UNIVERSIDAD POLITECNICA DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

ORGANIZACIÓN Y METODOS

TEMA

ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

ALUMNOS: CARNET:

ARDON ARGUETA, ZULEYMA XIOMARA AA200901

ANTONIO RODRIGUEZ, MIGUEL ANGUEL AR200901

VASQUEZ COTO, GEOVANNA IVETTE VC200601

NERIO VIDES, GONZALO ALBERTO NV200801

HERNANDEZ MORALES, JORGE ERNESTO HM200801

PROFESOR: ING. ADAN ULLOA

SAN SALVADOR MAYO DE 2011

ÍNDICE

CONTENIDO

Introducción............................................................................................................................2

Objetivos, general y específicos..............................................................................................3

Capítulo I

factores que influyen en la disposición de oficinas ................................................................4

Capítulo II

Objetivos de la técnica disposición de oficinas......................................................................4

Principios de la disposición de oficinas..................................................................................5

Medio ambiente.......................................................................................................................6

Capítulo III

Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional.......................................................7

Automatización de oficinas.....................................................................................................7

Capítulo IV

Oficina abierta ........................................................................................................................8

Ventajas y desventajas

Mobiliario..............................................................................................................................10

Capitulo V

Tendencias....................................................................................................................11 y 12

Capítulo VI

Costos....................................................................................................................................13

Conclusiones, Bibliografía....................................................................................................14

INTRODUCCION

La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa, depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo.

Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales, la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios.De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra, la distribución física es “la posición relativa de los departamentos, secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica, oficina o área de trabajo; de las máquinas, de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección, de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios, todo relacionado dentro del flujo de trabajo”.

La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis:

a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo, muebles y equipos utilizados por una Unidad, reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí.

b) General a nivel de locales, mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación, material, clientes y público, entre dos o más servicios.

OBJETIVOS

GENERAL

Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.

Reconocer la importancia de la distribución de oficinas

ESPECIFICOS

Definir que es la disposición de espacios en una empresa.

Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos

departamentos.

Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.

Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de

oficinas.

Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio.

CAPITULO I

FACTORES ADMINISTRATIVOS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE OFICINAS

Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones, ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado.

Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles, máquinas y equipos en general, debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible. También, la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades, determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos.

Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas.

Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas, es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo.

Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos, se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades.

CAPITULO II

DISPOSICION DE OFICINAS

Objetivos de la técnica de disposición de oficinas Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados,

clientes, usuarios y público en general. Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta

posible. Facilitar la supervisión de personas y actividades. Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos. Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa.

De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores:

a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores.b) Económicos: Ahorrar costos y espacio, reducir movimientos, tiempo y

desplazamientos.c) Administrativos: Facilitar la supervisión, claridad en recorridos de documentos y

evitar congestionamiento de público.

¿En qué oportunidad se aplica esta técnica?

1. Creación de la empresa.2. Construcción de un edificio.3. Mudanza a un nuevo edificio.4. Redistribución de espacios.

PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA: 

Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son:

a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance, pasando por los distintos empleados con un mínimo de distancia, movimientos y tiempo. 

b) Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el personal, según el trabajo que realizan, la ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos, las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos .

c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. La tecnología evoluciona, cambian los procedimientos, cambia la constitución física de los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse a los cambios.

d) Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar.

e) Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el personal de la empresa como para el público visitante y clientes. El principio rector es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y no solamente a algunos sectores o personas en particular. 

MEDIO AMBIENTE: 

En el diseño de la oficina debe de tomar  en cuenta  la disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

Al diseñar su Oficina  es importante  tomar en cuenta  y eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:

La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.

Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió.

Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.

Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

CAPITULO III

IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL

Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información, procesarla, registrar los datos necesarios, decidir y ordenar las acciones futuras a realizar con esos datos. Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la información se hacía con soportes de papel o formularios.

En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. La tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar, trasmitir, procesar y recuperar electrónicamente palabras, números, imágenes y sonidos, así como a los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie, desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. Las redes de comunicación permiten trasmitir en bloque la información para su tratamiento, sincronizar tareas efectuadas desde puntos de vista diferentes, distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a la empresa.

Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el conjunto de tecnologías de la información. Hoy contamos con fax, telefonía móvil, contestador telefónico, todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras, el trabajo en red, el correo electrónico, etc. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y que nos aportan infinidad de ventajas.

