implementar reparaciones de mantenimiento que se identifiquen.

En este programa se contempla la implementación y seguimiento al programa de limpieza en las diferentes áreas, siguiendo las indicaciones y especificaciones técnicas para edificios y locales destinados para sedes de archivos estipulados en el Acuerdo 049 de 2000 y el Acuerdo 037 de 2002 del AGN.


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9.1 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS PARA EL PROGRAMA DE INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FISICAS

Para iniciar con la implementación de dicho programa se debe realizar las siguientes actividades: Proteger la documentación: Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas, ventanas, tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material particulado, por lo que es necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico, hasta que terminen las operaciones

Establecer las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación o renovación que requieren las instalaciones.

Identificar y registrar los factores de alteración de los Archivos de Gestión a través de la evaluación periódica de las instalaciones.

realizar cronograma de inspección articulado con el área de mantenimiento con el fin de identificar las necesidades de mantenimiento, reparación o renovación de las áreas de depósito de la Red.

realizar informe de inspección donde se evidencie las necesidades de intervención en los archivos de gestión y central, el cual debe ser presentado a la gerencia, con el fin de poner en conocimiento las falencias presentadas y posteriormente su intervención.


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10 SANEAMIENTO AMBIENTAL: DESINFECCIÓN, DESRATIZACION Y

DESINSECTACION

Los procesos de saneamiento ambiental tienen como finalidad garantizar un ambiente de salubridad para las personas y contribuir en el campo de la conservación preventiva del patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de las entidades, dado que muchos microorganismos, (hongos y bacterias), insectos, roedores y aves, entre otros, pueden de forma directa o indirecta generar deterioro, sobre los soportes documentales, los cuales se ven reflejados como manchas, debilitamiento y faltantes estructurales, que son irreversibles y pueden generar daños graves e incluso la pérdida total del documento. El procedimiento completo de saneamiento ambiental de los espacios de archivo debe incluir tres aspectos: a) Desinfección: Encaminada a reducir y controlar microorganismos (hongos y bacterias). b) Desinsectación: Para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo como termitas, cucarachas, polillas que pueden llegar a ocasionar daños considerables en la documentación. c) Desratización: Garantiza que ratas y ratones no destruyan los materiales de archivo para armar sus nidos.


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10.1 SANEAMIENTO AMBIENTAL: DESINFECCIÓN, DESRATIZACION Y DESINSECTACION

NOMBRE DEL PROGRAMA


PROGRAMADA PRODUCTO

ENTREGABLE

PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL

Mantener los espacios libres de agentes biológicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y para la conservación de los documentos, realizando prácticas adecuadas de limpieza.

Responsable de Gestión Documental/ Gestión Ambiental

Instalación Archivos de Gestión y Archivo central incluyendo cajas y carpetas

CORTO PLAZO MEDIANO

PLAZO LARGO PLAZO

Según cronograma de actividades, la limpieza será diaria y la desinfección, desratización, desinfección semestral

cronograma de actividades de limpieza y desinfección, planillas de control de limpieza, evidencia fotográfica de la actividad semestral

Aplicar Instructivo de limpieza y desinfección en áreas de archivo




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10.2 ACTIVIDADES DE CONTROL

Para alcanzar los objetivos de este programa, se deben adelantar las siguientes actividades en las áreas de depósito y oficinas, donde se produzca y manipule documentación:

Mantener bajo control los niveles de humedad relativa y temperatura, esto es importante para prevenir la existencia de microorganismos e insectos.

Hacer limpieza periódica de pisos, estantería, cajas y documentos para evitar la acumulación del polvo y la proliferación de microorganismos e insectos.

Identificar los focos de contaminación biológica y entradas de agentes bióticos en las áreas de almacenamiento y oficinas.

Buscar evidencias de la plaga como: individuos vivos o muertos, daños en los soportes documentales o unidades de almacenamiento, excrementos, huellas, plumas, huevos, larvas, etc.

Realizar inspecciones en el exterior de la edificación para detectar la existencia y ubicación de nidos de roedores, cucarachas, etc. y así exterminarlos.

Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del agente contaminante.

Evitar la acumulación de basuras en el exterior e interior del depósito porque son una fuente de alimento y nidos para roedores e insectos.

