Programa de Gestión Documental (PGD)...El Programa de Gestión Documental reunirá las actividades...

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD)

Programa de Gestión Documental (PGD) Página 2

TABLA DE CONTENIDO

EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................. 5

1. CARÁTULA .................................................................................................................................................. 5

1.1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 6

1.2 LA CÁMARA DE COMERCIO DE CHINCHINÁ Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL.................................... 6

1.2.1 Reseña histórica de la Cámara de Comercio de Chinchiná .................................................... 6

1.2.2 Organigrama .........................................................................................................................14

1.2.3 Objeto de la Cámara de Comercio de Chinchiná .................................................................14

1.2.4 Funciones del Cámara de Comercio de Chinchiná ..............................................................15

1.2.5 Misión ...................................................................................................................................18

1.3 Visión ............................................................................................................................................18

1.4 Los documentos en la Cámara de Comercio de Chinchiná ..........................................................18

1.5 OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................19

1.5.1 ¿Qué es el programa de gestión documental? ....................................................................19

1.5.1.1 Objetivo generales del PGD ..............................................................................................19

1.5.1.1.1 Objetivos específicos del PGD...................................................................................20

1.5.1.2 Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio de Chinchiná ......................................20

1.5.1.3 Alcance del Programa de Gestión Documental ................................................................21

1.5.1.4 Público a quien va dirigido el Programa de Gestión Documental ....................................21

1.5.1.4.1 De tipo Geográfico ....................................................................................................21

1.5.1.4.2 Usuarios Internos ......................................................................................................21

1.5.1.4.3 Usuarios externos ......................................................................................................21

1.6 PRE - REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD ...................................................................21

1.7 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................................................22

1.7.1 LA PROBLEMÁTICA ...............................................................................................................22

1.7.2 MATRIZ DE DIAGNÓSTICO GENERAL ....................................................................................22

1.7.3 MATRIZ DOFA .......................................................................................................................23

1.7.4 RIESGOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ..............................................................................23

1.8 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD .....................................................................23

1.8.1 Requisitos Normativos .........................................................................................................23


1.8.2 Requisitos económicos .........................................................................................................24

1.8.3 Requisitos administrativos ...................................................................................................24

1.8.4 Requisitos tecnológicos ........................................................................................................26

1.8.5 Requisitos de la Gestión de Cambio .....................................................................................26

1.9 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................27

1.9.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:...............................................27

1.9.1.1 Definición: ........................................................................................................................27

1.9.1.2 Alcance: ............................................................................................................................27

1.9.1.3 Actividades: ......................................................................................................................28

1.9.2 PLANEACIÓN DOCUMENTAL: ...............................................................................................28

1.9.2.1 Definición: ........................................................................................................................28

1.9.2.2 Alcance: ............................................................................................................................28

1.9.2.3 Actividades: ......................................................................................................................28

1.9.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: ..............................................................................................29

1.9.3.1 Definición: ........................................................................................................................29

1.9.3.2 Alcance: ............................................................................................................................29

1.9.3.3 Actividades: ......................................................................................................................29

1.9.4 GESTIÓN Y TRÁMITE: ............................................................................................................30

1.9.4.1 Definición: ........................................................................................................................30

1.9.4.2 Alcance: ............................................................................................................................30

1.9.4.3 Actividades: ......................................................................................................................30

1.9.5 ORGANIZACIÓN: ...................................................................................................................31

1.9.5.1 Definición: ........................................................................................................................31

1.9.5.2 Alcance: ............................................................................................................................31

1.9.5.3 Actividades: ......................................................................................................................31

1.9.6 TRANSFERENCIAS: ................................................................................................................31

1.9.6.1 Definición: ........................................................................................................................31

1.9.6.2 Alcance: ............................................................................................................................31

1.9.6.3 Actividades: ......................................................................................................................32

1.9.7 DISPOSICIÓN A LOS DOCUMENTOS: ....................................................................................32

1.9.7.1 Definición: ........................................................................................................................32


1.9.7.2 Alcance: ............................................................................................................................32

1.9.7.3 Actividades: ......................................................................................................................32

1.9.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: .........................................................................................33

1.9.8.1 Definición: ........................................................................................................................33

1.9.8.2 Alcance: ............................................................................................................................33

1.9.8.3 Actividades: ......................................................................................................................33

1.9.9 VALORACIÓN: .......................................................................................................................33

1.9.9.1 Definición: ........................................................................................................................33

1.9.9.2 Alcance: ............................................................................................................................33

1.9.9.3 Actividades: ......................................................................................................................34

1.10 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ........................................................................................34

1.10.1 FASE DE PLANEACIÓN ..........................................................................................................34

1.10.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA ........................................................................34

1.10.3 FASE DE SEGUIMIENTO ........................................................................................................34

1.10.4 FASE DE MEJORA ..................................................................................................................35

1.10.5 FASE DE PUBLICACIÓN .........................................................................................................35

1.11 PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE LAS GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................35

1.11.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos .....................................35

1.11.2 Programa de digitalización ...................................................................................................36

1.11.3 Programa de documentos vitales.........................................................................................36

1.11.4 Programa de capacitación ....................................................................................................37

Anexos ..........................................................................................................................................................38

Anexo No 1 Glosario de términos ................................................................................................................38

ANEXO No 2 Diagnóstico documental..........................................................................................................39

Anexo No 3 Matriz Dofa ...............................................................................................................................44

Anexo No 5 Mapa de Procesos de la Cámara de Comercio de CHINCHINA ................................................45

Anexo No 6 Cronograma ..............................................................................................................................47

Bibliografía ...................................................................................................................................................48


EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. CARÁTULA

NOMBRE DE LA ENTIDAD

CAMARA DE COMERCIO DE CHINCHINÁ

FECHA DE APROBACIÓN

2 DE SEPTIEMBRE DE 2015

FECHA DE VIGENCIA

30 DE DICIEMBRE DE 2018

INSTANCIA DE APROBACIÓN

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

DENOMINACION DE LA AUTORIDAD

ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

VERSIÓN

Versión 1.0

RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN DEL

DOCUMENTAL

MAGNOLIA CARDONA CARVAJAL

YULI NATALIA BOLIVAR VILLA

DIANA MARIA MUÑOZ


1.1 INTRODUCCIÓN

La Ley general de archivos, regula la obligación que tienen las entidades públicas y privadas en elaborar

programas de GESTIÓN DOCUMENTAL que cumplan con las normas y técnicas que faciliten a la empresa

administrar los documentos producidos y recibidos a lo largo de su gestión, así como procurar el buen

estado de conservación para que sirvan como testimonio e información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, como fuentes de investigación y cultura.

Con este instrumento la Cámara adopta el modelo del programa de gestión documental propuesto por Confecamaras, aplicando las tecnologías que permitan alcanzar cuotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia de la cámara de comercio. El Programa de Gestión Documental reunirá las actividades documentadas en el Sistema Integrado de Gestión, con el objetivo de unificar en un solo documento los procesos archivísticos como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y flujos de información propios de la Cámara. El objetivo esencial será modernizar y homogenizar la función archivística de la entidad y propiciar la cooperación e integración de los archivos, siguiendo las instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación, de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental.

1.2 LA CÁMARA DE COMERCIO DE CHINCHINÁ Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.2.1 Reseña histórica de la Cámara de Comercio de Chinchiná

RESUMEN RESEÑA HISTÓRICA CAMARA DE COMERCIO CHINCHINÁ

FECHA DESCRIPCIÓN

1968 La Cámara de Comercio de Chinchiná fue creada el 16 de abril de 1968 a través del decreto 545 del entonces Ministerio de Fomento.

1966 A través del decreto 042 se crea la Junta de campaña y estudio Pro- Cámara de Comercio de la jurisdicción de Chinchiná. Junta ad honoren compuesta en su momento de la siguiente manera: En representación de Marsella: Manuel Posada, Gustavo Aristizábal y Arturo Jiménez. En representación de Palestina: Gildardo Cuartas, Offir Ruiz de Tabares y Elías Granada y en representación de Chinchiná:


Hernando Duque, Alberto Corrales, Jhon Uribe Jaramillo, Humberto Luna A., Yamil Amar, Gilberto Trujillo y Juan P. Ramírez. Dicho decreto se expide a solicitud de un gran número de comerciantes y entidades de los citados municipios, así como de las autoridades civiles, militares y eclesiásticas quienes solicitan al entonces Ministerio de Fomento, Reglamentación y Control del Comercio Interior (hoy Ministerio de Comercio Industria y Turismo) la creación de la Cámara de Comercio de Chinchiná. Las funciones de esta junta se centraron en adelantar estudios sobre la realidad económica de la región, la viabilidad de la Cámara de Comercio y los trámites respectivos para su creación. Los señores Jhon Uribe J. y Juan P. Ramírez A, citan a la primera reunión de junta pro Cámara de Comercio a realizarse en el Club Chinchiná, el día 30 de Julio de 1966.

1969 El entonces gobernador de Caldas Gonzalo Jaramillo J. concede mediante resolución 027 del 22 de Octubre, licencia a la publicación mensual “CAMARA DE COMERCIO” cuyo director era el señor JUAN PABLO RAMÍREZ ACEVEDO eximiéndolo de prestar caución dado que la publicación era de carácter comercial, industrial y de fomento turístico. En la misma resolución se obliga enviar un ejemplar de cada publicación al señor Gobernador del Departamento y al Alcalde de la ciudad.

