Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG …...El Plan Institucional de Archivo en CANDEASEO...
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Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR VIGENCIA 2020 Versión 3 Código: PAD-PL-01 Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Enero 2020
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Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
VIGENCIA 2020
Versión 3
Código: PAD-PL-01
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Enero 2020
Código: PAD-PL-01 Versión: 03
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
3. MISIÓN DE CANDEASEO
4. VISIÓN DE CANDEASEO
5. VALORES INSTITUCIONALES
6. POLÍTICAS DE CANDEASEO
7. DEBILIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS
8. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
PINAR
9. OBJETIVO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
10. OBJETIVOS ESPECICOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
11. PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS Y ACTIVIDADES
12. MAPA DE RUTA
13. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO AL PINAR
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1. INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivo PINAR, es una herramienta archivística de
CANDEASEO S.A. E.S.P para la planeación a corto, mediano y largo plazo de los
procesos y procedimientos de la Gestión Documental y la Administración de
archivos, conforme a los criterios del Modelo V1 publicado por el Archivo General
de la Nación en diciembre del 2018, para garantizar la articulación del Programa
de Gestión Documental con la visión, la misión, los objetivos y metas estratégicas
institucionales.
La formulación del Plan Institucional de Archivo, de CANDEASEO S.A. E.S.P, se
fundamenta en las debilidades detectadas en el Diagnóstico Integral de Archivos,
las cuales se fortalecerán mediante la implementación gradual con la realización
de actividades, planes, programas y proyectos, a considerarse en el Plan
Estratégico, el Plan Anual de Adquisiciones y el Plan de Acción de Inversión en
cumplimiento de las leyes: 594 del 2000 (Ley General de Archivos) 1712 de 2014,
(Transparencia y Acceso a la Información Pública) y el Decreto 1499 de 2017
(Sistema Integrado de Planeación y Gestión), entre otras.
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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
CANDEASEO S.A. E.S.P es una sociedad anónima por acciones de carácter
oficial municipal constituida mediante escritura pública 185 del 27 de marzo de
2009, con registro único de prestadores de servicios (RUPS), con sede, mediante
contrato de arrendamiento, en la calle 10 No. 9-49 barrio San Cristóbal, cuenta
con seis (06) vehículos compactadores, presta sus servicios domiciliarios de aseo
y actividades complementarias a la comunidad del Municipio de Candelaria Valle
de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 5:00 pm y el último
sábado de cada mes de 8:00 am a 12:00 m, servicio enmarcado en el contexto
normativo aplicable a las empresas de servicios públicos domiciliarios de
Colombia y a la normatividad Municipal, orientado en el mejoramiento continuo de
la calidad de vida de la comunidad, al cumplimiento de sus objetivos
organizacionales y a la generación de empleo.
CANDEASEO S.A. E.S.P, es una empresa mediana, con estructura organizacional
jerárquica, cuenta con página web para tramitar PQRS, y un sistema electrónico
denominado INTRAFILE, para captura, procesamiento, administración y
distribución de información y un software denominado Sistema Integrado de
Información Gerencial Operativo “SIIGO”, para el manejo del componente
financiero (presupuesto, nómina, comprobantes de ingresos y egresos,
certificados de ingresos y retenciones, libros de contabilidad, estados financieros,
notas de ajustes).
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El Plan Institucional de Archivo en CANDEASEO S.A. E.S.P, es el resultado del
ejercicio Diagnóstico Integral, en los aspectos normativos, administrativos,
económicos, técnicos y tecnológicos de la Gestión Documental y Administración
de Archivos. Se formuló con base en las necesidades identificadas y factores
críticos detectados, los cuales son asumidos como acciones de mejora, así como
la oportunidad para la reducción de riesgos derivados de las debilidades, que
impactan de manera directa en la atención adecuada de los servicios que presta la
entidad y en la conservación y preservación de la información en soporte físico y
electrónico de la entidad.