Instalar elementos de protección contra plagas en los espacios de almacenamiento como rejillas, mallas, anjeos, entre otros.

No debe haber al interior del depósito personas, objetos personales o alimentos cuando se lleven a cabo las actividades de desinfección, desinsectación y desratización. Además, las puertas y ventanas deben permanecer cerradas durante el proceso.

Contratar el servicio especializado por empresas certificadas para el control de plagas; el cual se debe realizar mínimo dos veces al año y el personal encargado debe disponer de todo el equipo de protección industrial.


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La empresa contratada debe realizar una inspección inicial para conocer las plagas existentes para aplicar los productos adecuados y realizar las recomendaciones apropiadas.

Programar las actividades de desinfección, desinsectación y desratización preferiblemente los viernes después de la jornada laboral o los sábados cuando no funcionarios dentro de la entidad, con el fin de evitar la circulación de personas en las áreas.

Realizar inspecciones después de cada tratamiento para verificar la eficacia de los procesos aplicados y el cumplimento de las recomendaciones.

Se debe solicitar y verificar que se realicen rotaciones de los productos usados (insecticidas, raticidas y desinfectantes) para evitar la resistencia de las plagas.

Cuando se detecta una infestación por insectos o roedores, después de aplicar las actividades de desratización y desinsectación, se debe informar al Gerente o encargado del archivo y programar de nuevo los procesos para eliminar las plagas existentes.

Solicitar la ficha técnica y de seguridad de los productos utilizados (insecticidas, raticidas y desinfectantes), la cual debe indicar el tipo de producto, así como la frecuencia y modo de aplicación, lugares donde se aplica y tiempos de espera, así como las recomendaciones que se deben seguir después del tratamiento realizado en el depósito.

10.3 RECURSOS

RECURSOS

Humanos

Técnicos

Logísticos

Financieros

Responsable del seguimiento del programa Empresa contratada para el saneamiento ambiental

Implementos de limpieza descritos en el instructivo de limpieza y desinfección Elementos utilizados por la empresa responsable de la fumigación en los archivos.

Cronograma de actividades Formatos y listas de chequeo Instructivos de limpieza

Los necesarios según las actividades descritas en el programa


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11 MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

NOMBRE DEL PROGRAMA


PROGRAMADA PRODUCTO

ENTREGABLE

PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Mantener las condiciones ambientales adecuadas en los depósitos de archivo, con el fin de evitar ambientes propicios para la proliferación de biodeterioro y condiciones adversas para los documentos.

Responsable de Gestión Documental/ Mantenimiento biomédico

Instalación Archivo central

CORTO PLAZO MEDIANO

PLAZO LARGO PLAZO

La medición se realiza diariamente en el archivo central

Consolidado de mediciones e informe de las variaciones que se puedan producir y su respectivo plan de mejora.

Realizar las mediciones y registrar las condiciones ambientales, humedad relativa, temperatura.




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11.1 ACTIVIDADES ESPECIFICAS EN EL PROGRAMA DE MONITOREO Y

CONTROL

Para lograr una buena conservación, es necesario controlar de manera permanente las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminantes atmosféricos), en particular en áreas de depósito documental y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biológicos.

Para la realización de este programa de monitoreo y control ambiental y biológico, es necesario tener en cuenta los elementos que se describen a continuación Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar acciones bióticas y procesos de oxidación y condensación, cuyos indicadores son la descomposición, debilitamiento y pulverización del soporte. Es importante controlar muy bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible. Humedad Relativa: la humedad es un factor determinante, considerando que el papel es un material que absorbe y devuelve humedad, que necesita cierta cantidad de agua en su estructura, y que les permite mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos óptimos para su conservación en el tiempo; un exceso de humedad sobre la documentación favorece el crecimiento de hongos (deterioro de tipo biológico), fragilidad del soporte por debilitamiento entre las fibras constituyentes. Insectos: Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayoría de especies pueden alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como papel, cartón, cuero pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de estanterías, Murciélagos Frecuentes en climas tropicales, Aves. Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su excremento deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de microorganismos. Entre los principales insectos que pueden ser atraídos por los excrementos y establecer su hábitat en los nidos de las aves se encuentran las polillas, los piojos de libro, los escarabajos de las alfombras y del libro. Control de Contaminantes biológicos: El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biológicas debe estar a cargo de los funcionarios responsables del mantenimiento y la custodia de la Documentación, y de todo aquel que manipula los documentos en cualquier momento, quienes velarán por su preservación y notificarán a los responsables en caso de hallar factores que estén causando deterioro o puedan hacerlo a largo plazo.


