Gestion de Tramite Documentario

7/17/2019 Gestion de Tramite Documentario

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GESTION DE TRAMITEDOCUMENTARIO Y ARCHIVO

I.T.C.E.

Instituto Técnico de CapacitaciónEspecializada



INDICE

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL NUEVO ENTORNO GLOBAL

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN

TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBALADMINISTRACION DOCUMENTARIA

SUBSISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO

ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIONDOCUMENTARIA

COMUNICADO



LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUALFRENTE AL

NUEVO ENTORNO GLOBAL

Economía basada encreación y distribuciónde la Información

Alta tecnología /Altacualicación

Economía Global

Horizonte Largo Plazo





Carcter Inno!ador

"s autode#endencia

$edes informales

%ociedad de o#cionesm&lti#les





Paradigmas #asan a!isión de futuro yconstante acción

Estructuras 'es(uemas y mediosabierto y dinmicos





Economía basada n c!ac"#n $d"s%!"b&c"#n d 'a In(o!mac"#n

A'%a %cno'o)ía *A'%ac&a'"+cac"#n

Economía G'oba' Ho!"on% La!)o P'ao Ca!-c%! Inno.ado!M-s a&%od/ndnc"a Rds "n(o!ma's Soc"dad d o/c"ons

m0'%"/'s Pa!ad")mas /asan a ."s"#n d

(&%&!o $ cons%an% acc"#n Es%!&c%&!as , s1&mas $

md"os ab"!%o $ d"n-m"cos



PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

V"s"#n d F&%&!o

M)a%ndnc"as

S!."c"o a' C'"n%

Com/%"%"."dad

Pos"c"onam"n%o




V"s"#n d F&%&!oM)a%ndnc"as S!."c"o a' C'"n% Com/%"%"."dad

Pos"c"onam"n%o P!od&c%"."dad Dsa!!o''o co!/o!a%".o C!a%"."dad Inno.ac"#nM!c2and"s"n)Ma!3%"n) GLoba'"ac"#n In%!nac"ona'"ac"#n Tcno'o)ía




P!od&c%"."dad

Dsa!!o''o co!/o!a%".o

C!a%"."dad

Inno.ac"#n

M!c2and"s"n)




Ma!3%"n)

G'oba'"ac"#n

In%!nac"ona'"ac"#n

Tcno'o)ía

P'anam"n%oEs%!a%4)"co



PROCESOS,TECNICAS YHERRAMIENTAS DEL NUEVO

ENTORNO GLOBAL

Pa!ad")mas

Ca'"dad To%a'

Bnc2ma!3"n)

Em/o5!mn% R"n)n"!ía




ENTORNO GLOBAL

O!)an"ac"ons"n%'")n%s

O!)an"ac"ons2o!"on%a's

P!od&cc"#n/!sona'"ada

L"d!a)o




ENTORNO GLOBAL

En(o1& d 'osS"s%mas

Fd6Bac3

O&%so&!c"n)

Hac"a 'aE7c'nc"a




ENTORNO GLOBAL

P'anam"n%o Es%!a%4)"co Pa!ad")mas Ca'"dad To%a' Bnc2ma!3"n) Em/o5!mn% R"n)n"!ía O!)an"ac"ons "n%'")n%s O!)an"ac"ons 2o!"on%a's P!od&cc"#n /!sona'"ada L"d!a)o Fd6Bac3 O&%so&!c"n) Hac"a 'a E7c'nc"a



ADMINISTRACIONDOCUMENTARIA

Im/o!%anc"a d 'aIn(o!mac"#n /a!a 'a%oma d dc"s"ons

In(o!mac"#n $Conoc"m"n%o

Los !%os d 'a

Em/!sa Ac%&a'(!n% a' N&.oEn%o!no G'oba'

La Ca'"dad d'

S!."c"o




E' S"s%ma dAdm"n"s%!ac"#nDoc&mn%a!"a

S&b6S"s%ma dCon%!o'Doc&mn%a!"o

S&b6s"s%ma dB"b'"o%ca

T4cn"cas dS"m/'"+cac"#n d

Fo!m&'a!"os8




De la Información al

Conocimiento :98 A%nc"#n:8 Mmo!"a

;8 Pnsam"n%o<8 S'cc"#n

=8 Abs%!acc"#n>8

In%!/!%ac"#n?8 In%)!ac"#n



SUB6SISTEMA DE CONTROL

DOCUMENTARIO

E' s!."c"o d!c/c"#n

@' d"so d 'an&m!ac"#n d'doc&mn%o

Im/o!%anc"a d 'a(o'"ac"#n

E' s!."c"o dIn(o!mac"#n

P!ocso d con%!o' $s)&"m"n%o ,

!/o!%s



SUB SISTEMA DE CONTROLDOCUMENTARIO

FUNCION BASICA:

Regista! clasi"ica # contola la docu$entación %ue ingesa # salede la institución # de a%uella %ue se genea en esta! aseguando su

contol # segui$iento dento de los plzas esta&lecidos! o"eciendoin"o$ación co$pleta # opotuna a los usuaios de estos se'icios.

