Pablo Navarro, PMP [email protected] 30/05/2014 1 Fundamentos de la Dirección de...
-
Upload
carlos-escudero -
Category
Documents
-
view
30 -
download
0
Transcript of Pablo Navarro, PMP [email protected] 30/05/2014 1 Fundamentos de la Dirección de...
Bienvenidos!
•2
Por favor apagar los teléfonos celularesNo olviden de llenar su hoja de evaluación
Objetivos
•3
Conocer los motivos por los cuales algunos proyectos fracasan y otros tienen éxito.
Discutir las tareas fundamentales que hacen a la Administración de un Proyecto
Perspectiva general de la Administración de Proyectos y las disciplinas que la conforman.
Mencionar estándares, metodologías y frameworks existentes.
¿Qué es un proyecto?
•4
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI).
Una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización.
La capacidad de producir productos y/o servicios de una empresa está dada por la capacidad para llevar a adelante sus proyectos
¿Probabilidades de éxito?
•5
Grande: 2.3 M
Mediano: 1.3 M
Chico: $ 400.000
Fuente: Standish Group - 1994
CHAOS Report (1994)
Cancelados31%
Exitosos16%
Terminados53%
¿Causas de fracaso?
•6
Causas de fracaso %
1. Falta de input de usuarios 12,8
2. Req. y especificaciones incompletas 12,3
3. Cambios en req. y especificaciones 11,8
4. Falta de respaldo ejecutivo 7,5
5. Incompetencia tecnológica 7,0
6. Falta de recursos 6,4
7. Falsas espectativas 5,9
8. Objetivos no claros 5,3
9. Tiempos no realistas 4,3
10. Nuevas tecnologías 3,7
Otros 23,0
Receta para el éxito (1998)Standish Group
•7
Receta del éxito: CHAOS 10 (1998) %
1 - Respaldo ejecutivo 18,0
2 - Usuarios involucrados 16,0
3 - Experiencia del project manager 14,0
4 - Objetivos de negocio claros 12,0
5 - Alcances mínimos 10,0
6 - Infraestructura de software estándar 8,0
7 - Requerimientos "base" en firme 6,0
8 - Metodología formal 6,0
9 - Estimaciones confiables 5,0
10- Otros criterios (hitos pequeños, mejor planificación, staff competente, ownership) 5,0
¿Cómo evolucionó?Standish Group
•8
¿Calidad?¿Costos de mantenimiento?¿Costo de oportunidad?
Éxito Cancelados Terminados Costos Tiempos Alcances1994 16% 31% 53% 189% 222% 61%1995 27% 40% 33% 1998 26% 28% 46% 69% 2000 28% 23% 49% 45% 63% 67%2003 34% 15% 51%
Areas de Experiencia del PM
•9
Fundamentos de la dirección de proyectosCiclo de vidaGrupos de Procesos (5)Areas de Conocimiento (9)
Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación
Comprensión del entorno del proyectoConocimientos y habilidades de dirección generalHabilidades interpersonales
Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos, Resolución de problemas.
Contexto de la Dirección de Proyectos
•10
ProgramasPortfoliosSubproyectosOficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Objetivos de negocioOptimiza recursos de la organizaciónGestiona riesgo generalInformación consolidada y visión empresarial
Stakeholders (Interesados)Cliente, sponsor, usuarios, equipo de
desarrollo, etc.
Influencias
•11
Estructuras: Funcional / Matricial / Orientada a proyectosDefine:Autoridad del PMDisponibilidad de recursosQuien controla el presupuestoRol del PM
Culturas y estilos de organizaciónValores, normas, convicciones, políticas y
procedimientos, percepción de relaciones de autoridad, ética laboral y horario de trabajo.
Métodos
Organización funcional
L a s ca s illa s g rise s re p re se n ta n a l p e rso na l q ue p artic ip a enla s ac tiv ida d e s d e l p ro ye c to .