1970 Se aprueba la inclusión de los primeros afiliados de la institución (Acta 016 de junio 25) siendo estos los siguientes: Inversiones Chinchiná S.A., Salazar Hermanos, Daniel Jaramillo Mejía, Vicente Gutiérrez Villa, Héctor Peláez Bedoya, Elías Granada Mora, Nohemy Toro de Villegas y Augusto Uribe Jaramillo. Se autoriza el ingreso de la institución a la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio - CONFECÁMARAS. CAMARA DE COMERCIO DE CHINCHINA “HACIENDO FUTURO” 3 CCCH - Haciendo Futuro | Calle 10 No. 6-08 – Tels. (096) 850 6788 - Fax: (096) 850 8290 - Chinchiná - Caldas Se adelantan entre otras las siguientes acciones: Gestiones para la industrialización regional por iniciativa del señor Nayib Jozame Taleb quien esboza entonces el programa para este propósito, gestiones tendientes al incremento de las actividades comerciales y el mejoramiento de los servicios públicos. Elaboración de Proyectos para la creación de la oficina de Fomento y Turismo, Plan Piloto de Fomento y Desarrollo y Régimen de Construcciones.

1971 Se resaltan las intervenciones de la Cámara de Comercio para el mejoramiento de vías (gestiones ante el Ministerio de Obras a fin de cristalizar la construcción de la variante Panamericana Chinchiná-La Trinidad), abastecimiento de productos de primera necesidad en especial la sal, Conferencias económicas como las del Banco Cafetero, Creación de una oficina del Banco Popular, integración de Telecom a la red nacional de telefonía. En el campo cultural la presentación del Conjunto de Brasil en presentación teatral. Impulso a la creación de la Biblioteca Pública.

1972 Se propone la realización de la primera campaña navideña en procura de detener la evasión del poder adquisitivo chinchinense hacia otros mercados. Se da la primera vinculación del SENA a Chinchiná a través de los cursos de técnicas de oficina y ventas.

1973 Se realiza la inauguración de la Fábrica de Café Liofilizado, hoy Buencafé Liofilizado de Colombia. Se asesora a algunas Cámaras de Comercio del país en su organización: Cartago, Quibdó y Santa Martha.

1974 Llegan los primeros equipos para el laboratorio del acueducto de Chinchiná producto de gestiones de la institución. Se gestiona ante Federacafé empréstito para la construcción de la red de conducción de aguas. Además se inician los estudios para el Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado de Chinchiná. Se realizan diferentes gestiones para la dotación del cuerpo de bomberos del municipio.

1975 Se inician conversaciones con el fin de erradicar el cementerio del centro de


Chinchiná. La CHEC ofrece vender lote contiguo al lago Balsora a precio especial.

1976 Inician plan para la conservación de recursos naturales de la región.

1977 Patrocinio al escritor Danilo Calamata. Se edita el anuario empresarial: comercio Ambulante - Plan Cosecha

1978 Se lleva a cabo la reunión anual de dirigentes para buscar la solución más acertada al problema de agua potable. Igualmente se realiza reunión de autoridades para el tema de la seguridad. Se elabora el Plan Piloto “Pautas para el desarrollo de Chinchiná”

1979 Se realizan gestiones para la pavimentación de la vía Chinchiná- Palestina, se contrata el estudio estadístico y socioeconómico de la jurisdicción y se presenta por parte de la Universidad Nacional el Plan de ordenamiento urbano de Chinchiná Se adelantan gestiones para la construcción del Coliseo cubierto deportivo para Chinchiná como obra para la celebración de los 123 años del municipio. Se realiza alianza para la construcción de la sede del SENA entre la Fábrica de Café Liofilizado, SENA, Sociedad de Mejoras Públicas, FENALCO, Municipio y Cámara de Comercio de Chinchiná.

1980

Se realiza celebración de los 123 años del municipio en alianza con el municipio y la Sociedad de Mejoras Públicas. Inician campaña para informar a la ciudadanía acerca del nuevo acueducto Campo Alegre Chinchiná, su desarrollo y funcionamiento. Se inicia campaña moralizadora con el fin de contrarrestar información publicada en los medios de comunicación respecto al comercio ilegal de automotores y robo de vehículos. Se realiza reunión de dirigentes con la Gobernación de Caldas para presentar agenda de necesidades regionales, dicha agenda comprende aspectos como: Justicia, Fuerzas Armadas, educación, construcción, deportes, salud, obras públicas, obras de recreación, comunicaciones, condecoración y distinciones. La Cámara de Comercio interpone su influencia con el fin de prolongar la avenida salida a Palestina hasta el lago Balsora.


FECHA DESCRIPCIÓN

1981

Se da inicio al funcionamiento de la subsede del SENA a través de diferentes cursos dirigidos al comercio local. Termina la labor del señor JUAN PABLO RAMÍREZ ACEVEDO por muerte accidental el 16 de enero de 1981, después de 14 años al servicio del comercio y los comerciantes de Chinchiná y Palestina. Se realiza Asamblea General de comerciantes con autoridades locales para formular propuestas, para que el gremio permanezca unido y adelantar campañas en bien común y de la ciudad.

1982 Realización de censo Empresarial.



FECHA DESCRIPCIÓN

1983

Se realizan diligencias ante el Ministerio de Comunicaciones de Colombia y Presidente de Telecom., a fin de solicitar el mejoramiento de servicios de comunicaciones a larga distancia. A solicitud de la Cámara se celebró reunión con las autoridades Municipales de salud a fin de unificar criterios para la expedición de la licencia de sanidad. La Cámara de Comercio de Chinchiná coordina por delegación de la Alcaldía y el Batallón Ayacucho el juramento de bandera del segundo contingente realizado por primera vez en Chinchiná el 30 de abril. Se ejerce presión ante la alcaldía para el control de vendedores ambulantes. Se autoriza la creación de una comisión para recaudar fondos destinados a la adquisición de una sede para la institución. Se realizan gestiones ante la CHEC para solicitar se tomen las medidas necesarias, a fin de controlar la contaminación del lago Cameguadua. Afiliación voluntaria de la fábrica de café liofilizado a la Cámara de Comercio de Chinchiná.

1984

Realización de foro sobre ley 14/83. Se edita folleto ilustrativo sobre los orígenes y funciones de la Cámara de Comercio y los servicios especiales que se ofrecen al comerciante. Se inicia conversación con el Comité departamental de Cafeteros y el sector bancario a fin de concretar un horario acorde con las necesidades del Municipio.

1985

Se da inicio al consultorio psicológico en alianza con FUNDEMA. Se presenta proyecto para la construcción de un hotel para turismo en Chinchiná. Se asiste a la exposición agroindustrial en Cartago en el mes de agosto con la presencia de Cenicafé, Fábrica Acecafé S.A. e inmunizadora de madera. Se realiza Asamblea de afiliados en el que se condecora al afiliado más antiguo y al empresario del año. Se reciben donaciones de otras Cámaras de Comercio del país para los damnificados del nevado del Ruiz. Se realizan campañas para incentivar las compras pues el comercio se encuentra golpeado por la tragedia del nevado del Ruiz y pro aguinaldo de los damnificados.

1986

Se realizan las siguientes gestiones: mejoramiento de la vía a Manizales Sector la Siria, modernización del servicio telefónico en Palestina, para la ejecución diferentes cursos, entre ellos computación con el fin de que pueda empezar a computarizarse la Cámara de Comercio. Se realiza reunión con las autoridades Municipales para el tema de industria y comercio. Hubo revisión y ajustes por parte de la Alcaldía. Se lleva a cabo campaña en conjunto con la Alcaldía: Es una tierra de riqueza Cámara de Comercio, surge una ciudad con grandeza, Chinchiná progresa por su gente con nobleza. Se acuerda horario bancario tal y como funciona en la actualidad. Se expide la resolución 002 por la cual se determina la apertura de la oficina de Palestina.

1987

Se realiza Foros sobre: Aeropuerto de Palestina con la presencia de representantes de autoridades civiles y militares, Desarrollo Vial Regional, Elección Popular de Alcaldes, Actividades de los gremios regionales y resurgir para la evaluación de actividades pro damnificados del Ruiz y Foro sobre derecho comercial. Se elabora folleto Chinchiná para nuevos inversionistas y nuevos industriales: bondades de la región, normas para impuestos de equipos y maquinaria, exoneración de impuestos por 10 años por la tragedia del Ruiz. Se adelantan reuniones con el Dr. Gustavo Robledo Isaza para el tema de la variante de Chinchiná. Convocan reunión de parlamentarios regionales para el logro de la obra



FECHA DESCRIPCIÓN

1988

Se abre la oficina de Palestina. Se le otorga Mención Cívica por parte de la Sociedad de Mejoras Públicas de Chinchiná por las labores desarrolladas en beneficio de la ciudad. Se realiza reunión regional de Cámara de Comercio con la presencia de Confecámaras y la Cámara de Comercio de Cartagena. La Cámara hace parte del comité de Seguridad Municipal. Se realizan gestiones para agilizar la construcción de la troncal de occidente. Solicitan la apertura de la oficina de registro de instrumentos públicos y otra notaria para mejorar el servicio. Patrocinan la exposición en la galería del BCH en Manizales del artista Chinchinense Luis Alberto Londoño Jaramillo. Realizan seminario Chinchiná eficiente con el apoyo de la ESAP. Realización de foros: Desarrollo turístico de la región y futuro vial regional.

