Plan operativo institucionalPOI

El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestión de corto plazo que define las actividades que se llevarán a cabo en períodos de un año, para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional

Ruly Nelson[Seleccionar fecha]

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PRESENTACIÓN

El presente trabajo específico tiene por finalidad que los alumnos de la Universidad Nacional De San Agustín Arequipa, en especial los de la Facultad De Administración, conozcan los fundamentos del plan operativo institucional, así como las pautas metodológicas básicas para su elaboración, de modo que este instrumento de gestión institucional se convierta en una verdadera y efectiva herramienta que contribuya a fortalecer el desempeño municipal para alcanzar el desarrollo local.

ContenidoPRESENTACIÓN................................................................................................3

EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO..............................4

importancia......................................................................................................4

objetivo............................................................................................................7

Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar........7

Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo...............................8

Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de planeamiento institucional de corto plazo:.......................................................8

EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL...........................................................9

el plan operativo es necesario porque.............................................................9

los objetivos del plan operativo institucional..................................................10

importancia....................................................................................................10

relación entre pei y el poi...............................................................................10

diferencias entre el pei y el poi......................................................................11

EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.....................................................11

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL.............12

¿cómo se elabora un plan operativo institucional (poi)?................................12

explicación:....................................................................................................12

ESTRUCTURA DEL PLAN................................................................................13

¿qué contiene el plan operativo institucional?...............................................14

prioridades institucionales............................................................................14

objetivos operativos de cada dependencia municipal....................................14

programación de metas operativas.............................................................14

responsables.................................................................................................15

cuadro de necesidades................................................................................15

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL.............15

1. ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES...................15

2. PROPOSICIÓN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS........................16

3. DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS............................16

4. ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO............................19

5. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES EN FUNCIÓN DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO.....................................................................20

6. PREVISIÓN DE GASTOS....................................................................20

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PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL...............................................................................................21

El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente..............22

Prioridades institucionales.............................................................................22

Pasos.............................................................................................................22

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN..................................24

Fase 1: El Alineamiento.................................................................................24

Fase 2: Los Requerimientos..........................................................................27

Pueblo Organizado y/o Ciudadanos de la Provincia de.........................27

Huarmey.....................................................................................................27

Áreas Funcionales de la Municipalidad Provincial de.........................28

Huarmey.....................................................................................................28

Base de Datos de la Oficina de Programación de Inversiones..........28

Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensión........................................29

Fase 4: Oportunidad de los Recursos............................................................29

Fase 5: Criterios para la Priorización de Acciones y Proyectos.....................30

Alineamiento Estratégico......................................................................30

Sostenibilidad.......................................................................................30

Impacto Económico..............................................................................30

Transversalidad con la Problemática Local..........................................30

Impacto Social......................................................................................30

Fase 6: Alineamiento de Recursos con Requerimientos............................31

Fase 7: Formulación del Plan Operativo Institucional....................................32

Metodología para el Seguimiento y Evaluación del Plan.................................34

Estructura de Gestión del Plan Operativo Institucional.....................................36

fases e interfases del plan operativo institucional..........................................36

BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................37

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EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO

Es el proceso a través del cual una municipalidad organiza con la debida anticipación su gestión institucional para un determinado año fiscal, teniendo en cuenta las prioridades (políticas institucionales) que se definan para dicho período. La gestión institucional es la capacidad que tiene una municipalidad para lograr los resultados esperados a través de la organización municipal.

IMPORTANCIA

Permite a la municipalidad organizar los esfuerzos y recursos municipales para lograr los objetivos y metas que se proponga anualmente.

OBJETIVO

Facilitar las condiciones para que el personal y las dependencias de la municipalidad respondan adecuadamente a las exigencias propias de los procesos clave municipales, de manera organizada, sincronizada y evitando superposiciones, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestión de las dependencias municipales.

El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol específico1 que le toca desempeñar al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues la gestión institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso de desarrollo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la municipalidad en el mediano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional de corto plazo debe también tener en cuenta las orientaciones estratégicas contempladas en el plan de desarrollo institucional.

Con un buen planeamiento institucional de corto plazo, podemos evitar

El "activismo" institucional La "dispersión" de los escasos recursos disponibles La "superposición" de actividades La descoordinación" entre el personal o las dependencias municipales.

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El activismo es aquella actitud de querer "hacer de todo" sin tener presente qué es lo importante y urgente para la organización municipal, según las prioridades establecidas para un determinado año fiscal.

La "dispersión" es la utilización de los escasos recursos municipales en actividades no prioritarias. Todo puede ser importante y urgente, pero es necesario concentrar y aplicar los recursos en aquellas acciones que han sido priorizadas para el año.

A veces se observa que los órganos municipales duplican las mismas actividades o metas, siendo necesario coordinar esfuerzos de modo que el accionar municipal sea lo más eficiente posible.

Hay "descoordinación" cuando se programan metas o adquisiciones que no cuentan con los recursos debidamente previstos, o que requieren de ciertos bienes y servicios que aún no han sido contratados o adquiridos. También hay "descoordinación" cuando los objetivos operativos de las dependencias municipales no guardan relación con las prioridades institucionales.

Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo

Los principales instrumentos de planeamiento institucional de corto plazo (PICP) son:

Plan operativo institucional

Presupuesto institucional municipal

Plan anual de adquisiciones y contrataciones

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Veamos algunas dificultades que se presentan en el proceso de planeamiento institucional de corto plazo:

1. Estos tres instrumentos se ejecutan en el corto plazo, sin embargo su formulación no siempre parte de la misma información, las programaciones no están sincronizadas entre sí y, por último, se elaboran en distintos momentos, lo que impide una mejor combinación del potencial humano y los recursos materiales y financieros de la municipalidad.

2. A pesar que todos ellos guardan íntima relación, usualmente se elabora primero el presupuesto institucional municipal, luego el plan anual de adquisiciones y contrataciones y, finalmente, el plan operativo institucional.

3. Lo anteriormente citado nos indica que se prevén recursos sin tener claro qué harán las dependencias de la municipalidad, y así se programan adquisiciones y contrataciones sin saber cuándo se requerirán ni a qué metas operativas contribuirán.

4. Existen normas muy precisas para la elaboración del presupuesto institucional municipal y del plan anual de adquisiciones y contrataciones. Sin embargo, el planeamiento operativo institucional cuenta con disposiciones técnicas establecidas hace quince años por lo menos- salvo algunas disposiciones puntuales contempladas en las normas presupuestarias. Esta situación es muy grave dado que el hilo conductor de la planificación de corto plazo es, precisamente, el plan operativo institucional.

5. Los instrumentos de planificación constituyen una copia del documento del año anterior. Persiguen objetivos que no se encuentran alineados a las prioridades institucionales y del desarrollo local y, a falta de información institucional, son elaborados en base a datos históricos o determinados "al ojo" por el responsable de su elaboración, dado que no se elaboran con la participación de todo el personal de la municipalidad.

6. La visión de "compartimiento estanco" que tienen los sistemas administrativos nacionales, no permite a las municipalidades advertir la relación entre tales instrumentos, ni mucho menos advertir que si bien son tres instrumentos, forman parte de un único proceso, al que hemos denominado planificación institucional de corto plazo.

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EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestión de corto plazo que define las actividades que se llevarán a cabo en períodos de un año, para el logro de los resultados previstos en el Plan Estratégico Institucional.

Su estructura contiene entre otros puntos: los objetivos institucionales anuales, indicadores, metas, acciones operativas y proyectos.

EL PLAN OPERATIVO ES NECESARIO PORQUE

1. Permite que la municipalidad cuente con una "lógica de conjunto" para la acción institucional en el corto plazo.

2. Contribuye a lograr la coherencia de la gestión institucional municipal mediante la organización y coordinación de las actividades de las diferentes dependencias municipales, en función de las prioridades institucionales

3. Ayuda a lograr la mejor combinación posible entre el potencial humano de la organización y sus recursos materiales y financieros.

LOS OBJETIVOS DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

1. Evitar la superposición (duplicación) de actividades entre las diferentes dependencias municipales.

2. Enfocar la gestión institucional en el logro de las prioridades establecidas en el presupuesto participativo, el plan de desarrollo institucional y el plan de desarrollo concertado.

3. Identificar el papel de cada dependencia municipal para el mejor desempeño de la misión municipal.

IMPORTANCIA

El POI es una herramienta que traza el camino por el que se debe conducir la institución en un año calendario, conteniendo las principales actividades y proyectos que se desarrollarán en concordancia con los objetivos y líneas estratégicas establecidas en el PEI. Esto lo hace un proceso integrador y de trabajo colectivo que, a partir de consensos respecto de las acciones, proyectos, metas e indicadores, permite alinear y ordenar el trabajo institucional de un año.

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RELACIÓN ENTRE PEI Y EL POI

Indudablemente, que los objetivos, metas y actividades del POI guardan estrecha relación con los grandes lineamientos y con el objetivo estratégico establecido en el PEI.

En otras palabras, el POI permite concretar o ”llevar a la práctica” lo establecido en el PEI, estableciendo los recursos necesarios para su implementación.

Asimismo, contiene las metas que se deben cumplir y los indicadores que permiten evaluar su ejecución.

DIFERENCIAS ENTRE EL PEI Y EL POI

El Plan Estratégico Institucional es un plan de mediano plazo que establece los objetivos generales de la institución y grandes líneas de acción, mientras que el Plan Operativo Institucional es un plan de corto plazo en el que se establecen las diversas actividades que debemos realizar para alcanzar los objetivos y metas trazadas para un año calendario.

EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

¿Que es plan estratégico institucional (PEI)?

El documento donde se refleja cuales son las estrategias a seguir para el logro de los objetivos trazados a mediano plazo, esta encaminado a la construcción de una visión compartida de futuro y el establecimiento de objetivos estratégicos institucionales, en el cual se identifican las orientaciones fundamentales que guían en el mediano y largo plazo a la institución; en tal sentido obedece a la revisión de las siguientes preguntas

¿Quienes somos?

¿Por que existimos?

¿Hacia donde vamos?

¿Que ofrecemos?

¿Como lo hacemos?

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En la práctica, es el proceso que permite traducir la misión, visión, y estrategia en resultados tangibles.

De acuerdo al articulo 7 de la LEY Nº 2841

7.2 El Titular de la Entidad es responsable de:

i. Efectuar la gestión presupuestaria, en las fases de programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación, y el control del gasto, de conformidad con la Ley General, las Leyes de

Presupuesto del Sector Público y las disposiciones que emita la Dirección Nacional del

Presupuesto Público, en el marco de los principios de legalidad y presunción de veracidad, así como otras normas.

ii. Lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y

Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas, Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.

iii. Concordar el Plan Operativo Institucional (POI) y su Presupuesto Institucional con su Plan

Estratégico institucional

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

¿Cómo se elabora un Plan Operativo Institucional (POI)?

