Modelo Proyecto de Invercion IPS San Pablo

1. Situación Problémica

En el barrio centro del municipio de San Juan Nepomuceno, está ubicada la IPS San Pablo

donde se evidencia un inapropiado funcionamiento de los procesos administrativos

debido a que son llevados a través de software basados en arquitecturas cerradas con

sistemas no heterogéneos los cuales generan la imposibilidad de acceder a los escenarios

de las TIC's que cuentan con la capacidad y habilidad de la población para acceder, con

calidad, a las tecnologías de la información y de las comunicaciones. Las TIC's, pueden

utilizarse de tal forma que se mejore la calidad de vida, de las personas de la mano con el

crecimiento socioeconómico del país. Después de haber realizado el análisis anterior en

coordinación con el administrador, médicos y enfermeras, se destaca la necesidad

inmediata de desarrollar una estrategia integral que permita elevar la calidad de servicio,

posicionamiento en el mercado, obtener mayores ganancias y en general un mejor

rendimiento empresarial.

Los procesos y procedimientos de la IPS San Pablo son inadecuados, generando un bajo

rendimiento empresarial en términos de eficiencia y economía de recursos, limitando el

potencial crecimiento de la IPS y su respectivo posicionamiento en el mercado

2. Análisis de Involucrados

Involucrados Internos

Desarrollo de un sistema de Procesos y

procedimientos en la IPS San

Pablo

Recepcionistas

Medicos

Enfermeras

Gerente

Usuarios

Jefe de Personal

Involucrados Externos

Desarrollo de un sistema de Procesos y

procedimientos en la IPS San

Pablo

Secreteria de salud municipal

Ministerio de Salud

Icontec

Secretaria de salud Departamental

Entidades promotoras de salud

Superintendencia de Salud

Procuraduria

Contraloria

Mediante entrevistas y encuestas al personal de la IPS San Pablo, se pudo recoger información

sobre la posición de cada uno de los involucrados tanto internos como externos frente al proyecto

y evaluar su fuerza e intensidad. Se utilizó una escala de 1 a 5, donde el 1 indica el menor grado de

importancia del involucrado para el proyecto y el menor grado de involucramiento del mismo; por

su parte el 5, indica el mayor grado de importancia del involucrado para el proyecto y el mayor

grado de involucramiento.

Involucrados Expectativas Fuerzas Resultante

INVOLUCRADOS INTERNOS

Gerente 5 4 20

Jefe de Personal 5 4 20

Médicos 5 5 25

Enfermeras 4 4 16

Recepcionistas 4 4 16

Usuarios 3 4 12

Involucrados Expectativas Fuerzas Resultante

INVOLUCRADOS EXTERNOS

Ministerio de Salud 4 4 16

Procuraduría 2 2 4

Contraloría 2 2 4

Superintendencia de Salud

4 4 16

Secretaria de Salud Departamental

4 5 20

Secretaria de Salud Municipal

5 5 25

Entidades Promotoras de Salud

5 5 25

INCONTEC 4 4 16

3. Árbol de Problema

BAJO

POSICIONAMIENTO

Limitadas herramientas tecnológicas en los Procesos y

procedimientos de la IPS SAN PABLO en el área

administrativa.

RETRASO EN ACTUALIZACION DE

DATOS

FALTA DE SISTEMA DE CONTROL

FALTA DE ESTRATEGIAS

DESORGANIZACION Y

FALTA DE PLANIFICACION

INFORMACION INCOMPLETA

Y DESACTUALIZADA

FALTA DE CANALES DE COMUNICACION INADECUADO MENEJO DE INFORMACION

BAJO

RENDIMIENTO

INFORMACION

DECENTRALIZADA

INSATISFACCION

DEL CLIENTE

FALTA DE PROCESO PROCESOS MAL

ESTRUCTURADOS

ESTRCTURA ORGANIZACIONAL

INADECUADA

SERVICIO

DEFICIENTE

PERDIDA DE

RECURSOS

LIMITACION EN

GANACIAS

4. Árbol de Objetivos

ELEVAR EL

POSICIONAMIENTO

Desarollar una metodología sistémica de reingenieria en los

Procesos y procedimientos de la IPS SAN PABLO en el área

administrativa que permita obtener un mayor rendimiento.

