SISTEMA DE ABASTECIMIENTOALBERTO SANTIAGO APONTE LCTORaapontel@hotmail.com

PROCESOS EN LA ENTIDAD PBLICA

Conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administracin pblica. Son sistemas de gestin que actan como normas de calidad. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

REGISTRO DE PROVEEDORESPoseer informacin sobre los proveedores de las entidades pblicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del Estado)

CATALOGACIN Y PROGRAMACIN

LA ADQUISICIN

LA ADQUISICIN

Plan Estratgico Instit.Plan Operativo Instit.Determinacin de necesidadesPresupuesto InstitucionalPlan Anual de ContratacionesExpediente de contratacinDesignacin del Comit EspecialElaboracin de las Bases.Convocatoria.Registro de participantesConsultasObservacionesPresentacin de propuestasEvaluacin y calificacinOtorgamiento de la Buena ProFormalizacin del Contrato - SuscripcinGarantasAdelantosAdicionales y reduccionesAmpliaciones y prrrogasSubcontratacinIntervencin Econmica de ObraResolucinPenalidadesRecepcin y conformidadLiquidacinActos PreparatoriosSeleccinEjecucin ContractualPROCESO DE CONTRATACIN PBLICA

DISTRIBUCIN, REGISTRO Y CONTROL

MANTENIMIENTO Y RECUPERACIN DE BIENES

DISPOSICIN FINAL

ALMACENAMIENTOEsta referido a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia, como va para trasladarlos fsicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.

DISTRIBUCIN

ORGANIZACIN DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

Actividades de ProgramacinEjecucin de procesos de seleccinAdministracin de contratosRegistro y Control de AlmacenesRegistro y control de bienes patrimonialesSeguridad integralServicios Generales

FUNCIONES DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

REA DE PROGRAMACINImplicancias Funcin- Dependencias involucradasFunciones GeneralesProyeccin PAC seguimiento y modificacionesEvaluacin de Requerimientosgeneracin de expedientesSeguimiento de la Ejecucin de Calendarios de CompromisosElaboracin del POA En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisin, identificacin de procesos yconsolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad dePresupuesto y Unidad de Programacin.Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria,a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a lasevaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobacin del Expediente de Contratacin.Se realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de programas informticos, en los cuales se registra el avance de la ejecucin del calendario.En base a las actividades identificadas en coordinacincon la Administracin y el rgano de Abastecimiento;y en coordinacin con la Unidad de Programacin.

Normas relacionadasDirectiva PAC OSCELey de presupuesto para el Ao FiscalLey de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario para el Ao Fiscal.Instructivo para la formulacin de Actividades para el Ao Fiscal

REA DE PROCESOS DE SELECCINImplicancias de la funcin Dependencias involucradasFuncin GeneralAsistencia a Comits Especiales. enprocesos de AdjudicacinDirecta, Concurso y Licitacin Pblica.Tambin exoneracionesNorma relacionadaProyeccin de ContratosLa funcin implica la preparacin del proyecto de Resoluciones de designacin de Comits Especiales.La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial, cuadros de evaluacin, cartas de Buena pro, informes del Comit Especial y dems documentos relacionados al proceso de seleccin.Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el rea de Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores.Ley de Contrataciones del Estado y su ReglamentoLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoCoordinacin con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de seleccin para la presentacin oportuna de los documentos necesarios para la suscripcin del contratoLas Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores ganadores de la Buena pro.

REA DE ADQUISICIONESDeterminacin de Valore ReferencialAsistencia a Comits Especiales enProcesos de Menor CuantaEmisin de Ord. Compra y ServicioEjecucin Contractual yAdministracin de ContratosCompras Directas y Adquisiciones por Caja Chica Implicancias de la funcin Dependencias involucradasFunciones GeneralesImplica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin Del Expediente de contratacin.Interrelacin: OFICINAS USUARIASApoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases, registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin y PresupuestoEmite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos.Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de FiscalizacinAdendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales, contratacin complementariaAdministracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza.Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y Of. de Economa y Finanzas Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica.Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.Norma relacionadaLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoDirectiva de Tesorera Manual de Pago a Proveedores

REA DE ALMACNImplicancias de la funcin Dependencias involucradasFuncin GeneralRecepcin, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales rea de Programacin rea de Adquisicionesrea de Control PatrimonialOficinas Usuarias

Norma relacionada Sistema de Abastecimiento Decreto Ley N 22056 INAP /DNA -Normas Generales de AbastecimientosDespacho y Distribucin Oficinas Usuarias

Resolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. AlmacenesResolucin de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico.Emisin de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Krdex, Oficinas UsuariasResolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. AlmacenesNormas de Control Interno en el Sector Pblico.Informacin Contable Oficina de Administracin Financiera rea de ContabilidadResolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

REA DE CONTROL PATRIMONIALImplicancias de la Funcin- Dependencias involucradasFunciones GeneralesADMINISTRACIN Y DISPOSICIN DE BIENES DE LA ENTIDAD

INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES SEGUROSAdministra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecucinde altas y bajas y su disposicin finalRegistro y control de bienes, conciliacin contable en coordinacin con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Plizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehculosNormas relacionadasDecreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA- Rgto. dela Ley de 29151- Ley GeneralDel Sistema Nacional de Bienes Estatales.Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el InventarioNacional de Bienes Mueblesdel Estado.Resolucin N 320-2006-CG-Normas de control interno.

1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios:La habilidad de planificar la contratacin deBienes y Servicios, para que estn disponibles.2. Gestin de Bienes y Servicios:Adquisicin y almacenaje de Bienes y gestinde servicios para uso posterior.3. Distribucin Fsica:Administracin de la entregaELEMENTOS DE LA LOGSTICA

Visin de Gobierno:Hacer ms transparente el mercado de las compras pblicasMinimizar o reducir asimetras del mercadoFacilitar la planificacin comercial de los proveedoresTener un mercado ms competitivo

Fortalecer procesos de seleccin y modalidades de seleccin como fuente principal de suministro para las necesidades del sector pblicoTransparenciaEficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de procesoControlPLAN DE COMPRAS

Planificar las compras permite a la Entidad:Generar contratos de suministroObtener descuentos por volumenReducir el requerimiento sin perder poder de negociacinReducir los costos de administracin

Reducir el fraccionamiento de las comprasGenerar estrategias de mejoramiento del abastecimientoMejorar la programacin de actividadesMejorar la planificacin financieraGESTIN INTERNA DE LA ENTIDAD

Programacin de las compras (PAC)Fortalecer competencias del equipoAdministrar la distribucin de trabajoGenerar nuevas estrategias de suministroVerificar la necesidad del usuarioAtencin oportuna al usuarioVENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS

Demora o imprecisin de los usuarios en la entrega de informacin / Tdr / EtFalta de informacin /elaboracin CtDeficiencias en la planificacin de los procesos que generan la demandaFalta de anlisis de oportunidadesFalta de mecanismos de programacin de actividadesFalta de mecanismos de seguimiento y evaluacinPROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIN DE COMPRAS

Definir lo siguiente:

Qu se comprar Cundo se necesitarQu cantidad se comprarSe debe definir e identificar adems:Periodicidad de la compraTiempos de respuesta de proveedoresRestricciones legalesNormas reglamentarias

Planificar las compras significa

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