1989

Se promueve la creación de un comité de Gremios que busque el desarrollo de la ciudad de manera unida y concertada. Se colabora con la corporación para el desarrollo de Caldas sobre estudio: Futuro de la región influenciada por la vía troncal de occidente. Se realizan gestiones para la reparación de la vía Chinchiná - Club Campestre, ante distritos de obras públicas. Se invita a la Cámara a hacer parte del comité local de emergencia y comité de participación comunitaria.

1990

Reinician campaña promocional de la ciudad resaltando cualidades físicas y excelentes vías de comunicación. Se adquiere la sede actual de la entidad. Se elabora el documento Necesidades básicas del Municipio de Chinchiná se envía a Alcaldía y Concejo Municipal y se apoya nuevamente al escritor Danilo Calamata para la edición de su nuevo libro.

1991

Se realiza solicitud a empresas de transporte intermunicipal para mejorar el servicio dado por los inconvenientes que se presentan. Se destina un espacio de la oficina para exhibir permanentemente muestras de productos industriales de la localidad. Se edita cartilla sobre aspectos contables para comerciantes. Se Coadyuva en el estudio sobre el comportamiento comercial de Manizales y Chinchiná realizado por Confecámaras, FENALCO y Sena. Editan revista de la Cámara de Comercio 24 años.

1992 Se promueve reunión con la Gobernación para analizar principales problemáticas del municipio. Se realiza patrocinio de actividades culturales y deportivas. Se lleva a cabo Foro empleo con la asistencia de 121 personas.

1993 Se celebran los 25 años de la entidad, se lleva a cabo Asamblea de afiliados con la presencia de autoridades locales.

1994

Entra en funcionamiento el registro de proponentes. Inician trabajo de planeación estratégica de la entidad, realizando la Junta Directiva un diagnóstico de la situación. La Cámara de Comercio es elegida como miembro de la Junta Directiva de Confecamaras en representación de las Cámaras de pequeño presupuesto.

1995

Realizan reforma a los estatutos de la entidad, creándose el cargo de Director Ejecutivo. Se adquieren equipos y programas para el manejo de los Registros Públicos. Se crea el cargo de Promoción y Desarrollo.



FECHA DESCRIPCIÓN

El alcalde y el Presidente del Consejo Municipal presentan iniciativas de desarrollo Municipal, algunas de ellas formadas de informes presentados por la Cámara de Comercio de Chinchiná.

1996 Se realiza censo comercial. Se inician gestiones para crear el Comité Intercameral Cámaras del Eje Cafetero. Proponen crear oficina para dar información relacionada con la zona Industrial.

1997

Se presenta el documento final de planeación estratégica. Se realiza alianza con la Corporación para el Desarrollo de Caldas, Alcaldía de Palestina, Corporación Aeropuerto de Palestina y Cámara de Comercio, para capacitar a 26 Microempresarios. Se edita el boletín Entre Notas, se nombra comisión para iniciar la implementación del plan estratégico de la entidad y se gestiona el curso Instaladores de Redes Interna para Gas domiciliario.

1998

Se da de nueva apertura a la oficina de Palestina. La Cámara de Comercio de Chinchiná entra a hacer parte de la Junta Municipal de Educación y Consejo Territorial de Planeación. Se expide la resolución 002 a través de la cual se reforman los estatutos otorgándole la representación legal al Presidente Ejecutivo. Se realiza Asamblea de afiliados 30 años de la entidad. Se realizan Feria del toldo y primera versión de EXPOCHINCHINÁ. Realización censo microempresarial y montaje del programa SICME en la jurisdicción.

1999

Se realiza reestructuración institucional. Se realiza segunda versión de EXPOCHINCHINÁ. Se crea con el apoyo de la Cámara de Comercio UPACAL (Unidades Productivas Asociadas de Caldas). Se participación en la conformación del Comité Intergremial de Chinchiná.

2000

Se trabaja en los siguientes proyectos institucionales: Creación Comité de Gremios, Conformación del Consejo de Planeación, Creación del Consejo Bomberil, Expedición del Decreto de Ley zanahoria, Formulación del Plan de Convivencia en Chinchiná, Inversión en paquete accionario de AEROCAFE, Participación en la ejecución de proyectos con el FOREC. Se crea con apoyo institucional la Corporación Balsora.

2001

Se adopta el sistema de peticiones y reclamos a través de la resolución 028. Se da apertura al Centro de Información para el empleo del SENA CIE en las instalaciones de la Cámara de Comercio. Se ejecuta y culmina con éxito el proyecto de apoyo a los microempresarios y se lanza exitosamente el portafolio de servicios. Se realiza la tercera versión de EXPOCHINCHINÁ.

2002

Se realiza EXPOREGIONAL 2002 feria comercial organizada por las Cámaras de Comercio de Pereira, Dosquebradas, Santa Rosa y Chinchiná. Se organizó la Muestra Artesanal Chinchiná 145 años. Se patrocina la participación de dos artesanos en la Feria de las Colonias en Bogotá. La Cámara de Comercio participa activamente en las Mesas de Competitividad en las mesas de trabajo de sectores estratégicos y promisorios. Se elabora el informe de coyuntura económica para Chinchiná.

2003

Se presenta a FOMIPYME el proyecto Atención Integral a los empresarios de la microempresa de Chinchiná, el cual es aprobado y ejecutado por la entidad. Se lleva a cabo la Muestra microempresarial de la mujer en alianza con la Gobernación de Caldas. Se participa activamente en los siguientes Grupo y Comités: Grupo Amigos de Arauca, Comité Amigos de la Ludoteca, Veeduría Autopistas del café, Comité Local de Salud Ocupacional, Alinaza Cosiendo Futuro, Mesas de Competitividad, Comité Asesor



FECHA DESCRIPCIÓN

del Semanario Aquí Chinchiná. Se establecen los Menciones Empresariales a entregarse en la Asamblea de Afiliados. Se estable convenio con la Cámara de Comercio de Manizales para prestar el servicio de Conciliación. Se crea el Comité para el desarrollo turístico de Chinchiná y Palestina. Se da inicio a la participación de la entidad en el CARCE (Comité Asesor de Comercio Exterior). Se recopila la costumbre Mercantil “Cobro de la comisión por la intermediación en la venta de bienes inmuebles”. Se realiza EXPOCAFÉ 2003, como medio para resaltar la labor de las entidades que han trabajado en pro del desarrollo de la cultura cafetera.

2004

Se realiza la celebración del día del Tendero. Se presenta ante la Secretaría de Cultura del departamento el Proyecto Cátedra Ciudad de Chinchiná. Gestiones ante la Secretaría de Infraestructura del Departamento para el arreglo de la vía al corregimiento de Arauca, dados los altos perjuicios para el comercio de dicha localidad. Se realiza por primera vez la NOCHE DEL COMERCIO organizado y coordinado por la entidad.

2005

Entra en funcionamiento el RUE (Registro Único Empresarial) el cual permite a las 57 Cámaras de Comercio del país enlazarse para la realización de trámites de registro. Realización de Foro Aeropalestina. Participación en el Comité de Vigilancia de Aeropalestina. Se invita a la Administración Municipal a revisar el estatuto tributario. La entidad por encargo de la Administración Municipal lidera y organiza las Fiestas de la Cultura cafetera Chinchiná 148 años. Se ejecuta el proyecto Cátedra Ciudad de Chinchiná. Hay participación de los municipios de Chinchiná y Palestina en la Feria del eje Cafetero en Madrid a través de la entidad. Se realiza campaña en asocio con la Sociedad de Mejoras Públicas: Hazle honor a tus símbolos patrios” Se eleva derecho de petición a la administración municipal con el fin de lograr la revisión del estatuto tributario.

2006

El Ministerio del Interior y de Justicia aprueba la creación del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Chinchiná. Se realiza el estudio Impacto socioeconómico del aeropuerto de Palestina. Se presenta ante Fomipyme el proyecto Fortalecimiento Integral de las microempresas del sector de alimentos de los municipios de Chinchiná y Palestina. Se realiza el Estudio de Mercados para Chinchiná en alianza con la Universidad de Manizales. Se lleva a cabo el programa Tendero Amigo en alianza con el Supermercado las Cuatro Milpas. Se inicia la emisión del programa institucional Cámara al Día a través de la Emisora Mirador Stéreo. Se lleva a cabo los I Torneos Deportivos Empresariales y Comerciales.

2007

Se realizan importantes convenios con entidades regionales para la ejecución de los programas comercio exterior y consultorio empresarial. Se realizan diferentes gestiones y reuniones con los gremios de la región con el fin de conseguir la localización de la zona franca para Caldas, en el municipio de Chinchiná. Se pone en funcionamiento el Centro de Información turística para Chinchiná y Palestina gracias al convenio firmado entre la Gobernación de Caldas, Inficaldas, la Alcaldía de Chinchiná y la Cámara de Comercio. Se lleva a cabo la Feria Mujer Emprendedora Chinchiná 150 años a través de alianzas interinstitucionales. Se participa activamente en el Concejo Consultivo para la revisión del Plan de Ordenamiento territorial. La Cámara de Comercio de Chinchiná conjuntamente con algunos asesores realizan propuesta para la modificación del estatuto tributario municipal el cual intempestivamente es retirado por el Alcalde Municipal del Consejo Municipal.