OR(ANI)ACI*N +E, SUB-SISTEA +E CONTRO, +OCUENTARIO

/ 0e"e del Contol +ocu$entaio

/ E%uipo de In"o$ación! cali"icación # ecepción de docu$entos.

/ E%uipo de codi"icación! nu$eación # egisto.

/ E%uipo de contol # segui$iento de la docu$entación

O GA AC Ó A O C A



ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DEADMINISTRACION DOCUMENTARIA

0EFATURA +E ,A OFICINA

/ Secetaia AREA +E CONTRO, +OCUENTARIO

/ In"o$1ción! ecepción # cali"icación.

/ Codi"icación! nu$eación # egisto./ Contol # segui$iento

AREA +E ARC2I3O CENTRA,

/ Registadoes

/ In"o$ación # atención al p4&lico.

AREA +E BIB,IOTECA-CENRO +E +OCUENTACI*N

/ Catalogación de ,i&os # 5u&licaciones

/ Atención a los usuaios

ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE




FUNCION BASICA:

5lanea! oganiza! diigi # contola el $o'i$iento de docu$entos

%ue ingesan # salen de la institución # de a%uellos %ue se geneandento de esta! e$pleando los $edios %ue aseguen su egisto!custodia # su poceso opotuno dento de los plazosesta&lecidos po los dispositi'os legales 'igentes.

5ROCE+IIENTOS 5ARA CREAR ,A OFICINA:6. An1lisis de la isión de la Oganización! o&7eti'os! # $etas asignadas

a la O"icina de Ad$inistación +ocu$entaia! en la ,e# de Ceación #el Regla$ento de Oganización # Funciones.

8. Re'isión # desaollo de las "unciones! taeas # esponsa&ilidadesasignadas a la O"icina.

9. Agupación de las "unciones! taeas # esponsa&ilidades si$ilaes #ceación de 1eas ó e%uipos "uncionales.

. Uso de citeios paa la asignación de "unciones a las 1eas ó e%uipos"uncionales ;+epata$entalización<.

ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE




5ROCE+IIENTOS 5ARA CREAR ,A OFICINA:

=. Estudio de la u&icación ">sica de las O"icinas

?. +e"ini las elaciones intenas # e@tenas! # las l>neas de coodinación!de dependencia! # de autoidad! # pe"il de puestos.

. Asignación del pesonal en "unción a las cagas de ta&a7ao de cada1ea.

. Redacción de los $anuales ad$inistati'os.

. Capacitación del pesonal.

/ Funciones / Responsa&ilidades/ 5ocedi$ientos / Uso de Fo$atos

/ ane7o del Siste$a / Tato con el p4&lico! etc.




Co$o oganiza el Se'icio de Recepcion

6. Sólo de&e ecepcionase las solicitudes de se'icios %ue Danco$pletado todos los e%uisitos $>ni$os paa da inicio a su t1$ite.

8. Folia la docu$entación ecepcionada de acuedo a los citeiossiguientes:

/ Sólo oiginales! cuando e@istan copias.

/ Cuando e@istan 'aias copias # no oiginales! sólo "olia una de lascopias.

/ Se "olean "otocopias sólo cuando no e@istan oiginales ócopias del docu$ento.

/ 2o7as! no p1ginas

/ Cuando e@istan 'ol4$enes e$pastados! cosidos o engapados!estos se1n consideados co$o un solo "olio.




/ Cuando el docu$ento pesentado est1 "oliado! de&e1aadise la docu$entación adicional al "inal de este utilizandolos $is$os citeios sealados anteio$ente.

/ ,a "oliación consiste en coloca un n4$eo coelati'o en lapate supeio deecDa del docu$ento.

9. +e&e 'ei"icase %ue el no$&e o azón social! esten claa$enteescitos paa e'ita po&le$as en la &4s%ueda posteio.

. ,a solicitud ó docu$ento a pesentase! de&e e@pesaclaa$ente %ue est1 solicitando ó in"o$ando el usuaio.;Su$illa<.




Como diseñar la Numeracio del E!"edie#e

6. Tene en cuenta el 'olu$en de docu$entación %ue ingesa cadaao paa dete$ina la cantidad de d>gitos a usa.

8.Rese'a uno ó dos d>gitos paa identi"ica las 1eas %ueatende1n la solicitud de se'icio! ó paa clasi"ica los

docu$entos po asuntos. 9. Aadi dos ;8< d>gitos al n4$eo del doucu$ento! paa identi"ica

el ao en %ue ingesó dicDo docu$ento.