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La ventilación: es un factor determinante para la buena conservación, por ello, debe contarse con sistemas de ventilación naturales o mecánicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. La ubicación de las cajas y estantes dentro del archivo deberá permitir una adecuada ventilación, por esto la estantería nunca debe quedar recostada sobre los muros. Uso y Manipulación: Este programa implica tomar en cuenta los materiales y métodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservación, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, según la norma técnica colombiana de ICONTEC 5397 2005-12-22 de Materiales para Documentos de Archivo con Soporte en Papel: Características de calidad. La Iluminación: Las radiaciones visibles y aún más las invisibles tienen efectos dañinos sobre la documentación, es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los documentos, la luz deberá ser encendida únicamente cuando deba ingresar el funcionario a buscar documentación, el resto del tiempo deberá permanecer apagada. Desarrollo de Actividades:

Capacitar al personal en el uso de los instrumentos de medición utilizados identificar deterioro documental por afectación de iluminación e implementar

estrategias que involucren la medición de los valores de iluminación y de radiación UV iluminación y de radiación UV.

11.2 RECURSOS

RECURSOS

Humanos

Técnicos

Logísticos

Financieros

Responsable del seguimiento del programa. Auxiliares de archivo

Equipos de medición para el archivo central Termohidrometros

Cronograma de actividades Registros para el control de la humedad y temperatura



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12 PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y RE-ALMACENAMIENTO

NOMBRE DEL PROGRAMA


PROGRAMADA PRODUCTO

ENTREGABLE

PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y RE-ALMACENAMIENTO

Garantizar el almacenamiento adecuado de los documentos para su conservación en todo el ciclo vital y así minimizar los deterioros físicos en la documentación, mediante la difusión de buenas prácticas y el uso adecuado de las unidades de almacenamiento

.

Auxiliares de Archivo

Este programa aplica a toda la documentación de la Entidad en sus diferentes fases.

CORTO PLAZO MEDIANO

PLAZO LARGO PLAZO

Cada seis meses, cuando se realice las actividades de limpieza y desinfección.

Evidencia fotográfica de documentos organizados, evidencia fotografía de cambio de unidades de conservación por deterioro, informe de unidades re almacenadas por deterioro

Identificar daño o deterioro en las unidades de conservación y realizar re-almacenamiento para conservar la documentación




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12.1 ALMACENAMIENTO El Almacenamiento y re-almacenamiento de la documentación, está orientado a desarrollar acciones correctivas para el mantenimiento de los documentos, de acuerdo con los lineamientos archivísticos. Las acciones de almacenamiento de la documentación deben ejecutarse en todas las dependencias de la Entidad

Actividades:

Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivísticos y más específicamente con los procesos de gestión documental y el ciclo vital; es decir, desde el mismo momento de la producción del documento Deberá contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores según sea el caso. Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organización no consta únicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno, para lo cual es estrictamente necesario la utilización de las Tablas de Retención Documental. Determinar previamente el número total o aproximado de los documentos y de las unidades de conservación necesarias para garantizar la conservación documental y proyectar el crecimiento del volumen de documentación de acuerdo con las tablas de retención documental y las transferencias programadas. Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatos específicos, para diseñar o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares.

12.1.1 UNIDADES DE CONSERVACION

El Archivo General de la Nación, a partir del trabajo del Laboratorio de Restauración, ha observado que la caja para archivo es una de las unidades de conservación que ofrece mejores garantías preventivas para los documentos. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de diversas entidades en esta materia, el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación de Colombia, decidió elaborar un documento normativo que estandarizara las características de calidad que deben cumplir los materiales que se utilizan en los archivos del país. Para tal fin, el Comité de Conservación desarrolló la NTC 5397:2005, en la cual se establecen las siguientes especificaciones técnicas para las unidades de conservación:


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Especificaciones cajas de archivo: Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos. El diseño de las cajas que se recomiendan a continuación permite por medio del plegado y el ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes diseños facilitan la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metálicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft corrugado de pared sencilla y cumplir los siguientes requisitos:

✓Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.

