MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO:

AUTORIZACIN DE CREDITOVERSION 1.1JULIO 2013

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION DE CREDITO

CONTENIDOPGINA

1OBJETIVO2

2ALCANCE2

3POLITICAS2

4DIAGRAMA DE FLUJO4

5PROCEDIMIENTO5

6DOCUMENTOS SOPORTE6

DISTRIBUCIN DE COPIAS:rea de Ventasrea de Crdito y Cobranza

ELABORADO POR:

Crdito y Cobranza CorporativaREVISADO POR:

Director GeneralAUTORIZADO POR:

Director de Finanzas

1OBJETIVO

Establecer polticas y directrices para el otorgamiento de crditos que minimicen el riesgo en su recuperacin.

2ALCANCE

Todo el personal del rea de ventas y administracin relacionados con el otorgamiento y seguimiento de los crditos proporcionados.

3POLITICAS

3.1El Crdito ser utilizado nicamente como un instrumento de servicio que apoyar a la fuerza de ventas a realizar operaciones con clientes moral y econmicamente solventes en el mercado.

3.2El Comit de Crdito, la Direccin de Finanzas y el Consejo de Administracin Mxico aprobarn las polticas y procedimientos para el otorgamiento, control y recuperacin del crdito, as como las relativas a la evaluacin y seguimiento del riesgo crediticio.

3.3La Direccin General de cada empresa, la gerencia de Crdito Corporativo no podrn modificar o cambiar cualquiera de los criterios establecidos, por lo que se dan por enterados y manifiestan su plena conformidad a las mismas.

3.4El Comit de Crdito ser el nico rgano facultado para la autorizacin de los crditos (monto de lnea, plazos, condiciones). (Anexo I)

3.5Un Cliente nuevo antes de autorizarle una lnea de crdito, deber realizar mnimo dos operaciones de riguroso contado similares o equivalentes al crdito solicitado.

3.6Las solicitudes de crdito debern acompaarse con la documentacin que acredite la personalidad jurdica y, en su caso, la capacidad para contratar crditos del solicitante o de su representante legal; as como la informacin necesaria para determinar la viabilidad econmica y moral del Cliente sealados en el check list.

3.7Ninguna solicitud de crdito podr pasar a la etapa de anlisis, sin que se cuente en el expediente con la informacin y documentacin mnima requerida. (check list).

3.8Podrn ser sujetos de crdito las personas fsicas y morales que cuenten con buen historial crediticio en el bur nacional y regional de crdito que demuestren su solvencia.

3.9Los montos de lneas de crdito sern autorizados de acuerdo a la red de distribucin comercial requerida por el Cliente, en acorde a su capacidad financiera.

3.10Las operaciones de crdito de lneas autorizadas, debern estar amparadas por:

Mxico: La factura original, Formato de firmas autorizadas y Pagar firmados por el Cliente, as como las garantas originales (en su caso).

Estados Unidos: Terms & Conditions

3.11Las lneas de crdito nuevas y renovadas autorizadas tendrn una vigencia de un ao.

3.12Las lneas de crdito sern suspendidas temporalmente, en los siguientes casos:

3.12.1Cuando el saldo de cartera del Cliente cuente con adeudo vencido. (Si el saldo vencido fue superior a 120 das, antes de cualquier venta de crdito deber ser presentado a comit).

3.12.2Cuando el lmite autorizado de la lnea este saturado.

3.13El departamento de Crdito y Cobranza de la empresa es el responsable de la guarda y custodia de la documentacin original que amparan las cuentas por cobrar, as como de su control y registro.

3.14Queda prohibida la entrega de producto a Clientes nuevos sin lnea de crdito autorizada; as como a Clientes con lnea de crdito vencida y/o saturada. Tratndose de ventas de contado se deber validar el depsito.

3.15El departamento de Crdito revisar y actualizar anualmente, la documentacin en los expedientes de cada cliente.

3.16Tratndose de Distribuidores en consignacin el Representante deber hacer Facturacin quincenal cuando se trate de Fertilizantes y cada 30 das cuando sean Agroquimicos por el consumo efectuado. En Caso de presentarse diferencias con la facturacin una vez pagada, el representante deber hacer las aclaraciones en un plazo no mayor a 15 das.

