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Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

VIGENCIA 2.020

IMPLEMENTACIÓN ESTRATEGIA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES CANDEASEO S.A E.S.P.

Versión 3

Código: PGC-PL-01

Enero 2020

Código: PGC-PL-01 Versión: 03

Fecha: 17/01/2020 Página 2 de 15

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

- PETIC

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL ................................................................... 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................ 4

2. ALCANCE……………… ................................................................ 5

3. MARCO NORMATIVO .................................................................. 6

4. RUPTURAS ESTRATÉGICAS ...................................................... 7

5. ANALISIS SITUACIÒN ACTUAL ................................................... 8

Fortalecimiento De La Plataforma Tecnológica Hardware Y Software8

5.1 La Estrategia De Gobierno En Línea y Su Evolución ................ 10

5.2 Uso y Apropiación de la Tecnología........................................ 12

5.3 Servicios Tecnológicos ........................................................... 12

5.4 Gestión de Información ............................................................. 13

5.5 Gobierno de TI……………………………………………………….14

5.6 Necesidades de información ..................................................... 14

6. MODELO DE PLANEACIÓN ....................................................... 15

6.3 Plan de Comunicaciones ........................................................ 16




- PETIC

INTRODUCCIÓN

En esta era de revolución de las ciencias de la tecnología de la información y

comunicación, en donde todo gira en torno al último desarrollo digital y se maximizan

esfuerzos por sobresalir en el mercado haciendo uso de algún elemento digital con

tecnología de punta que esté al alcance de las empresas (en este caso de las

Empresas de prestación de servicios públicos domiciliarios); CANDEASEO S.A.

E.S.P no es la excepción.

El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI

es un plan de pasos ordenados y estructurados que permiten implementar una

arquitectura de Tecnologías de la Información - TI deseada para soportar los

objetivos estratégicos de la entidad, en este caso de CANDEASEO S.A E.S.P

El avance del –PETI- es un proceso de planeación dinámico; en él las estrategias

podrían modificarse por adaptación, innovación o cambio de las estrategias al

interior de la Empresa CANDEASEO S.A E.S.P. Por esta razón es importante el

monitoreo anual al documento para su actualización.

1. OBJETIVO GENERAL

Fomentar el avance sostenible de CANDEASEO S.A E.S.P. a partir de la

implementación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información,

administrando de manera eficiente los recursos tecnológicos, los sistemas de

información necesarios para la gestión en la Entidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.1 Desarrollar la Arquitectura Empresarial de la Empresa bajo los criterios de

Gobierno digital.

1.2 Propender y facilitar el uso y apropiación de las tecnologías, los sistemas de

información y los servicios digitales por parte de los funcionarios y comunidad

en general.

1.3 Desarrollar lineamientos para orientar el crecimiento, mantenimiento y

fortalecimiento TI del sector.




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2. ALCANCE

El plan estratégico de tecnologías de la información “PETI” se formuló teniendo en

cuenta la parte institucional en la cual se desarrollan los procesos de la Empresa

con la tecnología para dar paso al valor y cumplir de manera efectiva los objetivos

misionales de CANDEASEO S.A E.S.P.

El Plan Estratégico de Tecnologías de la información está comprendido por el

análisis de la situación actual, a través del entendimiento general de la estrategia

organizacional, análisis del modelo operativo y organizacional de la entidad, las

necesidades de información y la alineación de TI con los procesos, el desarrollo de

la estrategia de TI y desarrollo del modelo de planeación con la definición de los

lineamientos y actividades estratégicas para desarrollar el plan de implementación

de la estrategia de tecnologías de la información.

3. MARCO NORMATIVO

El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información implementado por CANDEASEO S.A E.S.P., se encuentra directamente relacionado a la normatividad nacional colombiana presentada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

En la siguiente tabla, se presentan las normas a considerar aplicables con respecto a la elaboración del documento PETI y demás regulaciones relevantes el tema tecnológico.

NORMA DESCRIPCIÓN

Ley 527 de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1122 de

1999

Por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe.

Decreto 1151 de

2008

Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.




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Ley 1341 de 2009

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.

Ley 1581 del 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 2693 de 2012

Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1712 del 2014 Por medio de la cual se crea la ley de Transparencia y del Derecho de A c c e s o a la información pública nacional y se dictan otras Disposiciones.

Decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 0103 de 2015

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1078 de

2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de tecnología de la Información y las Comunicaciones.

Decreto 415 de 2016

Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones.




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4. RUPTURAS ESTRATÉGICAS

Las rupturas estratégicas permiten identificar los paradigmas a romper de la

institución pública para llevar a cabo la transformación de la gestión de TI, a

continuación, se listan las rupturas estratégicas identificadas:

● Se debe considerar a la tecnología como un factor de valor estratégico en la

Empresa.