✓ Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm.

✓ Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para

su manipulación, con tapa frontal tipo nevera. En cartón Kraft de 400 gramos. Adecuada para archivo activo o inactivo. Troquelada, técnicamente diseñada y muy fácil de armar (no requiere pegante).


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Especificaciones carpetas de archivo: Las carpetas de archivo deben proteger y soportar la documentación de la manipulación principalmente ya que están en contacto directo y permanente con los documentos, y son el vehículo para el transporte y uso en la oficina. Se utilizan para almacenar folios sueltos de formatos estándar tipo carta u oficio e igualmente se utilizan para almacenar documentos de gran formato como mapas, dibujos, etc. para lo cual requieren ajustarse a los tamaños de los documentos que protegen. Las carpetas deben almacenarse entre cajas de archivo y éstas a su vez en estanterías que se recomienda de tipo metálico con pintura antioxidante. El diseño de las carpetas debe estar acorde con el volumen y las dimensiones de los documentos. Se debe evitar el uso de adhesivos y armellas para sostener bandas elásticas para el cierre y que estén en contacto con los documentos ya que estos elementos pueden deteriorar el material que se almacena. Las carpetas deben tener la identificación del contenido en un lugar visible, utilizando una marquilla autoadhesiva impresa en tinta no soluble al agua.

CODIGO:

CODIGO:

CODIGO:

CODIGO:

No. FOLIOS:CARPETA

No:DE:

ARCHIVADOR GAVETA BANDEJA CAJA

ESTANTE BANDEJA CARA No CARPETA

UBICACIÓN

GESTIÓN:

OBSERVACIONES:

INICIAL

(DIA - MES - AÑO)

ARCHIVO

SECCION:

SUBSECCIÓN:

SERIE:

SUBSERIE:

FECHAS EXTREMAS:FINAL

(DIA - MES - AÑO)

CAJA

ESTANTE

NOTA: ESPACIO EXCLUSIVO DE ARCHIVO CENTRAL

CENTRAL:


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Características Ganchos plásticos con filamentos largos, redondos y con ajuste a los lados.

✓ Juego de tapas con refuerzo en tela coleta con impresión a 1 tinta color negro con logo

oficial de la entidad, plastificadas, cartón Colombia yute (para almacenar 220 folios máximo) Estas pestañas deben doblarse (troquelado) hacia la parte interior, sin perder el tamaño de la carpeta (oficio), reforzando el lomo del expediente en donde se agrupan los documentos con el gancho. Tamaño del ancho de la carpeta sin dobles: 28cm. El acabado del cartón debe ser liso, suave y libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

✓ La carpeta debe estar libre de contaminantes (ganchos, legajadores metálicos, clips,

No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos).

✓ Resistente al doblez y al rasgado.

✓ De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la

abrasión y ser insolubles en agua.

✓ La carpeta debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras

imperfecciones.

✓ Se recomienda el uso de carpeta desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de

mínimo 320 g/m2.

✓ Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que

doblan al interior.

✓ En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la

identificación de su contenido. En cumplimiento al Acuerdo 002 de 2014, emitido por el Archivo General de la Nación, en el Parágrafo del Artículo 27, establece que “En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos “


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MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS Requisitos Generales

La manipulación de la documentación es una acción que debe ajustarse a los lineamientos de conservación dados por un conservador y un archivista.

Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se esté manipulando documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puestos de trabajo, procesamiento técnico, limpieza, saneamiento, embalaje, traslado, depósito, recepción, digitalización, etc.

El personal debe contar con los insumos de seguridad industrial, las unidades de almacenamiento documental, amueblamiento y sistemas de transporte de documentos requeridos para la adecuada manipulación de los mismos.

Los documentos deben ser manipulados cautelosamente como potencialmente contaminados biológicamente.

Lavado de Manos

Lavarse las manos antes y después de manipular la documentación, resulta ser una medida preventiva para la salud del usuario. Estos son los pasos a seguir para una buena rutina de lavado de manos:

o Retirar todos los objetos que se tenga en las manos como por ejemplo anillos, relojes, pulseras, entre otros.

o Humedecer las manos y aplicar 5c.c. del jabón antiséptico; frotando vigorosamente dedo por dedo, haciendo énfasis en los espacios interdigitales.

o Frotar palmas y dorso de las manos, cinco (5) cm. por encima de la muñeca. o Enjuague las manos con abundante agua para que el barrido sea efectivo. o Finalice secando con toalla desechable. o Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.