3.17En el caso de centros de Distribucin no se podr entregar producto a clientes sin la autorizacin del rea de Crdito.

3.18Cuando un cliente no presente actividad en un periodo superior a 12 meses ser considerado como inactivo y para reactivarse deber seguir el procedimiento como un cliente nuevo.

4DIAGRAMA DE FLUJO

5PROCEDIMIENTO

ResponsableActividadDescripcin de la Actividad

Ventas1Recaba y revisa solicitud de crdito llenada por el Prospecto y documentos soporte.

2Visita al Prospecto y efecta revisin ocular, para corroborar que la informacin proporcionada coincida.

3Elabora revisin ocular e integra el expediente para su envo.

Crdito y Cobranza (Empresa)4Recibe documentacin, valida y verifica.

5Si no cumple con algn requisito, se le informa al rea de ventas para su recopilacin y/ correccin por parte del Prospecto.

6Si cumple con los requisitos, turna a Crdito y Cobranza Corporativo.

Crdito y Cobranza Corporativo7Recibe documentacin del Prospecto para su anlisis.

8Hace revisin del historial crediticio del Prospecto, en el Bur de Crdito Nacional y Regional.

9Si el resultado es NEGATIVO, enva documentacin del Prospecto a Crdito y Cobranza (Empresa), notificando los motivos de rechazo.

Crdito y Cobranza (Empresa)10Informa al Cliente los motivos de rechazo y concluye el proceso.

Crdito y Cobranza Corporativo11Si el resultado es POSITIVO, efecta el anlisis de crdito.

12Si como resultado del anlisis, NO es ELEGIBLE se proceden a realizar los puntos 9 y 10.

13SI es ELEGIBLE, programa presentacin a Comit de Crdito. Al inicio de cada mes se informara de los horarios tentativos para comit en cada empresa.

Comit de Crdito14Se rene y analiza estudio de crdito,

15Emite Acta de Comit con la resolucin del crdito.

Crdito y Cobranza Corporativo 16Si el caso es RECHAZADO, notifica resolucin y entrega documentacin del Prospecto a Crdito y Cobranza (Empresa), procediendo los puntos 9 y 10.

Crdito y Cobranza Corporativo17Si el caso es APROBADO pero CONDICIONADO, entrega copia del acta de comit a Crdito y Cobranza (Empresa) notificando las condiciones para la autorizacin de la lnea de crdito.

Crdito y Cobranza (Empresa)18Notifica al Prospecto las condicionantes para la autorizacin de la lnea de Crdito.

19Si el Prospecto NO ACEPTA, proceden los puntos 9 y 10.

20Si el Prospecto ACEPTA, le hace entrega de las condiciones solicitadas; mismas que turna a Crdito y Cobranza Corporativo.

Crdito y Cobranza Corporativo21Recibe y analiza condiciones solicitadas, informando al Comit de Crdito su cumplimiento.

Comit de Crdito22Si el caso es APROBADO y/ Cumplidas las Condiciones, se firma la cartula del crdito.

Crdito y Cobranza Corporativo23Recibe acta de comit de crdito y cartula de crdito firmada, mismas que procede a distribuir copias.

Crdito y Cobranza (Empresa)24Recibe copia acta de comit y cartula de crdito, procede a elaborar contrato y pagar correspondiente y turna a firma.

Ventas25Recopila firma del Cliente en el contrato y pagar.

Crdito y Cobranza (Empresa)26Recibe contrato y pagar debidamente firmado e informa.

27Resguarda documentos originales en un lugar seguro y bajo llave y el resto del expediente lo custodia en el archivo.

Crdito y Cobranza Corporativo28Confirmado la formalizacin de la lnea, genera alta de lnea de crdito autorizada en el sistema.

Crdito y Cobranza (Empresa)29Notifica alta de lnea de crdito para su disposicin.

Ventas30Notifica al Cliente, la lnea de crdito disponible.

Crdito y Cobranza Corporativo31Alta en sistema de condiciones autorizadas.

6DOCUMENTOS SOPORTE

6.1Solicitud de crdito

6.2Check list

6.3Autorizacin para solicitar reportes de bur de crdito

6.4Reporte de visita al Prospecto

6.5Acta de Comit de Crdito

6.6Contrato

6.7Pagar

Este informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

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