Personal
Personal
Personal
Gerentefuncional
Gerentefuncional
Personal
Personal
Personal
Gerentefuncional
Gerentefuncional
Personal
Personal
Personal
Gerentefuncional
Directorejecutivo
•12
Coordinación
del proyecto
Organización orientada a proyectos
L a s ca s illa s g rise s re p re se n ta n a l p e rso na l q ue p artic ip a enla s ac tiv ida d e s d e l p ro ye c to .
Personal
Personal
Personal
Gerente de proyecto
Personal
Personal
Personal
Gerente de proyecto
Personal
Personal
Personal
Gerente de proyecto
Directorejecutivo
•13
Coordinación
del proyecto
Organización matricial
Director de proyecto
Personal
Personal
Gerentefuncional
Gerentefuncional
Personal
Personal
Personal
Gerentefuncional
Gerentefuncional
Personal
Personal
Personal
Gerentefuncional
Directorejecutivo
•14
Coordinación
del proyecto
•15
Grupos de procesosInicioPlanificaciónEjecuciónSeguimiento y controlCierre
Ciclo de vidaEntregablesFases (Cascada, espiral, iterativo, incremental,
…)
Fundamentos de la Dir. Proyectos (1)
Fases en el ciclo de vida
•16Fuente: PMBOK 3rd Edition
Areas del Conocimiento
•17
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de Alcances
•18
PlanificaciónDefinición Enunciado del alcanceArmado de la WBS (Work Breakdown Structure)
- EDT (Estructura de desglose del trabajo)VerificaciónControl
Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.
WBS – Work Breakdown Structure
•19Fuente: PMBOK 3rd Edition
Areas del Conocimiento
•20
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión del Tiempo
•21
Definición de actividadesSecuencia de actividadesEstimación de recursosDuración de las actividadesDesarrollo del cronograma
CPM (Critical Path Method) / PERT (Program Evaluation Review Technique)
CCM (Critical Chain Method) TOC (Theory of Constraints)
Control del cronogramaEVM (Método de Valor Ganado), lo vemos más
adelante...
Diagrama de redes
•22
Fuente: PMBOK 3rd Edition
CPM – Camino crítico
•23
•T1 •T2
•T3 •T5
•T4
•T6
•T7 •Fin
Camino critico: Es la cadena mas larga de pasos dependientes
CCM – Cadena crítica
•24
Cadena critica: cadena mas larga de pasos dependientes por recursos compartidos.
•T1 ra •T2 rb
•T3 rb •T5 ra
•T4 rc
•T6 rd
•T7
•Fin
Areas del Conocimiento
•25
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de Costos
•26
Estimación de costosTipos de estimaciones según la etapa del proyecto
Orden de magnitud (-50% a +100%)Presupuesto definitivo (-10% a +15%)
Técnicas de estimaciónEstimación por analogíaTarifas de costos por recursosEstimación ascendenteEstimación paramétrica (líneas de código, puntos de
función, etc.)Análisis de propuestas / licitaciones
PresupuestoControl de costos
EVM (Método de Valor Ganado)
Valor ganado (Earned Value)
•27
Método de medición del rendimiento que integra medidas del alcance del proyecto, costo y cronograma.
Valor planificado (PV): costo presupuestado.Valor ganado (EV): cantidad presupuestada realmente
completado.Costo real (AC): costo total incurrido en la realización
de la actividad.CV (Cost variance) = EV – ACSV (Schedule variance) = EV – PVCPI = EV / ACSPI = EV / PVETC (Estimated to complete)EAC (Estimated at completion)
EVM – Earned Value Method
•28
Fuente: PMBOK 3rd Edition
Areas del Conocimiento
•29
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de Calidad
•30
Calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” (American Society for Quality, 2000).
Reconoce la importancia de:Satisfacción del cliente = conformidad con
los requisitos + ser adecuado para el uso.Prevención sobre la inspección = el costo
de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir.
Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios.
Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)
Gestión de Calidad
•31
Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto.
La gestión de calidad complementa la dirección de proyectos y ambas disciplinas reconocen la importancia de:
Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso.
Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir.
Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios.
Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)
Normalmente, el “costo de calidad” lo debe asumir la organización y no el proyecto.
Gestión de Calidad
•32
Planificación Normas de calidad relevantes
Plan de gestión de calidadMétricas de calidad
AseguramientoAuditorías de calidadAnálisis de procesos
ControlInspecciónDiagrama de ParetoDiagrama de causa y efectoOtros diagramas (de control, de flujo, histograma,
etc.)
Diagrama de Pareto
•33
Fuente: PMBOK 3rd Edition
Diagrama de Causa y Efecto
•34
Fuente: PMBOK 3rd Edition
Diagrama de Control
•35
Fuente: PMBOK 3rd Edition
Diagrama de Control
•36
Fuente: PMBOK 3rd Edition
Estándares y marcos referenciales
•37
PMBOK - Project Management Body of Knowledge (PMI)
PRINCE2 - PRojects IN a Controlled EnvironmentOffice of Government Commerce (OGC) – UK
OPM3 - Organisational Project Management Maturity Model (PMI)
ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects
RUP – Rational Unified ProcessCMM – Capability Maturity Model (SEI)Métodos ágiles (SCRUM)MSF (CMMI / Agile) – Microsoft Solutions
Framework
Manifesto for Agile Software Development
•38
We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value:
Individuals and interactions over processes and tools
Working software over comprehensive documentation
Customer collaboration over contract negotiation Responding to change over following a plan That is, while there is value in the items on
the right, we value the items on the left more. http://agilemanifesto.org
SCRUM Framework
•39
•30 days
•24 hours
•Backlog tasks•expanded
•by team
•Potentially Shippable•Product Increment
•Product Backlog•Prioritized Features
•desired by Customer
•Daily Scrum Meeting• Done since last meeting
• Plan for today• Obstacles?
• Estimation Meeting•Sprint Planning Meeting• Review Product Backlog
•Commit to 30 days• Sprint Goal
•Sprint Review Meeting• Demo features to all
• Retrospective
•Sprint Backlog•Features assigned to Sprint
•Estimated by team
•Vision
CMM – Capatility Maturity Model
•40
CMM – Capatility Maturity Model
•41
Areas del Conocimiento
•42
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de Recursos Humanos
•43
Planificación Diseñar la organización del proyecto (OBS) Decidir hacer o contratar Establecer habilidades necesarias Establecer roles y responsabilidades
Armar el equipo del proyecto Negociar la obtención Influir en las prácticas de reclutamiento Contratar
Gestionar el equipo del proyecto Team building Sistema de reconocimiento Entrenamiento Comunicación Velar por la performance del equipo
Gestión de Recursos Humanos (2)
•44
Conducción de grupos humanosLiderarNegociarResolver problemasComunicar
Tipos de autoridadFormalCoercitivaReferenteReconocedor (Reward)Experto
Gestión de Recursos Humanos (3)
•45
Estilos de direcciónLaissez-faire (dejar hacer)AutocráticoDemocratico
Resolución de conflictosResolución (Confrontation – Problem Solving)CompromisoSuavizaciónForzadaRetirada
Motivación
•46
Teoría de MaslowAuto actuaciónEstimaNecesidades socialesSeguridadNecesidades fisiológicas
Teoría X e Y de McGregorTeoría de Herzberg y de las Expectativas
(Expectancy)
Tao de los líderes = el líder presta atención a cómo ocurren las cosas, ese es el principio único.
Areas del Conocimiento
•47
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de las Comunicaciones
•48
PlanificaciónQuien, qué, cuándo, cómo, por quien.
Distribución de la informaciónInformes de rendimientoGestión de las comunicaciones
Comunicaciones interpersonales
•49
Comprender el exacto sentido e intención de los mensajes de las otras personas con las cuales nos relacionamos.
