ORGANIZACIÓN y MÉTODOS

ORGANIZACIÓN y MÉTODOS ORGANIZACIÓN y MÉTODOS

“NORMALIZAR EL ANÁLISIS Y MEJORA DE METODOS DEL TRABAJO”

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓNCONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, y están relacionadas con la administración en el planteamiento de políticas y diagnosticaran a la organización en las posibles soluciones a un problema volviéndose eficientes y eficaces. Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organización para satisfacer necesidades y llegar a un objetivo común.Eficaz.- Optimizar, reducir máxima expresión.

INTRODUCCIONINTRODUCCION

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos, así como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Detectar las causas que producen conflictos en la organización llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto.

Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño. Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real. Incrementar la productividad mediante la optimización de

los recursos. Mejorar la calidad de los servicios. Mejorar la estructura y funciones. Garantizar una organización sea eficiente y eficaz,

reduciendo tiempos y mejorando el uso de los recursos.

OBJETIVOOBJETIVOSS

TIPOS DE ORGANIZACIÓN TIPOS DE ORGANIZACIÓN

CONCEPTOS BASICOSCONCEPTOS BASICOS

CONCEPTO DE CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS ORGANIZACIÓN Y METODOS

Organización y Métodos, es una técnica de análisis administrativo que permite hacer investigaciones con fines de mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos.Organización y Método es “Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”. y por extensión se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y Métodos, es el de asegurar al máximo la eficiencia y eficacia del personal,

grupos de la organización mediante normas, procedimientos y técnicas que orientan a las entidades públicas para la determinación de

políticas, formulación y actualización de documentos para la gestión institucional,

diseñar modelos estructurales y la verdadera racionalización de procedimientos con la mayor

economía y lograr los objetivos organizacionales.

Organización y Métodos, es una ciencia que estudia la manera de

obtener mayor productividad en las organizaciones, a través de la

aplicación de una correcta y adecuada estructura orgánica,

evitando el despilfarro de los recursos, mejorando los métodos de

trabajo, economizando el tiempo y otros factores.

ALCANCE DE ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOSORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo como función de asesorar a los funcionarios o responsables de la gestión empresarial interesados en mejorar la organización que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos, es asegurar al máximo la eficiencia mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización.

OBSTACULOS Y OBSTACULOS Y LIMITACIONES DE OYMLIMITACIONES DE OYM

Los obstáculos y las limitaciones son el orden del día en las organizaciones en especial para las unidades de sistemas entre las que podemos mencionar. Carencia de un programa general de Organización Y métodos. Poca predisposición de los ejecutivos. Escases de personal idóneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos. La resistencia al cambio, este punto es el más perjudicial en las organizaciones ya que la gente que desconoce su propósito, no quiere, no puede y no conoce. La falta de recursos económicos, tecnológicos y humanos.

CARACTERISTICAS DE UN CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE OYMSISTEMA DE OYM

Simplificación.No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a procedimientos que son: Eliminación.- Suprimir datos innecesarios. Adición.- Agregar procedimientos necesarios. Combinación o mixtos.- Aplicación de las dos anteriores.

Automatización. Introducir nuevas tecnologías de comunicación e información que ayudan a reducir tiempos y espacios.

Tercerización Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo de personas externas a la organización.

PASOS PARA UN ANALISIS PASOS PARA UN ANALISIS DE OYMDE OYM

Conocer el hecho o la situación que se analiza y describirlo.

Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y negativos.

Examinarlo críticamente el hecho o situación.

Ordenar cada en modo de prioridades. Definir las relaciones que operan

entre cada elemento. Clasificar la información mediante

objetivos, estructuras, normas funciones y operaciones.


Para el análisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el después.

Antes a corto plazo.Durante mediano plazo. Después largo plazo.

Este proceso va a tener una secuencia y técnicas inmensas como el:

cuestionarioEntrevistasinvestigación.


ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION La información debe ser organizada bajo tres parámetros. Narrativa.- informes.Grafica.- en base a flujo gramas.Mixta.- verificación de los dos dando paso al surgimiento de análisis.

El análisis debe ser rápido, conciso y consignarse por escrito como medio de un respaldo de su trabajo.