Para la formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR, se aplicó la
metodología propuesta en el “Manual para la formulación del Plan Institucional de
Archivos, publicado por el Archivo General de la Nación en el 2014” y la medición
del nivel de impacto que se realizó mediante una matriz elaborada con sesenta
criterios de los componentes: Estratégico, Documental, Administración de
Archivos, Tecnológico y Cultural, determinados en el Modelo de Gestión
Documental y Administración de Archivos, Versión 1.0, publicada en el 2018 y en
el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
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3. MISIÓN DE CANDEASEO S.A. E.S.P
CANDEASEO S.A. E.S.P., está dedicada a la prestación eficiente del servicio
público de aseo, contribuyendo al progreso y conservación del medio ambiente,
propendiendo por el desarrollo social y mejoramiento continuo de la calidad de
vida de la población. Somos una empresa que promueve la cultura ambiental
ciudadana y la calidad de vida de la comunidad.
4. VISIÓN CANDEASEO S.A. E.S.P
CANDEASEO S.A. E.S.P., Seguirá siendo reconocida a nivel regional en
prestación de servicios públicos, como una empresa modelo en la gestión de aseo
integral, por su diseño empresarial y por su compromiso con el desarrollo
sostenible, nuevas alternativas de servicios que contribuyan a una mayor cultura
ambiental ciudadana, con estándares de calidad y acciones de mitigación a los
impactos ambientales.
5. VALORES INSTUCIONALES
- EQUIDAD
- LIDERAZGO
- PERTENENCIA
- SOLIDARIDAD
- RECTITUD
- RESPONSABILIDAD
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- INTEGRIDAD
- RESPETO
- TRANSPARENCIA
- LEALTAD
- COMPROMISO
- TOLERANCIA
- SERVICIO
6. POLITICAS DE CANDEASEO S.A. E.S.P
Suministrar y comercializar el servicio de aseo y sus complementarios con óptima
calidad, soportado en infraestructura, tecnología y talento humano idóneo,
comprometido con el desarrollo integral de la empresa, ampliando nuestra
cobertura en continuo dinamismo que permita satisfacer las necesidades del
usuario.
CANDEASEO S.A E.S.P., bajo responsabilidad directa de la Gerencia formulará
las políticas que considere necesarias para el ejercicio integro, transparente y
eficiente de la función pública que le es inherente, basada en las normas
contempladas en la constitución, la normatividad legal vigente, el Plan de
Desarrollo, la misión y la visión empresarial
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7. DEBILIDADES IDENTIFICADAS EN EL DIAGNÓSTICO INTEGRAL
SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
DEBILIDADES EVALUADAS
1. Existe documento que da cuenta de la creación del Comité de Archivo, sin embargo, no se evidencia el cumplimiento de sus funciones.
2. No existe en el organigrama la sección del archivo. No existe el cargo de jefe de archivo. El responsable no está dedicado de tiempo completo en el archivo. Como tampoco personal para realizar las tareas de archivo.
3. No existe un manual de gestión documental, ni reglamento de archivo, que contemple directrices para la evaluación, seguimiento y control de las acciones planeadas para la función archivistica
4. No se cuenta con directrices documentadas para la revisión y actualización de formas, formatos y formularios, control de firmas autorizadas, sobreproducción de copias,
5. No se cuenta con procedimientos documentados para el registro, distribución, acceso, consulta, control y seguimiento de los documentos, ni directrices de simplificación de trámites.
6. No existen procedimientos documentados que indiquen lineamentos para elaborar y mantener actualizados el inventario documental en Archivo de Gestión y Archivo Central-
7. No existen procedimientos documentados para la creación, conformación, organización control, y consulta de documentos con base en las TRD y el Cuadro de Clasificación Documental
8. Se cuenta con una TRD, desactualizadas, que no refleja la selección de documentos teniendo en cuenta la disposición final, no existen anexos, ni documentos de trabajo que den cuenta de su elaboración, ni documentos que evidencien su aprobación, ni instructivo de aplicación
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9. No se cuenta con un procedimiento documentado para la preparación y validación de las transferencias de acuerdo con los tiempos determinados en las Tablas de Retención Documental.
