Planeacion Estratégica de Los Sistemas de Información.docx

8/19/2019 Planeacion Estratégica de Los Sistemas de Información.docx

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PLANEACION ESTRATÉGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

A través de los años, se han evaluado numerosos intentos de modernizar sistemas de información; se han encontrado grandes problemas como altos

costos, largos retrasos en el desarrollo y sistemas que no satisfacen lasnecesidades del usuario.En muchos casos, estos defectos en el desarrollo ocurrieron por unainadecuada planeación detallada para identificar necesidades futuras yactuales de los usuarios y una prematura decisión a un espec fico diseño queno consideró alternativas de solución o que tan bien satisficieran lasnecesidades de los usuarios.!as comple"idades de los sistemas de información pueden ser vastamentediferentes, pero el an#lisis determina las necesidades de información de unaorganización para lograr su misión son esencialmente las mismas sin importar la comple"idad del problema. $rganizaciones p%blicas y privadas han ideadometodolog as para identificar necesidades de información y planificar adquisiciones para satisfacer esas necesidades. &ientras que las metodolog aspueden ser un poco diferentes cada propone un enfoque estructurado completopara identificar las necesidades de información y analizar como satisfacer esasnecesidades.

Qué es Planeación Info !"#ica$

!a planeación estratégica de los sistemas de información es un enfoquesistem#tico y disciplinado para determinar los métodos m#s efectivos yeficientes para satisfacer las necesidades de información, para que seae'itoso, debe emplear procesos técnicos y gerenciales en el conte'to deingeniera de soft(are.)a"o este enfoque, las caracter sticas del hard(are y soft(are del sistema,instalaciones, datos y personal son identificados y definidos a través de undiseño y an#lisis detallado para lograr un sistema que sea el m#s efectivo encostos para satisfacer las necesidades de la organización.El proceso debe considerar la gestión del ciclo de vida del sistema, las pol ticasde la organización y presupuesto como factores integrales e importantes, eincluye a todos los participantes de la organización a través del proceso. Es unproceso iterativo, por lo que cambios identificados durante el proceso deben

ser evaluados para determinar su efecto en el an#lisis completo. !a planeaciónestratégica de los sistemas de información, no es un evento de una solaocasión, esta debe ser revisada periódicamente para asegurar la continuaviabilidad del sistema en satisfacer las necesidades de información y lograr misiones a largo plazo.El marco de traba"o de la planeación inform#tica utiliza un proceso ordenado yestructurado para obtener la información clave antes de comenzar el desarrollodel sistema. *uenta con ocho pasos+

dentificar la misióndentificar funciones a realizar para lograr la misióndentificar información necesaria para realizar esas funciones

dentificar datos para realizar esas funcionesdentificar aplicaciones espec ficas necesitadas para obtener esa información


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dentificar la definición lógica del sistema -arquitectura funcional, arquitecturade la información ,arquitectura de los datos, arquitectura de la aplicaciónE'plorar arquitecturas alternativas -considerando hard(are, soft(are,comunicaciones, manipulación de datos, consideraciones de seguridad ./eleccionar una arquitectura

La i!%o #ancia &e la Planeación Info !"#ica

!os sistemas de información son herramientas importantes para lograr efectivamente los ob"etivos organizacionales. nformación siempre disponible,completa y precisa es esencial para hacer decisiones fundamentadas y atiempo. nformación no disponible, mezclada entre información in%til y unineficiente procesamiento de datos gasta recursos.!a organización debe identificar sus necesidades de información en las basesde una identificación sistem#tica y an#lisis de su misión y funciones a realizar,quien las realiza, la información y datos de soporte necesitados para realizar las funciones y los procesos necesitados para la estructura de información m#s%til.El desarrollo y adquisición e'itosos de un sistema de información deben incluir un proceso riguroso y disciplinado de obtención, evaluación y an#lisis de datosantes de comprometer recursos considerables financieros y humanos paracualquier desarrollo de sistema de información.&ientras que implementar este enfoque puede no e'cluir todos los problemasde adquisición de los sistemas de información, este debe producir conocimientodetallado de la misión y ob"etivos organizacionales, necesidades deinformación del usuario y alternativas para direccionar esas necesidades, y unaarquitectura abierta y fle'ible que es e'pandible y puede ser actualizadas parasatisfacer necesidades futuras.