ACTUALIZACION CONSTANTE DE

DATOS

SISTEMA DE GESTION Y

CONTROL

POLITICAS DE

ESTRATEGIA

PLANIFICACION

ESTRATEGICA

INFORMACION COMPLETA Y

ACTUALIZADA

CREACION DE CANALES DE

COMUNICACION

FLUJO DE INFORMACION ADECUADA

INCREMENTO EN EL

RENDIMIENTO

INFORMACION

CENTRALIZADA

INCREMENTO

DE CLIENTES

GESTION DE PROCESOS REESTRUCTURACION DE

PROCESOS

REESTRUTURACION ORGANIZACIONAL

SERVICIO DE

CALIDAD

OPTIMIZACION

DE RECURSOS

INCREMENTO EN

LAS GANACIAS

5. Acciones e identificación de alternativas

Con estos resultados podemos poner dos alternativas de solución que podrían ser las siguientes:

Creación de sistema de información, más cambiar la estructura organizativa y gestionar y establecer la comunicación

Implementar un plan de gestión de calidad, más cambiar la estructura organizativa y gestionar y establecer la comunicación

MEDIOS ACCIONES

Sistema de gestión y control Creación de canales de comunicación Flujo de información adecuada Reestructuración organizacional

Creación de sistema de información Implementar un plan de gestión y control de calidad Gestionar y establecer la comunicación Cambiar la estructura organizativa

SISTEMA DE GESTION Y

CONTROL

CREACION DE CANALES DE

COMUNICACION

FLUJO DE INFORMACION

ADECUADA

REESTRUTURACION

ORGANIZACIONAL

Implementar un plan de

gestión y control de calidad

Gestionar y establecer

la comunicación

Creación de sistema de

información

Cambiar la estructura

organizativa

6. Análisis de Alternativas para selección de la solución optima

6.1 Tamaño del proyecto

De acuerdo con la información suministrada por la IPS San Pablo, la población

beneficiada por el proyecto en forma directa e indirecta está estimada en 314.

Con la inicialización del proyecto se le suministrara a la IPS un (1) software on-line

con el cual podrán manejar de forma eficientes los procesos administrativos de la

misma y los usuarios adscriptos a ella podrán tener acceso a los servicios de manera

virtual

6.2 Localización del Proyecto

El Proyecto se implementara en la IPS San Pablo que está ubicada en San Juan

Nepomuceno, Bolívar en el barrio Centro Cr 11 # 12 Esquina la cual presta sus

servicios a la población del municipio y sus corregimientos.

6.3 Costo del Proyecto

Cantidad Descripción Valor

1 Software de Gestión Administrativa $ 3.750.000

1 Dominio $ 60.000

1 Servidor Dell 2950 $ 1.850.000

Instalación $ 460.000

Soporte y Mantenimiento x 1 años $ 450.000

Capacitación de Personal $ 550.000

Total: $ 7.120.000

6.4 Especificaciones Técnicas del Proyecto

Las Características técnicas mínimas para la construcción del sistema de

información serán los siguientes:

Compatibilidad con cualquier browser incluyendo MS-Explorer,

Netscape, Google Chrome y Mozilla.

Comunicación de Tipo Cliente-Servidor.

Interfaz de manejo y visualización amigable

Desarrollado en NetBeans, Java Script, Java J2EE 1.5.

Compatible con Windows 95, 98, NT, 2000, Me, XP, Vista, Windows 7,

Linux.

Compatibilidad con todos los manejadores de bases de datos del

mercado incluyendo MS-SQL Server, Postgre SQL.

