Administración de Proyectos

M.I. Angel Estrada Arteaga

Administrador de proyectos CDS-UTEZ

Octubre 2013

Presentación

No contar con estándares para la gestión de proyectos

como: • Controlar y monitorear estados de avance

• Recursos asignados

• Priorizar, estructurar, aprobar, cerrar proyectos

• Lecciones aprendidas

• Centralizar información

Es una problemática a nivel mundial cuya solución radica en implementar lo que se conoce como mejores prácticas en Dirección de Proyectos.

PMBoK (Project Management Body of Knowledge)

PMI (Project Management Institute)

Proyecto vs. Trabajo Operativo

¿Construir una casa es un proyecto o un trabajo operativo? ¿Y hacer una pizza?

PROYECTO:

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado

único.

TRABAJO OPERATIVO:

Efectuar permanentemente actividades que

generan un mismo producto o proveen un

servicio repetitivo.

Proyecto

Podemos concluir que la definición de proyecto no depende de la complejidad o magnitud del mismo, sino de las características de único, temporal y de elaboración gradual.

Podría ser un proyecto simple como organizar el cumpleaños de tu hijo o algo muy complejo como lanzar un cohete a la luna.

Proyecto

Plan Estratégico

Portafolio

Programa

Proyecto

Sub Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto

Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida

Ciclo de Vida del Proyecto

La estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes características :

Fases del Proyecto

Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.

Interesados

Los interesados del proyecto, denominados en inglés stakeholders, son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.

Interesados

Si bien la gestión de los interesados es un tema complejo, hay ciertos pasos básicos que se deben seguir:

1. Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero.

2. Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en requerimientos del proyecto.

3. Comunicarse con ellos.

4. Gestionar su influencia en relación con sus requisitos, en la medida de lo posible, para lograr un proyecto exitoso.

La triple restricción

Alcance Tiempo

Costo

Ofrece una imagen mental que nos ayuda a recordar fácilmente que un proyecto está “enmarcado” por una serie de factores que lo delimitan y establecen su contexto: las restricciones.

Cartel Hacemos trabajos de tres tipos, buenos, baratos y rápidos: Si usted lo quiere bueno y barato, no puede ser rápido, Si usted lo quiere bueno y rápido, no puede ser barato, Si usted lo quiere barato y rápido, no puede ser bueno

Restricciones

Una restricción es cualquier condicionante del proyecto que, además, tenga la siguiente peculiaridad: cualquier cambio que experimente, provocará cambios en otros condicionantes del proyecto.

Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el DP debe evaluar el impacto en el resto de las variables.

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Recursos

Riesgos

Definición de Administración de Proyectos

Aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y

herramientas para conseguir los objetivos de los proyectos

Gestionar necesidades y expectativas de

los interesados (Stakeholders)

Identificar Requisitos

Equilibrar

• Alcance

• Tiempo

• Costo

• Calidad

• Recursos

• Riesgos

Administrador de Proyecto

Un director de proyecto debe ser capaz de comprender los detalles del proyecto, pero debe dirigirlo desde una perspectiva global. Como responsable del éxito del proyecto, el director del proyecto tiene a su cargo todos los aspectos del proyecto, que abarcan, entre otros:

• desarrollar el plan para la dirección del proyecto, así como todos los planes complementarios relacionados,

• mantener el proyecto encaminado en términos de cronograma y presupuesto,

• identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos, y

• proporcionar informes precisos y oportunos sobre las métricas del proyecto.

Administrador de Proyecto

Los DP exitosos son aquellos que tienen excelentes capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales.

Entre las habilidades interpersonales más importantes del DP podemos mencionar: liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, toma de

decisiones, conocimientos y negociación.

Proceso

• Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.

• Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.

Categorías de procesos

Los procesos de dirección de proyectos

• Aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia

Los procesos orientados al producto

• Especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son

definidos por el ciclo de vida del proyecto

Grupos de Procesos de Dirección de

Proyectos

Grupo de

Procesos

Número de Procesos

Inicio 2

Planificación 20

Ejecución 8

Seguimiento y

Control

10

Cierre 2

Áreas de Conocimiento

En base al PMBOK® existen nueve áreas del conocimiento:

Área Número de

procesos

1. Integración 6

2. Alcance 5

3. Tiempo 6

4. Costo 3

5. Calidad 3

6. RH 4

7. Comunicaciones 5

8. Riesgos 6

9. Adquisiciones 4

Grupos de Procesos vs Áreas de Conocimiento

En cada uno de estos cinco grupos de procesos existen varios procesos particulares distribuidos entre las distintas áreas del conocimiento como se resume en la tabla a continuación:

Relación de los grupos de Procesos

Existe gran relación entre los grupos de procesos de la Guía del PMBOK® y los procesos de gestión de la calidad desarrollados por Edwards Deming en su reconocido ciclo Planificar – Hacer – Revisar – Actuar (Plan-do-check-act). Estas relaciones se resumen en el siguiente gráfico.