El i!%ac#o &e no i&en#ifica sis#e!"#ica!en#e las necesi&a&es &einfo !ación'

!a importancia de identificar y analizar a fondo y sistem#ticamente lasnecesidades de información no se le pueden dar sobre énfasis. /e hadescubierto a través de los años que adquirir sistemas de información cuestamucho, toman demasiado tiempo y resultados en sistemas que no hacen lo quelas organizaciones quieren que hagan.

0ay muchos e"emplos de adquisiciones de sistemas de información erróneas,una vez analizada la adquisición del sistema, los costos pueden incrementarseen un 123 y el desarrollo tomó m#s del doble del tiempo estimado, y el sistemaestaba le"os de satisfacer todas las necesidades de los usuarios.

!a planificación estratégica de los sistemas de información tiene comopropósito la revisión del estado actual de la organización, la identificación de lasituación estratégica deseada y la planificación de los proyectos y cambios enla organización necesarios para alcanzar dicho estado deseado, t picamente enun periodo de 4 o 1 años.

Esta actividad debe involucrar a todos los actores relevantes de la organizaciónpara conseguir la alineación de los ob"etivos de los sistemas de información


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con los organizativos.

A pesar que el proceso de creación del plan de sistemas no es trivial, comotampoco lo es su posterior despliegue, el ob"etivo se puede definir de unamanera sencilla+ se trata de analizar el estado actual de las tres dimensionesb#sicas de los sistemas de información, identificar su situación futura deseaday determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situación futura+!as fases propuestas para la redacción de un plan estratégico de sistemas son+

5A/E 6. 7eterminar la estrategia y conte'to actual de la organización

!a primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrir# de maneraefectiva las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente

para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas deinformación.

El primer paso ser# validar el plan de proyectos y Establecer los antecedentes.

5A/E 8. dentificar los requisitos de negocio para los sistemas de información

!a segunda fase del proyecto, una vez identificado el conte'to y revisada lainformación disponible sobre la estrategia y planificación de la organización, esdeterminar cu#les son los requisitos concretos de negocio a los que puedencontribuir estos sistemas.

9ara identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, debenrevisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del an#lisis+


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An#lisis 7$5Adel negocio.

● :equisitos de conte'to y operativos

5A/E 4. 7eterminar el estado actual de los sistemas de información

na vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, lasiguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información,para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir de sus tres aspectos b#sicos+

● Estado de la infraestructura técnica● Estado de las aplicaciones● Estado de la organización

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na vez completada la planificación anual, la actividad principal es elseguimiento de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, ascomo la toma y supervisión de las acciones correctivas que se abran en base alas desviaciones identificadas. En paralelo se mantiene la relación con elcliente interno, que es el resto de la organización, gestionando la demanda de

peticiones generales y de proyectos no previstos en el plan de sistemas.

!a planeación estratégica ofrece puntos importantes para las actividades de laorganización. Al servirse de ella los gerentes dan a su organización ob"etivosdefinidos con claridad y métodos para lograrlo. Este proceso de planeación lesayuda a prever los problemas antes que sur"an y a afrontarlos antes que seagraven, también ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades segurasy riesgosas y a elegir entre ellas.

Es importante diferenciar la planeación estratégica de la planeación t#ctica,

igualmente la planeación operativa de la planeación normativa. !a primera serefiere al proceso mediante el cual los e"ecutivos trazan la dirección a largoplazo -mayor a 4 años estableciendo ob"etivos y metas espec ficas en eldesempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y e'ternas -conte'toespec fico para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Esto suelellevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el m#s altonivel de mando.

!a planeación t#ctica presenta caracter sticas de ser un proceso continuo ypermanente, orientado al futuro cercano o corto plazo, racionalizar la toma dedecisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidadformada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico.Es interactiva ya que permite mediciones y evaluaciones conforme se e"ecutay es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficienciade los ob"etivos deseados.!a planeación operativa se da a nivel de los traba"adores o empleados, en elnivel m#s ba"o de la organización. Es una microplaneación de lasorganizaciones de car#cter inmediato, que detalla acerca de la forma en quelas metas tendr#n que ser operacionalizadas para ser alcanzadas.!a planeación normativa, se refiere a la conformación de normas, pol ticas yreglas establecidas para el funcionamiento de una organización. /e va aapoyar en la conformación de est#ndares, metodolog as y métodos para elcorrecto funcionamiento de las actividades dentro de la planeación.Ele!en#os &e la %laneación es# a#é(icaEn general, se puede decir que e'isten tres elementos base -o preguntas quedeben ser contestadas del proceso de planeación estratégica

BA dónde queremos llegarC /i una organización no sabe a dónde se dirige-por e"emplo sin visión, ni misión y sin metas y ob"etivos espec ficos es comosi estuviera a la deriva.