● Aprovechar las oportunidades de la tecnología, según el costo/beneficio para

el desarrollo de procesos institucionales.

● La información requiere ser más oportuna, confiable y en detallada.

● Los departamentos deben estar integrados a la Empresa por medio de las

tecnologías facilitando las acciones coordinadas.

● Fortalecer el equipo humano de Candeaseo y desarrollar sus capacidades

de uso y apropiación de las TIC.

● Ausencia de capacidad de análisis debido al poco conocimiento del dominio

de información por parte de los funcionarios y apropiación de TIC.

5. ANALISIS SITUACIÒN ACTUAL

El análisis de la situación actual, tiene como base la información histórica de la

Entidad, además de la recolección de la información, la observación de los procesos

y las necesidades establecidas. A continuación, se presentan los elementos más

relevantes que permiten describir la situación actual de la empresa.

Fortalecimiento De La Plataforma Tecnológica Hardware Y Software

Hardware para el buen funcionamiento de la empresa.

La Empresa ha desarrollado en el trayecto de los años 2016-2018 su plan

estratégico en compra de (2) equipos de cómputo anuales para el desempeño de

labores administrativas en la entidad.

En la vigencia 2016 se adquiere (1) servidor central con el fin además de almacenar

los softwares institucionales.

Durante la vigencia 2017 se adquirieron (2) discos duros portables antigolpes y

antihumedad con el fin de respaldar copias de seguridad de la información de los

equipos de cómputo de la Empresa.




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En la vigencia 2019 se evidencia la necesidad de adquisición de (6) equipos de

cómputo corporativos, teniendo en cuenta el crecimiento del personal administrativo

en la entidad, dichos equipos cuentan con excelentes características técnicas,

garantía, licencia de office y licencia de Windows.

Durante la presente vigencia 2020 la empresa se encuentra en proceso selectivo de

cotizaciones sobre compra de (2) equipos de cómputo nuevos que cumplan con las

características técnicas para el óptimo desempeño de actividades con el fin de

continuar desarrollando su plan estratégico.

Software requerido para el buen funcionamiento de la empresa.

Con las compras realizadas en la vigencia 2016 – 2019, cada equipo de cómputo

contó con la adquisición de software licenciado de uso de sistema operativo,

herramienta de office para empresas y antivirus. Además de la instalación de

actualizaciones requeridas al software de gestión documental, ventanilla única y

calidad de la Empresa “Intrafile”.

En el año 2016 se realizó adquisición de software contable SIIGO OFICIAL con

licencia de modulo contabilidad, presupuesto y nómina.

También se ha renovado durante los años 2016-2018 el antivirus Kaspersky

empresarial en el total de los equipos de cómputo de la Entidad con el fin de

implementar protección cibernética, para el año 2019 se efectuó cambio al antivirus

Sophos por sus características de consola de administración completas.

Desde la vigencia 2019 se encuentra en proceso la implementación del software de

información geográfica GEOVISOR con el fin de implementar, administrar, consultar

y ejecutar procesos de información cartográfica para control seguimiento y

planeación de microrutas y macroturas de los servicios de recolección de residuos

sólidos ordinarios, barrido de áreas públicas y limpieza urbana, esto con el fin de

entrar en ejecución para el primer trimestre del año 2020.




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Servicios de soporte y actualización del software de la empresa.

En el avance de la implementación del software contable SIIGO OFICIAL se han

presentado dudas en la ejecución de la herramienta, el cual se ha solicitado soporte

para su solución y se pronostican soportes por inquietudes futuras.

Hasta la vigencia se han realizado (4) actualizaciones anuales de software SIIGO

OFICIAL.

Hoy por hoy se renueva anualmente el plan de hosting con dominio

candeaseo.gov.co para la página web institucional y correos electrónicos en la

plataforma zoho mail con el fin de interacción con la comunidad en información y

recepción de PQR´S e implementación de manual de gobierno digital, además de

uso interno empresarial.

Durante los años 2016-2019 se obtiene soporte en mantenimiento preventivo a

equipos de cómputo velando por un óptimo funcionamiento, contando con servicios

profesionales de ingeniería en sistemas.

Así mismo se ha solicitado durante el periodo soporte técnico en corrección de fallas

en equipos tecnológicos, por orden de servicios parciales a la necesidad inmediata

a profesional en ingeniería en sistemas.

Se realizó mantenimiento para (22) equipos de cómputo de la Empresa y servicio de renovación de antivirus (Licencia de uso Sphos endpoint por un año hasta noviembre 2.020).




