INICIATIVA CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

1 QUE ES CERO PAPEL

PROCESOS ELECTRÓNICOS

• Racionalización y optimización de procesos

• Automatización (BPM)

DOCUMENTOS

ELECTRÓ-NICOS

• Manejo seguro de activos de información

• Aplicaciones de gestión documentos electrónicos

• Uso de estándares

BUENAS PRÁCTICAS

• Aprovechamiento de TIC en buenas practicas

• Cambio cultura organizacional

una reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.

establecer lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos.

Oficina sin papel o cero papel es ..

La iniciativa cero papel, como parte del Plan Vive Digital busca…

Gasto anual en impresiones USD 1.3 billones. Ahorro potencial: USD 440 millones

Impresión promedio día x empleado: 30 hojas

Baja implementación de buenas prácticas en entidades: • Políticas de impresión 11%• Impresión doble cara 9%• Control individual impresión 5%

Razones para excesos de impresión• Necesidad firmas en papel 57%• Para revisar en reuniones 54%• Para compartir con otros 51%• Requisitos de archivo / almacenamiento 38%

SITUACIÓN GOB. FEDERAL (2009) LECCIONES APRENDIDAS

12

30

Casa Oficina

Hojas impresas

• Cambio de mentalidad; los empleados no son conscientes del costo de imprimir.

• Es posible lograr grandes ahorros solo mediante la implementación de buenas prácticas de impresión

• Es necesario desarrollar mecanismos habilitantes que superen la necesidad de usar papel (firmas, revisión, archivo)

1.1 Experiencia USA Gobierno Federal: Buenas prácticas

Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009

Teletrabajo

Cada año se dedican al menos 362 millones de horas y 147 mil millones de euros a gestionar procesos de documentación empresarial crítica

El 31% de todas las organizaciones europeas siguen perdiendo documentos importantes

Solo 22% disponen de procesos completamente automatizados para gestionar la información empresarial crítica

En promedio, el 42% de la información crítica está disponible solo en formato impreso.

SITUACIÓN EMPRESAS (2011) LECCIONES APRENDIDAS

• Importante comenzar con estándares y lineamientos

• El proceso de automatización de procesos y documentos lleva tiempo

• Existen oportunidades en gestión del conocimiento, la seguridad y la efectividad en las organizaciones

• Las barreras principales para optimizar procesos son la falta de tiempo, falta de personal asignado, y falta de apoyo real de la dirección. (no hay tiempo para mejorar porque estamos ocupados debido a que no somos eficientes)

Índice de Eficiencia de Procesos. Coleman Parkes Research para RICOH – Junio 2011 . 458 organizaciones en Bélgica, Francia, Alemania, Italia, los Países Bajos, Suecia, Finlandia, Noruega y Dinamarca, España, Suiza y el Reino Unido.

1.2 Experiencia: Europa: eficiencia de procesos

• Costos papel• Costos impresión• Costos almacenamiento• Costos de consulta• Costos de transporte y

distribución

ECONÓMICO

• Consumo de madera / árboles

• Contaminación agua y atmósfera

• Gastos de energía • Generación de desechos

AMBIENTAL

• Horas hombre dedicadas a localización y gestión de documentos

• Perdida de conocimiento• Flujos de información

ineficientes

DE EFICIENCIA

2 QUE IMPACTOS SE ESPERAN DE LA INICIATIVA

• 25 Kg x año• 4 mil hojas x año• 20 hojas/día

Consumo anual per cápita*

809 mil servidores públicos**

* http://earthtrends.wri.org/ estadística año 2005** Departamento Nacional de Estadística – DANE año 2010*** Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009

Que podemos hacer al reducir el consumo de papel

Se estima que el 35% de las impresiones se desechan

casi de inmediato***

$ 631 millones

en impresiones innecesarias

Ahorro aproximado

• 20 mil toneladas• 4.4 billones hojas

diarios

Canal presencial

Canal electrónico

e-registro e-notificacióne-consulta Buzón virtual

SEDE ELECTRÓNICA

Correspondencia (entrada - salida)

Expedienteelectrónico

(físico – electrónico)

GESTIÓN DOCUMENTAL

Financiera Talento humano

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Contratación Otros

IDENTIFICACIÓN SEGURA

CIUDADANOS Y ORGANIZACIONES

ENTIDAD / FUNCIONARIO

IDENTIFICACIÓN SEGURA

IDENTIFICACIÓN SEGURA

OTRAS ENTIDADES

GESTIÓN DE TRÁMITES Y PROCESOS

Preservación y Acceso

Interoperabilidad

Interoperabilidad

PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2 MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL

