Capitulo 3

Capitulo 3Planeacin y organizacin

Universidad politcnica del estado de MorelosAlumna: becerril adame Cynthia GiovannaLag 2 aProceso administrativoProfesora: ricao Uribe jeanettPlaneacin La Administracin se clasifica en dos etapas:la Mecnica: se integra por las fases de planeacin y organizacin.la Dinmica: se forma de las fases de direccin y control.la planeacin representa el inicio y la base del proceso administrativo. sin esta lo que se realice en la organizacin, direccin y control no tiene razn de ser. la planeacin determina qu quiere ser la empresa, dnde se va a establecer, cundo va a iniciar operaciones y cmo lo va a lograr.

ConceptoAUTORCONCEPTOGEORGE R. TERRY La planeacin es la seleccin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas. MUNCH/GARCA Planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.MONTANA/CHARNOVPlaneacin es describir como elegir un destino, evaluar metas, alternativas y decidir un camino especifico.HAROLD KOONTZ/HEINZ WEIHRICHPlaneacin es la seleccin de misiones, objetivos, estrategias, polticas, programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones; seleccin de un curso de accin entre varias opciones. Planeacin es la fijacin de los objetivos, estrategias, polticas, programas, procedimientos y presupuestos; partiendo de una previsin, para que el organismo social cuente con las bases que se requieren en el proceso administrativo. IMPORTANCIA DE LA PLANEACINLa planeacin es el patrn para que inicie correctamente sus funciones la empresa.La planeacin es importante porque:Es la base para que el proceso administrativo tenga sentido adecuado en la consecucin del mismo.Se aplican las investigaciones que se requieren para definir las bases correctas.Prepara a la empresa con fortaleza para hacer frente a sus problemas.Toma en cuenta todo el medio ambiente interno de la empresa para su definicin.Tiene un enfoque hacia el futuro de mejoramiento y progeso. Principios de la planeacin Para llevar a cabo la planeacin deben observarse los siguientes principios:PrincipioDefinicinOBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIN/ PRECISIN Al planear es necesario tener como base informacin real, razonamientos precisos, y no basarse en situaciones subjetivas, especulaciones y datos sin base. FACTIBILIDADLo que se defina como plan debe ser realizable; no es correcto elaborar planes ambiciosos y optimistas que no sean posibles de lograrse.FLEXIBILIDADAl terminar la planeacin se recomienda dejar mrgenes de holgura que permitan incorporar los cambios o situaciones imprevistas que ajusten las condiciones. UNIDAD

Los planes deben englobarse en un todo para la empresa y encaminarse a los propsitos y objetivos generales con la consistencia necesaria para el equilibrio.DEL CAMBIO DE ESTRATEGIASLos planes definidos a un plazo determinado en el desarrollo de los mismos, es importante estar actualizados tanto interna como externamente.ELEMENTOS DE LA PLANEACIN1.- Investigacin: Al tratar la planeacin implica la fijacin de objetivos que persigue una empresa; pero antes de determinar esos objetivos es necesario conocer el medio ambiente en donde opera la empresa, as como la influencia o trayectoria que este medio pudiera seguir. 2.- Los objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de las organizaciones y de los individuos. 3.- Los pronsticos: Son los que predicen el futuro con base en determinados supuestos adoptados por el pronosticador, llamados expectativas, dentro de un periodo determinado futuro. 4.- Las estrategias: Son la determinacin o propsitos fundamentales a mediano y largo plazo de una empresa.5.- las polticas: son los conceptos que guan y orientan el pensamiento y accin de los ejecutivos en toma de decisiones para el logro de los objetivos. 6.- los procedimientos: Son aquellos que indican cronolgicamente la forma bajo la cual se debe realizar el trabajo con los pasos de inicio, desarrollo y fin, de acuerdo con las polticas establecidas.7.- Los programas: Son aquellos planes calendarizados para lograrse en tiempo y con los recursos necesarios para alcanzarlos correctamente.8.- Los presupuestos: Son los planes escritos valorizados; es la expresin de resultados esperados en trminos numricos.

TIPOS DE PLANEACIN La planeacin se clasifica en: Planeacin estratgicaPlaneacin tcticaPlaneacin operativa

Planeacin estratgica La planeacin estratgica no pronostica el futuro pero para un dirigente presenta la posibilidad de:Ayuda a enfrentarse con efectividad a las contingencias futuras.Proporcionarle una primera oportunidad para corregir errores inevitables. Ayudarlo a tomar decisiones respecto de las cosas adecuadas en el momento adecuado. Enfocarse en las acciones que se deben tomar al futuro segn se desea.