Integración

Los procesos de integración de dirección de proyectos incluyen:

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: autoriza formalmente un

proyecto.

4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): ofrece una

descripción del alcance de alto nivel.

4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: documentar todos los planes

subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.

4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: ejecutar el trabajo definido en el

plan de gestión del proyecto.

4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: supervisar y controlar los

procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto.

4.6 Control Integrado de Cambios: revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los

cambios, y controlar los cambios en los productos entregables.

4.7 Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de

Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto.

Alcance

• 5.1 Planificación del Alcance: crear un plan de gestión del alcance del proyecto

que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto.

• 5.2 Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto

detallado como base para futuras decisiones del proyecto.

• 5.3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el

trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

• 5.4 Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos entregables

completados del proyecto.

• 5.5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto.

Planear

Alcance

Definir

Alcance

Crear

Estructura

de Trabajo (WBS)

Verificar

Alcance

Controlar

Alcance

Tiempo

6.1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma

6.2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las

dependencias entre las actividades del cronograma.

6.3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de

recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

6.4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos

laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.

6.5 Desarrollo del Cronograma: crear el cronograma del proyecto.

6.6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

Controlar

Schedule

Desarrollar

Schedule

Definir

Actividades

Secuenciar

Actividades

Estimar

Recursos

Estimar

Duración

Costos

7.1 Estimación de Costos: desarrollar una aproximación de los costos de los

recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

7.2 Preparación del Presupuesto de Costos: sumar los costos estimados a

fin de establecer una línea base de costo.

7.3 Control de Costos: controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

Estimar

Costos

Presupuestar

Costos

Controlar

Costos

Calidad

8.1 Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son

relevantes para el proyecto

8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad: para asegurar que el

proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los

requisitos.

8.3 Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos

del proyecto.

Planear

Calidad Realizar QA (Quality

Assurance)

Realizar

Control

de Calidad

Recursos Humanos

9.1 Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los

roles del proyecto, las responsabilidades, así como crear el plan de gestión de

personal.

9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto: obtener los recursos humanos

necesarios para concluir el proyecto.

9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias y la

interacción de los miembros del equipo.

9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto: hacer un seguimiento del rendimiento

de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver

polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.

Planear

RRHH

Adquirir el

Equipo del

Proyecto

Desarrollar

al Equipo del

Proyecto

Gestionar

al Equipo del

Proyecto

Comunicaciones

10.1 Planificación de las Comunicaciones: determinar las necesidades de

información.

10.2 Distribución de la Información: poner la información necesaria a

disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda.

10.3 Informar el Rendimiento: Esto incluye informes de estado, medición del

progreso y proyecciones.

10.4 Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de

satisfacer los requisitos de los interesados.

Planear

Comunicaciones Distribuir Información Reportar Performance Gestionar Stakeholders

Riesgos

11.1 Planificación de la Gestión de Riesgos: decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar

las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

11.2 Identificación de Riesgos: determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y

documentar sus características.

11.3 Planificación de la Respuesta a los Riesgos: desarrollar opciones y acciones

para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

11.4 Seguimiento y Control de Riesgos: realizar el seguimiento de los riesgos,

ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad.

Planear

Gestión de Riesgo Identificar Riesgos

Análisis

Cualitativo

Análisis

Cuantitativo

Planear Respuestas

y Riesgos

Adquisiciones

12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir, y

cuándo y cómo hacerlo.

12.2 Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y

resultados, e identificar a los posibles vendedores.

12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos,

licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.

12.4 Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y

negociar un contrato por escrito con cada vendedor.

12.5 Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el comprador

y el vendedor.

12.6 Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de

cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del

proyecto.

•Comprende los procesos necesarios para adquirir bienes y servicios a

organizaciones externas con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto. Planear Adquisiciones Planear Contrataciones

Solicitar Respuestas

Proveedores Seleccionar Proveedores Administrar Contratos Cerrar Contratos

Conclusión

Recuerda que lograr proyectos exitosos significa:

• Tener un cliente satisfecho

• Culminar el alcance acordado entre las partes

• Cumplir con los plazos, presupuestos y calidad

• Trabajar con recursos humanos comprometidos con el proyecto

• No cometer errores de interpretación por mala comunicación

• Prevenir en lugar de reparar, con una buena gestión de riesgos

• No desgastarnos con procesos de adquisiciones y contrataciones

que nos traban el proyecto