cero papel en la gestión de la

empresaBuenas prácticas en SharePoint para reducir el consumo

mediante procesos automatizados

Que es “cero papel” El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona

con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel.

La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que las empresas no pueden negar a sus clientes/empleados, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en papel.

Como abordamos una estrategia “cero papel”

Componentes principales:

Los procesos y procedimientos La cultura organizacional El componente normativo y de gestión documental El componente de tecnología

Posible estrategias hacia cero papel

Uso Exclusivo de Papel

Toda la Administración es Manual

Etapa Piloto

Se inicia con la incorporación de Tecnologia:

Etapa Combinada

Se combina almacenamiento digital con procesos automatizados

“cero papel”La organización es totalmente digital

Etapa Piloto

SharePoint

Almacenamiento

Bibliotecas Scan de Documentos

Procesos

Solicitudes Autorizaciones Auditoria

Principales usos de SharePoint

Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales

Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido

Uso de formularios electrónicos y procesos de seguimiento electrónico

Que podemos Hacer?

Que ofrece SharePoint

Formularios Digitales

Auditoria

Podemos reducir el uso de papel?