FECHA DESCRIPCIÓN

2008

- Celebración 40 años de vida institucional, donde se realizaron diversas actividades. - Se realizó el estudio impacto socioeconómico del aeropuerto de palestina con la Universidad Nacional. - Se realizó la feria de la mujer emprendedora.

2009 - Se llevó a cabo l feria escolar con resultados muy positivos. - Se realiza jornada de Registros Públicos en el Municipio de Palestina para incentivar las renovaciones.

2010

- Se dio clausura al proyecto de Fortalecimiento para competitividad y el desarrollo de los prestadores de servicios turísticos de los Municipios de Chinchiná y Palestina. - En este año inicio el proyecto denominado “Puesta en marcha de productos agroindustriales de la asociación de horticultores del triángulo de café – Ashor.

2011

-Se realizó la feria de la mujer emprendedora, haciendo visibles a las mujeres artesanas y microempresarias, dando a conocer a los asistentes la calidad e innovación en sus productos o servicios. - Se realizó en alianza con la Cámara de Comercio de Aburra sur, una misión comercial del sector confección, con el objeto de promover y estimular las oportunidades de inversión comercial.

2012

-La Cámara de Comercio de Chinchiná en asocio con las cuatro milpas s.a realizo la celebración del día del tendero para los municipios de Chinchiná y Palestina. Donde se realizó una rueda de negocios y se realizaron además actividades académicas, recreativas y culturales. - Se llevó acabo un torneo comercial y empresarial con las disciplinas deportivas= Microfútbol, Baloncesto y Voleibol, con el fin de promover espacios de integración y sano esparcimiento entre las instituciones, empresas y sector comercial de la localidad. - Diplomado en gerencia de Mercadeo y Ventas en asocio con la Universidad Nacional.

2013

-En alianza con la casa de cultura de Chinchiná, se realizó un foro regional de turismo cultural, teniendo como invitado especial al Doctor Ricardo Varela Villalba, de la Universidad de Barcelona. - Se realizó el lanzamiento del programa las tiendas tics (La tecnología al servicio del tendero). Programa que desarrollo la cámara de comercio de Chinchiná en asocio con las Cámaras de Comercio del eje cafetero (Asoeje), con la finalidad de tener una mayor eficiencia en los negocios y la generación de nuevos ingresos.

2014

-En asocio con la Alcaldía de Palestina se llevó acabo jornada de integración Comercial y Empresarial de Palestina y Arauca donde asistieron 73 comerciantes quienes calificaron el evento como excelente. - Se realizó una misión comercial a Colombia Moda donde asistieron 20 comerciantes del sector de confección calzado y bisutería, quienes manifestaron su satisfacción con dicho evento. - Se aprobó la remodelación de las instalaciones de la Cámara de Comercio para la implementación del Centro de Atención Empresarial. CAE

2015

-Con el apoyo de la Asociación nacional de Porcicultores de Colombia, se Certificaron 60 expendedores de carne en como incrementar la venta de carne de cerdo, fortaleciendo los puntos de venta y en manipulación de alimentos. - Se realizó el I Torneo Comercial y Empresarial Futbol 9, con el objetivo de integrar el sector comercial e industrial.



FECHA DESCRIPCIÓN

-La Cámara de Comercio de Chinchiná en asocio con la Alcaldía Municipal diseño el portafolio virtual comercial e industrial de la jurisdicción. - En asocio con Acopi y el Sena se certificaron empresas de la localidad en equipos de alto desempeño en innovación.

1.2.2 Organigrama

1.2.3 Objeto de la Cámara de Comercio de Chinchiná

Garantizar la satisfacción total del cliente, como factor primordial de nuestra labor, a través de un servicio eficaz que genere mayor rentabilidad a la organización.

Promover iniciativas y acciones en torno a formalización, emprendimiento, innovación y

fortalecimiento empresarial, asegurando que estas cumplan con los criterios definidos en el plan

estratégico institucional.

Atender de forma personalizada y eficiente las solicitudes de registro y conciliación.

Prestar los servicios registrales encomendados por el gobierno nacional.

La Cámara de Comercio de Chinchiná cumplirá con las funciones señaladas en el artículo 86 del

Código de Comercio y en las demás normas legales y reglamentarias.


Facilitar la prestación y acceso a sus servicios, abrir oficinas seccionales y receptoras dentro de

su jurisdicción.

Celebrar convenios para la mejor prestación de los servicios registrales y para el cumplimiento

de las demás funciones que les son propias.

Elevar la productividad, calidad y competitividad de los negocios de los empresarios o dueños de

pequeños, medianos o grandes comercios.

Organizar e impulsar la actividad comercial a través de programas que a nivel local, regional o

nacional, agrupar a los comerciantes (sean importadores, exportadores, industriales, mayorista,

minoristas, etc.) con el objeto de proteger sus intereses, mejorar sus actividades comerciales

sobre la base de la mutua cooperación y promover su prosperidad, así como también la de la

comunidad.

Generar y promover el desarrollo y los servicios del sector Turismo de la jurisdicción.

Representar a los Comerciantes ante las autoridades y otros sectores.

Promover la creación de empresas como herramienta de gestión competitiva.

Entregar la mayor cantidad de beneficios a nuestros empresarios afiliados.

1.2.4 Funciones del Cámara de Comercio de Chinchiná

Servir de órgano consultivo del gobierno Nacional y, en consecuencia, estudiar los asuntos que

este someta a su consideración y rendir los informes que le soliciten sobre la industria, el

comercio y demás ramas relacionadas con sus actividades.

Adelantar, elaborar y prometer investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y

socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la

comunidad y de la región donde operan.

Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley certificar sobre los actos y

documentos allí inscritos.

Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada por cada Cámara

de Comercio dentro de su propia jurisdicción. La investigación tendrá por objeto establecer las


practicas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública, uniforme reiterada y

general, siempre que no se opongan a normas legales vigentes.

Crear un centro de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se

ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos, de acuerdo

con las disposiciones legales.

Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para

la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y

académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción

de la respectiva Cámara de Comercio.

Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de

acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan,

modifiquen o adicionen.

Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar

actividades de capacidad en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través

de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones.

Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad y participar

en programas nacionales de esta índole.

Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos señalados en la

ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión de las cámaras de

comercio y el acceso a los servicios y programas especiales.

Prestar servicios de información empresarial originada exclusivamente en los registros públicos,

para lo cual podrán cobrar solo los costos de producción de la misma.

Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore datos de otras

fuentes.

Desempeñar y promover actividades de veeduría cívica en temas de interés general de su

correspondiente jurisdicción.

Promover programas y actividades en favor de los sectores productivos de las regiones en que

les corresponden actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el

turismo.


Participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial, siempre y

cuando se pueda demostrar que el proyecto representa un avance tecnológico o suple

necesidades o implica el desarrollo para la región.

Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados.

Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de

sus funciones registrales y la prestación de eficiente de sus servicios.

Publicar la noticia mercantil de que trata el numeral 4 del artículo 86 del Código de Comercio,

que podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las cámaras de comercio, que

podrá hacerse en los boletines u órganos de publicidad de las cámaras de comercio, a través de

internet o por cualquier medio electrónico que lo permita.

Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo

económico, social y cultural en el que la Nación o los entes territoriales, así como sus entidades

descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus

recursos.

Participar en programas regionales, nacionales e internacionales cuyo fin sea el desarrollo

económico, cultural o social en Colombia.

Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus

actividades.

Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la ley 527 de 1999, de manera

directa o mediante la asociación con otras personas naturales o jurídicas.

Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de personas,

bienes, o servicios que se deriven de funciones atribuidas a entidades públicas con el fin de

conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales registros se desarrollan en virtud

de autorización legal y de vínculos contractuales de tipo habilitante que celebren con dichas

entidades.

Las demás asignadas legalmente.

PARAGRAFO PRIMERO.-Todas las funciones atribuidas por la ley y por el Gobierno Nacional en

aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio están dirigidas a uno cualquier , o a

varios, de los siguientes fines: (¡) actuar dentro de un esquema de descentralización por colaboración,

como órgano consultivo del gobierno nacional o mediante el ejercicio de funciones delegadas; (¡¡)


promover el desarrollo de las regiones y de las empresas; (¡¡¡) participar en actividades de beneficio para

la comunidad en general.

PARAGRAFO SEGUNDO.- La Cámara de Comercio podrán cumplir sus funciones, mediante la celebración

de convenios con otras Cámaras de Comercio, asociarse o contratar con cualquier persona natural o

jurídica para el cumplimiento de sus funciones y podrá también cumplir sus funciones mediante la

constitución o participación en entidades vinculadas. La participación de la entidad en cualquiera de

estas actividades, deberá ser en igualdad de condiciones frente a los demás competidores, incluso frente

a los demás competidores, incluso frente al manejo de la información.