10. No existen procesos ni procedimientos, inspección, mantenimiento de depósitos de archivo, almacenamiento, re-almacenamiento, saneamiento, monitoreo, control de condiciones ambientales ni prevención de emergencias y atención de desastres
11. No existen programas, estrategias, procesos ni procedimientos documentados que garanticen la integridad, autenticidad, inalterabilidad, accesibilidad y perdurabilidad de documentos electrónicos
12. No existen políticas sobre la conservación, selección, eliminación de documentos en cada una de las etapas del ciclo vital.
Las debilidades relacionadas son referentes primarios para la determinación de los
Objetivos, Planes, Programas, Proyectos y Actividades relacionadas en el Mapa
de Ruta fundamentados en los criterios definidos en los componentes:
Documental, Estratégico, Tecnológico, Administración de Archivos y Cultural,
establecidos en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos y
el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, impactados como se refleja en la
gráfica.
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.
29%
24%
19%
16%
12%
0
100
200
300
400
500
600
700
800
DOCUMENTAL ESTRATEGICO TECNOLOGICO CULTURAL ADMONARCHIVO
Series1
8. VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
CANDEASEO S.A. E.S.P se propone que al año 2025, desarrollar una cultura
organizacional, fundamentada en la Administración normada de la información
física y electrónica, como motora de la generación de resultados, fortalecimiento
de las competencias funcionales y actitudinales, en procura de gestionar
conocimiento y lograr victorias tempranas.
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9. OBJETIVO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
Contar con una herramienta archivística que garantice el desarrollo de la Política
de Gestión Documental, mediante la planeación, implementación, seguimiento y
control a corto, mediano y largo plazo, de programas, proyectos y actividades
orientadas al fortalecimiento de las debilidades encontradas en el Diagnóstico
Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivo en CANDEASEO
S.A. E.S.P.
10. OBJETIVOS ESPECIFICOS
− Definir las políticas para el diseño, elaboración, aprobación y evaluación
de los procesos y procedimientos de la Gestión Documental y la
Administración de Archivos.
− Formular estrategias que garanticen el compromiso de las personas en
los diferentes procesos de la gestión documental.
− Documentar procesos y procedimientos para la planeación técnica de los
documentos durante su ciclo de vida.
− Establecer requisitos de seguridad de la información, que garanticen la
integridad, confidencialidad, autenticidad, disponibilidad y usabilidad de
los documentos electrónicos.
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− Diseñar e implementar estrategias de planeación, dirección, control de
los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y de talento
humano para el adecuado funcionamiento de los archivos en
CANDEASEO S.A. E.S.P
11. PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS Y ACTIVIDADES
OBJETIVO METAS ACTIVIDADES
Definir las
políticas para el
diseño,
elaboración,
aprobación y
evaluación de
los procesos y
procedimientos
de la gestión
documental y la
administración
de Archivos
Contar con políticas de
gestión documental y
demás componentes de
la función archivistica,
tendientes a asegurar el
adecuado mantenimiento
de cualquier tipo de
información, en todas las
etapas del ciclo vital,
independiente del medio
o tecnología que
garantice, unidad,
integridad, autenticidad,
inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y
accesibilidad.
Definir perfiles y competencias
laborales.
Integrar al Comité Institucional de
Gestión y Desempeño al líder de
Gestión Documental, con
competencias específicas.
Asignar personal.
Elaborar el Reglamento de Archivo.
Elaborar y utilizar el Diagnóstico
Integral de Archivo.
Actualizar, aprobar, implementación
de las T.R.D
Elaborar, aprobar e implementar el
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Programa de Gestión documental
Establecer
lineamientos
legales y
reglamentarios
sobre la gestión
documental y
administración
de archivos que
garanticen la
disponibilidad
en el tiempo de
los documentos
físicos y
electrónicos y la
adecuada
prestación de
servicios.
Lograr que las personas
se comprometan y la
cultura de la entidad se
ajuste a las políticas,
estrategias y mejores
prácticas sobre la gestión
documental y la
administración de
archivos.
Elaborar y ejecutar el programa de
sensibilización y capacitación.
Elaborar y ejecutar el Plan de
Capacitación.
Realizar campañas.
Realizar el plan de fortalecimiento
de la cultura de autocontrol y
evaluación de los procesos
archivísticos.
