PROCEDIMIENTO DE GESTION DE TESORERIA - eaaay.gov.co GESTION... · FLUJOGRAMA REVISION yRECEPCION...
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---- --------------------------------~-- «'» Tipo de Documento PROCEDIMIENTO DE GESTION DE TESORERIA - INGRESOS Procedimiento Código !Al. Empresa de Acueducto, 51.24.01 Icantarillado y Aseo de Yapal E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión NIT.••.• ,OOO.lss-- 2013-09-18 2014-12-19 02 1. INFORMACION GENERAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Tesorería - Ingresos RESPONSABLE: Profesional Oficina de Tesorería OBJETIVO: Normalizar el proceso de elaboración, presentación y radicación de ingresos de tesorería en la Empresa. ALCANCE: Inicia con la identificación del ingreso, posteriormente el respectivo registro y finaliza con la revisión y aplicación en el sistema financiero. INSUMO: Archivos remitidos por las entidades financieras, facturas canceladas. PRODUCTO: Ingresos registrados en el sistema financiero y certificados a la oficina de presupuesto. USUARIOS Ciudadanía, Organismos de Control y Vigilancia, Entidades Gubernamentales, Funcionarios de la EAAAY. TÉRMINOS Y DEFINICIONES: BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder préstamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras. RECAUDO: Cobrar o percibir dinero. ARCHIVO: Espacioque se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única. FACTURA: Cuenta detallada de cada una de estas operaciones, con expresión de número, peso o medida, calidad y valor o precio. SUSCRIPTORES: Personao entidad que recibe un beneficio. INTERFACE: Zona de comunicación o acción de un sistema sobre otro. INGRESO: Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios. Página1 de 5
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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE TESORERIA - INGRESOS ProcedimientoCódigo
!Al. Empresa de Acueducto, 51.24.01Icantarillado y Aseo de Yapal
E.I.C.E - E.S.PFecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónNIT .••.• ,OOO.lss--
2013-09-18 2014-12-19 02
1. INFORMACION GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Tesorería - Ingresos
RESPONSABLE: Profesional Oficina de Tesorería
OBJETIVO: Normalizar el proceso de elaboración, presentación y radicación de ingresos de tesorería en la Empresa.
ALCANCE: Inicia con la identificación del ingreso, posteriormente el respectivo registro y finaliza con la revisión y aplicación en elsistema financiero.
INSUMO: Archivos remitidos por las entidades financieras, facturas canceladas.
PRODUCTO: Ingresos registrados en el sistema financiero y certificados a la oficina de presupuesto.
USUARIOS Ciudadanía, Organismos de Control y Vigilancia, Entidades Gubernamentales, Funcionarios de la EAAAY.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES:BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley,admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder préstamos, descuentos y en general, todotipo de operaciones financieras.
RECAUDO: Cobrar o percibir dinero.
ARCHIVO: Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienenla misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
FACTURA: Cuenta detallada de cada una de estas operaciones, con expresión de número, peso o medida, calidad y valor o precio.
SUSCRIPTORES: Persona o entidad que recibe un beneficio.
INTERFACE: Zona de comunicación o acción de un sistema sobre otro.
INGRESO: Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios.
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Empresa de Acueducto. 51.24.01Alcantarillado y Aseo de Yapal
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2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
Para aquellas entidades financieras y puntosde pago donde se tiene formalizado elconvenio de pagos por medios electrónicos, serevisa la información recibida diariamente alcorreo electrónico [email protected], eldía siguiente a su generación y a través desus portales empresariales, los cuales debencumplir con lo siguiente:
ACTIVIDAD
1. REVISIONRECAUDO
y RECEPCION DEL
FLUJOGRAMA
REVISION y RECEPCIONDEL RECAUDO
RESPONSABLE DOCUMENTO OREGISTRO
• El banco genera un ARCHIVO DERECAUDO,en el cual registrará cada una delas transacciones de pagos de serviciosrealizados para facturas correspondientes a iaEmpresa. Dicho archivo será generado enASOBANCARIA98 y 2001 el cual reportara lainformación de las transacciones electrónicasde pagos de facturas.
• Archivo Plano para los puntos de pago.
Nota 1. Cuando hay inconvenientes con losarchivos planos en las Entidades Financieras ylos puntos de pago se tiene formalizado queenvíen las colillas junto con el reporte deconsignación para realizar el descarguemanual.
COULLASYCONSIGNACIONES
APLICACIÓN SYSMAN
AuxiliarRecaudo
Reportesdigitales:Bancos -Puntos dePago
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Empresa de Acueducto, 51.24.01IcantarilladOl Aseo de Yapal
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2. APLICACION DEL RECAUDO SISTEMACOMERCIAL (SYSMAN)
Después de verificar y validar la informaciónreportada por las entidades financieras seefectúa el proceso de descargue y aplicaciónde las facturas pagadas por los suscriptoresen el Sistema Comercial (SYSMAN).
3. ENVío DE INFORMACIÓN
La Empresa tiene convenios de recaudo conentidades privadas por lo cual, se remitediariamente reporte de recaudo mediantearchivo plano el cual arroja el sistemacomercial (SYSMAN) a las entidades de:Rayco S.A al correo electró[email protected] y Aseo UrbanoS.A a los correos electró[email protected] yfacturació[email protected]
4. APLICACIÓN DEL RECAUDO SISTEMAFINANCIERO INTEGRADO (SYSMAN)
Revisado el informe generado por el sistemacomercial, si no presenta diferencia con lainterface, se procede a revisar la Informaciónen el Sistema Financiero Integrado,verificando día a día cada banco.
INTERFACE
ENVIO DEINFORMACION
REVISION srSMAN
APLiCACiÓN SYSMAN
REPORTE
Auxiliar deRecaudo
Auxiliar deRecaudo
AuxiliarAdministrativo
AuxiliarAdministrativo
Aplicación enel SistemaComercial(SYSMAN)
Envío deinformación
correoelectrónico
Aplicación enel sistemaFinancieroIntegrado(SYSMAN)
Informereporte derecaudo
consolidadopor banco
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IcantarllladOl Aseo de YapalE.I.C. - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión"'IT_&w.OOO.~
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5. GENERACION DE REPORTE
Se archiva en consecutivo por fecha, elreporte de recaudo de conformidad con la leyde Archivo.
6. CIERRE MENSUALProfesional
Una vez aplicado el recaudo del mes, se de Tesorería Certificaciónrealiza auditoria frente a ejecucionespresupuestales, generando certificación delingreso.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Reportes digitales: Bancos - Puntos de Pago, Informe reporte de recaudo consolidado por banco, Certificación.
4. APROBACIONES
Emilio Andrés Alvis TorresLíder del Proceso
Revisó
Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC
Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante Le al
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5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN
Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por:
01 2013-09-18 Todos Aprobación Inicial Representante Legal
02 2014-12-19 Todos Cambio de Formato Representante Legal
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