ARTICULO 3- PROHIBICIONES. A la Cámara de Comercio le está prohibido realizar cualquier acto u

operación que no esté encaminado al exclusivo cumplimiento de sus funciones. La Cámara de Comercio

no podrá desarrollar ninguna actividad con fines políticos. Los miembros de Junta Directiva y los

empleados de las Cámaras de Comercio no podrán obtener provecho o ventaja de los bienes,

información, nombre o recursos de las cámaras de comercio para postularse, hacer proselitismo u

obtener beneficios políticos de ninguna clase en nombre propio o de un tercero.

1.2.5 Misión

Somos una Entidad Privada, sin Ánimo de Lucro; que cumple de manera eficiente las funciones delegadas

por el estado mediante el REGISTRO MERCANTIL, DE PROPONENTES Y DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO

DE LUCRO.

Trabajamos por el desarrollo integral del sector comercial e industrial de los municipios de Chinchiná,

Palestina y su corregimiento de Arauca, promoviendo el crecimiento socioeconómico.

NUESTRAS ACCIONES PROYECTAN: Calidad, Transparencia, Responsabilidad, Calidez Humana y Respeto.

1.3 Visión

Seremos una entidad reconocida por su liderazgo, transparencia y compromiso con los comerciantes,

empresarios y comunidad, para generar procesos de desarrollo que mejoren la calidad de vida en la

región.

1.4 Los documentos en la Cámara de Comercio de Chinchiná


Son el soporte para la planeación estratégica, para la toma de decisiones, para el manejo y

direccionamiento de la empresa, para el cumplimiento de metas, para la supervisión de la

eficiencia, la eficacia, la rentabilidad y todo lo que tiene que ver con la parte administrativa.

Son medios de prueba, al mismo tiempo que son la memoria de la entidad.

Aseguran la supervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte

material, garantizando así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su

existencia, sus efectos, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Los documentos constituyen el testimonio de las actuaciones y hechos ocurridos con la actividad

de la Cámara de Comercio, son el soporte en el que se materializan los distintos actos.

Proporcionan información oportuna a usuarios internos y externos de la Cámara de Comercio.

1.5 OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EL Programa de Gestión Documental la cual se presenta en el marco del cumplimiento de la Ley 1712 de

2014 – Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la información Pública 1712 de 2014, en donde se

establece:

Ley General de Archivos 594 del 2000 en su artículo 21, Programa de Gestión Documental.

Decreto 2609 que reglamenta el título V de la Ley 594 del 2000 en su capítulo II, Programa de

Gestión Documental. Incorporado en el decreto 1080 de 2015.

Resolución 8934 de 2014 por la cual se establecen las directrices en materia de gestión

documental y organización de archivos de los vigilados por la Superintendencia de Industria y

Comercio. Artículo 3 numeral A, Programa de Gestión documental.

1.5.1 ¿Qué es el programa de gestión documental?

Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la

gestión documental al interior de cada entidad, tales como Planeación, Producción, Gestión y Trámite

Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración.

1.5.1.1 Objetivo generales del PGD


Normalizar los procesos en el Programa de Gestión Documental que permita optimizar el tiempo y

controlar la documentación generada y recibida por la entidad así como desarrollar ordenadamente los

procesos archivísticos a corto, mediano y largo plazo abarcando la totalidad de los documentos en sus

diferentes soportes y etapas del ciclo vital, con el objeto de que sirvan como testimonio y apoyo a las

actividades de la CÁMARA DE COMERCIO.

1.5.1.1.1 Objetivos específicos del PGD

Diseñar y establecer las estrategias para implementar el Programa de Gestión Documental,

según lo establecido en el plan estratégico.

Consolidar y divulgar a los colaboradores de la Cámara de Comercio el Programa de Gestión

Documental.

Documentar los lineamientos que conforman el PGD: planeación documental, valoración

documental, producción documental, gestión y trámite, organización documental,

transferencias documentales, disposición y preservación, de acuerdo a las políticas de la

Cámara de Comercio de Chinchiná y la normatividad vigente del Archivo General de la Nación.

Disponer de una información organizada en tal forma que esta sea recuperable para el desarrollo

de la gestión administrativa y que garantice efectividad a los usuarios.

Estructurar el programa de gestión documental acorde con los objetivos y metas propuestas por

la entidad.

1.5.1.2 Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio de Chinchiná

Con el diseño y adopción del Programa de Gestión Documental en La Cámara de Comercio de Chinchiná

se pretende:

Con la implementación del Programa de Gestión Documental en La Cámara, se pretende:

Controlar la producción documental.

Normalizar los procesos de gestión documental impartidos por el Archivo General de La Nación.

Realizar la función administrativa de forma transparente, eficaz y eficiente.

Aprovechar los recursos tecnológicos de información para optimizar los procesos de la gestión documental.


Dinamizar procesos que conduzcan a la modernización archivística por medio de la tecnología.

Garantizar el acceso y disponibilidad de la información de manera oportuna.

1.5.1.3 Alcance del Programa de Gestión Documental

En el Programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Chinchiná, se definen los procesos

que lo componen y aplica para todos los documentos generados y recibidos en la Entidad y que resulten

del cumplimiento de las funciones de cada una de las áreas.

1.5.1.4 Público a quien va dirigido el Programa de Gestión Documental

1.5.1.4.1 De tipo Geográfico

El programa de Gestión está dirigido a la Jurisdicción de la Cámara de Comercio de Chinchiná.

1.5.1.4.2 Usuarios Internos

Dirigido a todas las dependencias de la Cámara de Comercio de Chinchiná que se encuentran implícitas

en la generación y manejo de documentos.

1.5.1.4.3 Usuarios externos

A todos los usuarios, entes de control y demás entidades que la requieran.

1.6 PRE - REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD

Como Pre - Requisitos técnicos con los que cuenta la Cámara de Comercio de Chinchiná son:

La CÁMARA DE COMERCIO deberá contar con un área designada para la administración y

gestión de las actividades y procesos relacionados con la Gestión documental.

Deberá contar con una persona responsable que tenga el conocimiento, idoneidad y técnicas

necesarias para el desarrollo de las actividades archivísticas.


Conformar un grupo interdisciplinario que cumpla la función de comité de archivo con el fin de

lograr la armonización del Programa de Gestión Documental con los demás programas y

actividades de la entidad.

Este equipo podrá conformarse con profesionales de las áreas de: calidad, jurídica, control

interno, administrativa, tecnológica y financiera.

Deberá elaborar:

El Plan Institucional de Archivo (PINAR), instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Cámara.

La Política de Gestión Documental con base en lo lineamientos establecidos en el Decreto 2609

de 2012, artículo 06, Incorporado en el Decreto 1080 de 2015). Esta Política debe ser aprobada por el Comité Interno de Archivo.

Deberá contar con un documento de diagnóstico integral de la función archivística que permita

identificar y evaluar los aspectos positivos y críticos de la Gestión Documental de la entidad.

Deberá contar con los instrumentos archivísticos de Cuadro de Clasificación (CCD), Tablas de

Retención Documental (TRD), debidamente elaborados y aprobados.

La CÁMARA DE COMERCIO deberá establecer una metodología para la planeación e

implementación del Programa de Gestión Documental que defina alcance, objetivos e

indicadores.

1.7 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.7.1 LA PROBLEMÁTICA

Identificar la situación actual de la Gestión Documental en la Cámara de Comercio por medio del

diagnóstico documental, el cual permitirá destinar los recursos administrativos, técnicos y económicos

necesarios.

1.7.2 MATRIZ DE DIAGNÓSTICO GENERAL

La matriz general del diagnóstico se presenta en el Anexo No 2.


1.7.3 MATRIZ DOFA

La matriz dofa realizada con base al diagnóstico general se presenta en el Anexo No 3.

1.7.4 RIESGOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Se Identificaron los riesgos a que están expuestos los documentos ver Anexo No 3.

1.8 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

1.8.1 Requisitos Normativos

Se presenta un listado general de normas que en Materia de Gestión Documental la Cámara de Comercio

de Chinchiná debe cumplir:

NORMOGRAMA

CÁMARA DE COMERCIO

OBJETIVO

IDENTIFICAR Y CONOCER EL MARCO LEGAL APLICABLE A LA INFORMACIÓN, DOCUMENTOS

Y ARCHIVOS, EN CUALQUIER SOPORTE, DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO, RESPECTO DE

LAS FUNCIONES PÚBLICAS ASIGNADAS.

IDENTIFICAR LAS NORMAS VIGENTES QUE DEBEN CUMPLIR LAS CÁMARAS DE COMERCIO.

