PROCESO DE “RECLUTAMIENTO”...REPÚBLICA DE CHILE. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Dirección...
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REPÚBLICA DE CHILE MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Movilización Nacional
PROCESO DE “RECLUTAMIENTO”
(2da versión)
AGOSTO – 2009
2
Í N D I C E
Página
RESOLUCIÓN EXENTA ................................. .............................................................................................. 7
CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................. 9
FICHA DEL PROCESO .............................................................................................................................. 10
INTRODUCCIÓN....................................... .................................................................................................. 11
1. MACROPROCESO “R ECLUTAMIENTO” ................................................. ...................................................... 13 1.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 13 1.2 Representación Gráfica ................................................................................................................. 13 1.3 Descripción de los procesos ................................................................................................. ......... 13 1.3.1 Proceso Administrativo (AD).............................................................................................. 14 1.3.2 Proceso de Reclutamiento (REC – 1) ............................................................................... 15 1.3.3 Proceso de Atención (REC – 2) ........................................................................................ 15 1.3.4 Proceso de Gestión Administrativa (REC – 3) .................................................................. 15
2. PROCESO “R ECLUTAMIENTO” ................................................. ................................................................. 16 2.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 16 2.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 16 2.3 Descripción del proceso ................................................................................................................. 16 2.3.1 Incremento del Registro Militar .......................................................................................... 16 2.3.2 Determinación de la Cuota de Contingente para las FF.AA. ............................................ 17 2.3.3 Conformación de la Base de Conscripción ...................................................................... 17 2.3.4 Difusión de la Base de Conscripción ................................................................................ 17 2.3.5 Actualización de la Base de Conscripción ........................................................................ 17 2.3.6 Solicitud de voluntariedad .................................................................................................. 18 2.3.7 Sorteo General .............................................................................................................. .... 18 2.3.8 Difusión del Sorteo General....................................................................................... ........ 19 2.3.9 Convocatoria al S.M.O. ...................................................................................................... 19 2.3.10 Sorteo Final................................................................................................................. ....... 19 2.3.11 Postulación a las Modalidades Alternativas del S.M.O. .................................................... 20 2.3.12 Convocatoria al S.M.O. Modalidad Alternativa .................................................................. 20 2.3.13 Reclamo ante la Comisión Especial de Acreditación ....................................................... 21 2.3.14 Proceso de Selección de Soldados Conscriptos ............................................................... 21 2.3.15 Acuartelamiento del Contingente ...................................................................................... 21 2.3.16 Listado de Disponibles ...................................................................................................... . 21 2.3.17 Listado de Excluidos .......................................................................................................... 22 2.4 Ficha del Proceso ........................................................................................................... ............... 23
3. SUBPROCESO “I NCREMENTO DEL REGISTRO MILITAR” ................................................. ............................. 24 3.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 24 3.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 24 3.3 Descripción de las Etapas del Subproceso ................................................................................... 24 3.3.1 Nómina Anual de varones que cumplen 18 años .............................................................. 24 3.3.2 Nómina Mensual de personas fallecidas ........................................................................... 25 3.3.3 Anticipo Voluntario para cumplir el S.M.O. ........................................................................ 25 3.3.4 Registro Militar ............................................................................................................ ....... 25 3.3.5 Ingreso a la Base de Datos personas que cumplen 18 años de edad en el año .............. 25 3.3.6 Ingreso de la nómina de fallecidos a la Base de Datos .................................................... 25 3.3.7 Estructura de la Base de Datos del Registro Militar .......................................................... 25 3.3.8 Registro Militar del año .................................................................................................... . 26 3.3.9 Sistemas Legales de la DGMN. ........................................................................................ 26 3.3.10 Sistema Estadístico ......................................................................................................... .. 26 3.4 Ficha del Subproceso .................................................................................................................... 27
4. PROCEDIMIENTO “A NTICIPO VOLUNTARIO DEL S.M.O.” ........................................... .................................. 28 4.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 28
3 4.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 28 4.3 Descripción de las Etapas del Procedimiento ............................................................................... 28 4.3.1 Procedimientos ......................................................................................................... ......... 28 4.3.2 Elementos de Salida .......................................................................................................... 29 4.4 Ficha del Procedimiento ..................................................................................................... ........... 30
5. SUBPROCESO “D ETERMINACIÓN CUOTA DE CONTINGENTE DE LAS FF.AA.” ........................................... ... 30 5.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 30 5.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 31 5.3 Descripción de las Etapas del Subproceso ................................................................................... 31 5.3.1 Requerimiento de contingente ........................................................................................... 31 5.3.2 Reunión de Antecedentes y preparación del Decreto Supremo ....................................... 31 5.3.3 Firma del Director General ................................................................................................ 32 5.3.4 Subprocesos externos ....................................................................................................... 32 5.3.5 Publicación en los Boletines Oficiales de las Instituciones de las FF.AA. ........................ 32 5.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................ ............ 33
6. SUBPROCESO “C ONFORMACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN ” ................................................. ............. 33 6.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 33 6.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 34 6.3 Descripción de las Etapas del Subproceso ..................................................................... .............. 34 6.3.1 Determinación de los varones Disponibles del año anterior ............................................. 34 6.3.2 Determinación de los Aplazados del año anterior ............................................................. 34 6.3.3 Determinación de los Excluidos ........................................................................................ 34 6.3.4 Inscrito en la modalidad Prestación de Servicios al término de los estudios .................... 34 6.3.5 Inscritos en la modalidad Conscripción Ordinaria al término de los estudios ................... 35 6.3.6 Registro Militar del año en curso ...................................................................................... 35 6.3.7 Conformación de la Base de Conscripción ...................................................................... 35 6.3.8 Listados de la Base de Conscripción ................................................................................ 36 6.3.9 Sistema Estadístico ......................................................................................................... .. 36 6.4 Ficha del Subproceso .................................................................................................. .................. 37
7. PROCEDIMIENTO “D ETERMINACIÓN DE VARONES DISPONIBLES DEL AÑO ANTERIOR ” .................................. 38 7.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 38 7.2 Representación Gráfica ................................................................................................................. 38 7.3 Descripción de las actividades del procedimiento ......................................................................... 38 7.3.1 Varones sorteados que residen en el extranjero ............................................................... 38 7.3.2 Seleccionados Deportivos Nacionales .............................................................................. 39 7.3.3 Infractores y Remisos Amnistiados ................................................................................... 39 7.3.4 Infractores y Remisos con pena conmutada ..................................................................... 39 7.3.5 Personas Aptas no acuartelados el año anterior.............................................................. 39 7.3.6 Varones no sorteados el año anterior .............................................................................. 40 7.3.7 No convocados a la Conscripción al término de sus estudios .......................................... 40 7.3.8 No convocados a Prestación de Servicio .......................................................................... 40 7.3.9 No convocados a Curso Especial de Instrucción Militar ................................................... 40 7.3.10 Varones que no presentan certificados S.M.O. M.A. ........................................................ 40 7.3.11 No presentados al Curso Especial de Instrucción Militar .................................................. 41 7.3.12 Actualización de antecedentes .......................................................................................... 41 7.3.13 Archivo de Varones Disponibles ........................................................................................ 41 7.3.14 Sistema Estadístico ......................................................................................................... .. 41 7.4 Ficha del Procedimiento ............................................................................................... ................. 42
8. PROCEDIMIENTO “D ETERMINACIÓN DE APLAZADOS DEL AÑO ANTERIOR ” ................................................. .. 42 8.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 42 8.2 Representación Gráfica ................................................................................................................. 43 8.3 Descripción de las actividades del procedimiento ......................................................................... 43 8.3.1 Procesados dejados en libertad ........................................................................................ 43 8.3.2 Condenados sin pena aflictiva ........................................................................................... 44 8.3.3 Condenados a penas inferiores ......................................................................................... 44 8.3.4 Aplazados por enfermedad curable ................................................................................... 44 8.3.5 Actualización de antecedentes .......................................................................................... 44 8.3.6 Archivo de Aplazados ........................................................................................................ 44
4 8.3.7 Sistema Estadístico ......................................................................................................... .. 44
8.4 Ficha del Procedimiento ................................................................................................ ................ 45
9. PROCEDIMIENTO “D ETERMINACIÓN DE EXCLUIDOS” ................................................. ................................. 46 9.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 46 9.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 46 9.3 Descripción de las actividades del procedimiento ......................................................................... 46
9.3.1 Alta de alumnos Escuelas Matrices ................................................................................... 46 9.3.2 Alta de Contratados por FF.AA., Orden y Seguridad y Gendarmería ............................... 47 9.3.3 Condenados a Penas Aflictivas ......................................................................................... 47 9.3.4 Actualización de antecedentes .......................................................................................... 47 9.3.5 Archivo de Excluidos ........................................................................................................ . 47 9.3.6 Sistema Estadístico .................................................................................................. ......... 47
9.4 Ficha del Procedimiento ..................................................................................................... ........... 48
10. SUBPROCESO “D IFUSIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN ” ................................................. ....................... 48 10.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 48 10.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 49 10.3 Descripción de las actividades del subproceso ............................................................................. 49
10.3.1 Base de Conscripción ................................................................................................... ..... 49 10.3.2 Elaboración de borradores ................................................................................................ 49 10.3.3 Revisión de listados ........................................................................................................ ... 50 10.3.4 Diagramación ...................................................................................................... ............... 50 10.3.5 Revisión y aprobación del Director General ..................................................................... 50 10.3.6 Despacho del proyecto ...................................................................................................... 50 10.3.7 Página WEB de la D.G.M.N. ......................... ..................................................................... 50 10.3.8 Publicación en Medios de Comunicación Social .............................................................. 50 10.3.9 Difusión ...................................................................................................................... ........ 51
10.4 Ficha del Proceso ........................................................................................................... ............... 51
11. SUBPROCESO “A CTUALIZACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN ” ................................................. ............. 51 11.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 51 11.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 52 11.3 Descripción de las Etapas del subproceso .................................................................................... 52
11.3.1 Difusión de la Base de Conscripción ................................................................................ 52 11.3.2 El interesado ............................................................................................................... ....... 52 11.3.3 Verificación de antecedentes............................................................................................. 52 11.3.4 Rectificación de antecedentes ........................................................................................... 52 11.3.5 Listado de Reclusos ......................................................................................................... . 52 11.3.6 Ingreso de personas no consideradas por el SRCeI ........................................................ . 53 11.3.7 Base de Conscripción Actualizada .................................................................................... 53 11.3.8 Sistema Estadístico ......................................................................................................... .. 53
11.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................ ............ 53
12. SUBPROCESO “S OLICITUD DE VOLUNTARIEDAD” ................................................. ...................................... 54 12.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 54 12.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 54 12.3 Descripción de las Etapas del subproceso .................................................................................... 54
12.3.1 El interesado ........................................................................................................ .............. 54 12.3.2 Solicitud de voluntariedad .................................................................................................. 55 12.3.3 Inscripción de la voluntariedad .......................................................................................... 55 12.3.4 Base de Voluntarios ..................................................................................................... ...... 56 12.3.5 Análisis Estadístico .............................. ......................................................................... ..... 56
12.4 Ficha del Subproceso .................................................................................................................... 56
13. SUBPROCESO “S ORTEO GENERAL” ................................................. ......................................................... 57 13.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 57 13.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 57 13.3 Descripción de las actividades del subproceso ............................................................................. 57
13.3.1 Base de Voluntarios por Comuna ...................................................................................... 58 13.3.2 Base de NO Voluntarios por Comuna ............................................................................... 58 13.3.3 Tabla de Requerimientos ................................................................................................... 58 13.3.4 Tabla de Distribución ....................................................................................................... .. 58
5 13.3.5 Razón para Sorteo ............................................................................................................. 58 13.3.6 Varones a sortear por Comuna ........................................................................................ . 58 13.3.7 Cantidad de Varones a sortear por Comuna ..................................................................... 58 13.3.8 Alternativas del sorteo ..................................................................................................... .. 59 13.3.9 Resultado del Sorteo General ........................................................................................ ... 59 13.3.10 Análisis Estadístico .............................. .............................................................................. 59
13.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................ ............ 60
14. SUBPROCESO “D IFUSIÓN DEL SORTEO GENERAL” ................................................. ................................... 60 14.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 60 14.2 Representación Gráfica ................................................................................................................. 61 14.3 Descripción de las actividades del subproceso ............................................................................. 61
14.3.1 Resultado del Sorteo General ........................................................................................ ... 61 14.3.2 Elaboración de borradores ......................................................................................... ....... 61 14.3.3 Revisión de listados ........................................................................................................ ... 62 14.3.4 Diagramación ................................................................................................................ ..... 62 14.3.5 Revisión y aprobación del Director General ..................................................................... 62 14.3.6 Despacho del proyecto ...................................................................................................... 62 14.3.7 Página WEB de la D.G.M.N. ......................... ..................................................................... 62 14.3.8 Publicación en Medios de Comunicación Social .............................................................. 62
14.4 Ficha del Subproceso .................................................................................................................... 63
15. SUBPROCESO “C ONVOCATORIA AL S.M.O.” ........................................... .................................................. 63 15.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 63 15.2 Representación Gráfica ................................................................................................................. 64 15.3 Descripción de las Etapas del subproceso .................................................................................... 64
15.3.1 Decreto Supremo de Convocatoria al S.M.O. ................................................................... 64 15.3.2 Sorteados en Sorteo General, sin reclamación ................................................................. 64 15.3.3 Rechazados por la CEA .................................................................................................... 64 15.3.4 Voluntarios ................................................................................................................. ........ 64 15.3.5 Borrador de Listados de Convocatoria (Archivo)............................................................... 65 15.3.6 Borrador de Listados de Convocatoria (Listados) ............................................................. 65 15.3.7 Subproceso Impresión de prueba de los listados de convocatoria ................................... 65 15.3.8 Aprobación por parte del Director General ........................................................................ 65 15.3.9 Subproceso Impresión definitiva de los listados de convocatoria ..................................... 65 15.3.10 Embalaje y Despacho ................................................................................................. ....... 65 15.3.11 Proceso de Difusión de los Listados de Convocatoria...................................................... 65 15.3.12 Página WEB de la DGMN. ............................ ................................................................. .... 66
15.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................ ............ 66
16. SUBPROCESO “S ORTEO FINAL” ................................................. ............................................................... 67 16.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 67 16.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 67 16.3 Descripción de las actividades del subproceso ............................................................................. 67
16.3.1 Aptos No Voluntarios ........................................................................................................ . 67 16.3.2 Cantidad de varones a sortear por Cantón ....................................................................... 67 16.3.3 Alternativas de sorteo ..................................................................................................... ... 68 16.3.4 Resultado del Sorteo Final .......................................................................................... ...... 68 16.3.5 Análisis Estadístico .............................. ......................................................................... ..... 68
16.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................ ............ 69
17. SUBPROCESO “P OSTULACIÓN S.M.O., MODALIDADES ALTERNATIVAS” ................................................. .... 69 17.1 Objetivo .................................................................................................................... ...................... 69 17.2 Representación Gráfica ...................................................................................................... ........... 70 17.3 Descripción de las actividades del subproceso ............................................................................. 70
17.3.1 El interesado .......................................................................................................... ............ 70 17.3.2 Solicitud de Modalidad Alternativa .................................................................................. .. 70 17.3.3 Comprobación de requisitos .............................................................................................. 71 17.3.4 Inscripción de voluntariedad .............................................................................................. 71 17.3.5 Base de Voluntarios ...................................................................................................... ..... 71 17.3.6 Análisis Estadístico .............................. ......................................................................... ..... 71
17.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................ ............ 71
6 18. SUBPROCESO “C ONVOCATORIA S.M.O., MODALIDADES ALTERNATIVAS” ........................................... 72
18.1 Objetivo ............................................................................................................................... 72 18.2 Presentación Gráfica ............................................................................................................ 72 18.3 Descripción de las Etapas del subproceso ............................................................................. 73
18.3.1 Decreto Supremo de Convocatoria al S.M.O. .............................................................. 73 18.3.2 Archivos de postulantes a modalidades alternativas .................................................... 73 18.3.3 Requerimientos de impresión .................................................................................... 73 18.3.4 Borrador de Listados de Convocatoria (Archivo) ......................................................... 73 18.3.5 Borrador de Listados de Convocatoria (Listados) ........................................................ 73 18.3.6 Subproceso Impresión de prueba de los listados de convocatoria ................................ 73 18.3.7 Aprobación por parte del Director General .................................................................. 73 18.3.8 Subproceso Impresión definitiva de los listados de convocatoria .................................. 74 18.3.9 Embalaje y Despacho ............................................................................................... 74 18.3.10 Proceso de Difusión de los Listados de Convocatoria ................................................. 74 18.3.11 Página WEB de la DGMN. ........................................................................................ 74
18.4 Ficha del Subproceso ........................................................................................................... 75
Índice de Figuras Figura N°1. Diagrama de Contexto: Procesos del ámbito del Reclutamiento 13 Figura N°2. Proceso “Reclutamiento” 16 Figura N°3. Subproceso “Incremento del Registro Mi litar” 24 Figura N°4. Procedimiento “Anticipo Voluntario S.M .O.” 28 Figura N°5. Subproceso “Determinación de la Cuota de Contingente de las FF.AA.” 31 Figura N°6. Subproceso “Conformación de la Base de Conscripción” 34 Figura N°7. Procedimiento “Determinación de Varone s disponibles del año anterior” 38 Figura N°8. Procedimiento “Determinación de Aplaza dos del año anterior” 43 Figura N°9. Procedimiento “Determinación de Exclui dos año anterior” 46 Figura N°10. Subproceso “Difusión de la Base de Co nscripción” 49 Figura N°11. Subproceso “Actualización de la Base de Conscripción” 52 Figura N°12. Subproceso “Solicitud de Voluntarieda d Masculina” 54 Figura N°13. Subproceso “Solicitud de Voluntarieda d Femenina” 55 Figura N°14. Subproceso “Sorteo General” 57 Figura N°15. Subproceso “Difusión del Sorteo Gener al” 61 Figura N°16. Subproceso “Convocatoria al S.M.O.” 64 Figura N°17. Subproceso “Sorteo Final” 67 Figura N°18. Subproceso “Postulación S.M.O. Modali dades Alternativas” 70 Figura N°19. Subproceso “Convocatoria al S.M.O., M odalidad Alternativa” 72 Índice de Tablas Tabla N°1. Ficha del Proceso de “Reclutamiento” 23 Tabla N°2. Ficha del Subproceso “Incremento del Re gistro Militar” 27 Tabla N°3. Ficha del Procedimiento “Anticipo Volun tario del S.M.O.” 30 Tabla N°4. Ficha del Subproceso “Determinación de la Cuota de Contingente de las FF.AA.” 33 Tabla N°5. Ficha del Subproceso “Conformación de l a Base de Conscripción” 37 Tabla N°6. Ficha del Procedimiento “Determinación de Varones disponibles del año anterior” 42 Tabla N°7. Ficha del Procedimiento “Determinación de Aplazados del año anterior” 45 Tabla N°8. Ficha del Procedimiento “Determinación de Excluidos del año anterior” 48 Tabla N°9. Ficha del Subproceso “Difusión de la Ba se de Conscripción” 51 Tabla N°10. Ficha del Subproceso “Actualización de la Base de Conscripción” 54 Tabla N°11. Ficha del Subproceso “Solicitud de Vol untariedad” 56 Tabla N°12. Ficha del Subproceso “Sorteo General” 60 Tabla N°13. Ficha del Subproceso “Difusión del Sor teo General” 63 Tabla N°14. Ficha del Subproceso “Convocatoria al S.M.O.” 67 Tabla N°15. Ficha del Subproceso “Sorteo Final” 69 Tabla N°16. Ficha del Subproceso “Postulación S.M. O. Modalidades Alternativas” 72 Tabla N°17. Ficha del Subproceso “Convocatoria al S.M.O., Modalidad Alternativa” 75
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REPÚBLICA DE CHILE MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Movilización Nacional Aprueba, en forma definitiva, Procesos de Reclutamiento.