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12.2 RECURSOS

RECURSOS

Humanos

Técnicos

Logísticos

Financieros

Responsable del seguimiento del programa Personal capacitación en el manejo de unidades documentales. cambio de cajas y carpetas deterioradas

Cajas, carpetas, ganchos legajadores, archivadores rodantes, estanterías y cajones en buen estado

Depósitos de archivo acordes a las necesidades de la institución, Normatividad para la adquisición de materiales que cumplan con las especificaciones del Archivo General de la Nación para conservación.



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13 PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS ATENCIÓN DE DESASTRES

NOMBRE DEL PROGRAMA


PROGRAMADA PRODUCTO

ENTREGABLE

PROGRAMA DE PREVENCION DE EMERGENCIAS ATENCION DE DESASTRES

Minimizar el riesgo de pérdida total o parcial de información de los archivos ante una situación de emergencia causada por incendio, inundación, terremoto y/o vandalismo.

Grupo de trabajo de gestión documental y Salud Ocupacional

Realizar la integración del programa de Gestión Documental con el plan hospitalario de emergencias de la Red.

CORTO PLAZO MEDIANO

PLAZO LARGO PLAZO

1 ves semestralmente

Protocolo actualizado, evidencia fotografía de simulacro realizado.

Identificar los riesgos asociados a desastres que se puedan presentar en el archivo central

Realizar protocolo en caso de emergencias articulado con el plan hospitalario de emergencias de la entidad, para situaciones de contingencia

Ajustar protocolo articulado con el plan hospitalario de emergencias de la entidad, para situaciones de contingencia Realizar simulacros de evacuación y manejo de extintores


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13.1 ACTIVIDADES A DESARROLLAR

El presente programa establece el conjunto de acciones y tareas de tipo preventivo, de reacción y de recuperación frente a eventos no deseados (siniestros) a fin de controlar los factores nocivos de deterioro, a que son expuestos los acervos documentales y que, por lo general, tienen consecuencias altamente dañinas e irreversibles para la integridad de la documentación.

La Red de Salud del Oriente cuenta con un Plan para la Atención de Emergencias y Contingencias, el cual contiene actividades generales para el manejo de los acervos documentales en una emergencia o desastre. Con el fin de complementar este plan la Entidad a través del Grupo de Gestión Documental elaborará un Protocolo del Sistema Integrado de Conservación, el cual estará orientado específicamente a salvaguardar y rescatar la documentación frente a los siniestros como factores nocivos de deterioro, y que, por lo general, tienen consecuencias altamente nocivas e irreversibles para la integridad de la documentación.

Articulación del programa de gestión documental con el plan hospitalario de emergencias de la entidad.

identificación de riesgos que se puedan presentar en situaciones de emergencia y desastre.

realizar protocolo en caso de emergencias para contingencias en archivo.


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CAPITULO II

14 PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

El presente plan tiene como finalidad formular e implementar un conjunto de acciones para la preservación digital a largo plazo partiendo de la aceptación generalizada que Conservar es una expresión enfocada en el soporte, es decir, cuando hablamos de conservación documental, nos estamos refiriendo a las técnicas para lograr que el soporte en que se encuentra la información sea estable y duradero. Para el entorno electrónico, más importante que el soporte es la información contenida en él y por lo tanto el interés del Plan, tendrá como objetivo garantizar la permanencia, la accesibilidad, el uso y la comprensión de la información, lo que denominaremos a lo largo del Plan, como Preservación Documental.

14.1 OBJETIVOS

14.1.1 OBJETIVO GENERAL

Formular el Plan de Preservación Digital (principios, políticas y estrategias) de la Red de Salud del Oriente, con el fin de asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad.

14.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar los documentos electrónicos que se producen en la entidad y el formato en el que se encuentran.

Establecer estrategias de preservación que adoptara la entidad para los documentos electrónicos de archivo.