NOMBRE DE LA NORMA NORMA ARTÍCULOS ACTUALIZACIÓN CÓDIGO DE COMERCIO DECRETO 410 DE 1971 26, 43, 86. MAYO 03 DE 2015

LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO LEY 527 DE 1999 ARTÍCULOS 1 A 25 LEY GENERAL DE ARCHIVOS LEY 594 DE 2000 TODO LEY DE PROTECCIÓN DE

DATOS PERSONALES LEY 1581 DE 2012 TODO

LEY DE TRANSPARENCIA LEY 1712 DE 2014 TODO MICROFILMACIÓN DECRETO 2527 DE 1959 TODO. MICROFILMACIÓN DECRETO 3354 DE 1954 TODO REGLAMENTA SISTEMA NACIONAL

DE ARCHIVOS DECRETO 2578 DE 2012 TODO

REGLAMENTA GESTIÓN DOCUMENTAL

DECRETO 2609 DE 2012 TODO REGLAMENTA BIENES DE

INTERÉS CULTURAL DECRETO 1100 DE 2014

REGLAMENTA LEY 1712 DE 2014 DECRETO 103 DE 2015 TODO REGLAMENTA LEY 594 DE 2000. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

DECRETO 106 DE 2015 TODO

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

ACUERDO 007 DE 1994 TODO CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN Y

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ACUERDO 011 DE 1996 TODO

ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ACUERDO 047 DE 2000 TODO ARCHIVOS ACUERDO 049 DE 2000 TODO PREVENCIÓN DE DETERIORO DE

RIESGO DE DOCUMENTOS DE

ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO

ACUERDO 050 DE 2000

TODO

ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ACUERDO 056 DE 2000 TODO


ADMINISTRACIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES ACUERDO 060 DE 2001 TODO

POLÍTICA ARCHIVÍSTICA DE LAS

CÁMARAS DE COMERCIO ACUERDO 016 DE 2002 TODO

CRITERIOS PARA ORGANIZACIÓN

DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ACUERDO 042 DE 2002 TODO

GLOSARIO ARCHIVÍSTICO ACUERDO 027 DE 2006 TODO COMITÉ EVALUADOR DE

DOCUMENTOS ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUNETAL ACUERDO 004 DE 2013 TODO DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ACUERDO 005 DE 2013 TODO EXPEDIENTE DE ARCHIVO ACUERDO 002 DE 2014 TODO SISTEMA INEGRADO DE CONSERVACIÓN

ACUERDO 006 DE 2014 TODO RECONSTRUCCIÓN DE

EXPEDIENTES DE ARCHIVO ACUERDO 007 DE 2014 TODO

CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

ARCHIV´SITICOS


GESTIÓN Electrónica DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO ACUERDO 003 DE 2015 TODO

REGISTRO MERCANTIL. TÍTULO VIII. CÁMARAS DE COMERCIO. CAPÍTULO I. CIRCULAR UNICA DE LA

SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA

Y COMERCIO

TÍTULO VIII. CAPÍTULO I.

A OTRO TIPO DE UNIDADES DE INFORMACIÓN. CIRCULAR 005 DE 2011 TODO

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL PARA LA GESTÍON

ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

CIRCULAR 002 DE 2012

TODO

RECOMENDACIONES PARA

LLEVAR A CABO PROCESOS DE

DIGITALIZACIÓN

CIRCULAR 005 DE 2012 TODO

CUMPLIMIENTO LEY 594 DE 2000 Y

DEMÁS NORMATIVIDAD EXPEDIDA

PARA SU DESARROLLO


TODO

ALCANCE EXPRESIÓN "CUALQUIER

MEDI TÉCNICO QUE GARANTICE LA

REPRODUCCIÓN EXACTA"


TODO

DIRECTRICES ELABORACIÓN

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

CIRCULAR 003 DE 2015 TODO

1.8.2 Requisitos económicos

Teniendo en cuenta el Programa de Gestión Documental y las estrategias presentadas a corto, mediano

y largo plazo, el Comité de Gestión Documental analiza los programas y actividades del año siguiente y

son aprobadas para tener en cuenta en la próxima vigencia, y estas a su vez sean aprobadas en el

presupuesto por la Junta Directiva.

1.8.3 Requisitos administrativos

Para la elaboración y adopción del programa de Gestión Documental, la Cámara de Comercio de

Chinchiná cuenta con un comité interdisciplinario conformado por las dependencias de Presidencia


Ejecutiva, Jurídica, Registros Públicos, Promoción y Desarrollo, Contabilidad y la persona encargada de

archivo, también se tiene el apoyo del Comité Técnico Nacional de las Cámaras de Comercio del Sistema

Nacional de Archivos.

Este equipo trabajará en pro del desarrollo, implementación y seguimiento a los planes, programas,

proyectos y actividades de la gestión documental contribuyendo con los objetivos organizacionales de la

Cámara de Comercio de Chinchiná.

EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

INTEGRANTE

DEPENDENCIA

JHON JAIRO QUINTERO ALZATE

PRESIDENCIA EJECUTIVA

MAGNOLIA CARDONA CARVAJAL

REGISTROS PUBLICOS

JULIANA SALAZAR DUQUE

PROMOCIÓN Y DESARROLLO

LUIS CARLOS OSORNO NARANJO

CONTABILIDAD

JURÍDICA

ALEJANDRA ESPITIA GIRALDO JEFE UNIDAD EMPRESARIAL

YULI NATALIA BOLIVAR VILLA AUXILIAR DE ARCHIVO

CLAUDIA PATRICIA VALLEJO VALLEJO SECRETARIA

DIANA MARIA MUÑOZ AUXILIARA DE ARCHIVO Y REGISTROS


MATRIZ RACI – RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASIGNACIÓN DE ROLES

LINEAMIENTO

ACTIVIDADES

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

REGISTROS PUBLICOS

PROMOCION Y DESARROLLO

CONTABILIDAD

JURIDICA

Planeación documental.

Elaboración del PGD

C C C

Planeación documental.

Actualización del PGD

C C C

Atención al ciudadano

Cumplimiento de criterios y canales de atención

C R R

Programas específicos de Gestión documental

Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos

C R R R R


Programa de digitalización

C C


Programa de documentos vitales

C C


Plan institucional de capacitación

C C

Publicación Publicar PGD acorde con Ley de transparencia

I

Fase de ejecución y puesta en marcha

Ejecución de actividades plan de acción anual

I R R R R

RFase de seguimiento Seguimiento a cumplimiento de plan de acción

I R

Fase de mejora

Formulación y ejecución de acciones correctivas

I R R R R

CONVENCIONES R: Responsable A: Administrador C: Consultar I: Informar

1.8.4 Requisitos tecnológicos

A través de los planes del PGD, se identificaran los requerimientos para la futura implementación del

archivo digital que permita minimizar los riesgos de la información física.

1.8.5 Requisitos de la Gestión de Cambio

Dentro de los requisitos de la gestión del cambio para la fase de implementación del Programa de Gestión Documental para la CÁMARA DE COMERCIO DE CHINCHINA es importante tener en cuenta:


Desarrollar conjuntamente con los colaboradores de la entidad, actividades orientadas a la creación de una cultura de información por medio de la aplicación de mejores prácticas e implementación de tecnologías de información, así como los métodos eficaces para el flujo de la documentación y su

adecuado manejo y conservación.

1.9 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Con base en lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, articulo 9, (Incorporado en el Decreto 1080 de 2015) la Gestión Documental está compuesta por una serie de procesos de carácter archivístico que determinan las necesidades de tipo normativo, funcional, administrativo y/o tecnológico de la CÁMARA DE COMERCIO, cada uno de estos procesos está acompañado por una serie de actividades, procesos y procedimientos, los cuales deben ser adelantados para el aseguramiento de la Gestión Documental.

Los procesos de la Gestión Documental con los cuales se desarrollara el Programa de Gestión Documental son:

a. Planeación.

1. Planeación estratégica de la gestión documental.

2. Planeación documental.

b. Producción Documental.

c. Gestión y trámite documental.

d. Organización documental.

e. Transferencia documental.

f. Disposición de documentos.

g. Preservación a largo plazo documental.

h. Valoración documental.

1.9.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

1.9.1.1 Definición:

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos

de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.

Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis

diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

1.9.1.2 Alcance:

Aplica para la elaboración, formulación y aprobación de los documentos de archivo que muestran la planeación estratégica de la gestión documental en la CÁMARA DE COMERCIO.


1.9.1.3 Actividades:

A continuación se establecen algunas de las actividades que la CÁMARA DE COMERCIO debe contemplar para desarrollar este proceso: · Elaboración y publicación del Programa de Gestión Documental PGD · Elaboración del seguimiento al Programa de Gestión Documental PGD en su ejecución y actualización. · Desarrollo de los programas establecidos en el PGD. · Definición del plan de trabajo para la implementación de los instrumentos archivísticos. · Elaboración de la matriz de riesgos del proceso de Gestión Documental. · Seguimiento de los indicadores del proceso de Gestión Documental de la Cámara. · Diseño del plan de Capacitación en Gestión Documental. · Diseño de un Plan de auditoría y control del cumplimiento de los procesos archivísticos en la Cámara.

1.9.2 PLANEACIÓN DOCUMENTAL:


Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos

de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.

Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis

diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

1.9.2.2 Alcance:

Aplica para todos los procedimientos administrativos y registros documentales que se derivan de las

funciones propias de la Cámara de Comercio.


Diseño del procedimiento de Planeación Documental

Identificación de los registros de Activos de información.

Elaboración del índice de información clasificada y reservada.

Programas de gestión documental

Programa de capacitación


1.9.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL:


Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y

estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados

esperados.

1.9.3.2 Alcance:

Aplica para todas las actividades de la gestión administrativa donde se produce la documentación.