Elaborar un esquema que
determine el grado de conformidad
y cumplimiento de cada una de las
actividades de los procesos de la
gestión documental.
Definir
directrices para
la planeación
técnica y control
de los
documentos,
durante su ciclo
de vida.
Alcanzar la simplificación
de trámites y reducir los
costos derivados de la
producción documental.
Documentar los procedimientos, el
registro, distribución, acceso,
consulta, control y seguimiento de
documentos recibidos y
despachados.
Actualizar los formatos de la
producción de documentos.
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
Elaborar inventario documental en
archivo de gestión
Determinar
requisitos de
seguridad de la
información, que
garanticen la
integridad,
confidencialidad,
autenticidad,
disponibilidad y
usabilidad de los
documentos
electrónicos
Contar con procesos y
procedimientos
documentados para la
conservación documental
y la preservación de los
documentos tanto físicos
como digitales y/o
electrónicos de acuerdo
con la política de gestión
documental, instrumentos
archivísticos, y sistemas
administrativos.
Definir la política de cooperación,
articulación, metodología y
coordinación para la creación, uso,
mantenimiento, retención acceso y
preservación de los documentos
electrónicos.
Elaborar el plan de preservación
documental
Diseñar e
implementar
estrategias de
planeación,
dirección,
control de los
recursos físicos,
técnicos
tecnológicos,
financieros y de
talento humano
Gestionar y apropiar
recursos materiales y de
infraestructura necesarios
para el funcionamiento
del archivo y prestación
de servicios, así como
personal con
competencias específicas
para realizar y orientar
prácticas y
procedimientos seguros,
Capacitar y sensibilizar al personal.
Realizar inspección y
mantenimiento de depósitos e
instalaciones.
Realizar desinfección, desratización
y desinsectación.
Realizar monitoreo y control de
condiciones ambientales.
Levantar el inventario documental
en Archivo Central.
Elaborar y aplicar la Tabla de
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
para el
adecuado
funcionamiento
de los archivos
ajustados a la
reglamentación y
estándares técnicos.
.
Valoración Documental.
Adecuar el depósito de archivo.
Dotar el depósito de archivo.
Elaborar el plan para intervención
del fondo acumulado.
Elaborar, coordinar y ejecutar el
plan de transferencias.
12. MAPA DE RUTA
A continuación, se relacionan las metas, los planes, programas, proyectos y
actividades establecidas para desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR,
en CANDEASEO S.A. E.S.P para el periodo 2020 a 2025
METAS
Planes,
Programas,
Proyectos,
Actividades
Corto Mediano Largo
2020
2021
2022
2023
2024
2025
1. Contar con
políticas de
gestión
documental y
demás
componentes de
la función
Definir perfiles,
competencias
laborales y asignar
personal para
liderar la gestión
documental y la
administración de
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
archivistica,
tendientes a
asegurar el
adecuado
mantenimiento
de cualquier tipo
de información,
en todas las
etapas del ciclo
vital,
independiente
de medio o
tecnología que
garantice,
unidad,
integridad,
autenticidad,
inalterabilidad,
originalidad,
fiabilidad y
accesibilidad.
2. Lograr que las
personas se
comprometan y
la cultura de la
entidad se
ajuste a las
políticas,
estrategias y
mejores
prácticas sobre
la gestión
documental y la
archivos
Elaborar el
Reglamento de
Archivo.
Actualizar,
aprobar, hacer
seguimiento a la
implementación de
las TRD
Elaborar,
actualizar y utilizar
el diagnóstico
integral de archivo
Elaborar el Plan
Institucional de
Archivo PINAR e
Integrarlo al Plan
Estratégico.
Iniciar la
Elaboración del
Programa de
Gestión
documental PGD
Levantar el
Inventario
Documental en
Archivo Central en
formato FUID.
Elaborar y aplicar
la Tabla de
Valoración
documental. TVD
Elaborar y ejecutar
el plan para
intervención del
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
administración
de archivos.
3. Alcanzar la
simplificación de
trámites y
reducir los
costos
derivados de la
producción
documental.