La planeacin estratgica se define como el proceso que consiste en decidir sobre la misin, visin, valores, objetivas y estrategias de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados y las polticas generales que orientaran la adquisicin y coordinacin de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, es un mediano y largo plazo.

Misin: Es un breve enunciado que sintetiza los principios, propsitos, estrategias y valores esenciales que debern ser conocidos, comprendidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio.Visin: Estado futuro deseado; la aspiracin de la empresa.Valores: Es una conviccin solida sobre lo que es apropiado y lo que no lo es, que gua las acciones y conductas de los empleados en el cumplimientos de los propsitos de la organizacin. Objetivos: Son los resultados especficos que pretenden alcanzar las instituciones en vas de dar cumplimiento a su misin, visin y valores.

5 Tareas de la direccin estrategia La funcin de los directivos de formular e implantar estrategias consta de cinco componentes relacionados entre si:1.- Desarrollar un concepto del negocio y formar una visin de hacia donde se necesita dirigir a la organizacin.2.- Transformar la misin en objetivos especficos de resultados.3.- Elaborar una estrategia que logre el resultado planeado.4.- Implantar y poner en practica la estrategia seleccionada de manera eficiente y eficaz.5.- Evaluar el resultado, revisar la situacin e iniciar ajustes correctivos en la misin, los objetivos, estrategias o la implantacin en relacin con la experiencia real.

Estrategias El que gua, el que dirige.Arte de dirigir las operaciones militares.Generalmente se dice que es la capacidad y habilidad para dirigir un asunto.Son los medios para alcanzar los fines.Son los cmos?Cmo se deber actuar con miras a que se cumplan los objetivos?Son lneas de accin en el proceso de planeacin.

PLANEACION TACTICASe determina en los mandos medios de la empresa que, dependiendo de su tamao, pueden ser gerencias o departamentos, tomando como base la planeacin estratgica.Algunas caractersticas principales de la planeacin tctica son:Se da dentro de la definicin de planeacin estratgica.Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio de la empresa.Se refiere a las reas especificas de actividad de las que se integra la empresa.Se coordina informacin interna y externa.Se orienta hacia la administracin de recursos.Su base principal es la efectividad.

Los planes tcticos se ocupan de las principales acciones que una unidad debe llevar a cabo para cumplir en forma efectiva su parte del plan estratgico. PLANEACION OPERATIVATrata bsicamente de la asignacin previa de las tareas especificas que deben realizar las personas de cada una de sus unidades operativas.Las caractersticas de la planeacin operativa son:Se desarrolla dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y la tctica. Es conducida o ejecutada por los jefes de menos rango jerrquico.Trata con actividades normales programadas.Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin.Generalmente es a corto plazo.

La planeacin operativa detecta procesos y procedimientos especficos necesarios en los niveles mas bajos de la empresa.

FASES O PROCESOS DE LA PLANEACINLas fases de la planeacin son las siguientes:1.- Establecer objetivos: Los objetivos son los fines que la empresa busca alcanzar en forma cuantitativa en un tiempo determinado. Los objetivos nos sirven para el desarrollo de metas y definicin de acciones.2.- Desarrollar premisas: Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un plan.

PRONOSTICOS Es un proyeccin operativa o financiera de una empresa con la intencin de predecir lo que va a suceder en un periodo futuro basado en la prediccin sobre los cuales no se tiene ningn control. Los indicadores clave para pronsticos efectivos:Hacer de los pronsticos un esfuerzo de equipo.Conocer la historia para estimar el futuro de las ventas.Hacer nfasis en la precisin.Anticiparse a la tendencia cambiante.Apegarse a conocimientos y formatos conocidos.Mantenerse actualizado en el conocimiento.Contar con experiencia.

Mtodos para pronosticar ventasMtodo de media aritmtica o semipromedios.Mtodo de promedios mviles.Estimacin de agentes vendedores.Mtodo de tendencias.Mtodo de regresin lineal con error estndar.Mtodo econmico-administrativo.Mtodo del camino critico.

LINEAMIENTOS PARA ELABORAR UN PROGRAMADeben participar en su formulacin, tanto el personal responsable del programa, como los que intervienen en la ejecucin.La determinacin de los recursos y el periodo para realizarlo segn las posibilidades de la empresa.La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, deben comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo.Debe ser fiable.Evitar que los programas se contrapongan entre si.Deben establecerse por escrito, graficarse, ser precisos y de fcil comprensin.El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten.