6.5 Duración del Proyecto

El Proyecto tendrá una duración de 1 comprendidos entre el 1 de noviembre

del 2015 al 1 de noviembre del 2016

7. Estructura Analítica del Proyecto

Metodología sistémica de reingenieria en los Procesos y

procedimientos de la IPS SAN PABLO en el área

administrativa

Sistema de Información

Implementado y ejecutándose

Analizar y Diseñar el sistema

de información

Procesos y Políticas de Estrategias

Reestructuradas

Información Centralizada

Implementar Sistema de

Información

Analizar procesos y políticas

de estrategias

Incremento en el rendimiento

Especificar

Requerimientos

Probar y Evaluar el

Sistema

Capacitar Personal

Reestructurar procesos y

políticas de estrategias

8. Matriz de Marco Lógico

8.1 Resumen Narrativo

Resumen Narrativo

F.1. Incrementación de los rendimientos de la empresa

F.2. Información exacta y centralizada

P. Procesos y procedimientos óptimos en la IPS San Pablo en su área administrativa

C.1. Sistema de Información Implementado en la IPS San Pablo

C.2. Procesos y Políticas de estrategias reestructuradas

A.1.1 Especificar Requerimientos

A.1.2 Analizar y Diseñar el sistema de Información

A.1.3 Implementar Sistema de Información

A.1.4 Probar y Evaluar el Sistema

A.1.5 Capacitar Personal

A.2.1 Analizar Procesos y políticas de estrategias

A.2.2 Reestructuras Procesos y políticas de estrategias

8.2 Indicadores y Metas Intermedias

Nivel Resumen Indicador Meta Resultado

Semestre 1 Semestre 2

FIN

F.1. Incrementación de los rendimientos de la empresa

F.2. Información exacta y

centralizada

F.1.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los

índices de incremento de clientes en un 40 %

Índice de incremento de clientes es mayor a un 40%

con respecto al índice antes de comenzar el proyecto

Índice de incremento de clientes es mayor a un 40% con respecto

al índice antes de comenzar el proyecto

F.1.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los

niveles de incremento en ganancias en un 50%

Índice de incremento de ganancias es mayor a un 50% con respecto al índice antes de

comenzar el proyecto

Índice de incremento de ganancias es mayor a un 50% con respecto


F.2.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado su planificación estratégica en un

65 %

Índice de mejora de planificación estratégica es

mayor a un 65% con respecto al índice antes de comenzar el

proyecto

Índice de mejora de planificación

estratégica es mayor a un 65% con respecto


F.2.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado la calidad de su servicio en un

80%

Índice de calidad de servicio es mayor a un 80% con respecto al índice antes de comenzar el

proyecto

Índice de calidad de servicio es mayor a un

80% con respecto al índice antes de

comenzar el proyecto

PROPOSITO P. Procesos y procedimientos

óptimos en la IPS San Pablo en su área administrativa

P.1. Aumentó en un 80% la tasa de eficiencia de los procesos al

termino del proyecto

Tasa de eficiencia superior al 80%



P.2. Al finalizar el proyecto el 100% de los procedimientos se

llevan de manera optima

100% de procedimientos óptimos

100% de procedimientos

óptimos

COMPONENTES

C.1. Sistema de Información Implementado en la IPS San

Pablo

C.1.1. Durante el año del proyecto se ha realizado la instalación un servidor y

motores de datos

1 instalación de servidor y motores de datos

1 instalación de servidor y motores de

datos

C.1.2. Durante el año del proyecto se ha realizado la

implementación del software de gestión administrativa a 10

equipos de computo

10 Implementación del software de gestión

administrativa

10 Implementación del software de

gestión administrativa

C.1.3. Durante el año del proyecto se ha realizado al menos 4 mantenimientos al

sistema de información

4 mantenimientos al sistema de información

2 mantenimiento al sistema de

información

2 mantenimiento al sistema de

información

C.2. Procesos y Políticas de estrategias reestructuradas

C.2.1 Al finalizar el proyecto se ha realizado al menos 1 reestructuración en los procesos y políticas de