DGMN.DPD. (O) Nº _________/ SANTIAGO,
RESOLUCIÓN EXENTA
VISTOS: 1. El Decreto Ley N° 2.306 y sus modificaciones pos teriores 2. El Reglamento Complementario del D.L. N° 2.306 3. Las atribuciones que me confiere el Reglamento Orgánico y de Funcionamiento de la
DGMN, DNL N° 202, aprobado por D.S. (G) N° 246 de 2 4 de Enero de 1990. 4. Lo dispuesto en la Resolución N° 520 de 15 de No viembre de 1996, que fija el texto
refundido, coordinado y sistematizado de la Resolución N° 55 de 1992, de la Contraloría General de la República.
6. El Plan Estratégico 2006 – 2008 de la Dirección General de Movilización Nacional 7. La Directiva de Actividades Anuales de la DGMN, para el año 2008. 8. Le Resolución Exenta N° 452 (DGMN.DPD (R) N° 171 0/9/60) de 31.Jul.2007 que
aprueba en calidad de experimental, el “Proceso de Reclutamiento” elaborado en Julio de ese año.
9. Los informes emitidos por las partes involucradas, en relación a la aplicación del “Proceso de Reclutamiento”
CONSIDERANDO: La necesidad de definir los procesos y procedimientos que rigen y regulan las actividades dispuestas en el Decreto Ley N° 2.306, sus posterio res modificaciones y su Reglamento
Complementario, establecer los procedimientos de control de la gestión en el ámbito del Reclutamiento y suscribirse al Proyecto de Modernización de la Gestión del Estado.
RESUELVO: 1. APRUÉBASE , definitivamente, el “Proceso de Reclutamiento” de ……. de 200..,
descrito en el Levantamiento de Procesos del ámbito del Reclutamiento, el que deberá ser aplicado en todos los estamentos de la Dirección General de Movilización Nacional, a través de sus respectivos órganos de Planificació.
2. Póngase en práctica el Proceso de Reclutamiento, a partir del … de ………….. de
200… y publíquese en la Intranet Institucional.
8 3. Los Departamentos encargados de implementar y perfeccionar el “Proceso de
Reclutamiento”, adoptarán las medidas operativas y administrativas para su integral cumplimiento.
4. La Unidad de Auditoria Interna controlará la cor recta aplicación del Proceso de
Reclutamiento a partir de su fecha de implementación. Anótese, comuníquese y archívese la Resolución original con sus antecedentes.
General de Brigada
Director General
DISTRIBUCIÓN:
1. DGMN. SDG. 2. DGMN. DR 3. DGMN. DM 4. DGMN. DCAE 5. DGMN. DCMB 6. DGMN. DCAQ 7. DGMN. DFNZ. 8. DGMN. DASJ. 9. DGMN. UAI.
10. DGMN. DAL. 11. DGMN. DINF. 12. DGMN. RR.HH. 13. DGMN. DPD. 14. DGMN.AG (Archivo)
9
CONTROL DE CAMBIOS
Nº PAGINAS FECHA TIPO DE CAMBIO RESPONSABLE
AFECTADAS CAMBIO
1 Agosto – 2008 Segunda Revisión Todas E. Ojeda B.
2 Nov. - 2008 Tercera Revisión Todas E. Valenzuela S.
3 Agosto 2009 Cuarta Revisión Todas D. ARAYA H.
10
FICHA DEL PROCESO
Propósito del documento Definición Operacional del Proceso de Reclutamiento
de la DGMN
Tipo de documento Levantamiento de Procedimientos
Identificación del REC “Proceso de Reclutamiento”
documento
Fecha del documento 21 Agosto de 2009 N° de páginas 75
Referencia física
Autor
Unidad DGMN Departamento de Reclutamiento
Número de la revisión 04
Reemplaza a Revisión Nº 3
Revisión Técnica
Fecha:
Aprobación
Coronel
Fecha: Subdirector General
Oficialización
General de Brigada
Fecha Director General
11
INTRODUCCIÓN
El presente documento entrega los resultados de la definición y levantamiento de los procesos y procedimientos de la Dirección General de Movilización Nacional, en el ámbito del Reclutamiento, desarrollado a partir de un trabajo conjunto donde han participado todos los estamentos de la Dirección. El Reclutamiento constituye para la Dirección General uno de sus Procesos Estratégicos, ya que su articulación y cumplimiento de los objetivos y metas constituyen la esencia de la misión de la organización. Este diseño identifica las principales áreas, actividades, secuencias y relaciones de las actividades, junto a los flujos de información y los participantes en el proceso, entre otros aspectos. También se entrega, en términos generales, los procedimientos de las actividades de los procesos diseñados. El trabajo se divide en cuatro áreas donde se descr iben los Procesos que se derivan del Macro proceso “RECLUTAMIENTO” (REC) y que se agrupan en: Proceso “ADMINISTRATIVO” (AD), Proceso de “RECLUTAMIENTO” (REC – 1) propiamente tal, Proceso de “ATENCIÓN ” (REC – 2) y Proceso de “GESTIÓN ADMINISTRATIVA” (REC – 3). Sin embargo, el “Proceso Administrativo” definido como un PROCESO TRANSVERSAL a la organización, no será incluido en esta parte del trabajo para ser considerado como un todo independiente, en beneficio de todos los estamentos de la Dirección General. Conceptualmente, un proceso consta de tres elementos fundamentales, los que se utilizarán para los diagramas de flujo y la descrip ción de cada uno de ellos. Estos son los elementos de entrada al proceso, el proceso propiamente tal y, finalmente, la salida de éste o también denominado producto. Asimismo, para cada proceso se define el objetivo, se establece una representación gráfica o diagrama y, finalmente, se desarrolla una ficha del proceso, que constituye un resumen de lo expresado en la descripción de detalle. Determinados Procesos pueden contener Subprocesos y Etapas, los que se describen de la misma manera señalada anteriormente. El logro de este trabajo elaborado por el Departamento Planificación y Desarrollo, Sección Control de Gestión, se debe al esfuerzo de un equipo de trabajo integrado que, en su calidad de expertos, tanto del organismo desarrollador como del Departamento de Reclutamiento, permitió definir, documentar, sistematizar y organizar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en el Decreto Ley N° 2.306 y su Reglamento Complementario. Como se explicara en la Metodología empleada para este trabajo, se considera inicialmente una fase de revisión de las actividades por parte de los expertos, la definición de los Procesos para, posteriormente, abocarse a la fase de mejoramiento de los mismos.
12 Uno de los productos relevantes que ha permitido generar este levantamiento, se refleja en la definición de determinados “INDICADORES DE GESTIÓN ” los que permitirán, en un primer momento, efectuar un seguimiento del cumplimiento de las actividades para, posteriormente, mejorarlos y medir en forma más efi ciente el cumplimiento de las metas que se establezcan para cada uno de ellos.
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1. MACRO PROCESO “R ECLUTAMIENTO” El Macro proceso de Reclutamiento está compuesto po r las principales actividades que forman parte de su núcleo crítico, vale decir, aque llas que estructuran la columna vertebral de su quehacer y las relaciones tanto en el ámbito interno como externo. En la Figura N° 1 se esquematiza este Macro proceso , presentándose el modelo de sus procesos y relaciones. 1.1 Objetivo El OBJETIVO DEL RECLUTAMIENTO es “proporcionar el contingente necesario para cubrir las exigencias del Ejército, Armada y Fuerza Aérea, a ravést del Servicio Militar Obligatorio, el que podrá cumplirse mediante la conscripción ordinaria, los cursos especiales de instrucción militar o la prestación de servicios ”1. 1.2 Representación Gráfica
Figura N°1. Diagrama de Contexto: Procesos del ámbito del Reclutamiento
1.3 Descripción de los procesos Los procesos que componen el Macro proceso de RECLUTAMIENTO están fundamentados en la siguiente normativa legal, reglamentaria y de procedimientos: 1 D.L. N° 2.306, Art. 9° y 13°
14 - Decreto Ley Nº 2.306 de 12.Sep.1978. - Reglamento Complementario del D.L. Nº 2.306 - Reglamento de la Comisión Nacional de Reclutamiento (Decreto Nº 169 de 05.07.2006). - Reglamento de las Comisiones Especiales de Acreditación (Decreto Nº 170 de
05.07.2006). - Reglamento de las Comisiones Seleccionadoras de Soldados Conscriptos - Proyecto de Reglamento Orgánico y de Funcionamien to de la DGMN 2007. - Manual del Usuario del Sistema de Reclutamiento de la DGMN (SISREC). - Manual del Oficial de Reclutamiento (MOR).
1.3.1 Proceso Administrativo (AD) El “Proceso Administrativo” , corresponde al conjunto de funciones orientadas a Planificar, Organizar, Coordinar, Dirigir, Controlar y Evaluar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos impuestos. Conjuntamente con lo anterior, la retroalimentación que se deriva de éste implica el análisis de la Leg islación y Reglamentación que rigen el Macro proceso y, además, se encarga del estudio ten diente a la optimización de procesos e incorporación de las Lecciones Aprendidas, que sirven de fuente primaria para el análisis de las mejoras a implementar en la legislación, reglamentación, procesos y procedimientos, los que deben estar sometidos a permanente evaluación. Por ser una actividad común y permanente de todos l os organismos de la Dirección General, éste es catalogado como un Proceso Transversal a la Organización y su detalle se desarrolla en el Manual de Procesos del “P ROCESO ADMINISTRATIVO” . Sin embargo, las relaciones que requiere el Proceso de Reclutamiento son específicas para esta función, tal como se expresa en la Figura N° 1 . Para el desarrollo integral del Proceso de Reclutamiento, es fundamental mantener relaciones de servicio con el Ministerio de Defensa Nacional, la Comisión Nacional de Reclutamiento, las Instituciones de las FF.AA. y con el público con el objeto de alcanzar los objetivos definidos. Con el MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, el nivel de contacto se establece en la definición de la Cuota de Contingente para las FF.AA. que, como se expresa en el Proceso de Reclutamiento, es el principal insumo para la planificación de este proceso. Asimismo, siendo este ministerio al que la Dirección General reporta de sus actividades, el flujo de información es permanente, considerando las repercusiones de carácter político que tiene el reclutamiento en las políticas públicas. Con la COMISIÓN NACIONAL DE RECLUTAMIENTO, cuya presidencia se encuentra radicada en la persona del Subsecretario de Guerra, y tiene como misión la supervisión y control del proceso de reclutamiento y selección del contingente. Asimismo, esta Comisión debe velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto Ley N° 2.306 y su Reglamento Complementario, por parte de todos los organismos, comisiones e
15 instituciones que tienen responsabilidades en el proceso de selección del contingente que anualmente se realiza a lo largo de todo el país. Con las INSTITUCIONES DE LAS FUERZAS ARMADAS, principalmente en la futura distribución nacional del contingente que será seleccionado como producto del Proceso de Acuertelamiento, de responsabilidad de cada Institución. Finalmente, en este nivel se coordinan las actividades de difusión y aspectos comunicacionales y los incentivos establecidos para el Servicio Militar. 1.3.2 Proceso de Reclutamiento (REC – 1) El “Proceso de Reclutamiento” corresponde al conjunto de funciones orientadas a la ejecución de las actividades necesarias para satisfacer las necesidades de contingente de las FF.AA. mediante el cumplimiento del Servicio Militar Obligatorio (S.M.O.). Asimismo, a través de este proceso se satisfacen las necesidades de personal para cubrir las necesidades de la Defensa Civil de Chile. 1.3.3 Proceso de Atención (REC – 2) El “Proceso de Atención” considera el conjunto de actividades orientadas a la implementación del Proceso de “Reclutamiento” a través de la atención del público, difusión en materias de reclutamiento y determinadas actuaciones de movilización, debiendo considerarse que los ejecutores de éstas (Oficiales de Reclutamiento (O.R.)), son el nexo con la ciudadanía, transformándose en u no de los elementos críticos del sistema. Del mismo modo, no pueden estar ajenas las tareas que cumplen la Inspectoría General e Inspectorías Zonales en la coordinación y control de las funciones que realizan las Oficinas Cantonales. Conjuntamente con lo anterior, esta área tiene por finalidad atender y orientar al público e interactuar con los diferentes estamentos establecidos en la legislación para materializar en buena forma la selección y el acuartelamiento del contingente requerido por las instituciones de las FF.AA. y la Defensa Civil. Asimismo, las Oficinas Cantonales, a través de los Oficiales de Reclutamiento, deben participar como Secretarios en las Comisiones Especiales de Acreditación organizadas por la Comisión Nacional de Reclutamiento y asesorar a las Comisiones Seleccionadoras de Soldados Conscriptos. 1.3.4 Proceso de Gestión Administrativa (REC – 3) El “Proceso de Gestión Administrativa” considera el conjunto de actividades orientadas a apoyar las actividades y funciones que cumplen las Oficinas cantonales en todo el territorio nacional, orientadas principalmente a la difusión del S.M.O., la mantención de la infraestructura y el apoyo administrativo y logístico de las mismas.
