Universidad NacionalSAN LUIS GONZAGA DE ICA

PLANIFICACION DE PRESUPUESTOS Y COTIZACIÓN

Curso:

DISEÑO Y OGRANIZACION DE CONGRESOS Y

EVENTOS.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,

expresada en valores y términos financieros.

¿QUE ES UN PRESUPUESTO?

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Se relaciona con el control financiero de la

Control presupuestario, es el proceso de descubrir que que se esta haciendo, comparando los resultados y los logros.

Pueden desempeñar tanto roles preventivos como dentro de la organización.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la

empresa debe en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos,

cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias

de la empresa para el cumplimiento de las

metas.

Coordinar con los diferentes centros de para que se asegure la marcha de la empresa

forma integral.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUE

STOS

Planear los resultados

de la organización en dinero

y volúmenes.

Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

Coordinar y relacionar

las actividades

de la organizació

n.

Lograr los resultados

de las operacione

s periódicas.

Son aquellos que se elaboran para unúnico nivel de actividad y no permitenrealizar ajustes necesarios por lavariación que ocurre en la realidad. Estetipo de presupuestos se utilizaban en elsector público.

Son los que se elaboran para diferentesniveles de actividad y se pueden adaptar alas circunstancias cambiantes del entorno.Son de gran aceptación en el campo de lapresupuestación moderna. Son dinámicosadaptativos; pero complicados y costosos.

Son los que se realizan para cubrir laplaneación de la organización en el ciclo deoperaciones de un año. Este sistema seadapta a los países con economíasinflacionarias.

Este tipo de presupuestos corresponden alos planes de desarrollo que, generalmente,adoptan los estados y grandes empresas.

Tienen en cuenta la planeación detallada de lasactividades que se desarrollaran en el periodosiguiente al cual se elaboran y, su contenido seresume en un Estado de Ganancias y Pérdidas.Entre estos destacan: Presupuestos de Ventas. Presupuestos de Producción. Presupuestos de Compras. Presupuesto de Costo - Producción. Presupuesto de Flujo de Efectivo. Presupuesto Maestro.

En estos presupuestos se incluyenlos rubros y/o partidas queinciden en el balance. Hay dostipos: Presupuesto de Tesorería. Presupuesto de Erogaciones

capitalizables.

Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos,estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo decontrol del gasto público y en ellos se contempla las diferentesalternativas de asignación de recursos para los gastos e inversiones.

Son los usados por las empresas particulares. Se conocentambién como presupuestos empresariales; buscan planificar todaslas actividades de una empresa.

No es tan fácil elaborar un presupuesto,ya que hay que tener en cuenta muchascosas y no se debe olvidar ninguna, unamala planificación de los presupuestospuede dar lugar a consecuenciasindeseables.

Cuánto dinero se necesita. Las consecuencias de la planificación de

actividades, replanteando los planes deacción.

Cuándo se necesitará dinero para lasactividades.

Es una base de la contabilidad ytransparencia financiera.

Una lista de los ingresos mensuales Una lista de los gastos fijos cada mes Una lista de los gastos que varían cada mes Definir el flujo de caja. Un cálculo de la diferencia entre gastos e

ingresos Para elaborar un presupuesto hay que: Preparar el material necesario, una hoja en Excel o lápiz y papel

con gastos regulares y que se necesitarían. Clasificar los gastos para ver en qué se va a gasta cada cosa. Calcular variantes importantes (como cambios de moneda u otros) Hay que definir muy bien las prioridades. Se tiene que tener en cuenta un fondo de emergencias, para

cubrir imprevistos.• Hay que programar una revisión del presupuesto cada x meses. Si es necesario, se debe contactar con un asesor que revise y

optimice el presupuesto.

El éxito de un evento está en los acertadosdetalles y aspectos organizativos, en unaexcelente convocatoria lograda, y en el reporteeconómico que genere.

Cuando el presupuesto seadapta al evento.

Es en el caso por ejemplo de laorganización de congresos,conferencias, etc.

Cuando el evento se adaptaal presupuesto

Es el caso de eventos sociales engeneral, y empresariales comolanzamientos, jornadas decapacitación, etc.

Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, seplanifican las acciones y los tiempos, por lo que debemoscuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas yetapas a desarrollar.

Representa el monto total invertido en la organización de un evento.

tenemos 2 tipos de costos o egresos:

- Producción pre-evento, gastos de personaldesignado y papelería.- Difusión, promoción del evento, publicidad yrueda de prensa.- Diseño, impresión y costo de envío deinvitaciones.- Locación, el lugar dónde se hará el evento.Ocupará un importante porcentaje de los costostotales del evento.

-Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas. - Personal temporario.- Estacionamiento.- Computadoras y mobiliario.- Gastos bancarios.- Personal de seguridad y limpieza

Es bueno contar con un montoextra para poder cubrirlos.

Es muy importante solicitarmás de 3 cotizaciones.

Es vital contar con elrespaldo de todas lascotizaciones que se soliciten.

Lo ideal es colocar en una solahoja todo el contenido, ubicandoen el encabezado el nombre yaño del evento, fecha y hora,número de personas y acontinuación cada uno de losrubros, la cantidad, el preciounitario y el precio total.

• La cotización es el precio unitario de mercado de un bien.

• En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico para determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.

• También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al Estado en concepto de aportación a la Seguridad Social. Es la fracción, normalmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social.

• La cotización es el documento formal que establece el contacto con el cliente, a través del que, en respuesta a su solicitud, se le informa:

• Las características del producto: denominación técnico comercial, posición arancelaria, unidad de medida, cantidades a suministrar por partidas y totales, precio unitario, embalaje, etc.

• Los términos de venta (INCOTERMS), que implican las condiciones de la operación, condiciones de venta y de pago, monto total, modo de envío, puerto o lugar de embarque y de destino, fecha posible de entrega, entre otros.

• Referencias de la empresa: con antecedentes comerciales.

• El envío de cotizaciones puede realizarse vía fax, correo, medios electrónicos, entre otros.

• Deberá ser una cotización formal, con hoja membretada y datos generales de la empresa que cotiza (teléfono, fax, correo electrónico, página web, contacto, etc.).

• Deberá estar dirigida al beneficiario potencial.

• Deberá describir el producto o servicio que está cotizando y que se especifica para la etapa del proyecto que se desea llevar a cabo.

• Deberá ser reciente.

• Deberá desglosar el IGV.

• Invariablemente, las cotizaciones deberán estar firmadas por la empresa proveedora.

• En el caso de estudios de consultoría, las cotizaciones deberán estar acompañadas por una propuesta técnica y la síntesis curricular de la empresa y/o personas que participarán en el estudio

• En el caso de que la cotización sea para la compra de equipo, deberá: Describir el equipo que se va a adquirir: modelo, características técnicas, costo por unidad, total de unidades.

• Si la cotización refiere a construcción, deberá describirse claramente cada uno de los conceptos, mencionar el tiempo requerido para la ejecución de la obra.

• Solo en casos excepcionales, si se desea presentar a un proveedor único por cuestiones de derecho de autor o propiedad intelectual, la empresa proveedora deberá dirigir una carta al posible beneficiario justificando su presentación como proveedor único