Elaborar procedimiento frente a las estrategias de preservación que adoptara la entidad en los documentos electrónicos de archivo.


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Establecer la política de preservación a largo plazo y organización de documentos electrónicos de archivo de acuerdo con TRD de la entidad.

14.2 ALCANCE

Aplica para todas las dependencias, contratistas y servidores de la Entidad, que, en ejercicio de sus funciones y responsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algún tipo de información y/o documentación institucional.

Riesgos para la preservación digital a largo plazo: La obsolescencia o deterioro físico de los soportes digitales. Puede ser inherente al soporte, por agentes externos como daños físicos al soporte, almacenamiento incorrecto o porque el soporte se queda obsoleto. • La obsolescencia de los formatos digitales. La evolución de formatos está estrechamente vinculada con la evolución de los programas de software. En la mayoría de los casos no hay compatibilidad hacia atrás (o una compatibilidad deficiente) de los nuevos formatos. • La obsolescencia del software Un documento digital sólo existe mediante su recuperación, es inseparable del programa necesario para descifrarlo. Debido a la evolución de organizaciones, el software deja de satisfacer los requerimientos del usuario, e induce a una de las principales causas del desplazamiento del software. • La obsolescencia del hardware Un computador tiene una estimación de vida de 3 a 5 años. No sólo porque técnicamente puede empezar a fallar, sino sobre todo porque nuevo software exige memorias más grandes, más velocidad, etc. Otros riesgos: • Desastres naturales. • Ataques deliberados a la información. • Fallas organizacionales. • Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la información.


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15 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Accesibilidad: Capacidad de acceder al significado o al propósito esencial y Auténtico de un objeto digital. Autenticidad: Garantía del carácter genuino y fidedigno de ciertos materiales digitales, es decir, de que son lo que se afirma de ellos, ya sea objeto original o en tanto que copia conforme y fiable de un original, realizada mediante procesos perfectamente documentados. Archivamiento digital. Conjunto de acciones encaminadas a identificar, capturar, clasificar, preservar, recuperar, visualizar, y dar acceso a los documentos con propósitos informativos o históricos, durante el tiempo requerido para cumplir las obligaciones legales. Certificación: Proceso de evaluación del grado en que un programa de preservación cumple con un conjunto de normas o prácticas mínimas previamente acordadas. Cifrado - Encriptación: Codificación de los datos según un código secreto de tal forma que sólo los usuarios autorizados puedan restablecer su forma original para consultarlo. Compresión: Reducción de la cantidad de datos necesarios para almacenar, transmitir y representar un objeto digital. Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos del archivo. Documento Electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento Electrónico de Archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados - discretos o discontinuos -, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.


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Elementos Esenciales: Elementos, características y atributos de un objeto digital determinado que deben preservarse para representar debidamente su significado o propósito esencial. Algunos investigadores también denominan a estos elementos propiedades significativas. Firma Digital: Datos que cuando se adjuntan a un documento digital, permiten identificar la autenticidad e integridad Firma electrónica: Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable, y apropiado respecto de los fines para los cuales se utiliza la firma atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. Programa de Preservación: Conjunto de disposiciones (y de los responsables de tomarlas) destinadas a garantizar la accesibilidad permanente a los materiales digitales. Preservación a Largo Plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Caracterización:

La caracterización es una identificación o reconocimiento de los atributos físicos y lógicos del documento electrónico de archivo. Solo con este conocimiento se pueden formular acciones enfocadas en su preservación. Esta identificación debe ser abordada con variables significativas y ejercicios de mejores prácticas para la preservación digital, entre las que citamos, sin que sean completas, las siguientes:

Estampas de tiempo: Identificación cronológica de cuando se crea, modifica, actualiza, elimina, etc., el documento electrónico de archivo.

Agentes: Determinación responsable del agente institucional que actúa sobre el documento electrónico de archivo.

Formato: Extensión del fichero informático que contiene la cadena de bits que conforman el documento electrónico de archivo.


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Características: Especificaciones técnicas del fichero digital (tamaño, resolución, compresión, etc.), presentes en el documento electrónico de archivo.

Metadatos: Elementos de información que contextualizan y permiten la comprensión no solo del contenido intelectual del documento, sino de sus características técnicas y de autenticidad e integridad.

