Programa Control Documentario – PCD

Necesario Diagnóstico para el Éxito del Proyecto de

Gestión Documental en su Organización

Los Especialistas

Que es PCD ?

Programa Control Documentario

• El PCD es un instrumento de Gestión Archivística.

• Establece las series documentales que produce o recibe una entidad como resultado de sus actividades.

• Precisa el valor Temporal o Permanente y el número de años que deben conservarse en cada nivel de archivo.

• Diagnostica el exacto estado de su Acervo Documental.

• Concluye dimensionando el proyecto de Digitalización de Imágenes y Gestión Documental.

Alcance: El PCD es de obligatorio cumplimiento en las Oficinas de Archivo Central y/o de Gestión y Unidades Orgánicas del Pais.

Documentos de Gestión Archivística

Programa de Control de Documentos

Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos

Administrativos del Sector Público Nacional

Aplicable en el Sector Privado

PCD

Inventario de Series

Documentales

Tabla General de Retención

de Documentos

Índice Alfabético

Importancia de Tener un Correcto

Programa Control Documentario

• Contar con un Instrumento uniforme en el sector Público que facilita la correcta Gestión de Documentos y Administración de Archivos

• Establece un puente de comunicación entre los Archiveros y Administradores respecto a la Producción, Conservación y Utilización de los Documentos.

• Cumplir con las Normar Técnicas del Sistema Nacional de Archivos - SNA.

• Facilitar el Acceso a la Información en cada Nivel de Archivo.

Documentos de Gestión Archivística

Programa de Control de Documentos

Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos

Administrativos del Sector Público Nacional

Aplicable en el Sector Privado

PCD

Inventario de Series

Documentales

Tabla General de Retención

de Documentos

Índice Alfabético

Conceptos Operacionales

Documentos de Valor Temporal

• Por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia.

• Carecen de valor al cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable, legal, y otros que los originó.

Documentos de Valor Permanente

• Por su contenido son imprescindibles, es testimonio y fuente de información para la investigación histórica y el desarrollo cultural, social, económico, jurídico u otros, e integran el patrimonio documental de la Nación.

• Interesa a la investigación y a la cultura.

Conceptos Operacionales

Funciones Niveles de Archivo

• Archivo Central: Donde se almacenan los documentos provenientes de los Archivos de Gestión y Periféricos, donde se hace el proceso de transferencia o eliminación de los documentos de la institución.

• Archivo de Gestión: Son los documentos que en esta fase de tramitación, de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Archivo Activo.

• Archivo Periférico: Es la documentación proveniente de los archivos de gestión. Archivo Pasivo.

• Archivo Histórico: Acopiar y conservar los documentos , que por su Importancia son de valor permanente una vez concluido su ciclo vital.

Conceptos Operacionales

• Sección Documental: Conjunto de documentos procedente de una unidad orgánica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

• Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo asunto o el mismo tipo documental y que por consiguiente, son archivados, usados o eliminados como unidad.

Conceptos Operacionales

• Tabla de Retención de Documentos: Es el listado de las Series Documentales de cada sección precisando su valor Temporal o Permanente y los plazos de conservación obligada en cada nivel del archivo de la entidad.

• Plazos de Retención: Son los tiempos establecidos en cada nivel de archivo, según la necesidad de uso administrativo del documento y su prescripción para la transferencia y/o eliminación de las series documentales de una entidad.

Formulación del Programa de

Control de Documentos - PCD

1. Diferenciar el tipo y la serie documental.

2. Analizar las fases y momentos del ciclo vital de los documentos.

3. Identificar los archivos y establecer las agrupaciones documentales.

4. Determinar el valor de las series documentales.

5. Formular el Inventario, Tabla de Retención y el Índice Alfabético de un PCD.

Objetivo del Servicio

a) Diagnóstico situacional de los archivos (de Gestión, Periféricos y Central) y elaboración del Programa de Control Documental (PCD) de los archivos de vuestra empresa.

• El servicio consiste en el estudio de las funciones y actividades de las oficinas que se detallan en el Reglamento de Organización y Funciones, y/o Manual de Organización y Funciones y sus procedimientos, así como el análisis de las nuevas series documentales que hayan surgido de funciones formales no contempladas en ellos.

• El análisis de las series documentales permitirá determinar claramente el valor temporal o permanente de los documentos, plasmándolos en el Programa de Control Documental (PCD) a entregar.

b) Identificación de las series documentales en los diferentes niveles de archivo, basándose en el punto anterior.

• Se realizará la codificación de las series documentales de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental.

Objetivo del Servicio

c) Elaboración del Programa de Control Documental de los archivos, describiendo las características de las series documentales y proponiendo los plazos de retención de los documentos, de acuerdo a lo estipulado en la Directiva N° 004-86-AGN-DGAI.

• La documentación a elaborar según la normativa para la elaboración del PCD es:

o Inventario de las Series Documentales.

o Tabla de Retención de Documentos.

o Índice Alfabético de las Series Documentales.

d) El trabajo concluye con:

• Diagnóstico Situacional del Acervo Documental de la Organización.

• Programa de Control de Documentos (PCD).

• Proyecto de Digitalización y Gestión Documental de la Empresa.

• Conclusiones y Recomendaciones del estudio.