El POI se elabora siguiendo algunos pasos previos como:

1. constitución de una Comisión de planificación de la formulación del POI.2. Se realice una movilización institucional para involucrar al alcalde,

funcionarios y servidores al proceso de formulación del POI.3. Se conozca las actividades y proyectos a ejecutarse en el ejercicio

presupuestario para cumplir los objetivos institucionales y las prioridades de gestión.

4. Se diagnostique la necesidad de la entidad municipal en términos de recursos.

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EXPLICACIÓN:

El Plan Operativo Institucional –POI, y es un instrumento de gestión de carácter anual que se elabora tomando como base las Directiva Nº 002-94 del INAP y de acuerdo a los lineamientos generales Ley Nº 28411, que en su artículo 71º, inciso 71.1, señala que su elaboración deberá tener en cuenta el Presupuesto Institucional (programación de ingresos y gastos), el Plan Estratégico Institucional (PEI) que debe ser concordante a su vez, con el Plan de Desarrollo Local Concertados (PDC).

Asimismo los Planes Operativos Institucionales- POI, reflejan las Metas Presupuestarias que se espera alcanzar para cada año fiscal y constituyen instrumentos administrativos que contienen los procesos a desarrollar en el corto plazo, precisando las tareas necesarias para cumplir las Metas Presupuestarias establecidas para dicho período, así como la oportunidad de su ejecución, a nivel de cada dependencia orgánica.

Al respecto el artículo 8° de la Ley N° 28411, el Presupuesto constituye el instrumento de gestión del Estado que permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo Institucional (POI). Asimismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las Entidades que forman parte del Sector Público y refleja los ingresos que financian dichos gastos.

Esta misma norma señala que el Titular de la Entidad es responsable de lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo Institucional y Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones, Programas, Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.

ESTRUCTURA DEL PLAN

El Plan Operativo Institucional (POI) de acuerdo a las normas respectiva, puede tener la siguiente estructura:

1. Presentación

2. Visión y Misión Institucional

3. Diagnostico

4. Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

5. Lineamientos de Política Institucional (Objetivos Generales, Líneas prioritarias de Gestión)

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6. Actividades (De acuerdo a Funcional Programatico/Unidades Orgánicas)

a. Objetivo Especifico

b. Centro de Costos/Unidad Orgánica

c. Actividad

d. Metas: Unidad de Medida/Cantidad

e. Resultados

f. Indicador (Desempeño) Monitoreo

7. Proyectos (Programas de Inversiones/Fichas de Proyectos)

8. Conclusiones y Recomendaciones

Base legal:

Resolución Jefatural Nº 003-94-INAP/DNR que aprueba la Directiva Nº 002-94-INAP/DNR “Normas para la Orientación, Formulación, Aplicación, Evaluación y Actualización del Plan de Trabajo Institucional”, publicado en El Peruano el 29/01/1994 de alcance para el Gobierno Nacional, Regional y Local

Ley general del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411.

¿QUÉ CONTIENE EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL?

El plan operativo institucional debe contener -como mínimo- la siguiente información

Prioridades institucionales

Son los lineamientos generales, las políticas públicas locales, que todas las dependencias municipales deberán observar en su gestión operativa durante un determinado año. Estas prioridades se enmarcan dentro de los objetivos estratégicos establecidos en el plan de desarrollo institucional, de modo que la municipalidad pueda contribuir al desarrollo local

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Objetivos operativos de cada dependencia municipal

Son los propósitos que perseguirá cada dependencia municipal en su gestión operativa. Ellos deben contribuir necesariamente al logro de las prioridades institucionales establecidas para el año.

Programación de metas operativas

Es el ordenamiento en el tiempo de lo que cada dependencia municipal va a producir durante el año. Comprende también el proceso de sincronización entre la programación operativa propuesta por las diferentes dependencias municipales. Sincronizar es ubicar en el tiempo las metas programadas, de modo que las tareas que deban realizarse para su cumplimiento se coloquen en orden de prioridad.

Responsables

Son las personas y/o dependencias que se harán cargo del cumplimiento de las metas operativas programadas

Cuadro de necesidades

Es el documento que contiene los requerimientos para las adquisiciones o contrataciones que serán necesarias realizar para lograr las metas operativas programadas.

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

1. ESTABLECER LAS PRIORIDADES INSTITUCIONALES

A continuación presentamos los pasos básicos para elaborar el plan operativo institucional.

¿Quién lo hace?

Corresponde a las autoridades municipales (concejo municipal y alcalde) establecer los lineamientos de política institucional que la municipalidad perseguirá durante un determinado año fiscal.

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Es recomendable que dichas prioridades se establezcan teniendo en cuenta los procesos clave que impulsa la organización municipal. Los procesos clave son las líneas principales de acción municipal que aglutinan un conjunto de actividades y que responden directamente a la misión de la municipalidad.

Son procesos clave

1. La promoción del desarrollo2. La prestación de servicios públicos locales3. La administración municipal, entre otros.

Es importante que las autoridades municipales comprendan qué implican los procesos clave, dado que cada uno de ellos responde a una manera de hacer las cosas. En un sentido más amplio, el término "proceso" se refiere a cómo se hacen las cosas y no a qué cosas se hacen.