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Servicios profesionales, técnicos necesarios para garantizar la seguridad de la

red eléctrica, de la intranet, y de la información en la empresa.

La seguridad informática es una disciplina que tiene como principios básicos proteger

la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, implementando

estrategias que cubran los procesos, en donde la información es un activo primordial

para una organización, razón por la cual es de vital importancia mantener como proceso

continuo esta disciplina como parte integral de los procesos en la Empresa en

cumplimiento legal y requisitos de su operación y funcionalidad.

La empresa cuenta con intranet privada de gestión documental y ventanilla única, el

cual se actualiza para su óptimo funcionamiento.

5.1 La Estrategia De Gobierno En Linea y Su Evolucion

Teniendo en cuenta los notables avances tecnológicos que día a día contribuyen en el

desarrollo de actividades especialmente a implementar la transparencia y eficiencia en

la gestión estatal, desde finales del siglo XX el Gobierno Nacional ha promulgado

diversas directrices que han impulsado y guiado a las instituciones del Estado en la

incorporación efectiva de las TIC en su proceso. La política pública de Gobierno en

línea en Colombia tuvo su origen en el año 2000 con la directiva presidencial 02 de

2000 y continuó en el 2008 con la expedición del Decreto 1151 que definió los

lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, así ha ido avanzado de

forma permanente, tanto en su alcance hacia un mayor número de entidades, como en

su implementación por parte de las mismas, pues cada vez más las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones se han convertido en una herramienta por

excelencia para mejorar la gestión de lo público y la relación Estado-ciudadano. Es así

como la Estrategia de Gobierno en línea es considerada un eje estratégico del Buen

Gobierno, porque procura un Estado más eficiente, más transparente y participativo

que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad. Gracias al

Gobierno en línea, los ciudadanos tienen acceso a la información pública en los sitios

web del Estado, considerando estos avances y también los nuevos retos que impone

la evolución de la misma sociedad en temas tales como el gobierno abierto, la

multicanalidad, La conciencia del ambiente, la seguridad, cambios normativos

subyacentes, el ciudadano como centro de la gestión pública, entre otros. La Estrategia

de gobierno en línea


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liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones-

Ministerio TIC, en coordinación con el Departamento administrativo de la Función

Pública, el Departamento Nacional de Planeación y la Alta Consejería para el Buen

Gobierno y la Eficiencia Administrativa, inició un proceso de evolución hacia un nuevo

modelo que exige a las entidades esfuerzos cada vez mayores que permitan, no solo

aumentar el número y uso de servicios en línea, sino también mejorar la calidad y el

acceso a los mismos, así como el acceso a mayor información y datos, y que permita

el involucramiento de forma directa de los demás actores de la sociedad en su

construcción. Todo lo anterior a través del uso eficiente de las TIC para el cumplimiento

de los objetivos del Gobierno Nacional de: disminuir pobreza, aumentar seguridad y

aumentar empleo.

Para la Empresa Regional de Servicio Público de Aseo de Candelaria CANDEASEO

S.A E.S.P. la implementación de la Estrategia de Tecnología de la Información es de

suma importancia ya que define dos campos de acción uno dirigido hacia los usuarios

internos como son (Departamento Administrativo, Departamento Financiero,

Departamento Comercial, Departamento Operativo, Control Interno) y el otro los

usuarios externos la comunidad (El Ciudadano).

Dirección Administrativa

Control Interno

Dirección Financiera

Informática

Dirección Operativa

Dirección Comercial

Comunidad


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5.2 Uso y Apropiación de la Tecnología

En materia de uso y apropiación de TI la entidad divulga y comunica internamente

y de forma permanente los proyectos que se están implementando para

conocimiento y apropiación por parte de los funcionarios de la entidad. Así mismo,

se han realizado capacitaciones respecto a las nuevas herramientas de información

y comunicación, con diversas soluciones disponibles en la organización. Se plantea

un reto significativo en materia de definición e implementación de una estrategia

integral de uso y apropiación de tecnología en CANDEASEO, con acciones

permanentes de comunicación, capacitación y gestión del Cambio.

5.3 Servicios Tecnológicos

Existe un reto central en materia de definir y hacer seguimiento permanente a los

controles de calidad y seguridad de los servicios tecnológicos.

Redes: La Entidad cuenta con una arquitectura de red de cableado estructurado,

se tienen esquemas de conectividad a través de internet dedicado y Wifi.

Telecomunicaciones: Se encuentra una plataforma de comunicaciones unificadas

que soporta las comunicaciones de telefonía fija.

Seguridad: Se encuentra un sistema de seguridad compuesto por Antivirus Sophos

Endpoint el cual es gestionado a partir del control de acceso con sus respectivos

servicios.

