MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALIRED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E.

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

NIT: 805.027-337- 4

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

RED DE SALUD ORIENTE

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

LUCY VILLA TORRES Período evaluado :Noviembre 2011 febrero de 2012 Fecha de elaboración: Marzo 2012

Subsistema de Control Estratégico Dificultades

Se debe continuar fortaleciendo la gestión del Comité de Control Interno y Calidad, para garantizar a la entidad no solo el seguimiento de la implementación del MECI, sino también su mejoramiento continuo. Respecto a la aplicación del Acto Legislativo o4 de 2011, se presentaron inconvenientes con el registro de información en la plataforma de la CNSC, dispuesta para tal fin. La entidad ha venido informando a la Comisión esta situación, y solicitando su solución, para poder emitir el certificado final de la entidad. A la fecha la CNSC no ha resuelto estos inconvenientes. Avances

• En este periodo se culmino el proceso de selección del gerente de la ESE, el cual se

posesiono en el mes de abril. • Se tienen formulados y adoptados los principios y valores que orientan el accionar de los

funcionarios y los derechos y deberes de los pacientes y sus familias. se continúan difundiendo en el programa de inducción y re inducción, carteleras, reuniones de grupos. La socialización de los valores se está reforzando en los eventos públicos que se realizan con el personal de la ESE, aprovechando las decoraciones con elementos alusivos a los valores. Se decoró con este tema la fiesta de fin de año con todo el personal (nombrados y contratistas). Igualmente durante la vigencia 2012 las tarjetas de cumpleaños que se envían a todo el personal se diseñaron para continuar socializando los valores de la ESE.

• Los Acuerdos de Gestión con los funcionarios del Nivel Directivo, suscritos en la vigencia 2011 están siendo evaluados. Los Acuerdos de Gestión para la vigencia 2012 se están formulando.

• No se reportaron investigaciones disciplinarias en la vigencia anterior. • Respecto a la Administración del Talento Humano se aplica la normatividad vigente,

contamos con plan de capacitación, con programa de inducción y reinduccion, plan de bienestar, programa de incentivos que ha permitido premiar y resaltar los funcionarios con nivel de desempeño sobresaliente. Se evaluó su ejecución durante la vigencia 2011 y se están formulando mejoramientos para los programas de inducción y reinduccion para la vigencia 2012 por parte del área de talento humano y las áreas que participan, centrando la presentación en el mapa de procesos de la entidad. Se aprobó por parte de la gerencia la actualización de la cartilla de inducción. Se evaluó el desempeño de los funcionarios de carrera.

• La Comisión de Personal se ha conformado de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Normatividad fue renovada y viene realizando reuniones periódicas.

• Se realizo medición de clima laboral en la Red, que involucro funcionarios de planta y de cooperativa, cuyos resultados fueron presentados al nivel directivo y lideres de procesos, se elaboró Plan para su intervención y se inició su ejecución. La ARP está apoyando parte de la intervención en lo que respecta al fortalecimiento de los grupos de alto desempeño o grupos de mejoramiento. se presentara a la gerencia capacitación a líderes en el tema de Coaching.

• Se está dando cumplimiento a los lineamientos dados por la Comisión Nacional del Servicio Civil para dar aplicación al Acto Legislativo No. 04 de 2011. Se presentaron inconvenientes con el registro de la información en el aplicativo de la CNSC, que ya fueron reportados para su solución.

• El Comité Coordinador de Control Interno y Calidad se ha reunido para abordar los temas de Control Interno y de Calidad, en la reunión del mes de febrero se dieron lineamientos para la gestión a realizar en la vigencia 2012.

• La Entidad conto con su respectivo plan de Desarrollo. se formuló para la vigencia fiscal 2011 los respectivos Planes de Acción, de los cuales se les realizo seguimiento y se rindió cuenta semestral a la Contraloría General de Santiago de Cali, por medio de sus indicadores de gestión. Igualmente se rindió la cuenta anual en la cual se incluyeron los planes de acción de las diferentes áreas.