Requisitos de software: Lista de aplicaciones informáticas específicas para garantizar la accesibilidad y uso del documento electrónico de archivo.

Tiempo de Retención: Espacios cronológicos en los que el documento electrónico de archivo debe estar disponible, garantizando la integridad, autenticidad y posibilidad de acceso y uso por parte de los usuarios.

16 ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO.

De acuerdo con la evaluación de la que trata el Artículo 19° del Acuerdo 006 de 2014, las estrategias técnicas para la preservación digital que pueden aplicarse, sin perjuicio de emplear aquellas que pudiesen surgir en el futuro, son las siguientes:

a). Migración: Cambio a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos

Medios.

Migración de la información a otros soportes

Los procesos de conservación preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y después de los procesos de migración o reproducción (microfilme, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.).

La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulación de los documentos en procesos reprográficos, y a funcionarios y contratistas.

Debe evaluarse el estado físico y de integridad de la documentación previamente, teniendo en cuenta sus valores administrativos e históricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservación durante y después del proceso de migración.


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b). Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware para permitir la lectura de formatos obsoletos.

Emulación

Permite que el software original se pueda usar sin que el sistema original siga existiendo. Es el proceso mediante el cual se diseña un nuevo sistema informático que permite usar un software que ya ha quedado obsoleto.

Desventajas; Se tiene que preservar una gran cantidad de información (el emulador, el sistema operativo, la aplicación y los datos) y la pérdida de un solo componente puede hacer inaccesible la información.

c). Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.

d). Copias de seguridad:

Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de hardware.

En ocasiones, se combina con almacenamiento remoto de tal forma que el original y las copias no estén sujetos a los mismos eventos de desastre. Las copias de seguridad deben considerarse una estrategia de seguridad y manejo adecuado de la información sin importar su medio de almacenamiento.

d). Refreshing: Actualización de software o medios.

Consideraciones generales Es importante tener claro que ningún proceso que se realice de manera independiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservación realizado de manera aislada o sólo al momento de realizar una transferencia al archivo histórico, no garantizará la conservación, la elaboración de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas prácticas de manipulación y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento más.


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Otros Programas

Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas por el Archivo General de la Nación, hay otras estrategias y programas que pueden aplicarse.

La estrategia seleccionada para la preservación digital deberá estar soportada, documentada y justificada de acuerdo con los requisitos de preservación de los documentos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a). El registro histórico de todas las acciones de gestión y administración relativas a los documentos digitales y/o documentos electrónicos de archivo.

b). Llevar a cabo de manera regular la vigilancia de los desarrollos técnicos, las técnicas de conversión, migración y las normas técnicas pertinentes.

c). Elaborar un modelo aceptado de conceptos y utilizarlo como base para el plan de preservación digital a largo plazo.

d). Capturar todos los metadatos asociados, transferirlos a los nuevos formatos o sistemas y asegurar su almacenamiento.

El plan de preservación digital a largo plazo debe incluir todos los procesos y procedimientos utilizados para la preservación de los documentos digitales y/o documentos electrónicos de archivo, de tal manera que se garantice la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo vital de los documentos, de manera general se debe tener en cuenta:

a). Los documentos digitalizados y nativos digitales, desde el proceso de planeación y valoración de la gestión documental.

b). El cronograma de transferencias y eliminación de documentos de conformidad con la TRD de la entidad.

c). Los formatos y medios o soportes de almacenamiento de los documentos digitales.

d). Los requisitos de los metadatos asociados para documentos digitales.

e). Las acciones de preservación necesarias para garantizar la fiabilidad y autenticidad de los documentos digitales.

f). Los requisitos legales y reglamentarios específicos para los documentos digitales en cada jurisdicción.

g). Los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica.


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h). Los requisitos de auditoría.

i). La Vigilancia tecnológica.

16.1 Seguimiento y control.

Periódicamente, se deberá verificar y evaluar el adecuado cumplimiento de lo establecido en el Sistema Integrado de Conservación, e incluirá en los planes de mejoramiento de la entidad, las acciones necesarias para corregir los hallazgos de las auditorías del Sistema

Integrado de Conservación.

16.2 Conservación de soportes documentales diferentes al papel

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, a menudo su rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón más habitual que provoque un fallo prematuro en los medios.