GRAFICAS DE GANTTLas graficas de Gantt es una aportacin de Henry L. Gantt uno de los iniciadores de la administracin cientfica.La grafica de Gantt es una tcnica de planeacin y control que muestra mediante una grafica de barras, los requisitos del tiempo para las diversas reas o acontecimientos de una produccin o algn otro programa.

ProcedimientosSon una serie de pasos relacionados o de tareas expresadas en orden cronolgico para lograr un propsito especifico.Los procedimientos son bases para la planeacin dado que:Definen el orden correcto que debe seguir toda actividad de la empresa.Especifica y detalla las actividades a realizar.Son tiles en actividades que se realizan en forma repetitiva.Responsabiliza cuando y quien debe realizar las actividades.Son bases para lograr la efectividad y especializacin en las tareas.Facilita la planeacin tctica y operativa principalmente.Su implantacin se adecua a situaciones factibles y reales.

PRESUPUESTOSEs un plan financiero preparado anticipadamente, expresado en unidades monetarias o fsicas para un periodo determinado cuyas estimaciones estn basadas en mtodos, experiencias y que con la planeacin, coordinacin y control de todas las funciones de la empresa se lograran los resultados esperados. Principios PresupuestalesSern esas verdades que dieron origen a la tcnica de la presupuestacion y que todo administrador debe observar y utilizar en el desarrollo de su actividad especifica. Principio de predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.Principio de determinacin cuantitativa: Se debe determinar unidades monetarias para cada uno de los planes de la empresa para el periodo presupuestal.Principio del objeto: Puede preverse algo siempre y cuando se busque un fin.Principio de precisin: Los presupuestos son planes de accin y deben expresarse de manera precisa y concreta. Principio de costeabilidad: El costo debe ser menor al beneficio en su desarrollo presupuestal.Principio de la flexibilidad: El plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en el periodo presupuestado.Principio de unidad: Debe definirse un nico presupuesto para cada funcin y coordinarse correctamente.Principio de confianza: Los directivos de la empresa deben apoyar con decisin y credibilidad los principios presupuestales para su buen desarrollo.Principio de oportunidad: El plan presupuestal debe contemplar el periodo a realizarse para alcanzar la efectividad que se persigue.Principio de autoridad: Toda autoridad tiene sinergia con la responsabilidad.Principio de normas: El establecimiento de normas claras y precisas en la empresa deben ser una base que contribuya a un mejor desarrollo.Principio de conciencia de costos: Todo recurso humano debe ponderar el impacto de sus decisiones sobre los costos, para lograr la efectividad de la empresa.

ORGANIZACINEs un grupo de personas con una meta en comn, unidos por un conjunto de relaciones de responsabilidad-autoridad. conceptoOrganizacin es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamao y giro de la empresa, el trabajo, la departamentalizacin, la autoridad-responsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes definidos. AUTORCONCEPTOKoontz-oDonnell-WeihrichLa organizacin consiste en la identificacin y clasificacin de las actividades requeridas, la agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Montana/ChernovEs la entidad que hace posible que hace posible que un grupo o equipo trabajen con mas eficiencia de la que lograran solos para alcanzar las metas.MunchEs el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN La organizacin es importante porque:Define la estructura correcta de las empresas.Determina los niveles jerrquicos indicados para el funcionamiento eficiente de sus integrantes.Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalizacin.Es un medio para lograr lo planeado.Coordina la visin del trabajo para que se de un orden.Determina la estructura, para que las fases de direccin y control tengan bases confiables.

principios DE LA ORGANIZACIN Especializacin: Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada persona.Unidad de mando: Para cada funcin, actividad o trabajo habr un solo jefe a quien se debern de reportar los resultados.Jerarqua: Es importante definir el nivel jerrquico de autoridad para que de ah se desprendan las ordenes necesarias. Del objetivo: Todas las funciones y actividades de la organizacin deben relacionarse sinrgicamente con los objetivos y propsitos del grupo social.Paridad de autoridad y responsabilidad: A toda autoridad le corresponde una responsabilidad para que se cumplan con la misma. Difusin: Se debe aplicar en forma escrita las obligaciones de cada puesto para que se cumpla la autoridad y responsabilidad. Amplitud o tramo de control: Funcionara correctamente cuando adems de integrar el curso humano a la empresa, debe de adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo segn sea el caso.De la coordinacin: La coordinacin de las partes de una organizacin debe estar equilibrada en su departamentalizacin de sus recursos para cumplir los objetivos. Tipos, etapas o procesos de la Organizacin. La organizacin trae como resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo lgico y relacin armnica.Generalmente se presenta en cartas de organizacin u organigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se presenta la estructura autorizada de la empresa. Organizacin formalOrganizacin informalSe puede definir como redes de alianzas o esferas de influencias, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formalFASES DE LA ORGANIZACIONLas partes que integran la organizacin de una empresa son:DIVISION DEL TRABAJO: Es un proceso elemental que se realiza en la organizacin. En todo tipo de empresa el trabajo se puede dividir en forma vertical y horizontal.DEPARTAMENTALIZACION: El mtodo que mas se utiliza para la divisin del trabajo es la departamentalizacin. Es la separacin y agrupamiento de las funciones y operaciones en reas especificas.Departamentalizacin funcional: Se utiliza cuando las unidades de la organizacin se forman por la naturaleza del trabajo.Departamentalizacin por productos: Se realiza con base en un producto o grupo de productos que se relacionan entre si. Departamentalizacin geogrfica o por territorios: Se aplica principalmente en el rea de ventas. Departamentalizacin por clientes: Por lo general se utiliza en empresas comerciales.