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2. PROCESO “R ECLUTAMIENTO” 2.1 Objetivo El OBJETIVO de este proceso es Ejecutar las actividades definidas en la legislación y reglamentación vigente, a través de la dirección, jecución, control y evaluación de las actividades necesarias para generar las convocatorias de las personas para el cumplimiento del Servicio Militar Obligatorio, en todas sus modalidades, asegurando con dicha resultante, satisfacer las necesidades de contingente que precisa cada una de las Institucionales de las Fuerzas Armadas y la Defensa Civil de Chile. 2.2 Representación Gráfica
REC
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-D.G
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.
Figura N° 2. Proceso “Reclutamiento” 2.3 Descripción del proceso Los elementos que componen el PROCESO DE RECLUTAMIENTO están representados por los siguientes Subprocesos y Etapas: 2.3.1 Incremento del Registro Militar Teniendo como base el Registro Militar existente, radicado en la Base de Datos del Sistema de Reclutamiento (SISREC) y conformado por las personas de entre los 18 y 45 años, anualmente debe ser incrementado con los antecedentes de aquellas que ese año cumplen 18 años y con aquellos que, voluntariamente, deseen anticipar el cumplimiento del S.M.O.
17 Asimismo, el Registro Militar debe actualizarse mensualmente, con los antecedentes de las personas que hayan fallecido, remitido por el Servicio del Registro Civil e Identificación
(SRCeI).
2.3.2 Determinación de la Cuota de Contingente par a las FF.AA. La Cuota de Contingente es un elemento que interactúa en el proceso a través de la definición del marco de referencia necesario para fijar las necesidades de personas de cada una de las Instituciones de las FF.AA. y de la Defensa Civil, con el detalle de las modalidades a emplear y la duración de cada período de conscripción. El documento que se genera es un Decreto Supremo y se denomina “Decreto de Convocatoria”. 2.3.3 Conformación de la Base de Conscripción La definición o estructuración de la Base de Conscripción es el punto de partida de las actividades del Proceso de Reclutamiento. A partir de éste, que va desde el 02 de enero
2 de cada año, hasta el 30 de mayo del año siguiente, se desencadena una serie de acontecimientos que, enmarcados en tiempo, permiten lograr uno de los principales objetivos de la DGMN orientado a satisface las necesidades de contingente de las FF.AA. Este proceso consiste en consolidar diferentes antecedentes existentes en la Base de Datos del Sistema de Reclutamiento tales como el Registro Militar, los Disponibles y
Aplazados del año anterior, el resultado del Proceso de Selección de Soldados Conscriptos del año anterior y la consideración dedatos externos referidos a las personas que están exentas de cumplir el S.M.O. 2.3.4 Difusión de la Base de Conscripción Este proceso consiste en una secuencia de procedimientos orientados a dar a conocer a la ciudadanía la nómina de los integrantes de la Base de Conscripción. La modalidad para su publicación es la siguiente: - Publicación en un periódico de alta circulación anivel nacional - Publicación en la página WEB de la DGMN. - Orientación a través de la O.I.R.S. de la DGMN.
2.3.5 Actualización de la Base de Conscripción Al momento de la difusión de la Base de Conscripción, los varones que detecten algún error en sus antecedentes, deben concurrir a las Oficinas Cantonales a efectuar la actualización correspondiente. Conjuntamente con ello, intervienen en este proceso, los Jefes de Recintos Penales quienes deben informar de aquellos reclusos que figuren en la Base de Conscripción, a fin de eliminarlos o dejarlos como imposibilitados del cumplimento del deber militar. 2 Se inicia con la recepción de los antecedentes del SRCeI entre los 10 primeros días del mes de enero y
finaliza con el ingreso, al SISREC, de los informes de acuartelamiento de las respectivas Comisiones de Selección de Soldados Conscriptos.
18 Con todo lo anterior, el Departamento de Informátic a y Computación debe mantener depurada esta Base de datos para permitir que el resto de los procesos se realice en forma ágil, segura y correcta, a través del SISREC. 2.3.6 Solicitud de voluntariedad Una vez que la persona ha comprobado su inclusión en la Base de Conscripción y que sus antecedentes están correctos o fueron actualizados, puede optar por presentarse voluntariamente a cumplir con el S.M.O.3 Además, también pueden solicitar esta opción aquellos que pertenecen a la clase correspondiente que, por diversos motivos, no figuran en la Base de Conscripción. Asimismo, pueden presentarse como voluntarias aquellas mujeres correspondientes a la clase que integra la Base de Conscripción y las personas sin instrucción militar entre 20 y 24 años de edad4. Este trámite se debe realizar en las Oficinas Canto nales, completando la solicitud correspondiente5. Una vez verificados los requisitos para postular, es ingresado al SISREC permitiendo de esta forma, conformar la “Base de Voluntarios”. Esta Base de Voluntarios debe ser incluida en las listas de llamado, especificando su condición de voluntario. 2.3.7 Sorteo General El objetivo de este proceso es determinar quienes, de entre los varones no voluntarios, deberán ser convocados al Proceso de Selección de Soldados Conscriptos para cumplir el S.M.O. en las Instituciones de las FF.AA. Para poder definir las cantidades que deben participar en el proceso, para asegurar el cumplimiento de la cuota de contingente fijada por el Presidente de la República, se requiere tener en consideración de la Cuota de Acuartelamiento de las FF.AA. o Decreto de Convocatoria. Con este antecedente, la DGMN está en condiciones de realizar el Sorteo General. Si la cantidad de varones voluntarios alcanza a cubrir las necesidades para un adecuado proceso de selección, no será necesario realizar este sorteo. Por el contrario, en el caso que las necesidades de las FF.AA. no se alcancen a cubrir con los voluntarios, se realizará un sorteo entre quien es conforman la Base de Conscripción, excluidos los citados voluntarios. La cantidad de varones que entran al sorteo general es fijada por el Director General de Movilización Nacional, de acuerdo a los siguientes criterios de carácter general: - Conformación de una proporcionalidad que permita, idealmente, tener 8 (ocho) varones
por cada acuartelado (8:1). 3 4 5
D.L. Nº 2.306, Art. 29º A y Reglamento Complement ario Art. 70º. Ibidem, Art. 29º A. Reglamento Complementario, D.L. Nº 2.306, Anexo Nº 2.
19 - Mantener una proporcionalidad respecto a cada comuna Este sorteo será público y podrán asistir a él todo s los interesados, sin restricción. En este proceso, resulta fundamental el uso de una herramienta computacional que permita dar transparencia y seguridad al mismo. Por lo tanto, se debe considerar como un PROCESO CRÍTICO. Una vez finalizada esta actividad, la Comisión Nacional de Reclutamiento debe convocar a las Comisiones Especiales de Acreditación, conforme se dispone en el Reglamento de esa Comisión6. 2.3.8 Difusión del Sorteo General El resultado del Sorteo General es publicado en los mismos términos que la Base de Conscripción indicada en el punto 2.3.4 antes señalado. Los varones que no resultaron sorteados, integrarán la Base de Conscripción del año siguiente por segunda y última vez, siempre que la clase correspondiente a ese año no alcance a completar las necesidades de las FF.AA.7 Aquellos que resultaron sorteados, pueden optar por tres alternativas: a. No reclamar y pasar, automáticamente, al Proceso de Selección de Soldados
Conscriptos, a través de la respectiva Convocatoria. b. Presentar un reclamo ante la Comisión Especial de Acreditación. c. Solicitar cumplir con su Servicio Militar a través de una de las Modalidades Alternativas.
2.3.9 Convocatoria al S.M.O. El objetivo de este proceso es citar a las personas para someterse a un proceso de selección a fin de determinar su aptitud para cumplir con el S.M.O. La convocatoria al proceso de selección del contingente para el cumplimiento del S.M.O. se materializa a través de la confección de las listas de llamado para ser publicadas a partir del mes de diciembre de cada año para la Armada y Fuerza Aérea y de Febrero para el Ejército. Estos listados deben indicar, aparte de la individualización del convocado, el lugar y fecha de presentación. Con esta convocatoria, se da inicio al proceso de selección, a cargo de las respectivas Comisiones Seleccionadoras de Soldados Conscriptos de las instituciones de las FF.AA. 2.3.10 Sorteo Final Es aquel proceso orientado a definir quienes serán los que, una vez terminado el Proceso de Selección de Soldados Conscriptos y habiendo sido calificados como APTOS, cumplirán con el S.M.O.
6 Reglamento de Funcionamiento de la Comisión Nacional de Reclutamiento, Art 19º número 2. 7 D.L. Nº 2.306, Art. 21°, inciso 3º.
20 Este proceso se cumplirá siempre y cuando la cuota de acuartelamiento de una determinada Comisión Seleccionadora de Contingente no se alcance a cubrir con los
Voluntarios Aptos. Este sorteo será público, descentralizado en cada C omisión y es realizado por el Oficial de Reclutamiento que asesora a esa Comisión, una vez terminado el proceso de selección. Aquel varón que es sorteado, quedará automáticament e ACUARTELADO, sin derecho a apelación. Por otra parte, aquel que no resultó sorteado, quedará en condición de DISPONIBLE, para el próximo año. En este proceso, resulta fundamental el uso de una herramienta computacional que permite dar la transparencia y seguridad necesaria al mismo. Por lo tanto, se debe considerar como un PROCESO CRÍTICO. 2.3.11 Postulación a las Modalidades Alternativas del S.M.O. Para optar a estas modalidades, el interesado debe concurrir a la oficina cantonal más cercana a su domicilio, dentro de los 30 días siguientes a la publicación de los resultados del sorteo general y completar el formulario correspondiente8. Las modalidades son: a. Conscripción Ordinaria, en forma inmediata. b. Conscripción Ordinaria, al término de sus estudios. c. Prestación de servicios, por hasta 180 días, en áreas vinculadas a sus estudios y que
interesen a las FF.AA. d. Participación en Cursos Especiales de Instrucción Militar, por hasta 150 días. Pueden optar a estas modalidades los varones que resultaron sorteados y se encuentren cursando el último año de enseñanza media, estudios tendientes a la obtención de un título profesional o técnico de nivel superior en establecimientos de educación superior del Estado o reconocidos por éste o realizando su práct ica profesional.9
2.3.12 Convocatoria al S.M.O. Modalidad Alternativa El objetivo de este proceso es someter a las personas a un proceso de selección a fin de determinar su aptitud para cumplir con el S.M.O., a través de las modalidades antes señaladas. La convocatoria se efectúa a través de listas de llamado o notificación individual, de acuerdo a la cantidad de convocados, lo que se materializa a través de las Oficinas
Cantonales. La Selección de este contingente es de responsabilidad de cada una de las Instituciones de las FF.AA. que cuenten con estas modalidades. Sin perjuicio de lo anterior, los
8 D.L. Nº 2.306, Reglamento Complementario Art. 101º, inciso 2º y Anexos Nº 3 al 6 del mismo Reglament o. 9 D.L. Nº 2.306, Art. 30 F
21 Oficiales de Reclutamiento deben participar en calidad de Asesores de las Comisiones Seleccionadoras, en sus respectivas zonas jurisdiccionales. 2.3.13 Reclamo ante la Comisión Especial de Acredi tación Una vez conocido el resultado del sorteo y definida la opción del reclamo ante la CEA, el varón debe concurrir, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación del Sorteo General, a la Oficina Cantonal correspondiente a su domicilio y completar el formulario correspondiente.10
Este reclamo debe ser tramitado ante la Comisión Especial de Acreditación por el Jefe de Cantón, dentro de los 3 (tres) días hábiles siguientes de recibido éste. El análisis de los antecedentes y trámites posterio res serán descritos en el Proceso de Análisis de Antecedentes de la citada Comisión, la que cuenta con su respectivo reglamento orgánico y de funcionamiento. La Comisión puede aprobar o rechazar los reclamos presentados. En el caso de aprobar la reclamación, el solicitante queda inmediatamente en calidad de “Excluido”. En el caso de rechazar la reclamación, es convocado al S.M.O. y participa del Proceso de Selección del Soldados Conscriptos. 2.3.14 Proceso de Selección de Soldados Conscripto s Este proceso es el resultado de todo lo antes descrito y, como se expresara, es de responsabilidad de las Instituciones de las FF.AA. Los Oficiales de Reclutamiento deben participar en calidad de Asesores de las Comisiones, en sus respectivas jurisdicciones. El funcionamiento de las respectivas comisiones se regirá por el Reglamento de Selección de Soldados Conscriptos. 2.3.15 Acuartelamiento del Contingente Como consecuencia del proceso anterior y una vez realizado el Sorteo Final especificado en el punto 2.3.10 antes indicado, las Instituciones proceden a acuartelar al contingente seleccionado, ya sean éstos en la modalidad de conscripción ordinaria o de alguna de las modalidades alternativas. 2.3.16 Listado de Disponibles Aquellos varones que, habiendo sido declarados aptos para cumplir con el S.M.O. y que no fueran acuartelados, pasarán a la condición de Disponibles. Estas personas pasan a integrar la base para satisfacer las necesidades de la Defensa Civil de Chile, cubrir cualquier eventualidad que se produzca posterior al acuartelamiento o ser llamados por segunda y última vez, el año siguiente.
10 D.L. N° 2.306 Art. 30 B, Reglamento Complementario Art.97°
22 2.3.17 Listado de Excluidos Producto de la resolución de la Comisión Especial de Acreditación, aquellos varones cuyas reclamaciones fueron aceptadas, pasan a la categoría de Excluidos, conformando finalmente, parte de la Reserva Sin Instrucción.
23 2.4 Ficha del Proceso PROCESO: “R ECLUTAMIENTO”
OBJETIVO
Ejecutar las actividades definidas en la legislación y reglamentación vigente, a través de la dirección, ejecución, control y evaluación de las actividadesnecesarias para generar las convocatorias de las personas para el cumplimiento del Servicio Militar Obligatorio, en todas sus modalidades, asegurando con dicha resultante, satisfacer las necesidades de contingente que precisa cada una de las Instituciones de las Fuerzas Armadas y la Defensa Civil de Chile.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Registro Militar año anterior Ejército
Cuota de Contingente para las FF.AA. Armada
Fuerza Aérea
Defensa Civil
DGMN – DINF
DGMN – DR
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – Dirección
Procesador de Textos DGMN – DR
DGMN – DINF
DGMN – DECOM
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Nómina de Acuartelados S.M.O. por Institución Instituciones de las FF.AA.
Nómina de Seleccionados S.M.A. por Institución Defensa Civil
Nómina de Seleccionados Defensa Civil Nómina de Disponibles Nómina de Excluidos
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Antecedentes actualizados Disposición oportuna de los antecedentes de entradas al proceso Publicación de llamados y convocados en los plazos adecuados Campañas publicitarias bien orientadas
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Porcentaje de avance en la planificación anual del Departamento de Reclutamiento, con respecto a los plazos y contenidos involucrados.