Para los Soportes Ópticos y Magnéticos, se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: Los discos ópticos son más seguros que los magnéticos en cuanto a la conservación de los datos, debido a que el material donde se almacena la información es inmune a los campos magnéticos y está protegida de la corrosión ambiental, la manipulación, etc., sin embargo, a veces se deterioran, dañándose por cambios de la tensión eléctrica, una caída, un virus informático, o una mala manipulación. A pesar de ser más seguros, la superficie de los dispositivos ópticos debe salvaguardarse del polvo y debe protegerse para que no sufra daños, por eso generalmente llevan unas fundas o cajas plásticas que los aíslan del exterior, como se leen con luz, su desgaste físico no es un problema fundamental.

La conservación de la información depende exclusivamente de las propiedades del material que la soporta y de las condiciones de almacenamiento de ese material y, en este sentido, la humedad y la temperatura son parámetros fundamentales a tener en cuenta en la conservación de soportes ópticos. Los cambios bruscos pueden provocar graves desgastes debido a que las diferentes capas que los componen tienen diferentes coeficientes térmicos de expansión. Las normas internacionales señalan que la permanencia se garantiza manteniendo los discos a una temperatura máxima de 23 grados centígrados y de 50% de humedad relativa.

Es recomendable que los archivos digitales magnéticos (discos duros), y ópticos (CDS y DVD) ya existentes, que contienen una valiosa información documental, se conserven


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de manera adecuada, para lo cual se recomienda: Los dispositivos ópticos deben cuidarse del polvo y su superficie debe protegerse para que no sufran daños, por eso generalmente poseen fundas o cajas protectoras.

En este sentido, los DVD son más sensibles que los CD, sus capas protectoras son más finas, por lo tanto, están más expuestas a ralladuras. Como se leen con luz, su desgaste físico no es un gran problema. La permanencia de la información almacenada en ellos depende de las propiedades del material que la soporta y de las condiciones de su almacenamiento.

La humedad y la temperatura son causas de deterioro en lo soportes ópticos, por lo cual, se deben controlar en el almacenamiento. Los cambios bruscos de humedad y temperatura pueden causar deterioros importantes en los CD Y DVD, porque los componentes de las diferentes capas que los conforman tienen diferentes coeficientes térmicos de expansión.

Para el almacenamiento de CD y DVD, la temperatura en depósitos debe estar entre 16ºC a 20ºC y una humedad relativa entre 30 a 40.

Almacenamiento y Recomendaciones

Las unidades de conservación más adecuadas para CD y DVD, es la utilización de cajas plásticas, las cuales son contenedores que permiten la colocación en sentido vertical de estos soportes documentales en una estantería. La estantería o cajonera para el almacenamiento de estos soportes electrónicos debe presentar las mismas características técnicas de los materiales con que están elaboradas las estanterías fijas o rodantes o puede implementarse la misma estantería.

Proveer de espacio físico con las condiciones ambientales idóneas y el mobiliario adecuado para conservar los documentos en soporte electrónico.


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El área de consulta de los documentos en soporte electrónico debe tener las mismas condiciones atmosféricas que los depósitos en donde se almacenan. En caso contrario, los soportes magnéticos se deben climatizar lentamente.

Conservar los soportes en lugares libres de polvo y suciedad.

Evitar colocar los soportes de tipo magnético, como los discos duros, cerca de campos magnéticos porque producen deterioro.

Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios digitales en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

Tener cuidado especial en las labores de consulta y recuperación de documentos producidos por medios digitales y en la manipulación de sus soportes para garantizar su integridad y su conservación.

Disponer de un programa de revisión y limpieza frecuente de estos soportes, con el objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante

Para una adecuada conservación es conveniente observar los siguientes principios: Mantener una temperatura en torno a los 20 ºC. Mantener la humedad relativa en torno al 40%. Evitar las oscilaciones rápidas o prolongadas de temperatura y humedad.

Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos. Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, así como el fumar.

Almacenar los medios de forma vertical. Utilizar siempre las cajas originales. No abrir las cajas que protegen las cintas.

Evitar la suciedad. Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén usando. No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo, la cara grabable de los CD.

Los CD deberían marcarse sólo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PLAN INTEGRADO …...programa de gestiÓn documental vigencia...

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