INICIAL

Diseño del plan de eficiencia

BÁSICODesarrollo e

implementación

AVANZADO

Masificación

MEJORAMIENTO PERMANENTE

Medición y seguimiento

• Sensibilización implementación de buenas prácticas

• Programa de formación y gestión del cambio

• Cultura cero papel apropiada en la entidad

SOCIOCULTURAL

TECNOLÓGICO

ORGANIZACIONAL

• Evaluación de sistemas existentes

• Evaluación de soluciones externas

• Implementación soluciones GDoc y Workflow

• Adopción de estándares

• Interoperabilidad interna y externa

• Infraestructura ajustada a arquitectura GEL

• Evolución, mantenimiento y optimización

• Adopción de mejores prácticas

• Mejoramiento de indicadores

• Sostenibilidad de la iniciativa

POLÍTICO / LEGAL Reglamentación interna ajustada conforme a la normatividad generada en el marco de la iniciativa

• Análisis y priorización de procesos, flujos documentales, funciones y responsabilidades

• Automatización procedimientos internos priorizados

• Adopción de estándares

• Automatización de la mayoría de los procedimientos internos

3. PASOS DE ACCIÓN EN LAS ENTIDADES

4. CÓMO PONER EN PRÁCTICA CERO PAPEL EN MI ENTIDAD

PROCESOS ELECTRÓNICOS

DOCUMENTOS

ELECTRÓ-NICOS

BUENAS PRÁCTICAS

1. Hacer un diagnóstico (cuanto consumimos)2. Adoptar buenas prácticas y promover el cambio de cultura 3. Seguimiento y monitoreo

¿En que me apoyo?• Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel• Guía de primeros pasos para implementar una estrategia cero

papel• Formularios y cuestionarios de ejemplo

1. Hacer una caracterización y priorización de procesos1. Identificar requerimientos y necesidades en materia de

documentos (valor/riesgos)2. Evaluar los sistemas existentes3. Identificar estrategias para gestionar los documentos

electrónicos4. Presentar proyecto5. Implementación piloto6. Masificar 7. Evaluación y mejora continua

¿En que me apoyo?• NTC/ISO 15489-1• Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN• Circular Coinfo 04 de 2010• Guía interoperabilidad• Guía seguridad

1. Hacer una caracterización y priorización de procesos

2. Optimizar procedimiento priorizados3. Optimizar otros procedimientos4. Implementar herramientas de gestión de

procesos (BPM)

¿En que me apoyo?• NTCGP 1000 / MECI / • Guía de racionalización de tramites y

procedimientos

BUENAS PRÁCTICAS

1.Hacer un diagnóstico (línea base: ¿cuanto consumimos?)

2.Identificar oportunidades clave3.Adoptar buenas prácticas y promover el

cambio de cultura 4.Seguimiento y monitoreo

¿En que me apoyo?•Guía de buenas prácticas para reducir el

consumo de papel•Guía de primeros pasos para implementar

una estrategia cero papel• Formularios y cuestionarios de ejemplo

4.1 Implementar buenas prácticas para reducir consumo de papel

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Planificar la incorporación de esquemas de gestión de documentos electrónicos (ISO 15489-1): • análisis de los procesos y negocios de la entidad, • identificar requisitos y necesidades, • evaluar sistemas existentes, • definir estrategias, diseñar el sistema, • implementar, seguimiento y mejoramiento.

¿En que me apoyo?

• NTC/ISO 15489-1• Circular Externa 02 de 2012 AGN / PGD AGN• Circular Coinfo 04 de 2010• Guía interoperabilidad• Guía seguridad

4.1 Mecanismos de gestión electrónica de documentos

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ISO 15489

AUTE

NTI

CIDA

D Es lo que afirma ser;ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviadoha sido creado o enviado en el momento en que se afirma IN

TEG

RIDA

D El documento esta completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación.Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.

FIAB

ILID

AD

Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades

DIS

PON

IBIL

IDAD

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjoIdentificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizaciónMantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividade

Características de los documentos

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ISO 15489 IN

TEG

RIDA

D Controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad.

CON

FORM

IDAD

Cumplir con los requisitos reglamentarios y expectativas de la sociedad. Deben evaluarse periódicamente y conservar los resultados.

EXH

AUST

IVID

AD

El sistema debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organización.

CARÁ

CTER

SIS

TEM

ÁTIC

O Sistematizar mediante el diseño y funcionamiento de sistemas de gestión de documentos como de otros sistemas de gestión

FIAB

ILID

AD

Funciona de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables.Incorporar todos los documentos ligados a las actividadesOrganiza los documentos de manera que reflejen los procesosProtege los documentos de modificaciones o disposiciones no autorizadas

Características de los sistemas de gestión documental

PROCESOS ELECTRÓNICOS

1.Hacer una caracterización y priorización de procesos

2.Optimizar procedimiento priorizados3.Optimizar otros procedimientos4.Implementar herramientas de gestión de

procesos (BPM)

¿En que me apoyo?• NTCGP 1000 / MECI / • Guía nacional de simplificación, el mejoramiento

y la racionalización de procesos, procedimientos y trámites

4.3 Optimizar, racionalizar y automatizar procedimientos

GRACIASOscar Javier Almanza R.

Consultor Iniciativa Cero Papel en la Administración Pública