Correo Electrónico: Se cuenta con un servidor de correo electrónico que permite la

comunicación con los clientes externos e internos bajo en dominio

candeaseo.gov.co.


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5.4 Gestión de Información

Es importante resaltar que la entidad ha identificado sus activos de información y a

partir de los mismos se han categorizado;

Infraestructura de TI

- Oficinas

- Escritorios

- Archivadores

- Equipos de alarma

- Supresión contra incendio

- Otros dispositivos de seguridad

Hardware de TI

- Equipos de cómputo de escritorio

- Equipos de cómputo portátiles

- Servidor

- Impresoras

- Dispositivos de almacenamiento Backup

- Módems

- Planta telefónica

- Dispositivos de comunicación móvil

- Líneas de terminación de red

Software de TI

- Sistemas operativos

- Herramientas de office

- Antivirus

- Software contable

- Software de gestión documental


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Activos de servicios de TI

- Servicios de red

- Servicios de monitoreo gps

- Correo electrónico

- Mensajería instantánea en red

- Servicios web

- Redes sociales institucionales

- Contratos de soporte

- Bases de datos

5.5 Gobierno de TI

• Se requiere implementar un conjunto de procesos de Gestión de TI que

permitan administrar eficientemente la Infraestructura de Hardware y

Software base en la Empresa, las aplicaciones y sistemas de información y

la gestión de requerimientos y cambios tales como gestión de disponibilidad,

cambios entre otros.

• Poner en marcha un modelo de organización y priorización de proyectos a

través de la implementación de una oficina de proyectos que permita

• Organizar, priorizar y brindar metodologías y control efectivo sobre la

planeación y ejecución de dichos proyectos.

5.6 Necesidades de información

Las necesidades de información al interior de CANDEASEO se definen de la

siguiente manera:

• Gestión Comercial

• Gestión Administrativa

• Gestión financiera

• Gestión Jurídica

• Gestión Documental

• Gestión de humana

• Gestión de facturación y cartera

• Gestión de Infraestructura


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6. MODELO DE PLANEACIÓN

A continuación, se presenta el modelo de planeación que sustenta el presente PETI. Se incluyen los diversos elementos que permiten operar las acciones estratégicas de gestión de TI en la entidad.

6.2 Lineamientos y/o principios que rigen el plan estratégico de TIC

La definición y ejecución del PETI en CANDEASEO tiene como referente permanente los lineamientos establecidos por el MINTIC a través del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial en cada uno de sus 6 dominios. Así mismo, se observan plenamente los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno en línea.

Adicionalmente, se observarán permanentemente como principios en la formulación e implementación del PETI:

• La tecnología no es un fin en sí misma en tanto se pone al servicio del cumplimiento de las metas estratégicas y de gestión de la organización.

• El compromiso y apropiación de la gestión de tecnologías de la información por parte de la alta dirección permitirá optimizar el uso de los recursos destinados a tecnología.

• El PETI se considerará un instrumento dinámico que estará en permanente condición de actualización con objeto de maximizar su generación de valor para la entidad.

• El PETI se implementará a partir de los recursos disponibles en CANDEASEO para tal fin y en todo caso se buscarán permanentemente fuentes de transferencia tecnológica y cooperación técnica y financiera que puedan apoyar su ejecución.


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6.3 Plan de Comunicaciones

Para generar condiciones óptimas de implementación, apropiación, uso y mejoramiento continuo en el marco del PETI, son necesarias acciones de divulgación y promoción de los alcances, actividades de formación, informes de avances y documentación de transformaciones atribuibles a la estrategia de TI en la Empresa.

Para este propósito, es necesario ordenar los canales de comunicación en torno a reportes de avance, contenidos informativos y a campañas pedagógicas de alcance básico. De forma incremental, la capacidad de la entidad para involucrar a los miembros de la empresa en las acciones de divulgación y promoción crecerá.

7 CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE APROBACION DE CAMBIOS

Nombre Cargo Fecha

Elaboró Marisol Gordon Auxiliar Administrativa 17/01/2020

Revisó Mauricio Salazar Madroñero Planeación 17/01/2020

Aprobó Diana Fernanda Ladino Gerente 20/01/2020

DESCRIPCION Y VERSIONES DE LOS CAMBIOS

Versión

No.

Fecha de

Aprobación Descripción de los Cambios Solicitó

1 31/07/2018 Documento Inicial 2018 Líder del Proceso

2 20/01/2019 Actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones PETI – Vigencia 2019

Líder del Proceso

3 20/01/2020 Actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones PETI – Vigencia 2020

Líder del Proceso

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