5o e7e$plo:

- E@isten 6= unidades og1nicas. Ad$instación es el código: 6

- Ingesan ?=! docu$entos al ao

- Se est1 contolando la docu$entación del ao 6

E$EM%LO& '()*+',()+-




Re.is#ro de la docume#acio /ue i.resa al Sis#ema

6. 2a&iendo 'ei"icado %ue la docu$etación pesentada cu$pla con lose%uisitos $>ni$os paa inicia su t1$ite! %ue los no$&es o azónsocial esten claos! se Da#a "oliado de acuedoa los citeiosesta&lecidos! se pocede1 a su egisto en el siste$a.

8.Es i$potante %ue la "ecDa de ingeso sea coelati'a! al igual %uela nu$eación %ue se asigna! po azones de contol

9. 5aa egista el no$&e o azón social de&e considease losciteios siguientes:

/ 5ERSONAS NATURA,ESA5E,,I+OS 5ATERNO! ATERNO ;+E CASA+A<! # luego losno$&es. 5o e7e$plo: 0uana EC2ECO5AR +E COSIO

Regista : Casa de Encendido S.A ;,a<




. ,os docu$entos de&en se pesentados en oiginal # copia! # de&esellase la copia co$o cago de su ecepción al siste$a. +e&ee$itise una constancia de su ingeso al siste$a %ue tenga lain"o$ación siguiente:

/ No$&e o Razón Social

/ N4$eo de ingeso al siste$a

/ FecDa de ecepción ;ingeso al siste$a<

/ Su$illa del contenido del docu$ento.

/ 5ERSONAS 0URI+ICAS

Supi$i los at>culos de la Razón Social! po e7e$plo: ,a Casadel Encendido S.A.

Regista: Casa del Encendido S.A. ;lA




Co$o oganiza el Se'icio de In"o$acion al Usuaio

6. Ela&oa un in'entaio de los pocedi$ientos %ue se genean en lainstitución.

8. Identi"ica a%uellos pocedi$ientos %ue oiginan se 'icios alp4&lico inteno # e@teno. .

9. Ela&oa una (u>a o Catilla con los e%uisitos $>ni$os paa dainicio a los t1$ites de los se'icios! en coodinación con las1eaas especializadas. +e&e pu&licase # entegase a los usuaioscuand se tata de se'icios de alta "ecuencia.

. Estudia la u&icación adecuada del 1ea de in"o$ación #oientación. +e&e esta en el pi$e piso! # se el pi$e contactocon el p4&lico.

=. Selecciona al pesonal adecuado paa esta "unción! pe'ioentena$iento so&e los pocesos # se'icios %ue &inda la

institución




5oceso de Contol # Segui$iento

Este poceso del Su&-Siste$a de Contol +ocu$entaio! es el $1si$potante! de&ido a %ue pe$iti1 %ue la in"o$ación egistada en elsiste$a sea $anual o auto$atizado! se $antenga actualizada.

El é@ito de este poceso depende &asica$ente de dos aspectos

"unda$entales en la i$ple$entación de los siste$as:- El apo#o decidido de la Alta +iección de la Institución! paa %ue lasno$as # pocedi$ientos sean cu$plidos en todos los ni'eles deoganización! sin e@cepciónG con el "in de asegua %ue el $o'i$ientode la docu$entación ;e@pedientes< sea egistada o in"o$ada alsiste$a de in$ediato.

- ,a i$plantación de un pocesos de capacitación intensi'o # &iendiigido al pesonal de todos los ni'eles de la oganización! aco$paadode un 5oga$a de +i"usión %ue seale las 'enta7as %ue o"ece un

siste$a de in"o$ación actualizado.




5o oto lado es i$potante %ue los RE5ORTES %ue de&e e$iti elSiste$a sean pocesados # disti&uidos en los plazos # "ecuenciasesta&lecidas:

- Repote se$anal: H+ocu$entos detenidos po $1s de 6 d>as

disti&uido a todas las 1eas de la institución-Repote $ensual: HBalance de docu$entos ingesados # pocesados!a se disti&uidos a todas las 1eas de la institución.

Co$o esultado del pocesa$iento de estos epotes en las 1eas de lainstitución! se $antend1 in"o$ado # actualizada la in"o$ación delsu&-siste$a de contol docu$entaio.



COMUNICADO

A NUESTROS USUARIOS LOSINVITAMOS A INGRESAR A

NUESTROS CORREOSELECTRONICOS CUALUIERCOMENTARIO O CONSULTA

SOBRE LA MATERIA

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