4. Contar con
procesos y
procedimientos
documentados
para la
conservación
documental y la
preservación de
los documentos
tanto físicos
como digitales
y/o electrónicos
de acuerdo con
la política de
gestión
documental,
instrumentos
archivísticos, y
sistemas
fondo acumulado
Adecuar el
depósito de
archivo
Elaborar el Plan de
Conservación
dotar de muebles y
equipos el
depósito de
archivo
Elaborar y ejecutar
el Plan
Capacitación y el
programa de
sensibilización y
campañas
Documentar los
procedimientos el
registro,
distribución,
acceso, consulta,
control y
seguimiento de
documentos
recibidos y
despachados.
Actualizar los
formatos de la
producción de
documentos.
Organizar los
archivos con base
en las TRD
Elaborar inventario
documental en
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13. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO
administrativos.
5. Gestionar y
apropiar
recursos
materiales e
infraestructura
necesarios para
el
funcionamiento
del archivo y
prestación de
servicios, así
como personal
con
competencias
específicas para
realizar y
orientar
prácticas y
procedimientos
seguros,
ajustados la
reglamentación
y estándares
técnicos
archivo de gestión.
Elaborar y ejecutar
la matriz de
priorización de
documentos
electrónicos
Continuar con la
Elaboración e
Implementación
del Programa de
Gestión
Documental
Elaborar el Modelo
de requisitos para
la gestión de
documentos
electrónicos.
Administrar la
sede electrónica.
Elaborar y
gestionar el Plan
de Preservación
de documentos
electrónicos
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
INDICADORES
Meta
cada
tres
meses
MEDICION CADA TRES MESES
1
2
3
4
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
1.Plan Estratégico
2. Plan Institucional de
Capacitación
3. Plan de Auditorias
4.Plan de Riesgo
5. Programa de
Gestión Documental
PGD
6. Modelo de
Requisitos de
Documentos
Electrónicos
Articulación de los
planes programas,
proyectos y
actividades de la
función archivistica en
el Plan Estratégico,
Plan de Indicadores y
Plan de Acción.
Personal Capacitado,
socializado
Evaluación y análisis
de riesgos.
Costos en la
elaboración e
implementación del
PGD
Construcción del
Sistema Integrado de
Conservación.
Código: PAD-PL-01 Versión: 03
Fecha: 17/01/2020 Página 20 de 22
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
MAPA DE RUTA conforme al Plan de Acción 2020.
Corto Mediano Largo Plazo
2020
2021
2022
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Actualizar la Política de
Gestión Documental
Actualizar funcionamiento
Comité Institucional de
Archivos
Elaborar el Diagnóstico
Integral de Archivo
laborar e implementar el
Programa de Gestión
Documental
Elaborar, aprobar, publicar,
implementar, Tabla de
Retención Documental
Normalizar la producción
documental
Organizar el fondo
acumulado
Código: PAD-PL-01 Versión: 03
Fecha: 17/01/2020 Página 21 de 22
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
Elaborar el Cuadro de
Clasificación Documental en
el formato único FUID
Elaborar el Inventario
Documental en el Archivo de
Gestión
Elaborar el Inventario
Documental en el Archivo
Central en el formato uno
FUID
Elaborar el Plan de
Transferencias
Elaborar y ejecutar plan de
capacitación sobre la función
archivistica
Elaborar el modelo de
Requisitos de documentos
electrónicos
Código: PAD-PL-01 Versión: 03
Fecha: 17/01/2020 Página 22 de 22
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
14. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE APROBACION DE CAMBIOS
Nombre Cargo Fecha
Elaboró María Fernanda Gonzales Astudillo Directora Administrativa 17/01/2020
Revisó Mauricio Salazar Madroñero Planeación 17/01/2020
Aprobó Diana Fernanda Ladino Gerente 20/01/2020
DESCRIPCION Y VERSIONES DE LOS CAMBIOS
Versión
No.
Fecha de
Aprobación Descripción de los Cambios Solicitó
1 31/07/2018 Documento Inicial 2018 Líder del Proceso
2 20/01/2019 Actualización Plan Institucional de Archivos - Vigencia 2019
Líder del Proceso
3 30/01/2020 Actualización Plan Institucional de Archivos - Vigencia 2020
Líder del Proceso