PRESENTACION DEL INFORME

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYMSon la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYMDiagramas de Gantt Es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

El objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYMMétodo PERT Es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

Indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto, permitiendo planificar y controlar su desarrollo, identificando las actividades que lo componen y determinando su ruta crítica, mediante una representación de red. también es conocido bajo otras denominaciones, como: actividad diagrama de red, diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo, o método de la ruta crítica.

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYMOrganigramas

Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYM

Diagramas de Proceso

Es una representación tipo diagrama que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un problema. Diagramas de Flujo Se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYMManuales Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

•la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización•y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT

LOS ORGANIGRAMASLOS ORGANIGRAMAS


ORGANIGRAMA ESTRUCTURALORGANIGRAMA ESTRUCTURALEs aquel que esta representado jerárquicamente ósea Es aquel que esta representado jerárquicamente ósea por el cargo que ocupan el la compañíapor el cargo que ocupan el la compañía


ORGANIGRAMA FUNCIONALORGANIGRAMA FUNCIONALEs aquel que esta determinado según las funciones que Es aquel que esta determinado según las funciones que realizan cada uno por diagramas de bloques, etcrealizan cada uno por diagramas de bloques, etc


ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERALContienen información representativa de una Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina


ORGANIGRAMA DEPARTAMENTALESORGANIGRAMA DEPARTAMENTALESNos da una visión de la forma en que se compone una Nos da una visión de la forma en que se compone una Gerencia o Departamento, pudiendo también reflejar Gerencia o Departamento, pudiendo también reflejar áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades comunes dentro de la organizacióncomunes dentro de la organización


ORGANIGRAMA ESQUEMATICOSORGANIGRAMA ESQUEMATICOScontienen sólo los órganos principales de una contienen sólo los órganos principales de una organización. Con frecuencia se elaboran para el público organización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una visión en general y ofrecen una visión simplificada de la organización. simplificada de la organización.

TIPOS DE ORGANIGRAMASTIPOS DE ORGANIGRAMAS

PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN VERTICALORGANIZACIÓN VERTICAL

PRINCIPIOS BÁSICOS:

1. J ERARQUÍA

2. AUTORIDAD

PRINCIPIOS SECUNDARIOS

1. UNIDAD DE DIRECCIÓN

2. UNIDAD DE MANDO

3. RESPONSABILIDAD

4. DELEGACIÓN

5. DESCENTRALIZACIÓN

6. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS

PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN EN VERTICAL

RELACIONAN A LAS PERSONAS QUE SE ENCUENTRAN EN DIFERENTES NIVELES DE LA

ORGANIZACIÓN

Relacionan a las personas que se encuentran en diferentes niveles de organización

PRINCIPIO DE JERARQUÍA PRINCIPIO DE JERARQUÍA

Es un principio formal que relaciona coordinadamente a todos los individuos que integran una organización.

Hace fluir la autoridad y responsabilidad desde el nivel más alto hasta su base.

El subordinado de una determinada posición es el superior de la inmediatamente inferior.

Hay dos clases de hombres que nunca alcanzarán grandes éxitos: aquellos que no pueden hacer lo que se les manda y aquellos que no pueden hacer si no lo que se les manda.

Cyrus H,K. (1850-1933)

PRINCIPIOS DE AUTORIDAD PRINCIPIOS DE AUTORIDAD

Es un principio informal que viene determinado por un conjunto de características personales como la edad, la antigüedad, la experiencia, los conocimientos, las habilidades, los contactos personales, la posesión de información privilegiada.

En la actualidad el concepto de autoridad se puede asimilar al de liderazgo. Los jefes deberían ser, al mismo, tiempo líderes.

Saber quién detenta la jerarquía es fácil, sólo hay que observar el organigrama de una empresa. Saber quién posee la autoridad es más complejo.

Nos quedaban pendientes los principiosNos quedaban pendientes los principiosderivados de la jerarquía y la autoridad... derivados de la jerarquía y la autoridad...

1. UNIDAD DE DIRECCION… las bicefalias no funcionan, las empresas sólo pueden tener una misión.

2. UNIDAD DE MANDO… en principio, no se debe tener más de un jefe. Organizaciones que lo aplican claramente: Iglesia/ Ejército. Otras organizaciones no pueden aplicarlo de forma clara.