Comunicación franca y sin jerarquías.Ganar la aceptación de los otros, de
nuestras ideas y de nosotros mismos.Si las ideas nacen de un miembro del equipo
mucho mejor!Es muy importante el cómo se dicen las
cosas.
Team Building
•50
Ser un comunicador eficaz y fomentar la comunicación
Reunión de lanzamiento (Kick-off)Reuniones periódicas “efectivas”War roomEstructura organizacional de tipo matricial
(Tight Matrix)...
Niveles de comunicación
•51
1. Hechos: comentamos lo que hacemos2. Opinión: nos relacionamos desde lo que pensamos3. Creencias / experiencia de vida: comunicamos lo
que creemos, nuestra experiencia de vida, aquellas cosas que nos marcaron para bien o para mal. Compartimos valores que aprendimos o que queremos vivir.
4. Sentimientos: revelamos nuestros límites. Somos vulnerables.
5. Necesidades y deseos: desnudamos lo que necesitamos.
6. Nos encontramos con nuestro ser más profundo y con el ser más profundo del otro: soy yo mismo sin máscaras.
7. Nuestro yo más profundo puede desbordar o abrirnos a lo que el viviente cree, necesita, siente y es… Es la experiencia de Dios, al alcance de todos.
Areas del Conocimiento
•52
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de Riesgos
•53
Planificación de la gestión de riesgosIdentificación de riesgosAnálisis cualitativoAnálisis cuantitativoPlanificación de respuestasSeguimiento y control
Areas del Conocimiento
•54
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración del Proyecto
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de las Adquisiciones
•55
Planificación – Determinación de la necesidad de contratar o comprar
Planificación de la contrataciónRecepción de propuestas
Presupuestos / PropuestasLicitaciones
Selección de vendedoresAdministración de contratosCierre de contratos
Areas del Conocimiento
•56
AlcancesTiemposCostosCalidadRecursos HumanosComunicacionesRiesgosAdquisicionesGestión de la Integración
Fundamentos de la Dir. Proyectos (2)
Gestión de la Integración
•57
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto preliminar
Desarrollar el Plan de Gestión del ProyectoDirigir y gestionar la ejecución del proyectoSupervisar y controlar el trabajo del proyectoControl integrado de cambiosCierre del proyecto
Integración
•58
Alcance Costo
Tiempo
Calidad
Riesgos
Integración
•59
Area / Proceso Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
IntegraciónActa de constitución del Proyecto Plan de Gestión
Dirigir y gestionar ejecución
Supervisar y Controlar el trabajoControl integrado de cambios Cerrar el proyecto
Alcance
Planif. AlcancesDefinición AlcancesCrear EDT
Verificación AlcanceControl de Alcance
Tiempos
Def. ActividadesDef. Secuencia Act.Estimación RecursosEstimación DuraciónDesa. Cronograma
Control del cronograma
Costo
Estimación CostosPresup. Costos Control de costos
Calidad Planificación Calidad
Aseguramiento Calidad Control de calidad
Recursos Humanos Planificación RRHH
Adq. Equipo ProyectoDes. Equipo Proyecto
Gestión Equipo Proyecto
Comunicaciones P. Comunicaciones Distribución Info
Informar rendimientoGestionar interesados
Riesgos
P.Gestión de RiesgosIdentific. RiesgosAnálsis CualitativoAnálisis CuantitativoPlanif. Respuestas
Seguimiento y control de riesgos
Adquisiciones
P. Compras y Adq.P. Contrataciones
Solicitar respuestasSeleccionar Vendedor Adm. de contratos Cierre de contratos
Integración
•60
Inicio-----------------------------------
