Presentación Oficina Cero Papel by Adapting

La Oficina Cero Papel con abox:

Software de Gestión Documental profesional

abox ECM

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo© 2016, Adapting

Índice ponencia

1. ¿Quiénes somos? 2. ¿Qué es un software de gestión documental?3. Beneficios para el cliente

4. Características de abox

5. Implantación de abox

6. Ventajas diferenciales

7. Conclusiones

8. Ejemplo (Oficina Cero Papel en la EEB)

1.1. ¿Quién es Adapting?

Adapting:

Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.

>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.

Localizada en el Parque Científico de Valencia (España), total: 12 empleados.

Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.

Content manageme

nt for smart

companies

1.2. Adapting. Clientes en Europa.

1.3. Adapting América S.A.S.

Sociedad colombiana filial:

Creada en Barranquilla en marzo de 2011.

Oficina comercial en Bogotá.

8 empleados + 2-3 ingenieros proyectos I+D

3 objetivos:

Soporte a partners en Colombia Desarrollo y localización de abox Expansión a resto de Latinoamérica

Visión: alcanzar

liderazgo en SGD en

Latinoamérica

1.4. Referencias principales en ColombiaEmpresa Energía Bogotá: gestor documental ciclo documental completo, aprox. 250 usuarios (sector energía).

Eficacia: gestor documental integrado con procesos clave de capital humano, facturación, aportes y compras (servicios). Partner: MTI.

Petrominerales: consultoría de gestión documental en 3 dependencias (sector energía).

Naves Colombia S.A.: proceso administrativos del Grupo y conexión entre 8 sedes con solución abox (sector logístico).

Univ. del Norte: proyectos de I+D+i Iberodoc y Buscador Inteligente (Colciencias).

Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia (UPTC): Ventanilla única y clasif. documental, aprox. 240 usuarios.Fondecor: fondo empleados de El Cerrejón para trámites asociados (sector asociativo).

Cooperativa de Monómeros: Ventanilla Única y procesos para el asociado (sector asociativo).

Loterías del Boyacá: Ventanilla Única y procesos Dpto Jurídico, 35 usuarios activos (sector servicios).

1.5. Partners activos en Colombia

Soft y DI Ltda. (Bogotá, ex-AGN, sector consultoría documental)

Telmex Colombia (Bogotá, aliado CBOX estrategia Claro-Cloud)

MTI-Thomas Greg (Bogotá, proyectos especiales, líder mundial)

GTS Colombia (Bogotá, outsourcing e infraestructura)

Memory Corp S.A. (Bogotá/Medellín, custodia y digitalización)

SIAR Ltda. (Caribe y Santader, digitalización y custodia)

IECISA (Bogotá, sector integración TIC, internacional)

Alemsys SA (Barranquilla, servicios informáticos, sector TIC)

Cero Papel (Cali, sector consultoría documental)

1.6. Alianzas estratégicas

OCR/ ICR

e-Factura

I+D

Grandes integradores

2. ¿Qué es un software de gestión documental profesional?

Electronic Records Management System (ERMS):

Permite gestionar documentos electrónicos y físicos Maneja documentos como “evidencias” Incorpora buenas prácticas y legislación Gestiona todo el ciclo de vida del documento Automatiza y controla la ejecución de tareas Permite consultar la totalidad de la documentación empresarial Permite acceso remoto y móvil Reduce drásticamente el papel

2.1. Modelo de intervención en clientes

10

Ejemplos: Compras, Ventas, Contratación, Calidad, RRHH, Extranets, etc.

14

2 3

Gestión digital de Correspondencia

: Entradas y

Salidas

Clasificación y organización

web del archivo

electrónico

Gestión electrónica del archivo

físico

Automatización de procesos

mediante workflows

11

VENTANILLA ÚNICAETIQUETADO

REGISTRO DE ENTRADA

PRE-CLASIFICACIÓN-desde Bandeja

Entrada-

CLASIFICACIÓN-desde Bandeja Dependencia-

REVISIÓN Y COMPLETAM.

PUBLICACIÓN

ALMACENAM.