• Cuando se ha requerido se actualizan procesos, protocolos y Guías de Atención

• Se continúa realizando seguimiento a los mapas de riesgos de los procesos seleccionados por parte de la Oficina de Control Interno, presentando los informes respectivos a los líderes de procesos y a la gerencia.

• En los procesos misionales por ser una entidad de salud, en la cual se debe implementar el sistema obligatorio de garantía de la calidad, se han venido aplicando metodologías para el análisis de los riesgos de los procesos asistenciales (metodología de análisis AMFE (análisis modal de fallos y efectos) especial para el sector salud y protocolo de Londres para el análisis de los eventos adversos. Se está capacitando a los líderes de proceso en estas metodologías. Se presentó el consolidado de incidentes y eventos presentados en los servicios asistenciales de la red, durante toda la vigencia 2011, al Macro comité de seguridad del paciente.

Se está culminando la formulación del Plan de Desarrollo Vigencia 2012- 2015

Subsistema de Control de Gestión Dificultades

Es importante continuar consolidando la aplicación de las tablas de retención documental y las estrategias de comunicación. Avances

• Se tienen definidas las políticas de la entidad. Se definió en Comité de Control Interno y Calidad dar prioridad al seguimiento de las políticas de: Calidad, Seguridad del Paciente, Control Interno, Planeación.

• La Entidad tiene definido sus procesos, procedimientos, protocolos, guías de atención indicadores.

• Se realiza seguimiento a indicadores y se cumple con el reporte obligatorio de los mismos a las Entidades definidas en la norma, tales como Contraloría, Secretaria de Salud, Superintendencia.

• La entidad tiene consolidada las oficinas de Atención al Usuario SIAU en todos los centros de Salud.

• Se cuenta con los buzones de sugerencias, los cuales se están abriendo dos veces al mes, con el propósito de atender de manera más oportuna las quejas, reclamaciones y demás que se presenten por este medio.

• Se tramitan las quejas y reclamos de nuestros usuarios y son consideradas para el mejoramiento de la entidad. Se presentó al Comité de Control Interno y Calidad el Manual del SIAU, el cual fue aprobado. Se convocara a las trabajadoras sociales y líderes de proceso para su respectiva socialización

• Se encuentran constituidas las asociaciones de usuarios en las diferentes IPS de la Red de Salud, se realizo el procedimiento de renovación de acuerdo a la norma.

• Se está monitoreando por parte de los SIAU las barreras de acceso a nuestros servicios. • La Entidad cuenta con un sistema de información en Red, • Se está consolidando la aplicación de las tablas de retención documental, y la organización

de los archivos de gestión. • Se encuentra en funcionamiento la ventanilla Única. • Actualmente se está en proceso de actualización el diseño de nuestra página WEB. • Se va implementar en la vigencia 2012 el Call Center en la entidad. • La entidad ha establecido canales de comunicación con la comunidad, para la identificación

de necesidades y entrega de información sobre la gestión de la Entidad, la gerencia tiene contacto permanente con los líderes de la comunidad y las asociaciones de usuarios.

• Se rindió cuenta de la gestión de la entidad a los órganos de control. • La comunidad tiene participación en los Comités en los que la norma establece su

participación. Actualmente se está en la elección de los representantes de asousuarios al Comité de Ética Hospitalaria, se escogieron 4 personas para designar 2 principales y 2 suplentes. Igualmente para este comité se está en la elección de 2 representantes de otras organizaciones.

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades A pesar que se adoptó el formato de planes de mejoramiento individual, se socializo a líderes de proceso, no se ha incorporado a la cultura organizacional su suscripción. Los planes de mejoramiento individual, se deben originar no solo en la evaluación del desempeño, sino también en el ejercicio del autocontrol que cada funcionario debe realizar para evaluar los resultados de su desempeño.