Planificación---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ejecución-------------------------------------------------------------------------------
Control-------------------------------------------------------------------------------
Cierre----------------------------------------------------------
ALCANCES
5.1 Initiation
ALCANCES
5.2 Scope Planning
ALCANCES
5.3Scope Definition
TIEMPOS
6.4Schedule
Development
TIEMPOS
6.2Activity
Sequencing
TIEMPOS
6.1Activity Definition
TIEMPOS
6.3Activity Duration
EstimatingCOSTOS
7.1 Resource Planning COSTOS
7.2 Cost Estimating
COSTOS
7.3 Cost Budgeting
INTEGRACION
4.1 Project Plan Development
RIESGOS
11.1 Risk Management
Planning
RIESGOS
11.2 Risk Identification
RIESGOS
11.5 Risk Response
Planning
RIESGOS
11.4 Quantitative Risk
Analysis
RIESGOS
11.3 Qualitative Risk
Analysis
Recursos Humanos
9.1 Organizational Planning
ADQUISICIONES
12.2 Solicitation Planning
ADQUISICIONES
12.1 Procurement Planning
Recursos Humanos
9.2 Staff Acquisition
Comunicaciones
10.1 Communications
Planning
CALIDAD
8.1 Quality Planning
ADQUISICIONES
12.3 Solicitation
Recursos Humanos
9.3 Team Development
CALIDAD
8.2 Quality Assurance
Comunicaciones
10.2 Information Distribution
ADQUISICIONES
12.4 Source Selection
ADQUISICIONES
12.5 Contract Administration
INTEGRACION
4.2 Project Plan Execution
ALCANCES
5.4 Scope Verification
ALCANCES
5.5 Scope Change Control
Comunicaciones
10.3 PerformanceReporting
TIME
6.5Schedule Control
COSTOS
7.4Cost Control
INTEGRACION
4.3 Integrated Change Control
RISK
11.6 Risk Monitoring
and Control
CALIDAD
8.3 Quality Control
Comunicaciones
10.4 Administrative
Closure
ADQUISICIONES
12.6 Contract Closeout
Proj. CharterPM Ident. & AssignConstraintsAssumptions
Product DescStrategic PlanProj. Selection CriteriaHistorical Info
Scope Stmt
WBS,Scope Smt. Upd
WBS,Scope Smt. Upd
Activity List
Activity List
WBS
WBS
Proj Netw Diag
Activ. Dur. Estimates
Cost Estimates
Risk Mgmt Plan
Risk Mgmt Plan
Project Schedule
Cost Baseline
Risks, Triggers
Proposals
Contract
Perf. ReportsChange Requests
Contract FileFormal acceptance
and Closure
Proj Schedule
Conclusiones
•61
No hay una metodología mejor que otra, todo depende de cada caso en particular.
Evaluar donde estamos parados y aplicar cambios gradualmente.
¿Por donde empezamos?Las personas (equipo de trabajo y nosotros
mismos)Las “habilidades interpersonales” pueden ser
desarrolladas. Nos afectan tanto en el trabajo como en nuestra vida privada.
Los procesos, herramientas y técnicas.
Referencias
•62
PMBOK - Project Management Body of Knowledge www.pmi.org Project Management Institute http://agilemanifesto.org/ Manifesto for Agile Software
Development www.microsoft.com/msf Microsoft Solution Framework http://www.sei.cmu.edu/ Software Engineering Institute (CMM) http://www.gantthead.com/ Resources for IT PM http://www.pmvalue.com.ar PMValue – Consultoría, capacitación http://www.idp-proyectos.com.ar/ IDP Proyectos – Consultoría,
capacitación http://www.iaap.com.ar Instituto Argentino de Administración de
Proyectos – Consultoría, capacitación www.viainfo.com.ar Vía Informática - Slides de esta
presentación y artículos varios.
¿Temas de interés?
•63
Gestión de Recursos Humanos y Comunicaciones
Gestión de RequerimientosGestión de RiesgosSCRUMCMM – Capability Maturity Model (SEI)MSF – Microsoft Solutions Framework¿Otros?