Entonces, al definir las prioridades institucionales, las autoridades municipales deben tener en cuenta:

1. La manera cómo se están desenvolviendo los procesos clave de la municipalidad.

2. La manera cómo quisieran que dichos procesos clave funcionen.3. Los objetivos estratégicos del plan de desarrollo institucional y los

compromisos asumidos por la municipalidad con respecto al plan de desarrollo local concertado.

2. PROPOSICIÓN DE LOS OBJETIVOS OPERATIVOS

Teniendo en cuenta las prioridades institucionales, cada dependencia municipal propone sus objetivos operativos.

Son los propósitos fundamentales que persiguen un determinado órgano estructural o dependencia. Responden di-rectamente al papel que juega la dependencia en la organización municipal para cumplir con la misión de la municipalidad.

Recuerda que:

1. Los objetivos operativos no deben confundirse con los resultados a lograr (en este caso, se trataría de metas operativas).

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2. Los objetivos operativos tampoco son los insumos con los que deberá contar la municipalidad para lograr sus metas (comprar equipos, contratar personal, adquirir equipos)

3. Los objetivos operativos no deben confundirse con las funciones previstas en el reglamento de organización y funciones ROF para una determinada de-pendencia, dado que éstas son responsabilidades que se derivan de su ámbito de competencia funcional.

3. DETERMINACION DE LAS METAS OPERATIVAS

Al igual que los objetivos operativos, las metas operativas son propuestas por todas las dependencias de la entidad (incluidos sus órganos de dirección).

Todo objetivo operativo debe ser expresado en una o varias metas operativas para poder medir su logro. Al cumplir las metas operativas constataremos el cumplimiento de los objetivos.

A partir de las metas operativas así determinadas, podrán proponerse indicadores para medir la gestión operativa de la municipalidad, en términos de eficacia, eficiencia, impacto, cobertura, calidad, rendimiento, entre otros criterios.

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No confundamos una meta operativa con las tareas o trabajos para llevarla a cabo. Las tareas y los trabajos constituyen las acciones operacionales necesarias para lograr un determinado producto intermedio o final (meta operativa).

Las tareas son las acciones de carácter operacional inscritas en una actividad (ca-tegoría presupuestaria). Los trabajos constituyen acciones operacionales inscri-tas en un proyecto (categoría presupuestaria).

4. ESTABLECER EL CRONOGRAMA DE TRABAJO

Es muy importante dar la atención necesaria a la elaboración del cronograma de trabajo porque constituye un insumo importante para la programación presupuestaria de gastos, la cual debe estar articulada con la planificación operativa de la municipalidad. Por tanto, debe tenerse presente que el planeamiento operativo es anterior a la programación presupuestaria.

Como resulta evidente, las metas operativas que no se programen, estarán sujetas a la disponibilidad presupuestaria (saldos presupuestarios que se obtengan por ahorros) y/o a la priorización que determine el titular del pliego durante la fase de ejecución presupuestal.

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5. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES EN FUNCIÓN DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO

La secuencia de las tareas y trabajos señala en forma específica las acciones o actividades que cada dependencia deberá desarrollar para lograr una determinada meta operativa. Esta secuencia es el desagregado del cronograma de trabajo descrito en el numeral precedente.

1. Las fechas de inicio y fin de las tareas y/o trabajos para lograr una determinada meta operativa.

2. Los periodos en que se producirá un mayor esfuerzo por parte de la municipalidad debido a la realización de múltiples tareas (ruta crítica).

3. Conocimiento oportuno y con anticipación debida de las tareas que implicarán la adquisición y/o contratación de determinados bienes y servicios, necesarios para el logro de las metas operativas.

6. PREVISIÓN DE GASTOS

Las dependencias municipales deben detallar todos los bienes y servicios así como el equipamiento necesario que necesitarán para el cumplimiento de sus metas operativas, y para ello, deben llenar un formato denominado cuadro de necesidades. El requerimiento no existe si es que no se precisa a qué meta operativa contribuye. No se trata de pedir por pedir. Se trata de señalar lo que realmente se necesita para cumplir con las metas operativas.

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PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

Existen muchas maneras para elaborar el plan operativo institucional, esto depende principalmente de cómo está organizada la municipalidad.

Por ejemplo, en las municipalidades rurales que no cuentan con muchas dependencias orgánicas-, la preparación del plan operativo institucional significará más bien elaborar un plan de trabajo de todas las personas que integran la organización municipal. Dicho plan operativo institucional precisará entonces los objetivos y metas operativas de cada uno de los responsables, según el cargo que se encuentre desempeñando.

No obstante, las diferencias que pudieran existir entre la realidad institucional de las municipalidades, existen ciertas condiciones que deben observarse de todas maneras para elaborar el plan operativo institucional, a saber:

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El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente.

En su elaboración se debe propiciar la participación activa de todo el personal de la municipalidad, de esta manera las ideas y propuestas para la construcción del plan operativo se verán enriquecidas por las diferentes maneras de ver la gestión municipal que tienen -en una misma municipalidad- los funcionarios, los servidores, los obreros y el personal contratado.