Cantidad y Porcentaje de voluntariedad para realizar el SMO Relación entre base de selección y cuota por acuartelar Cantidad total y porcentaje de reclamos ante la CEA Grado de percepción del alcance de las campañas publicitarias
VERSIÓN RESPONSABLE DEL PROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 20 – Febrero - 2007
Tabla N°1. Ficha del Proceso de “Reclutamiento”
24
3. SUBPROCESO “I NCREMENTO DEL REGISTRO MILITAR” 3.1 Objetivo Conformar una base de datos con las personas chilenas, entre 18 y 45 años de edad, en condición de cumplir con el deber militar, que permita a la DGMN proporcionar el contingente y personal de la reserva necesario para cubrir las exigencias del Ejército, Armada y Fuerza Aérea y satisfacer los requerimientos de potencial humano que le formulen los otros frentes de acción.11
3.2 Representación Gráfica
Entr
ada
Proc
eso
Salid
a
Figura N°3. Subproceso “Incremento del Registro Mi litar”
3.3 Descripción de las Etapas del Subproceso 3.3.1 Nómina Anual de varones que cumplen 18 años El SRCeI remite anualmente, los antecedentes de los varones que cumplen 18 años en el respectivo año, los que se reciben en la Dirección (Departamento de Informática y Computación) dentro de los 10 primeros días del mes de Enero de cada año. Con estos antecedentes se alimenta la Base de Datos del SISREC y se materializa la “Inscripción Automática” para el cumplimiento del S.M.O. 12
La Base de Datos debe contener: - Rol Único Nacional - Nombre completo - Fecha de nacimiento - Lugar de residencia 11 D.L. Nº 2.306, Art. 9º. 12 Ibidem, Art. 3º
25 3.3.2 Nómina Mensual de personas fallecidas Mensualmente, el SRCeI remite los antecedentes de las personas, entre 18 y 45 años, fallecidos durante el mes anterior, directamente al Departamento de Informática y Computación.13
Los antecedentes deben indicar: - Rol Único Nacional - Nombre completo - Fecha de fallecimiento Los antecedentes descritos, tanto en este numeral como en el anterior, son ingresados por el Departamento de Informática y Computación, directamente a la Base de Datos del SISREC y se actualizan los registros de ésta. 3.3.3 Anticipo Voluntario para cumplir el S.M.O. Para mayor claridad, este procedimiento se detalla en el punto 4 de este documento.
3.3.4 Registro Militar El Registro Militar, almacenado en la Base de Datos de la DGMN - DINF, que contiene los antecedentes de la totalidad de las personas a partir de los 18 años de edad, sirve como base del proceso de reclutamiento y tiene una importancia determinante en los procesos de Movilización, Control de Armas y Control de Artes Marciales. 3.3.5 Ingreso a la Base de Datos personas que cumplen 18 años de edad en el año La información es recibida anualmente, dentro de los 10 primeros días del mes de enero de cada año desde el SRCeI, en un archivo computacional. El ingreso se efectúa conforme al procedimiento definido en el SISREC.14 3.3.6 Ingreso de la nómina de fallecidos a la Base de Datos La información es recibida mensualmente, desde el SRCeI en un archivo computacional. El ingreso se efectúa conforme al procedimiento def inido en el SISREC, complementando la información existente.15
3.3.7 Estructura de la Base de Datos del Registro Militar La estructura establecida para la Base de Datos está conformada por tres áreas, a saber: - Datos Personales: RUN, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, Fecha de
Nacimiento, Sexo, Estado Civil, Teléfono y Fecha de Defunción. - Domicilio: Dirección, Comuna y País. - Datos Académicos: Estudios, Profesión y Actividad. - Situación Militar: Acuartelados, Reserva con Instrucción, Reserva sin Instrucción 13 Ibidem 14 Manual del SISREC, procedimiento 6.1.13 “Proceso Carga Ciudadanos Clase”, pág. 59. 15 Ibidem, procedimiento 6.1.14 “Proceso Carga Ciudadanos Fallecidos”, pág. 61
26 3.3.8 Registro Militar del año El producto de salida de este proceso es el Registro Militar actualizado, con los varones a partir de los 18 años de edad, los que desean anticipar el cumplimiento del S.M.O. y las mujeres que han manifestado su voluntad de efectuar el S.M.O. o han requerido, en alguna oportunidad, actuaciones en la DGMN. 3.3.9 Sistemas Legales de la DGMN. Una vez conformado el Registro Militar en la Base de Datos, los antecedentes contenidos en él pueden ser utilizados por los siguientes Sistemas Computacionales: - Sistema de Reclutamiento - Sistema de Movilización - Sistema de Control de Armas y Explosivos - Sistema de Control de Artes Marciales
3.3.10 Sistema Estadístico Los antecedentes de este proceso conforman la base para estructurar los análisis estadísticos que requiere la Dirección para mejor resolver, con antecedentes de las cantidades de ciudadanos a nivel nacional, comunal y cantonal.
27 3.4 Ficha del Subproceso PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: INCREMENTO DEL REGISTRO MILITAR
OBJETIVO
Conformar una base de datos con los varones a partir de los 18 años de edad, en condición de cumplir con el deber militar, a fin de proporcionar el contingente y personal de la reserva necesario para cubrir las exigencias del Ejército, Armada y Fuerza Aérea y satisfacer los requerimientos de potencial humano que le formulen los otros frentes acción.
Residualmente, sirve de antecedentes de base para los sistemas de Control de Armas, Movilización y Control Artes Marciales.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Archivo con varones de una clase determinada Servicio Registro Civil e Identificación
Archivo con ciudadanos fallecidos entre 18 y 45 Instituciones de las FF.AA. años DGMN – DR
Solicitudes de anticipo voluntario para cumplir el DGMN – DINF S.M.O.
Solicitud de voluntariedad femenina
Registro Militar del año anterior
PROCESO HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
DGMN – Departamento de Informática y Computación
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Registro Militar DGMN – DR
DGMN – DCAE
DGMN – DM
DGMN – DINF
DGMN – DPD
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Recepción oportuna de los antecedentes Archivos computacionales en los formatos establecidos Estabilidad del SISREC
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Plazos de recepción de antecedentes Cumplimiento de los procedimientos administrativos Conformación del Registro Militar hasta la primera quincena del mes de marzo de cada año.
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 21 – Agosto - 2009
Tabla N° 2. Ficha del Subproceso “Incremento del Re gistro Militar”
28
4. PROCEDIMIENTO “A NTICIPO VOLUNTARIO DEL S.M.O.” 4.1 Objetivo Materializar la inscripción, en las Oficinas Cantonales, de las personas que durante el año cumplan 17 años de edad y que desean, voluntariamente, anticipar el cumplimiento del S.M.O., en la modalidad de conscripción ordinaria16.
4.2 Representación Gráfica
Proceso [REC – 1]: Reclutamiento
Subproceso [REC – 10]: Incremento del Registro Militar
Procedimiento [REC – 103]: Anticipo Voluntario del S.M.O.
Interesado Oficina Depto. Depto. Control
Cantonal Reclutamiento Informática de Gestión
Entr
ada Formulario R - 100
“Solicitud Anticipo
S.M.O.”
17 años
Comprobación NO FIN
Requisitos
Informe puede ser
destinado a otra SI
institución
Proc
eso
SI
BASE DE DATOS
SISREC
FAR FAR
4
Salid
a Anticipo S.M.O. Anticipo S.M.O. Registro Militar Registro Militar 3
2
1
ESTADÍSTICAS
Figura N°4. Procedimiento “Anticipo Voluntario S.M .O.”
4.3 Descripción de las Etapas del Procedimiento La solicitud de anticipo debe ser realizada personalmente, mediante el Form. R – 100, en el Cantón de Reclutamiento correspondiente al domicilio del ciudadano. 4.3.1 Procedimientos Una vez recibido el formulario correspondiente, el O.R. debe comprobar que el postulante al momento de tramitar su voluntariedad, cuenta con el requisito de edad 17 años cumplidos1717, a través de la presentación de su cédula de identidad.
16 D.L. Nº 2.306, Art. 32º 17 Dictamen C.G.R. N° 056007 de fecha 26.NOV.2008.
29 Junto a lo anterior, el voluntario debe ser informado que la DGMN puede, de acuerdo a las necesidades de las FF.AA., designarlo a cumplir el S.M.O. en una institución diferente a la solicitada. Posteriormente, se efectúa el ingreso de los antece dentes al SISREC, el que se materializa de acuerdo a lo establecido en el Manual del Usuario de este sistema.18
4.3.2 Elementos de Salida Los elementos de salida de este subproceso son: - FAR de Anticipo del S.M.O., que es generado automáticamente por el SISREC. - El Registro Militar incrementado con los anticipos. - Los datos del Registro Militar permiten obtener antecedentes estadísticos de valor para
mejor resolver.
18
Manual del Usuario del SISREC, numeral 4.1.1.11 “Anticipo de Voluntariedad”, pág. 27
30 4.4 Ficha del Procedimiento PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: INCREMENTO DEL REGISTRO MILITAR PROCEDIMIENTO: ANTICIPO VOLUNTARIO DEL S.M.O.
OBJETIVO
Materializar la inscripción de los varones que en el año cumplan 17 años de edad y que desean anticipar el cumplimiento del S.M.O., en la modalidad de conscripción ordinaria.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Form. R – 100 Varón interesado
DGMN – DR
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
FAR de anticipo DGMN – DR
Registro Militar actualizado DGMN – DCAE
DGMN – DM
DGMN – DINF
DGMN – DPD
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Estabilidad del SISREC Varones interesados
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Plazos de recepción de antecedentes Cumplimiento de los procedimientos administrativos Conformación del Registro Militar hasta la primera quincena del mes de marzo de cada año.
VERSIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 10 – Abril – 2007
Tabla N° 3. Ficha del Procedimiento “Anticipo Volun tario del S.M.O.”
5. SUBPROCESO “D ETERMINACIÓN CUOTA DE CONTINGENTE DE LAS FF.AA.” 5.1 Objetivo Establecer y protocolizar la cantidad de contingente que se acuartelará en las respectivas instituciones de las FF.AA., para cada una de las modalidades de cumplimiento del S.M.O.
31 5.2 Representación Gráfica
Proceso [REC – 1]: RECLUTAMIENTO Versión 2.1
Subproceso [REC – 11]: Cuota de Contingente de las FF.AA.
Entr
ada
Proc
eso
Salid
a
Instituciones Depto. Director M.D.N. Presidente de la C.G.R. Boletines Oficiales
FF.AA. Reclutamiento
General
República
FF.AA.
Requerimiento de
Contingente para
el año siguiente
Reunión
de
anteceden
tes
NO
Preparación
Decreto Supremo
Aprobación
NO
Aprobación
NO
SI
Aprobación
Proposición NO
Decreto Supremo SI
MDN Aprobación
Tramite del SI
Decreto
Supremo PRESIDENCIA
Tramite del SI
Decreto
Supremo C.G.R.
Tramite del
Decreto
Supremo
Decreto de
Convocatoria
Figura N°5. Subproceso “Determinación de la Cuota de Contingente de las FF.AA.” 5.3 Descripción de las Etapas del Subproceso 5.3.1 Requerimiento de contingente
El requerimiento de contingente, para cada una de las modalidades en que se cumplirá el S.M.O. el año siguiente, es efectuado anualmente por las Instituciones de las FF.AA. a la DGMN y determinado por el Presidente de la Repúblic a.19
Este antecedente debe recibirse hasta el 15 de Agosto de cada año20, con el objeto de efectuar la tramitación oportuna del Decreto Supremo de Convocatoria, el que es preparado por el Departamento de Reclutamiento y tramitado por conducto regular.
5.3.2 Reunión de Antecedentes y preparación del De creto Supremo Una vez reunidas las necesidades de las Instituciones, el Departamento de Reclutamiento procede a la consolidación de las necesidades institucionales y prepara el proyecto de
Decreto Supremo de Convocatoria para su trámite leg al, conforme al formato reglamentario. Seguidamente, acompañado de un oficio conductor, el Departamento de Reclutamiento remite el referido proyecto al Director General, por conducto regular, a través del Subdirector General. 19D.L. Nº 2.306, Art. 20º 20 D.L. N° 2.306, Reglamento Complementario Art. 117°
32 5.3.3 Firma del Director General Recibido por el Director, previa revisión, procede a firmar el Oficio Conductor para su trámite al Ministro de Defensa. 5.3.4 Subprocesos externos Una vez aprobado por el Director General el proyecto de Decreto Supremo, es enviado a trámite ante el Ministro de Defensa Nacional, quien lo propone al Presidente de la República el que, una vez aprobado, debe continuar su trámite de Toma de Razón ante la Contraloría General de la República. En la actualidad, producto de una delegación de facultades, este Decreto Supremo es firmado por el Ministro de Defensa, favoreciendo la tramitación y acortando los plazos de ésta. Se debe considerar que en esta fase del proceso no es posible determinar ni controlar el tiempo de tramitación en cada uno de estos niveles. Por lo anterior, se debe contar con la suficiente holgura para poder continuar con los procesos siguientes. 5.3.5 Publicación en los Boletines Oficiales de la s Instituciones de las FF.AA. El elemento de salida del subproceso es el Decreto de Convocatoria publicado en los Boletines Oficiales de las Instituciones de las FF.AA.
33 5.4 Ficha del Subproceso PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: DETERMINACIÓN DE LA CUOTA DE CONTINGENTE DE LAS FF.AA.
OBJETIVO
Establecer y protocolizar la cantidad de contingente que se acuartelará en las respectivas institucion es de las FF.AA., para cada una de las modalidades de cumplimiento del S.M.O.
ENTRADAS DEL SUBPROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Requerimiento de Contingente de las FF.AA. Ejército
Armada
Fuerza Aérea
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Procesador de Texto DGMN – DG
Estafetas DGMN – DR
MDN
Presidente de la República
Contraloría General de la República
Boletines Oficiales de las Instituciones de las FF.AA.
SALIDAS DEL PROCESO PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Cuota de Contingente para las FF.AA. para el Instituciones de las FF.AA. año siguiente, mediante el Decreto de
Convocatoria.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Aprobación, por el Escalón Gobierno, de la cuota solicitada Agilidad en la tramitación del Decreto Supremo, estimado en 34 días hábiles
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Fecha de recepción de requerimientos de parte de las instituciones de las FF.AA. Tiempo de tramitación del Decreto en cada una de las etapas del subproceso Tasa de devolución y modificaciones del Decreto
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA
1.00 Departamento de Reclutamiento 07 – Marzo – 2007 Tabla N° 4. Ficha del Subproceso “Determinación de la Cuota de Contingente de las FF.AA.”
6. SUBPROCESO “C ONFORMACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN ” 6.1 Objetivo Determinar la cantidad de varones que serán convoca dos al S.M.O.
34 6.2 Representación Gráfica
Figura N°6. Subproceso “Conformación de la Base d e Conscripción”
6.3 Descripción de las Etapas del Subproceso 6.3.1 Determinación de los varones Disponibles del año anterior Para mayor claridad, este procedimiento se detalla en el punto 7 de este documento.
6.3.2 Determinación de los Aplazados del año anterior Para mayor claridad, este procedimiento se detalla en el punto 8 de este documento.
6.3.3 Determinación de los Excluidos Para mayor claridad, este procedimiento se detalla en el punto 9 de este documento.
6.3.4 Inscrito en la modalidad Prestación de Servi cios al término de los estudios Aquellos varones sorteados en el Sorteo General y que cumplan los requisitos establecidos pueden optar por esta modalidad de cumplimiento del S.M.O.21
Anualmente, hasta el último día del mes de agosto y mientras duren sus estudios, el interesado deberá presentar ante el Cantón de Reclutamiento respectivo, un certificado de
21 D.L. Nº 2.306, Art. 30 F.
35 alumno regular que certifique su continuidad22. De no cumplir este requisito, será considerado en la Base de Conscripción del año respectivo23. Este antecedente, tanto de quienes se encuentran cursando como aquellos que terminaron sus estudios, constituye una necesidad para conformar anualmente, la Base de Conscripción.