Diseño de formatos para la producción documental como: - Cartas - Sobres - Memorandos - Circulares - Fax - Actas - Certificados y constancias - Tarjetas - Informes - Correos electrónico - Resoluciones Diseño y normalización de la producción de documentos, formas, formatos y formularios producidos por la Cámara. Definición de tamaños, cantidad, soportes, gramaje y tintas -Instructivo de diligenciamiento de los formatos y formularios - Control de la producción, número de copias. - Diplomática de los documentos Constitución de los lineamientos para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración de los documentos teniendo en cuenta: - Estructura


- Forma de producción e ingreso de los documentos - Descripción a través de metadatos - Mecanismos de autenticación y control de acceso

Requisitos para la preservación de documentos electrónicos -Seguridad de la información -Implementación de la Política de uso, administración y gestión de Correo Electrónico

1.9.4 GESTIÓN Y TRÁMITE:


Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución

incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación

y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el

documento hasta la resolución de los asuntos.

1.9.4.2 Alcance:

Aplica para toda la documentación producida y recibida en la entidad durante el ejercicio de su labor

administrativa.


Diseño de procedimiento de gestión y trámite teniendo en cuenta las siguientes acciones: - Registro, trámite y distribución de documentos físicos y electrónicos. - Consulta de documentos, canales de acceso y recuperación. -Control y seguimiento a la trazabilidad de los trámites y sus responsables. -Diseño de herramientas de control y seguimiento a la atención de trámites y tiempos de respuesta. -Diseño de la Tabla de Control de acceso a la información.


1.9.5 ORGANIZACIÓN:


Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental,

clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

1.9.5.2 Alcance:

Aplicable a todos los documentos producidos y recibidos por la entidad en el desarrollo de las

actividades administrativas en pos de la eficiencia en el servicio.


Elaboración de Manual de Archivo de la CÁMARA.

Elaboración de instrumentos de recuperación de información.

Organización de documentos a partir de los instrumentos archivísticos (CCD Y TRD).

Procesos de capacitación a los colaboradores sobre el proceso de organización documental y aplicación de los instrumentos archivísticos.

1.9.6 TRANSFERENCIAS:


Conjunto de medidas adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de

archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing,

emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los

metadatos descriptivos..

1.9.6.2 Alcance:

Aplica para toda la documentación en sus diferentes fases de archivo.



Aplicación de los procedimiento de transferencia documentales primarias y secundarias de documentos análogos y electrónicos de conformidad con los tiempos establecidos en las tablas de retención documental.

Revisión del inventario de transferencia, diligenciado por las áreas que intervienen en el proceso.

Verificación de los procesos de Clasificación, ordenación y descripción de los expedientes transferidos

Condiciones de empaque y traslado.

1.9.7 DISPOSICIÓN A LOS DOCUMENTOS:


Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal,

permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental

o en las tablas de valoración documental.

1.9.7.2 Alcance:

Aplica para toda la documentación en sus diferentes etapas de archivo con base en lo establecido en la TRD (eliminación, selección o Conservación permanente).


Aplicación del procedimiento de disposición final de documentos físicos y electrónicos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: - Aplicación de técnicas de muestreo

- Identificación de técnicas de eliminación de documentos

- Conservación de los metadatos de la documentación eliminada - Conservación de los metadatos de procedimiento

- Publicación en sitio web de los inventarios y actas de los documentos eliminados

Presentación de la documentación a ser eliminada para su aprobación por el Comité Interno de Archivos teniendo en cuenta:

- Actas de aprobación de eliminación


1.9.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:


Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su

preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o

almacenamiento.

1.9.8.2 Alcance:

Aplica para todos los documentos producidos y recibidos en el proceso administrativo.


- Elaboración e implementación del Plan de Conservación Documental, orientado a las diferentes

etapas de archivo, acciones preventivas y correctivas.

- Desarrollo del plan de conservación para documentación digital.

1.9.9 VALORACIÓN:


Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del

cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en

las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o

definitiva).

1.9.9.2 Alcance:


Aplica para toda la documentación teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios, establecidos en la tabla de retención documental en el tiempo de conservación en las etapas del archivo.


- Aplicación del procedimiento de valoración documental teniendo en cuenta aspectos de

integridad, autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad.

- Evaluación y actualización de las tablas de retención y Valoración documental

1.10 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

Para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental en la Cámara de Comercio de Chinchiná se

establecen las siguientes fases de implementación:

1.10.1 FASE DE PLANEACIÓN

La elaboración, implementación del programa de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de

Chinchiná estará bajo la responsabilidad del Área de Registros Públicos.

1.10.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Para la ejecución del programa de Gestión Documental se tendrá en cuenta:

- Programa de sensibilización y capacitación para todos los colaboradores de la entidad para

garantizar su cumplimiento.

- Ejecutar cada una de las actividades descritas en el Plan de Trabajo propuesto para el desarrollo y construcción del Programa de Gestión Documental.

1.10.3 FASE DE SEGUIMIENTO

- Desarrollar métodos de seguimiento y control a cada una de las actividades descritas en

programa de Gestión documental para verificar su cumplimiento.


1.10.4 FASE DE MEJORA

- Garantizar la continuidad y mejoramiento del programa de Gestión Documental a través de un

plan de control a las actividades propuestas en conjunto con el grupo interdisciplinario o comité

de archivo.

1.10.5 FASE DE PUBLICACIÓN

El Artículo 12 del Decreto 2609 de 2012, incorporado en el decreto 1080 de 2015, establece que el Programa de Gestión Documental - PGD, debe ser publicado en la página web una vez se ha efectuado su revisión y aprobación por parte del Comité Interno de Archivo.

1.11 PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE LAS GESTIÓN DOCUMENTAL

La Cámara de Comercio de Chinchiná formulará subprogramas que acompañen el programa de Gestión

Documental tales como:

Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos

Programa de digitalización

Programa de documentos vitales

Plan institucional de capacitación

1.11.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

Propósito Implementar el sistema para gestionar todos los documentos físicos y electrónicos, los cuales deben tener valor probatorio, garantizando la disponibilidad, mantenimiento y conservación de la autenticidad, fiabilidad Y accesibilidad de los documentos a largo plazo.

Descripción Para que sirvan de apoyo a la gestión y servir de prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas características: Autenticidad: Control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados. Integridad: Carácter completo e inalterado del documento electrónico. Fiabilidad: Representación completa y precisa de lo que da testimonio y se


puede recurrir a él para demostrarlo. Disponibilidad: Accesibilidad a los documentos.

1.11.2 Programa de digitalización

Propósito Implementar el sistema para escanear y almacenar todos los documentos físicos para garantizar agilidad en la búsqueda, conservación, autenticidad, fiabilidad Y accesibilidad de los documentos a lo largo plazo.

Descripción Para que sirvan de apoyo a la gestión y servir de prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas características: Autenticidad: Control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados. Integridad: Carácter completo e inalterado del documento Fiabilidad: Representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Disponibilidad: Accesibilidad a los documentos.

1.11.3 Programa de documentos vitales

Propósito El programa de documentos vitales busca identificar, seleccionar y proteger los documentos en un eventual caso de desastre, de tal manera que se asegure la continuidad de la operación.

Descripción Este programa se desarrollara a mediano y corto plazo y será aplicable a los

documentos de archivo físico y electrónico ante la ocurrencia de siniestro por

fenómeno natural, efectos físicos, biológicos o humano. El programa de

documentos vitales o esenciales, se alineará a los sistemas definidos e

implementados en el proceso de gestión del riesgo.

Objetivo:

Preservar la memoria corporativa, los derechos legales y financieros de

la entidad a través de la identificación de documentos vitales.

Clasificar los documentos vitales para el normal funcionamiento de la

entidad en caso de emergencia y/o contingencia.

Atender los requisitos legales y regulaciones vigentes.


Aunar esfuerzos entre las áreas responsables del plan de continuidad

del negocio para el desarrollo del programa de documentos vitales o

esenciales.

Proyectar el plan de recuperación de documentos e información vital

para la entidad en caso de desastre, con el fin de restaurarla o

reemplazarla.

Beneficios

Mitigar riesgos en la operación de la entidad.

Identificar el personal responsable de los procesos esenciales de la

entidad, y en ese orden los documentos que respaldan la operación.

Apoyar el plan de continuidad del negocio establecido en el proceso de

gestión integral del riesgo de la entidad.

Involucrar y establecer la obligatoriedad de cumplir con los planes de

contingencia asociados con el programa de documentos vitales a los

contratistas y terceros que administran documentación e información.

1.11.4 Programa de capacitación

Propósito Implementar un programa de capacitación al personal colaborador de la entidad y planes de retroalimentación en normas y técnicas actualizadas para el manejo de los archivos.

Descripción Desarrollar en la entidad actividades orientadas a la creación de una cultura de información por medio de la aplicación de mejores prácticas y métodos de conservación y archivo de los documentos, que garanticen:

Autenticidad: Control de la producción, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados. Integridad: Carácter completo e inalterado del documento Fiabilidad: Representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Disponibilidad: Accesibilidad a los documentos.


Anexos

Anexo No 1 Glosario de términos

Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y

subsecciones y las series y subseries documentales.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto

apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

Modelo de requisitos documentos electrónicos: Listado.

Plan Institucional de Archivos: Instrumento archivístico que permite generar cambios

planificados, articulando y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en

materia archivística formule la Entidad.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada

entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,

conservación y disposición final de los documentos.

Reglamento de Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que

regulan la función archivística en una entidad.