Prioridades institucionales

No es posible contar con un buen plan operativo institucional si es que las dependencias y el personal no saben cuáles serán las prioridades de la acción municipal para dicho período. Es importante que las autoridades municipales definan y comuniquen oportuna mente las políticas públicas locales, de modo que se propongan los objetivos y metas operativas para el ejercicio anual en función de las mismas.

Pasos

Paso 1: Elaborar una directiva sobre la formulación del POI. El responsable de su elaboración debe ser el gerente de planeamiento y presupuesto o el que haga sus veces.

El contenido de la directiva ser el siguiente:

Objetivos y alcances.

Base legal.

Definición de los objetivos generales, parciales y específicos. Los objetivos generales son los objetivos de la municipalidad; los objetivos parciales vienen a ser los objetivos de cada gerencia; por su parte los objetivos específicos son aquellos que cada unidad orgánica define.

Ejemplo:

Objetivo General Nº 1: “Mejorar la prestación de los servicios municipales”

Objetivos parciales:

Mejorar el servicio de recolección de residuos sólidos. Dar sostenibilidad a las áreas verdes del distrito. Mejorar la calidad de atención a los usuarios.

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Indicaciones para la formulación del POI por cada unidad orgánica. Cada unidad orgánica debe formular su respectivo POI sobre el marco de la directiva y los objetivos institucionales. Para ello se requiere que la directiva defina una matriz de objetivos institucionales manera que exista uniformidad en su presentación.

Matriz del POI. La matriz debe contener los siguientes aspectos: Nombre de la unidad orgánica. Objetivo general. Estrategias. Objetivos parciales. Objetivo específico. Indicador de resultado del objetivo específico. Línea de base del objetivo específico. Situación esperada. Actividades/Proyectos Indicador/meta. Cronograma de actividades. El POI debe contener una matriz de

actividades y responsabilidades.

Paso 2: Elaboración del POI. Corresponde a cada unidad orgánica elaborar su propio POI. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto debería brindar asistencia técnica para su elaboración.

Paso 3: Presentación preliminar del POI. Es importante para que la Oficina de Planeamiento y Presupuesto revise su consistencia y formule las respectivas recomendaciones.

Paso 4: Revisada su consistencia y levantadas las observaciones se pasa a su aprobación mediante resolución de alcaldía.

Base legal:

Numeral 8.1 del artículo 8 de la Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N° 28411.

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Súper plus…. Plan de Trabajo Institucional- PTI

Actualmente el Plan de Trabajo Institucional- PTI, se ha convertido en el Plan Operativo Institucional –POI, y es un instrumento de gestión de carácter anual que se elabora tomando como base las Directiva Nº 002-94 del INAP y de acuerdo a los lineamientos generales Ley Nº 28411, que en su artículo 71º, inciso 71.1, señala que su elaboración deberá de tener en cuenta el Presupuesto Institucional (programación de ingresos y gastos), deben tomar en cuenta también el Plan Estratégico Institucional (PEI) que debe ser concordante con el Plan de Desarrollo Local Concertados (PDC).

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN

Para poder entender cada una de las fases de la elaboración del Plan Operativo Institucional debemos entender el significado de lo que es el planeamiento y entonces diremos que:

“El planeamiento es aquel proceso consistente en establecer los mecanismos que permitan evaluar, seleccionar y ejecutar de manera ordenada, programada y transparente todas aquellas acciones constituidas por proyectos, actividades y/o tareas requeridas para la consecución de los objetivos estratégicos”.

En línea con lo señalado, el plan operativo institucional constituye la herramienta e instrumento técnico que permite consolidar las acciones de planeamiento de cada período anual, ya que se debe tener en cuenta tal como especificaremos más adelante, que el plan operativo institucional constituye el planeamiento de corto plazo (un año).

A continuación se desarrollan las siete fases que constituyen la metodología para la elaboración del Plan Operativo Institucional

Fase 1: El Alineamiento

El primer paso es el alineamiento entre el Plan Estratégico (Plan de Desarrollo Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional) en donde se encuentran representados los grandes retos de la gestión territorial, con el Plan Operativo Institucional, este alineamiento debe dar lugar indefectiblemente a una gestión institucional moderna, eficiente, eficaz y oportuna.

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De manera objetiva esta fase debe permitirnos identificar los grandes ejes estratégicos, a manera de ejemplo utilizaremos a la Municipalidad Provincial de Huarmey y los documentos elaborados en el PDC, PDI y POI para este gobierno local, en este caso tenemos los ejes estratégicos, los mismos que han sido ya definidos en el Plan de Desarrollo Concertado y son los siguientes:

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El presente manual del Plan Operativo Institucional no tiene por finalidad entrar en el detalle de la formulación del PDC, sin embargo consideramos importante que los funcionarios o usuarios del presente documento cuenten con información respecto a los detalles de su elaboración, toda vez que este sirve de base para la formulación del Plan Operativo Institucional

En resumen, la Fase de Alineamiento tiene como objetivo principal, definir el marco de referencia dentro del cual se formularán las acciones de corto plazo (Plan Operativo Institucional), es decir, una vez formulados los ejes estratégicos de desarrollo en el PDC y en el PDI, no se podrá formular ningún lineamiento o referencia que no esté alineado a estos ejes estratégicos definidos en el Plan Estratégico (Plan de Desarrollo Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional).