6.3.5 Inscritos en la modalidad Conscripción Ordin aria al término de los estudios Aquellos varones sorteados en el Sorteo General y que cumplan los requisitos establecidos pueden optar por esta modalidad de cumplimiento del S.M.O.24
Anualmente hasta el último día del mes de agosto y mientras duren sus estudios25, el interesado deberá presentar ante el Cantón de Reclutamiento respectivo, un certificado de alumno regular que certifique su continuidad. De no cumplir este requisito, será considerado en la Base de Conscripción del año respectivo26. Este antecedente, tanto de quienes se encuentran cursando como aquellos que terminaron sus estudios, constituye una necesidad para conformar, anualmente, la Base de Conscripción. 6.3.6 Registro Militar del año en curso Está conformado por los antecedentes residentes en Reclutamiento y es la que se incrementa con los términos generales, es el objeto que se incrementa.
la Base de Datos del Sistema de antecedentes antes descritos. En
6.3.7 Conformación de la Base de Conscripción Los listados provenientes de las Instituciones pasan al Departamento de Reclutamiento para ser ingresados manualmente al SISREC, complementando los antecedentes individuales de cada persona y actualizando el Registro Militar y, por ende, la futura Base de Conscripción. El Departamento de Reclutamiento, mediante el ingreso manual al SISREC de los resultados del proceso de acuartelamiento del año anterior, que quedan refundidos en los listados de acuartelamiento generados por las Comisiones de Selección de Soldados
Conscriptos y remitidos a las respectivas Oficinas Cantonales, actualiza los antecedentes de las personas, definiendo su categoría. Teniendo como base de trabajo el Registro Militar administrado por el DINF, se le agregan aquellos clasificados como Disponibles (DI) y Aplazados (AP), lo que permite conformar la Base de Conscripción para el año en curso. 22 D.L. Nº 2.306, Reglamento Complementario, Art. 82º 23 D.L. N° 2.306, Reglamento Complementario, Art. 52° letra g. 24 D.L. Nº 2.306, Art. 30 F. 25 D.L. Nº 2.306, Reglamento Complementario, Art. 82º 26 D.L. N° 2.306, Reglamento Complementario, Art. 52° letra h.
36 6.3.8 Listados de la Base de Conscripción Una vez ingresados los antecedentes del Registro Militar del año y de lo señalado en el punto anterior, el Departamento de Reclutamiento genera los archivos magnéticos de acuerdo a los requerimientos remitidos por el DCOM, entregándoselos para su posterior publicación en un medio de difusión impreso de cobertura nacional, durante el mes de Abril de cada año. Estos archivos son utilizados, además, para la estr ucturación de un sistema de consultas en la página WEB de la DGMN ( www.dgmn.cl – www.serviciomilitar.cl). 6.3.9 Sistema Estadístico Los antecedentes de este proceso conforman la base para estructurar los análisis estadísticos que requiere la Dirección para mejor resolver.
37 6.4 Ficha del Subproceso PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: CONFORMACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN
OBJETIVO
Determinar la cantidad de varones que serán convoca dos al S.M.O.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Registro Militar Varones Disponibles del proceso
de acuartelamiento anterior Aplazados del proceso de acuartelamiento anterior Excluidos Relación con altas en Escuelas Matrices de las
FF.AA., de Orden y Seguridad y Gendarmería. Contrataciones semestrales de las Instituciones
de las FF.AA. Listado de Sorteados que optaron por la
modalidad de Prestación de Servicios. Listado de Sorteados que optaron por la
modalidad de Conscripción Ordinaria al término de los estudios.
DGMN – DR DGMN - DINF Instituciones de Orden y Seguridad Gendarmería de Chile Cultos Religiosos
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
DGMN – DINF
DGMN – DPD
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Base de Conscripción DGMN – DR
Listados Instituciones de las FF.AA.
Ciudadanía
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Recepción oportuna de los antecedentes Archivos computacionales en los formatos establecidos Estabilidad del SISREC
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Porcentaje de error en el ingreso manual de antecedentes Conformación de la Base de Conscripción hasta el 30de marzo de cada año. Cantidad y porcentaje de rectificaciones.
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 08 – Marzo - 2007
Tabla N° 5. Ficha del Subproceso “Conformación de l a Base de Conscripción”
38
7. PROCEDIMIENTO “D ETERMINACIÓN DE VARONES DISPONIBLES DEL AÑO
ANTERIOR” 7.1 Objetivo Establecer fehacientemente la cantidad de varones disponibles del año anterior, que deben ser considerados en la Base de Selección para el proceso de acuartelamiento. 7.2 Representación Gráfica
Proceso [REC – 1]: RECLUTAMIENTO Versión 2.0
Subproceso [REC – 12]: Conformación de la Base de Conscripción
Procedimiento [REC – 121]: Determinación de Varones disponibles del año anterior
Entr
ada
Salid
a
Pro
ceso
Consulados en el Instituto Nacional Tribunales Depto. Reclutamiento Depto. Control
extranjero del Deporte de Justicia Informática de Gestión
Varones Infractores y Aptos no
Seleccionados acuartelados No sorteados año
sorteados residen Remisos
Nacionales proceso selección anterior
extranjero Amnistiados año anterior
Infractores y No convocado
No convocado
Conscripción
Remisos con pena Prestación de
Ordinaria término
conmutada Servicio
estudios
No convocado Ciudadanos no
presentan certifi-
CEIM
cados S.M.O. M.A.
No presentado
CEIM
Actualización
Antecedentes BASE DE DATOS
Disponibles 4
3
2
1
SISREC
ESTADÍSTICAS
Figura N° 7. Procedimiento “Determinación de Varone s disponibles del año anterior” 7.3 Descripción de las actividades del procedimient o 7.3.1 Varones sorteados que residen en el extranjero
Una vez publicados los resultados del sorteo general, la persona que reside en el extranjero debe concurrir al respectivo consulado a fin de dejar constancia que se encuentra en ese país27. Esta opción la tiene sólo mientras permanezca en el extranjero, situación que debe ser acreditada en el Consulado o a través del Cantón Consular. Hecho este trámite, el Consulado remite una relación a la DGMN, con los antecedentes de las citadas personas. Esta relación deberá contener los siguientes datos: - Número del Rol Único Nacional - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Ultimo Domicilio 27
D.L. N° 2.306, Reglamento Complementario, Art. 11 °
39 7.3.2 Seleccionados Deportivos Nacionales El Instituto Nacional del Deporte de Chile remitirá , en los meses de Enero y Julio de cada año a la Dirección General, una nómina que individualice a los deportistas que sean designados seleccionados nacionales por las correspondientes federaciones deportivas.28
Esta relación deberá contener los siguientes datos: - Número del Rol Único Nacional - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Ultimo Domicilio
7.3.3 Infractores y Remisos Amnistiados Aquellas personas catalogadas como infractores o remisos, pueden llegar a ser favorecidos con leyes de amnistía.29
Como resultado de la resolución del tribunal competente, el Departamento de Reclutamiento actualiza los antecedentes en el SISREC, dejándolos en calidad de Disponible. En caso que su clase aún se encuentre en la Base de Conscripción, volverán a integrarla y, por lo tanto, podrán ser convocados a cumplir co n el S.M.O. 7.3.4 Infractores y Remisos con pena conmutada Los remisos podrán solicitar la conmutación de la pena por la realización del servicio militar obligatorio en la modalidad de conscripción ordinaria por un período de dos años.30
Como resultado de la resolución del tribunal competente, el Departamento de Reclutamiento actualiza los antecedentes en el SISREC, debiendo convocarlos obligatoriamente para el próximo proceso de Selección. 7.3.5 Personas Aptas no acuartelados el año anterior Las personas que durante el proceso de acuartelamiento fueron clasificadas como Aptas y, por falta de vacantes, no fueron acuartelados para el S.M.O. o Defensa Civil, quedan en la categoría de Disponibles para el año siguiente. Derivado del proceso de selección del año anterior, los informes de acuartelamiento indican la situación de cada persona. Esta relación se genera en el Departamento de Reclutamiento, a partir de la Base de Datos, mediante el SISREC. 28 29 30
D.L. Nº 2.306, Art. 33° D.L. N° 2.306, Reglamento Complementario Arts. 14 5° D.L. Nº 2.306, Art. 73° A, inciso 2º
40 7.3.6 Varones no sorteados el año anterior Los Varones que no fueron sorteados en el Sorteo General y aquellos no voluntarios aptos en el Proceso de Acuartelamiento de las FF.AA. que no fueron sorteados en el Sorteo Final, pasan automáticamente y por un lapso de un a ño, a la categoría de Disponibles.31
Los respectivos archivos se generan en el SISREC, a través de la modificación en la condición de cada persona. 7.3.7 No convocados a la Conscripción al término d e sus estudios La persona en condiciones de ser acuartelada al término de sus estudios que no fue convocada para cumplir el servicio militar cuando le correspondía, ya sea por falta de vacantes suficientes o porque tiene más de 20 años de edad, será considerada en la Reserva sin Instrucción.32
Esta relación se genera en el Departamento de Reclutamiento, a partir de la Base de Datos, mediante el SISREC. 7.3.8 No convocados a Prestación de Servicio La persona en condiciones de ser acuartelada bajo la modalidad Prestación de Servicios y que no fue convocada para cumplir el servicio militar cuando le correspondía o no lo cumplió por falta de vacantes suficientes, queda en la categoría de disponible.33
Esta relación se genera en el Departamento de Reclutamiento, a partir de la Base de Datos, mediante el SISREC. 7.3.9 No convocados a Curso Especial de Instrucció n Militar La persona en condiciones de ser acuartelada en la modalidad de Curso Especial de Instrucción Militar y que no fue convocada para cumplir el servicio militar cuando le correspondía o no se acuarteló por falta de vacantes suficientes, queda en categoría de disponible.34
Esta relación se genera en el Departamento de Reclutamiento, a partir de la Base de Datos, mediante el SISREC. 7.3.10 Varones que no presentan certificados S.M.O. M.A. Los que han optado por la modalidad de Conscripción Ordinaria o Prestación de Servicios vinculada a su carrera profesional al egreso, deberán presentar anualmente en la Oficina Cantonal respectiva, antes del último día hábil del mes de Agosto o en la fecha que la autoridad facultada determine, un certificado de alumno regular que acredite tal calidad. 31 Ibidem, Art. 63º 32 Ibidem, Art 12º, numeral 26 33 Ibidem, Art 12º, numeral 25 34 Ibidem, Art 12º, numeral 27
41 7.3.11 No presentados al Curso Especial de Instrucción Militar Las personas llamadas a los cursos especiales que no se presenten a completar su período de instrucción, serán llamadas a hacer el S .M.O. con el contingente ordinario.35
7.3.12 Actualización de antecedentes El Departamento de Reclutamiento procede a ingresar al SISREC, vía digitadora, los antecedentes recibidos desde los Consulados, Instituto Nacional del Deporte y Tribunales de Justicia, actualizando en la Base de datos la situación de cada afectado. Por otra parte, los demás antecedentes se generan a través del SISREC, producto de los resultados de los procesos de convocatoria y selección de contingente. Este subproceso se materializa de acuerdo al procedimiento establecido en el Manual del Usuario del SISREC.36
7.3.13 Archivo de Varones Disponibles En la Base de Datos del Departamento de Informática y Computación se genera un archivo con los antecedentes de los Disponibles, el que queda registrado en el SISREC, con los siguientes datos: - Número del Rol Único Nacional - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Comuna - Ultimo Domicilio
7.3.14 Sistema Estadístico Los antecedentes de este proceso conforman la base para estructurar los análisis estadísticos que requiere la Dirección para mejor resolver.
35 D.L. N° 2.306, Art. 41° 36 Manual del Usuario del SISREC, numeral 4.1.1.4 “Ciudadanos entre 19 y 24 Años”
42 7.4 Ficha del Procedimiento PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: CONFORMACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO: DETERMINACIÓN DE VARONES DISPONIBLES DEL AÑO ANTERIOR
OBJETIVO
Establecer fehacientemente la cantidad de disponibles para el proceso de acuartelamiento, a fin de conformar la Base de Selección.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Proceso de Selección año anterior DGMN – DR
Resoluciones de Tribunales de Justicia Tribunales de Justicia
Sorteados Residentes extranjero Consulados de Chile en extranjero
Listado de Deportistas Seleccionados Nacionales Instituto Nacional del Deporte
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
Ingreso Manual de datos DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Registro de disponibles DGMN – DR
DGMN – DINF
DGMN – DPD
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Estabilidad del SISREC Cumplimento de fuentes externas
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Plazos de recepción de antecedentes Cumplimiento de los procedimientos administrativo
VERSIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 16 – Abril – 2007
Tabla N° 6. Ficha del Procedimiento “Determinación de Varones disponibles del año anterior”
8. PROCEDIMIENTO “D ETERMINACIÓN DE APLAZADOS DEL AÑO ANTERIOR ” 8.1 Objetivo Su OBJETIVO es Determinar la cantidad de Varones aplazados para poder incluirlos en la Base de Conscripción del año en curso.
43 8.2 Representación Gráfica
Figura N° 8. Procedimiento “Determinación de Aplaza dos del año anterior” 8.3 Descripción de las actividades del procedimient o 8.3.1 Procesados dejados en libertad La Dirección General de Gendarmería de Chile remitirá a la Dirección General, en los meses de enero y julio de cada año, una relación de todas las personas que en el semestre anterior hayan sido dejadas en libertad.37
El Departamento de Reclutamiento podrá, de acuerdo a los antecedentes de cada uno de
38 éstos, y hasta que cumplan 20 años de edad , convocarlos al proceso de selección del año siguiente. Esta relación deberá contener los siguientes datos: - Número del Rol Único Nacional - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Ultimo Domicilio - Causal de la condena - Lugar de Reclusión - Fecha de libertad
37 38
D.L. Nº 2.306, Reglamento Complementario, Art. 52º, letra e) Ibidem, Art. 57º
44 8.3.2 Procesados por delitos sin pena aflictiva La Dirección General de Gendarmería remitirá a la Dirección General, una vez publicada la Base de Selección, una relación de todas las personas que se encuentren procesados por delitos que no merezcan pena aflictiva, es decir a una pena no superior a los 3 años.39
8.3.3 Condenados a penas inferiores La Dirección General de Gendarmería de Chile remitirá a la Dirección General, una vez publicada la Base de Selección, una relación de todas las personas que hayan sido condenadas a penas inferiores.40
8.3.4 Aplazados por enfermedad curable Derivado del proceso de selección del año anterior, los informes de acuartelamiento indican la situación de cada persona. Entre éstos se encuentran los aplazados por los motivos que indica el Reglamento Complementario de la ley, Anexo Nº 8, que pueden recuperarse y quedar en condiciones de ser convocados el año siguiente. Esta relación se genera en el Departamento de Reclutamiento, a partir de la Base de Datos, mediante el SISREC. 8.3.5 Actualización de antecedentes El Departamento de Reclutamiento, vía digitadora, procede a ingresar al SISREC, los antecedentes recibidos, actualizando los datos de cada ciudadano. 8.3.6 Archivo de Aplazados En la Base de Datos del Departamento de Informática y Computación se genera un archivo con los antecedentes de los Aplazados, con los siguientes datos, el que queda a disposición del SISREC: - Número del Rol Único Nacional - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Ultimo Domicilio
8.3.7 Sistema Estadístico Los antecedentes de este proceso conforman la base para estructurar los análisis estadísticos que requiere la Dirección para mejor resolver. 39 D.L. Nº 2.306, Art. 21º, inciso 2º 40 Ibidem
45 8.4 Ficha del Procedimiento PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: CONFORMACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO: DETERMINACIÓN DE APLAZADOS DEL AÑO ANTERIOR
OBJETIVO
Determinar la cantidad de aplazados para poder excluirlos de la Base de Conscripción del año en curso .
ENTRADAS DEL SUBPROCESO INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Listado de Condenados dejados en libertad Listado de Procesados sin pena aflictiva Listado de Condenados a penas inferiores Listado de Aplazados por enfermedad curable Listado de no presentados a Cursos Especiales.