PRODUCCIÓNCLASIFICACIÓN-desde Bandeja Dependencia-

ENTREGA Acuse de recibo

ENVÍO Y ENTREGA

Acuse de recibo


EVALUACIÓN Y APROBACIÓN

FIRMA

REGISTRO DE SALIDA IMPRESIÓN

CUSTODIA (TRANSF. Y

PRÉSTAMOS)

DIGITALIZA-CIÓN

Distribución

Soporte electrónico

OFICINA RESPONSABLE/ PRODUCTORA

DEPTO. ARCHIVO

OTRA DEPENDENCIA

Ciclo de Radicación y Trámite de tipos

documentales de origen externo


Ciclo de Archivo, para cualquier soporte, de AG

hasta Disp.Final

Workflow de expediente = Procedimiento asociado a

subserie (sería otra dimensión no mostrada aquí)

OTRA DEPENDENCIA


documentales de origen interno: 2 opciones:

INTERNO-INTERNOINTERNO-SALIDA

Respuesta

DISPOSICIÓN FINAL

VENT-INT VENT-EXT

INT-INT INT-EXT(+ RESPUESTAS)

EXP-ArchivoEXP-Préstamo

3. Beneficios para el cliente

¿Por qué implantar un sistema de gestión documental

profesional?

Cumplir legislación (Ley 594) y/o requisitos calidad (ISO)

Mejorar la gestión de la información y conocimiento

Automatizar procesos

Controlar la ejecución de tareas

Reducir costes

Beneficios medioambientales

3.1. Normatividad colombiana e internacionalLey de Archivos de Colombia (Ley 594 de 2000)Ley de Protección de Datos (Ley 1581 de 2012)Resolución 8934 de la Superint. de Industria y Comercio (SIC)Norma ISO-30301 (serie MSS, ISO-9000, ISO-14000, ISO-27000, OHSAS…)

Normativa internac. sobre records (ISO-15489, ISO-16175, Moreq2010)

Legislaciones nacionales concretas: e-factura, seguridad, etc.

Abox ha sido adaptado a la Ley 594 de 2000

3.2. Gestión de la información y conocimiento

Acceso inmediato a cualquier documento o contenido

Estandarización de los procesos

Conexión entre dependencias y sedes, acceso ubicuo

Históricos accesibles para no repetir de errores

Informes objetivos toma de decisión informada

¡¡¡ No más islas de información en mi empresa !!!

3.3. Automatizar procesos

No repetir tareas Aprovechamiento del recurso humano Emplear tecnologías de OCR, ICR, OMR, IA, etc. Integración de sistemas Uso de estándares (webservices, XML, SOAP, etc).Drástica reducción de tiempos y horas-hombre

¡¡¡ Que se entiendan las máquinas entre sí !!!

3.4. Control y reparto de tareas

Asignación de tareas a responsables Medición de tiempos % de cumplimiento x Dependencias x Roles x PersonasDivisión de tareas mediante workflows Recepción, revisión, aprobación, autorización, firma, etc. Mejora en la distribución de recursos

¡¡¡ Siempre me toca a mí hacer todo !!!

3.5-a. Calculadora de ahorros directos

•Fotocopias•Faxes•Tóners impresora•Servicios mantenim.

Papel

•Teléfono, faxes•Mensajería•Sobres, envoltorios

Comunica-ciones, envíos

•Bodegas•Cajas•Metros cuadrados•Deterioro físico

Almacena-miento

•Búsquedas•Pérdidas•Duplicación tareas•Mala gestión•Desplazamientos

Tiempos

•Fotocopias•Distribución física•Registro/clasificación•Digitación de datos•Manipulación papel

Aprovecham. RRHH

$$$ $$$

3.5-b. Beneficios intangibles

Producti-vidad

Agilidad, asignación responsabil

.

Cumpli-miento

legal

Gestión del conocimien

to

Toma de decisiones informada

Imagen de empresa

3.5-c. Ejercicio cálculo del ROIRESULTADOS DE LA CALCULADORA ABOX Inicio 12 meses 24 meses 36 meses 48 meses

A) Estimación de ahorros directos y tiempo: $ 0 $ 9.984.000 $ 10.982.400 $ 12.080.640 $ 13.288.704

B) Estimación de ahorros factibles en gastos de personal: $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

C) Potencial de reasignación de recursos a tareas productivas o de valor agregado:

$ 0 $ 16.341.117 $ 17.975.229 $ 19.772.752 $ 21.750.027

D) Reducción del riesgo por fatalidad,fallas seguridad,incumplim. legal,multas, etc.