JERARQUIZACIN: Es la ubicacin de las funciones de una empresa tomando como base el orden de rango, grado, nivel o importancia.Descripcin de funciones y obligaciones: Una vez determinados y establecidos los niveles jerrquicos y la departamentalizacin de la empresa.COORDINACION: Las fases de la organizacin, divisin del trabajo, jerarquizacin y descripcin de funciones y obligaciones deben de sincronizarse.

SISTEMAS DE LA ORGANIZACIONLINEAL O MILITAR: Se entiende porque la actividad de toma de decisiones se concentra en una sola persona, esta toma las decisiones y tiene la responsabilidad total del mando.ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR: Trata en como dividir el trabajo y tomar en cuenta la especializacin de manera que cada persona, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero posible de funciones.ORGANIZACIN LINEO-FUNCIONAL: La combinacin de los dos tipos de organizacin estudiados anteriormente aprovechando las ventajas y desventajas relacionadas. ORGANIZACIN STAFF: Surge por necesidad de las grandes empresas y del desarrollo de la tecnologa.

Organizacin por comits: Consiste en asignar los diversos asuntos de la administracin al cuerpo de personas que se rene y se responsabiliza para discutir y tomar decisiones en comn sobre problemas que se les encomiende.

Organigramas o graficas de organizacinEs la grafica que muestra que muestra la estructura organiza interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que desarrollan. MUESTRAN: La divisin de funcionesLos niveles jerrquicosLas lneas de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacinLa naturaleza lineal o asesoramiento del departamentoLos jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros.Las relaciones que existen entre cada puesto. CONTENIDO:Titulo de descripcin condensada de las actividades, que incluye el nombre de la empresa y la actividad a que se dedica.Nombre del ejecutivo que formulo el organigrama.Fecha de formulacin.Aprobacin, debe ser de la alta direccin de la empresa.Leyenda, la explicacin de smbolos y lneas especiales.

Mtodos de recoleccin de datosLos manuales son documentos que nos ayudan a la recoleccin de datos detallado que contienen, en forma ordenada y sistemtica. Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser: De polticaDepartamentalesDe bienvenidaDe organizacinDe procedimientosDe contenido mltipleDe puesto

FORMATO E INDICE DE LOS MANUALESEl contenido debe incluir:ndiceObjetivos y antecedentes del manualCada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita o quede vigente. Nombre de las personas que intervienen en la elaboracin del manual.Debe llevar instrucciones para hacerlo mas comprensible.Redaccin clara, concisa y ordenada. Complementarse con graficas. Diagramas de procedimiento o de flujoTambin se les conoce como flujogramas, George Terry los define como la representacin grafica que muestra la sucesin de los pasos que consta un procedimiento.PERMITEN: Mejoran las operaciones, combinndolas con otra parte del proceso.Una mayor simplificacin del trabajo.Eliminar demorasUna mejor distribucin de la empresa y sus procesos.Determina la posibilidad de hacer una combinacin de la secuencia de las operaciones. SIMBOLOGIASe utilizan los siguientes smbolos:

CONCEPTOSIMBOLOOPERACIN: Es cuando algo esta siendo creado, cambiado o aadido. INSPECCIN: Es cuando algo es revisado y verificado sin ser alterado en sus caractersticas.TRANSPORTE: Actividad de mover de un lugar a otro.ESPERA O DEMORA: Etapa en que algo permanece sin movimiento o actividad, esperando que algo acontezca.ALMACENAMIENTO: Es almacenar o archivar un bien con carcter temporal o definitivo.