Dirección General de Gendarmería de Chile Comisión Especial de Acreditación DGMN – DR DGMN – DINF
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
SISREC DGMN – DR
Digitadores DGMN – DINF
Base de Datos DGMN – DPD
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Archivo de Aplazados DGMN – DR
DGMN – DPD
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Recepción de los antecedentes de proveedores externos Correcto ingreso manual de antecedentes
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Fecha de recepción de requerimientos de parte de los organismos externos Tasa de error en ingresos manuales Comportamiento histórico de la base de datos
VERSIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO FECHA
1.00 Departamento de Reclutamiento 17 – Abril – 2007
Tabla N° 7. Ficha del Procedimiento “Determinación de Aplazados del año anterior”
46
9. PROCEDIMIENTO “D ETERMINACIÓN DE EXCLUIDOS” 9.1 Objetivo Determinar la cantidad de Varones excluidos para poder actualizar la Base de Conscripción del año en curso. 9.2 Representación Gráfica
Entr
ada
Proc
eso
Salid
a
Figura N° 9. Procedimiento “Determinación de Exclui dos año anterior”
9.3 Descripción de las actividades del procedimient o Una vez recibidos los antecedentes que se describen a continuación, el Departamento de Reclutamiento debe proceder al ingreso manual de éstos al SISREC, cambiando la categoría a Excluido (Ex). 9.3.1 Alta de alumnos Escuelas Matrices Las Escuelas Matrices de las Fuerzas Armadas, Carabineros, Investigaciones y Gendarmería de Chile deben remitir a la DGMN, 30 días después de producida el alta, la relación de los alumnos que ingresaron a esos institutos con el objeto de evitar que sean convocados a cumplir el S.M.O.41
Los alumnos de las Escuelas Matrices de las Fuerzas Armadas serán considerados en la categoría Acuartelados (AA) y los de las Escuelas de Carabineros, Investigaciones y Gendarmería, en calidad de Excluidos (Ex). 41 D.L. Nº 2.306, Reglamento Complementario, Art. 142º
47 9.3.2 Alta de Contratados por FF.AA., Orden y Seguridad y Gendarmería Las Instituciones de Carabineros, Investigaciones y Gendarmería deben remitir a la DGMN los primeros diez días hábiles de los meses de Ener o y Julio de cada año, una relación de todo el personal contratado por esas Instituciones en el semestre anterior, en calidad de personal de planta o alumnos.42
Esta relación deberá contener los siguientes datos: - Nombres y apellidos completos - R.U.N. - Año de nacimiento - Calidad en que fue dado de alta - Fecha de Alta en la Institución
9.3.3 Condenados a Penas Aflictivas Las personas condenadas a pena aflictiva quedan en calidad de excluidas en la Base de Conscripción. La Dirección General, a través de unestudio de cada caso podrá modificar lo anterior, siempre y cuando las considere moralmente aptas.43
En caso de privación de libertad, el jefe del respectivo establecimiento penal informará al Cantón de Reclutamiento correspondiente las circunstancias de la misma. En todo caso, la amnistía extingue la causal de exclusión señalada. 9.3.4 Actualización de antecedentes El Departamento de Reclutamiento, vía digitadora, procede a ingresar al SISREC los antecedentes recibidos, actualizando los datos de cada ciudadano
9.3.5 Archivo de Excluidos En la Base de Datos del Departamento de Informática y Computación se genera un archivo con los antecedentes de los Excluidos, con los siguientes datos, el que queda a disposición del SISREC: - Número del Rol Único Nacional - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Ultimo Domicilio
9.3.6 Sistema Estadístico Los antecedentes de este proceso conforman la base para estructurar los análisis estadísticos que requiere la Dirección para mejor resolver.
42Ibidem 43D.L. Nº 2.306, Reglamento Complementario, Art. 145º
48 9.4 Ficha del Procedimiento PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: CONFORMACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO: DETERMINACIÓN DE EXCLUIDOS
OBJETIVO
Determinar la cantidad de excluidos para poder actualizar la Base de Conscripción del año en curso .
ENTRADAS DEL SUBPROCESO INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Listado de Alumnos Escuelas Matrices Listado de Contrataciones de las FF.AA., Orden y
Seguridad y Gendarmería Listado de Condenados a pena aflictiva Listado de Religiosos Ministros de Culto
Instituciones FF.AA. Instituciones de Orden y Seguridad Dirección General de Gendarmería de Chile DGMN – DR DGMN – DINF
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
SISREC DGMN – DR
Digitadora DGMN – DINF
Base de Datos DGMN – DPD
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Archivo de Excluidos DGMN – DR
DGMN – DPD
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Recepción de los antecedentes de proveedores externos Correcto ingreso manual de antecedentes
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Tasa de error en ingresos manuales Comportamiento histórico de la base de datos
VERSIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO FECHA
1.00 Departamento de Reclutamiento 17 – Abril – 2007
Tabla N° 8. Ficha del Procedimiento “Determinación de Excluidos del año anterior”
10. SUBPROCESO “D IFUSIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN ”
10.1 Objetivo
Difundir, para conocimiento de toda la ciudadanía, los listados de los Varones que conforman la Base de Conscripción del año.
49 10.2 Representación Gráfica
Macroproceso [COM]: COMUNICACIONAL Versión 1.1
Proceso [COM – 2]: Comunicaciones Esternas
Subproceso [COM – 22]: Difusión de la Base de Conscripción
Depto. DCOM Director Empresa
Reclutamiento General Periodística
Entra
da
Base de
Conscripción
DGMN – DECOM DGMN-DIRECCIÓN
Borradores de Revisión
Listados Diagramación
del Proyecto
del Proyecto
DGMN – DR
Revisión de
Proc
eso
NO
listados
SI
NO
Aprobación
DGMN – DECOM
Despacho SI
del Proyecto
Aprobación
Empresa periodística
Salid
a Suplemento
WEB D.G.M.N.
Figura N° 10. Subproceso “Difusión de la Base de Co nscripción”
10.3 Descripción de las actividades del subproceso 10.3.1 Base de Conscripción
El Departamento de Reclutamiento extrae de la Base de Datos, a través del SISREC, la Base de Conscripción que se genera a través de los subprocesos y procedimientos definidos en el numeral 9 de este documento. 10.3.2 Elaboración de borradores
Mediante el proceso 6.1.15 “Proceso Difusión Inicial”44, el Departamento de Reclutamiento elabora los borradores del Listado de la Base de Conscripción, el que deben indicar los siguientes antecedentes: - Rol Único Nacional - Comuna 44
Manual del Usuario del SISREC, pág. 61
50 10.3.3 Revisión de listados El Departamento de Reclutamiento, basado en los borradores, procede a la revisión de los listados. De encontrarse correctos, los entrega al DCOM para su diagramación y trámite posterior. De estar incorrectos, se corrigen y se vuelve a repetir la secuencia.
10.3.4 Diagramación El DCOM, paralelamente ha estado trabajando en la diagramación del inserto que se publicará en un periódico de circulación nacional. Una vez recibido el archivo correspondiente, presenta el proyecto al Director General, para su aprobación. 10.3.5 Revisión y aprobación del Director General El Director, en exposición efectuada por el Jefe del DCOM, procede a revisar el proyecto. De aprobarse, este es entregado al DCOM para su despacho al medio periodístico. En caso de rechazo, el DCOM debe corregirlo y reiniciar la secuencia de aprobación
10.3.6 Despacho del proyecto Una vez aprobado por el Director General, el DCOM remite los antecedentes al medio de comunicación seleccionado de acuerdo a lo establecido en el contrato correspondiente. Del mismo modo, entrega los antecedentes a la empresa encargada de la administración de la página WEB de la DGMN para su publicación en este medio. 10.3.7 Página WEB de la D.G.M.N. Una vez aprobados los listados, el Departamento de Reclutamiento entrega al DCOM, un archivo magnético de la Base de Conscripción para que éste proceda a publicarlo en la página WEB de la DGMN, debiendo estructurar un moto r de búsqueda indexado por RUT, con los siguientes antecedentes: - Rol Único Nacional - Apellido y Nombres - Comuna Asimismo, debe aparecer una leyenda, para el caso de los sorteados, que indique las alternativas que le entrega la ley. Esta información debe estar a disposición del público desde el mes de Abril al mes de Octubre de cada año. 10.3.8 Publicación en Medios de Comunicación Socia l Una vez aprobados los listados, el Departamento de Reclutamiento entrega al DCOM, un archivo magnético para ser entregado al periódico de circulación que se adjudicó la propuesta de publicación, junto con la diagramaciónde la tapa y contratapa. Esta publicación se efectúa, mediante los procesos internos de esa empresa y por un sólo día, durante la primera quincena del mes de Abril de cada año. Una vez publicada, el DCOM debe devolver el archivo al DR.
51 10.3.9 Difusión La difusión se materializa en un periódico de circulación a nivel nacional, por un solo día, en un suplemento, actividad que debe previamente, haber sido sometida a un proceso de licitación pública. Lo anterior se debe reforzar con una campaña publicitaria, a través de radio, televisión y periódicos, a fin de informar a la ciudadanía de la publicación de estos listados.
10.4 Ficha del Proceso PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: DIFUSIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN
OBJETIVO
Difundir, para conocimiento de toda la ciudadanía, los listados que conforman la Base de Conscripción del año.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Base de Conscripción DGMN – DR
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DCOM
Página WEB DGMN – DR
DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Base de Conscripción Ciudadanía
Inserto Periódico DGMN – DR
Empresa periodística
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Fidelidad de los antecedentes Archivos computacionales en los formatos establecidos Publicación de listados en los plazos establecidos (oportunidad) Fiabilidad de la página WEB
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Porcentaje de error en los antecedentes de las personas Tiraje de la publicación
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 2.00 Departamento Comunicacional 12 – Julio – 2008
Tabla N° 9. Ficha del Subproceso “Difusión de la Ba se de Conscripción”
11. SUBPROCESO “A CTUALIZACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN ” 11.1 Objetivo Contar con antecedentes actualizados y fidedignos en la Base de Datos de la DGMN que permitan enfrentar, de manera segura y confiable, el resto del proceso de Reclutamiento.
52 11.2 Representación Gráfica
Proceso [REC - 1]: Reclutamiento Versión 1.2
Subproceso [REC - 13]: Actualización de la Base de Conscripción
Entr
ada
Salid
a
Proc
eso
MM.C.S. Interesado Gendarmería Oficina Depto. Depto. Control
Página WEB Cantonal Informática Reclutamiento de Gestión
Listado Base Listado de
Conscripción Reclusos
DGMN – DR
Datos Rectificación
NO
correctos Antecedentes BASE DE DATOS
Solicitud de Base de
SI Conscripción
Voluntariedad 4
Actualizada
2 3
1
SISREC ESTADÍSTICAS
Figura N° 11. Subproceso “Actualización de la Base de Conscripción” 11.3 Descripción de las Etapas del subproceso 11.3.1 Difusión de la Base de Conscripción Este Procedimiento se detalla en el punto 10 antes descrito.
11.3.2 El interesado Una vez realizada la difusión de la Base de Conscripción, el varón de la clase correspondiente al año debe comprobar si integra o no esta Base. De integrarla, debe verificar la concordancia de su comuna, antecedente fundamental para el resto del proceso.
11.3.3 Verificación de antecedentes En el caso que sus antecedentes estén correctos, puede solicitar su solicitud de Voluntariedad para cumplir con el S.M.O. En caso de no corresponder la comuna donde vive, debe concurrir al Cantón de Reclutamiento correspondiente a su domicilio y proceder a rectificar sus antecedentes.
11.3.4 Rectificación de antecedentes El interesado debe presentarse en el Cantón de Reclutamiento correspondiente, con su cédula de identidad al día, y solicitar la rectificación y actualización de sus antecedentes. 11.3.5 Listado de Reclusos En caso de privación de libertad de alguna persona incluida en la Base de Conscripción, el jefe del respectivo establecimiento penal informará a la Oficina Cantonal correspondiente las circunstancias de la misma45. Esta relación deberá contener los siguientes datos: - Número del Rol Único Nacional 45
D.L. Nº 2.306, Art. 22º
53 - Nombre y apellidos completos - Año de nacimiento - Ultimo Domicilio - Causal de la condena - Lugar de Reclusión
11.3.6 Ingreso de personas no consideradas por el SRCeI Las personas, de la clase correspondiente, que no figuren en el listado de personas nacidas remitido por el SRCeI, y que concurran a las Oficinas Cantonales, deben ser ingresados al SISREC y considerarlas en la Base de Conscripción.. 11.3.7 Base de Conscripción Actualizada Con las rectificaciones realizadas, se puede contar con una Base de Conscripción más completa y actualizada, quedando registrados en la Base de Datos del SISREC, la que será una fuente de entrada para el resto de los pro cesos. 11.3.8 Sistema Estadístico Los antecedentes de este proceso conforman la base para estructurar los análisis estadísticos que requiere la Dirección para mejor resolver. 11.4 Ficha del Subproceso PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN
OBJETIVO
Contar con antecedentes actualizados y fidedignos en la Base de Datos de la DGMN que permitan enfrentar, de manera segura y confiable, el resto del proceso de Reclutamiento.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Base de Conscripción DGMN – DR
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) Interesado
Página WEB Jefes establecimientos penales
DGMN – DR
DGMN – DCOM
DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Base de Conscripción DGMN – DR
DGMN – DINF
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Publicación de la Base de Conscripción en MM.C.S. Publicación de la Base de Conscripción en WEB Campaña publicitaria
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Porcentaje de error en los antecedentes de las personas Cantidad de rectificaciones de antecedentes
54 PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE CONSCRIPCIÓN
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 20 – Marzo - 2007
Tabla N° 10. Ficha del Subproceso “Actualización de la Base de Conscripción”
12. SUBPROCESO “S OLICITUD DE VOLUNTARIEDAD” 12.1 Objetivo Conformar la Base de Voluntarios para cumplir con el S.M.O., para el año en curso.
12.2 Representación Gráfica
Proceso [REC – 1]: Reclutamiento Versión 1.0
Subproceso [REC – 14 – A]: Solicitud de Voluntariedad Masculina
Entr
ada
Proc
eso
Salid
a
MM.C.S. Voluntario Oficina Depto. Depto. Control
Cantonal Reclutamiento Informática de Gestión
Listado Base
Conscripción
Entre 18 y 24 años
Formulario R - 100
Datos “Solicitud Inscripción
correctos Voluntaria”
Comprobación
FIN NO
Requisitos
Informe puede ser
destinado a otra
SI
institución
SI
BASE DE DATOS
SISREC
Certificado Certificado Base de
Inscripción Inscripción Base de
Conscripción
Voluntaria Voluntaria Voluntarios 4
Depurada
2 3
1
ESTADÍSTICAS
Figura N° 12. Subproceso “Solicitud de Voluntarieda d Masculina”
12.3 Descripción de las Etapas del subproceso 12.3.1 El interesado Una vez realizada la publicación y difusión de la Base de Conscripción, el Varón de la clase correspondiente al año debe comprobar si integra o no esta Base. De integrarla, debe verificar la concordancia de sus antecedentes. En el caso de estar correctos, puede solicitar la inscripción como Voluntario, en su modalidad de Conscripción ordinaria, hasta el último día hábil del mes de sep tiembre del año en curso.
55 Pueden optar a la voluntariedad además, y en el mis mo plazo señalado, aquellas personas de la categoría Disponible y aquellas personas sin instrucción militar entre los veinte y veinticuatro años de edad. Asimismo, las mujeres que pertenezcan a las clases comprendidas en el correspondiente llamado podrán concurrir a la Oficina Cantonal resp ectiva para manifestar su decisión de efectuar voluntariamente el S.M.O.