Nos disminuye el tiempo de traslado, disminuyen en papeleo, permiten diversidad de interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia, etc. Todas estas disposiciones, no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia. 

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS:

LA OFIMÁTICA: 

Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. La expresión OFIMATICA trata de englobar los componentes fundamentales que la integran: informática, Telecomunicaciones y técnicas de oficina.

Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad:

Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. La ofimática es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los procesadores de textos, bases de datos, plantillas electrónicas, representaciones gráficas, sistemas de archivo, etc.

A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar funciones mediante un proceso integrado. Los elementos se interrelacionan en un sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de comunicaciones y servicio de telecomunicaciones.

A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la organización. Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia artificial, los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las organizaciones, tanto de diseño organizacional como de aspectos de comportamiento.

La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas, sino de la reformulación de funciones, tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos "sistema ofimático".

Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas actividades y especializaciones: los analistas, programadores, los expertos en sistemas informáticos, los coordinadores, los analistas en gestión para analizar tanta informatización disponible, los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de sistemas mecanizados, etc.

Cambio la forma de realizar las tareas, los abastecimientos necesarios para cumplir con las tareas encomendadas, se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y fotocopiadoras etc. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de estar vigentes el estudio de su disposición.

El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y estas nuevas posibilidades, pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir, ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en forma coordinada.

CAPITULO IV

LA OFICINA ABIERTA

 Concepto de las oficinas sin muros

Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos.

  Ventajas

Cohesión del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de información Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. Son soluciones dinámicas y flexibles

  Desventajas

Pérdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desórdenes visuales

 

OTRAS CONSIDERACIONES

Dadas estas condiciones, la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida, hecha a la medida, sin las desventajas del espacio compartido. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared, se emplean, dentro del área general, divisiones movibles de altura parcial, tabiques o paredes de tableros.

Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Aquellas áreas que deban ser fijas, como baños, ascensores y escaleras, se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción.

Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos.

En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente.

Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física, se deben incorporar entonces, facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar, que ya se hace común en países como Estados Unidos, donde, según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas.

Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta, como los colores, la música ambiental, los pisos, el manejo del cableado, las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta.

 

MOBILIARIO

El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. Son muy populares los módulos de trabajo, en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor.

En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios, archivadores, sillas, mesas para el computador, divisiones, implementos y accesorios que hacen juego entre sí, para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas, al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario.

En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger.

 

 

CAPITULO V

TENDENCIAS

 Cambios organizacionales

Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio, y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem), hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos).

Como resultado, propietarios, inquilinos, administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas, y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades.

Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física.

La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas, y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos, donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. Por otra parte, algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo.

 

Tendencias actuales

Algunas de las tendencias actuales son:

Los espacios de oficina se hacen menores. Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados, esto incluyendo los salones de reuniones, áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. En estos dais, sin embargo, el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados.

La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales, cerradas) gana popularidad. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los fabricantes

también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar.

Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta, significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro, donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. En respuesta a esta creciente demanda, muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos.

Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado.

A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera, los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. El mandato hoy es hacer más con menos.

 

Tendencias futuras

Ya vimos el escenario actual, pero lo que veremos en un futuro próximo, respecto a espacios de oficinas es:

Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata.

Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión.

Las oficinas abiertas serán la regla general. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas.

La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. Es decir, la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo.

Se exigirá mayor seguridad. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local.

Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios, los cuales serán escasos. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora, entonces serán merecedores del espacio que ocupan.

Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante, porque habrá presión para hacer las cosas más rápido.

 

CAPITULO VI

COSTOS

Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente.

El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador:

o Una persona vinculada a la empresa. o Una empresa externa.

En cuanto a muebles, los costos son muy variables también, se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos.

Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot. Incluye: Escritorio y biblioteca, archivo con seguro, armario con luz interna, escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del 1escritorio y silla con respaldo ajustable.

CONCLUSIONES

Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeación de la organización. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece.

Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos, también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 RIPNEN, Kenneth. Administración de Espacio de Oficinas. México, Editorial Diana, 1981. p 221.

Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. Universidad Nacional. Facultad de Minas 1996. pp 115 - 120.

http://www.mueblesparalaoficina.com/oficina/diseno-de-oficinas-condiciones-fisicas.html#ixzz1LskYBLB

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