Digitalizacion y Oficina Cero Papel

Digitalización y Oficina Cero Papel Athento -Smart Document Management-

Digitalización

La Digitalización, cualquiera que sean sus fines (control y trámite, archivísticos, de

contingencia), necesita un soporte tecnológico que garantice el tratamiento

de los documentos desde que se convierten al soporte digital hasta que se archivan o

decidimos que ya no nos son útiles.

Oficina Cero Papel

El trabajo diario con documentación mixta (formato papel, documentos digitalizados y

electrónicos) requiere el soporte de aplicaciones tecnológicas que permita cubrir el ciclo de vida de ésta desde su

creación hasta su disposición final.

El Ciclo de Vida de los Documentos

Es decir, debemos gestionar los documentos desde la captura

hasta su preservación, y a través de todas sus fases intermedias.

Para conseguir cubrir ese ciclo…

• Las empresas necesitan al menos 3

aplicaciones distintas.

• Sufren altos costes en licencias.

• Problemas de Integración. • Problemas de compatibilidad con el entorno

tecnológico.

¿Qué aprendimos?

“There is a smarter way to do document management”

Con Athento es diferente porque…

Una única aplicación ofrece la funcionalidad necesaria para

cubrir el ciclo de vida del documento.


Te permite digitalizar dentro de una estructura documental

adecuada y cubriendo todo el ciclo del documento.

Fase 1: Captura de Documentos

Hace posible utilizar la información de los documentos Nutre el sistema de gestión documental



Nos permite hacer un procesamiento del los documentos para obtener información de los mismos. https://vimeo.com/76943766

https://vimeo.com/76943766

Fases 2 y 3: Gestión de Documentos y Delivery

Nos permite trabajar con la documentación mientras que esta se encuentra aún en un estado mutable y requiere de la colaboración de usuarios para su avance en el ciclo de vida.

Permite gestionar documentos y activos digitales Hace posible colaborar y aporta flexibilidad, ubiquidad. Permite la distribución y publicación de los contenidos.


Se integra con otros repositorios documentales Se integra con aplicaciones de File-Sharing


Fases 4: Gestión de Documentos de Archivo (Records Management)

Nos permite definir un contexto documental adecuado para aquellos documentos con valor probatorio y que no deben cambiar (records).



Records Management Diferencia entre el record y el documento Garantiza un tratamiento especial a cierto tipo de documentación.


El cuadro de clasificación es el instrumento principal de un sistema de gestión de documentos. Se despliega en una estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y la agrupación física e intelectual de la documentación corporativa de la empresa Tiene la finalidad de: • Contextualizar y establecer vínculos entre la documentación de forma que

represente la actividad desarrollada por la empresa • Mantener la consistencia en las denominaciones de los documentos. • Tomar decisiones en base a categorías (acceso, seguridad, distribución de

responsabilidades, preservación). • Organizar el repositorio corporativos. • Permitir la propagación/herencia de metadatos a los documentos dentro

de una misma categoría. • Ayudar a la recuperación y navegación en el sistema de gestión

documental.


Los metadatos servirán para la descripción del contexto, contenido y estructura de los documentos en el entorno del gestor documental. Como tales, los metadatos son información estructurada o semiestructurada, que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los objetos de información a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. (RD 4/2010)


El calendario de conservación es el instrumento que permite establecer para cada serie documental previamente definida en el cuadro de clasificación, los periodos de retención de la documentación en cada etapa de archivo y la acción final de disposición a ejecutar: eliminación o conservación definitiva.


Nos permite obtener Documentos Electrónicos: • Fiables, • Auténticos, • Usables e • Íntegros


Primer sistema en implementar el Esquema Nacional de Interoperabilidad, y

potencialmente adaptable a otros NIF

Cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad

http://doc.athento.com/xwiki/bin/view/Athento+Platform/cumplimientoENI



Esto le permite trabajar con conceptos como metadatos mínimos obligatorios, copias auténticas, series documentales y otros conceptos de gestión documental importantes para entidades de gobierno.

Cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad




Integral: Eliminando la necesidad de diferentes aplicaciones para cubrir el ciclo de vida. Interoperable: Integrándose con el entorno tecnológico del cliente. Inteligente: Automatizando procesos sin valor de negocio.

Con otras aplicaciones

• Licencias X 3 • Problemas de

integración X 3 • Necesidad de

desarrollos X 3

Con otras aplicaciones

Gracias

Preguntas?

Digitalizacion y Oficina Cero Papel

Technology

Transcript of Digitalizacion y Oficina Cero Papel