Tablas de Retención Documental – TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de

los documentos.

Tablas de Valoración Documental – TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales

se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.


ANEXO No 2 Diagnóstico documental

Formato de Diagnóstico para la elaboración de un Programa de Gestión Documental – PGD

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

1. Prerrequisitos para la elaboración del PGD Antes de proceder a elaborar el PGD, se debe verificar que la entidad cumple con los requisitos descritos en el Artículo 6 (Componentes de la política de gestión documental) del Decreto 2609 de 2012:

Requisito Cumple

Marco conceptual para la gestión de información física. NO

Marco conceptual para la gestión de información electrónica. NO

Conjunto de estándares para la gestión de información en cualquier soporte.

NO

Metodología para creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de información.

NO

¿Existe cooperación, articulación y coordinación entre las áreas de Planeación, Archivo y Oficinas Productoras?

NO

¿La responsabilidad sobre la gestión documental está asignada a un área específica? ¿En cuál?

NO

¿Cuenta con profesionales calificados en archivística? ¿Cuántos? NO

¿Están identificados los aspectos críticos de la gestión documental en la Entidad? ¿Cuáles son?

NO

¿Se encuentra establecido el Comité de Archivo de la Entidad? SI

¿Se tienen identificados en el mapa de riesgos lo temas inherentes a la gestión documental? ¿Cuáles?

SI –Débil normalización de formatos y formas a utilizar para una adecuada gestión documental. -inadecuadas prácticas en materia de gestión documental. -trámites administrativos no cumplen con criterios de acceso electrónico a usuarios. -ausencia de transferencias.



-desactualización del TRD. -deficiente preservación a largo plazo. -deficiente seguridad de la información. -deficiente implementación del PGD

¿Están elaboradas y aprobadas las tablas de retención documental – TRD? ¿Desde cuándo?

SI 26 de Octubre de 2015

¿Están elaboradas y aprobadas las tablas de valoración documental – TVD? ¿Qué periodo cubren?

NO

2. Aspectos generales

Requisito SI / NO

¿Los documentos tienen valor para dar soporte y continuidad de las funciones de la Entidad?

SI

¿El PGD se articula con la misión de la Entidad?

NO

¿El PGD se articula con los objetivos institucionales? NO

¿El PGD se articula con las metas estratégicas de la Entidad? NO

¿Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respectando los principios y procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso a la información?

NO

¿Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respectando los lineamientos y principios de la Ley de datos personales?

NO

3. Información institucional

Requerimiento SI / NO

¿Se tiene identificada la historia de la Entidad?

SI

¿La misión institucional se encuentra actualizada?

SI

¿La visión institucional se encuentra actualizada?

SI

¿Existe política de calidad?

NO

¿La gestión documental está definida como un proceso transversal en el Sistema de Gestión de Calidad?

NO



¿El área responsable de la gestión documental figura dentro de la estructura orgánica?

SI

4. Alcance

Requerimiento SI / NO

¿Se tiene previsto a que público debe estar dirigido el PGD? En caso afirmativo regístrelos en el formato.

SI

¿Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de información debe ser aplicado el PGD? En caso afirmativo regístrelos en el formato.

SI A todos los documentos que emite la cámara de comercio, y los que llegan a la entidad.

¿El PGD puede ser alineado con el plan estratégico institucional? Explique

SI Porque el resultado que buscamos obtener con este programa, es mejorar la calidad del servicio para los usuarios tanto internos como externos.

¿El proceso de gestión documental cuenta con recursos presupuestales para garantizar su adecuado funcionamiento? En caso afirmativo indique el valor y las vigencias.

NO

En relación con requerimientos tecnológicos ¿La Entidad cuenta con un aplicativo de gestión documental? En caso afirmativo indique cual es y que módulos tiene.

NO

5. Lineamientos para los procesos de gestión documental

Planeación SI / NO

¿La Entidad ha formulado disposiciones internas tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan regular la gestión documental? En caso afirmativo regístrelos en el formato.

SI Resolución No. 001 del 02 de Septiembre de 2015 por la cual se

crea el comité de archivo.

¿La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos definidos en el Decreto 2609 de 2012? En caso afirmativo regístrelos en el formato

NO

¿Existen series documentales de preservación a largo plazo? En caso afirmativo regístrelas en el formato.

NO

¿Se cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA? En caso afirmativo indicar el nombre

NO



¿Se utiliza la firma electrónica? En caso afirmativo indique cuales son los criterios de uso.

NO

¿Se tienen definidos los metadatos para los documentos electrónicos?

NO

Producción SI / NO

¿Existe procedimiento para la producción documental? NO

¿Existen modelos para la elaboración de documentos internos y externos?

NO

¿Se tiene definido el número de copias que se generan cuando se generan documentos internos y externos?

NO

¿Existe un área responsable de la recepción, distribución y conformación de los consecutivos oficiales de correspondencia?

NO

Gestión y Tramité SI / NO

¿Existe procedimiento para la gestión y trámite? NO

¿Se utilizan planillas de control para la entrega de documentos?

NO

¿Existen horarios definidos para la distribución de la correspondencia interna y externa?

NO

¿Existen mecanismos que garanticen el acceso a los documentos tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central?

NO

¿Se garantiza el control y seguimiento a los trámites internos y externos y los tiempos de respuesta? En caso afirmativo de qué forma.

NO

Organización documental SI / NO

¿Existe procedimiento para la organización documental? NO

¿Se lleva a cabo clasificación documental? En caso afirmativo explique.

NO

¿Se lleva a cabo ordenación documental? En caso afirmativo explique.

NO

¿Se lleva a cabo descripción documental? En caso afirmativo explique.

NO

Transferencia documental SI / NO

¿Existe procedimiento para las transferencias documentales?

NO

¿Se elabora un cronograma anual de transferencias documentales primarias?

NO

¿Se llevan a cabo transferencias documentales secundarias? En caso afirmativo explique.

NO

¿Las áreas realizan la preparación física de las series y NO



subseries documentales a transferir?

¿El área responsable de validar la transferencia realiza control de calidad? En caso afirmativo, si se encuentran errores, que procedimiento se lleva a cabo.

NO

Disposición de documentos SI / NO

¿Existe procedimiento para la disposición de los documentos?

NO

¿Hay documentos de conservación total? En caso afirmativo explique qué criterios se tienen en cuenta.

NO

¿Realizan selección documental? En caso afirmativo explique las técnicas de muestreo.

NO

¿Se usan medios alternativos para garantizar la conservación en un formato diferente? En caso afirmativo explique.

NO

¿Se llevan a cabo eliminaciones documentales? En caso afirmativo explique cómo se lleva a cabo el proceso.

NO

Preservación a largo plazo SI / NO

¿Existe procedimiento para la preservación documental a largo plazo?

NO

¿Se cuenta con un sistema integrado de conservación tanto de documentos físicos como de documentos electrónicos? En caso afirmativo explique.

NO

¿Se garantiza la seguridad y conservación de la información electrónica generada por la Entidad? En caso afirmativo explique.

NO

¿Se realiza migración de información? En caso afirmativo explique

NO

Valoración documental SI / NO

¿Existe procedimiento para la valoración documental? NO

¿Cuándo se integra una nueva serie o Subserie documental a las tablas de retención documental, realizan valoración primaria y secundaria?

NO

¿Existe un equipo interdisciplinario para llevar a cabo la valoración primaria y secundaria de nuevas series y subseries documentales que se integran a las tablas de retención documental? En caso afirmativo que profesionales llevan a cabo este proceso.

NO


Anexo No 3 Matriz Dofa


Anexo No 5 Mapa de Procesos de la Cámara de Comercio de

CHINCHINA


Anexo No 6 Cronograma

ACTIVIDADES

2015 2016 2017 2018

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

ACTIVIDADES PRELIMINARES DE DIAGNÓSTICO

ELABORACION DEL PGD

ACTUALIZACION DEL PGD

AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS. PROG. NORMALIZACIÓN

AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS. PROG. CAPACITACIÓN

AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS. PROG. DIGITALIZACIÓN

VALIDACIÓN Y AJUSTE DE PROCEDIMIENTOS AT CIUDADANO

CUMPLIMIENTO DE CRITERIOS Y CANALES DE ATENCION.

PROGRAMA DE NORMALIZACION FORMULARIOS ELECTRONICOS

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES

PUBLICAR PGD ACORDE CON LEY DE TRANSPARENCIA

EJECUCION DE ACTIVIDADES PLAN DE ACCION ANUAL

SEGUIMIENTO A CUMPLIMIENTO DE PLAN DE ACCION

FORMULACION Y EJECUCION DE ACCIONES CORRECTIVAS


Bibliografía

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual: Implementación de un Programa de Gestión Documental

PGD. Bogotá. Archivo General de la Nación, 2014. 60 p.

__________. Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones. Bogotá D.C., 2000. 12 p.

__________. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del

Derecho de acceso a la Información Púbica Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2014.

14 p.

_________. Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Incorporado en el Decreto 1080 de 2015. Por el cual se

reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y

se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado.

Bogotá D.C., 2012. 16 p.

Programa de Gestión Documental (PGD)...El Programa de Gestión Documental reunirá las actividades...

Documents

Transcript of Programa de Gestión Documental (PGD)...El Programa de Gestión Documental reunirá las actividades...