En Primer lugar el PDC representa la estrategia de desarrollo de una región, tal como se menciona en la Guía Rápida, se formulan los grandes objetivos estratégicos a partir de un diagnóstico de la región y de un análisis de sus potencialidades, estos Objetivos o Ejes Estratégicos van a ser abordados desde la perspectiva del rol del gobierno local en el PDI, utilizando una estrategia y un análisis de indicadores sociales y de pobreza por centros poblados (concepto de desarrollo territorial) se van a priorizar los programas y proyectos buscando tener un plan cohesionado de desarrollo impulsado por el gobierno local. Para llevar a cabo esta etapa se deben comprender claramente los roles del gobierno local.

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Eje Estratégico de Desarrollo Social

Eje Estratégico de Desarrollo Económico

Eje Estratégico de Desarrollo Ambiental

Eje Estratégico de Desarrollo

Institucional y de Capacidades

Fase 2: Los Requerimientos

Con los ejes estratégicos, lineamientos y marco de referencia ya definidos en la Fase de Alineamiento, se procede a identificar las potenciales acciones y/proyectos requeridos por la provincia de Huarmey, esta identificación se efectúa a través del pueblo organizado o ciudadanos de la provincia y por intermedio de las diferentes áreas funcionales de la organización municipal. A continuación se detalla las características de la obtención de ideas o proyectos de acuerdo a la fuente de las mismas:

Pueblo Organizado y/o Ciudadanos de la Provincia de

Huarmey.

El marco legal existente a previsto e implantado la democracia participativa en la elaboración de los proyectos de inversión de desarrollo social, económico, ambiental e institucional, para lo cual se desarrolla entre los meses de marzo y julio de cada año el denominado presupuesto participativo, el que por razones técnicas y administrativas siempre se encuentra desfasado en un año de su fuente de financiamiento, que para el caso de la Provincia de Huarmey es el Canon y Sobre Canon Minero.

Este mecanismo de participación organizada, se viene perfeccionando año a año en lo referente a la participación de la población organizada, sin embargo resulta fundamental establecer una política que establezca y asigne un porcentaje

(%) del total de los recursos, para el financiamiento de los proyectos priorizados en el proceso de presupuesto participativo, toda vez que de esa manera se transmite que la participación ciudadana tiene un correlato efectivo en la cristalización de los requerimientos planteados en el proceso.

En el caso de la Provincia de Huarmey se ha establecido a través del Comité de Gestión e Inversiones un porcentaje de

50%, el que podrá incrementarse de acuerdo a la pertinencia sobre el tema.

No siendo el propósito de este manual operativo, desarrollar el tema del presupuesto participativo, solo nos limitaremos a destacar que los proyectos de dicho proceso son seleccionados a través de un mecanismo de priorización que es puesto en conocimiento de los agentes participantes, de tal manera que al finalizar el proceso quede meridianamente claro que proyectos fueron seleccionados y cuales no alcanzaron un puntaje

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suficiente para su incorporación en la agenda de inversión del año siguiente.

En resumen el presupuesto participativo es una fuente importante para establecer los requerimientos de la gestión territorial y la articulación de los mismos con los ejes estratégicos.

Áreas Funcionales de la Municipalidad Provincial de

Huarmey.

Otra importante fuente para obtener información sobre las necesidades no cubiertas como parte de la gestión territorial son las propias áreas funcionales relacionadas con la formulación y evaluación de proyectos de distinta naturaleza relacionados con su responsabilidad funcional, los cuales pueden tener las siguientes características:

1. Proyectos relacionados con los ofrecimientos de la campaña política que deben ser promovidos por el Alcalde Provincial electo.

2. Proyectos relacionados con el área funcional de Desarrollo Urbano y técnicamente orientados al fortalecimiento de aspectos de cobertura de necesidades básicas, tales como: luz, agua, desagüe, saneamiento catastral y otros.

3. Proyectos orientados al desarrollo social y que deben ser promovidos por el área funcional competente.

4. Proyectos relacionados al fortalecimiento institucional, que deben ser promovidos por las áreas funcionales rectoras en materias de su incumbencia, tales como: Planeamiento, Presupuesto, Racionalización y Sistemas (Desarrollo Tecnológico, Mejora Continua), Personal(Desarrollo de Capacidades), Órganos de Línea (Servicio al Ciudadano) y otros.

Base de Datos de la Oficina de Programación de Inversiones

Esta oficina tendrá en esta fase la responsabilidad de alcanzar un listado de proyectos viabilizados o no que hayan sido incorporados en ejercicios de años anteriores y que no fueran priorizados por razones de financiamiento y/o por estar en desarrollo los estudios preliminares, es decir, en este último caso, proyectos que fueran priorizados en ejercicio anteriores que no hayan sido ejecutados en su totalidad.

Todos los requerimientos obtenidos a través de las diferentes fuentes antes descritas, deberán conformar el Listado de

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Requerimientos que servirán de base para el debate técnico en el Comité de Gestión e Inversiones.