B*u#l es la situación o ambiente en que nos desarrollamosC Es importanteidentificar y entender en forma ob"etiva los factores internos -en laorganización y e'ternos que pueden apoyar o obstaculizar el llegar a dondequeremos llegar.>ambién se conoce como diagnóstico situacional de la organización


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B*ómo llegaremos a ese lugar o futuro deseadoC Aqu se definen cu#les sonlos caminos a seguir+ proyectos, alianzas, actividades, recursos financieros,entre otras cosas. 7e aqu surge información muy importante que alimentaotras #reas dentro de la organización.

El desarrollo y, sobre todo, la e implementación de una estrategia y su planrequiere de un esfuerzo disciplinado, creativo, y honesto que sea adaptado alas necesidades y condiciones de cada organización.

Pasos &e la %laneación es# a#é(ica

Aunque hay muchas metodolog as disponibles para realizar la planeaciónestratégica, un proceso que puede ser aplicado a todos las organizacionesconsiste de los siguientes componentes o pasos generales. 7ependiendo de lasituación de cada organización, estos componentes pueden a"ustarse, por e"emplo, cuando una organización desea actualizar su plan o si deseaimplementar una planeación estratégica por primera vez.

) * P e%a ación %a a la %laneación Antes de iniciar el proceso, hay que definir y preparar claramente lo siguiente+

*ompromiso de la organización a seguir el proceso completo y aplicar resultados !a metodolog a o pasos a seguir, los marcos de tiempo, el presupuestorequerido

Duien ser# el responsable interno del proceso y productos *uales miembros de la organización deben participar y en que paso participan ecesidades de información previa 7efinir las prioridades en lo referente a #rea geogr#fica, temas,, especies,

etc., en los que la organización concentrar# sus esfuerzos -este paso debea"ustarse seg%n el conte'to espec fico de cada organización con referente a su#rea de producción de bienes o servicios

+* Desa ollo &e la ,isión - Misión

!a Fisión es una meta a largo plazo y refle"a cómo se ve la empresa en esefuturo, es como un sueño que se pretende alcanzar. /u conocimiento por todoslos miembros de la organización es muy importante porque significa que todos

saben para dónde se va.!a &isión es la razón de ser de la empresa. $rienta a todos los empleadospara que las decisiones que se tomen no se salgan del rumbo y representenesfuerzos perdidos. /u conocimiento debe ser por todos los miembros de laempresa.

.* An"lisis &e la si#uación ac#ual e/#e na -Amenazas, $portunidades;también se conoce como 9$A&+ perfil de oportunidades y amenazas delmedio

0* An"lisis in#e no &e la o (ani1ación-5ortalezas y 7ebilidades; también seconoce como 9* + perfil de capacidad institucional . Al con"unto de 7ebilidades, $portunidades, 5ortalezas y Amenazas, se les


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conoce con el nombre de 7$5A y resumen lo que es el 7iagnóstico/ituacional.

2* Definición &e !e#as - o34e#i5os es# a#é(icos' Selecciona el %o #afolio oca #e a &e % o-ec#os'Estos est#n dirigidos a prevenir las amenazas, disminuir las debilidades, mantener las fortalezas y aprovechar las oportunidades

6* In#e( ación &e la es# a#e(ia con el %lan financie o - o# as " eas &e lao (ani1ación 7% o&ucción8 !e ca&eo - #alen#o 9u!ano:'

;* I!%le!en#ación &e la es# a#e(ia< Es la parte operativa y en donde sediseñan, implementan, monitorean, y eval%an los proyectos.

@. ) )! $G:A5 AH!a Gerencia EstratégicaH. 5red :. 7avid, 5ondo Editorial !egis, >ercera:eimpresión5ebrero 6II2$gliastri, Enrique. &anual de planeación estratégica, /antafé de )ogot#+ >&Editores,Ediciones niandes, 6II

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