Proceso [REC – 1]: RECLUTAMIENTO Versión 1.0
Subproceso [REC – 14 – B]: Solicitud de Voluntariedad Femenina
Entr
ada
Proc
eso
Salid
a
Voluntario Oficina Depto. Depto. Control
Cantonal Reclutamiento Informática de Gestión
Formulario R - 100
“Solicitud Inscripción Voluntaria”
Entre 18 y 24 años
FIN NO Comprobación
Requisitos
SI
BASE DE DATOS
SISREC
Certificado Certificado
Inscripción Inscripción Base de Base de
Voluntaria Voluntaria Voluntarias Conscripción 2 3 4
1
ESTADÍSTICAS
Figura N° 13. Subproceso “Solicitud de Voluntarieda d Femenina” 12.3.2 Solicitud de voluntariedad Mediante el Formulario R – 100, el ciudadano solicita ser considerado como voluntario para cumplir con el S.M.O. En este acto debe demostrar su identidad a través de la Cédula de Identidad al día e informar su domicilio. 12.3.3 Inscripción de la voluntariedad De estar conformes los requisitos exigidos, el O.R. procede a inscribir la voluntariedad mediante el procedimiento establecido en el SISREC46. 46 Manual del Usuario del SISREC, procedimiento 4.1.1.11 “Inscripción de Voluntariedad”, pág. 27.
56 12.3.4 Base de Voluntarios Al término del Proceso, el Departamento de Reclutamiento contará con una Base de Voluntarios, que le permitirá generar la Convocator ia al S.M.O.
12.3.5 Análisis Estadístico De los resultados obtenidos se toma debida nota a fin de actualizar las bases estadísticas de la DGMN, para su evaluación y futuros análisis y estudios. 12.4 Ficha del Subproceso PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: SOLICITUD DE VOLUNTARIEDAD
OBJETIVO
Conformar la Base de Voluntarios para cumplir con el S.M.O., para el año en curso, tanto masculino como femenino.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Base de Conscripción DGMN – DR
Formulario R – 100 Interesado(a)
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Formulario R – 100 Interesado
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
Página WEB DGMN – DCOM
Campaña publicitaria DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Base de Voluntarios Interesado
FAR Inscripción voluntaria DGMN – DR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Publicación de la Base de Conscripción en MM.C.S. Publicación de la Base de Conscripción en WEB Campaña publicitaria
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Porcentaje de error en los antecedentes de las personas Cumplimiento de metas por Cantón Cantidad de inscripciones voluntarias
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 20 – Marzo - 2007
Tabla N° 11. Ficha del Subproceso “Solicitud de Vol untariedad”
57
13. SUBPROCESO “S ORTEO GENERAL” 13.1 Objetivo Proceso aleatorio cuyo OBJETIVO está orientado a determinar las personas de la Bas e de Conscripción, no voluntarios, que serán llamados al proceso de selección de contingente que debe acuartelarse anualmente, para satisfacer las necesidades que no se enteren con los varones inscritos como voluntarios. 13.2 Representación Gráfica
Proceso [REC – 1]: RECLUTAMIENTO Subproceso [REC – 15]: Sorteo General
Boletines Oficiales Director Depto. Depto. DCOM Control
FF.AA.
General
Reclutamiento Informátic
a de Gestión
Decreto Supremo
Antecedentes
Base de
Base de NO
Fija Cuota de
Históricos Voluntarios por Voluntarios por Tabla de
Contingente FF .AA.
Comuna
Comuna
Requerimientos
Entr
ada
Política de
Gobierno Tabla de
Distribución
SISREC
Razón para
sorteo
Varones a sortear Cantidad de Varones
a sortear por
por Comuna
Comuna
Base para
Proc
eso Sorteo General
O
Varones que Varones que Proceso de
serán no serán paridad o
llamados llamados imparidad
DGMN - DCOM
Salid
a Varones Varones Disponibles Difusión
Sorteados Sorteados año siguiente Sorteo 3 4
BASE DE DATOS General 2
1
ESTADÍSTICAS
Figura N° 14. Subproceso “Sorteo General”
13.3 Descripción de las actividades del subproceso Antecedentes La Cuota de Contingente para las FF.AA., los antecedentes históricos referidos a procesos anteriores y las políticas de gobierno, forman parte de los antecedentes que requiere el Director General para poder determinar la cantidad de personas que serán convocadas para el proceso de selección del Contingente.
58 13.3.1 Base de Voluntarios por Comuna La determinación de la Base de Voluntarios es obtenida mediante el SISREC, módulo
4.2.1.1, Estadísticas Preliminares: Voluntarios.47
13.3.2 Base de NO Voluntarios por Comuna La determinación de la Base de NO Voluntarios es obtenida mediante el SISREC, módulo 4.2.1.2, Estadísticas Preliminares: NO Voluntarios.48
13.3.3 Tabla de Requerimientos Los requerimientos por Comuna, Cantón y Unidad, necesarios para dar inicio al subproceso, se ingresan al SISREC a través del módulo 4.2.2 “Ingreso de Requerimientos”.49
13.3.4 Tabla de Distribución La cantidad de varones a convocar, para satisfacer los requerimientos de cada unidad es ingresada al SISREC, mediante el módulo 4.2.5 “Distribución”.50
13.3.5 Razón para Sorteo El Director General, a proposición del Departamento de Reclutamiento, determina cual será la razón de varones que será sometido al sorte o general.51
Para resolver al respecto, puede tomar en consideración los siguientes factores: - Antecedentes históricos - Política de gobierno - Cuota de Contingente para las FF.AA. - Voluntarios inscritos a la fecha - Tamaño del Registro Militar y de la Base de Conscripción
13.3.6 Varones a sortear por Comuna El Departamento de Reclutamiento, considerando la razón definida por el Director General, a través del SISREC, determina el listado de no voluntarios que ingresará al sorteo general, generando una Tabla para tal efecto, con indicación de RUT y Comuna. 13.3.7 Cantidad de Varones a sortear por Comuna Derivado de la proporción de varones que serán sometidos a sorteo, definida por el Director General, se ingresa al SISREC la cantidad a sortear, por comuna. Para este efecto se emplea el módulo 4.2.2 “Ingreso de Requerimientos”52
47 Manual del Usuario del SISREC, pág. 72 48 Ibidem, pág. 74 49 Ibidem, pág. 80 50 Ibidem, pág. 86 51 Cociente de dos números o, en general, de dos can tidades comparables entre sí. 52 Manual del Usuario del SISREC, pág. 80.
59 13.3.8 Alternativas del sorteo
El sorteo presenta tres alternativas para realizarlo53: - Selección aleatoria de varones que serán llamados a realizar el S.M.O. - Selección aleatoria de varones que no serán llamados a realizar el S.M.O. - Selección aleatoria por medio de un Proceso de paridad o imparidad. En el caso de la alternativa “Selección aleatoria de varones que serán llamados a realizar el S.M.O.”, el sistema entrega el listado (archivo) con los ciudadanos sorteados. En el caso de la alternativa “Selección aleatoria de varones que no serán llamados a realizar el S.M.O.”, el sistema entrega el listado con los que no fueron sorteados, generando una Tabla con los que deben concurrir a la convocatoria. En el caso de la alternativa “Selección aleatoria por medio de un Proceso de paridad o imparidad”, el sistema entrega el listado (archivo) con los sorteados.
13.3.9 Resultado del Sorteo General Como producto del sorteo, independiente de la modalidad que se defina, el SISREC entrega un archivo con la nómina de los sorteados para cumplir con el S.M.O. Este archivo es utilizado para las siguientes actividades: - Respaldo que queda en poder de las autoridades que determine el Director General. - Su publicación en un periódico de circulación nacional y página WEB de la D.G.M.N. - Base para el desarrollo del análisis estadístico. - Archivo de trabajo del SISREC para continuar con el Proceso de Selección. Aquellos que, producto del Sorteo General, no sean considerados en éste, pasarán a la categoría de “Disponibles” para el año siguiente. 13.3.10 Análisis Estadístico De los resultados obtenidos se toma debida nota a fin de actualizar las bases estadísticas de la DGMN, para su evaluación y futuros análisis y estudios. 53 Los procedimientos definidos en el SISREC para cada una de estas modalidades están dadas por
algoritmos matemáticos que generan la selección. Por lo tanto, no se explicitarán en este documento.
60 13.4 Ficha del Subproceso PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: SORTEO GENERAL
OBJETIVO
Proceso aleatorio destinado a determinar las personas de la Base de Conscripción, no voluntarios, que serán llamados al proceso de selección de contingente que debe acuartelarse anualmente, para satisfacer las necesidades que no se enteren con los varones inscritos como voluntarios.
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Decreto de Convocatoria Director General
Razón para el sorteo DGMN – DR Base de Conscripción Tabla de Requerimientos Tabla de Distribución
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
Página WEB DGMN – DCOM
Periódico de circulación nacional DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Base de Sorteados Interesado
MDN
DGMN – DR
DGMN – DCOM
DGMN – DPD
DGMN – DINF
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO SISREC Publicación del resultado del sorteo Campaña publicitaria
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Cantidad de varones sorteados v/s requerimientos VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 28 – Marzo - 2007
Tabla N° 12. Ficha del Subproceso “Sorteo General”
14. SUBPROCESO “D IFUSIÓN DEL SORTEO GENERAL” 14.1 Objetivo Su OBJETIVO es Difundir, para conocimiento de toda la ciudadanía, los listados con el resultado del Sorteo General del año.
61 14.2 Representación Gráfica
Macroproceso [COM]: COMUNICACIONAL Versión 1.0
Proceso [COM – 2]: Comunicaciones Externas
Subproceso [COM – 23]: Difusión del Sorteo General
Depto. Depto. DCOM Director Empresa
Informática
Reclutamiento
General
Periodística
Entr
ada
Resultado
Sorteo
General
DGMN – DECOM DGMN-DIRECCIÓN
Borradores de Revisión
Listados Diagramación
del Proyecto
del Proyecto
DGMN-DR
Revisión de
NO
Proc
eso
listados
SI
NO
Aprobación
DGMN – DECOM
Despacho SI
del Proyecto
Aprobación
Empresa periodística
Salid
a
Suplemento
WEB D.G.M.N.
Figura N° 15. Subproceso “Difusión del Sorteo Gener al”
14.3 Descripción de las actividades del subproceso 14.3.1 Resultado del Sorteo General El Departamento de Informática y Computación, una vez finalizado el Sorteo General, como producto de salida de ese proceso, genera un archivo con el resultado de éste, remitiéndolo al Departamento de Reclutamiento. 14.3.2 Elaboración de borradores A base del archivo generado por el Departamento de Informática y Computación, el Departamento de Reclutamiento elabora el borrador del listado de los varones sorteados, el que deben indicar los siguientes antecedentes: - Rol Único Nacional - Comuna
62 14.3.3 Revisión de listados El Departamento de Reclutamiento, basado en los borradores, procede a la revisión de éstos. De encontrarse correctos, los entrega al DCOM para su diagramación y trámite posterior. De estar incorrectos, se vuelve a repetir la secuencia.
14.3.4 Diagramación El DCOM, paralelamente ha estado trabajando en la diagramación del inserto que se publicará en un periódico de circulación nacional. Una vez recibido el archivo correspondiente, presenta el proyecto al Director General, para su aprobación. 14.3.5 Revisión y aprobación del Director General El Director, en exposición efectuada por el Jefe del DCOM, procede a revisar el proyecto. De aprobarse, es despachado al medio periodístico licitado. En caso de rechazo, el DCOM debe corregirlo y reiniciar la secuencia de aprobación
14.3.6 Despacho del proyecto Una vez aprobado por el Director General, el DCOM remite los antecedentes al medio de comunicación seleccionado para su publicación de acuerdo a lo establecido en el contrato correspondiente. Del mismo modo, entrega los antecedentes a la empresa encargada de la administración de la página WEB de la D.G.M.N. 14.3.7 Página WEB de la D.G.M.N. Una vez aprobado el proyecto, el DCOM procede a publicarlo en la página WEB de la DGMN, el que debe indicar los siguientes antecedentes: - Rol Único Nacional - Apellidos y Nombres - Comuna Esta información debe estar a disposición del público desde el mes de Octubre al mes de Diciembre de cada año.
14.3.8 Publicación en Medios de Comunicación Socia l Una vez aprobado el proyecto, el DCOM lo entrega al periódico de circulación que se adjudicó la propuesta de publicación. Esta publicación se efectúa por un sólo día, dentro de los 7 (siete) días después de efectuado el Sorteo.
63 14.4 Ficha del Subproceso MACROPROCESO: COMUNICACIONAL PROCESO: DIFUSIÓN EXTERNA SUBPROCESO: DIFUSIÓN DEL SORTEO GENERAL
OBJETIVO
Difundir, para conocimiento de toda la ciudadanía, los listados con el resultado del Sorteo General del año.
ENTRADAS DEL PROCESO INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Resultado del sorteo DGMN – DR
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DCOM
Página WEB DGMN – DR
Periódico de circulación nacional DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Suplemento periodístico en diario de circulación Interesado
nacional DGMN – DR
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO SISREC Publicación del resultado del sorteo Campaña publicitaria
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Publicación en la fecha prevista en la planificación Encuesta de satisfacción del cliente
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento Comunicacional 28 – Marzo - 2007
Tabla N° 13. Ficha del Subproceso “Difusión del Sor teo General”
15. SUBPROCESO “C ONVOCATORIA AL S.M.O.” 15.1 Objetivo Materializar el llamado de los ciudadanos que están en condiciones de iniciar el Proceso de Selección de Soldados Conscriptos, a cargo de las Instituciones de las FF.AA.
64 15.2 Representación Gráfica
Proceso [REC – 1]: Reclutamiento Versión 1.0
Subproceso [REC – 16]: Convocatoria S.M.O.
Boletines Oficiales Depto. Depto. Director Servicio de Oficina DCOM
FF.AA.
Reclutamiento
Adm. y Log.
General
Correos
Cantonal
Decreto Supremo Requerimientos
Convocatoria de Impresión
Sorteados en
Entr
ada
Sorteo General
Rechazados
por CEA
Voluntarios
DGMN – DAL
Borrador
Pruebas de
Convocatoria
Aprobación SI
S.M.O. Impresión
Proc
eso
DGMN – DAL
Borrador Listados
Impresión
SI
Convocatoria
definitiva
S.M.O.
NO
Salid
a DGMN – DAL Empresa de Correos Oficina Cantonal
Embalaje y Proceso de
Despacho Distribución
Difusión
W EB D.G.M.N.
Figura N° 16. Subproceso “Convocatoria al S.M.O.” 15.3 Descripción de las Etapas del subproceso 15.3.1 Decreto Supremo de Convocatoria al S.M.O. El Decreto Supremo de Convocatoria permite establecer la cantidad de personas que deben ser convocadas a cumplir el S.M.O. 15.3.2 Sorteados en Sorteo General, sin reclamació n Los varones sorteados en el Sorteo General, que no presentaron reclamación ante la C.E.A., conforma un segundo elemento de entrada al proceso de convocatoria. 15.3.3 Rechazados por la CEA Aquellos varones cuya reclamación presentada ante la C.E.A. fue rechazada, pasan a integrar la base para efectuar la convocatoria al S.M.O. 15.3.4 Voluntarios Los voluntarios conforman el último elemento de ent rada necesario para realizar la convocatoria.
65 15.3.5 Borrador de Listados de Convocatoria (Archivo) Permite la definición de la distribución de los voluntarios y no voluntarios que serán llamados a cumplir con su Servicio Militar, a través del empleo de las herramientas que entrega el SISREC.54
Este borrador deberá contener, a lo menos, los sigu ientes antecedentes: - Cantón - Unidad de Destino - Institución - Fecha de Presentación - Local de Presentación - RUN - Nombres y Apellidos
15.3.6 Borrador de Listados de Convocatoria (Listados) Una vez comprobado el archivo que permite generar los listados de convocatoria, se imprimen los borradores de éstos para hacer las pruebas de impresión. 15.3.7 Subproceso Impresión de prueba de los lista dos de convocatoria El DAL, una vez recibidos los borradores de los listados, junto a los requerimientos de impresión y distribución, realiza las pruebas de impresión. 15.3.8 Aprobación por parte del Director General Una vez impresos los borradores, son sometidos a revisión, a través del Conducto Regular, por parte del Director General. De ser aprobados, pasan a la impresión definitiva o bien, regresan al Departamento de Reclutamiento para su rediseño, lo que implica volver al 15.3.5., antes descrito.