Fase 3:Las Fuentes de Recursos y su Dimensión

Esta fase es el complemento fundamental para poder establecer exactamente con cuantos recursos económico-financieros contamos y de que fuentes provienen, para el caso de la Provincia de Huarmey las fuentes de financiamiento actualmente vigentes son las siguientes:

Fondo Minero de Antamina Fondo de Sostenibilidad Gobierno Central a través de sus diferentes Ministerios. Gobierno Regional de Ancash Foniprel Agua para Todos Saldos de Balance

Tal como ya lo mencionáramos esta fase es importante para poder tener claro la cantidad de recursos con los que cuenta el municipio y contar de esta manera con las dos variables requeridas para el desarrollo de la Fase Nº 6: el Alineamiento

Fase 4: Oportunidad de los Recursos

Tal como su nombre lo indica, en esta fase se establecerá de manera puntual en que fechas del período anual se contará con los recursos derivados de cada fuente de financiamiento, de tal manera de poder establecer las siguientes pautas:

Determinar con la mayor aproximación posible las fechas en que se contarán con los montos correspondientes a cada fuente de financiamiento, con la finalidad de asegurar y garantizar que la programación de la ejecución de las inversiones se efectúe dentro de las fechas y plazos previstos.

El contar con información fidedigna sobre la oportunidad en la que se contarán con los montos de las diferentes fuentes de financiamiento, evitará que se genere un déficit en el Plan Operativo Institucional, con el consecuente impacto en el aspecto social y económico, así como de imagen institucional.

Evitar paralizaciones de obras en ejecución.

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Evitar problemas de índole social y consecuentemente acciones cruentas y hostiles de la población hacia sus autoridades.

Evitar afectar credibilidad de la gestión. Garantizar oportunidad de entrega de obras. Facilitar el control y monitoreo del Comité de Gestión e

Inversiones.

Fase 5: Criterios para la Priorización de Acciones y Proyectos

Los criterios cualitativos y cuantitativos a tener en cuenta por parte de los miembros del Comité de Gestión e Inversiones para la priorización de inversiones serán los siguientes:

Alineamiento EstratégicoEs fundamental que el proceso de priorización y selección de inversiones, respete la relación de las mismas con los ejes estratégicos y los objetivos estratégicos institucionales contenidos en ellos.

SostenibilidadGrado en que los efectos transformadores derivados de la intervención se podrían sostener en el tiempo una vez agotada la ayuda externa o el financiamiento con recursos propios.

Impacto Económico

Efectos de mediano plazo, directos e indirectos, que pueden ser derivados de una intervención (tiene un alcance, por tanto, superior al de eficacia).

Transversalidad con la Problemática Local

Prioridad otorgada en el objetivo a aquellos aspectos transversales que deben estar presentes en toda intervención, relacionados con la lucha contra la pobreza, la equidad de género, la sostenibilidad ambiental y la defensa de los derechos humanos en todas sus dimensiones.

Impacto Social

Adecuación de los objetivos del proyecto al contexto para el que se realiza, tomando en cuenta los problemas, necesidades y posibilidades de la población beneficiaria y los objetivos que debiera perseguir la ayuda.

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Fase 6: Alineamiento de Recursos con Requerimientos.

Esta fase constituye el preámbulo a la formulación y elaboración definitiva del Plan Operativo Institucional y constituye aquella acción por la cual se establece de manera definitiva cuales son los proyectos y/o requerimientos que serán financiados por los recursos obtenidos a través de las diferentes fuentes de financiamiento.

A pesar de que el concepto vertido es bastante sencillo y no depende de modelos matemáticos y formulas complejas, siempre se presentan dificultades que originan desbalances y falta de proporcionalidad en la asignación de recursos a los diferentes proyectos que se requieren ejecutar y han sido priorizados. A continuación planteamos algunos ejemplos que nos permitirán establecer algunos lineamientos que nos ayudarán a entender cual debe ser la dirección con la cual se debe orientar el proceso de alineamiento de recursos con los requerimientos.

Ejemplo Nº 1: Elegir un proyecto al cual por su envergadura se le debe asignar el 80% de la totalidad de los recursos.

Ejemplo Nº 2: Concentrar la elección de los proyectos en uno o dos ejes estratégicos, en desmedro de los dos restantes.

Ejemplo Nº 3: Elegir proyectos para el inicio de estudios (perfil básico) teniendo en el banco de proyectos de la OPI proyectos similares.

Ejemplo Nº 4: Desarrollar y elegir proyectos de características similares y darles tratamiento individual con la consecuente generación de sobrecostos tanto en lo referente a los estudios preliminares como en la ejecución.

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A partir de estos ejemplos podemos entonces establecer los lineamientos básicos para el alineamiento de los recursos disponibles, con los proyectos priorizados, los cuales enumeramos a continuación:

El valor individual de los proyectos de inversión elegidos y asignados a los diferentes ejes estratégicos, no debe exceder como máximo al 5% del total de los recursos disponibles a través de las diferentes fuentes de financiamiento.

El alineamiento de los proyectos elegidos, con los recursos disponibles, debe reflejar una adecuada dispersión de los mismos en los ejes estratégicos, para lo cual se recomienda la siguiente distribución:

1. Eje Estratégico de Desarrollo Social 40%2. Eje Estratégico de Desarrollo Económico 30%3. Eje Estratégico de Desarrollo Ambiental 15%4. Eje Estratégico de Desarrollo Institucional 15%

Utilizar con carácter de obligatoriedad el banco de proyectos de la OPI para la selección de proyectos, tanto a nivel de presupuesto participativo, como para la selección de carácter institucional.

Alinear y ejecutar con carácter de obligatoriedad los proyectos priorizados del presupuesto participativo, con la finalidad no solo de respetar la decisión ciudadana plasmada en un instrumento democrático, sino también para fortalecer la imagen institucional en materia de credibilidad social.