$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

TOTAL PERÍODO $ 0 $ 26.325.117 $ 28.957.629 $ 31.853.392 $ 35.038.731AHORRO ACUMULADO (ROI) $ 0 $ 26.325.117 $ 55.282.746 $ 87.136.138 $ 122.174.869

INVERSIÓN REALIZADA $ 26.000.000 $ 28.600.000 $ 31.200.000 $ 33.800.000 $ 36.400.000

Mensual (Año 1)

$ 1.361.760

$ 2.193.760

$ 0

$ 832.000

$ 0

3.6. Beneficios medioambientales

Reducción drástica en fotocopias

Reducción significativa en impresiones

Reducción en transportes

Reducción de sobres, carpetas, AZs, cajas, etc.

Uso de energía más eficiente

¡¡¡ Nuestra contribución a la sostenibilidad !!!

4. Plataforma modular ABOX: Características

abox: el “ERP de contenidos”

Gestión documentos de archivo (ERMS)

Gestión del Archivo Físico

(Archive)

Workflow (BPM)

Gestión de contenido

s (CMS)

Core

4.1. Modelos abox-document

4.1-b. Prestaciones por modelos

4.1-c. Plataforma escalable (3 x 1)

BPM

SGEDA

ECM

•Radicación manual•Puesto de digitalización automática (HotScan)•Puesto de captura automática (OCR/ ICR)•Capturadoras automáticas (HotFolder y HotMailbox)

Captura

•Integración ofimática•Capturadoras manuales (HotOffice, SendTo y HotPrinter)•Gestión de Formularios y plantillas

Producción

•Indexación manual (sobre metadatos de abox)•Clasificación primaria (tipo/ carpeta)•Glosarios y tesauros•Indexación automática (sobre imagen con software externo)

Indexación y Clasificación

•Base de datos•Repositorio de ficheros•Backups de seguridad•Transferencias del archivo electrónico•Cifrado del repositorio

Almacenamiento electrónico

•Tipos documentales•Series documentales•Carpetas•Metadatos

Organización del archivo

•Buscadores simples y avanzados•Búsquedas favoritas•Indexación de archivos (búsqueda dentro del fichero)•Visualización on-line, de cualquier soporte

Búsqueda y presentación

•Edición de metadatos•Notificación y envíos•Comentarios•Versionado de documentos•Workflows y tareas pendientes•Extranet de clientes/ proveedores

Gestión y colaboración

•Registro de entrada•Registro de salida•Envío/ notificación electrónica•Exportación a otros medios•Dispositivos móviles (abox-mobile)

Distribución

•Conversión y anulación de records•Transferencias de archivo•Flujo de Archivo•Cierres de carpeta y expediente•Parametrización de Tablas de Retención Documental

Retención y Disposición

•Modelización de la bodega•Inventario documental•Almacenamiento en cajas y folders•Convivencia Archivo físico y Electrónico•Flujos de préstamos y devoluciones

Custodia física

•Login/ password de usuarios•Auditoría de usuarios y eventos•Restricción de acciones por rol, usuario o dependencia•Niveles de protección de contenidos (carpeta o individual)•Integración con Active Directory•Cifrado de comunicación (SSL)

Seguridad y control

•Utilidades de importaciión de imágenes y metadatos•API de webservices•Desarrollos a la medida (plugins)

Integraciones y migraciones

Modelos: Plus – Archive - Elite

4.2. Gestión de documentos

4.3. Gestión de expedientes

DEFINICIÓN EXPEDIENTE:

Carpetas con estructura predefinida

Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos

Expedientes vivos o muertos (control de estado)

Es posible asignar un “workflow”

4.4. Gestión de records (“evidencias”)

MÉTODOS DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN:

Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales

Mecanismos de ABOX:

Declaración de records (evidencias)

Cierre de expedientes

Cierre de carpetas

Cierre fiscal (certificado)

Opciones de retención, liberación y destrucción

Área de gran interés por normatividad

4.5. Dispositivos de captura

CAPTURADORAS:Maximizan la productividad del empleadoBasados en webservices de capturaReducen “gap” entre tareas de oficina y gestor documental

abox(API WS)

HotOffice:• WordToAbox• ExcelToAbox• OutlookToAbox• SendToAbox• HotPrinter

HotFolder / HotScanHotMailbox

eFactura 2.0

4.6. Gestión de workflows

MOTOR + EDITOR WORKFLOWS:

EstadosTransicionesGuardas o requisitosAcciones

Estado intermedio Estado intermedio

GuardaGuarda

Estado inicial

Guarda

Guarda

Estado final

Guarda

Guarda

WORKFLOWGENÉRICO

AccAcc

AccAcc

AccAcc

Posibilidad de integrar con BPM (estándar BPMN2)

4.7. Capacidad de integración

API WEBSERVICES:

Concepto: trabajo en “background”

Herramienta 100% especializada

Integración con SOAP

Integraciones realizadas con múltiples plataformas:

SAP (R3 y Business One)

Microsoft Dynamics (Navision)

Sharepoint Server

Desarrollos a medida

Etc.