Avances

• La entidad aplico la encuesta de autocontrol. • Se realizó seguimiento a los indicadores definidos en los planes de acción, como ejercicio

de la auto- evaluación de la gestión y se rindió cuenta semestral y anual a la contraloría general de Santiago de Cali de los resultados de los indicadores de gestión definidos en los diferentes planes de acción. En los casos que no se logró la meta se definieron acciones de mejoramiento por parte del líder del proceso.

• Se llevaron a cabo reuniones del Macro comité de seguridad del paciente La entidad ha realizado autoevaluaciones en el proceso de preparación para la acreditación, que han permitido identificar las brechas entre la calidad obtenida y la esperada generando planes de mejoramiento.

• Cada semestre se realiza el ejercicio de autoevaluación de la gestión donde se definen las acciones correctivas o de mejoramiento pertinentes.

• La Oficina de Control Interno presento en su oportunidad el Informe Ejecutivo Anual de control Interno y el Informe de Control Interno Contable de la vigencia fiscal 2011. Se elaborara el respectivo Plan de mejoramiento para aquellos puntos donde se identifiquen oportunidades de mejora.

• Se evaluó el Programa de Auditoría para la vigencia fiscal 2011. se realizó auditoria: Acuerdos de gestión, seguimiento a 4 planes de mejoramiento con la Contraloría, seguimiento MECI, seguimiento plan manejo de Riesgos a los procesos seleccionados, auditoria al diligenciamiento de planillas. Se participó en el inventario general de la entidad y en el inventario del dispensario del área de urgencias, en el cual se programó la realización mensual de inventario con la participación de la Oficina de Control Interno. Se están realizando visitas a las diferentes áreas para fortalecer el uso de las tablas de retención de documental y la organización de archivos de acuerdo al proceso de gestión documental definido. Se está realizando seguimiento periódico a las salidas de almacén. Se hizo seguimiento selectivo a órdenes de compra.

• Se continua promoviendo en el proceso de inducción y reinducción por parte de la Oficina de Control Interno, el AUTOCONTROL a los funcionarios y se hace entrega de folletos alusivos al tema.

• Se socializan las debilidades detectadas a los líderes de proceso producto de las evaluaciones realizadas por el área de Calidad y de Control Interno.

• Se continúa realizando seguimiento al PAMEC. (Programa de Auditoria para el mejoramiento de la Calidad) por parte del área de Calidad.

• Se definió en el Comité de Control Interno y Calidad, la realización de auditorías conjuntas entre el área de calidad y de Control Interno, para la vigencia 2012

• Se rindió cuenta en el mes de enero de 2012, a la Contraloria de Santiago de Cali, de los planes de mejoramiento suscritos en la vigencia 2011, producto de los informes de: Cierre fiscal; Rendición Anual de Cuenta; Acciones pendientes de cumplimiento de planes de mejoramiento anteriores; Gestión Contractual de la entidad primer semestre vigencia 2011, a los cuales le realizo seguimiento la Oficina de Control Interno. En el mes de febrero se rindió la cuenta anual.

• También se han suscrito planes de mejoramiento producto de las interventorias y las auditorías realizadas por las EPS y las Secretarias de Salud.

Estado general del Sistema de Control Interno Los resultados obtenidos en la evaluación correspondiente a la vigencia 2011 en el estado de implementación del MECI, arrojo una calificación de 98.41% La Entidad continua en el fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno

Recomendaciones

• Continuar realizando seguimiento periódico a la implementación del Sistema de Control Interno, por parte del representante de la Dirección, líderes de procesos, y la Oficina de Control Interno, para que se realice mejoramiento continuo y se consolide el Sistema.

• Continuar con la articulación de los modelos de Control Interno y de Gestión de la Calidad para el sector salud.

• Fomentar en los líderes de procesos la realización de ejercicios de auto- evaluación a los controles de los procesos y a la gestión.

LUCY VILLA TORRES – OFICINA DE CONTROL INTERNO