Establecer una política de empaquetamiento de proyectos similares, para lograr un alineamiento con ahorro de recursos y consecuentemente con la posibilidad de reclutar a la zona contratistas de mayores potencialidades de equipamiento y económicas.

Evitar el alineamiento de proyectos con alto contenido político y alejado de las necesidades establecidas en cada eje estratégico.

Fase 7: Formulación del Plan Operativo Institucional

Esta fase constituye la etapa final del proceso, en la cual se construye el instrumento definitivo en donde estarán representados todos los proyectos que han sido alineados a los recursos existentes.

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A pesar de todo lo actuado en las fases anteriores, es fundamental que la información de los proyectos seleccionados, sea plasmada en un instrumento que refleje no solo los proyectos en si, sino también la programación de las diferentes etapas de ejecución de los mismos.

La referencia para esta programación la constituirán las fechas en las que se tendrá que efectuar pagos como producto de la ejecución de cada una de las etapas pagos en cada una de las etapas de ejecución, dependiendo de la modalidad de contratación y duración de la obra.

A continuación se enumeran los aspectos más importantes de la formulación del Plan Operativo Institucional:

a) Se enumera la totalidad de los proyectos seleccionadosb) Los proyectos de la lista son clasificados de acuerdo a

sus características en cada uno de los ejes estratégicos y dentro de ellos en cada uno de los objetivos establecidos en la formulación del PDC.

c) Cada eje estratégico y los objetivos contenidos en los mismos, tienen asignados un código de acuerdo al detalle siguiente:

d) Los códigos para la formulación del Plan Operativo Institucional tienen cinco (5) niveles, los cuales para mayor comprensión se detallan a continuación:

Eje Estratégico Desarrollo Social 1

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Objetivo estratégico Nº 1 de Desarrollo Social 1.1

Proyecto de Objetivo estratégico Nº 1 1.1.1

Etapas de proyecto de objetivo estratégico 1.1.1.1

Acciones de etapa de proyecto de objetivo estratégico 1.1.1.1.1

e) Teniendo en cuenta la codificación establecida en el Cuadro, así como los cinco (5) niveles especificados en el inciso d., todos los proyectos seleccionados en cada eje y objetivo estratégico tendrán que tener asignados un código. Ejemplo: si el objetivo estratégico 1.1 del eje estratégico 1 tiene asignados tres (3) proyectos, estos tendrán los siguientes códigos: 1.1.1, 1.1.2, y 1.1.3.

f) Lo expuesto en el inciso e. se efectuará para cada uno de los proyectos seleccionados y asignados a cada eje y objetivo estratégico, de tal manera que ningún proyecto podrá ser parte del Plan Operativo Institucional sin tener asignado un código, toda vez que a partir de este se establece el código de nivel 4, el cual permite asignar los recursos a cada una de las etapas y el código de nivel 5 que permite alimentar el sistema de seguimiento y evaluación.

g) Tal como se establece en el inciso f, se define cada una de las etapas y acciones de la ejecución de los proyectos y se asigna un plazo de tiempo de ejecución.

h) Establecidos los códigos y los plazos se genera en el formato la programación de pagos y los montos asignados a cada etapa de los proyectos a ejecutar, tal como se muestra en el formato ejemplo del anexo antes señalado.

Metodología para el Seguimiento y Evaluación del Plan Operativo Institucional

El Plan Operativo Institucional constituye, tal como se ha señalado a través de todo el documento, un instrumento esencial en la buena marcha de la gestión institucional, por lo tanto resulta fundamental, establecer mecanismos que permitan asegurar su correcto funcionamiento y ejecución.

Para ello es importante establecer los hitos que de una u otra manera constituyen puntos de referencia para el seguimiento y evaluación del Plan Operativo Institucional, para ello estableceremos dos dimensiones: una integral y una que permita el seguimiento y evaluación individual, de tal forma de que ambas estén articuladas y que una sirva para tomar decisiones en función de la otra.

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Lo anteriormente expuesto, significa que las brechas que se encuentren en la evaluación integral del POI, deberán analizarse a través de la evaluación individual de cada proyecto asignado en cada eje estratégico y sobre la base de dicho análisis tomar las decisiones que permitan efectuar los ajustes requeridos.

Para el desarrollo e implantación de esta metodología se utilizarán dos formatos, los cuales se pueden observar en los Cuadro, los que pretenden de una manera muy simple y sencilla proveer de información consolidada integral y de detalle sobre la marcha y ejecución del Plan Operativo Institucional. A continuación se muestra el detalle de los formatos:

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Estructura de Gestión del Plan Operativo Institucional

Trata de una manera muy directa de la estructura de gestión del Plan Operativo Institucional, sin embargo esto no debe confundirse con lo que representa una organización funcional. En el s i g u i e n t e Diagrama se detallan las fases e interfaces de esta estructura de gestión Como complemento de la estructura de gestión presentada.

FASES E INTERFASES DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

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BIBLIOGRAFÍA

http://www.municipioaldia.com

http://www.minsa.gob.pe/publicaciones/pdf/poi1_ta_an.pdf

http://www.peru.gob.pe/.../plan_13735_plan%20operativo%20institucional.pdf

http://ogpp.pcm.gob.pe/equipo/planeamiento.html

http://www.ongei.gob.pe/bancos/banco_normas/archivos/p01-pcm-poi_2011.pdf

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