4.8. Gestión integral del ciclo de vida

1. PRODUCCIÓN Y/O CAPTURA 2. INDEXACIÓN,

CLASIFICACIÓN Y

ORGANIZACIÓN

3. DISTRIBUCIÓN Y

ACUSE DE RECIBO

4. TRÁMITES Y COLABORACIÓ

N

5. CIERRE Y ARCHIVO

6. RETENCIÓN Y TRANSFERENCI

AS

7. ALMACENAM. Y DISPOSICIÓN

FINAL

La oficinasin papeles

4.9. Tecnología

Empleo de estándares (HTML, XML, CSS, W3C-WAI, etc)Desarrollado en C# sobre plataforma .NET v.4.5MVC (modelo vista controlador)IIS como servidor de aplicación (Windows Server) NHibernate (virtualizador bases de datos)Lucene (indexador, búsquedas masivas sobre metadatos y ficheros)Bases de datos SqlServer y Oracle (Windows/ Unix)

VM-Ware compatibleServidores indep.: aplicación, base de datos y repositorio archivosFuncionamiento 100% web (cloud compatible)Requisitos de seguridad informática (según EC-Council LPT)Control de versiones (laboratorio, aprox. 1 versión x trimestre)

5. Implantación de aboxSe recomienda análisis y consultoría documental previa:

1. Modelización y toma de datos2. Instalación de sistemas3. Parametrización y diseño gráfico4. Desarrollos a medida (sólo lo necesario)5. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)6. Documentación y capacitación

Necesidad del cliente

Funcionalidad cubierta por SGD

Trabajo a medida

6. Ventajas diferenciales de abox

100% web, estándares W3C. Desde cualquier lugar, en cualquier momento. Fácil integración y diseño gráfico. Control de versiones. Laboratorio dedicado en exclusiva al mantenimiento del producto y nuevas versiones. Editor workflows. Flujos precargados (p.ej. Ley 594) y posibilidad de generar nuevos flujos al estilo de un BPM. Modularidad. Concepto ECM, módulos Core, Document, Workflow, Archive, Webmanager, Elearning, etc. 100% parametrizable. Proyectos muy cortos, alta personalización, sin riesgo de demora en plazos. Red de partners certificados. Atención cercana y compromiso de aseguramiento de la compatibilidad. Licenciamiento y arrendamiento (“cloud” + “SaaS”) Soporte técnico en Colombia.

7. Conclusiones: Oficina Cero Papel

Programa “Cero Papel” por Decreto Presidencial +

Resoluciones Oficiales (públicas y privadas)

No es una opción, es clave para competir

Es una meta a largo plazo, se estructura por objetivos al corto

Requiere un software profesional (EDRMS)

Requiere una estrategia apoyada por Alta Gerencia

Encontrará resistencia en ciertas personas

Debe abordarse por fases, empezando por

Ventanilla de correspondencia

8. Interfaz del producto

46

VENTANILLA ÚNICAETIQUETADO

REGISTRO DE ENTRADA

PRE-CLASIFICACIÓN-desde Bandeja

Entrada-

CLASIFICACIÓN-desde Bandeja Dependencia-


PUBLICACIÓN

ALMACENAM.

PRODUCCIÓNCLASIFICACIÓN-desde Bandeja Dependencia-

ENTREGA Acuse de recibo

ENVÍO Y ENTREGA

Acuse de recibo


EVALUACIÓN Y APROBACIÓN

FIRMA

REGISTRO DE SALIDA IMPRESIÓN

CUSTODIA (TRANSF. Y

PRÉSTAMOS)

DIGITALIZA-CIÓN

Distribución


OFICINA RESPONSABLE/ PRODUCTORA

DEPTO. ARCHIVO

OTRA DEPENDENCIA


documentales de origen externo


Ciclo de Archivo, para cualquier soporte, de AG

hasta Disp.Final

Workflow de expediente = Procedimiento asociado a

subserie (sería otra dimensión no mostrada aquí)

OTRA DEPENDENCIA


documentales de origen interno: 2 opciones:

INTERNO-INTERNOINTERNO-SALIDA

Respuesta

DISPOSICIÓN FINAL

VENT-INT VENT-EXT

INT-INT INT-EXT(+ RESPUESTAS)

EXP-ArchivoEXP-Préstamo

Proyecto “Eficiencia y Cero Papel en la EEB”

Antecedentes: Proyecto piloto IBERODOC

Participación en piloto: Soft y Di Ltda. + Uninorte

16 usuarios activos – 4 dependencias – 25 series

Ampliación a toda la EEB (250 usuarios activos)

Extensión a filiales en Perú y Guatemala

Apoyo de Gerencia

Inicio: Dic.2012 / Duración: 9 meses


Fases del proyecto:

Ventanilla Única de Correspondencia

Archivo físico y procesos (1ª parte )

Histórico y procesos (2ª parte )

Integraciones y workflows a medida

Gestión del cambio e indicadores

Cuadro de Mando Integral

Metodología ágil/ RUP


Metodología:

Modelo de Gestión Electrónica del Archivo Total

Archivo Total = Electrónico + Físico

Modelo de workflows genéricos

Expediente virtual + BPM

Cuadro de mando de “Oficina Cero Papel”


Workflows genéricosTipos documentales:

VENT-INT

VENT-EXT

INT-INT

INT-SALIDA

Especiales (dptos).

Expedientes:

EXP-ARCHIVO

Servicios de archivo:

SER-PRESTAMO


Indicador Área Formula del IndicadorUnidad de

MedidaFrecuencia de

mediciónMedible en

ABOXDespliegue de la

herramienta(# de usuarios con login herramienta GD / # de

usuarios potenciales)*100% Trimestral SI

Número de transacciones promedio de cada usuario

(nivel de uso)

(# de transaciones en herramienta gd / # de usuarios de la herramienta ) * 100 % Trimestral SI

Radicación de entrada de Documentos

((# de documentos radicados/# de documentos recibidos)) * 100

%Trimestral SI

Digital ización de Documentos

((# de documentos digitalizados) / (# total de documentos radicados de entrada)) * 100

%Trimestral SI

Correspondencia interna

Trimestral SI

Correspondencia externa

Trimestral SI

Conformación de Expedientes físicos

((# de expedientes físicos conformados)/ (#de expedientes virtuales conformados)) *

100% Trimestral PARCIAL

Tasa de disminución del tiempo de tramitación de un

expedientePor series y/o procesos

(((Tiempo de tramite periodo anterior- (Tiempo de tramite actual ))/ (Tiempo de tramite periodo

actual))*100

%Trimestral SI

Aplicación de las TRD ((# total de TRD debidamente aplicadas)/ (# de TRD aprobadas))*100

% Anual PARCIAL

Satisfacción de los cl ientes internos Nivel de Satisfacción

% SemestralPARCIAL

Cantidad de peticiones y reclamos

Número total de peticiones y reclamos # Semestral PARCIAL

Doc de origen externoDoc de origen interno con registro de salidaDoc de origen interno

con destino dependenciaRadicación

DistribuciónGestiónArchivo

Número de prestamos fuera del gestor documental (# de prestamos/ # de doc enviados a custodia) * 100 % Trimestral PARCIAL

Promedio de tiempo de tramitación de documento Promedio (Tiempo de tramite procedimiento) días/ horas Trimestral

Envío de correspondencia electrónica

(# total de documentos enviados electr.) / (# de documentos entregados por las dependencias)) * 100

%

Personal dedicado a tratamiento del papel

(horas-hombre)

(Horas-Hombre-Mes dedicadas a tareas no productivas)/(Total Horas-Hombre-Mes recursos

humanos)% Semestral NO

SI

Cuadro de Mando:“Oficina Cero Papel”


Perspectivas del Cuadro de Mando “Oficina Cero Papel”:

Alcance (despliegue)

Eficacia (nivel de uso eficaz)

Eficiencia (tiempos y errores)

Ahorros (gastos por uso papel)

Calidad de servicio (satisfacción int.+ext.)

Evolución Cuadro de Mando

ALCANCE

EFICACIA

EFICIENCIAAHORROS

SATISFACCION

0

50

100

Tiempo 2Tiempo 1

Gracias por su atención

Adapting América, S.A.S.Cra 48 No. 75-119 Oficina 205

Barranquilla (Colombia)Tel. (5) 3605523

[email protected]

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