3. ANGULO DE AUTORIDAD… la dirección tiene un límite, el que marca el ángulo de autoridad.

La libertad debe ser limitada para poder ser poseída. Edmund Burke (1729 – 1797)

4. RESPONSABILIDAD… la responsabilidad, que nunca se delega, queda perfectamente delimitada en organizaciones que tienen bien definidos sus puestos de trabajo; aunque cuando la actividad se realiza sobre la base de diferentes aportaciones, ésta se diluye en diferentes puestos.

5. DELEGACION… cuando la situación lo requiere, las tareas son delegables entre dos personas, no así la responsabilidad. Si delegásemos la responsabilidad junto con la tareas, actividades importantísimas para la organización, acabarían siendo responsabilidad de empleados que carecen, quizá, de la preparación o experiencia adecuadas.

Lo que no es bueno para el enjambre no es bueno para la abeja.

Marco Aurelio (121 – 180)

6. DESCENTRALIZACION… se produce cuando la organización distribuye tareas (incluyendo la responsabilidad de las mismas) formalmente entre dos o más departamentos o áreas. Se incrementa en épocas de bonanza.

7. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS… la complejidad de las tareas de un mismo nivel jerárquico debe ser homogéneaCuando los hombres están reunidos,

pierden el sentido de su debilidad.

Charles Louis de Secondant, barón de Montesquieu. (1689 – 1755)

PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN HORIZONTALORGANIZACIÓN HORIZONTAL

PRINCIPIOS BÁSICOS

1. División del Trabajo

2. Especialización

PRINCIPIOS DERIVADOS

1. Funcionalidad

2. Departamentalización

3. Divisionalización

4. Coordinación

5. Automatización y Mecanización

PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN EN HORIZONTAL

RELACIONAN A LAS PERSONAS QUE SE ENCUENTRAN EN LOS

MISMOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Relacionan a las personas que se encuentren en los mismos niveles de la organización

Principio de división del trabajoPrincipio de división del trabajo

• Conceptualmente consiste en la división de un proceso complejo en pequeñas tareas más elementales.

• El objetivo perseguido reside en la agregación o desagregación de funciones, actividades o tareas. Posteriormente se formarán unidades homogéneas para recoger las agrupaciones.

PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓNPRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN

• Es el principio responsable de que cada persona realice un número reducido de esas tareas en las que previamente se ha dividido el trabajo.

• La división del trabajo no es lo mismo que la especialización. En una organización con una tareas perfectamente divididas, es posible encontrar personas muy especializadas y personas con escasa especialización.

FUNCIONALIDADFUNCIONALIDAD• El principio de funcionalidad trata de agrupar

en una misma unidad organizativa a las personas que realizan actividades con características homogéneas; que tienen un nexo común de unión.

• Variables para establecer funciones:•Actividades•Procesos•Conocimientos/habilidades•Tiempo

DEPARTAMENTALIZACIONDEPARTAMENTALIZACION• Cuando las empresas crecen, tratan de

agrupar en una misma unidad organizativa las personas o actividades que dirigen sus esfuerzos hacia objetivos o metas similares, formalizando más estas agrupaciones, con independencia de la naturaleza de dichas actividades.

• La departamentalización es la formalización de la funcionalidad.

Las grandes empresas necesitan departamentalizar según unas variables que dependerán de sus

prioridades organizativas o de mercado.

DIVISIONALIZACIÓNDIVISIONALIZACIÓN• Las divisiones son cuasi empresas dotadas

de una gran autonomía en la toma de decisiones, excepto las de tipo estratégico.

• Una empresa puede divisionalizarse por productos, por clientes, por áreas geográficas o por funciones

COORDINACIÓNCOORDINACIÓNConsiste en concertar y ordenar unos

recursos determinados para la consecución de un objetivo común.

AUTOMATISMO Y MECANIZACIÓNAUTOMATISMO Y MECANIZACIÓNLa mecanización permite que las tareas se desarrollen por máquinasEl automatismo implica que las máquinas pueden llegar a suplantar parte de las decisiones que efectúan las personas

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