15.3.9 Subproceso Impresión definitiva de los list ados de convocatoria El DAL, una vez aprobados por el Director General los borradores de los listados y de acuerdo a los requerimientos de ejemplares, realiza las impresiones correspondientes. 15.3.10 Embalaje y Despacho Aprobados los listados por el Director General e impresos en las cantidades requeridas por el Departamento de Reclutamiento, el DAL procede a su embalaje y distribución a través de una empresa externa especialista en esta materia. La empresa de correos que se adjudicó el traslado de los listados a las Oficinas Cantonales del país, a través de sus procesos internos, procede a la entrega a domicilio. 15.3.11 Proceso de Difusión de los Listados de Conv ocatoria La Oficina Cantonal, una vez recibidos los listados de convocatoria parte de la empresa de correos, debe proceder a difundirlos a la comunidad, colocándolos en lugares de alta afluencia de público. Esta información debe estar a disposición del público desde el mes de Diciembre al mes de marzo del año siguiente. 54
Manual del Usuario del SISREC, procedimiento 4.2.9, pág. 92
66 Lo anterior se debe reforzar con una campaña comunicacional, tanto nacional como local, a fin de informar a la ciudadanía de la publicación de estos listados. 15.3.12 Página WEB de la DGMN. Una vez aprobados los listados, el DCOM procede a publicarlo en la página WEB de la DGMN, debiendo indicar los siguientes antecedentes, estructurando un motor de búsqueda indexado por RUT y Apellidos: - Cantón (Dirección y teléfono) - Lugar de presentación - Fecha de presentación - Rol Único Nacional - Apellidos y Nombres 15.4 Ficha del Subproceso PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: CONVOCATORIA AL S.M.O.
OBJETIVO
Materializar el llamado de los ciudadanos que están en condiciones de iniciar el Proceso de Selección de Soldados Conscriptos, a cargo de las Instituciones de las FF.AA.
ENTRADAS DEL SUBPROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Decreto Supremo de Convocatoria Presidente República
Antecedentes SISREC DGMN – DR
Requerimientos de Impresión
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
SISREC DGMN – DR
Base de Datos DGMN – DINF
Borradores Listados de llamado DGMN – DAL
Procesos logísticos
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Listados de llamado Interesado
Página WEB D.G.M.N. DGMN – DR
DGMN – DINF
DGMN – DECOM
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Estabilidad del SISREC Fiabilidad empresa de Correos
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Cumplimiento de los plazos en la tramitación Resultados proceso de selección de soldados conscriptos
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA
1.00 Departamento de Reclutamiento 23 – Abril – 2007
67
Tabla N° 14. Ficha del Subproceso “Convocatoria al S.M.O.”
16. SUBPROCESO “S ORTEO FINAL” 16.1 Objetivo Su OBJETIVO es Determinar aleatoriamente, de entre los varones no voluntarios para cumplir el S.M.O., clasificados como aptos, aquellos que se acuartelarán. 16.2 Representación Gráfica
Figura N° 17. Subproceso “Sorteo Final”
16.3 Descripción de las actividades del subproceso 16.3.1 Aptos No Voluntarios La Comisión Seleccionadora de Soldados Conscriptos, una vez finalizado su proceso de selección, determina quienes están Aptos, Excluidos o Aplazados. De entre aquellos aptos y ante la necesidad de cubrir las vacantes que no fueron cubiertas por los voluntarios, la Comisión elabora un listado con aquellos no voluntarios que serán considerados en el Sorteo Final. 16.3.2 Cantidad de varones a sortear por Cantón El OR, en coordinación con el Jefe de la Comisión Seleccionadora de Soldados Conscriptos, considerando las necesidades para completar la cuota de acuartelamiento, define la cantidad de varones a sortear.
68 16.3.3 Alternativas de sorteo El sorteo, de acuerdo a lo definido en el SISREC, presenta tres alternativas para realizarlo: - Selección aleatoria de varones que serán Acuartelados. - Selección aleatoria de varones que no serán Acuartelados. - Selección aleatoria por medio de un Proceso de paridad o imparidad. En el caso de la alternativa “Selección aleatoria de varones que serán Acuartelados”, el sistema entrega el listado (archivo) con los sorteados. En el caso de la alternativa “Selección aleatoria de varones que no serán Acuartelados”, el sistema entrega el listado (archivo) con aquellos que no fueron sorteados, generando una Tabla depurado con los restantes, es decir, los que se deben acuartelar. En el caso de la alternativa “Selección aleatoria por medio de un Proceso de paridad o imparidad”, el sistema entrega el listado (archivo) con los sorteados. 16.3.4 Resultado del Sorteo Final Como producto del sorteo, independiente de la modalidad que se defina, el SISREC entrega un archivo con la nómina de los sorteados para Acuartelarse. Aquellos ciudadanos que, producto del Sorteo Final, no sean considerados en éste, pasarán a la categoría de “Disponibles” para el año siguiente. 16.3.5 Análisis Estadístico De los resultados se toma debida nota a fin de actualizar las bases estadísticas de la DGMN, para su evaluación y futuros análisis y estudios.
69 16.4 Ficha del Subproceso PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: SORTEO FINAL
OBJETIVO
Determinar aleatoriamente, de entre los varones no voluntarios para cumplir el S.M.O., clasificados como aptos, aquellos que se acuartelarán.
ENTRADAS DEL SUBPROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Relación de Aptos No Voluntarios Comisión Seleccionadora de Soldados Conscriptos
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
SISREC DGMN – DR
Base de Datos DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Relación de Acuartelados DGMN – DR
Relación de no Acuartelados DGMN – DINF
Base de Datos actualizada Comisión Seleccionadora de Soldados Conscriptos
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Estabilidad del SISREC
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Cuotas de acuartelamiento Resultados proceso de selección de soldados conscriptos Percepción ciudadana
VERSIÓN RESPONSABLE DEL PROCESO FECHA
1.00 Departamento de Reclutamiento 24 – Abril – 2007
Tabla N° 15. Ficha del Subproceso “Sorteo Final”
17. SUBPROCESO “P OSTULACIÓN S.M.O., MODALIDADES ALTERNATIVAS” 17.1 Objetivo Conformar la Base de personas que, una vez finalizado el Sorteo General, deseen cumplir con el S.M.O. en las Modalidades Alternativas que se indican, para el año en curso:55
- Conscripción Ordinaria en forma inmediata - Conscripción Ordinaria al término de los estudios - Prestación de Servicios - Curso Especial de Instrucción Militar 55
D.L. N° 2.306, Art. 30° F, inciso 1°
70 17.2 Representación Gráfica
Figura N°18. Subproceso “Postulación S.M.O. Modali dades Alternativas”
17.3 Descripción de las actividades del subproceso 17.3.1 El interesado Una vez difundido el resultado del Sorteo General y habiendo sido sorteado, el varón de la clase correspondiente al año puede optar por las siguientes alternativas: a. Aceptar el resultado y participar en el Proceso de Selección de las FF.AA. b. Reclamar ante la C.E.A., en caso de tener una causal de exclusión c. Solicitar una Modalidad Alternativa para cumplir el S.M.O. De definirse por la última de las alternativas, en un plazo no superior a los 30 días después de la publicación del Sorteo General, debe acercarse a un Cantón de
Reclutamiento y, mediante el formulario correspondiente, postular a las siguientes opciones: - Conscripción Ordinaria en forma inmediata, junto con su clase - Conscripción Ordinaria al término de sus estudios - Prestación de Servicios al término de sus estudios - Realizar un Curso Especial de Instrucción Militar
17.3.2 Solicitud de Modalidad Alternativa El postulante solicita ser considerado para cumplir con el S.M.O. en las modalidades señaladas. En este acto debe certificar su identidad con la cédula de identidad al día.
71 17.3.3 Comprobación de requisitos El Oficial de Reclutamiento procede a verificar los antecedentes de identidad del interesado, mediante la presentación de la cédula de identidad en el SISREC. Además, debe comprobar que el ciudadano fue sorteado para realizar el S.M.O. Asimismo, el postulante debe acreditar el nivel de estudios exigido para cada caso, mediante los certificados legalmente emitidos. De no cumplirlos, su postulación es rechazada. 17.3.4 Tramitación de Modalidad De estar conformes los requisitos, el O.R. procede a tramitar la modalidad mediante el procedimiento 4.1.1.12 “Conscripción al término de la carrera”, 4.1.1.13 “Conscripción Ordinaria en forma inmediata”, 4.1.1.14 “Curso Especial de Instrucción Militar” y 4.1.1.15 “Prestación de Servicios, en el SISREC. 17.3.5 Base de solicitudes de Modalidades Al término del Proceso, el Departamento de Reclutamiento contará con una base de datos que le permitirá generar la Convocatoria al S.M.O. en las diferentes modalidades alternativas. 17.3.6 Análisis Estadístico De los resultados obtenidos se toma debida nota a fin de actualizar las bases estadísticas de la DGMN, para su evaluación y futuros análisis y estudios. 17.4 Ficha del Subproceso PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: POSTULACIÓN S.M.O. MODALIDADES ALTERNATIVAS
OBJETIVO
Conformar la Base de varones que, una vez finalizado el Sorteo General, deseen para el año en curso, cumplir con el S.M.O. en las Modalidades Alternativas que se indican: - Conscripción Ordinaria al término de los estudios - Prestación de Servicios - Curso Especial de Instrucción Militar
ENTRADAS DEL PROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Base de Conscripción DGMN – DR
Resultados Sorteo General Interesado
Formularios R – 105 al R - 108
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
Formularios R – 105 al R - 108 Interesado
Sistema de Reclutamiento (SISREC) DGMN – DR
Página WEB DGMN – DCOM
Campaña publicitaria DGMN – DINF
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Base de Postulantes Interesado
FAR Inscripción Modalidades Alternativas DGMN – DR
72 PROCESO: “R ECLUTAMIENTO” SUBPROCESO: POSTULACIÓN S.M.O. MODALIDADES ALTERNATIVAS
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Publicación del Sorteo General en MM.C.S. Publicación del resultado del Sorteo General en WEB Campaña publicitaria
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Porcentaje de error en los antecedentes Cumplimiento de metas por Cantón Cantidad de inscripciones
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA 1.00 Departamento de Reclutamiento 25 – Abril - 2007
Tabla N° 16. Ficha del Subproceso “Postulación S.M. O. Modalidades Alternativas”
18. SUBPROCESO “C ONVOCATORIA S.M.O., MODALIDADES ALTERNATIVAS” 18.1 Objetivo El OBJETIVO de la Convocatoria es Materializar el llamado de las personas que están en condiciones de iniciar el Proceso de Selección de Soldados Conscriptos, en las modalidades alternativas, a cargo de las Instituciones de las FF.AA. Presentación Gráfica
Figura N°19. Subproceso “Convocatoria al S.M.O., M odalidad Alternativa”
73 18.2 Descripción de las Etapas del subproceso 18.2.1 Decreto Supremo de Convocatoria al S.M.O. El Decreto Supremo de Convocatoria permite establecer la cantidad de personas que deben ser convocados a cumplir el S.M.O. y la modalidad de cumplimiento. 18.2.2 Archivos de postulantes a modalidades alternativas Producto de los procesos de inscripción a las diferentes modalidades alternativas, una vez terminado el Sorteo General y cumplido el plazo para este trámite, se generan los respectivos archivos que son la base para la convocatoria. 18.2.3 Requerimientos de impresión El Departamento de Reclutamiento, de acuerdo a sus necesidades de difusión de los listados, remite al DAL las necesidades de ejemplares para ser distribuidos a las diferentes Oficinas Cantonales. Este antecedente le permite al DAL dimensionar las necesidades para el proceso de impresión y para la distribución a través de una empresa de correos. 18.2.4 Borrador de Listados de Convocatoria (Archivo) Permite la definición de la distribución de los voluntarios y no voluntarios que serán llamados a cumplir con su Servicio Militar, a través del empleo de las herramientas que entrega el SISREC56. Este borrador deberá contener, a lo menos, los sigu ientes antecedentes: - Cantón - Unidad de Destino - Institución - Fecha de Presentación - Local de Presentación - RUN - Nombres y Apellidos
18.2.5 Borrador de Listados de Convocatoria (Listados) Una vez comprobado el archivo que permite generar los listados de convocatoria, se imprimen los borradores de éstos para hacer las pruebas de impresión. 18.2.6 Subproceso Impresión de prueba de los lista dos de convocatoria El DAL, una vez recibidos los borradores de los listados, junto a los requerimientos de impresión y distribución, realiza las pruebas de impresión. 18.2.7 Aprobación por parte del Director General Una vez impreso los borradores, son sometidos a revisión, a través del Conducto Regular, por parte del Director General. De ser aprobados, pasan a la impresión definitiva o bien, regresan al Departamento de Reclutamiento para su rediseño, lo que implica volver al 18.3.5., antes descrito.
56 Manual del Usuario del SISREC, procedimiento 4.2.9, pág. 92
74 18.2.8 Subproceso Impresión definitiva de los list ados de convocatoria El DAL, una vez aprobados por el Director General los borradores de los listados y de acuerdo a los requerimientos de ejemplares, realiza las impresiones correspondientes. 18.2.9 Embalaje y Despacho Aprobados los listado por el Director General e impresos en las cantidades requeridas por el Departamento de Reclutamiento, el DAL procede a su embalaje y distribución a través de una empresa externa especialista en esta materia. 18.2.10 Proceso de Difusión de los Listados de Conv ocatoria La Oficina Cantonal, una vez recibidos los listados de convocatoria, debe proceder a difundirlos a la comunidad, colocándolos en lugares de alta afluencia de público. Esta información debe estar a disposición del público desde el mes de Diciembre al mes de marzo del año siguiente. Lo anterior se debe reforzar con una campaña comunicacional, tanto nacional como local, a fin de informar a la ciudadanía de la publicación de estos listados. 18.2.11 Página WEB de la DGMN. Una vez aprobados los listados, el DCOM procede a publicarlo en la página WEB de la DGMN, debiendo indicar los siguientes antecedentes, estructurando un motor de búsqueda indexado por RUT y Apellidos: - Cantón (Dirección y teléfono) - Lugar de presentación - Fecha de presentación - Hora de presentación - Rol Único Nacional - Apellidos y Nombres
75 18.3 Ficha del Subproceso PROCESO: RECLUTAMIENTO SUBPROCESO: CONVOCATORIA AL S.M.O. MODALIDAD ALTERNATIVA
OBJETIVO
Materializar el llamado de las personas que están e n condiciones de iniciar el Proceso de Selección de Soldados Conscriptos, en las modalidades alternativas, a cargo de las Instituciones de las FF.AA.
ENTRADAS DEL SUBPROCESO
INSUMOS/RECURSOS/REQUERIMIENTO PROVEEDORES
Decreto Supremo de Convocatoria Presidente República
Antecedentes SISREC DGMN – DR
Requerimientos de Impresión
PROCESO
HERRAMIENTAS DE APOYO PARTICIPANTES
SISREC DGMN – DR
Base de Datos DGMN – DINF
Borradores Listados de llamado DGMN – DAL
Procesos logísticos
SALIDAS DEL PROCESO
PRODUCTOS/SERVICIOS CLIENTES
Listados de llamado Interesado
Página WEB D.G.M.N. Servicio de Correos
Cartas Certificadas DGMN – DR
DGMN – DINF
DGMN – DECOM
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Estabilidad del SISREC Fiabilidad empresa de Correos
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
Cumplimiento de los plazos en la tramitación Resultados proceso de selección
VERSIÓN RESPONSABLE DEL SUBPROCESO FECHA
1.00 Departamento de Reclutamiento 25 – Abril – 2007
Tabla N° 17. Ficha del Subproceso “Convocatoria al S.M.O., Modalidad Alternativa”