estrategias

1 restructuración de procesos y políticas de estrategias

1 restructuración de procesos y políticas de

estrategias

ACTIVIDADES


200.000 200.000 200.000

A.1.2 Analizar y Diseñar el sistema de Información

3.000.000 3.000.000 3.000.000

A.1.3 Implementar Sistema de

Información

450.000 450.000 450.000


360.000 360.000 360.000


550.000 550.000 550.000

A.2.1 Analizar Procesos y políticas de estrategias

200.000 200.000 200.000

A.2.2 Reestructuras Procesos y políticas de estrategias

600.000 600.000 600.000

8.3 Identificación de medios de verificación

Nivel Resumen Indicador Medios de Verificación

Fuente de Información

Método de Recolección

Método de Análisis Frecuencia Responsable

FIN

F.1. Incrementación de los rendimientos

de la empresa F.2. Información

exacta y centralizada

F.1.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los índices de incremento de clientes en un 40 %

Registro de la Oficina de Afiliación de la IPS San Pablo

Revisión de Registros

Estadístico Anual IPS San Pablo

F.1.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado los niveles de incremento en ganancias en un 50%

Registro de la Oficina de Finanzas de la IPS San Pablo



F.2.1 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado su planificación estratégica en un 65 %

Registro de la Oficina de Recursos Humanos de la IPS

San Pablo



F.2.2 Al finalizar el Proyecto la IPS San Pablo ha mejorado la calidad de su servicio en un 80%

Registro de la Oficina de PQR de la

IPS San Pablo



PROPOSITO

P. Procesos y procedimientos

óptimos en la IPS San Pablo en su

área administrativa

P.1. Aumentó en un 80% la tasa de eficiencia de los

procesos al termino del

proyecto

Registro de la Oficina

Administrativa de la IPS San Pablo


Estadístico Semestral IPS San Pablo

P.2. Al finalizar el proyecto el 100%

de los procedimientos se llevan de manera

optima





COMPONENTES

C.1. Sistema de Información

Implementado en la IPS San Pablo

C.1.1. Durante el año del proyecto se ha realizado la

instalación un servidor y motores

de datos



Registro de Ejecución de la

Instalación Simple Verificación

Anual (una vez al inicio del proyecto)

IPS San Pablo

C.1.2. Durante el año del proyecto se ha realizado la implementación del software de

gestión administrativa a

10 equipos de computo



Registro de Ejecución de la

Instalación Simple Verificación

Anual (una vez al inicio del proyecto)

IPS San Pablo

C.1.3. Durante el año del proyecto se ha realizado al

menos 4 mantenimientos al




Registro de Ejecución del

mantenimiento Simple Verificación Trimestral IPS San Pablo

C.2. Procesos y Políticas de estrategias

reestructuradas

C.2.1 Al finalizar el proyecto se ha

realizado al menos 1 reestructuración en los procesos y

políticas de estrategias




Simple Verificación Anual (una vez al

inicio del proyecto) IPS San Pablo

ACTIVIDADES


200.000

Proforma presupuestaria,

informes financieros del avance del

proyecto


Simple Verificación

A.1.2 Analizar y Diseñar el sistema

de Información 3.000.000


Simple Verificación Anual IPS San Pablo

A.1.3 Implementar Sistema de

Información 450.000


Simple Verificación Anual IPS San Pablo


360.000 Revisión de

Registros Simple Verificación Anual IPS San Pablo




A.2.1 Analizar Procesos y políticas de



estrategias

A.2.2 Reestructuras

Procesos y políticas de estrategias



8.4 Identificación de Supuestos

Nivel Supuestos Factores de Riesgo

Financiero Político Social Ambiental Legal FIN X

PROPÓSITO

Mayor conciencia por parte de la directiva

sobre las consecuencias de un bajo posicionamiento

x

COMPONENTES

Condiciones económicas

adecuadas para la implementación del


x

Se cuenta con el apoyo de

determinadas entidades para

mejoras administrativas de las

IPS

x x x

Dentro de años posteriores a la finalización del

proyecto se llevara a cabo

retroalimentaciones y mantenimientos de


x

ACTIVIDADES

Se cuenta con personal apto en el manejo de recursos

informaticos

x

Los precios de los servidores u otros componentes se

mantienen dentro de un rango de +/- 10%

x

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